Запись о приёме на работу вносится в бумажную трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней с издания приказа и должна точно соответствовать его тексту: так сформулирован пункт 9 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. В графе 3 сначала идёт заголовок с полным и сокращённым наименованием организации, под ним в графе 1 ставится порядковый номер, в графе 2 — дата приёма, в графе 3 — должность по штатному расписанию, в графе 4 — дата и номер приказа. Тем, кто впервые поступил на работу после 31 декабря 2020 года, бумажная книжка не оформляется вовсе: по ним подаётся только подраздел 1.1 формы ЕФС-1, и срок там свой — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.
Ниже разобрана формулировка записи по каждой графе, точка отсчёта пятидневного срока, отличия для совместителей, иностранцев и тех, кто сохранил бумажную книжку. Показано, какие расхождения между приказом и книжкой инспектор находит первыми и как признать неверную запись недействительной без дубликата. Чек-лист проверки перед записью, штрафы по статье 5.27 КоАП и по персучёту, образцы приказов и книг учёта, стоимость перехода на КЭДО — во второй половине статьи.
Кому вносят запись о приёме, а кому книжку уже не заводят
Обязанность вести бумажную трудовую книжку возникает у работодателя в отношении работника, проработавшего свыше пяти дней, если эта работа для него основная (статья 66 ТК РФ). С 1 января 2021 года норма работает с изъятием: по части 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ лицам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, трудовая книжка не оформляется, сведения о трудовой деятельности формируются только в электронном виде по статье 66.1 ТК РФ.
Кадровая служба ведёт два параллельных контура и по каждому новому сотруднику сначала определяет, в какой из них он попадает. Запись, внесённая в книжку человеку, которому её вообще не должны были заводить, создаёт документ, который потом придётся аннулировать отдельной записью.
| Ситуация работника | Бумажная книжка | Подраздел 1.1 ЕФС-1 |
|---|---|---|
| Впервые поступил на работу после 31.12.2020 | Не оформляется | Подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа |
| Подал заявление о продолжении ведения бумажной книжки | Запись о приёме вносится, книжка хранится у работодателя | Подаётся в тот же срок, параллельно с записью |
| Отказался от бумажной книжки, книжка выдана ему на руки | Записи не вносятся, книжка у работодателя не хранится | Подаётся в тот же срок |
| Внешний совместитель | Запись вносится по желанию работника по основному месту работы на основании подтверждающего документа | Подаёт работодатель по совместительству |
| Исполнитель по договору ГПХ | Книжка не ведётся, записи не вносятся | Подаётся по договору, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы |
Из таблицы видно, что электронный контур закрывает все пять сценариев, а бумажный — только два из них. Проверить, какие сведения уже попали в информационную систему Социального фонда по конкретному человеку, можно по выписке, которую работник запрашивает через портал госуслуг, а работодатель сверяет с собственным приказом.
Образец записи о приёме на работу: что стоит в каждой графе
Раздел «Сведения о работе» заполняется по пункту 10 Порядка № 320н. Перед первой записью нового работодателя в графе 3 без номера и без даты идёт заголовок: полное наименование организации, а также сокращённое при его наличии. Дальше запись разносится по четырём графам.
| Элемент записи | Что вносится | Пример |
|---|---|---|
| Заголовок в графе 3 | Полное наименование организации и сокращённое при наличии, без номера и даты | Общество с ограниченной ответственностью «Вектор» (ООО «Вектор») |
| Графа 1 | Порядковый номер записи, нумерация сквозная в пределах раздела | 11 |
| Графа 2 | Дата приёма на работу арабскими цифрами: число и месяц двузначными, год четырёхзначным | 12.01.2026 |
| Графа 3 | Запись о приёме в структурное подразделение с его конкретным наименованием, если условие о подразделении включено в трудовой договор, и наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации | Принята в отдел продаж на должность менеджера по продажам |
| Графа 4 | Дата и номер приказа или иного решения работодателя | Приказ от 12.01.2026 № 3-к |
Сокращения в записи не допускаются: «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведён» пишутся полностью. Пункт 3 Порядка при этом разрешает вносить записи не только ручкой светостойкими чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета, но и техническими средствами, поэтому печать записи из кадровой программы нарушением не является.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Наименование должности в книжке берётся из штатного расписания, а не из текста вакансии и не из подписи в почте. Если по должности предусмотрены льготы или досрочная пенсия, наименование должно совпадать с квалификационным справочником или профстандартом, иначе работник будет доказывать право на льготу через суд, а подтверждать — вашей записью. Сверьте три документа между собой: штатное расписание, приказ и книжку.»
Внимание: с 1 января 2026 года применяется новый классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности требуется приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение его в новой редакции, дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление кадровых программ.
Срок внесения записи: 5 рабочих дней в книжке и один день в ЕФС-1
Пункт 9 Порядка № 320н устанавливает единое правило: все записи о выполняемой работе вносятся на основании приказа или иного решения работодателя не позднее 5 рабочих дней, а об увольнении — в день увольнения. Точка отсчёта в норме прямо не названа, и практика опирается на статью 66 ТК РФ: обязанность вести книжку возникает после пяти дней работы, поэтому запись безопасно вносить на пятый-шестой рабочий день сотрудника, не откладывая дальше. Приказ при этом издаётся раньше, в момент оформления приёма.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Второй срок жёстче и считается от приказа напрямую. Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1 при приёме подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, которым оформлены трудовые отношения. Если этот день выпадает на выходной или нерабочий праздничный, отчёт сдаётся в ближайший рабочий день. Состав показателей, коды мероприятий и порядок исправления сведений разобраны в базе знаний Социального фонда России по форме ЕФС-1, там же публикуются актуальные форматы для страхователей.
Два срока живут в разных ритмах, и это главная организационная сложность приёма. Отчётность уходит завтра, а бумажная запись может быть сделана через неделю. В практике Добыто мы разводим эти действия по ролям: сведения в фонд уходят из учётной системы сразу после подписания приказа, а пачка бумажных книжек обрабатывается отдельным блоком раз в несколько дней по списку принятых.
Соберите приказ о приёме, из которого переносится запись
Приказ — единственный источник текста записи. Пока в нём не зафиксированы подразделение, должность и дата начала работы в той редакции, которая соответствует трудовому договору и штатному расписанию, вносить запись в книжку рано.
Что проверить до того, как взять ручку
Запись вносится один раз и зачёркиванию не подлежит, поэтому проверка выполняется до неё, а не после. Минимальный набор сверок занимает несколько минут и снимает большинство поводов для исправлений. В Добыто КЭДО заявление, трудовой договор и приказ идут одним маршрутом согласования, поэтому к моменту внесения записи реквизиты приказа уже окончательные и меняться задним числом не будут.
- Основание: приказ подписан, его дата и номер окончательные, реквизиты не будут меняться задним числом.
- Категория работника: есть ли у него бумажная книжка по закону и по его заявлению, или он относится к тем, кто впервые устроился после 31 декабря 2020 года.
- Должность: формулировка в приказе, трудовом договоре и штатном расписании совпадает дословно.
- Подразделение: указано в книжке только если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор.
- Место в разделе: в «Сведениях о работе» осталось место хотя бы на одну полную запись, иначе оформляется вкладыш.
- Комплект документов при приёме: перечень статьи 65 ТК РФ закрыт, документы сверх него не запрашивались.
Как внести запись о приёме на работу: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Примите у работника трудовую книжку и зарегистрируйте её поступление в книге учёта движения трудовых книжек.
- Шаг 2. Издайте приказ о приёме и сверьте его текст с трудовым договором: должность, подразделение, дата начала работы.
- Шаг 3. Откройте раздел «Сведения о работе» и в графе 3 внесите заголовок с полным и сокращённым наименованием организации, если запись этого работодателя первая.
- Шаг 4. Проставьте в графе 1 порядковый номер, в графе 2 — дату приёма арабскими цифрами.
- Шаг 5. В графе 3 запишите приём в подразделение и должность без сокращений, в графе 4 — дату и номер приказа.
- Шаг 6. Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, направьте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в Социальный фонд.
- Шаг 7. Уберите книжку в место хранения, доступ к которому имеет только ответственный за ведение трудовых книжек, назначенный приказом.
Полезно знать: ИНН и свидетельства о рождении детей работодатель требовать при приёме не вправе. Налоговая не может отказать в приёме отчётности из-за отсутствия ИНН в сведениях о физических лицах, а свидетельство о рождении работник приносит сам в бухгалтерию для вычета, и место ему не в личном деле.
Совместители, иностранцы и другие частные случаи
Внешний совместитель приносит книжку не работодателю по совместительству, а остаётся с ней по основному месту работы. По статье 66 ТК РФ запись о работе по совместительству вносится по желанию работника по месту основной работы на основании документа, подтверждающего такую работу: справки или копии приказа. Работодатель по совместительству своей записи не делает, но подраздел 1.1 ЕФС-1 подаёт на общих основаниях.
Отдельная развилка касается приёма совместителя на работы с вредными условиями труда. Работать во вредных условиях и по основному месту, и по совместительству нельзя, поэтому до оформления запрашивается справка с основного места работы. Если справку не запросили и человек два года отработал в двойной вредности, отвечать за это будет работодатель, а не работник.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перечень документов при приёме в статье 65 ТК РФ закрытый, и расширить его могут только указ Президента и постановление Правительства — не приказ министерства, не письмо ведомства и тем более не внутренний регламент компании. Когда служба безопасности просит принести характеристику или справку о доходах с прошлого места, законного основания у неё нет, и отказать в приёме по этой причине нельзя. Сверьте свой список запрашиваемых документов с перечнем статьи 65 до того, как его увидит инспектор.»
Иностранный работник получает запись на общих основаниях, если у него есть бумажная книжка российского образца и работа для него основная. Книжка иностранного государства в России не ведётся и записи в неё не вносятся: работодатель заводит сведения о трудовой деятельности в электронном виде. При этом сохраняются самостоятельные обязанности по уведомлению МВД о заключении договора, и срок там свой, не связанный ни с книжкой, ни с ЕФС-1.
Образцы приказов и учётных форм для оформления приёма
Комплект собран под один процесс — от приказа о приёме до учёта движения книжек; начинать удобнее с приказа, потому что из него переносится текст записи.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Образец приказа о приёме на работу | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Приходно-расходная книга по учёту бланков | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
Ошибки в записи о приёме и во что они обходятся
Расхождение записи с приказом — первое, что сверяет инспектор, потому что проверка занимает секунды: в графе 4 стоят дата и номер, приказ лежит рядом. Чаще всего расходится должность: в приказе «менеджер по продажам», в книжке «менеджер отдела продаж». Формально это нарушение пункта 9 Порядка, требующего точного соответствия тексту приказа, фактически — будущий спор о стаже на льготной должности.
Вторая группа ошибок — сокращения и вольная пунктуация: «пр. № 3-к», «принят менеджером по продажам с исп. сроком 3 мес.». Условие об испытании в трудовую книжку не вносится вообще: Порядок такого элемента записи не предусматривает, а запись должна повторять приказ в части приёма, а не пересказывать условия договора.
Третья — пропуск заголовка с наименованием организации. Без него последующие записи формально относятся к предыдущему работодателю, и работник получает разрыв в подтверждении стажа именно на вашем периоде.
Кейс из практики: в компании с распределённой сетью филиалов приём оформляли на местах, а книжки хранили централизованно. За полгода накопилось 14 записей, где должность была указана по внутреннему названию роли, а не по штатному расписанию. Исправление шло через признание записей недействительными и повторное внесение, а до этого потребовалась сверка штатного расписания с приказами по каждому случаю. После перевода приёма на единый маршрут согласования с подстановкой должности из штатного расписания подобных расхождений не возникало.
Цена ошибки считается по трём линиям. Нарушение порядка ведения книжек — это часть 1 статьи 5.27 КоАП: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и индивидуального предпринимателя и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию; при повторном нарушении по части 2 — от 50 000 до 70 000 рублей на организацию и дисквалификация должностного лица на срок от одного года до трёх лет. Просрочка подраздела 1.1 ЕФС-1 идёт по своей статье: 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица по Федеральному закону от 01.04.1996 № 27-ФЗ плюс административный штраф на должностное лицо от 300 до 500 рублей по статье 15.33.2 КоАП. Третья линия не измеряется штрафом: если из-за неверной записи работник не подтвердил стаж, спор идёт уже о его пенсионных правах, и доказательственная нагрузка ложится на работодателя.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как исправить неверную запись о приёме
Зачёркивание ранее внесённых записей в разделе «Сведения о работе» не допускается. Неверная запись исправляется иначе: следующим порядковым номером вносится запись о том, что предыдущая недействительна, и сразу за ней — правильная запись со ссылкой на приказ. Дата в графе 2 ставится фактическая, то есть день внесения исправления, а не день первоначальной записи.
Если ошибку допустил предыдущий работодатель, исправление вносит он же либо нынешний работодатель на основании официального документа: приказа, справки или иного документа, подтверждающего правильные сведения. Работать по копии без реквизитов нельзя, основание должно быть проверяемым.
Дубликат оформляется в ситуациях, где исправление уже не спасает: книжка утрачена, испорчена или содержит признанную недействительной запись об увольнении либо переводе. При ошибке в записи о приёме до дубликата доходит редко, но заявление работника и порядок его исполнения стоит держать наготове.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Когда исправляете запись, храните документ-основание рядом с книжкой, а не в переписке: через три года никто не вспомнит, на каком приказе строилось исправление. Мы закладываем на проверку комплекта перед внесением отдельное действие, а не делаем его между делом, потому что расхождение в одном реквизите превращается в две дополнительные записи и объяснение для инспектора. Проверьте, у всех ли исправлений в ваших книжках есть приложенное основание.»
Когда бумажная книжка не решает задачу и что переводить в электронный вид
Трудовая книжка — один из немногих кадровых документов, который закон оставил на бумаге. В электронный вид не переводятся трудовые книжки, приказы об увольнении, акты о несчастных случаях на производстве и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Остальной кадровый документооборот может вестись без дублирования на бумаге по статьям 22.1-22.3 ТК РФ.
При внедрении КЭДО запись о приёме остаётся ручной операцией, а всё, что к ней ведёт — заявление, трудовой договор, приказ, ознакомление с локальными актами, согласие на обработку персональных данных — уходит в электронный контур целиком. Экономия возникает не на самой книжке, а на сборе подписей и доставке документов. На проектах Добыто маршрут подписания и шаблон настраиваются один раз для типа документа, и дальше приём собирается из шаблона с подстановкой данных сотрудника.
Важный нюанс из практики: для сотрудников, у которых нет ни электронной почты, ни возможности работать в личном кабинете, документооборот продолжают вести на бумаге — это допустимо и не блокирует переход остальных. Для подключения работнику не нужен доступ в учётную программу: достаточно телефона с браузером, а контактные данные в системе заполняются хотя бы по одному каналу, иначе личный кабинет не создаётся.
Ещё одно ограничение стоит держать в голове заранее. Распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа, а не оригиналом, и чтобы распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В трудовых спорах проигрывают не из-за электронной формы документа, а из-за дефектов процедуры: момента выдачи подписи, отсутствия порядка идентификации, неверного вида подписи для конкретного документа. Совпадение даты выдачи подписи работнику и даты первого подписанного им кадрового документа суд читает не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»
Факт: со стороны работодателя кадровые документы подписываются усиленной квалифицированной подписью, а работник получает усиленную неквалифицированную подпись на стороне сервиса и задаёт к ней пароль сам. Доступ в учётную программу рядовому сотруднику для этого не нужен: достаточно телефона или браузера.
Стоимость перевода кадрового документооборота в электронный вид
Итоговая сумма зависит от численности сотрудников, набора нужных видов подписи и от того, требуется ли интеграция с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпускаются в сервисе |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Стоимость считается от численности и выбранного набора функций, поэтому компании на 30 и на 300 человек приходят к разным суммам при одинаковом наборе процессов. Действующие условия по каждому тарифу, состав функций и порядок перехода между тарифами опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
УКЭП для руководителя и кадровой службы в тариф не входит и оформляется через удостоверяющие центры. Повысить или понизить тариф можно в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Запись о приёме держится на трёх опорах: приказ как единственный источник текста, пять рабочих дней на внесение в бумажную книжку и один рабочий день на подраздел 1.1 ЕФС-1. Кому книжку заводят, а кому только формируют электронные сведения, определяется датой первого трудоустройства и заявлением работника, поэтому категория проверяется раньше формулировки. Зачёркивания недопустимы, ошибка закрывается признанием записи недействительной и повторной записью со ссылкой на основание.
Сама книжка останется на бумаге, а всё, что к записи ведёт, давно живёт в электронном контуре. Мы в Добыто настраиваем маршруты согласования и шаблоны так, чтобы должность и реквизиты подтягивались из штатного расписания и не расходились между договором, приказом и книжкой, а сведения в Социальный фонд уходили в тот же день, когда подписан приказ.
Частые вопросы
Нужно ли знакомить работника с записью о приёме под подпись
Требования знакомить работника с каждой вносимой записью под подпись в личной карточке действующий Порядок № 320н не содержит. Оно было в Правилах, утверждённых постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225, которые утратили силу с 1 сентября 2021 года. Работник вправе получить сведения о своей трудовой деятельности по форме СТД-Р, а также выписку через портал госуслуг.
Что делать, если в разделе «Сведения о работе» закончилось место
Оформляется вкладыш в трудовую книжку: он вшивается в книжку, нумерация записей в нём продолжается сквозной, а на титульном листе книжки проставляется отметка о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера. Записи, внесённые на страницах других разделов вместо вкладыша, силы не имеют, и восстанавливать их придётся отдельно.
Можно ли внести запись о приёме позже пятидневного срока, если книжку работник принёс не сразу
Срок в 5 рабочих дней установлен для внесения записи, а не для получения книжки, и просрочка формально остаётся нарушением порядка ведения. Практический выход — фиксировать факт непередачи книжки письменно и вносить запись в день её фактического поступления. На срок подачи подраздела 1.1 ЕФС-1 это не влияет: отчёт уходит не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, независимо от того, где находится бумажная книжка.
Нужна ли запись, если работник принят на срок менее пяти дней
Обязанность вести книжку возникает в отношении работника, проработавшего свыше пяти дней, при условии что работа для него основная. Договор на более короткий срок такой обязанности не порождает, но сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд подаются в общем порядке: электронный контур не зависит от продолжительности работы.
Кто подписывает записи и можно ли поручить ведение книжек бухгалтеру
Ответственный за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек назначается приказом работодателя, и закон не требует, чтобы это был именно сотрудник кадровой службы. В небольших компаниях функцию часто закрепляют за бухгалтером или офис-менеджером. Без приказа ответственным остаётся руководитель, и претензии при проверке адресуются ему.
Как учитывать бланки трудовых книжек и вкладышей
Ведутся две формы: книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей и приходно-расходная книга по учёту бланков. Их формы работодатель утверждает самостоятельно — обязательных образцов Порядок № 320н не устанавливает, но сам учёт обязателен, и его отсутствие инспектор фиксирует как нарушение порядка хранения.
Отражается ли в книжке перевод, если он произошёл через месяц после приёма
Постоянный перевод на другую работу вносится отдельной записью в раздел «Сведения о работе» в тот же срок — не позднее 5 рабочих дней с издания приказа. Временный перевод в книжку не вносится. В подразделе 1.1 ЕФС-1 постоянный перевод отражается как самостоятельное кадровое мероприятие со своим сроком подачи.
