Трудовая книжка заполняется по одному действующему документу — Порядку ведения и хранения трудовых книжек, утверждённому приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Правила № 225 и Инструкция № 69 отменены, ссылаться на них нельзя. Записи о работе, переводе, квалификации и награждении вносятся не позднее 5 рабочих дней после приказа, запись об увольнении — в день увольнения, и текст записи должен точно соответствовать приказу. Сокращения запрещены полностью: «пр.» вместо «приказ» — уже дефект. Ошибочную запись в разделе «Сведения о работе» не зачёркивают, её признают недействительной и вносят правильную. Главное различие: работнику, сохранившему бумажную книжку, записи ведут по 320н, а тому, кто перешёл на электронную, бумажную не заполняют вовсе, и его ошибка живёт в ЕФС-1 и правится корректирующей формой.
Разберём восемь нарушений, которые инспекторы ГИТ и суды находят чаще других, и норму за каждым из них. Отдельно сведём сроки бумажной записи и сроки подраздела 1.1 ЕФС-1: они не совпадают, и на этом расхождении спотыкаются даже опытные кадровики. Чек-лист покажет, где хватит одной строки, а где нужен дубликат. Сценарная таблица по категориям работников, стоимость перехода на электронные документы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Восемь нарушений при заполнении трудовой книжки, которые встречаются чаще всего
Порядок 320н короче отменённой Инструкции № 69 и часть деталей в нём не описана. Из-за этого кадровики продолжают работать по памяти, по образцам десятилетней давности и по внутренним привычкам. Ниже — нарушения, которые дают либо предписание ГИТ, либо спор с работником о стаже и формулировке увольнения.
| Нарушение | Что требует норма | Чем оборачивается |
|---|---|---|
| Сокращения в записи: «пр.», «ст.», «ТК РФ» вместо полного текста | Пункт 10 Порядка 320н: записи производятся без каких-либо сокращений, пункт, статья, приказ, его дата и номер пишутся полностью | Запись придётся признавать недействительной и вносить заново |
| Запись о приёме внесена позже пятого рабочего дня | Пункт 9 Порядка 320н: не позднее 5 рабочих дней с даты приказа | Часть 1 статьи 5.27 КоАП, при проверке ГИТ нарушение фиксируется по каждой книжке |
| Запись об увольнении внесена на следующий день или позже | Пункт 9 Порядка 320н: запись об увольнении вносится в день увольнения | Книжка не может быть выдана в день прекращения договора, включается статья 234 ТК РФ |
| Текст записи расходится с приказом: другая должность, другое подразделение, другая дата | Пункт 9 Порядка 320н: запись должна точно соответствовать тексту приказа | Спор о стаже и характере работы при назначении пенсии, запросы СФР к работодателю |
| Ошибочная запись зачёркнута или замазана корректором | В разделе «Сведения о работе» зачёркивание не применяется, запись признаётся недействительной | Бланк испорчен, работник вправе требовать дубликат |
| Внесена запись о выговоре или замечании | Статья 66 ТК РФ: сведения о взысканиях в книжку не вносятся, исключение — увольнение как мера дисциплинарного взыскания | Незаконная запись, требование удалить её через признание недействительной и компенсацию |
| Перед первой записью нет заголовка с наименованием работодателя | Порядок 320н: в графе 3 в виде заголовка указывается полное наименование работодателя и сокращённое при его наличии | Непонятно, у какого работодателя шёл период работы, стаж подтверждается через архивные справки |
| Бумажная книжка ведётся работнику, который перешёл на электронную | Статьи 66 и 66.1 ТК РФ: после подачи заявления о ведении сведений в электронном виде книжку выдают на руки и записи в неё не вносят | Записи не имеют силы, у работника два несовпадающих источника сведений о стаже |
Шесть нарушений из восьми лечатся одной привычкой: держать приказ перед глазами в момент внесения записи и переписывать формулировку буквально, а не по памяти.
Сколько стоит ошибка в трудовой книжке
Нарушение правил ведения книжек квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП: предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. Повторное нарушение переводит дело в часть 2: от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо либо дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет, от 50 000 до 70 000 рублей на организацию.
Дороже штрафа обходятся две гражданско-правовые статьи. Задержка выдачи книжки при увольнении включает статью 234 ТК РФ: работодатель возмещает работнику не полученный за это время заработок. Неправильная формулировка причины увольнения, помешавшая устроиться на новую работу, разбирается по части 8 статьи 394 ТК РФ: суд обязывает изменить формулировку и взыскивает средний заработок за время вынужденного прогула. Отдельно считается несданный вовремя подраздел 1.1 ЕФС-1 — 500 рублей за каждое застрахованное лицо.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перед тем как брать образец записи из статьи или методички, я смотрю на дату материала и на реквизиты, которые в нём названы. Если в тексте встречается СЗВ-ТД, значит материал написан до 2023 года, когда сведения о трудовой деятельности ушли в состав единой формы ЕФС-1, и проверять в нём надо всё остальное тоже. Одна устаревшая деталь почти всегда означает, что рядом лежат ещё две.»
Полезно знать: трудовая книжка входит в закрытый перечень документов при приёме по статье 65 ТК РФ, но с двумя исключениями: её не предъявляет тот, кто устраивается на работу впервые, и совместитель. Требовать книжку у совместителя как условие приёма нельзя.
Сроки записи и сроки ЕФС-1: почему они не совпадают
Кадровое событие порождает два разных срока. Один установлен Порядком 320н для бумажной книжки, второй — порядком представления сведений в Социальный фонд России. Совпадают они только по увольнению, и то не полностью.
| Событие | Запись в бумажную книжку | Подраздел 1.1 ЕФС-1 в СФР |
|---|---|---|
| Приём на работу | Не позднее 5 рабочих дней с даты приказа | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа |
| Перевод на другую постоянную работу | Не позднее 5 рабочих дней с даты приказа | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа |
| Увольнение | В день увольнения | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа |
| Переименование организации, установление второй профессии | Не позднее 5 рабочих дней с даты решения работодателя | Не позднее 25-го числа следующего месяца |
| Присвоение квалификации, награждение | Не позднее 5 рабочих дней с даты приказа | В составе кадровых мероприятий не подаётся |
Практический вывод из таблицы один: отсчёт всегда идёт от даты приказа, а не от даты выхода человека на работу. Приказ, изданный задним числом или подписанный через неделю после фактического старта, ломает оба срока сразу. В практике Добыто мы связываем дату приказа, внесение записи и выгрузку ЕФС-1 в один маршрут согласования, чтобы кадровик физически не мог закрыть приём, пока сведения не ушли в фонд.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Лайфхак: после оформления приёма закрываются четыре действия подряд: запись в трудовую книжку или её электронный аналог, регистрация в книге учёта движения трудовых книжек, сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России и сведения о военнообязанном в военкомат. Проверять комплект удобнее одним блоком, а не по мере поступления задач.
Что проверить до внесения записи: чек-лист
- Основание. Приказ подписан, дата и номер присвоены, формулировка должности совпадает со штатным расписанием.
- Форма ведения. Работник не подавал заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Если подавал, записи в бумажную книжку не вносятся.
- Наличие бланка. Для впервые трудоустроенного с 2021 года бумажная книжка не оформляется вообще.
- Предыдущая запись. Последняя запись закрыта, заверена и не содержит следов исправлений, которые придётся разбирать уже вам.
- Свободное место. В разделе «Сведения о работе» есть свободные строки. Если раздел заполнен, оформляется вкладыш, и в книжке проставляется штамп с его серией и номером.
- Полномочия. Запись вносит работник, назначенный приказом, а не тот, кто оказался на месте.
Титульный лист и запись о приёме: где ломается чаще всего
Титульный лист заполняется один раз и ошибок не прощает. Фамилия, имя и отчество указываются полностью и в том виде, в каком они написаны в паспорте, дата рождения — арабскими цифрами, образование и профессия — по документу об образовании. Лист заверяется подписью работника, подписью ответственного и печатью при её наличии. Требование о сургучной печати и пломбировании книжек из действующего Порядка исключено.
Изменение фамилии — единственное место, где зачёркивание допускается. Прежние сведения зачёркиваются одной чертой, рядом пишутся новые, а ссылка на документ-основание вносится на внутреннюю сторону обложки и заверяется. В разделе «Сведения о работе» такой приём не работает: там только признание записи недействительной. Если ошибка допущена при первичном заполнении титульного листа и книжка ещё не выдана работнику, бланк считается испорченным, уничтожается по акту и списывается в приходно-расходной книге.
Факт: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Изменение наименования или кода должности требует приказа о внесении изменений в штатное расписание и дополнительных соглашений к трудовым договорам, а новая должность попадает и в запись книжки, и в код трудовой функции в ЕФС-1.
Как внести запись о приёме на работу: пошаговая инструкция
- Шаг 1. В графе 3 оформите заголовок: полное наименование работодателя, а при наличии и сокращённое. Заголовок не нумеруется и не датируется.
- Шаг 2. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, следующий за последним использованным в этом разделе.
- Шаг 3. В графе 2 укажите дату приёма на работу арабскими цифрами в формате число, месяц, год. Это дата начала работы по приказу, а не дата, когда вы вносите запись.
- Шаг 4. В графе 3 напишите текст записи: принят или принята в структурное подразделение на должность, профессию, специальность с указанием квалификации. Формулировка переносится из приказа дословно, без сокращений.
- Шаг 5. В графе 4 укажите наименование документа-основания, его дату и номер: слово «приказ» пишется полностью.
- Шаг 6. Зарегистрируйте движение книжки в книге учёта и подайте подраздел 1.1 ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
Соберите приказ о приёме, на который будет ссылаться графа 4
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перечень документов при приёме закрытый, и расширить его могут только федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства, но не приказ министерства и не внутренний регламент компании. Трудовую книжку не предъявляют те, кто устраивается впервые, и совместители, поэтому требовать её у совместителя как условие приёма бессмысленно. Проверьте свою анкету кандидата: если в ней есть графы под документы сверх статьи 65, кандидат вправе их не заполнять.»
Как исправить ошибку: недействительная запись, титульный лист и дубликат
Исправление в разделе «Сведения о работе» делается тремя строками. В графе 1 ставится следующий порядковый номер, в графе 2 — дата внесения исправления, в графе 3 — формулировка «Запись за номером таким-то недействительна», после чего той же датой вносится правильная запись со ссылкой на приказ в графе 4. Ни зачёркивание, ни корректор, ни повторное написание поверх не применяются.
Исправление вносит тот работодатель, у которого ошибочная запись появилась. Новый работодатель тоже вправе её исправить, но только на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку: копии приказа, справки, выписки. Без такого документа новое место работы чужую запись не трогает.
Дубликат выдаётся не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления. Он нужен в двух ситуациях: книжка утрачена или испорчена, либо запись об увольнении признана недействительной и работник просит документ без неё. Во втором случае в дубликат переносятся все записи, кроме признанной недействительной. Работник, потерявший книжку, обязан сразу сообщить об этом работодателю по месту последней записи.
Порядок исправлений и выдачи дубликата коротко изложен в памятке Роструда о трудовых книжках: там же собраны требования к записям и к выдаче книжки при увольнении, на которые ссылаются инспекторы при проверке.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки должен содержать конкретный перечень полномочий, а не формулировку «возложить обязанности». Без перечня в споре возникает вопрос, был ли этот работник вправе вносить именно такую запись или исправление, и отвечать на него придётся уже работодателю. Откройте свой приказ и посмотрите, названы ли в нём ведение, учёт, хранение и выдача книжек по отдельности.»
Образцы приказов, книг учёта и уведомлений по трудовым книжкам
Комплект закрывает весь цикл работы с бумажной книжкой; начинать удобнее с образца исправления записи, он снимает большую часть вопросов по оформлению.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Образец исправления записи трудовой книжки | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Приходно-расходная книга по учёту бланков | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
Учёт бланков, ответственный и хранение: что смотрят при проверке
Ответственный за ведение, учёт, хранение и выдачу трудовых книжек назначается приказом работодателя. Формы книг Порядок 320н больше не устанавливает: работодатель разрабатывает их сам, нумерует, прошнуровывает и заверяет подписью руководителя и печатью при её наличии. Книг две, и путать их нельзя. Книга учёта движения трудовых книжек фиксирует движение самих документов работников, приходно-расходная книга по учёту бланков — поступление и расход чистых бланков и вкладышей.
Форма бланка обновлена приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, новые книжки применяются с 1 января 2023 года. Бланки старого образца при этом остались действительными: по пункту 3 постановления Правительства от 24.07.2021 № 1250 их можно использовать без ограничения срока, уничтожать остатки не нужно. Испорченный при заполнении бланк списывается актом, а сам акт хранится вместе с приходно-расходной книгой.
Невостребованные трудовые книжки уволенных хранятся 50 лет, если делопроизводство по ним закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Срок установлен пунктом 449 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. В практике Добыто приказ об ответственном и обе книги учёта — первое, что мы просим показать перед переходом на электронные кадровые документы: бумажный участок остаётся у работодателя в любом случае, и подтягивать его потом дороже.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Внимание: распечатка электронного документа остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Электронная трудовая книжка и КЭДО: где заканчивается бумага
Сведения о трудовой деятельности в электронном виде ведутся по статье 66.1 ТК РФ. Работнику, который выбрал такой формат, бумажную книжку выдают на руки с записью о подаче заявления, и дальше записи в неё не вносятся. При увольнении такой работник получает не книжку, а форму СТД-Р в день прекращения трудового договора. Тем, кто впервые устроился на работу начиная с 2021 года, бумажная книжка не оформляется вообще.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Саму трудовую книжку в кадровый электронный документооборот перевести нельзя. Статьи 22.1-22.3 ТК РФ, введённые 377-ФЗ, оставляют на бумаге четыре позиции: трудовую книжку, приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Всё остальное — приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков, уведомления и согласия — живёт в электронном виде без дублирования.
В сервисе Добыто бумажная трудовая книжка остаётся вне электронного контура сознательно: в систему уходят приказы, заявления и локальные акты, а книжка ведётся отдельно и учитывается в книге движения. Порядок действий по категориям работников удобнее держать перед глазами одной таблицей.
| Категория работника | Что ведём | Что критично |
|---|---|---|
| Сохранил бумажную книжку | Бумажная книжка по 320н плюс подраздел 1.1 ЕФС-1 | Два срока на одно событие, запись и отчёт не должны расходиться по содержанию |
| Подал заявление о ведении сведений в электронном виде | Только ЕФС-1, книжка выдана работнику на руки | Запись в выданную книжку вносить нельзя, при увольнении выдаётся СТД-Р |
| Устроился впервые начиная с 2021 года | Только ЕФС-1, бумажный бланк не оформляется | Заведённая по привычке бумажная книжка не имеет силы и портит бланк |
| Внешний совместитель | Книжку не требуем и не храним, сведения подаём как обычно | Запись о совместительстве вносит основной работодатель по желанию работника и по подтверждающему документу |
| Дистанционный работник с бумажной книжкой | Книжка ведётся, если стороны договорились о внесении записей | Пересылка идёт заказным письмом с уведомлением, срок доставки в 5 рабочих дней не укладывается |
Когда бумажная трудовая книжка не нужна
Бумажный документ не заводится и не хранится в трёх случаях: работник впервые вышел на работу начиная с 2021 года, работник подал заявление о ведении сведений в электронном виде, человек принят внешним совместителем. Отдельный случай — исполнители по договорам гражданско-правового характера и самозанятые: трудовых отношений нет, книжка не ведётся, стаж по такой работе в неё не попадает. Попытка «зачесть» период по ГПХ записью в книжку создаёт признак подмены трудовых отношений, а не решает вопрос со стажем.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «В споре оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а его фактическая способность работать в системе. Когда за человека документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию целиком. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому: на ней видно, кто реально не справляется с подписанием.»
Стоимость перехода на электронные кадровые документы: тарифы 2026
Стоимость считается за сотрудника в месяц и зависит от численности и набора функций: интеграции с 1С, кастомных шаблонов, электронного архива.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф, выпускаются бесплатно | по запросу |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора функций и формата поддержки, поэтому одинаковая численность на разных тарифах даёт разную цену. Условия по каждому тарифу и состав включённых функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указана минимальная оплата по тарифу «Бизнес».
Перевод тарифа вверх или вниз возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Заполнение трудовой книжки держится на трёх опорах: единственный действующий Порядок 320н, буквальное совпадение записи с приказом и разные сроки для бумажной записи и для сведений в Социальный фонд России. Ошибку в разделе «Сведения о работе» исправляют только признанием записи недействительной, ошибку на титульном листе — зачёркиванием одной чертой, а утраченную или испорченную книжку заменяет дубликат за 15 рабочих дней. Работникам, перешедшим на электронный формат, бумажную книжку не ведут вовсе, и цена привычки «на всякий случай сделать запись» здесь выше, чем цена пропуска.
Бумажная книжка остаётся вне электронного контура по закону, а всё, что её окружает, переводится в цифру: приказы-основания, заявления, уведомления, локальные акты. Мы в Добыто выстраиваем этот контур так, чтобы дата приказа, запись в книжку и отправка ЕФС-1 не расходились между собой, а бумажный участок оставался коротким и контролируемым.
Частые вопросы
Нужно ли знакомить работника с каждой записью под подпись
Нет. Требование знакомить работника под подпись в личной карточке с каждой вносимой записью действовало по отменённым Правилам № 225 и в Порядок 320н не перенесено. Личная карточка формы Т-2 перестала быть обязательной, но многие компании продолжают её вести для внутреннего учёта. Если вы её ведёте, подпись работника в разделе о приёме и переводах остаётся вашим внутренним доказательством ознакомления, а не нормативной обязанностью.
Можно ли заполнять трудовую книжку штампом или на принтере
Да. Порядок 320н прямо допускает использование технических средств: запись может наноситься переносом красителей или в виде оттиска штампа. Рекомендация о чёрных, синих или фиолетовых чернилах из обязательной превратилась в рекомендательную. Требование о содержании при этом не смягчилось: сокращений быть не должно и текст обязан совпадать с приказом независимо от способа нанесения.
Что делать с бланками трудовых книжек старого образца
Использовать до израсходования. Пункт 3 постановления Правительства от 24.07.2021 № 1250 сохраняет действительность имеющихся у работодателя бланков книжек и вкладышей прежнего образца без ограничения срока. Уничтожать остатки и списывать их актом не нужно, они расходуются в общем порядке через приходно-расходную книгу.
Как исправить запись, если организация, которая её внесла, ликвидирована
Основанием для исправления служит официальный документ работодателя, допустившего ошибку. При ликвидации таким документом становится справка или копия приказа, полученная у правопреемника либо в архиве, куда переданы документы по личному составу. Новый работодатель вносит исправление, ссылаясь в графе 4 на реквизиты этого документа. Без документа-основания чужую запись не правят: она остаётся, а период работы подтверждается архивной справкой.
Вносится ли в трудовую книжку запись о работе по совместительству
Только по желанию работника и только по месту основной работы, на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. По действующему Порядку такие записи допускается вносить и хронологически, вместе с остальными, и блоком после записи об увольнении с совмещаемой работы. Инициировать запись самостоятельно, без просьбы работника, основной работодатель не вправе.
Сколько хранить трудовые книжки, за которыми уволенный так и не пришёл
Невостребованные книжки хранятся 50 лет, если делопроизводство по ним завершено после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Срок установлен пунктом 449 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. До истечения срока книжка выдаётся работнику или его родственникам по запросу, а сам факт невыдачи фиксируется уведомлением о явке, направленным в день увольнения.
