Трудовую книжку ищут в трёх разных местах, и нужное зависит от того, кто ищет. Работник получает историю с 1 января 2020 года выпиской по форме СТД-СФР через Госуслуги, отделение Социального фонда России или МФЦ, а у текущего работодателя берёт форму СТД-Р. Кадровик доступа к базе СФР по чужому работнику не имеет: ему доступны бумажная книжка из собственного сейфа, собственная отчётность по ЕФС-1 и то, что работник принёс сам. Главное различие — бумажная книжка или электронная: при бумажной работодатель выдавать СТД-Р не обязан по части 5 статьи 66.1 ТК РФ, при электронной обязан в течение 3 рабочих дней с даты заявления и в день прекращения трудового договора.
Разберём каждый канал по отдельности: что там лежит, за какой период и в каком формате приходит документ. Покажем, почему в выписке из СФР нет ни одной записи до 2020 года и где искать стаж за более ранние периоды. Кадровику дадим порядок действий, когда данные кандидата расходятся с анкетой, и разведём сроки по подразделу 1.1 формы ЕФС-1. Таблица сроков выдачи СТД-Р, разбор способов исправить неверную запись, образцы кадровых документов, стоимость подключения КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Три хранилища сведений о трудовой деятельности
Понятие «трудовая книжка» с 2020 года распалось на два объекта: бумажный бланк и запись в информационных ресурсах Социального фонда России. Бумажный бланк физически лежит либо у работодателя по последнему месту работы, либо на руках у самого работника, если он отказался от бумажного ведения и книжку ему выдали. Порядок хранения задан приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н: бланки хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, а ответственного за учёт и хранение работодатель назначает приказом.
Электронная часть формируется иначе. Работодатель подаёт подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1, утверждённой приказом СФР от 17.11.2023 № 2281, и уже из этих сведений складывается то, что человек увидит в выписке. Ничего, кроме поданного работодателями, в ресурсах фонда нет: если кадровик не отправил отчёт о приёме, записи не будет ни у кого.
| Источник | Что содержит | Кто может получить | Форма и срок |
|---|---|---|---|
| Бумажная трудовая книжка | Все периоды работы, включая записи до 2020 года, награждения, вкладыши | Работник и кадровик того работодателя, у которого книжка хранится | Бланк по приказу № 320н, выдаётся на руки в день увольнения |
| Информационные ресурсы СФР | Кадровые мероприятия у всех работодателей начиная с 01.01.2020 | Только сам работник | СТД-СФР по приказу Минтруда № 713н, на бумаге или электронно с УКЭП фонда |
| Учётная система работодателя | Кадровые мероприятия у этого работодателя: приём, переводы, увольнение | Работник и кадровая служба работодателя | СТД-Р по приказу Минтруда № 713н, 3 рабочих дня с заявления |
| Индивидуальный лицевой счёт в СФР | Периоды страхового стажа, в том числе до 2020 года, и взносы | Только сам работник | Сведения о состоянии лицевого счёта, электронно |
Из таблицы следует неочевидная вещь: ни один источник не закрывает всю трудовую жизнь человека целиком. Выписка из СФР обрывается на 2020 годе, бумажная книжка не содержит записей за последние годы у тех, кто перешёл на электронный формат, а работодатель видит только собственный отрезок.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень документов при приёме в статье 65 ТК РФ закрытый, и трудовая книжка либо сведения о трудовой деятельности входят в него наравне с паспортом и СНИЛС. Исключений два: человек устраивается впервые или идёт по совместительству. Прежде чем требовать у кандидата выписку, посмотрите, к какому из этих случаев он относится: требовать документы сверх перечня нельзя, а отказать в приёме за их непредоставление тем более.»
Факт: расширить перечень документов при приёме могут только закон, указ Президента и постановление Правительства. Ни приказ министерства, ни письмо ведомства, ни внутренний регламент компании такого права не дают.
Где сотруднику посмотреть свою трудовую книжку и заказать выписку
Каналов четыре, и данные в них одинаковые, потому что источник один. Портал Госуслуг требует подтверждённой учётной записи и отдаёт документ в личный кабинет, отделение Социального фонда и МФЦ работают экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы, а текущий работодатель выдаёт свой отрезок истории по форме СТД-Р. Способы получения и состав сведений описаны на странице Социального фонда про электронную трудовую книжку, там же указано, что сведения предоставляются либо на бумаге, либо в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.
Состав выписки фиксированный: данные о работнике, даты приёма и увольнения, наименование работодателя, должность и квалификация, основания кадровых мероприятий и причина увольнения. Размера зарплаты, сведений о премиях и характеристик там нет, поэтому заказывать выписку для подтверждения дохода бессмысленно.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте статус учётной записи на Госуслугах. Услуга доступна только при подтверждённой записи, упрощённая и стандартная не подойдут.
- Шаг 2. Откройте раздел с документами и найдите блок «Работа и пенсия», внутри него — пункт про электронную трудовую книжку.
- Шаг 3. Закажите выписку. Документ формируется автоматически и приходит в личный кабинет двумя файлами: человекочитаемым PDF и машиночитаемым XML.
- Шаг 4. Если нужен документ на бумаге с печатью, обратитесь в отделение Социального фонда или в МФЦ. Туда же идут те, у кого нет подтверждённой учётной записи.
- Шаг 5. Сверьте периоды с бумажной книжкой, если она у вас на руках. Расхождения фиксируйте сразу: исправляет их тот работодатель, который внёс неверные сведения, а не фонд.
Почему в выписке из СФР нет записей до 2020 года
Выписка начинается с 1 января 2020 года, потому что именно с этой даты работодатели начали передавать кадровые мероприятия в электронном виде по Федеральному закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Всё, что было раньше, в этот документ не попадает: пустой период до 2020 года — не ошибка фонда и не потеря данных.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Стаж за более ранние годы подтверждается двумя способами. Первый — бумажная трудовая книжка: тем, кто подал заявление о переходе на электронный формат, её выдали на руки, и она осталась полноценным документом за прошлые периоды. Второй — сведения о состоянии индивидуального лицевого счёта в СФР, куда попадают периоды страхового стажа и уплаченные взносы, в том числе за девяностые и двухтысячные годы.
Важный нюанс из практики: те, кто впервые вышел на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную книжку не получают вовсе — закон запрещает её оформлять. Для такого человека выписка СТД-СФР и есть полная трудовая книжка, и вопрос «где мой стаж до 2020 года» у него просто не возникает.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы не берём из открытых источников названия форм и сроки, потому что они устаревают быстрее текстов. Показательный пример: в статьях и видео до сих пор фигурирует СЗВ-ТД, хотя с 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе ЕФС-1. Если в материале, на который вы опираетесь, устарела хотя бы одна деталь, проверяйте по этому источнику вообще всё — начните со сверки названия формы и года редакции.»
Что видит кадровик и чего он получить не может
Сервиса, который показывал бы работодателю трудовую деятельность человека у других компаний, не существует. Информационные ресурсы СФР открыты только самому застрахованному лицу: кадровик не может ни запросить СТД-СФР за работника, ни посмотреть его историю по СНИЛС. Всё, что доступно кадровой службе, — это три источника: бумажная книжка, если она хранится в организации; собственная отчётность по ЕФС-1 и кадровые приказы; документы, которые работник принёс сам.
Отсюда практический вывод для найма. Проверить трудовую историю кандидата можно только через документы, которые он предъявляет по статье 65 ТК РФ, и через выписку, которую он заказал сам. В практике Добыто расхождения между анкетой и выпиской СТД-СФР чаще объясняются не сокрытием фактов, а тем, что прошлый работодатель не подал подраздел 1.1 или подал его с ошибкой в дате приказа.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что кандидатов у вас никто не проверяет, отдельный безопасник для сверки сведений о трудовой деятельности не нужен: сверка выписки с анкетой занимает несколько минут и делается силами кадровой службы.
Проверьте подпись на выписке, которую принёс кандидат
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан распечатанной выписки и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на файл, который вам прислал кандидат: если в нём есть изображение подписи и печати картинкой, перед вами электронный образ, а не электронный документ, и доказательственная ценность у него другая.»
Полезно знать: бумажная трудовая книжка в электронный вид не переводится даже в компании с введённым КЭДО. В том же перечне исключений по статье 22.1 ТК РФ остаются приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним — позиция подтверждена письмом Минтруда от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97.
СТД-Р: кому работодатель обязан её выдать и в какие сроки
Обязанность выдать СТД-Р возникает не перед каждым работником. Часть 5 статьи 66.1 ТК РФ прямо говорит: если на работника ведётся трудовая книжка в бумажном виде, предоставлять сведения о трудовой деятельности работодатель не обязан. Ту же позицию Минтруд изложил в письме от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465. Работнику с бумажной книжкой выдают заверенную копию по статье 62 ТК РФ, а не СТД-Р.
| Ситуация | Какой документ | Срок |
|---|---|---|
| Работник с ЭТК подал заявление в период работы | СТД-Р | Не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления |
| Работник с ЭТК увольняется | СТД-Р | В день прекращения трудового договора |
| Работник с бумажной книжкой увольняется | Трудовая книжка на руки | В день прекращения трудового договора |
| Работник с бумажной книжкой просит документ в период работы | Заверенная копия книжки по статье 62 ТК РФ | Не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления |
| Приём на работу или увольнение любого работника | Подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 в СФР | Не позднее рабочего дня, следующего за изданием приказа |
Сроки в последней строке таблицы жёстче всех остальных, и именно они чаще горят. Между приказом о приёме и отправкой подраздела 1.1 у кадровика один рабочий день, а если срок выпадает на выходной, он переносится на ближайший рабочий.
Кейс из практики: компания переводит документооборот в электронный вид и рассчитывает убрать бумагу из увольнения полностью, а получает гибрид. Заявление работник подаёт в системе, СТД-Р формируется электронно, но приказ об увольнении и акт ознакомления с ним всё равно печатаются, а бумажная книжка выдаётся на руки в тот же день. Мы проговариваем это на старте внедрения, потому что для кадровой службы это меняет график последнего рабочего дня: часть операций остаётся очной.
Внимание: форма СЗВ-ТД, которая до сих пор упоминается в инструкциях и видеоуроках, не применяется с 2023 года. Сведения о трудовой деятельности подаются в составе единой формы ЕФС-1, и материал, который называет СЗВ-ТД действующей, устарел целиком.
Образцы кадровых документов по трудовым книжкам
Комплект собран под три задачи: выдать сведения, вести учёт бланков и закрыть увольнение без нарушения сроков; начинать стоит с формы СТД-Р.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом | Скачать |
Как посчитать стаж по трудовой книжке и выписке
Ручной подсчёт нужен, когда нет доверия автоматике: при оформлении больничного, при споре о размере пособия, при проверке собственных данных перед обращением за пенсией. Правила подсчёта страхового стажа для пособий утверждены приказом Минтруда от 09.09.2020 № 585н. Механика простая: по каждому месту работы считается число полных лет, месяцев и дней между датой приёма и датой увольнения, затем остатки переводятся — каждые 30 дней в полный месяц, каждые 12 месяцев в полный год.
Две детали ломают расчёт чаще прочих. Первая: день увольнения считается рабочим днём и входит в период. Вторая: если два периода работы накладываются друг на друга, например основная работа и внешнее совместительство, в стаж берётся только один из них по выбору работника, а не сумма. Сложение всех строк подряд даёт завышенный результат, и в разбирательстве с фондом такой расчёт не устоит.
Для периодов до 2020 года считать придётся по бумажной книжке. Выписка СТД-СФР за эти годы пуста, и никакой калькулятор стажа по трудовой книжке эту дыру не закроет: считать нечего, если исходных записей нет ни в одном электронном ресурсе.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если подтвердить обстоятельство способен только он, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или его отдельных реквизитов. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Ошибки, из-за которых сведения не находятся, и во что они обходятся
Самая частая причина, по которой работник не находит себя в выписке, — работодатель не отправил подраздел 1.1 или отправил его с неверным СНИЛС. Фонд в этом случае ничего не исправит: он оперирует тем, что ему прислали. Вторая по частоте причина — опечатка в дате или номере приказа, из-за которой период выглядит короче реального. Третья — неверная формулировка основания увольнения, которая всплывает при обращении за пособием.
Как исправляют неверную запись
Исправление вносит тот работодатель, который допустил ошибку. Если организация ликвидирована, запись исправляет работодатель по новому месту работы на основании официального документа из архива. Зачёркивать записи в разделах о работе и награждениях нельзя: неверную запись признают недействительной отдельной строкой и следом вносят правильную. Для электронной части процедура другая: работодатель подаёт корректирующий подраздел 1.1 с отменой ошибочного мероприятия и новой записью.
Цена ошибки: от среднего заработка до штрафа
Задержка выдачи трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности запускает статью 234 ТК РФ: работодатель возмещает работнику не полученный за это время средний заработок. Отдельно работает часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию, при повторном нарушении суммы выше и добавляется дисквалификация руководителя.
Финансовый эффект складывается не из штрафа. Работник, которому не выдали документы в день увольнения, получает средний заработок за каждый день задержки, а спор об этом почти всегда сопровождается проверкой всего кадрового блока. В практике Добыто мы сверяем журнал подписания и комплектность документов до увольнений, на которых ожидаем конфликт, а не после подачи иска.
Когда искать данные в СФР бесполезно
Три ситуации, в которых выписка не поможет и время на неё тратить не стоит. Первая: нужен стаж за периоды до 2020 года — в ресурсах фонда его нет, идите к бумажной книжке или к сведениям о лицевом счёте. Вторая: нужны сведения о доходе, премиях или причинах конфликта с прошлым работодателем — состав выписки закрытый, ничего сверх дат, должности и основания увольнения там не появится. Третья: работодатель хочет посмотреть историю кандидата сам — доступа к ресурсам фонда у него нет ни при каких условиях, и обходных законных путей здесь не существует.
Лайфхак: если исторически сложился обмен кадровыми документами по электронной почте, закрепите этот порядок локальным нормативным актом или переводите обмен в КЭДО. Промежуточное состояние, когда переписка идёт, но нигде не описана, — самое уязвимое в споре.
Стоимость подключения КЭДО и электронных кадровых документов
Цена зависит от численности сотрудников и от того, нужны ли интеграция с 1С и электронный архив. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск при подключении |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка 1 день |
Итоговая сумма считается от численности и выбранного набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и персональный менеджер — в «Корпорацию». Полный состав каждого пакета и условия перехода между ними приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Место, где лежит трудовая книжка, определяется формой её ведения и ролью того, кто ищет. Работнику доступны все четыре канала — Госуслуги, отделение фонда, МФЦ и текущий работодатель, причём первые три отдают историю с 2020 года по всем местам работы, а четвёртый только свой отрезок. Кадровик ограничен собственными данными и тем, что принёс работник, и это ограничение снять нельзя. Периоды до 2020 года живут отдельно: в бумажной книжке и в сведениях о лицевом счёте.
Большая часть проблем с поиском сведений начинается на стороне работодателя: неподанный вовремя подраздел 1.1, опечатка в СНИЛС, задержка выдачи документов в день увольнения. В Добыто мы выстраиваем кадровые маршруты так, чтобы отчётность и выдача документов были привязаны к приказу, а не к памяти конкретного специалиста.
Частые вопросы
Можно ли получить выписку СТД-СФР по доверенности за другого человека?
Сведения о трудовой деятельности относятся к персональным данным застрахованного лица, и обращение за ними по общей доверенности отделения фонда и МФЦ не принимают. Доверенность должна прямо содержать полномочие на получение сведений из информационных ресурсов СФР и быть нотариально удостоверена. Работодателю такая доверенность от работника не поможет обойти запрет: он получит документ как представитель гражданина, а не как сторона трудового договора, и обработка этих сведений всё равно потребует согласия по 152-ФЗ.
Что делать, если бывший работодатель ликвидирован, а запись в выписке неверная?
Обращаться в Социальный фонд с документами, подтверждающими правильный период: бумажной трудовой книжкой, трудовым договором, приказами, архивной справкой. Фонд корректирует сведения индивидуального лицевого счёта на основании таких документов. Если организация ликвидирована, а исправлять нужно бумажную книжку, правильную запись вносит работодатель по новому месту работы на основании документа из архива, а не самостоятельно по словам работника.
Нужна ли выписка из трудовой книжки для оформления визы или кредита?
Банки и визовые центры обычно запрашивают справку с места работы и подтверждение дохода, а не сведения о трудовой деятельности: ни СТД-Р, ни СТД-СФР размера зарплаты не содержат. Если организация всё же требует именно трудовую историю, подойдёт СТД-СФР в формате PDF с квалифицированной подписью фонда — её принимают как официальный документ наравне с заверенной копией бумажной книжки.
Как совместителю подтвердить трудовую деятельность по второму месту работы?
Запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку по основному месту работы только по желанию работника и на основании документа от работодателя-совместителя. В электронной части всё иначе: каждый работодатель подаёт подраздел 1.1 самостоятельно, поэтому совместительство отражается в СТД-СФР автоматически с отметкой о виде работы. Проверять стоит именно выписку — она полнее бумажного варианта в этой части.
Сохраняется ли бумажная трудовая книжка, если работник передумал и хочет вернуться к бумажному формату?
Обратный переход законом не предусмотрен: заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности подавалось один раз и решение необратимо. Книжку, выданную на руки после такого заявления, работодатель обратно не принимает и записи в неё не вносит — она остаётся у работника как документ о стаже за прошлые периоды. Новым сотрудникам, впервые вышедшим на работу после 31 декабря 2020 года, бумажная книжка не оформляется вовсе.
Как долго хранится невостребованная трудовая книжка уволенного работника?
Работодатель обязан направить уведомление о необходимости явиться за книжкой или дать согласие на её отправку почтой — с даты такого уведомления ответственность за задержку выдачи с него снимается. Невостребованные книжки остаются на хранении в организации в общем режиме хранения кадровых документов длительного срока, вместе с приказами по личному составу. Выбрасывать или уничтожать их вместе с испорченными бланками нельзя: для испорченных бланков оформляется отдельный акт об уничтожении.
