Обязательные трудовые книжки или добровольные что решает работодатель

Трудовая книжка на бумаге обязательна, если сотрудник работал по трудовому договору до 01.01.2021 и не перешёл на электронные сведения. Такую книжку ведёт любой работодатель, кроме физлица без статуса ИП, по основному месту работы при работе свыше 5 дней (статья 66 ТК РФ). На того, кто впервые заключает трудовой договор с 01.01.2021, бумажную книжку не оформляют, и его трудовая деятельность учитывается только в электронных сведениях. Отчётность в СФР по форме ЕФС-1 работодатель подаёт при обоих вариантах, о приёме и увольнении не позднее следующего рабочего дня. Форму учёта выбирает работник в пределах закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Приказ или ЛНА работодателя бумажное ведение не отменяют, а утрата оригинала переходом на электронную книжку не считается.

Материал выстраивает решение работодателя по порядку. Сначала статус сотрудника определяется по сценарной таблице из 7 ситуаций, затем проверяется подтверждение выбора при приёме. Отдельно разведены бумажный оригинал, электронные сведения в СФР и КЭДО кадровых документов. Работник по тем же разделам проверит, какие сведения вправе получить и как исправить ошибочную запись. Во второй половине статьи собраны сроки ЕФС-1 и СТД-Р с учётом поправки, действующей с 08.08.2026, порядок выдачи книжки при увольнении и утрате, чек-лист ошибок со статьёй 5.27 КоАП и стоимость КЭДО для сопутствующих документов.

Кому работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку

Статья 66 ТК РФ в редакции, действующей с 01.01.2021, требует одновременного выполнения четырёх условий:

• работодатель — организация или ИП;
• работа для сотрудника основная;
• сотрудник проработал свыше 5 дней;
• закон не исключает для него бумажное ведение.

Исключения задаёт статья 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». Бумажную книжку не ведут на двух категорий работников: на тех, кто подал заявление о переходе на электронные сведения, и на тех, кто впервые поступает на работу с 01.01.2021.

Для первого трудоустройства возраст значения не имеет: решает дата первого трудового договора в жизни человека. Правило о том, что впервые поступающим с 2021 года оформляют только электронные сведения, СФР подтверждает в разъяснениях об электронной трудовой книжке для граждан. Эту страницу удобно открыть, если сотрудник уверен, что ему положена бумажная книжка, хотя трудовых договоров до 2021 года у него не было.

Сценарии, с которыми специалист по кадрам сталкивается при приёме и в ходе работы, распределяются так.

Строки о совместительстве и о работодателе-физлице — точечные исключения. Первое касается только места работы. Второе не переносится на индивидуальных предпринимателей: ИП ведёт книжки по статье 66 ТК РФ наравне с организациями.

Порог 5 дней не отсрочивает ЕФС-1

Порог «свыше 5 дней» из части 2 статьи 66 ТК РФ относится только к бумажной книжке по основному месту работы. Сведения о приёме работодатель передаёт в СФР не позднее следующего рабочего дня после документа, подтверждающего приём. Основание — статья 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования». Если сотрудник уволился на третий день, записи в бумажной книжке не будет. Сведения о его приёме и увольнении в ЕФС-1 работодатель всё равно подаёт.

Проверка при приёме сводится к четырём вопросам:

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

• когда заключён первый трудовой договор в жизни сотрудника (дата приёма в вашу компанию для этого не важна);
• есть ли заявление о сохранении или переходе и как выбор отражён в сведениях о трудовой деятельности;
• основная это работа или совместительство;
• кто работодатель — организация, ИП или физлицо без статуса ИП.

Ответы определяют нужную строку таблицы.

Что решают работник и работодатель при выборе формы трудовой книжки

Выбор между бумажной книжкой и электронными сведениями закон отдаёт работнику. Тот, кто сохранил бумажную книжку, вправе позднее перейти на электронные сведения по части 5 статьи 2 закона 439-ФЗ. Обратный переход после выбора электронной книжки закон не предусматривает. Работодатель не вправе принудить сотрудника к переходу. Отказать в приёме заявления о переходе только потому, что сотрудник не подал его в 2020 году, тоже нельзя. В разъяснениях на 2026 год СФР прямо допускает заявление о переходе в любое время, и предварительное заявление о сохранении бумаги для этого не требуется.

Выбор закреплён за человеком и не обнуляется при смене работы. Работник, сохранивший бумажную книжку, приходит к новому работодателю с тем же режимом, и тот продолжает вести книжку. Тот, кто заявление не подавал, на электронные сведения автоматически не переходит: пока его заявления о переходе нет, книжку ведут.

Три обстоятельства выглядят как доказательство формы учёта, но таким доказательством не являются:

• Бумажная книжка на руках у сотрудника. Работнику, выбравшему электронные сведения, книжку выдают на руки, поэтому её наличие не подтверждает сохранение бумажного ведения.
• Утрата оригинала. Потерянная или испорченная книжка выбором электронной книжки не считается: при сохранённом режиме оформляют новую книжку или дубликат.
• Приём в новую компанию в 2026 году. Дата приёма к вам не равна дате первого трудоустройства. Если трудовые договоры у человека были до 2021 года, он мог сохранить бумажное ведение.

Чем электронная трудовая книжка отличается от КЭДО

Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности из-под правил о КЭДО (статьи 22.1-22.3). Электронная трудовая книжка складывается из сведений, которые работодатели передают в СФР, и хранится в информационных ресурсах фонда. КЭДО — система кадровых документов самого работодателя: трудовых договоров, дополнительных соглашений, заявлений, ЛНА. Согласие работника на КЭДО и его заявление о переходе на электронную книжку — два разных документа, и одно не заменяет другое. ЛНА о переходе на КЭДО не отменяет ведение бумажных книжек по статье 66 ТК РФ и закону 439-ФЗ.

В руководстве пользователя Добыто кадровый документ создаётся по готовому шаблону или загрузкой своего файла. Эта функция относится к документам, которые закон допускает в КЭДО. Подключение сервиса не заменяет бумажную книжку и не снимает обязанность её вести, если работник сохранил бумажный вариант.

Как определить форму учёта при приёме сотрудника: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Выясните, был ли у сотрудника трудовой договор до 01.01.2021. Если первый трудовой договор заключается с 01.01.2021 или позже, бумажную книжку не оформляйте и не требуйте: учёт идёт только в электронных сведениях.
2. Шаг 2. Получите документы по статье 65 ТК РФ, которые относятся к случаю сотрудника. Тот, кто сохранил бумажное ведение, предъявляет книжку и сведения о трудовой деятельности, если они относятся к его случаю. Тот, кто перешёл на электронные сведения, предъявляет сведения о трудовой деятельности вместе с книжкой или вместо неё.
3. Шаг 3. Проверьте, сохранено бумажное ведение или сотрудник перешёл на электронные сведения. Ориентируйтесь на заявление о выборе и сведения о трудовой деятельности. Наличие книжки на руках выбор не подтверждает.
4. Шаг 4. Если книжка утрачена при сохранённом режиме, разведите две процедуры. Новую книжку оформляет ваш работодатель по письменному заявлению поступающего с указанием причины (часть 5 статьи 65 ТК РФ), если бумажное ведение для этого лица закон не исключает. Дубликат существовавшей книжки выдаёт работодатель по последнему месту записи не позднее 15 рабочих дней после заявления.
5. Шаг 5. Зафиксируйте обе линии учёта. При бумажном ведении, если работа основная и длится свыше 5 дней, внесите запись о приёме и передайте книжку на хранение ответственному. В любом случае подайте ЕФС-1 о приёме не позднее следующего рабочего дня.

Какие сведения о трудовой деятельности передают в СФР и выдают работнику

Под «электронной трудовой книжкой» работники и специалисты по кадрам понимают три разных документа:

• ЕФС-1 — отчёт работодателя в СФР. С 30.12.2025 действует новая форма, утверждённая приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, сведения о трудовой деятельности подаются в её подразделе 1.1.
• СТД-Р выдаёт текущий работодатель, и в ней отражён период работы только у него.
• СТД-СФР — сведения о трудовой деятельности, которые выдаёт сам фонд.

Электронные сведения в СФР работодатель передаёт независимо от того, сохранил ли работник бумажную книжку.

Сроки по статье 66.1 ТК РФ и статье 11 закона 27-ФЗ распределяются так.

Сроки ЕФС-1 одинаковы для сотрудников с бумажной книжкой и без неё. Обязательная выдача СТД-Р по статье 66.1 ТК РФ привязана только к сотрудникам, на которых бумажная книжка не ведётся. Работнику с бумажной книжкой его сведения доступны через СФР и Госуслуги, а обязанности выдавать ему СТД-Р статья 66.1 не устанавливает.

С 08.08.2026 действует приказ Минтруда России от 25.06.2026 № 271н. Он изменил порядок заполнения форм СТД-Р и СТД-СФР, утверждённый приказом от 10.11.2022 № 713н. Поправка касается электронного запроса СТД-СФР: прежняя формулировка «личный кабинет СФР или Госуслуги» заменена направлением запроса через Единый портал госуслуг. Бланки СТД-Р и СТД-СФР не изменились. Другие законные способы получить сведения поправка не отменяет, а правила обязательности бумажных книжек не затрагивает.

Форма ЕФС-1 сменилась менее года назад, поэтому перед отправкой сведений о приёме или переводе стоит сверить действующий формат и порядок заполнения на странице СФР о форме ЕФС-1 в базе знаний для страхователей.

Где хранится трудовая книжка и как её выдают сотруднику

Пока работник сохраняет бумажное ведение, оригинал книжки хранит работодатель — организация или ИП. Порядок задают пункты 39-42 приложения 2 к приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». Работодатель организует учёт и хранение книжек и бланков, журналы учёта разрабатывает самостоятельно, а уполномоченного сотрудника назначает приказом или распоряжением. Приказ действует с 01.09.2021 до 01.09.2027, его текст размещён на официальной странице Минтруда с приказом № 320н.

Когда сотрудник подаёт заявление о переходе на электронные сведения, работодатель выдаёт ему бумажную книжку не позднее 3 рабочих дней. Если заявление подано менее чем за 3 рабочих дня до увольнения, книжку выдают не позднее дня увольнения.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

В электронной книжке по умолчанию отражены события с 2020 года, а работу до 2020 года подтверждает бумажный оригинал. Прежние сведения можно внести в ресурсы СФР по заявлению на основании части 1 статьи 12 закона 27-ФЗ. Оригинал и после этого сохраняет ценность для подтверждения стажа и корректировок, поэтому сотруднику его не выбрасывают.

Работнику с бумажной книжкой её вручают в день увольнения. Иногда вручить её нельзя, потому что работник отсутствует или отказывается получить книжку. Тогда работодатель направляет ему уведомление: явиться за книжкой либо дать согласие на отправку по почте (пункт 37 приложения 2 к приказу № 320н). Без согласия работника книжку по почте не отправляют. После направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.

Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки — обычный кадровый документ работодателя. В Добыто такой приказ создаётся по шаблону с автозаполнением переменных по выбранному сотруднику, а подписанный экземпляр скачивается на устройство. Руководство пользователя сервиса описывает работу с документами, маршрутами и статусами. Ведение самой трудовой книжки и отправку ЕФС-1 оно не описывает.

Образцы документов для хранения, выдачи и исправления трудовой книжки

Комплект охватывает назначение ответственного, выдачу книжки, СТД-Р, дубликат и исправление записи. Начните с приказа о назначении ответственного, а перед применением любого образца сверьте его с действующими редакциями приказов № 320н и № 713н.

Как исправить запись в трудовой книжке и восстановить подтверждение стажа

Способ исправления зависит от того, где ошибка. В бумажной книжке её исправляют новой нумерованной записью. В электронных сведениях исправление вносит работодатель по письменному заявлению работника.

Ошибка в бумажной книжке

Пункт 12 приложения 2 к приказу № 320н запрещает зачёркивать неточные или недействительные записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». Ошибку исправляют записью под следующим порядковым номером. В ней указывают, что запись за таким-то номером недействительна, затем вносят правильную запись и реквизиты документа-основания.

Исправляет, как правило, работодатель, который внёс ошибочную запись. При реорганизации это делает правопреемник. При ликвидации исправление вносит работодатель по новому месту работы либо по месту последней записи на основании документа. Так порядок читается по пунктам 12 и 30 приложения 2 к приказу № 320н и письму Минтруда от 24.09.2024 № 14-6/ООГ-5613. На правку титульного листа этот способ автоматически не распространяется.

Что проверить в исправленной записи

Прежде чем вернуть книжку работнику или принять её с исправлениями от нового сотрудника, сверьте запись по пяти признакам:

• в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» нет зачёркиваний;
• запись о недействительности стоит под новым порядковым номером и называет номер ошибочной записи;
• правильная запись внесена после записи о недействительности;
• указаны реквизиты документа-основания;
• исправление внёс работодатель, у которого есть на это основание: допустивший ошибку, правопреемник или, при ликвидации, работодатель по новому месту работы либо по месту последней записи.

Ошибка в электронных сведениях и проверка стажа

Если электронные сведения неполные или неверные, работник подаёт работодателю письменное заявление, и работодатель исправляет или дополняет сведения по статье 66.1 ТК РФ. На Госуслугах в 2026 году есть отдельные варианты корректировки индивидуального лицевого счёта (ИЛС) и электронной трудовой книжки с приложением подтверждающих документов.

Стаж работник проверяет по выписке из ИЛС на Госуслугах: в ней сверяют периоды работы, индивидуальный пенсионный коэффициент и взносы. Порядок действий при неполных сведениях СФР описывает на странице о подтверждении стажа.

Бумажная книжка не гарантирует полноты пенсионного учёта. СФР опирается на персонифицированные сведения, а при их неполноте — на подтверждающие документы. По этой причине оригинал книжки с записями до 2020 года сохраняет ценность и после перехода на электронные сведения.

Какие ошибки при ведении трудовых книжек обходятся работодателю дороже

Каждая ошибка из чек-листа нарушает статьи 65, 66 или 66.1 ТК РФ либо порядок приказа № 320н. По каждой указан мотив и норма, которая её опровергает.

• Отменить бумажные книжки ЛНА о КЭДО. Так поступают, чтобы перевести все кадровые документы в электронный вид. ЛНА не отменяет статью 66 ТК РФ и закон 439-ФЗ, а часть 3 статьи 22.1 ТК РФ не включает трудовые книжки в КЭДО. Книжки сотрудников, сохранивших бумажный вариант, продолжают вести.
• Требовать бумажную книжку у того, кто впервые поступает на работу с 01.01.2021, или заводить её. Мотив — привычный комплект документов при приёме. Статья 65 ТК РФ не требует от впервые трудоустраивающегося предъявлять книжку, и бумажную книжку на него не оформляют.
• Считать утрату книжки переходом на электронные сведения. Мотив — не заводить новую книжку. Переход возможен только по заявлению работника. До него ведение продолжается через новую книжку или дубликат.
• Ждать 5 дней перед отправкой ЕФС-1. Мотив — не отчитываться о сотрудниках, которые уйдут в первые дни. Порог 5 дней касается только бумажной книжки, а сведения о приёме подают не позднее следующего рабочего дня.
• Отправить книжку уволенному по почте без его согласия. Мотив — закрыть вопрос в день увольнения. Пункт 37 приложения 2 к приказу № 320н требует уведомления о явке или согласия на отправку. От ответственности за задержку освобождает направленное уведомление.

Нарушения порядка ведения и выдачи трудовых книжек могут быть квалифицированы по статье 5.27 КоАП РФ, и итог зависит от состава конкретного нарушения.

• Часть 1 (общая): предупреждение или штраф. Для должностного лица и ИП — от 1000 до 5000 рублей, для юрлица — от 30 000 до 50 000 рублей.
• Часть 2 (повторное аналогичное нарушение): для должностного лица — штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация, для ИП — от 10 000 до 20 000 рублей, для юрлица — от 50 000 до 70 000 рублей.

Часть 5 о повторении нарушений по частям 3 и 4 к книжкам автоматически не применяется.

Задержка выдачи книжки сама по себе не влечёт автоматической выплаты среднего заработка. В постановлении Конституционного Суда РФ от 14.11.2024 № 52-П разъяснено, что статья 234 ТК РФ требует имущественных потерь работника, связанных с незаконными действиями работодателя: утраты или уменьшения заработка. Работнику требование компенсации нужно подкреплять доказательствами таких потерь. В споре о задержке суд оценивает её последствия для заработка.

Стоимость КЭДО для сопутствующих кадровых документов

Тарифы ниже относятся к электронному документообороту сопутствующих кадровых документов. Отдельной услуги или цены за ведение трудовых книжек на странице тарифов нет, и к услугам СФР эти тарифы отношения не имеют. Стоимость зависит от численности сотрудников и выбранного тарифа. Данные приведены по состоянию на 05.10.2026.

Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров — удостоверяющие центры. Условия по численности и состав функций каждого тарифа опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Бумажную книжку работодатель ведёт, пока выполнены три условия: работник с трудовыми договорами до 2021 года сохраняет бумажный вариант, работа для него основная и длится свыше 5 дней. На впервые трудоустроенных с 2021 года книжку не заводят. Форму выбирает работник, и сменить её приказом, ЛНА о КЭДО или по факту утраты оригинала нельзя. Отчётность в СФР идёт по своим срокам для всех сотрудников, а бумажные и электронные записи исправляют по разным процедурам.

КЭДО закрывает другую часть работы: приказы и сопутствующие кадровые документы. В Добыто такие документы создаются по шаблонам, проходят маршрут согласования и подписания и хранятся в электронном архиве, а бумажная книжка остаётся на хранении у ответственного сотрудника.

Частые вопросы о трудовых книжках

Нужно ли менять трудовую книжку старого образца на новую?

Нет. По пункту 3 постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250, действующего с 01.09.2021, книжки старых образцов остаются действительными, и обменивать их не нужно. Старые бланки книжек и вкладышей, оставшиеся у работодателя, можно использовать без ограничения срока.

Оформляют ли бумажную книжку, если до 2021 года человек работал только по договорам ГПХ?

Нет, если прежние договоры были подлинно гражданско-правовыми, а первый трудовой договор заключён после 31.12.2020. Такой человек впервые поступает на работу по смыслу части 8 статьи 2 закона 439-ФЗ, и его трудовая деятельность учитывается только в электронных сведениях. Если отношения по прежним договорам признаны трудовыми по статьям 15 и 56 ТК РФ, вывод может измениться.

Действует ли обязанность вести книжку при испытательном сроке и срочном договоре?

Да. Испытание (часть 3 статьи 70 ТК РФ) и срочный характер договора (статья 58 ТК РФ) условия ведения не отменяют. Книжку ведут, если работа основная, сотрудник сохранил бумажный вариант и проработал свыше 5 дней. Если фактически отработано не более 5 дней, порог не выполнен, но ЕФС-1 о приёме и увольнении подаётся в общие сроки.

Может ли калькулятор стажа по трудовой книжке заменить проверку ИЛС?

Нет. Подсчёт по записям книжки не учитывает, что страховой стаж для пенсии по статье 11 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» и стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска по статье 121 ТК РФ считаются по разным правилам. Для пенсии СФР использует персонифицированные сведения, а при их неполноте — подтверждающие документы. Поэтому периоды, ИПК и взносы сверяют по выписке из ИЛС.

Означает ли срок действия приказа № 320н до 01.09.2027 отмену бумажных книжек?

Нет. Ограниченный срок действия, с 01.09.2021 до 01.09.2027, установлен для приказа, который утверждает форму, порядок ведения и хранения книжек. Обязанность вести бумажную книжку закреплена статьёй 66 ТК РФ и статьёй 2 закона 439-ФЗ. Из даты окончания срока действия приказа отмена бумажного ведения не следует.

Может ли сотрудник, который в конце 2020 года был на больничном или в отпуске, сделать выбор сейчас?

Да. Часть 6 статьи 2 закона 439-ФЗ отдельно разрешает поздний выбор тем, кто не мог подать заявление до 31.12.2020: отсутствовавшим с сохранением места работы из-за болезни, отпуска или отстранения, а также тем, кто имел стаж, но не работал на 31.12.2020. В 2026 году СФР допускает заявление о переходе в любое время для всех, кто выбор не делал. Пока заявление не подано, бумажную книжку продолжают вести.