Выписка из электронной трудовой книжки существует в двух видах, и формируют их разные стороны. СТД-Р формирует работодатель и только за период работы у себя: по заявлению работника — не позднее 3 рабочих дней, при увольнении — в день прекращения трудового договора (статья 66.1 ТК РФ). СТД-СФР формирует Социальный фонд России по всем работодателям с 1 января 2020 года: на Госуслугах и в клиентской службе фонда её выдают в день обращения, в МФЦ — в течение 3 рабочих дней. Форма обеих выписок утверждена приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н. Работнику с электронной трудовой книжкой СТД-Р выдают обязательно; тому, кто сохранил бумажную, при увольнении отдают саму книжку, а СТД-Р работодатель выдавать не обязан.
Разберём, какие кадровые мероприятия попадают в выписку и почему стажа до 2020 года в ней нет, кто подписывает электронный экземпляр и почему УНЭП для этого не подходит. Покажем, как проверить выданный файл самостоятельно и что делать при ошибке в записи. Кадровику даём чек-лист сверки перед формированием СТД-Р и разбор ответственности за просрочку. Сценарная таблица под конкретные задачи, стоимость КЭДО на 2026 год, образцы кадровых документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кто формирует выписку: работодатель и Социальный фонд выдают разные документы
Слово «выписка» в законе не используется. Статья 66.1 ТК РФ говорит о сведениях о трудовой деятельности, и таких сведений два комплекта. Первый ведёт работодатель в своей кадровой системе и передаёт в фонд. Второй фонд накапливает у себя по всем страхователям и выдаёт гражданину по запросу. Отсюда два бланка с похожими названиями: СТД-Р (от работодателя) и СТД-СФР (из информационных ресурсов фонда).
Обе формы и порядок их заполнения утверждены одним документом — приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н. На 2026 год формы не менялись. Разница между ними не в оформлении, а в охвате данных и в том, кто отвечает за их достоверность.
| Параметр | СТД-Р | СТД-СФР |
|---|---|---|
| Кто формирует | Работодатель | Социальный фонд России |
| Что показывает | Работу только у этого работодателя | Работу у всех работодателей начиная с 1 января 2020 года |
| Где получают | В кадровой службе по заявлению, автоматически при увольнении | Госуслуги, клиентская служба фонда, МФЦ |
| Срок выдачи | 3 рабочих дня со дня подачи заявления; в день прекращения трудового договора при увольнении | День обращения на Госуслугах и в клиентской службе фонда; 3 рабочих дня в МФЦ |
| Подпись на электронном экземпляре | Усиленная квалифицированная подпись работодателя | Усиленная квалифицированная подпись фонда |
| Кому положена по закону | Работнику, на которого не ведётся бумажная трудовая книжка | Любому застрахованному лицу, включая тех, у кого сохранена бумажная книжка |
Из таблицы следует практический вывод для обеих ролей. Работнику, которому нужна полная картина занятости за несколько мест работы, СТД-Р не поможет: этот документ закрывает одного работодателя. Работодателю, которому кандидат принёс СТД-Р с прошлого места, стоит понимать, что в ней нет других периодов, и требовать дополнительные справки сверх статьи 65 ТК РФ он не вправе. Порядок получения сведений через фонд и перечень способов описаны в разделе Социального фонда об электронной трудовой книжке.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень документов при приёме закрытый, и расширить его могут только федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства. Ни приказ министерства, ни внутренний регламент компании такого права не дают. Если служба безопасности просит кандидата принести что-то сверх статьи 65 ТК РФ, кандидат вправе отказать, и отказ в приёме на этом основании незаконен.»
В практике Добыто запрос «дайте выписку из электронной трудовой» чаще всего означает СТД-СФР, а приходит человек за ней в кадровую службу. Разъяснение занимает минуту, но повторяется в каждой компании.
Сроки выдачи: 3 рабочих дня, день увольнения и день обращения
Часть 6 статьи 66.1 ТК РФ задаёт два срока и один способ подачи заявления. Заявление подаётся в письменной форме либо направляется по адресу электронной почты работодателя в порядке, который работодатель сам установил. В период работы сведения предоставляются не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. При увольнении — в день прекращения трудового договора, без всякого заявления.
Способ получения выбирает работник, а не кадровая служба: в заявлении он указывает, нужен ему бумажный экземпляр или электронный. Работодатель этот выбор не переопределяет. Если работник в день увольнения отсутствует или отказался получать документы, работодатель направляет ему заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом (статья 84.1 ТК РФ). С момента отправки письма просрочка прекращается.
Факт: трудовая книжка входит в закрытый перечень документов, которые нельзя перевести в электронный вид ни при каком режиме КЭДО. Вместе с ней на бумаге остаются приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве и документы о прохождении инструктажей по охране труда.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Под разные задачи подходят разные документы, и срок получения отличается в разы. Таблица ниже собрана по типовым обращениям, с которыми люди приходят в кадровую службу.
| Задача | Что запрашивать | Где и за какой срок |
|---|---|---|
| Подтвердить текущее место работы для банка или визового центра | СТД-Р | У работодателя, до 3 рабочих дней |
| Показать новому работодателю всю занятость с 2020 года | СТД-СФР | Госуслуги или клиентская служба фонда, день обращения |
| Получить документы при увольнении | СТД-Р (или бумажная трудовая книжка) | У работодателя, в день прекращения трудового договора |
| Подтвердить стаж до 2020 года | Бумажная трудовая книжка, архивные справки | Ни СТД-Р, ни СТД-СФР этот период не показывают |
| Сверить данные перед спором о записи об увольнении | СТД-СФР и СТД-Р одновременно | Расхождение между ними и есть предмет спора |
| Получить бумажный экземпляр без личного визита | СТД-СФР | МФЦ, до 3 рабочих дней |
Последняя строка таблицы закрывает самый частый тупик. Человек уволился три года назад, компания ликвидирована, и обращаться ему просто некуда — кроме фонда, который хранит сведения независимо от судьбы страхователя.
Как запросить СТД-Р у работодателя: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Уточните в кадровой службе, каким способом у работодателя принимаются заявления: бумажным экземпляром через канцелярию, через личный кабинет системы КЭДО или письмом на официальный адрес электронной почты. Порядок направления по почте устанавливает сам работодатель, и произвольный адрес сотрудника кадровой службы для этого не годится.
- Шаг 2. В заявлении укажите форму выдачи: бумажный экземпляр, заверенный надлежащим образом, или электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной подписью. Формулировка «прошу выдать выписку» без указания формы приводит к переписке и потере дня.
- Шаг 3. Зафиксируйте дату подачи. Отсчёт 3 рабочих дней идёт со дня подачи заявления, поэтому нужна отметка о приёме, входящий номер или автоматическая отметка системы КЭДО.
- Шаг 4. Получите документ и сверьте реквизиты: наименование работодателя, регистрационный номер страхователя, СНИЛС, даты кадровых мероприятий и основания. Ошибка в СНИЛС делает выписку бесполезной для банка и для нового работодателя.
- Шаг 5. Если срок прошёл, а документа нет, направьте письменное требование с указанием даты первого заявления. Следующий шаг — обращение в государственную инспекцию труда, для которого понадобится подтверждение даты подачи из шага 3.
Кому работодатель СТД-Р выдавать не обязан
Обязанность из части 6 статьи 66.1 ТК РФ сформулирована с прямым исключением: она не распространяется на случаи, когда на работника в соответствии с Кодексом или иным федеральным законом ведётся трудовая книжка. Работник, который в 2020 году подал заявление о сохранении бумажной книжки и не менял решение, в это исключение попадает. Минтруд подтвердил такое прочтение письмом от 10.04.2023 № 14-6/ООГ-2661: работодатель не обязан выдавать СТД-Р работнику, выбравшему ведение бумажной трудовой книжки.
Выдать её такому работнику по запросу можно — запрета нет. Но это право работодателя, а не его обязанность, и срок в 3 рабочих дня здесь не работает как основание для жалобы. При увольнении такому работнику выдают саму трудовую книжку под подпись в книге учёта движения трудовых книжек.
Обратная ситуация: человек, впервые устроившийся на работу начиная с 1 января 2021 года, бумажную книжку не получает вовсе, выбора у него нет. Для него СТД-Р — единственный документ от работодателя, подтверждающий период работы, и отказ в её выдаче прямо нарушает статью 66.1 ТК РФ.
После увольнения обязанность работодателя формально исчерпана: сведения выданы в день прекращения договора. Повторные обращения бывших работников кадровые службы закрывают по статье 62 ТК РФ, которая обязывает выдать копии документов, связанных с работой, по письменному заявлению в течение 3 рабочих дней. Срок тот же, а основание другое, и в заявлении его лучше назвать прямо.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Разграничение по способу ведения книжки снимает большую часть конфликтов на увольнении. Прежде чем спорить о сроке, посмотрите, что человек выбрал в 2020 году: для сохранивших бумажную книжку обязанности выдавать СТД-Р у работодателя нет, и претензия рассыпается. Проверьте эту отметку в личной карточке и в поданных сведениях о выборе способа ведения книжки до того, как отвечать работнику.»
Что попадает в выписку и какого стажа в ней нет
В выписку попадают кадровые мероприятия, а не трудовые будни. Это приём на работу, постоянный перевод, увольнение с основанием и ссылкой на норму, присвоение квалификации или новой профессии, установление запрета занимать определённую должность, подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки, переименование работодателя. Премии, отпуска, командировки, больничные и совмещение в этот перечень не входят.
Нижняя граница данных — 1 января 2020 года. До этой даты сведения о трудовой деятельности в информационную систему фонда не передавались, поэтому ни СТД-Р, ни СТД-СФР не покажут стаж за 1990-е и 2000-е. Подтверждается он бумажной трудовой книжкой, а при её утрате — архивными справками. Калькуляторы стажа по трудовой книжке считают именно бумажный период, и заменить его выпиской нельзя.
Полезно знать: распечатка электронного документа остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка имела вес, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Данные в фонд попадают через единую форму ЕФС-1. Подраздел 1.1 раздела 1 подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме или увольнении. По постоянному переводу, присвоению квалификации, заявлению о выборе способа ведения книжки и переименованию работодателя — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события. Разные сроки в одной форме — причина большинства просрочек у компаний, где кадровый учёт ведётся вручную.
Срок подачи в фонд и срок выдачи выписки работнику связаны напрямую. Если подраздел 1.1 по увольнению не ушёл вовремя, СТД-СФР у человека ещё какое-то время будет показывать его действующим сотрудником, и новый работодатель увидит незакрытое место работы.
Образцы кадровых документов по трудовым книжкам и сведениям о трудовой деятельности
Комплект собран под задачи кадровой службы: начинайте с формы СТД-Р, остальное понадобится при увольнении и при ведении бумажных книжек.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
В каком виде выдают выписку: бумага с заверением или файл с усиленной квалифицированной подписью
Статья 66.1 ТК РФ допускает ровно две формы: бумажный носитель, заверенный надлежащим образом, и электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью. Третьего варианта нет. Скан подписанного от руки бланка, файл под простой электронной подписью и документ под УНЭП требованию не соответствуют, даже если в компании введён КЭДО и работник дал согласие на электронное взаимодействие.
Это редкий случай, когда закон прямо называет вид подписи для конкретного документа. Для большинства кадровых документов виды подписи распределены статьями 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ, и там УНЭП работника вполне достаточно. Для СТД-Р — нет.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки бланка и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Проверьте электронную подпись на полученной выписке
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Проверка занимает меньше минуты и отвечает на два вопроса: подписан ли файл действующим сертификатом и кому этот сертификат принадлежит. Если выписка пришла двумя файлами — сам документ и отдельный файл с расширением sig, — загружать нужно оба: подпись у такого документа хранится откреплённо.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, когда только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Что проверить до формирования СТД-Р: чек-лист кадровой службы
Большая часть переделок возникает не на этапе печати, а раньше — на несверенных исходных данных. Проверка занимает 10-15 минут на человека и снимает необходимость выпускать документ повторно.
- Способ ведения трудовой книжки. Посмотрите заявление работника 2020 года или отметку в кадровой системе. От этого зависит, обязательна выдача или добровольна.
- Регистрационный номер страхователя и наименование организации. Они должны совпадать с теми, под которыми подавались сведения в фонд, иначе выписка не сойдётся с данными СТД-СФР.
- СНИЛС работника. Одна неверная цифра — и документ не принимает ни банк, ни новый работодатель.
- Перечень кадровых мероприятий с 1 января 2020 года. Сверьте его с фактически поданными подразделами 1.1 формы ЕФС-1, а не с приказами: расхождения бывают именно между приказом и отправленной формой.
- Основания увольнения. Формулировка и ссылка на пункт, часть и статью ТК РФ переносятся дословно из приказа.
- Форма выдачи, указанная работником в заявлении. Бумага или электронный документ, третьего варианта нет.
- Действующий сертификат УКЭП организации. Проверьте срок действия до формирования документа, а не в день выдачи.
Важный нюанс из практики: мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты значимого кадрового документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов в компании оформлены правильно.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что сверка вручную занимает у кадровой службы отдельный день в месяц, отдельный сотрудник для этого не нужен: в сервисе Добыто перечень кадровых мероприятий по работнику собирается из карточки автоматически, а маршрут подписания фиксирует, кто и когда подписал документ.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическая способность работать в системе. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому.»
Ошибки в выписке и цена просрочки
Невыдача СТД-Р в день увольнения приравнивается к задержке трудовой книжки. Ответственность наступает по статье 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц, индивидуальных предпринимателей и субъектов малого и среднего предпринимательства — от 1 000 до 5 000 рублей, для остальных организаций — от 30 000 до 50 000 рублей. Дело возбуждается по обращению работника в государственную инспекцию труда или прокуратуру, а доказательством просрочки становится дата заявления.
Просрочка по самим сведениям в фонд наказывается отдельно. За непредставление в срок либо представление неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности часть 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф на должностных лиц от 300 до 500 рублей. Сумма небольшая, но нарушение фиксируется по каждому эпизоду, а при проверке инспекция смотрит весь массив за период.
Внимание: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полностью убрать бумагу из процедуры увольнения невозможно: заявление работник подаёт электронно, а приказ и ознакомление уходят на бумажный носитель.
Ошибка в самой записи исправляется не в выданной выписке, а в источнике. Работодатель подаёт корректирующий подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с отменой неверного мероприятия и новой записью, и только после того, как фонд принял корректировку, работнику формируют СТД-Р заново. Выдать исправленный документ, не поправив данные в фонде, значит создать расхождение между СТД-Р и СТД-СФР, которое всплывёт при первой же проверке в банке или у нового работодателя.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. Районный суд и апелляция встали на сторону работодателя: положение о кадровом электронном документообороте было утверждено, перечень документов и порядок создания личного кабинета приняты. Кассационный суд общей юрисдикции акты отменил, указав, что в материалах нет сведений о порядке идентификации работника. При новом рассмотрении работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а собственная система работодателя всё это зафиксировала.
Важный нюанс из практики: система, которую внедряют ради доказательности, показывает и то, что работает против работодателя — дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Журнал не выборочный. Поэтому мы смотрим журнал подписания до того, как спор начался, а не после: перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидается конфликт.
Стоимость КЭДО: тарифы на 2026 год и сроки подключения
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора функций и требований к интеграции с кадровой системой. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тариф и отдельно не оплачиваются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | По запросу | по запросу |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | в составе подключения |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности подключённых сотрудников и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, электронный архив и приоритетная поддержка доступны начиная с тарифа «Бизнес». Актуальный состав каждого пакета и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. УКЭП для руководителя и кадровой службы, без которой электронную СТД-Р подписать нельзя, получают через удостоверяющие центры.
Выводы
Ответ на вопрос о том, кто формирует выписку, зависит от того, какой охват данных нужен. За период работы у одного работодателя отвечает сам работодатель и выдаёт СТД-Р: 3 рабочих дня по заявлению, день прекращения договора при увольнении. За всю занятость с 2020 года отвечает Социальный фонд и выдаёт СТД-СФР в день обращения. Ключевая развилка — способ ведения трудовой книжки: сохранившим бумажную выдавать СТД-Р работодатель не обязан. Стаж до 2020 года ни одна из выписок не покажет.
Задачи, которые здесь разобраны, — сверка кадровых мероприятий, соблюдение сроков подачи подраздела 1.1 и подписание документов квалифицированной подписью — в сервисе Добыто закрываются одним контуром: карточка работника, маршрут подписания и журнал действий связаны между собой. Это снимает ручную сверку перед каждой выдачей сведений и оставляет кадровой службе проверку содержания, а не поиск расхождений.
Частые вопросы
Можно ли получить СТД-Р, если компания-работодатель ликвидирована?
Нет, обращаться некуда: обязанность выдавать СТД-Р лежит на действующем работодателе. Сведения за период работы в ликвидированной организации сохраняются в информационных ресурсах Социального фонда и выдаются по форме СТД-СФР — на Госуслугах и в клиентской службе фонда в день обращения, в МФЦ в течение 3 рабочих дней. Если период работы был до 1 января 2020 года, подтверждать его придётся бумажной трудовой книжкой или архивными справками.
Работаю по совместительству. Попадёт ли это в выписку?
Да, если работодатель по совместительству подал сведения в фонд. В СТД-СФР отражаются все кадровые мероприятия с 1 января 2020 года по всем страхователям, включая совместительство. СТД-Р от основного работодателя внешнее совместительство не покажет: этот документ ограничен периодом работы у того, кто его выдал.
Сведения в СТД-СФР и в СТД-Р расходятся. Какой документ считается верным?
Первичны данные, переданные работодателем в фонд по форме ЕФС-1, поэтому расхождение устраняется через корректировку подраздела 1.1. Обратитесь к работодателю письменно с описанием расхождения. После того как фонд принял корректирующие сведения, СТД-Р формируют заново, а обновлённая СТД-СФР становится доступна на Госуслугах.
Работодатель отказывается принимать заявление на СТД-Р по электронной почте. Законно ли это?
Статья 66.1 ТК РФ допускает направление заявления по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем. Если такой порядок в локальном нормативном акте не закреплён или установлен другой адрес, отказ правомерен. Подайте заявление в письменной форме через канцелярию с отметкой о приёме: от этой даты отсчитываются 3 рабочих дня.
Нужна ли выписка при трудоустройстве, если бумажная книжка на руках?
Статья 65 ТК РФ требует предъявить трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности. Работнику с бумажной книжкой достаточно её самой, дополнительная выписка не обязательна. Требовать документы сверх перечня статьи 65 работодатель не вправе: расширить перечень могут только федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства.
Что делать, если в СТД-Р неверно указано основание увольнения?
Сверьте формулировку с приказом об увольнении. Если приказ верный, а ошибка попала в выписку и в переданные сведения, работодатель подаёт корректирующий подраздел 1.1 формы ЕФС-1 и выдаёт новый экземпляр СТД-Р. Если ошибочен сам приказ, сначала издаётся приказ об исправлении, и только затем корректируются сведения в фонде.
Выдаётся ли СТД-Р дистанционному работнику и в каком виде?
Да, на общих основаниях по статье 66.1 ТК РФ. При увольнении дистанционного работника сведения направляются способом, указанным в его заявлении: электронным документом с усиленной квалифицированной подписью работодателя либо заказным письмом с уведомлением на бумажном носителе, заверенном надлежащим образом. Отсутствие работника в офисе срок в день прекращения договора не сдвигает.
