Запись в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию датируется днём прекращения трудового договора: это последний день работы по статье 84.1 ТК РФ, а не дата приказа и не дата подачи заявления. Срок предупреждения по статье 80 ТК РФ — две недели, и отсчёт начинается на следующий день после того, как работодатель получил заявление: подали 3 марта — увольняют 17 марта. Если этот день выпал на нерабочий, по статье 14 ТК РФ днём окончания срока считается ближайший следующий рабочий день. Различие, которое чаще всего сдвигает дату на сутки, — формулировка самого заявления: «прошу уволить 17 марта» и «прошу уволить с 17 марта» дают разный результат, во втором случае последним рабочим днём становится 16 марта.
Разберём, какая дата уходит в графу 2 трудовой книжки, какая — в графу 4 и почему они не совпадают. Покажем, как считать срок для руководителя организации, сезонного работника и сотрудника на испытании, что происходит с датой при отпуске с последующим увольнением и как исправить уже внесённую неверную запись, не испортив бланк. Сроки подраздела 1.1 ЕФС-1, размеры штрафов, чек-лист сверки дат, образцы кадровых документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какая дата считается днём увольнения по собственному желанию
Статья 84.1 ТК РФ формулирует правило без исключений для увольнения по инициативе работника: днём прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника. Оговорка в норме одна — случаи, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы. Под неё попадают отпуск с последующим увольнением и увольнение в период болезни: человек в этот день не работает, но договор прекращается именно тогда.
Срок предупреждения отсчитывается по статье 14 ТК РФ. Течение срока, с которым связано прекращение трудовых прав и обязанностей, начинается на следующий день после календарной даты, которой определено окончание трудовых отношений. Заявление, поступившее работодателю 3 марта, запускает отсчёт с 4 марта, четырнадцатый день приходится на 17 марта — это и есть дата увольнения. Считаются календарные дни, выходные и праздники внутрь срока входят и его не продлевают.
Дальше начинается зона расхождений. Если работник написал «прошу уволить с 17 марта», буквальное прочтение делает 17 марта первым днём, когда он уже не работает, а последним рабочим днём — 16 марта. Именно эта разница даёт большинство споров об одном дне: работник считал, что 17-е он ещё отрабатывает, кадровая служба поставила дату 16 марта. Запрашивать у работника уточнение по такому заявлению дешевле, чем потом исправлять запись и пересдавать отчётность.
Лайфхак: если заявление подано через систему КЭДО, дата и время поступления фиксируются журналом действий. Выгрузка журнала снимает спор о том, с какого дня считать две недели, и делается до увольнения, а не после начала конфликта.
Две недели — общее правило, но не единственное. Для отдельных категорий работников закон устанавливает свой срок предупреждения, и от него зависит дата в графе 2.
| Категория работника | Срок предупреждения | Норма |
|---|---|---|
| Работник по общему правилу | 2 недели | ст. 80 ТК РФ |
| Работник в период испытания | 3 дня | ст. 71 ТК РФ |
| Руководитель организации | не позднее чем за 1 месяц | ст. 280 ТК РФ |
| Трудовой договор на срок до 2 месяцев | 3 календарных дня | ст. 292 ТК РФ |
| Занятый на сезонных работах | 3 календарных дня | ст. 296 ТК РФ |
| Спортсмен, тренер (договор от 4 месяцев) | не позднее чем за 1 месяц | ст. 348.12 ТК РФ |
Срок в таблице — минимальный для работника, а не жёсткая дата для работодателя. Уволить раньше можно по соглашению сторон, отработать дольше по своей воле работник не обязан, но и требовать сокращения срока он тоже не вправе, кроме случаев из части 3 статьи 80 ТК РФ.
Три даты в документах об увольнении и какая из них попадает в графу 2
В одном комплекте документов живут три разные даты, и путаница между ними даёт основную массу ошибок. Дата увольнения — последний день работы, она идёт в графу 2 трудовой книжки. Дата приказа — день, когда документ издан, она попадает только в графу 4 вместе с номером приказа. Дата внесения записи — день, когда кадровик физически заполнил книжку; по Порядку ведения и хранения трудовых книжек запись об увольнении вносится в день увольнения, и отдельной графы для неё нет.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Приказ можно издать заранее, например 12 марта на увольнение 17 марта. В графе 4 тогда будет стоять «Приказ от 12.03.2026 № 41-к», а в графе 2 — 17.03.2026. Обратный порядок недопустим: приказ, датированный позже дня увольнения, при проверке читается как оформление задним числом. Форма и порядок ведения трудовых книжек утверждены приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, там же закреплены требования к формату дат и к формулировкам записей.
Даты во всех разделах трудовой книжки пишутся арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырёхзначными. Не «17 марта 2026 г.», а 17.03.2026. Формулировка записи в графе 3 воспроизводит норму без сокращений: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Сокращения «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» внутри записи Порядок не допускает, хотя в приказе они уместны.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Сверять надо не запись с приказом, а три документа между собой: заявление, приказ и книжку. Расхождение почти всегда возникает на стыке заявления и приказа, а в книжку ошибка просто переезжает. Возьмите за правило перед подписью ответственного за трудовые книжки читать дату в заявлении вслух и сравнивать её с графой 2 — это дешевле любой последующей процедуры исправления».
Полезно знать: трудовая книжка входит в закрытый перечень документов, которые нельзя перевести в электронный вид. Даже в компании с полностью внедрённым КЭДО бумажная книжка заполняется от руки и хранится физически.
Как оформить увольнение, чтобы дата совпала во всех документах
До издания приказа стоит закрыть пять вопросов. Первое: в заявлении указана конкретная календарная дата или только срок. Второе: заявление содержит предлог «с» перед датой и нужно ли уточнение у работника. Третье: какой срок предупреждения применяется к этой категории работника. Четвёртое: не приходится ли последний день срока на нерабочий день. Пятое: не написал ли работник одновременно заявление на отпуск с последующим увольнением — тогда схема выдачи документов другая.
Как внести запись об увольнении с верной датой: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зафиксируйте дату поступления заявления. Входящий номер, отметка о получении или запись в журнале регистрации — от этой даты считается срок предупреждения по статье 80 ТК РФ.
- Шаг 2. Рассчитайте последний день работы. Отсчёт с календарного дня, следующего за днём получения заявления; если последний день срока нерабочий, он переносится на ближайший следующий рабочий день по статье 14 ТК РФ.
- Шаг 3. Издайте приказ об увольнении по форме Т-8 или по своей форме. Дата приказа — день его издания, дата увольнения указывается отдельной строкой и совпадает с рассчитанным последним днём работы.
- Шаг 4. Ознакомьте работника с приказом под подпись. Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются на бумаге независимо от того, введён в компании КЭДО или нет.
- Шаг 5. Внесите запись в трудовую книжку в день увольнения: графа 1 — порядковый номер, графа 2 — дата увольнения цифрами, графа 3 — формулировка со ссылкой на пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ, графа 4 — вид, дата и номер приказа.
- Шаг 6. Заверьте запись подписью ответственного за ведение трудовых книжек, печатью при её наличии и подписью работника. Отметьте выдачу в книге учёта движения трудовых книжек.
- Шаг 7. Выдайте трудовую книжку или форму СТД-Р в день увольнения и не позднее следующего рабочего дня после издания приказа сдайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1.
В практике Добыто сверка трёх дат вынесена в отдельный шаг регламента увольнения: заявление, приказ и запись проверяются одним человеком в один заход, а не разными специалистами на разных этапах. Схема простая, но именно она снимает ошибки, которые потом требуют процедуры признания записи недействительной.
Соберите приказ об увольнении с рассчитанной датой
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Полностью убрать бумагу из увольнения не получится, и это первое, что мы объясняем на внедрении. Заявление работник подаёт электронно, а приказ и акт об ознакомлении с ним всё равно уходят на бумагу — основание в статье 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Планируйте процесс увольнения как гибридный сразу, иначе в последний день выяснится, что подписывать нечем».
Образцы кадровых документов для оформления увольнения
Комплект закрывает весь путь от заявления до выдачи книжки; начинать имеет смысл с шаблона заявления, потому что именно его формулировка задаёт дату.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
| Образец исправления записи трудовой книжки | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
Когда дата увольнения не совпадает с последним рабочим днём
Отпуск с последующим увольнением ломает привычную логику сильнее всего. По части 2 статьи 127 ТК РФ днём увольнения считается последний день отпуска, и именно эта дата идёт в графу 2. Но трудовую книжку, СТД-Р и окончательный расчёт работник получает в последний рабочий день перед отпуском: после ухода в отпуск трудовые отношения фактически прекращены, и вызывать человека обратно не нужно. Запись в книжке при этом датируется будущим днём окончания отпуска — это единственная законная ситуация, когда дата в графе 2 позже дня фактического заполнения.
| Сценарий | Дата в графе 2 | Что критично |
|---|---|---|
| Отпуск с последующим увольнением | Последний день отпуска | Книжка, СТД-Р и расчёт выдаются в последний рабочий день перед отпуском |
| Болезнь в период предупреждения | Рассчитанная дата, срок не продлевается | Больничный оплачивается, дата увольнения не сдвигается |
| Последний день срока — нерабочий | Ближайший следующий рабочий день | Перенос по ст. 14 ТК РФ, дата фиксируется в приказе |
| Соглашение о сокращении срока | Любая согласованная сторонами дата | Согласие работодателя фиксируется письменно (ч. 2 ст. 80 ТК РФ) |
| Зачисление в вуз, выход на пенсию, нарушение со стороны работодателя | Дата, указанная работником | Работодатель обязан уволить в названный срок (ч. 3 ст. 80 ТК РФ) |
| Отзыв заявления до истечения срока | Увольнения нет | Исключение — письменное приглашение другого работника в порядке перевода |
| Срок истёк, работник продолжает работать | Увольнения нет | Договор продолжает действовать, если работник не настаивает (ч. 6 ст. 80 ТК РФ) |
Две нижние строки таблицы объясняют, почему нельзя издавать приказ заранее и забывать о нём: если работник передумал и остался, изданный приказ придётся отменять отдельным документом, а запись, внесённая по нему, станет недействительной.
Внимание: в практике встречается признание увольнения незаконным, когда суд учёл, что заявление могло быть сформировано работником ошибочно при первом использовании системы КЭДО. Работодатель должен был выяснить причины увольнения и разъяснить право отозвать заявление; работник был восстановлен.
Важный нюанс из практики: первые дни работы человека в системе КЭДО — зона повышенного риска. Мы разводим по времени выдачу электронной подписи и первые кадровые действия с ней, а заявление об увольнении, поданное новичком в системе, подтверждаем вне системы отдельным разговором и отметкой. Суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, а не подпись в журнале ознакомления.
Ошибка в дате: как исправить запись в трудовой книжке
Зачёркивание в разделе «Сведения о работе» не допускается. Неверная дата исправляется через признание записи недействительной: следующим порядковым номером вносится запись «Запись за номером таким-то недействительна», затем повторяется правильная запись об увольнении с верной датой, а в графу 4 переносятся реквизиты приказа — того же, если он был корректен, или нового, если исправляли и приказ.
Кто вправе внести исправление
Исправляет запись тот работодатель, который её допустил. Если организация ликвидирована или работник обнаружил ошибку уже на новом месте, исправление вносит новый работодатель, но только на основании официального документа прежнего: копии приказа, справки, архивной выписки. Со слов работника дату не меняют — это прямой путь к недостоверным сведениям о стаже.
Если неверных записей накопилось несколько или бланк испорчен исправлениями, работник вправе потребовать дубликат. В дубликат переносятся все записи, кроме признанных недействительными, а сам факт выдачи фиксируется в книге учёта движения трудовых книжек.
Кейс из практики: работник оспорил увольнение, оформленное через систему КЭДО. Районный суд и апелляция встали на сторону работодателя: положение о КЭДО было принято, перечень документов утверждён, уведомление о переходе вручено 31 января, письменное согласие получено в тот же день. Кассация акты отменила, и при новом рассмотрении работник был восстановлен. Перевесили три обстоятельства: электронную подпись выдали в день подписания заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а система фиксировала, кто выдал подпись и под чьим контролем она находилась. Спор прошёл четыре этапа разбирательства.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Работодателя в таких делах подводит не электронная форма и не вид подписи. Подводит собственная система, которую внедряли ради доказательств: она их и даёт, только другой стороне. Проверьте у себя три вещи: описан ли в локальном акте порядок идентификации при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении».
Электронная трудовая книжка, СТД-Р и ЕФС-1: куда ещё уходит дата увольнения
Дата увольнения существует минимум в трёх местах одновременно: в бумажной книжке, в сведениях о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ и в подразделе 1.1 формы ЕФС-1. Работникам, которые отказались от бумажной книжки, в день увольнения выдаётся форма СТД-Р с той же датой. Тем, кто впервые трудоустроился с 1 января 2021 года, бумажная книжка не заводится вовсе, и запись существует только в электронном виде.
Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подаётся в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении. Привязка идёт именно к дате приказа, а не к дате увольнения, и это отдельный источник просрочек: приказ издали 12 марта на увольнение 17 марта, отчёт ждали к 18 марта, а сдать его нужно было к 13 марта. Штраф за несвоевременное представление или недостоверные сведения — 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
Расхождение между книжкой и ЕФС-1 работник увидит сам: сведения о трудовой деятельности доступны ему на портале государственных услуг и в личном кабинете СФР. Обращение по такому расхождению приходит не в кадровую службу, а сразу в инспекцию труда, потому что человек видит несовпадение раньше, чем работодатель успевает его заметить.
Факт: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97.
Когда бумажная трудовая книжка при увольнении уже не нужна
Три ситуации, в которых вопрос о дате в графе 2 не возникает вообще. Работник подал заявление о переходе на сведения о трудовой деятельности и получил книжку на руки — дальше работодатель в неё ничего не вносит. Работник впервые устроился на работу с 1 января 2021 года — бумажная книжка не оформлялась. Договор гражданско-правового характера или сотрудничество с самозанятым — трудовых отношений нет, книжка не ведётся, запись об увольнении не вносится. В первых двух случаях остаются СТД-Р и ЕФС-1, в третьем — только реквизиты договора.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Журнал действий системы смотрят до того, как спор начался, а не после. Мы проводим такую сверку перед проверками и на увольнениях, где ожидаем конфликт: журнал не выборочный, он показывает и дату выдачи ключа, и вход под чужой учётной записью, и отсутствие активности работника при формально подписанном документе».
Сколько стоит ошибка в дате увольнения
Прямой штраф здесь не самый дорогой пункт. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ обходится юридическому лицу в 30 000-50 000 рублей, должностному лицу и индивидуальному предпринимателю — в 1000-5000 рублей. Повторное нарушение по части 2 той же статьи поднимает планку до 50 000-70 000 рублей для организации и до 10 000-20 000 рублей либо дисквалификации на срок от одного до трёх лет для должностного лица. К этому добавляется 500 рублей за каждое застрахованное лицо по ЕФС-1.
Задержка выдачи трудовой книжки считается отдельно. По статье 234 ТК РФ работодатель возмещает работнику не полученный за время задержки заработок, и здесь счёт идёт на средние заработки, а не на фиксированные суммы. Освобождение от ответственности наступает со дня направления работнику уведомления о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на отправку её по почте — поэтому уведомление оформляется в тот же день, когда стало ясно, что человек не пришёл.
Сдвиг даты на один день тянет за собой пересчёт компенсации за неиспользованный отпуск, перерасчёт последнего месяца и корректирующий ЕФС-1. Если ошибка привела к спору и суд признал увольнение незаконным, к расходам добавляются восстановление работника, оплата времени вынужденного прогула и компенсация морального вреда. Мы сталкиваемся с этим на аудите кадровых процессов: одна неверная дата разворачивается в четыре документа и три перерасчёта.
Стоимость перевода кадровых документов в КЭДО
Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужны ли интеграция с учётной системой и электронный архив. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не оплачиваются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск при подключении |
| Интеграция с 1С:ЗУП (модуль для тарифа «Бизнес») | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности сотрудников, набора функций и потребности в интеграции с учётной системой, поэтому проверять её стоит по своей численности: актуальные условия по каждому тарифу собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Тариф меняется в любой момент, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Отдельно стоит учесть, что КЭДО закрывает заявление, согласования и уведомления, но не приказ об увольнении: бумажная часть процесса остаётся при любом тарифе.
Выводы
Дата в графе 2 трудовой книжки — это последний день работы, рассчитанный от дня получения заявления по правилам статей 14 и 80 ТК РФ, а не день издания приказа. Расхождения возникают на трёх стыках: формулировка заявления с предлогом «с», перенос последнего дня срока на рабочий день и привязка срока сдачи ЕФС-1 к дате приказа. Отпуск с последующим увольнением — единственный сценарий, где книжку выдают раньше даты, которая в ней записана. Неверную запись исправляют не зачёркиванием, а признанием недействительной с повторным внесением правильной.
Сервис Добыто ведёт кадровые документы в электронном виде и фиксирует момент поступления каждого заявления, включая заявление об увольнении, — именно от этой отметки считается срок предупреждения. Бумажную часть увольнения это не отменяет, но убирает спор о том, какой день считать первым.
Частые вопросы
Считается ли день увольнения рабочим и оплачивается ли он
Да. Последний день работы входит в отработанное время и оплачивается на общих основаниях, а также учитывается при расчёте компенсации за неиспользованный отпуск. Исключение — случаи, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы: при отпуске с последующим увольнением день увольнения оплачивается как день отпуска, а не как рабочий.
Что делать, если в заявлении работник не указал дату увольнения
Заявление без даты не даёт основания уволить произвольным числом. Срок предупреждения считается по общему правилу статьи 80 ТК РФ: две недели со дня, следующего за днём получения заявления. Безопаснее запросить у работника уточнение в письменном виде и приложить его к заявлению — тогда в приказе и в графе 2 будет дата, подтверждённая волей работника, а не расчётом кадровой службы.
Как считать срок, если заявление пришло по почте
Отсчёт идёт от дня получения заявления работодателем, а не от даты на конверте и не от даты, которую работник поставил в тексте. Дата получения подтверждается отметкой о вручении почтового отправления и регистрацией входящего документа. Если работник указал в заявлении конкретную дату увольнения, а письмо шло дольше двух недель, требуется согласование новой даты.
Можно ли издать приказ об увольнении позже даты увольнения
Нет. Приказ, датированный днём позже даты прекращения трудового договора, читается как оформление задним числом и создаёт противоречие с записью в книжке. При этом срок сдачи подраздела 1.1 ЕФС-1 отсчитывается именно от даты издания приказа, поэтому запоздалый приказ автоматически даёт просрочку отчётности со штрафом 500 рублей за застрахованное лицо.
Работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения — что делать
В тот же день оформляется уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи по статье 234 ТК РФ. Уведомление отправляется способом, который фиксирует дату отправки, а копия хранится вместе с личным делом.
Влияет ли ошибка в дате увольнения на страховой стаж работника
Влияет, если ошибка попала в сведения по форме ЕФС-1. Стаж для пенсионных прав формируется по данным Социального фонда, а не по бумажной книжке, поэтому одной корректировки записи недостаточно: подаётся корректирующий подраздел 1.1 с верной датой. Работник может сверить сведения о своей трудовой деятельности в личном кабинете и увидеть расхождение раньше работодателя.
