Трудовая книжка при увольнении: сроки выдачи в 2026 году

Трудовая книжка при увольнении выдаётся в день прекращения трудового договора, то есть в последний рабочий день: это прямая обязанность работодателя по статье 84.1 ТК РФ, и в этот же день проводится окончательный расчёт по статье 140 ТК РФ. Если книжка ведётся только в электронном виде, вместо бумажного документа выдаются сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, утверждённой приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н. Главное различие, от которого зависит порядок действий: работник, сохранивший бумажную книжку, получает её на руки под подпись в книге учёта движения трудовых книжек, а работник, который когда-то подал заявление о переходе на электронные сведения, бумажную книжку забрал ещё тогда и в последний день получает только СТД-Р.

Ниже разобрано, что именно работодатель делает в последний день, как оформляется уведомление, если работник за книжкой не пришёл, и с какого момента работодатель перестаёт отвечать за задержку. Показано, как исправляют неверную запись, в какой срок выдают дубликат и что именно взыскивает работник по статье 234 ТК РФ. Сценарная таблица по категориям работников, пошаговый порядок действий при задержке, комплект скачиваемых кадровых документов и тарифы на подключение КЭДО — во второй половине статьи.

Что работодатель обязан сделать в день увольнения

Последний рабочий день закрывает пять обязанностей работодателя, и все они привязаны к одной дате. Издаётся приказ о прекращении трудового договора, работник знакомится с ним под роспись, в трудовую книжку вносится запись об увольнении, книжка или сведения о трудовой деятельности выдаются на руки, бухгалтерия проводит окончательный расчёт. Растянуть эти действия на несколько дней нельзя: статья 84.1 ТК РФ говорит о дне прекращения трудового договора, а днём прекращения во всех случаях считается последний день работы, кроме случаев, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы.

Сроки удобнее держать в одной таблице: часть из них живёт в ТК РФ, часть — в Порядке ведения и хранения трудовых книжек, утверждённом приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, а отчётность — в законодательстве о персонифицированном учёте.

Два срока из таблицы работают уже после увольнения и чаще всего спасают ситуацию: три рабочих дня на выдачу книжки по письменному обращению и 15 рабочих дней на дубликат. Оба отсчитываются от даты, когда работник подал документ, поэтому обращение имеет смысл фиксировать письменно, а не устно.

Бумажная книжка или сведения о трудовой деятельности: что именно вы получите

Работники делятся на три группы, и от группы зависит, что лежит в кадровой службе на день увольнения. Первая — те, кто в 2020 году подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки: их книжка хранится у работодателя и выдаётся в последний рабочий день. Вторая — те, кто выбрал электронные сведения: бумажную книжку им выдали на руки сразу после заявления, с этого момента работодатель за её хранение не отвечает, а при увольнении оформляет СТД-Р. Третья — те, кто впервые устроился на работу после 31 декабря 2020 года: бумажная книжка им не заводится в принципе, весь стаж живёт в информационных ресурсах Социального фонда России.

Сценарии удобно свести в одну таблицу — она же отвечает на вопрос, что просить у кадровика в последний день.

СТД-Р выдаётся способом, который работник указал в заявлении: на бумаге, заверенной надлежащим образом, либо электронным документом, подписанным усиленной квалифицированной подписью, если такая подпись у работодателя есть. Сведения за всю карьеру, а не за одно место работы, работодатель не формирует — их выдаёт Социальный фонд по форме СТД-СФР. Запросить выписку можно самостоятельно, порядок описан в разделе «Электронная трудовая книжка» на сайте Социального фонда России.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Проверяйте название формы, прежде чем требовать документ. Половина инструкций по увольнению в сети написана под СЗВ-ТД, а эта форма не применяется с 2023 года: сведения идут в составе ЕФС-1, а работнику выдаётся СТД-Р. Мы вообще не берём из устаревших материалов сроки, названия форм и реквизиты — только логику и перечни, которые меняются реже.»

Как оформляют выдачу: приказ, запись и книга учёта

Запись об увольнении формулируется в точном соответствии с Трудовым кодексом или иным федеральным законом, со ссылкой на статью, часть и пункт. По пункту 36 Порядка № 320н записи, внесённые за время работы у этого работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя или кадровой службы при наличии печатей. Ответственного назначают отдельным приказом: без него подпись в книжке ставит тот, у кого на это нет оформленных полномочий, и запись придётся заверять заново.

Выдача фиксируется подписью работника в книге учёта движения трудовых книжек — именно она в споре подтверждает, что книжка ушла на руки и в какой день. Отдельная расписка о получении не заменяет книгу учёта, но пригодится, когда книжку забирают не в кадровой службе, а, например, на удалённой площадке. Приходно-расходная книга по учёту бланков нужна другой стороне процесса: по ней списывают бланки и вкладыши, а испорченные бланки уничтожают по акту.

Важный нюанс из практики: на внедрении КЭДО компании рассчитывают полностью убрать бумагу из увольнения, а получают гибрид: заявление работник подаёт электронно, а приказ и ознакомление с ним всё равно уходят на бумагу. Это первое, что мы объясняем при запуске, и почти всегда это оказывается неожиданностью.

Соберите приказ об увольнении по форме Т-8

В практике Добыто маршрут увольнения собирают так, чтобы заявление, записка-расчёт и расчётный листок шли по электронному маршруту согласования, а приказ и запись в бумажной книжке оставались на бумаге. Тогда кадровик не собирает комплект в последний момент и не переносит выдачу книжки на следующий день.

Образцы кадровых документов для выдачи трудовой книжки

Комплект собран под последний рабочий день: начните с уведомления, если работник за книжкой не явился, и с расписки, если явился.

Работник не пришёл за книжкой: уведомление, почта и хранение

Если в день прекращения трудового договора работник отсутствовал или отказался забирать книжку, работодатель направляет ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление её по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи. Уведомление — не формальность в конце процедуры, а единственный документ, который останавливает счётчик компенсации по статье 234 ТК РФ, поэтому его отправляют в день увольнения и сохраняют подтверждение отправки.

Отправить книжку почтой по своей инициативе работодатель не вправе: нужно письменное согласие работника с указанием адреса. Для тех, кто перешёл на электронные сведения, правило мягче: сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, направляются заказным письмом с уведомлением.

Ответственность за задержку не наступает и в нескольких отдельных случаях, названных в статье 84.1 ТК РФ: если день увольнения совпал с днём прекращения договора за прогул по подпункту «а» пункта 6 части 1 статьи 81, при осуждении работника по пункту 4 части 1 статьи 83, а также при задержке выдачи книжки женщине, срок трудового договора с которой был продлён до окончания беременности.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Если в компании исторически сложился обмен документами по электронной почте, его нужно либо закрепить локальным нормативным актом, либо переводить в КЭДО. Суды признают переписку, когда обмен системный и устойчивый, а порядок такого обмена описан в локальном акте. Промежуточное состояние, когда все переписываются, но нигде это не описано, — самое уязвимое.»

Невостребованные книжки хранятся у работодателя до востребования. По перечню типовых управленческих архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, срок хранения таких книжек — 50 лет, если делопроизводство по ним завершено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если завершено раньше. Выбросить или уничтожить книжку вместе с истёкшими по сроку кадровыми документами нельзя: она живёт по собственному сроку.

Ошибка в записи и дубликат трудовой книжки

Неверная формулировка причины увольнения — не косметический дефект. Если из-за такой записи работник не смог устроиться на новую работу, работодатель возмещает ему не полученный за это время заработок по статье 234 ТК РФ, а суд по статье 394 ТК РФ обязывает изменить формулировку на соответствующую закону. Поэтому запись проверяют до выдачи книжки, а не после жалобы.

Способ исправления зависит от того, что именно неверно и где запись внесена.

Как исправляют неверную запись

Неверная запись признаётся недействительной, после чего вносится правильная. Зачёркивать записи об увольнении и переводе нельзя. Если запись признана недействительной, по пункту 30 Порядка № 320н работник вправе получить дубликат без неправильной записи — по месту работы, где запись была внесена, а при реорганизации компании эту обязанность исполняет правопреемник.

Когда выдают дубликат

Работник, утративший трудовую книжку, обязан немедленно заявить об этом работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись. Дубликат выдаётся не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления. В дубликат вносятся общий трудовой стаж суммарно, а затем периоды работы по отдельности — с названиями организаций, должностями и причинами увольнения, на основании подтверждающих документов. При массовой утрате книжек, например при пожаре или затоплении архива, стаж устанавливает комиссия, в том числе на основании свидетельских показаний.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Если книжку не выдали: компенсация, инспекция, суд

Задержка выдачи считается со дня, следующего за днём увольнения, и длится до дня фактической выдачи книжки или до дня направления уведомления о необходимости явиться за ней. За этот период работодатель возмещает работнику не полученный заработок по статье 234 ТК РФ. Параллельно задержка образует нарушение трудового законодательства: по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ штраф составляет от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица и индивидуального предпринимателя и от 30 000 до 50 000 рублей для юридического лица, при повторном нарушении по части 2 — от 10 000 до 20 000 рублей для должностного лица или дисквалификация на срок от одного года до трёх лет и от 50 000 до 70 000 рублей для юридического лица.

Досудебный путь короче судебного. Жалоба подаётся в государственную инспекцию труда, в том числе через сервис Роструда «Онлайнинспекция.рф», где отдельно выделены обращения по невыдаче документов при увольнении. По спорам об увольнении срок обращения в суд по статье 392 ТК РФ — один месяц со дня вручения копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки, и этот срок сгорает быстрее, чем кажется.

Как получить трудовую книжку, если работодатель её не выдал: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Зафиксируйте дату увольнения по приказу и проверьте, направлялось ли вам уведомление о необходимости явиться за книжкой. От даты уведомления зависит период, за который считается компенсация.
2. Шаг 2. Подайте письменное обращение о выдаче трудовой книжки: лично под отметку о принятии на втором экземпляре или заказным письмом с описью вложения. Работодатель обязан выдать книжку не позднее трёх рабочих дней со дня обращения.
3. Шаг 3. Параллельно запросите по статье 62 ТК РФ копии приказа об увольнении, справок о заработке и сведений СТД-Р — их обязаны выдать в течение трёх рабочих дней. Эти документы понадобятся и для новой работы, и для спора.
4. Шаг 4. Если срок прошёл, подайте жалобу в государственную инспекцию труда с приложением обращения и подтверждения его отправки. Укажите дату увольнения, дату обращения и отсутствие уведомления.
5. Шаг 5. Для взыскания не полученного заработка обращайтесь в суд по статье 234 ТК РФ, соблюдая срок по статье 392 ТК РФ. Одновременно заявляйте требование об изменении формулировки, если запись внесена неверно.
6. Шаг 6. Если книжка утрачена работодателем, подайте заявление о выдаче дубликата и отсчитывайте 15 рабочих дней. Пока идёт спор, стаж подтверждайте выпиской СТД-СФР из информационных ресурсов Социального фонда.

Важный нюанс из практики: журнал действий в системе КЭДО не выборочный, он показывает всё: дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Работодателю он помогает подтвердить факт отправки и получения документа, но ровно так же фиксирует то, что работает против него.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Суд учитывает, что заявление могло быть сформировано работником ошибочно при первичном использовании системы КЭДО. Работодатель обязан выяснить причины увольнения и разъяснить работнику последствия подачи заявления по собственному желанию, включая право отозвать его до согласованного срока. Первые дни работы человека в системе — зона повышенного риска, и заявление об увольнении в этот период стоит подтверждать вне системы.»

Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что у вас книжки выдают как придётся, отдельная кадровая служба для порядка не нужна: достаточно привязать выдачу к маршруту согласования приказа и вести книгу учёта в одном месте.

Почему увольнение нельзя полностью провести в КЭДО

Кадровый электронный документооборот закрывает большую часть процедуры, но не всю. Статья 22.1 ТК РФ прямо выводит из электронного вида приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним, а бумажная трудовая книжка по определению остаётся бумажной. Заявление работника, записка-расчёт, расчётный листок и уведомления идут электронно; приказ печатается и подписывается собственноручно.

Важный нюанс из практики: в споре сначала доказывается право компании вообще вести кадровые документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан. Порядок именно такой: если первое рассыпается, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Спор по электронным кадровым документам всегда крутится вокруг четырёх обстоятельств: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом, использовал ли он электронную подпись и получил ли электронный документ. Соберите эти четыре подтверждения до того, как начнётся конфликт, — после увольнения собрать их уже не получится.»

Когда переводить выдачу книжек в электронный контур не нужно

Если у вас работают пять человек, все сидят в одном офисе и бумажных книжек ведётся три штуки, переход на КЭДО ради увольнений себя не окупит: процедуру закрывают журнал учёта и приказ. Не нужен он и там, где штат полностью перешёл на электронные сведения и бумажных книжек на хранении нет вообще — выдавать в последний день просто нечего, остаётся СТД-Р. Смысл появляется при распределённых командах, при вахтовом и дистанционном персонале и при численности, где уведомления и расчётные документы перестают помещаться в один рабочий день кадровика.

Стоимость подключения КЭДО и тарифы Добыто

Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с 1С, электронного архива и видов электронной подписи, которые нужны компании.

Итоговая сумма считается от численности и выбранного набора функций, а переход между тарифами возможен в любой момент: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Действующие условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Отдельная статья расходов в бумажном варианте не видна в прайсе, но считается легко: один пропущенный день выдачи книжки стоит дороже годовой подписки на минимальном тарифе, если дело дойдёт до штрафа по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ и компенсации не полученного заработка.

Выводы

Книжку или сведения по форме СТД-Р работодатель отдаёт в последний рабочий день, одновременно с расчётом. Если работник не пришёл, задержку останавливает только уведомление о необходимости явиться за книжкой или дать согласие на почтовую отправку. Неверная запись исправляется признанием её недействительной, дубликат выдаётся за 15 рабочих дней, а за просрочку работодатель платит не полученный работником заработок и штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Приказ об увольнении и акт ознакомления с ним остаются на бумаге при любой степени цифровизации.

Добыто занимается кадровым электронным документооборотом и разбирает такие процедуры на внедрениях: заявления, уведомления и расчётные документы уходят в электронный маршрут с фиксацией статусов, а бумажная часть увольнения остаётся понятной и проверяемой.

Частые вопросы

Можно ли забрать трудовую книжку до дня увольнения, пока идёт отработка

На руки в период работы книжку выдают только для целей обязательного социального страхования: по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать её не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Для любых других задач — предъявить новому работодателю, снять копию — книжку не выдают, но по статье 62 ТК РФ вы вправе получить её заверенную копию в тот же трёхдневный срок.

Законно ли удерживать книжку до сдачи обходного листа или материальных ценностей

Нет. Статья 84.1 ТК РФ не ставит выдачу в зависимость от обходного листа, возврата пропуска, техники или погашения задолженности. Обходной лист — внутренний документ, его отсутствие не переносит срок выдачи ни на один день, а задержка образует состав по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ и даёт право на возмещение не полученного заработка по статье 234 ТК РФ.

Что делать, если в трудовой книжке закончились страницы раздела «Сведения о работе»

Оформляется вкладыш: он вшивается в книжку, нумеруется и ведётся в том же порядке, что и сама книжка. Без трудовой книжки вкладыш недействителен, отдельным документом он не работает. Выдача вкладыша учитывается в книге учёта движения трудовых книжек с указанием серии и номера, а сами бланки списываются по приходно-расходной книге.

Как подтвердить стаж, если компания ликвидирована и книжку получить не у кого

За периоды с 2020 года сведения есть в информационных ресурсах Социального фонда России: выписка по форме СТД-СФР запрашивается через личный кабинет, портал госуслуг или МФЦ. За более ранние периоды понадобятся документы из архива: справки о работе, приказы, лицевые счета. Если организация ликвидирована без правопреемника, дубликат книжки оформляет работодатель по новому месту работы на основании подтверждающих документов.

Работник в день увольнения на больничном — переносится ли срок выдачи

День прекращения трудового договора не переносится, книжку в этот день выдать невозможно. Работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на отправление по почте и с даты направления перестаёт отвечать за задержку. Больничный лист при этом оплачивается по общим правилам, а расчёт производится не позднее следующего дня после предъявления требования о расчёте.

Обязаны ли выдать справки и копии документов вместе с книжкой

По письменному заявлению работника работодатель выдаёт заверенные копии документов, связанных с работой, в течение трёх рабочих дней и безвозмездно: копию приказа об увольнении, справки о заработной плате, выписки из отчётности по персонифицированному учёту. Сведения по форме СТД-Р при бумажной книжке выдаются тоже по заявлению — способ выдачи, на бумаге или электронным документом, работник указывает сам.