Заявление на трудовую книжку от работника закрывает семь разных ситуаций, и срок ответа у каждой свой. По заявлению о предоставлении сведений о трудовой деятельности работодатель выдаёт бумажную книжку на руки навсегда — основание статья 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ. По статье 62 ТК РФ книжка выдаётся временно, в целях обязательного социального страхования, в течение трёх рабочих дней, и работник возвращает её в те же три рабочих дня. Сведения по форме СТД-Р — три рабочих дня, дубликат — 15 рабочих дней по приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Главное различие: переход на электронную трудовую книжку необратим, обратного заявления закон не предусматривает, а выдача по статье 62 временная и заканчивается возвратом бланка работодателю.
Разберём каждый вид заявления: от какой даты считать срок, что вписать в книжку, когда подать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 и под какую расписку отдавать бланк. Покажем, какие заявления исполнять не нужно и когда книжки у работника физически нет. Отдельно о том, почему книжка не переводится в КЭДО, хотя заявление работник подаёт электронно. Сценарная таблица по категориям работников, цена ошибки по статье 234 ТК РФ, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Семь видов заявления о трудовой книжке и сроки ответа
Слово «заявление на трудовую книжку» в кадровой переписке означает семь разных обращений с разными последствиями. Одни требуют записи в самой книжке и отчёта в Социальный фонд России, другие закрываются выдачей документа и подшивкой копии в личное дело. Сроки при этом различаются в пять раз: от трёх рабочих дней до пятнадцати.
| Заявление работника | Основание | Срок | Что выдаёт работодатель |
|---|---|---|---|
| О предоставлении сведений о трудовой деятельности (переход на ЭТК) | ч. 2 и 3 ст. 2 439-ФЗ | прямо не установлен | Бумажную книжку на руки с записью о подаче заявления |
| О продолжении ведения бумажной трудовой книжки | ч. 2 и 6 ст. 2 439-ФЗ | прямо не установлен | Ничего, книжка остаётся у работодателя |
| О выдаче книжки для целей обязательного социального страхования | ч. 1 ст. 62 ТК РФ | 3 рабочих дня | Оригинал книжки под расписку, с возвратом |
| О выдаче сведений о трудовой деятельности за период работы | ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ | 3 рабочих дня | СТД-Р по приказу Минтруда от 10.11.2022 № 713н |
| О выдаче копий документов, связанных с работой | ч. 1 ст. 62 ТК РФ | 3 рабочих дня | Заверенные копии приказов, справок, выписок |
| О выдаче дубликата трудовой книжки | приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н | 15 рабочих дней | Дубликат с отметкой «Дубликат» и суммарным стажем |
| О выдаче книжки после увольнения или отправке почтой | ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ | 3 рабочих дня | Книжку лично или заказным письмом с согласия работника |
Два первых заявления из таблицы отличаются от остальных пяти тем, что попадают в отчётность: дата подачи такого заявления отражается в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 и уходит в Социальный фонд России не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи. Остальные пять заявлений на отчётность не влияют вообще.
Что проверить до того, как принимать заявление
Пять позиций закрывают большую часть спорных обращений ещё до регистрации входящего документа.
- Дата первого трудоустройства. Если человек впервые вышел на работу после 31 декабря 2020 года, бумажная книжка на него не заводится и заявление о выборе формата подавать не из чего.
- Подавал ли работник заявление о выборе формата раньше. Если он уже перешёл на сведения о трудовой деятельности, книжка у него на руках, и повторно её выдавать неоткуда.
- Основное место работы или совместительство. Бумажная книжка хранится у работодателя по основному месту, совместитель заявление о её выдаче подаёт не вам.
- Форма занятости. С дистанционным работником стороны вправе договориться не вносить сведения о дистанционной работе в книжку по статье 312.2 ТК РФ.
- Наличие бланка. Если книжка уже выдана по 439-ФЗ или утрачена, заявление уходит в другой сценарий: не выдача, а дубликат или справка.
Полезно знать: трудовая книжка входит в закрытый перечень документов при приёме по статье 65 ТК РФ, и исключений из него всего два — человек устраивается впервые либо идёт работать по совместительству. Расширить перечень могут только закон, указ Президента и постановление Правительства, но не приказ министерства и не внутренний регламент компании.
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку: единственное необратимое
Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности меняет режим ведения документа навсегда. Работодатель выдаёт бумажную книжку на руки, вносит в неё запись о подаче заявления и освобождается от ответственности за её ведение и хранение. Это прямо прописано в части 3 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.
Обратной процедуры в законе нет. Работник, выбравший сведения о трудовой деятельности, вернуться к бумажному ведению не может, и заявление с такой просьбой удовлетворению не подлежит. Зеркальное право работает только в одну сторону: тот, кто в 2020 году выбрал бумажную книжку, вправе подать заявление о переходе на электронную в любой момент, срок для него не ограничен. То же касается тех, кто до 31 декабря 2020 года не подал вообще никакого заявления — например, находился в отпуске по уходу за ребёнком, на больничном или был отстранён от работы.
Порядок ведения электронных сведений, доступ к ним через портал государственных услуг и состав данных описаны в разделе про электронную трудовую книжку на сайте Социального фонда России. Оттуда же полезно дать работнику ссылку, когда он спрашивает, где потом смотреть свои записи.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные сведения не означает, что бумага больше никогда не понадобится. Электронные записи ведутся только с 2020 года, а всё, что было раньше, подтверждается бумажной книжкой, и другого источника у работника нет. Когда отдаёте бланк на руки, проговорите это вслух и зафиксируйте в расписке: книжку нужно хранить, а не выбрасывать.»
Как принять заявление о переходе на электронную трудовую книжку: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зарегистрируйте заявление в журнале входящих и поставьте на экземпляре работника отметку о принятии с датой. От этой даты считается срок отчёта в Социальный фонд России.
- Шаг 2. Проверьте формулировку. В заявлении должна быть просьба о предоставлении сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ, а не расплывчатое «прошу выдать трудовую книжку»: от формулировки зависит, временная это выдача или окончательная.
- Шаг 3. Внесите в раздел «Сведения о работе» запись о подаче работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности со ссылкой на заявление как основание.
- Шаг 4. Снимите копию всех заполненных разворотов книжки и подшейте её в личное дело. После выдачи оригинала подтвердить свои же записи вам будет нечем.
- Шаг 5. Выдайте книжку под расписку и зафиксируйте выдачу в книге учёта движения трудовых книжек с подписью работника.
- Шаг 6. Отразите дату подачи заявления в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 и отправьте отчёт не позднее 25-го числа следующего месяца.
- Шаг 7. Снимите работника с учёта бланков и закройте по нему строку в приходно-расходной книге, если бланк выдавался вами.
Важный нюанс из практики: формулировку заявления работники путают чаще всего. Просьба «выдать трудовую книжку на руки» без ссылки на статью 66.1 ТК РФ читается как обращение по статье 62 ТК РФ, то есть как временная выдача с возвратом через три рабочих дня. Если принять такое заявление как переход на электронную книжку и внести запись, отменить её потом нечем: обратного перехода закон не знает. Мы просим переписать заявление, а не додумывать волю работника.
Заявление о сведениях о трудовой деятельности, копиях и справках
Часть 5 статьи 66.1 ТК РФ даёт работнику право получить сведения о трудовой деятельности за период работы у конкретного работодателя. Срок — три рабочих дня со дня подачи письменного заявления, при увольнении — в день прекращения трудового договора. Способ выдачи выбирает работник и указывает в заявлении: либо на бумаге, заверенной надлежащим образом, либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н и применяется с 1 января 2023 года. Она формируется на основании приказов и других документов, подтверждающих оформление трудовых отношений, и содержит сведения о приёме, переводах на другую постоянную работу и об увольнении. Справка в свободной форме СТД-Р не заменяет, а копии документов по статье 62 ТК РФ выдаются отдельно и не вместо неё.
Электронный вариант СТД-Р — это файл с открепленной или присоединённой подписью, и у работника он нередко вызывает больше вопросов, чем бумажный. В практике Добыто типовое обращение по таким сведениям звучит так: человек не понимает, чем открыть файл с расширением .sig и как убедиться, что подпись принадлежит именно его работодателю.
Проверьте электронную подпись на выданном СТД-Р
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанной от руки справки и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Выдача книжки на руки по статье 62 ТК РФ: временно и с возвратом
Статья 62 ТК РФ разрешает выдать работнику оригинал трудовой книжки в период работы только в одном случае — в целях его обязательного социального страхования или обеспечения. Срок выдачи — не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления. Работник обязан вернуть книжку не позднее трёх рабочих дней со дня, когда получил её обратно в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Оговорка про социальное страхование в норме не декоративная. Заявление с просьбой выдать книжку «для личных целей», «для банка» или «на время» под эту статью не подпадает, и выдавать оригинал по нему работодатель не обязан. На такие обращения корректный ответ — копия книжки, заверенная по правилам статьи 62, либо СТД-Р. Практический эффект тот же: и банк, и визовый центр работают с заверенной копией.
Выдачу фиксируют распиской работника и отметкой в книге учёта движения трудовых книжек. Если книжка не вернулась в срок, письменное напоминание с датой и способом отправки становится единственным доказательством того, что бланк утрачен не по вине работодателя.
Факт: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полностью электронного увольнения не существует даже в компании с внедрённым КЭДО.
Бланки и формы для работы с заявлениями о трудовой книжке
Комплект собран под сценарии из этой статьи, начинать удобнее с расписки: именно её отсутствие чаще всего ломает доказательную базу при споре о выдаче.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
Дубликат, исправление записи и запись о совместительстве
Дубликат выдаётся не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления — это прямой срок из Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Оформляет дубликат работодатель по последнему месту работы, тот, кто внёс в книжку последнюю запись. На первой строке раздела «Сведения о работе» посередине пишется слово «Дубликат», а стаж за предыдущие периоды переносится суммарно на основании подтверждающих документов.
Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю. Слово «немедленно» в норме есть, конкретного числа дней нет, поэтому отсчёт пятнадцати рабочих дней запускает именно дата регистрации заявления, а не дата утраты.
Заявление об исправлении неверной записи
Запись признаётся недействительной, а не закрашивается и не зачёркивается. Способ исправления зависит от того, в каком разделе книжки ошибка и кто её допустил: работодатель, внёсший запись, или его правопреемник. Если исправлений накопилось столько, что читаемость книжки потеряна, работник вправе просить дубликат — и это второе законное основание для дубликата помимо утраты.
Внимание: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий и должностей ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Изменение наименования или кода должности требует приказа по штатному расписанию и дополнительных соглашений к трудовым договорам, а код по ОКЗ используется для трудовой функции в ЕФС-1.
Заявление о внесении записи о работе по совместительству
Запись о работе по совместительству вносится по месту основной работы по желанию работника на основании документа, подтверждающего такую работу. Инициатива здесь всегда за работником: без его заявления вносить запись работодатель не должен, даже если знает о втором месте работы. Подтверждающим документом служит справка или заверенная копия приказа от работодателя по совместительству.
Заявление о выдаче книжки при увольнении и что делать с невостребованными бланками
В день прекращения трудового договора работодатель выдаёт трудовую книжку или предоставляет сведения о трудовой деятельности. Если в этот день выдать не удалось, направляется уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на отправление её по почте. С даты отправки такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку.
Заявление уволенного работника о выдаче книжки исполняется не позднее трёх рабочих дней со дня обращения — часть 6 статьи 84.1 ТК РФ. Срок считается от даты обращения, а не от даты увольнения, и работает он независимо от того, сколько времени прошло: месяц, год или пять лет.
Невостребованные книжки хранятся до востребования по срокам архивного законодательства. Практически это означает, что коробка с чужими бланками остаётся в компании десятилетиями, а не уничтожается через три года вместе с остальной кадровой текучкой.
Почему трудовая книжка не переводится в КЭДО, а заявление о ней — да
Бумажная трудовая книжка входит в короткий перечень документов, которые закон оставил вне кадрового электронного документооборота. Вместе с ней там приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве и журнал инструктажа по охране труда. Всё остальное, включая само заявление работника, согласие на обработку персональных данных и уведомления, переводится в электронный вид по статьям 22.1-22.3 ТК РФ.
Отсюда гибридная схема, которая удивляет почти каждую компанию на внедрении: заявление о выдаче книжки приходит в систему, подписывается электронной подписью работника и там же согласуется, а сама книжка достаётся из сейфа и выдаётся под бумажную расписку. В сервисе Добыто такие заявления идут по отдельному маршруту согласования, чтобы кадровик видел срок исполнения и не считал три рабочих дня вручную по каждому обращению.
Электронные кадровые документы признаются доказательствами при двух условиях: КЭДО введён по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ и соблюдены требования законодательства об электронной подписи. В споре доказывается четыре обстоятельства подряд — получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом о КЭДО, использовал ли он электронную подпись, получил ли электронный документ. Если первое обстоятельство рассыпается, до остальных дело не доходит.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном нормативном акте порядок идентификации не описан, спор вы проиграете и при технически исправной подписи.»
Лайфхак: первые дни работы человека в системе КЭДО — зона повышенного риска, и суд прямо рассматривает первичное использование системы как обстоятельство, при котором ошибка вероятна. Любое значимое заявление в этот период подтверждайте вне системы: звонком, письмом или бумажным экземпляром.
Важный нюанс из практики: мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Перед раскаткой на всю компанию мы закладываем пилотную группу: она снимает основную часть ошибок настройки маршрутов и выдачи подписей.
Ошибки при приёме заявления, цена ошибки и сценарии
Задержка выдачи трудовой книжки и задержка предоставления сведений о трудовой деятельности стоят работодателю не переоформления документа. По статье 234 ТК РФ он возмещает работнику неполученный заработок за весь период задержки, и та же норма применяется при внесении в книжку или в сведения неправильной формулировки причины увольнения. Параллельно идёт административная ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо и от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо. При повторном нарушении по части 2 той же статьи штраф на юридическое лицо составляет от 50 000 до 70 000 рублей, а должностному лицу грозит дисквалификация на срок от одного года до трёх лет.
Три ошибки дают львиную долю этих последствий. Первая — выдать оригинал книжки по устной просьбе, без письменного заявления и без расписки: при утрате бланка доказывать, что он был выдан, работодателю будет нечем. Вторая — прочитать заявление по статье 62 ТК РФ как переход на электронную книжку и внести в бумажный бланк запись о подаче заявления по статье 66.1: отменять такую запись нечем, обратного перехода закон не предусматривает. Третья — выдать СТД-Р в свободной форме вместо утверждённой: справка с теми же данными формой СТД-Р не является и обязанность по части 5 статьи 66.1 ТК РФ не закрывает.
Что критично в зависимости от ситуации работника
Универсального ответа на заявление о трудовой книжке нет: набор обязательных действий меняется вместе с категорией работника.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Первое трудоустройство после 31.12.2020 | Бумажный бланк не заводится, ведутся только электронные сведения | Заявление о выборе формата: выбирать не из чего |
| Работник переходит на электронную книжку | Запись в книжке, выдача под расписку, ЕФС-1 до 25-го числа следующего месяца | Причина перехода, спрашивать её работодатель не вправе |
| В 2020 году выбрал бумажную, сейчас передумал | Право бессрочное, отказать нельзя | Стаж работы в компании и дата заявления внутри месяца |
| Просит вернуть бумажное ведение после перехода | Обратной процедуры в 439-ФЗ нет, письменный мотивированный ответ обязателен | Форма, в которой подано обращение |
| Книжка нужна для оформления пособия или пенсии | 3 рабочих дня на выдачу, расписка, возврат в 3 рабочих дня | Подробное обоснование цели в тексте заявления |
| Дистанционный работник | Соглашение сторон о невнесении сведений по ст. 312.2 ТК РФ | Способ доставки бланка, если книжка всё же ведётся |
Строки с первым трудоустройством и с дистанционной работой закрывают два самых частых ложных обращения: в обеих ситуациях бумажного бланка у работодателя может не быть вовсе, и ответ на заявление будет письменным разъяснением, а не выдачей документа.
Когда заявление принимать к исполнению не нужно
Четыре обращения не порождают обязанности выдать книжку или внести запись, и по каждому корректная реакция — письменный ответ со ссылкой на норму.
- Просьба вернуть бумажное ведение после перехода на сведения о трудовой деятельности: процедуры обратного перехода в 439-ФЗ нет.
- Заявление о выдаче оригинала не для целей обязательного социального страхования: статья 62 ТК РФ такую выдачу не предусматривает, работнику выдаётся заверенная копия или СТД-Р.
- Заявление совместителя о выдаче книжки работодателю по совместительству: бланк хранится по основному месту работы.
- Заявление о внесении в книжку записей о периодах, которые работодатель не оформлял: основанием для записи служит документ, а не просьба.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Требовать документы, не предусмотренные законом, указом Президента и постановлением Правительства, работодатель не вправе — и обратное верно тоже: оформлять то, чего норма не предусматривает, не нужно. Когда служба безопасности или руководитель просит внести в книжку что-нибудь сверх положенного, законного основания у этой просьбы нет. Проверьте по статье 66 ТК РФ и Порядку 320н, есть ли вообще такой вид записи.»
Стоимость перевода кадровых заявлений в электронный вид: тарифы Добыто КЭДО
Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужны ли интеграция с 1С и электронный архив. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | включается при подключении |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров, а переход между тарифами пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Действующие условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Платформа соответствует требованиям Федерального закона № 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ и 152-ФЗ о персональных данных. Данные о стоимости приведены на дату публикации материала.
Выводы
Ответ на заявление о трудовой книжке определяется не просьбой работника, а нормой, под которую эта просьба подпадает. Три рабочих дня по статье 62 и части 5 статьи 66.1 ТК РФ, пятнадцать рабочих дней на дубликат по приказу 320н, отчёт в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 до 25-го числа следующего месяца при выборе формата ведения. Единственное необратимое решение — переход на сведения о трудовой деятельности: бумажный бланк уходит работнику навсегда, и вернуть прежний порядок нельзя ни по соглашению сторон, ни по новому заявлению.
Сама книжка остаётся бумажной, а вот всё, что вокруг неё — заявления, согласия, уведомления, расписки и маршруты согласования, — давно живёт в электронном виде. Добыто КЭДО закрывает именно этот слой: заявление приходит с электронной подписью работника, срок исполнения виден кадровику, а журнал действий сохраняется на случай проверки или спора.
Частые вопросы
Работник подал заявление о переходе на электронную книжку и в тот же день передумал. Можно отозвать?
Пока запись о подаче заявления не внесена в трудовую книжку и книжка не выдана на руки, юридических последствий не наступило: примите письменный отзыв, зарегистрируйте его и приложите к первому заявлению. Если запись уже внесена, ситуация другая — процедуры отмены закон не предусматривает, и восстановить бумажное ведение по соглашению сторон нельзя. Практический вывод для кадровика: не вносить запись в день поступления заявления, а выдержать паузу до конца рабочего дня, тем более что срок отчёта в Социальный фонд России всё равно тянется до 25-го числа следующего месяца.
Что делать, если работник не забирает книжку после перехода на электронную?
Направьте уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление её по почте, зафиксируйте дату отправки и способ. Отправлять бланк почтой без письменного согласия работника нельзя. Невостребованную книжку храните до востребования по срокам архивного законодательства — для документов по личному составу это 50 или 75 лет в зависимости от даты окончания делопроизводства, и уничтожить её вместе с обычной кадровой текучкой через три года не получится.
Нужно ли требовать бумажную книжку при приёме, если кандидат уже перешёл на электронную?
Нет. Такой кандидат предъявляет сведения о трудовой деятельности: форму СТД-Р от прежнего работодателя либо СТД-СФР из информационных ресурсов Социального фонда России. Обе формы утверждены приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н. Требовать бумажный бланк дополнительно нельзя: перечень документов при приёме в статье 65 ТК РФ закрытый. Заводить новую книжку такому работнику тоже не нужно.
Можно ли принять заявление о трудовой книжке по электронной почте или в мессенджере?
Практика по таким обращениям неоднородна. Суды признают переписку при двух условиях: обмен документами был системным и устойчивым, а не разовым, и порядок такого обмена закреплён локальным нормативным актом компании. Если ни того ни другого нет, письмо в мессенджере доказательной силы не имеет. Компании, у которой обмен по почте сложился исторически, нужно либо описать его в локальном акте, либо переводить процесс в КЭДО: промежуточное состояние, когда все переписываются, но нигде это не зафиксировано, самое уязвимое.
Работник просит внести запись о работе по совместительству. Обязаны ли мы это делать?
Запись вносится по месту основной работы, по желанию работника и на основании документа, подтверждающего работу по совместительству, — справки или заверенной копии приказа от второго работодателя. Без заявления работника вносить запись не нужно, даже если о втором месте работы вам известно. Без подтверждающего документа — тоже: основанием для записи в книжке служит документ, а не устное сообщение.
Бумажная книжка утеряна, а в СФР сведения только с 2020 года. Как подтверждать стаж до этой даты?
Электронные сведения о трудовой деятельности формируются с 2020 года, и всё, что было раньше, в них не отражено. Периоды до этой даты подтверждаются бумажной книжкой, архивными справками и документами прежних работодателей. Поэтому книжка, выданная на руки при переходе на электронный формат, остаётся действующим документом о стаже, и хранить её работнику нужно так же аккуратно, как и раньше. Если бланк утрачен, порядок один: письменное заявление работодателю по последнему месту работы и дубликат в срок не позднее 15 рабочих дней.
