Электронная трудовая книжка кандидата хранится в информационной системе Социального фонда России, и прямого доступа к ней у работодателя нет: сведения приносит сам человек. При приёме он предъявляет форму СТД-Р от прежнего работодателя или выписку СТД-СФР, которую заказывает на Госуслугах и получает в течение нескольких минут в форматах PDF и XML, подписанных усиленной квалифицированной подписью фонда. Различие между этими двумя документами определяет, что вы увидите: СТД-Р показывает работу только у одного работодателя, СТД-СФР собирает все места работы, но лишь с 1 января 2020 года. Стаж за более ранние годы подтверждает бумажная трудовая книжка или выписка из индивидуального лицевого счёта.
Разберём четыре документа, которыми кандидат подтверждает трудовой путь, и покажем, что именно видно в каждом из них. Объясним, как проверить подлинность выписки по подписи фонда и чем электронный документ отличается от скана, у которого другая доказательственная сила. Отдельно разберём случаи, когда сведений нет вовсе: первое трудоустройство, работа по договору ГПХ, пробелы до 2020 года. Сроки подачи ЕФС-1, чек-лист проверки до выхода кандидата, стоимость подключения КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы собраны во второй половине статьи.
Где хранится электронная трудовая книжка и кто имеет к ней доступ
Ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде началось с 1 января 2020 года. Сведения формирует работодатель, передаёт их в Социальный фонд России в составе формы ЕФС-1, а фонд накапливает их на индивидуальном лицевом счёте работника. Порядок закреплён статьёй 66.1 ТК РФ.
Работодатель видит в своей системе только те кадровые мероприятия, которые он сам провёл и сам отправил. Запросить в фонде трудовую историю кандидата по его СНИЛС нельзя: сервиса, который выдавал бы работодателю чужие кадровые мероприятия, не существует. Право на получение полной выписки принадлежит самому застрахованному лицу. Подробное описание состава сведений и способов их получения фонд публикует в разделе электронная трудовая книжка на сайте Социального фонда России.
Проверка трудового пути кандидата поэтому строится на документах, которые он передаёт сам. Сверять их между собой можно и нужно: расхождение между резюме, анкетой и выпиской фонда даёт больше информации, чем каждый документ по отдельности.
Четыре документа, которые показывают трудовой путь кандидата
Один документ всю картину не закрывает. Электронная трудовая книжка и бумажная книжка покрывают разные периоды, а выписка из индивидуального лицевого счёта показывает стаж там, где остальные молчат. Ниже разложены четыре источника, их наполнение и порядок получения.
| Документ | Что в нём есть | Период | Кто выдаёт и в какой срок |
|---|---|---|---|
| СТД-Р | Приёмы, переводы, увольнение у одного работодателя | Период работы в этой организации начиная с 2020 года | Работодатель: в день увольнения, а в период работы по письменному заявлению не позднее 3 рабочих дней |
| СТД-СФР | Кадровые мероприятия у всех работодателей: даты, должность, код трудовой функции, основание увольнения | С 1 января 2020 года | Социальный фонд России: через Госуслуги за несколько минут, на бумаге с печатью в клиентской службе фонда или МФЦ |
| Бумажная трудовая книжка | Записи о работе, переводах и увольнениях с печатями организаций | Весь период до отказа работника от бумажного варианта | На руках у работника, если он сохранил бумажное ведение |
| Выписка из индивидуального лицевого счёта (СЗИ-ИЛС) | Страховой стаж, периоды работы и суммы взносов, учтённые для пенсионных прав | Включая годы до 2020 года | Социальный фонд России и Госуслуги |
Комбинация закрывает разные задачи. СТД-СФР отвечает на вопрос, где человек работал последние годы и по какому основанию уходил. Выписка из лицевого счёта закрывает пробел до 2020 года, когда кандидат заявляет двадцатилетний опыт, а электронная книжка показывает только два последних места.
Факт: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Он связан с ОКЗ, из которого берётся код трудовой функции в ЕФС-1, поэтому наименования должностей в штатном расписании и в отправляемых сведениях нужно сверять.
Как получить и проверить выписку СТД-СФР: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Кандидат входит на Госуслуги под подтверждённой учётной записью. Без подтверждённой записи услуга недоступна.
- Шаг 2. Заказывает услугу по выдаче сведений о трудовой деятельности. Результат приходит в личный кабинет, обычно в течение нескольких минут.
- Шаг 3. Скачивает оба файла: PDF для чтения и XML с машиночитаемыми данными. Файл подписан усиленной квалифицированной подписью фонда, и подпись передаётся вместе с ним.
- Шаг 4. Передаёт файлы работодателю в исходном виде, без пересохранения и распечатки. Скан распечатки теряет подпись и превращается в обычное изображение.
- Шаг 5. Специалист по кадрам сверяет фамилию, имя, отчество, СНИЛС и дату формирования документа с данными анкеты.
- Шаг 6. Сверяет последнее место работы, дату и основание увольнения с тем, что кандидат написал в резюме и рассказал на собеседовании.
- Шаг 7. Проверяет подпись фонда на файле и только после этого приобщает выписку к кадровым документам, при наличии подписанного согласия на обработку персональных данных.
Как отличить подлинную выписку от картинки
Выписка из электронной трудовой книжки приходит как электронный документ: подпись фонда существует отдельно от содержания, в виде криптографического реквизита. Скан или фотография той же выписки становится электронным образом, и доказательственная сила у него другая. Разграничение идёт от постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 № 57.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Первое, что мы выясняем в любом споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки листа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на файл, который принёс кандидат: если внутри изображение подписи или печати, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Практическая проверка занимает минуту: загрузить полученный от кандидата файл в сервис проверки и посмотреть, чья подпись стоит, действует ли сертификат и не менялось ли содержимое после подписания. Если подпись не находится вовсе, значит вам передали картинку, и сведения нужно запросить заново в исходном виде.
Проверьте подпись фонда на выписке кандидата
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
В практике Добыто подпись фонда на выписках проходит проверку почти всегда, а расхождения обнаруживаются в датах: кандидат называет один месяц увольнения, в выписке стоит другой, потому что между заявлением и приказом прошли две недели отработки. Такое расхождение снимается одним уточняющим вопросом на собеседовании.
Лайфхак: разводите во времени выдачу электронной подписи новому работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи с датой подписания значимого документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно.
Что делать, если сведений нет или в них пробелы
Отсутствие данных в электронной трудовой книжке само по себе ничего плохого о кандидате не говорит. Есть четыре типовые причины, и каждая решается своим документом.
- Первое трудоустройство после 1 января 2021 года. Бумажная книжка не заводится, сведения ведутся только в электронном виде. До первого приёма в выписке пусто, и это норма.
- Опыт до 2020 года. В СТД-СФР его нет ни у кого. Подтверждается бумажной книжкой или выпиской из индивидуального лицевого счёта.
- Работа по договору ГПХ или в статусе самозанятого. Кадровых мероприятий не возникает, в электронной книжке такие периоды не отражаются. Опыт подтверждается договорами и актами.
- Бумажная книжка утеряна. Дубликат оформляет последний работодатель по письменному заявлению работника, а сведения за периоды с 2020 года подтягиваются из выписки фонда.
Пробел в выписке при этом не блокирует оформление. На проектах Добыто мы закладываем в маршрут приёма отдельный шаг: если кандидат заявляет стаж до 2020 года и он влияет на допуск к работе, до подписания трудового договора запрашивается второй документ. На массовом наборе этот шаг отсекает большую часть последующих уточнений.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельный случай: кандидат сохранил бумажную книжку. Тогда сведения о его работе ведутся в двух формах параллельно, и вы получаете и оригинал книжки, и возможность сверить последние записи с выпиской фонда. Расхождение между ними обсуждается с кандидатом до подписания трудового договора, а не после.
Важный нюанс из практики: у внешнего совместителя, которого берут на вредные или опасные работы, проверяют текущую занятость по основному месту. Работать во вредных условиях одновременно на основной работе и по совместительству нельзя, поэтому у такого кандидата запрашивается справка с основного места работы. Электронная трудовая книжка покажет, что человек где-то трудоустроен, но условия труда по основному месту из неё не видны.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Про справку с основного места работы для совместителя скажу отдельно, потому что компании попадают на этом регулярно. Смысл нормы в том, что организм у человека один, и двойная вредность недопустима. Не спросили, взяли, человек отработал два года в двойной вредности — отвечать будете вы, а не он.»
Какие документы кандидат обязан предъявить, а какие требовать нельзя
Перечень документов при приёме на работу закрыт статьёй 65 ТК РФ. Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности входят в него, но с оговоркой: их не предъявляет тот, кто устраивается впервые или оформляется по совместительству. Всё остальное делится на три слоя, которые в практике постоянно смешивают.
- Обязательные для всех: паспорт с отметкой о регистрации по месту пребывания, при её отсутствии справка из МВД; трудовая книжка либо сведения о трудовой деятельности; СНИЛС; документы воинского учёта; документы об образовании; медицинская книжка для образования, торговли, медицины и общественного питания.
- Обязательные для отдельных должностей: справка об отсутствии судимости там, где к работе не допускаются лица с непогашенной судимостью или подвергавшиеся уголовному преследованию; справка об отсутствии наказания по КоАП за употребление запрещённых средств.
- Приносимые по инициативе работника: ИНН и свидетельства о рождении детей. Требовать их при приёме нельзя, и отсутствие ИНН не мешает сдавать отчётность.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Расширить перечень статьи 65 могут только федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства. Ни приказ министерства, ни письмо ведомства, ни внутренний регламент компании такого права не дают. Когда служба безопасности просит принести характеристику или справку о доходах с прошлого места, законного основания у неё нет, и отказать в приёме на этом основании тоже нельзя.»
Внимание: требовать при приёме документы, не предусмотренные законом, указом Президента и постановлениями Правительства, запрещено. Проверьте свою анкету кандидата: если в ней есть поля под характеристику с прошлого места работы или справку о доходах, эти поля нужно убрать.
Границы законной проверки сведений по 152-ФЗ
Обработка данных кандидата начинается с письменного согласия. Без него любые действия с его паспортными данными, СНИЛС и выпиской из электронной трудовой книжки неправомерны, и отвечает за это работодатель, а не подрядчик, которому он передал проверку. Ответственность установлена статьёй 13.11 КоАП РФ, и с 1 января 2026 года дела по ней рассматривают мировые судьи независимо от того, кто нарушитель.
Согласие оформляется с указанием конкретных целей и срока. Формулировка «для любых кадровых целей» не работает: цель должна быть определённой, а срок ограниченным. Если после проверки кандидат не принят, дальнейшее хранение его документов возможно только при отдельном согласии на включение в кадровый резерв.
Образцы кадровых документов для приёма и проверки сведений
Комплект собран под задачу приёма: начинать имеет смысл с формы СТД-Р, потому что именно её у вас будут просить уходящие сотрудники и именно её приносят кандидаты.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Образец приказа о приёме на работу | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки | Скачать |
Сценарии кандидатов: что запрашивать в каждом случае
Универсального набора документов нет. Состав определяется тем, как у конкретного человека велась трудовая книжка и где он работал последние годы.
| Сценарий | Что запрашивать | Что критично проверить |
|---|---|---|
| Отказался от бумажной книжки после 2020 года | СТД-СФР, при необходимости СТД-Р от последнего работодателя | Период до 2020 года проверяется отдельно, в выписке его нет |
| Сохранил бумажную трудовую книжку | Оригинал книжки, выписка по желанию кандидата | Совпадение последней записи в книжке с данными выписки |
| Устраивается впервые после 1 января 2021 года | Паспорт, СНИЛС, документы об образовании и воинского учёта | Бумажная книжка не заводится, ЕФС-1 подаётся по общему сроку |
| Опыт только по договорам ГПХ и в самозанятости | Договоры и акты выполненных работ | Кадровых мероприятий в электронной книжке не будет |
| Внешний совместитель на вредные работы | Справка с основного места работы об условиях труда | Сведения о трудовой деятельности при совместительстве не предъявляются |
Строка про самозанятых требует отдельного внимания при оформлении: требования, действующие для работников по трудовому договору, на исполнителей по ГПХ не переносятся, и наоборот. Подменять одно другим ради упрощения кадрового учёта рискованно.
Ошибки работодателя и во что они обходятся
Сведения о трудовой деятельности кандидата — только половина задачи. Вторая половина начинается сразу после приёма, и здесь ошибки стоят денег.
Опоздание с подачей ЕФС-1. Подраздел 1.1 раздела 1 подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме. Просрочка обходится в 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, плюс от 300 до 500 рублей на должностное лицо по статье 15.33.2 КоАП РФ. На разовом приёме сумма невелика, на массовом наборе в 200 человек она превращается в 100 000 рублей за один просроченный день.
Требование документов сверх перечня. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию.
Работа с данными кандидата без согласия. Отдельный состав по статье 13.11 КоАП РФ, и штраф здесь заметно выше, чем по трудовым нарушениям. Отсутствие подписанного согласия превращает в нарушение любую проверку, включая безобидную сверку выписки с анкетой.
Полезно знать: в старых инструкциях и обучающих роликах сведения о трудовой деятельности до сих пор называют формой СЗВ-ТД. С 2023 года они подаются в составе единой формы ЕФС-1, и если материал, по которому работает ваш кадровик, оперирует прежним названием, проверять в нём нужно и сроки, и реквизиты.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. Районный суд работнику отказал, кассационный суд акты отменил и указал на отсутствие в материалах сведений о порядке идентификации, а при новом рассмотрении работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления, фактически подписывал другой человек, и всё это зафиксировала информационная система самого работодателя. Положение о КЭДО и перечень документов у компании при этом были оформлены правильно.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, и подпись в журнале ознакомления её не подтверждает. Когда за человека документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому: на ней видно, кто реально не справляется с подписанием.»
Что проверить до выхода кандидата
Подготовка до первого рабочего дня снимает большую часть проблем, которые потом вскрываются при проверке ГИТ. Список ниже рассчитан на один приём и занимает не больше получаса.
- Подписано согласие на обработку персональных данных с указанием цели и срока.
- Получены сведения о трудовой деятельности в исходном виде или оригинал бумажной трудовой книжки.
- Данные выписки сверены с анкетой: фамилия, имя, отчество, СНИЛС, последнее место работы, дата и основание увольнения.
- Проверено, требуется ли для этой должности справка об отсутствии судимости.
- Для совместителя на вредные работы запрошена справка с основного места.
- Наименование должности сверено со штатным расписанием и кодом трудовой функции для ЕФС-1.
- Определён ответственный за подачу ЕФС-1 и зафиксирована дата издания приказа, от которой считается срок.
В сервисе Добыто эти данные попадают в карточку сотрудника вместе с приложенными файлами, а подписанные документы уходят в электронный архив с сохранением подписи. Сверять выписку с анкетой всё равно приходится глазами, но искать, где лежит подписанное согласие, при проверке уже не нужно.
Когда запрашивать сведения о трудовой деятельности не нужно
Есть ситуации, где требование выписки создаёт лишнюю работу и лишний риск по персональным данным.
- Приём по совместительству. Статья 65 ТК РФ прямо освобождает совместителя от предъявления трудовой книжки и сведений о трудовой деятельности. Исключение — вредные и опасные работы, где запрашивается справка об условиях труда по основному месту.
- Первое трудоустройство. Требовать нечего: кадровых мероприятий у человека ещё не было.
- Договор ГПХ с исполнителем. Трудовых отношений не возникает, сведения о трудовой деятельности не формируются, и запрос выписки означает сбор персональных данных без правового основания.
- Должности без квалификационных требований к стажу. Если стаж не влияет ни на допуск, ни на оплату, глубокая проверка трудовой истории превращается в формальность. Достаточно документов из перечня статьи 65.
Стоимость подключения КЭДО и оформления приёма
Стоимость складывается из численности сотрудников, набора функций и потребности в интеграции с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Получение УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | доступен после подключения |
Итоговая сумма зависит от численности и от того, нужны ли кастомные шаблоны и интеграция с учётной системой. Актуальные условия по каждому пакету и состав функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что входит в каждый тариф. Переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Прямого доступа к электронной трудовой книжке кандидата у работодателя нет и не появится: полную выписку получает только сам человек, через Госуслуги, клиентскую службу фонда или МФЦ. Задача кадровой службы сводится к тому, чтобы получить документ в исходном виде, убедиться в подлинности подписи фонда и сверить содержание с анкетой и резюме. Периоды до 2020 года в выписке отсутствуют, и для длинного стажа нужен второй источник: бумажная книжка или выписка из индивидуального лицевого счёта. Отдельно от проверки живут сроки: ЕФС-1 после приёма подаётся не позднее следующего рабочего дня.
Мы в Добыто ведём приём целиком в электронном виде: согласие, трудовой договор и ознакомление с локальными актами подписываются по заданному маршруту, а полученные от кандидата файлы остаются в карточке сотрудника вместе с подписями. Основная экономия у кадровой службы проявляется в момент запроса от инспекции: комплект по каждому сотруднику собран в одном месте вместе с подписями.
Частые вопросы
Можно ли запросить выписку из электронной трудовой книжки кандидата по доверенности от него?
Сервис выдачи сведений в СФР рассчитан на самого застрахованного: выписка формируется в его личном кабинете на Госуслугах или выдаётся ему лично в клиентской службе фонда и МФЦ. Проще и быстрее попросить кандидата заказать документ самому: он приходит в личный кабинет за несколько минут и пересылается файлом. Оформление доверенности добавит к этому сроку несколько дней.
Что делать, если данные в СТД-СФР расходятся с бумажной трудовой книжкой?
Расхождение исправляет тот работодатель, который передал в фонд неверные сведения: он подаёт корректирующую форму ЕФС-1 с отменой ошибочной записи. Если ошибка в бумажной книжке, исправление вносит текущий работодатель на основании документов прежнего. До исправления принимать человека можно, но в личное дело стоит положить служебную записку с фиксацией расхождения и того, какой документ вы приняли за основу.
Обязан ли кандидат отдавать оригинал бумажной трудовой книжки при приёме?
Если он сохранил бумажное ведение, книжка передаётся работодателю и хранится у него до увольнения, а факт получения фиксируется в книге учёта движения трудовых книжек. При электронном ведении отдавать нечего: кандидат приносит сведения о трудовой деятельности, и они остаются копией в его личном деле.
Нужно ли запрашивать сведения о трудовой деятельности у совместителя?
Статья 65 ТК РФ освобождает совместителя от их предъявления. Исключение одно: приём на вредные или опасные работы, когда запрашивается справка с основного места работы об условиях труда. Сведения о трудовой деятельности эту информацию не содержат, поэтому выписка здесь задачу не решает.
Как подтвердить стаж, если прежний работодатель ликвидирован?
Периоды с 2020 года остаются в системе фонда независимо от того, существует ли организация: они отражаются в выписке СТД-СФР. Для более ранних лет источником служит бумажная трудовая книжка, а при её утрате — архивные справки из государственного или муниципального архива, куда передаются документы по личному составу ликвидированных организаций.
Считается ли скриншот из личного кабинета Госуслуг подтверждением сведений?
Скриншот и распечатка остаются изображением: подпись фонда в них не переносится, проверить их нечем. Для кадрового дела нужен исходный файл в том виде, в каком его сформировал фонд, вместе с подписью. Распечатку допустимо приобщать как дополнение, но она не заменяет электронный оригинал.
Нужно ли хранить документы кандидата, которого не приняли?
Согласие на обработку персональных данных даётся под конкретную цель и срок. Когда цель достигнута и кандидат не принят, дальнейшее хранение возможно только при отдельном согласии на включение в кадровый резерв с указанием нового срока. В остальных случаях документы уничтожаются, и порядок уничтожения лучше зафиксировать в локальном акте заранее.
