«Электронная трудовая книжка» — разговорное название, которого нет ни в Трудовом кодексе, ни в законодательстве о персонифицированном учёте: закон называет это сведениями о трудовой деятельности и регулирует статьёй 66.1 ТК РФ. Сведения формируются с 1 января 2020 года, хранятся на индивидуальном лицевом счёте в Социальном фонде России и попадают туда из подраздела 1.1 формы ЕФС-1, которую сдаёт работодатель. Работник получает их выпиской: от работодателя по форме СТД-Р, от фонда по форме СТД-СФР. Главное различие проходит по дате первого трудоустройства: тем, кто впервые вышел на работу после 31 декабря 2020 года, бумажная книжка не заводится вообще, а те, кто до конца 2020 года подал заявление о сохранении бумажной книжки, продолжают её вести — и сведения на них работодатель всё равно подаёт в фонд.
Разберём, какой термин относится к какому документу и почему сотрудник с бумажной книжкой одновременно числится в электронных сведениях. Покажем, где искать стаж, если в выписке из СФР нет ничего до 2020 года, и как дописать туда старые периоды. Кадровику дадим сроки подачи ЕФС-1 по каждому кадровому событию и перечень ситуаций, где бумага остаётся обязательной. Сценарная таблица по группам работников, образцы кадровых документов, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какие термины действуют вместо «электронной трудовой книжки»
Спор между сотрудником и кадровиком почти всегда упирается в одно: работник называет «трудовой книжкой» любую запись о своей работе, а кадровик оперирует четырьмя разными сущностями, у каждой из которых свой источник, свой держатель и своя форма. Трудовая книжка по статье 66 ТК РФ — физический бланк, который заполняет и хранит работодатель. Сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ — записи на индивидуальном лицевом счёте, которые ведёт Социальный фонд России по данным, полученным от работодателей. Это не электронная копия книжки и не её аналог: состав полей и глубина архива у них разные.
Отсюда растёт типовое недоразумение. Работник просит «электронную трудовую», имея в виду весь свой трудовой путь. Кадровик выдаёт СТД-Р и формально прав: это и есть сведения о трудовой деятельности, но только по одному работодателю и только за период работы у него.
| Как говорят | Что это на самом деле | Основание | Кто формирует |
|---|---|---|---|
| «Трудовая книжка» | Бумажный документ установленного образца с записями о приёме, переводах и увольнении | Статья 66 ТК РФ | Работодатель |
| «Электронная трудовая книжка», ЭТК | Сведения о трудовой деятельности на индивидуальном лицевом счёте, без бумажного носителя | Статья 66.1 ТК РФ | СФР по данным работодателей |
| «Справка при увольнении» | Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности у одного работодателя | Приказ Минтруда от 10.11.2022 № 713н | Работодатель |
| «Выписка из электронной трудовой» | Форма СТД-СФР: сводные сведения по всем работодателям с 01.01.2020 | Приказ Минтруда от 03.09.2025 № 645н, применяется с 22.09.2025 | СФР |
| «Отчёт по кадрам» | Подраздел 1.1 формы ЕФС-1: сообщение фонду об отдельном кадровом мероприятии | Закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ о персонифицированном учёте | Работодатель сдаёт в СФР |
| «Мой стаж в пенсионном» | Индивидуальный лицевой счёт: и периоды работы, и страховые взносы | Закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ | СФР |
Из таблицы следует практический вывод для диалога с сотрудником: если человек хочет увидеть весь путь за последние годы, ему нужна СТД-СФР, а не СТД-Р от текущего работодателя. Кадровик физически не может выдать сведения о работе в других компаниях.
Три группы работников: у кого книжка осталась, а у кого её нет
Переход регулируется Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ, и он развёл всех работающих на несколько категорий по одному событию — подаче заявления о выборе до 31 декабря 2020 года. Тот, кто выбрал сведения о трудовой деятельности, получил книжку на руки с записью о поданном заявлении, и дальше работодатель её не ведёт. Тот, кто выбрал бумажный вариант или не подал заявление вовсе, продолжает работать с книжкой, которая хранится у работодателя. Обратного хода у первого варианта нет: закон не предусматривает возвращения к бумажному ведению.
Отдельная категория — те, кто впервые устроился на работу после 31 декабря 2020 года. Им трудовая книжка не оформляется вообще, и требовать её при трудоустройстве работодатель не вправе. У такого работника документа о стаже на руках нет ни при каких обстоятельствах: только выписка.
Полезно знать: бумажная трудовая книжка входит в четыре исключения, которые закон не разрешает перевести в КЭДО. Остальные три — приказ об увольнении, журнал инструктажа по охране труда и акт о несчастном случае.
В практике Добыто вопрос «а где теперь моя трудовая» стабильно всплывает на этапе сбора согласий на КЭДО: сотрудники считают, что переход компании на электронный документооборот автоматически отменяет бумажную книжку. Не отменяет. Это два независимых решения: КЭДО вводит работодатель приказом и локальным нормативным актом, а выбор между книжкой и сведениями сделал сам работник заявлением по 439-ФЗ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Ниже — разбор по сценариям, чтобы понять, что у конкретного человека на руках и чем он подтверждает стаж.
| Ситуация работника | Что с бумажной книжкой | Чем подтверждается стаж |
|---|---|---|
| Работал до 2020 года, подал заявление о сохранении бумажной книжки | Ведётся работодателем, хранится у него до увольнения | Книжка за весь период плюс выписка СТД-СФР с 2020 года |
| Работал до 2020 года, выбрал сведения о трудовой деятельности | Выдана на руки с записью о заявлении, дальше не ведётся | Выданная на руки книжка за старые периоды плюс выписка |
| Впервые трудоустроен после 31.12.2020 | Не оформляется, требовать её при приёме нельзя | Только сведения из СФР и СТД-Р от работодателей |
| Не подал заявление до конца 2020 года (декрет, длительная болезнь, отстранение) | Сохраняется, заявление о переходе можно подать в любое время | Книжка плюс выписка |
| Бумажная книжка с записями до 2020 года утрачена | Восстанавливается дубликатом по заявлению | Архивные справки и дополнение лицевого счёта по обращению в СФР |
Строка про утраченную книжку — самая проблемная: до 2020 года лицевой счёт периоды работы в разрезе должностей не накапливал так, как это делает подраздел 1.1 ЕФС-1 сейчас, поэтому восстановление идёт через архивы, а не одним запросом в фонд.
СТД-Р, СТД-СФР и ЕФС-1: кто что выдаёт и в какие сроки
Данные в лицевой счёт попадают не сами: работодатель сообщает о каждом кадровом мероприятии отдельно, подавая подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Сроки жёсткие и различаются по типу события, и это та часть, где кадровые службы получают штрафы чаще всего.
| Кадровое мероприятие | Срок подачи подраздела 1.1 ЕФС-1 |
|---|---|
| Приём на работу | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа |
| Увольнение | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа |
| Приостановление и возобновление трудового договора | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа |
| Заключение и прекращение договора ГПХ | Не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения или прекращения |
| Перевод, переименование, установление квалификации | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события |
| Подача работником заявления о выборе способа ведения сведений | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи |
Приём и увольнение выбиваются из общей логики отчётности: по ним счёт идёт на один рабочий день, а не на месяц. Кадровик, который планирует подать всё разом 25-го числа, по этим двум событиям уже опоздал.
Внимание: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Он связан с ОКЗ, по которому заполняется код трудовой функции в ЕФС-1, поэтому изменение наименования или кода должности требует приказа по штатному расписанию и дополнительных соглашений к трудовым договорам.
Работнику при увольнении СТД-Р выдают в день прекращения трудового договора, а в период работы — не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления. Форму можно выдать на бумаге за подписью уполномоченного лица либо направить электронным документом, подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью, если у работодателя есть адрес электронной почты работника. Второй вариант чаще всего и порождает вопрос «а это вообще настоящий документ».
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в любом споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанной от руки справки и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если внутри изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Проверьте подпись на электронной СТД-Р или выписке из фонда
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Проверка показывает, кто подписал файл, действовал ли сертификат на момент подписания и не менялся ли документ после. Для откреплённой подписи понадобятся два файла: сам документ и парный файл с расширением .sig.
Почему в выписке нет стажа до 2020 года
Сведения о трудовой деятельности формируются с 1 января 2020 года, и всё, что было раньше, в выписку СТД-СФР не попадает. С 22 сентября 2025 года это закреплено прямо в форме: приказом Минтруда от 03.09.2025 № 645н из СТД-СФР убрали таблицу с периодами работы до 31 декабря 2019 года, которая раньше шла вторым разделом. Человек, отработавший двадцать лет, видит в выписке шесть лет и решает, что стаж потерян.
Стаж не потерян, но подтверждается он другим документом. За периоды до 2020 года работает бумажная трудовая книжка, а при её утрате — архивные справки. В обновлённой форме СТД-СФР появилось напоминание о праве обратиться в фонд, чтобы включить в индивидуальный лицевой счёт сведения о работе до 1 января 2020 года по записям трудовой книжки. Это не автоматическая процедура: пока заявление не подано, старые периоды в лицевом счёте могут отсутствовать.
Порядок получения сведений и состав выписки описаны в разделе об электронной трудовой книжке на сайте Социального фонда России, там же указаны способы обращения через личный кабинет и МФЦ.
Как проверить стаж и дополнить лицевой счёт периодами до 2020 года: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Закажите выписку СТД-СФР через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте фонда. Для электронного заказа нужна подтверждённая учётная запись.
- Шаг 2. Сверьте выписку с бумажной трудовой книжкой построчно: даты приёма и увольнения, наименование должности, вид и реквизиты документа-основания.
- Шаг 3. Отдельно выпишите периоды до 1 января 2020 года. В выписке их не будет — это свойство формы, а не ошибка фонда.
- Шаг 4. Соберите подтверждения по этим периодам: трудовую книжку, справки прежних работодателей, архивные справки при ликвидации организации.
- Шаг 5. Обратитесь в СФР с заявлением о включении этих периодов в индивидуальный лицевой счёт, приложив собранные документы.
- Шаг 6. Расхождение внутри периода с 2020 года исправляйте через работодателя: ошибку в поданных сведениях он закрывает корректирующим подразделом 1.1 ЕФС-1, а не заявлением работника в фонд.
Образцы документов по трудовым книжкам и сведениям о трудовой деятельности
Комплект закрывает и бумажный учёт, и выдачу сведений: если разбираетесь с увольнением, начните с формы СТД-Р.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
Что кадровик ведёт параллельно и во что обходится ошибка
Одна из самых дорогих ошибок в кадровом учёте — решить, что после перехода части работников на сведения о трудовой деятельности бумажный участок можно закрыть. Пока в компании остаётся хотя бы один работник с бумажной книжкой, работодатель обязан вести весь бумажный контур целиком: приказ об ответственном, книга учёта движения трудовых книжек, приходно-расходная книга по бланкам, выдача книжки в день увольнения под расписку. При этом подраздел 1.1 ЕФС-1 подаётся на всех без исключения, включая тех, кто книжку сохранил. Два учёта существуют одновременно, и отказаться можно только от одного из них — и то не по решению кадровой службы, а по заявлению каждого конкретного работника.
Цена ошибки считается не стоимостью переоформления документа. Нарушение срока подачи сведений даёт штраф 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 закона № 27-ФЗ, а на должностное лицо накладывается предупреждение или штраф по статье 15.33.2 КоАП РФ. Невыдача трудовой книжки или СТД-Р в день увольнения — это уже нарушение трудового законодательства по статье 5.27 КоАП РФ, а при задержке выдачи работодатель возмещает работнику не полученный за это время заработок. На компании в тысячу человек арифметика по одной пропущенной выгрузке перестаёт быть символической.
Факт: трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 или 75 лет, графики отпусков и табели — 5 лет, штатные расписания и локальные нормативные акты — постоянно. Перевод документооборота в электронный вид сроки хранения не сокращает.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. Районный суд работнику отказал: у работодателя было положение о кадровом электронном документообороте, утверждённый перечень документов и порядок создания личного кабинета. Кассационный суд акты отменил, указав, что в материалах нет сведений о порядке идентификации работника. При новом рассмотрении работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления об увольнении, фактически подписывал другой человек, и всё это зафиксировала собственная система работодателя.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он документально. Если в вашем локальном акте порядок идентификации не описан, спор вы проиграете даже при технически исправной подписи.»
Важный нюанс из практики: оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическая способность работать в системе. Мы поэтому разводим во времени выдачу электронной подписи и первые кадровые действия с ней и закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что выгрузка ЕФС-1 у вас держится на одном человеке и его памяти, отдельный сотрудник под это не нужен: в Добыто кадровый приказ, подписание и формирование сведений закрываются одним маршрутом, а сроки по приёму и увольнению контролирует система, а не календарь в голове.
Когда бумажная книжка всё ещё нужна и когда переход ничего не даёт
Отказ от бумажной книжки полезен не всем и не всегда. Работнику, у которого основной массив стажа приходится на период до 2020 года, переход не даёт ничего: выписка всё равно покажет только последние годы, а подтверждать старые периоды придётся той же книжкой, которую он получит на руки. Разница только в том, что ответственность за её сохранность переходит к нему.
Бумага остаётся востребованной ещё в нескольких ситуациях. Дубликат при утрате оформляется по записям и справкам, а не по выписке из фонда. Подтверждение льготного и специального стажа опирается на первичные документы работодателя. Спор в суде о периоде работы разрешается по подлинникам, и здесь электронная форма не заменяет бумагу автоматически.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Лайфхак: распечатка электронного документа остаётся его копией, а не оригиналом. Чтобы распечатанная СТД-Р что-то значила для банка или суда, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Работодателю переход сотрудников на сведения о трудовой деятельности тоже не даёт мгновенной экономии. Пока хотя бы один работник остался с книжкой, сейф, журналы и ответственное лицо сохраняются. Реальное сокращение трудозатрат наступает не от смены способа ведения сведений, а от автоматизации самих кадровых операций: приказ, ознакомление, подписание и выгрузка перестают быть четырьмя отдельными действиями.
Стоимость перевода кадрового документооборота в электронный вид
Стоимость считается от численности сотрудников и набора функций: виды доступных подписей, интеграция с 1С и электронный архив различаются по тарифам.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | период — год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: на тарифе «Бизнес» действует минимальная оплата, поэтому компании до 50 человек считают её отдельно. Актуальный состав каждого пакета и условия перехода между пакетами опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, данные приведены на дату публикации.
Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров. Повысить или понизить тариф можно в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Расхождение в словах сотрудника и кадровика снимается разведением четырёх сущностей: бумажной книжки по статье 66 ТК РФ, сведений о трудовой деятельности по статье 66.1, справки СТД-Р от работодателя и выписки СТД-СФР от фонда. Сведения на лицевом счёте начинаются с 1 января 2020 года, всё, что раньше, подтверждается книжкой или архивными справками, а при необходимости дописывается в лицевой счёт по заявлению работника. Работодатель при этом ведёт оба контура одновременно, пока в компании остаётся хотя бы один сотрудник с бумажной книжкой, и подаёт подраздел 1.1 ЕФС-1 на всех без исключения.
Мы в Добыто выстраиваем кадровый процесс так, чтобы приказ, ознакомление, подписание и формирование сведений шли одним маршрутом: тогда срок в один рабочий день по приёму и увольнению держится системой, а не памятью кадровика. Разбор спорных случаев по видам подписи и составу документов мы обычно проводим до старта, на этапе подготовки локальных нормативных актов.
Частые вопросы
Можно ли вернуться с электронных сведений обратно на бумажную трудовую книжку?
Нет. Выбор в пользу сведений о трудовой деятельности необратим: книжка выдаётся работнику на руки с записью о поданном заявлении, и дальше работодатель её не ведёт. Обратный переход законодательством не предусмотрен. Движение возможно только в одну сторону: тот, кто сохранил бумажную книжку, вправе подать заявление о переходе на сведения в любой момент, в том числе в 2026 году.
Что показывать новому работодателю, если бумажной книжки нет?
Справку СТД-Р от прежнего работодателя или выписку СТД-СФР, полученную через Госуслуги, личный кабинет на сайте фонда или МФЦ. Отказать в приёме из-за отсутствия трудовой книжки работодатель не вправе, если работник впервые трудоустроился после 31 декабря 2020 года или ранее выбрал электронный формат сведений. Заводить такому работнику новую бумажную книжку нельзя.
Ведутся ли сведения о трудовой деятельности на исполнителей по договору ГПХ?
Трудовая книжка на исполнителя по гражданско-правовому договору не ведётся и записи в неё не вносятся. При этом подраздел 1.1 ЕФС-1 на него подаётся: заключение и прекращение договора отражаются не позднее рабочего дня, следующего за днём события. Периоды по ГПХ учитываются в системе персонифицированного учёта, но это не трудовой стаж по правилам статьи 66 ТК РФ.
Как оформляются сведения по внешнему совместителю?
Каждый работодатель подаёт подраздел 1.1 ЕФС-1 по своему трудовому договору, включая работодателя по совместительству. В бумажную книжку запись о работе по совместительству вносит основной работодатель по желанию работника и на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. СТД-Р при увольнении выдаёт тот работодатель, у которого работник увольняется, — на своей части сведений.
Можно ли забрать бумажную книжку на руки во время работы, если она нужна для банка?
В период работы книжка выдаётся работнику только для целей обязательного социального страхования, и вернуть её нужно в течение трёх рабочих дней со дня получения её от органа, который её затребовал. Для банка, консульства или другой организации выдаётся не книжка, а заверенная копия либо справка: по статье 62 ТК РФ работодатель обязан выдать документы, связанные с работой, в течение трёх рабочих дней со дня письменного заявления.
Что делать, если организация, где человек работал до 2020 года, ликвидирована?
Обращаться в архив по месту нахождения ликвидированной организации за архивной справкой о периоде работы. Записи бумажной трудовой книжки при этом сохраняют силу как самостоятельное подтверждение. Собранные документы прикладываются к заявлению в СФР о включении сведений о работе до 1 января 2020 года в индивидуальный лицевой счёт.
