Бланки трудовых книжек работодатель покупает только у изготовителя, АО «Гознак», либо у распространителей из перечня на сайте изготовителя: такой порядок установил приказ Минфина от 11.04.2022 № 55н, он действует с 1 января 2023 года. Поставить бланки на учёт значит завести две книги, назначить приказом ответственного и хранить бланки в режиме документов строгой отчётности. Формы книг учёта работодатель с 1 сентября 2021 года разрабатывает сам. Объём закупки определяет одно различие: работникам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, бумажная книжка не оформляется вовсе, а для работников с бумажной книжкой бланки нужны только под вкладыш, дубликат или новую книжку взамен утраченной.
Разберём, сколько бланков реально нужно компании, чем официальный распространитель отличается от случайного продавца и какие требования Порядок ведения и хранения трудовых книжек предъявляет к книгам учёта. Покажем, кто платит за испорченный бланк и когда брать плату с работника нельзя. Сроки хранения книг учёта, размеры штрафов по статье 5.27 КоАП, пошаговый порядок заказа, скачиваемые формы приходно-расходной книги и приказа об ответственном, стоимость подключения КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кому в 2026 году ещё нужны бланки трудовых книжек
Бумажная трудовая книжка перестала быть документом, который оформляют каждому новому сотруднику. Лицам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, книжка не оформляется: сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде, это правило ввёл Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Поэтому закупка бланков «на новых сотрудников» — расход без основания: оформить такому работнику книжку нельзя даже по его просьбе.
Социальный фонд России в августе 2026 года сообщил, что на электронную трудовую книжку переведены почти 27 млн работников, и за год эта группа выросла на 3,6 млн человек. Для кадровой службы это означает, что бумажный участок сжимается, но не исчезает: пока в компании работает хотя бы один человек, сохранивший бумажную книжку, бланки могут понадобиться в любой момент.
Вопрос о бланке на практике возникает в семи ситуациях, и в трёх из них ответ отрицательный.
| Ситуация с работником | Нужен бланк | Какой бланк и основание |
|---|---|---|
| Принят на работу впервые после 31.12.2020 | Нет | Книжка не оформляется, ведутся только электронные сведения (Федеральный закон № 439-ФЗ) |
| Работает с бумажной книжкой, свободные страницы есть | Нет | Книжка ведётся дальше, работодатель параллельно подаёт электронные сведения (статья 66 ТК РФ) |
| Подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде, книжка выдана на руки | Нет | Ответственность за книжку снята с работодателя (статья 66.1 ТК РФ, Федеральный закон № 439-ФЗ) |
| В разделе «Сведения о работе» закончились страницы | Да | Бланк вкладыша, в книжке ставится штамп «Выдан вкладыш» с серией и номером (пункты 32 и 33 Порядка № 320н) |
| Работник утратил или повредил бумажную книжку и подал письменное заявление с указанием причины | Да | Бланк трудовой книжки: работодатель обязан оформить новую (статья 65 ТК РФ) |
| Работник просит дубликат | Да | Бланк трудовой книжки, срок выдачи — не позднее 15 рабочих дней со дня заявления (пункт 27 Порядка № 320н) |
| Массовая утрата книжек работодателем при чрезвычайной ситуации | Да | Бланки по числу пострадавших работников, плата с них не взимается (Порядок № 320н) |
Из семи строк бланк требуется в четырёх, и каждая из этих четырёх — реакция на событие: закончились страницы, книжка утрачена, работник запросил дубликат, случилась чрезвычайная ситуация. Партия бланков поэтому закупается как резерв под вкладыши и дубликаты, а её размер не привязан к численности штата.
Когда бланки заказывать не нужно
Есть компании, которым партия бланков не понадобится вообще. Первый случай — организация создана после 2021 года и весь штат набран из людей, начавших трудовую деятельность позже 31 декабря 2020 года. Второй — все работники с бумажными книжками подали заявления о переходе на электронные сведения и получили книжки на руки. Третий — штат целиком состоит из исполнителей по договорам гражданско-правового характера и самозанятых: трудовая книжка на них не ведётся, потому что трудовых отношений нет.
Во всех трёх случаях учёт бланков вести не нужно, а вот книга учёта движения трудовых книжек, если она уже заведена и по ней есть записи, уничтожению не подлежит. Проверить свою ситуацию можно по одному признаку: есть ли в сейфе хотя бы одна книжка, принятая от работника.
Факт: трудовая книжка — один из документов, которые нельзя перевести в электронный вид никаким образом. В том же перечне акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Где заказать бланки: изготовитель, распространители и проверка поставщика
Изготавливает бланки трудовой книжки и вкладыша АО «Гознак». Это защищённая полиграфическая продукция уровня защиты «В», и форма бланка задана нормативно: приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н утверждены форма трудовой книжки, форма вкладыша и Порядок ведения и хранения трудовых книжек. Срок действия самого приказа ограничен: он применяется с 1 сентября 2021 года до 1 сентября 2027 года. Дату 1 сентября 2027 года имеет смысл поставить в календарь кадровой службы вместе с задачей сверить действующую редакцию формы.
Купить бланки можно двумя способами. Первый — обратиться напрямую к изготовителю. Второй — к распространителю: обеспечение работодателей бланками вправе вести юридические лица и индивидуальные предприниматели, заключившие договор с изготовителем, а перечень таких распространителей публикуется на официальном сайте изготовителя. Распространитель заказывает бланки по заявкам, сроки изготовления определяет его договор с «Гознаком» — отсюда и разброс сроков поставки у разных продавцов при одинаковой продукции.
Проверка контрагента здесь сводится к одному действию: найти его в перечне на сайте изготовителя. Продавец, которого в перечне нет, законным каналом не является, даже если он показывает сертификаты, отзывы и фотографии складов. Бланк, купленный вне официального канала, вы не сможете подтвердить как подлинный ни перед инспектором, ни перед работником, которому в этой книжке потом считать стаж.
Бланки нового образца введены в действие с 1 января 2023 года постановлением Правительства от 24.07.2021 № 1250. Бланки старого образца, которые уже лежат у работодателя, остаются действительными без ограничения срока: менять их и списывать не нужно, их доиспользуют до конца. Новую партию закупают уже по действующей форме.
Внимание: по процессам, которые вы уже перевели в электронный вид и на которые работник дал согласие, оформить документ в бумаге больше нельзя. Трудовая книжка в этот перечень не входит: по ней бумажный участок сохраняется независимо от того, насколько глубоко компания ушла в КЭДО.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронный документооборот люди воспринимают как добавление удобного канала: раньше была бумага, теперь ещё и электронный вид. Это не так. По переведённым процессам вы меняете способ, а не добавляете запасной, и откатиться обратно по конкретному документу нельзя. С трудовыми книжками ситуация обратная: их из бумаги не вывести, поэтому бланки, сейф и книги учёта остаются у вас и после внедрения. Проверьте, что в положении о КЭДО этот участок описан отдельно, а не попал под общую формулировку про перевод всех кадровых документов.»
Как заказать бланки трудовых книжек: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Посчитайте потребность по книге учёта движения трудовых книжек: сколько книжек фактически хранится у вас на бумаге и у скольких работников свободные страницы в разделе «Сведения о работе» закончатся при следующей кадровой записи.
- Шаг 2. Откройте перечень распространителей на официальном сайте изготовителя и выберите контрагента из него. Если планируете закупаться напрямую, обращайтесь к изготовителю.
- Шаг 3. Запросите счёт, указав отдельно количество бланков трудовой книжки и количество бланков вкладыша: это две разные позиции, и путаница в заявке приводит к тому, что вкладышей не оказывается в нужный момент.
- Шаг 4. Сверьте, что вам предлагают бланки формы, утверждённой приказом Минтруда № 320н, и уточните срок поставки: он определяется договором распространителя с изготовителем, а не вашими пожеланиями.
- Шаг 5. После оплаты примите партию и сверьте серии и номера каждого бланка с накладной. Расхождение фиксируйте актом с поставщиком до того, как бланк попадёт в книгу учёта.
- Шаг 6. Внесите каждый бланк в книгу (журнал) по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша с указанием серии и номера в день поступления партии.
- Шаг 7. Передайте бланки лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке и организуйте хранение в режиме документов строгой отчётности.
Сколько бланков закупать и что проверить до заказа
Норматива, который назвал бы количество бланков на компанию, нет: потребность считает работодатель. Механика расчёта простая и опирается на данные, которые у кадровой службы уже есть. Берёте число бумажных книжек, фактически хранящихся у вас. Вычитаете тех, кто подал заявление о переходе на электронные сведения и забрал книжку на руки. Из оставшихся отбираете книжки с почти заполненным разделом «Сведения о работе» — это потребность в бланках вкладыша. Отдельно закладываете резерв на дубликаты и на новые книжки взамен утраченных.
Резерв нужен из-за срока: дубликат работодатель обязан выдать не позднее 15 рабочих дней со дня заявления работника. Заказать, оплатить и получить партию внутри этого срока получается не всегда, особенно если распространитель ждёт очередной поставки от изготовителя. Одна книжка и один вкладыш в запасе снимают эту проблему для компании любого размера.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Считать надо не численность, а состав коллектива по стажу. Чем больше у вас людей, начавших трудовую деятельность до 2022 года, тем длиннее бумажный участок: у них есть книжки, они вправе отказаться от электронного документооборота, и параллельный бумажный режим по ним придётся вести годами. Выгрузите список сотрудников с датой начала стажа и сверьте его с заявлениями о выборе формы ведения сведений — после этого станет видно, сколько бланков вкладыша вам понадобится в следующем году.»
Что проверить до заказа бланков
- Приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек: он действует, в нём указано актуальное лицо, а не уволившийся сотрудник.
- Книга (журнал) по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша: заведена, оформлена по требованиям Порядка, остаток по ней совпадает с фактическим.
- Книга (журнал) учёта движения трудовых книжек и вкладышей: записи доведены до текущей даты, все принятые книжки внесены с серией и номером.
- Заявления работников о выборе формы ведения сведений: понятно, чьи книжки остаются у вас, а чьи выданы на руки.
- Место хранения: бланки и книжки лежат отдельно, доступ к ним есть только у ответственного.
- Остаток бланков старого образца: если они есть, новая партия не нужна до того, как они закончатся.
Важный нюанс из практики: расхождение между остатком по книге учёта бланков и фактическим количеством бланков в шкафу — самая частая находка при аудите кадрового делопроизводства. Типовая причина простая: испорченный при заполнении бланк выбросили, акт не составили. Восстанавливать цепочку задним числом сложнее, чем один раз завести правило: испорченный бланк не покидает место хранения до составления акта.
Как поставить бланки на учёт: две книги и приказ об ответственном
Пункт 39 Порядка № 320н требует вести у работодателя два учёта: учёт бланков трудовой книжки и вкладыша в неё и учёт самих трудовых книжек и вкладышей в них. Это две разные книги с разным назначением, и заменить одну другой нельзя: первая отвечает на вопрос «сколько бланков у нас есть и куда они ушли», вторая — «чья книжка у нас лежит и под каким номером».
Формы обеих книг с 1 сентября 2021 года работодатель разрабатывает сам: ранее утверждённые формы приходно-расходной книги и книги учёта движения силу утратили. Свобода здесь ограничена составом сведений. В книге по учёту бланков фиксируются все операции получения и расходования бланков с указанием серии и номера каждого бланка. Требования к оформлению книг остались прежними: они нумеруются, прошнуровываются, заверяются подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя и печатью организации при её наличии. Сургучной печати и пломбы, которых требовали прежние правила, больше нет.
| Книга (журнал) | Что фиксируется | Срок хранения после окончания |
|---|---|---|
| По учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё (приходно-расходная) | Все операции получения и расходования бланков с указанием серии и номера каждого бланка | 5 лет (пункт 463 Перечня, приказ Росархива от 20.12.2019 № 236) |
| Учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них | Книжки, принятые от работников при приёме, и книжки с вкладышами, оформленные впервые, с серией и номером | 50 лет, если делопроизводство по книге закончено после 1 января 2003 года (пункт 463 того же Перечня) |
Разница в сроках — 5 лет против 50 — объясняется содержанием: приходно-расходная книга подтверждает движение материальных ценностей, а книга учёта движения подтверждает трудовой стаж конкретных людей. Вторую при ликвидации организации передают в архив, а не уничтожают.
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учёту и выдаче трудовых книжек лежит на работодателе. Непосредственно ведёт эту работу специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом или распоряжением работодателя. В сентябре 2026 года Роструд подтвердил, что назначить ответственными нескольких работников можно: обязанности по учёту и выдаче книжек допустимо разделить между двумя кадровиками одной организации. Для компаний с несколькими офисами это снимает вопрос о том, обязательно ли возить книжки в головное подразделение.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Реквизиты форм и названия отчётов — то место, где статьи и шаблоны из интернета устаревают первыми. Если в найденном образце книги учёта или в инструкции по заполнению обнаружилась хотя бы одна устаревшая деталь, проверять надо весь документ: мы из таких источников берём только логику и перечни, которые меняются реже, а сроки, названия форм и реквизиты сверяем по действующей редакции приказа. Перед тем как утверждать свою форму книги, сверьте состав графы с пунктами 39 и 40 Порядка, а не с чужим образцом.»
Образцы книг учёта и кадровых документов по трудовым книжкам
Комплект закрывает весь цикл от поступления бланка до выдачи книжки на руки; начинать стоит с приказа об ответственном: в остальных формах указывается именно это лицо.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них | Скачать |
| Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом заполнения | Скачать |
| Расписка работника о получении трудовой книжки | Скачать |
Хранение бланков и книг учёта: строгая отчётность и сроки
Бланки трудовой книжки и вкладыша хранятся у работодателя как документы строгой отчётности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Тип хранилища Порядок не называет: требование сформулировано через режим обращения с документами строгой отчётности. Практически это означает изолированное место хранения с доступом только у ответственного лица и фиксацию каждого перемещения бланка заявкой.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
По окончании каждого месяца ответственное лицо представляет в бухгалтерию отчёт о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша и о суммах, полученных за оформленные книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера кассы организации. Отчёт закрывает месяц: расхождение между остатком по книге и фактическим количеством бланков обнаруживается в течение месяца, а не через несколько лет при передаче дел.
Сами трудовые книжки работников хранятся отдельно от чистых бланков. Требования к хранению кадровых документов на бумаге переносятся и на электронный контур: Трудовой кодекс говорит, что хранить документы обязаны, но не описывает, как именно, поэтому порядок компания определяет сама в рамках архивного законодательства. В практике Добыто мы фиксируем этот бумажный участок до настройки маршрутов подписания: трудовые книжки, приказы об увольнении, документы об инструктажах и акты о несчастных случаях выносятся в положение о КЭДО отдельным пунктом.
Лайфхак: заведите книгу учёта бланков и книгу учёта движения отдельными делами в номенклатуре на год. Статья 13 закона 125-ФЗ даёт организации право самостоятельно создавать архив, а дела формируются подразделениями по номенклатуре в конце календарного года — тогда передача в архив не превращается в разбор бумаг за пять лет.
Плата за бланк, испорченные бланки и акт об уничтожении
При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша работодатель взимает с него плату в размере расходов на приобретение бланка. Наценка здесь не предусмотрена: сумма равна тому, что вы заплатили распространителю, и подтверждается счётом и накладной. Работник вносит деньги в кассу либо пишет заявление с просьбой удержать стоимость бланка из заработной платы.
Плата не взимается в двух случаях: при массовой утрате книжек работодателем в результате чрезвычайной ситуации и при неправильном первичном заполнении бланка. Если бланк испорчен не по вине работника — кадровик ошибся в записи, поставил не тот штамп, перепутал дату, — стоимость испорченного бланка оплачивает работодатель. Удержание стоимости такого бланка с работника Порядок не допускает.
Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Акт закрывает сразу две задачи: списывает бланк в книге учёта и объясняет расхождение между приходом и остатком. Отдельная развилка возникает, когда ошибка обнаружена в уже заполненной книжке. Там применяется исправление записи, книжка остаётся у работника, и списывать по акту нечего.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Трудовой кодекс обязывает работодателя хранить кадровые документы, но не описывает, как именно это делать: порядок организация определяет сама. На практике это значит, что спор о сохранности книжки или бланка вы будете закрывать не ссылкой на норму, а своими же документами — приказом об ответственном, книгой учёта с серией и номером, распиской работника, актом об уничтожении. Соберите эту цепочку заранее: восстановить её к моменту проверки или суда уже не получится.»
Штрафы и цена ошибки в учёте бланков
Отсутствие книг учёта или их неправильное оформление инспектор квалифицирует по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо, от 1 000 до 5 000 рублей на индивидуального предпринимателя, от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение по части 2 той же статьи обходится дороже: от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо либо дисквалификация на срок от одного до трёх лет, от 10 000 до 20 000 рублей на предпринимателя и от 50 000 до 70 000 рублей на организацию.
Срыв срока обходится дороже штрафа. Если бланка не оказалось под рукой, срок в 15 рабочих дней на выдачу дубликата сорвётся, а задержка выдачи трудовой книжки при увольнении даёт работнику право на возмещение не полученного из-за этого заработка по статье 234 ТК РФ. Размер возмещения считается по среднему заработку за всё время задержки, и счёт растёт за каждый день просрочки.
Бумажные бланки и КЭДО: что остаётся на бумаге
Перевод кадровых документов в электронный вид не закрывает участок трудовых книжек. По части 3 статьи 22.1 ТК РФ книжка и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности в состав электронного документооборота не входят, как и акт о несчастном случае, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда. Компания, подписавшая через КЭДО все трудовые договоры и заявления, продолжает держать сейф с книжками и книги учёта.
Электронная часть работает параллельно. Сведения о приёме и увольнении подаются в Социальный фонд в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа; сведения о переводе, переименовании работодателя и других кадровых мероприятиях — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным. При увольнении работнику, у которого бумажной книжки нет, вместо неё выдаётся форма СТД-Р.
В практике Добыто на сбор согласий уходит больше времени, чем на настройку системы: чем больше в компании людей со стажем, начатым до 2022 года, тем длиннее этот этап, потому что отдельное согласие требуется именно от них. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию и начинаем перевод с отпусков, командировок и ознакомления с локальными нормативными актами — по этим документам работнику достаточно ПЭП, и выдавать ключи никому не нужно.
Полезно знать: после оформления приёма запись вносится в бумажную трудовую книжку и книжка регистрируется в книге учёта движения, а сведения о трудовой деятельности с 2023 года подаются в составе единой формы ЕФС-1, а не по прежней форме СЗВ-ТД. Образцы и инструкции, где встречается СЗВ-ТД, устарели целиком.
Важный нюанс из практики: компании, которые выдают работникам электронные подписи только после испытательного срока, автоматически оставляют бумажным весь комплект документов приёма. Решение разумное с точки зрения безопасности, но принимать его нужно осознанно: самый документоёмкий момент в жизни сотрудника вы из электронного оборота исключаете, а бумажный участок по книжкам при этом никуда не уходит.
Стоимость подключения КЭДО и тарифы для кадровой службы
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора нужных видов электронной подписи и необходимости интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | входит в подключение |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | входит в подключение |
Итоговая сумма складывается из численности подключаемых сотрудников и выбранного тарифа: на «Старте» ограничение по численности жёсткое, на «Бизнесе» действует минимальная оплата. Полный состав тарифов и условия перехода между ними указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же описан порядок пересчёта при повышении тарифа в середине периода.
УКЭП для руководителя и кадровика в тариф не входит и оформляется через удостоверяющие центры, а ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.
Выводы
Бланки трудовых книжек остаются расходным материалом с жёстким каналом закупки: изготовитель либо распространитель из его перечня, форма по приказу Минтруда № 320н, срок действия самого приказа — до 1 сентября 2027 года. Потребность в бланках давно перестала зависеть от числа принимаемых сотрудников: она складывается из вкладышей, дубликатов и книжек взамен утраченных, и закупается как резерв. Постановка на учёт — это две книги с разными сроками хранения, приказ об ответственном, ежемесячный отчёт в бухгалтерию и акт на каждый испорченный бланк.
Переход на КЭДО этот участок не отменяет, но убирает всё остальное: заявления, приказы, ознакомление с ЛНА и договоры уходят в электронный вид, а бумага остаётся только там, где её требует закон. В Добыто мы начинаем именно с этого разграничения: сначала фиксируем, что остаётся на бумаге, и лишь потом настраиваем маршруты подписания, чтобы кадровая служба не вела два параллельных режима дольше, чем нужно.
Частые вопросы о бланках трудовых книжек
Можно ли вести книги учёта бланков и движения трудовых книжек в электронном виде
Требования к оформлению книг предполагают бумажную форму: их нумеруют, прошнуровывают и заверяют подписью руководителя или индивидуального предпринимателя и печатью организации при её наличии. Прошнуровать электронный файл невозможно, а трудовая книжка и сведения о ней в состав электронного кадрового документооборота не входят. Электронный реестр в учётной системе удобно вести как вспомогательный инструмент для поиска, но он не заменяет бумажную книгу при проверке.
Нужно ли вести книгу учёта бланков, если бланков в компании нет
В книге по учёту бланков фиксируются операции получения и расходования бланков: если ни одного чистого бланка у работодателя нет, записывать в неё нечего. Книга учёта движения трудовых книжек ведётся по другому основанию — по книжкам, принятым от работников при приёме. Такие книжки есть почти у каждой компании со стажем, поэтому вторая книга нужна даже при нулевом запасе бланков.
Куда обращаться за дубликатом работнику, потерявшему книжку после увольнения
За дубликатом человек обращается к работодателю по последнему месту работы, причём заявление подаётся письменно. Срок выдачи тот же — не позднее 15 рабочих дней со дня заявления. Периоды работы после 2020 года дублировать в бумаге не обязательно: они есть в электронных сведениях о трудовой деятельности, и работник получает по ним выписку самостоятельно. Дубликат нужен прежде всего для подтверждения стажа за более ранние годы.
Что делать с бланком, у которого типографский дефект
Акт об уничтожении составляется на бланки, испорченные при заполнении. Бланк с производственным дефектом кадровик не заполняет: его возвращают поставщику вместе с претензией по количеству и качеству партии, а запись о движении такого бланка в книге учёта делается со ссылкой на акт с поставщиком. В первом случае стоимость бланка ложится на работодателя, во втором — на продавца.
Что делать с книгой учёта движения, если все работники перешли на электронные сведения
Уничтожать её нельзя: срок хранения составляет 50 лет с момента окончания делопроизводства по книге, если оно закончено после 1 января 2003 года. Пока сохраняется вероятность, что придётся оформить книжку по статье 65 ТК РФ работнику с утраченной бумажной книжкой, книга продолжает вестись. Когда записей больше не появляется, её закрывают и передают в архив вместе с остальными делами по номенклатуре.
Как считается стаж, если часть записей в бумажной книжке, а часть только в электронных сведениях
Периоды складываются. Бумажная книжка подтверждает стаж до даты последней записи в ней, дальше работают электронные сведения о трудовой деятельности, которые формируются по данным, поданным работодателями в Социальный фонд. Работник получает по ним выписку, а при увольнении работодатель выдаёт форму СТД-Р тем, у кого бумажной книжки нет. Расхождение между книжкой и электронными сведениями устраняется корректирующими сведениями от того работодателя, который подал неверные данные.
