Трудовая книжка сотрудника принимается на хранение в день, когда он её принёс, и обязательный след этого действия один — запись в книге (журнале) учёта движения трудовых книжек. Расписку о получении Порядок, утверждённый приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, не требует, но именно она закрывает спор о факте передачи. Запись о приёме вносится в книжку не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа, подраздел 1.1 формы ЕФС-1 сдаётся не позднее следующего рабочего дня. Главное различие: при закрывающей записи о заявлении на сведения о трудовой деятельности книжка остаётся у работника и записи в неё не вносятся, без такой записи вы принимаете её на хранение и ведёте по общим правилам.
Разберём, как выглядит запись в книге учёта, какие реквизиты попадают в расписку и что делать, когда книжка испорчена, утрачена или её нет вовсе. Дадим чек-лист проверки бланка из семи пунктов и таблицу из шести сценариев: что принёс работник и берёте ли книжку на хранение. Цена ошибки в суммах по статье 5.27 КоАП РФ, сроки хранения книги учёта, стоимость КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что оформляется в день, когда работник принёс трудовую книжку
Обязанность вести трудовую книжку возникает у работодателя по статье 66 ТК РФ на каждого работника, проработавшего свыше 5 дней, если работа у этого работодателя для работника основная. Из этого вытекает практика: книжку принимают в первый день, а запись о приёме вносят к пятому рабочему дню, когда обязанность уже наступила. Сам приём книжки и внесение записи — два разных действия с разными сроками, и путаница между ними даёт большинство претензий при проверке.
Ниже собраны сроки, которые действуют на дату публикации. Норму и подтверждающий документ держите рядом: при проверке инспектор сверяет конкретную запись с конкретной датой.
| Действие | Срок | Основание | Чем подтверждается |
|---|---|---|---|
| Принять книжку и внести её в книгу (журнал) учёта движения трудовых книжек | В день передачи | Порядок 320н, учёт трудовых книжек | Запись с серией и номером бланка и подписью ответственного |
| Внести запись о приёме в раздел «Сведения о работе» | Не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа | Пункт 9 Порядка 320н | Запись со ссылкой на дату и номер приказа о приёме |
| Оформить новую книжку, если у работника бумажный формат, а книжки нет | По письменному заявлению работника с указанием причины отсутствия | Пункт 7 Порядка 320н | Заявление работника и бланк, проведённый через приходно-расходную книгу |
| Сдать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 о приёме | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа | Статья 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ | Протокол приёма сведений от Социального фонда России |
| Выдать книжку на руки, если работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности | Не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления | Пункт 35 Порядка 320н | Расписка работника в получении и запись в книге учёта |
Три последние строки таблицы показывают, где кадровая служба теряет управляемость: сроки привязаны к разным событиям. Запись в книжке отсчитывается от приказа, отчёт в Социальный фонд — тоже от приказа, но в рабочих днях уже другой счёт, а выдача книжки на руки — от заявления работника. Заведите одну дату приказа как точку отсчёта для всех трёх действий, и расхождений не будет.
Факт: трудовая книжка входит в четыре документа, которые закон не разрешает переводить в электронный вид. Остальные три — акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Половина инструкций по приёму книжек в открытых источниках ссылается на форму СЗВ-ТД, хотя сведения о трудовой деятельности с 2023 года подаются в составе ЕФС-1. Если в материале устарела одна деталь, проверять надо все: мы не берём из таких источников ни сроки, ни названия форм, ни реквизиты. Перед тем как встроить чужой чек-лист в свой регламент, сверьте каждый срок с действующей редакцией Порядка 320н».
Когда книжку у работника брать не нужно
Отказ принять книжку в пяти случаях из шести законен и правилен. Переход на электронный формат разделил работников на две группы: тем, кто подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности, книжку выдали на руки с закрывающей записью, и новый работодатель её не ведёт. Тем, кто впервые устроился на работу после 31 декабря 2020 года, бумажная книжка не оформляется в принципе — по части 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.
Работник может сам не знать, какой у него формат учёта. Формат виден в выписке из электронной трудовой книжки: её работник получает в личном кабинете, а раздел об электронной трудовой книжке на сайте Социального фонда России объясняет, какие сведения там хранятся и в каком виде их можно заказать. Запрашивайте у кандидата форму СТД-Р от прежнего работодателя либо выписку СТД-СФР — и не гадайте по внешнему виду книжки.
| Что принёс работник | Берём книжку на хранение | Что оформляем | Чего не делаем |
|---|---|---|---|
| Бумажная книжка без закрывающей записи о переходе на сведения | Да | Запись в книге учёта, расписку, запись о приёме в течение 5 рабочих дней | Не заменяем книжку формой СТД-Р |
| Книжка с записью о подаче заявления о предоставлении сведений по статье 66.1 ТК РФ | Нет, книжка остаётся у работника | Только сведения о трудовой деятельности в ЕФС-1 | Не вносим записи и не принимаем книжку на хранение |
| Первое место работы после 31 декабря 2020 года | Нет, бумажная книжка не оформляется | Сведения о трудовой деятельности в электронном виде | Не покупаем бланк и не заводим книжку по просьбе работника |
| Книжка утрачена или повреждена, формат учёта бумажный | Да, после оформления новой | Письменное заявление с причиной отсутствия, новый бланк через приходно-расходную книгу | Не переписываем прошлый стаж со слов работника |
| Внешнее совместительство | Нет | Справку о работе по совместительству для основного работодателя, если работник её просит | Не требуем книжку и не вносим запись сами |
| Исполнитель по договору ГПХ или самозанятый | Нет | Договор и акты выполненных работ | Не вносим записи: работа по договору ГПХ трудовой книжкой не подтверждается |
Запись о работе по совместительству вносит основной работодатель, по желанию работника и на основании документа, подтверждающего такую работу. Поэтому справку о совместительстве готовит именно та компания, где совместитель работает, а книжка при этом остаётся там, где ведётся основная работа.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Важный нюанс из практики: при приёме внешнего совместителя на вредное производство или опасные виды работ нужно выяснить, что у человека на основном месте. Работать во вредных условиях и на основной работе, и по совместительству нельзя. Не спросили, приняли, человек отработал два года в двойной вредности — отвечает за это работодатель, а не работник.
Чек-лист проверки книжки до того, как вы приняли её на хранение
С момента, когда книжка легла в ваш шкаф, чужие ошибки в ней становятся вашей проблемой: работник придёт за стажем через 10 лет и спросит именно у вас. Пять минут на осмотр бланка при приёме экономят месяцы переписки с прежними работодателями и архивами.
- Бланк. Сверьте серию и номер на титульном листе с тем, что вписываете в книгу учёта. Бланки образца, введённого приказом 320н, применяются с 1 января 2023 года, книжки прежних образцов остаются действительными и замене не подлежат.
- Титульный лист. ФИО, дата рождения, образование и профессия сверяются с паспортом и дипломом. Расхождение в одной букве через годы превращается в отказ Социального фонда зачесть период в стаж.
- Последняя запись. Запись об увольнении с прежнего места должна быть заверена подписью уполномоченного лица и печатью, если организация её использует.
- Закрывающая запись. Отметка о том, что работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности, означает: книжку вы не принимаете и записи в неё не вносите.
- Вкладыш. Вкладыш действителен только вшитым в книжку, а на титульном листе книжки должен стоять штамп о выдаче вкладыша с его серией и номером. Вкладыш без книжки силы не имеет.
- Исправления. Зачёркивания в разделе «Сведения о работе» недопустимы. Неверная запись закрывается записью о том, что запись за соответствующим номером недействительна, после чего вносится правильная.
- Пропуски и незаверенные записи. Разрывы в нумерации записей и записи без реквизитов приказа фиксируйте актом при приёме, за подписью работника.
Неправильную запись исправляет тот работодатель, у которого она внесена, либо новый работодатель — но только на основании официального документа прежнего работодателя. Устная версия работника таким документом не является, поэтому при дефектах запрашивайте справку или копию приказа с прошлого места, а до её получения фиксируйте состояние книжки актом.
Полезно знать: ИНН и свидетельства о рождении детей при приёме требовать нельзя. Налоговая не может отказать в приёме отчётов, где у физического лица нет ИНН, а свидетельства о рождении работник приносит сам в бухгалтерию для вычета. Такие документы остаются в расчётной части, в личное дело они не подшиваются.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перечень документов при приёме закрытый, и расширить его могут только указ Президента и постановление Правительства — ни приказ министерства, ни письмо ведомства, ни внутренний регламент компании. Типовая ситуация: служба безопасности просит кандидата принести справку о доходах с прошлого места или характеристику. Законного основания для такого требования нет, кандидат вправе отказать, и отказать ему в приёме на этом основании тоже нельзя».
Сведения о стаже, образовании и прежних местах работы из принятой книжки переносятся в личную карточку работника, и дальше кадровая служба работает уже с карточкой, а книжка лежит в шкафу до увольнения.
Перенесите сведения из книжки в личную карточку работника
Чем подтверждается приём книжки: книга учёта и расписка
Учёт трудовых книжек Порядок 320н требует вести в двух книгах: приходно-расходной книге по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша и книге (журнале) учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Унифицированных форм с 1 сентября 2021 года нет — формы обеих книг утверждает работодатель. Требования к оформлению остались жёсткими: листы нумеруются, книга шнуруется, заверяется подписью руководителя организации и печатью, если организация от печати не отказалась.
В записи о приёме книжки должны быть шесть элементов: дата приёма, ФИО работника, серия и номер книжки и вкладыша, должность и подразделение, дата и номер приказа о приёме, подпись ответственного. Графу о выдаче и подпись работника о получении заполняют позже, при увольнении или при переходе на электронный формат. Эта запись и есть доказательство того, что книжка у вас, и её отсутствие снимает с работодателя защиту в любом споре о сохранности.
Расписка о получении трудовой книжки в Порядке 320н не названа, и штрафа за её отсутствие нет. Работает она в двух направлениях: подтверждает, что работодатель принял книжку на хранение, и подтверждает, что работник получил её обратно. При выдаче на руки подпись работника фиксируется ещё и в книге учёта, а вот приём книжки подтверждается только вашими собственными документами. Именно расписка при приёме спасает кадровика, когда книжка не находится, а работник настаивает, что приносил её в первый день.
В расписке при приёме нужны: наименование документа, дата и место составления, ФИО и должность работника, ФИО и должность ответственного за трудовые книжки со ссылкой на приказ о назначении, серия и номер книжки и вкладыша, состояние документа с количеством заполненных страниц и последней записью, ссылка на приказ о приёме и подписи обеих сторон. Формулировка может быть короткой:
«Я, ФИО работника, передал, а специалист по кадрам ФИО, ответственный за трудовые книжки по приказу от __.__.20__ № ___, принял на хранение трудовую книжку серии ___ № ___ с вкладышем серии ___ № ___ в связи с приёмом на работу по приказу от __.__.20__ № ___. Книжка передана в состоянии: заполнено ___ страниц раздела «Сведения о работе», последняя запись от __.__.20__ об увольнении. Расписка составлена в двух экземплярах, по одному для каждой стороны».
В практике Добыто запись в книге учёта — первое, что мы просим показать при аудите кадрового делопроизводства. По ней видно и фактическое наличие книжек в шкафу, и качество процедуры: если графа с серией и номером бланка пустая, доказать, какая именно книжка передавалась, будет нечем.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, когда только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или подписи. Распечатка электронного документа остаётся его копией, поэтому заранее решите, чем вы подтвердите подлинность того, что существует только в электронном виде».
Как оформить получение трудовой книжки у нового работника: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите формат учёта: посмотрите последнюю запись в книжке и запросите форму СТД-Р от прежнего работодателя или выписку СТД-СФР.
- Шаг 2. Проверьте бланк и записи по чек-листу выше, дефекты зафиксируйте актом за подписью работника.
- Шаг 3. Примите книжку тем сотрудником, который назначен ответственным за ведение, учёт, хранение и выдачу трудовых книжек приказом.
- Шаг 4. Внесите запись в книгу учёта движения трудовых книжек: дата приёма, ФИО, серия и номер бланка, должность и подразделение, дата и номер приказа.
- Шаг 5. Оформите расписку в двух экземплярах и один отдайте работнику.
- Шаг 6. Внесите запись о приёме в раздел «Сведения о работе» не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа.
- Шаг 7. Сдайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после приказа и уберите книжку в запираемый металлический шкаф.
Образцы документов для приёма и учёта трудовых книжек
Первой смотрите расписку: её формулировка работает и при приёме книжки на хранение, и при выдаче на руки, а остальные файлы закрывают учёт, назначение ответственного и ситуации с утратой.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Приходно-расходная книга по учёту бланков | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
Кто отвечает за принятые книжки и где они хранятся
Ответственный за ведение, учёт, хранение и выдачу трудовых книжек назначается приказом руководителя. Без такого приказа ответственность по умолчанию остаётся на руководителе организации, и при утрате книжки объясняться с работником и инспекцией будет он. В приказе называется конкретное должностное лицо и указывается, кто исполняет обязанности в его отсутствие: отпуск ответственного — типовой момент, когда книжки принимает кто угодно и запись в книге учёта не появляется.
Хранятся книжки как документы строгого учёта: в запираемом металлическом шкафу или сейфе, отдельно от личных дел и незаполненных бланков. Смена ответственного оформляется актом приёма-передачи с полистным пересчётом книжек и сверкой с книгой учёта. Пересчёт без сверки бесполезен: расхождение обнаруживается именно между фактическим количеством и записями.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Завершённую книгу учёта движения трудовых книжек хранят не менее 50 лет: она относится к документам по личному составу, сроки для которых установлены статьёй 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и перечнем, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Отсчёт идёт с 1 января года, следующего за годом, в котором книга закончена делопроизводством; дата её создания на срок не влияет. Ошибка на этом месте стоит дорого: книгу уничтожают на пять лет раньше, а потом не могут подтвердить, что книжка вообще принималась.
Мы в Добыто при подключении начинаем с оргструктуры и штатного расписания: без них не строятся маршруты подписания, а значит, кадровый документ некому передать после кадровика. Тот же принцип работает и с бумагой — приказ об ответственном за трудовые книжки должен указывать действующего сотрудника. Приказ на человека, уволившегося два года назад, ответственного не назначает.
Цена ошибки: штрафы, дубликат и возмещение заработка
Нарушение порядка ведения трудовых книжек квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо, столько же на индивидуального предпринимателя и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение по части 2 — от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, и от 50 000 до 70 000 рублей на организацию.
Дороже штрафа обходится утрата книжки. Дубликат выдаётся не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления, и собирать сведения о прошлом стаже придётся работодателю: справки от прежних работодателей, копии приказов, архивные выписки. Если книжки утрачены массово, из-за чрезвычайной ситуации, стаж устанавливает комиссия с участием представителей органов исполнительной власти, профсоюзов и работодателей, и дубликат оформляется по её акту. Памятку Роструда с порядком выдачи дубликата и сроками можно открыть в разделе для работников на портале Онлайнинспекция.рф, там же формулируются требования, на которые сошлётся работник при обращении в инспекцию.
Задержка выдачи книжки при увольнении даёт работнику право на возмещение не полученного заработка по статье 234 ТК РФ. Считается он за весь период, пока человек не мог трудоустроиться, поэтому одна ненайденная книжка превращается в выплату за несколько месяцев. Проверить свою уязвимость просто: пересчитайте книжки в шкафу и сверьте количество с числом незакрытых записей в книге учёта.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. Районный суд работнику отказал: у работодателя было Положение о КЭДО, перечень документов и порядок создания личного кабинета. Кассационный суд акты отменил, указав, что в материалах нет сведений о порядке идентификации работника, и при новом рассмотрении работник спор выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления, фактически подписывал другой человек, и всё это зафиксировала информационная система самого работодателя.
Что из приёма переводится в КЭДО, а что остаётся на бумаге
Электронный кадровый документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, введённым Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ, закрывает почти весь комплект приёма: трудовой договор, приказ о приёме, ознакомление с локальными нормативными актами, согласие на обработку персональных данных, заявления. Трудовая книжка из этого списка исключена, поэтому процедура приёма всегда остаётся смешанной: часть документов подписывается в системе, книжка физически передаётся из рук в руки и учитывается на бумаге.
Расписка о получении книжки прямого запрета на электронную форму не имеет: в перечне исключений её нет. Подписать её в системе можно, и тогда факт передачи фиксируется вместе с датой и подписантом. Доказательственная сила такой расписки определяется процедурой: без описанного в локальном акте порядка идентификации работника подпись в системе спор не закроет.
Внимание: согласие на электронный документооборот обязательно нужно получить от работников, принятых ранее и имеющих стаж до 31 декабря 2021 года. Отказ работника от КЭДО не повод для увольнения или каких-либо санкций: для него документы продолжают оформлять на бумаге.
Какие подписи допустимы для документов приёма
Трудовой договор, договор о материальной ответственности и ученический договор работодатель подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью, работник — УКЭП или УНЭП. Для остальных документов приёма в своей информационной системе работодатель может использовать простую электронную подпись, если порядок её применения описан в локальном нормативном акте. В сервисе Добыто КЭДО документ идёт по заданному маршруту согласования, система показывает статус каждого участника, а исполненные документы уходят в электронный архив с возможностью скачать их с подписью.
Отдельно про обсуждаемые поправки: Минтруд подготовил законопроект о использовании отечественного мессенджера для обмена кадровыми документами и о неквалифицированной подписи для договоров с дистанционными работниками. На дату публикации это проект. Виды подписи для конкретных документов определяются действующей редакцией статей 22.1-22.3 ТК РФ и Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней, потому что совпадение даты выдачи подписи с датой первого подписанного документа суд читает не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Отдельно проверяем, что работник действительно способен пользоваться системой: оценивается фактическая способность, а не подпись в журнале ознакомления. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому — проверьте по своей системе, что даты выдачи подписи и первого документа у вас не совпадают».
Стоимость перехода на КЭДО и что останется на бумаге при любом тарифе
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и SLA — в «Корпорацию». Данные приведены по тарифам на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф, выпускаются бесплатно | на всех тарифах |
| УКЭП для подписантов работодателя | через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма считается от численности и выбранного набора функций, а при переходе между тарифами разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Действующие условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
На любом тарифе бумажная часть приёма сохраняется: книга учёта движения трудовых книжек, приходно-расходная книга бланков и сами книжки в металлическом шкафу. Экономия возникает на остальном комплекте, который перестаёт ездить курьером и теряться между подразделениями.
Выводы
Приём трудовой книжки держится на трёх опорах: запись в книге учёта с серией и номером бланка, расписка о передаче и запись о приёме в самой книжке в срок до 5 рабочих дней со дня приказа. Перед тем как принять книжку, определите формат учёта работника: у половины кандидатов бумажная книжка уже закрыта заявлением о предоставлении сведений, и брать её на хранение не нужно. Ошибки этого этапа всплывают через годы — при выдаче дубликата, при расчёте стажа и при задержке выдачи книжки, когда работник взыскивает не полученный заработок по статье 234 ТК РФ.
Мы в Добыто выстраиваем смешанную схему приёма: комплект договора, приказа и ознакомления с локальными актами уходит работнику в личный кабинет и подписывается электронной подписью, а бумажная часть остаётся под учётом ответственного с фиксацией каждой передачи. Такой порядок снимает основную часть претензий инспекции и оставляет на бумаге только то, что закон не разрешает переводить в электронный вид.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли не принимать бумажную книжку и сразу перевести работника на сведения о трудовой деятельности?
Нет. Отказ от бумажной книжки — право работника, реализуется оно его письменным заявлением по статье 66.1 ТК РФ, и подать такое заявление за него нельзя. Если работник сохранил бумажный формат, работодатель обязан вести книжку по общим правилам. Подсказывать, склонять или ставить приём на работу в зависимость от такого заявления недопустимо: это условие, не предусмотренное законом.
Что делать, если работник принёс книжку через месяц после начала работы?
Внесите запись о приёме сразу, датой приказа, а в книге учёта укажите фактическую дату получения книжки. Нарушение срока из пункта 9 Порядка 320н уже состоялось, но добавлять к нему недостоверную дату в книге учёта не нужно: расхождение между записями хуже, чем опоздание. Чтобы ситуация не повторялась, поставьте передачу книжки в чек-лист первого рабочего дня вместе с подписанием трудового договора.
Нужно ли снимать копию трудовой книжки и хранить её в личном деле?
Обоснованной необходимости в этом нет, а хранение избыточных копий — нарушение принципов обработки персональных данных по Федеральному закону от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Сведения о стаже и образовании переносятся в личную карточку работника, там они и хранятся. Если копия всё же нужна под конкретную задачу, зафиксируйте цель и срок хранения в локальном акте и уничтожьте копию по достижении цели.
Как принять книжку у дистанционного работника из другого города?
При заключении трудового договора путём обмена электронными документами сведения о работе вносятся в бумажную книжку по желанию дистанционного работника и при условии её предоставления, в том числе направлением по почте заказным письмом с уведомлением. Дату получения фиксируйте в книге учёта по факту поступления конверта; дата отправки для учёта значения не имеет. Если работник книжку не направляет, ведите только сведения о трудовой деятельности.
Обязан ли работодатель завести бумажную книжку, если работник просит её впервые в 2026 году?
Нет. Лицам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, бумажная трудовая книжка не оформляется, и просьба работника этого не меняет. Подтверждением стажа для них служат сведения о трудовой деятельности, которые работник в любой момент получает выпиской. При увольнении такому работнику выдаётся форма СТД-Р за период работы в вашей организации.
Что делать с книжкой, если работник уволился и не забрал её?
В день увольнения направьте уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на отправку по почте: с этого момента ответственность за задержку выдачи с работодателя снимается. Невостребованную книжку храните вместе с документами по личному составу, не уничтожая её вместе с текучей документацией. По письменному обращению бывшего работника книжка выдаётся в течение 3 рабочих дней.
