Бланк трудовой книжки — защищённая полиграфическая продукция, которую работодатель покупает у изготовителя или его распространителей, учитывает как документ строгой отчётности и списывает только по акту. Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, требует вести две книги: по учёту бланков и по учёту движения трудовых книжек. Формы обеих с 1 сентября 2021 года работодатель разрабатывает сам, унифицированных больше нет. Объём работы определяется одним различием: тем, кто впервые вышел на работу с 1 января 2021 года, бумажная книжка не оформляется вообще, а тем, кто сохранил бумажную, бланк может понадобиться под вкладыш или дубликат.
Разберём, сколько бланков закупать, как собрать обе книги учёта и кто их ведёт. Покажем порядок списания испорченного бланка, расчёты с работником и НДС с платы за книжку, а также расхождения, по которым нарушение видно инспектору за минуту. Сроки хранения книг и невостребованных книжек, образцы приказа и акта для скачивания, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кому в 2026 году бланки нужны, а кому нет
Бумажную трудовую книжку работодатель ведёт только для работников, которые до 31 декабря 2020 года включительно подали письменное заявление о продолжении её ведения. Это правило установлено статьёй 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Для тех, кто впервые поступил на работу после 1 января 2021 года, бумажная книжка не заводится: на них формируются только сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ, и бланк на такого работника расходовать нельзя.
Потребность в бланках у компании не равна числу принятых сотрудников. Она складывается из трёх ситуаций: работнику с бумажной книжкой закончились страницы раздела о работе и нужен вкладыш; книжка утрачена или повреждена и оформляется дубликат; работник, сохранивший бумажную книжку, устраивается к вам, а книжки у него нет по причинам, не связанным с переходом на электронные сведения.
Сценарии удобно свести в таблицу и один раз зафиксировать в положении о кадровом делопроизводстве, чтобы специалист по кадрам не решал каждый раз заново.
| Ситуация | Нужен ли бланк | Что оформляем |
|---|---|---|
| Первая работа в жизни, приём после 1 января 2021 года | Нет | Только сведения о трудовой деятельности, подраздел 1.1 формы ЕФС-1 |
| Работник сохранил бумажную книжку, принёс её при приёме | Нет | Запись в книге учёта движения, книжка принимается на хранение |
| Закончились страницы раздела «Сведения о работе» | Да, вкладыш | Вкладыш, штамп о его выдаче с серией и номером на титульном листе книжки |
| Книжка утрачена, повреждена, признана недействительной запись | Да, дубликат | Заявление работника, дубликат с переносом подтверждённого стажа |
| Работник выбрал электронные сведения и забрал книжку на руки | Нет | Запись о выдаче в книге учёта движения, расписка работника |
| Бланк испорчен при первичном заполнении | Да, новый | Акт об уничтожении испорченного бланка, стоимость за счёт работодателя |
Из таблицы видно, что расход бланков у компании со стабильным штатом измеряется единицами в год, а не десятками. Проверьте по своей книге учёта движения, сколько бланков ушло за последние 12 месяцев: если цифра заметно больше числа выданных вкладышей и дубликатов, где-то бланки расходуются на работников, которым бумажная книжка не положена.
Важный нюанс из практики: в Добыто при подключении компании мы отдельно сверяем список работников, сохранивших бумажную книжку, со списком тех, на кого книжка фактически заведена. Расхождение встречается регулярно и означает одно из двух: либо бланк израсходован без основания, либо заявление работника о выборе формы книжки в кадровом деле отсутствует.
Где покупать бланк и почему его нельзя изготовить самостоятельно
Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша и обеспечение ими работодателей регулирует постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250. Уполномоченным органом по этому вопросу определён Минфин, порядок изготовления и обеспечения утверждён приказом Минфина России от 11.04.2022 № 55н, который действует с 1 января 2023 года. Работодатель получает бланки на платной основе у изготовителя либо у распространителей, работающих с ним по договору.
С 1 января 2023 года в обращение введены бланки нового образца. При этом постановление № 1250 прямо сохранило силу за старыми запасами: имеющиеся у работодателей бланки трудовой книжки и вкладыша прежнего образца действительны и используются без ограничения срока. Выбрасывать коробку бланков 2015 года и покупать новые не нужно, достаточно вести их по тем же сериям и номерам в приходно-расходной книге.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Факт: сам приказ Минтруда № 320н издан с ограниченным сроком действия — он применяется с 1 сентября 2021 года до 1 сентября 2027 года. Положение о кадровом делопроизводстве, где порядок процитирован без оговорок, придётся пересматривать заранее.
Бланк относится к защищённой полиграфической продукции, поэтому распечатать его на принтере или купить у случайного продавца нельзя. Практический риск здесь не в штрафе за сам факт покупки, а в дальнейшем: записи на бланке с несуществующей серией территориальный орган Социального фонда России может не принять как подтверждение стажа, и разбираться с этим будет работник, а претензию он предъявит работодателю. При получении партии сверьте серии и номера с накладной поставщика и сразу занесите каждый бланк в приходно-расходную книгу — именно эта запись потом доказывает происхождение бланка.
Две книги учёта: что изменилось с 1 сентября 2021 года
Пункт 39 Порядка, утверждённого приказом № 320н, обязывает работодателя вести учёт по двум направлениям: учёт бланков трудовой книжки и вкладыша и учёт самих трудовых книжек и вкладышей. Пункт 40 описывает содержание книг: в книге по учёту движения указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также книжки и вкладыши, выдаваемые работникам вновь, с указанием серии и номера; в книге по учёту бланков фиксируются все операции получения и расходования бланков, также с серией и номером каждого.
От прежних правил 2003 года действующий Порядок отличается тем, что формы книг больше не унифицированы. Работодатель разрабатывает их самостоятельно, и разумно утвердить формы приказом, чтобы при проверке не объяснять, откуда взялась именно такая шапка таблицы. Требования к оформлению остались прежними, но короче: книги нумеруются, прошнуровываются, заверяются подписью руководителя и печатью организации при её наличии. Сургучная печать и пломба, которых требовали старые правила, в действующем Порядке не упоминаются.
Полный текст формы, порядка ведения и хранения опубликован на официальном сайте Минтруда: приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н с приложениями доступен для скачивания, и работать удобнее с первоисточником, а не с пересказами в обзорах.
| Параметр | Приходно-расходная книга по учёту бланков | Книга учёта движения трудовых книжек |
|---|---|---|
| Что фиксирует | Поступление и расходование бланков и вкладышей | Приём книжек от работников и выдачу книжек и вкладышей |
| Обязательный реквизит | Серия и номер каждого бланка | Серия и номер книжки или вкладыша |
| Кто ведёт на практике | Бухгалтерия, которая закупает и оплачивает бланки | Ответственный за трудовые книжки, назначенный приказом |
| Форма | Разрабатывается работодателем | Разрабатывается работодателем |
| Оформление | Пронумерована, прошнурована, подпись руководителя, печать при наличии | Пронумерована, прошнурована, подпись руководителя, печать при наличии |
| Срок хранения | 5 лет по Перечню Росархива, приказ от 20.12.2019 № 236 | 50 лет для завершённых после 1 января 2003 года, 75 лет для более ранних (статья 463 Перечня) |
Разные сроки хранения у двух книг — причина не объединять их в один журнал, как иногда делают в небольших компаниях. Через пять лет приходно-расходную книгу можно уничтожить по акту, а книгу учёта движения придётся хранить полвека, и внутри общего журнала это разделение уже не провести.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Форма хранения определяется формой создания, и решение принимается один раз, на входе. Книгу учёта движения, начатую на бумаге и заверенную подписью руководителя, нельзя дальше вести в таблице и распечатывать по мере надобности: скан и распечатка не заменяют оригинал. Прежде чем переводить журнал в электронный вид, посмотрите на его срок хранения — с книгой учёта движения вы живёте пятьдесят лет.»
Как поставить учёт бланков трудовых книжек с нуля: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проведите инвентаризацию: пересчитайте бланки в сейфе, выпишите серии и номера, сверьте с последними записями в книгах учёта и с фактически заполненными книжками работников.
- Шаг 2. Разработайте и утвердите приказом формы двух книг — приходно-расходной по учёту бланков и книги учёта движения. В обеих предусмотрите графы для серии и номера, даты операции, основания и подписи.
- Шаг 3. Издайте приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек. Без такого приказа любая ошибка автоматически становится ошибкой руководителя организации.
- Шаг 4. Прошнуруйте и пронумеруйте обе книги, заверьте подписью руководителя и печатью, если она у организации есть. Опломбирование и сургуч не требуются.
- Шаг 5. Передайте бланки на хранение как документы строгой отчётности и закрепите порядок их выдачи ответственному лицу по заявке, а не по устной просьбе.
- Шаг 6. Сверьте остаток бланков с данными бухгалтерии по забалансовому счёту и зафиксируйте расхождения актом, если они есть.
- Шаг 7. Включите обе книги в номенклатуру дел с указанием сроков хранения 5 и 50 лет, чтобы через несколько лет их не уничтожили одной партией.
Образцы книг, приказа и акта для учёта бланков
Комплект закрывает весь цикл движения бланка от закупки до уничтожения; начинать удобнее с приказа об ответственном, поскольку на нём держатся остальные документы.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовых книжек | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей | Скачать |
| Акт об уничтожении испорченных бланков | Скачать |
| Расписка работника о получении трудовой книжки | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
Бухгалтерская сторона: счёт 006, плата работника и НДС
До момента оформления книжки работнику стоимость бланков отражается на забалансовом счёте 006 «Бланки строгой отчётности». Остаток в сейфе должен совпадать с данными бухгалтерии: расхождение между кадровым и бухгалтерским учётом бланков — типичная находка при инвентаризации, и закрывается оно только актом.
Порядок № 320н разрешает взимать с работника плату за выданную книжку или вкладыш. Размер платы не произвольный: он определяется размером расходов работодателя на приобретение бланка. Продавать бланк дороже закупки нельзя, как и делать наценку за оформление. Два случая освобождают работника от платы: бланк испорчен при заполнении не по его вине и книжки массово утрачены в результате чрезвычайной ситуации.
Минфин в письме от 21.06.2022 № 03-07-11/58731 указал, что выдача работнику трудовой книжки или вкладыша, в том числе по стоимости приобретения, признаётся реализацией товаров и облагается НДС. Безвозмездная передача тоже облагается. На операцию оформляется счёт-фактура в одном экземпляре, который регистрируется в книге продаж. Проверьте, закрыт ли этот участок у вас: если бланки выдавались, а счетов-фактур в книге продаж нет, вопрос возникнет уже не у инспектора труда, а у налогового органа. В практике Добыто расчёты за бланк — самый частый участок, который кадровая служба считает бухгалтерским, а бухгалтерия кадровым, и в итоге он не закрыт ни у кого.
Полезно знать: правило «форма хранения определяется формой создания» действует и здесь. Документ, созданный на бумаге и подписанный от руки, хранится на бумаге, скан его не заменяет; документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка не заменяет файл.
Испорченный бланк: списание, акт и кто за него платит
Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта — это прямое требование пункта 41 Порядка № 320н. Форма акта не утверждена, поэтому её разрабатывает работодатель. В акте должны быть серии и номера всех уничтожаемых бланков, дата, причина порчи и подписи членов комиссии: без серий и номеров акт не закрывает запись в приходно-расходной книге, и бланк в учёте продолжает числиться.
Стоимость бланка, испорченного при неправильном первичном заполнении или испорченного не по вине работника, оплачивает работодатель. Перекладывать её на работника нельзя, даже если специалист по кадрам ошибся в дате или в наименовании должности из-за того, что работник принёс неверные данные.
Перед тем как доставать новый бланк, стоит проверить, нужен ли он вообще. Часть ошибок исправляется записью о недействительности и новой правильной записью, и бланк при этом не расходуется. Списание бланка оправданно тогда, когда испорчен титульный лист при первичном оформлении или бланк повреждён физически.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Кейс из практики: в производственной компании на 640 человек инвентаризация показала расхождение в 11 бланков между сейфом и приходно-расходной книгой. Разбор по сериям выявил причину: испорченные бланки уничтожались, но акты не составлялись, а запись о расходе вносилась в книгу позже, без документа-основания. После восстановления актов и сверки по каждой серии учёт сошёлся, а порядок изменили: бланк выдаётся ответственному только под заявку, а испорченный возвращается в бухгалтерию вместе с проектом акта.
Хранение бланков и заполненных книжек
Бланки трудовой книжки и вкладыша хранятся у работодателя как документы строгой отчётности, а ответственному лицу выдаются по его заявке. На практике это означает сейф или запирающийся металлический шкаф с ограниченным доступом и письменный порядок выдачи, а не коробку в шкафу кадровой службы.
Заполненные трудовые книжки работников хранятся отдельно от чистых бланков. Ещё одна отдельная группа — невостребованные книжки уволившихся, которые не пришли за документом. Их держат обособленно от книжек действующих работников, и срок здесь длинный: 50 лет для дел, завершённых делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних, по пункту 449 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Лайфхак: опись документов длительного хранения делайте не по годам, а по людям. При споре о стаже ищут сведения по конкретному работнику, а не журнал определённого года, и опись по фамилиям экономит часы в ситуации, когда времени нет.
Отдельно проверьте номенклатуру дел. Если книга учёта движения попала в неё с пятилетним сроком за компанию с приходно-расходной книгой, через пять лет её уничтожат по акту вместе с остальными делами, и восстановить сведения о том, кому и какой бланк выдан, будет уже невозможно.
Что смотрит инспектор и сколько стоит ошибка
Плановых проверок по календарю для большинства работодателей сейчас нет: мораторий, введённый постановлением Правительства от 10.03.2022 № 336, действует, и контроль ведётся через индикаторы риска, обращения работников и профилактические визиты. Проверка идёт по проверочным листам, и за их рамки инспектор выходить не вправе, что работает в пользу работодателя, прошедшего самопроверку по тем же спискам заранее.
Нарушения по трудовым книжкам почти никогда не выглядят как отсутствие учёта. Они выглядят как расхождение документов между собой: бланк числится в приходно-расходной книге, но его нет ни в сейфе, ни в акте об уничтожении; в книге учёта движения стоит серия, не совпадающая с серией на выданной книжке; дата выдачи книжки при увольнении позже даты приказа, а уведомления явиться за трудовой книжкой в деле нет.
Внимание: уклонение от обязательного профилактического визита само по себе становится основанием для внеплановой проверки. Визит воспринимают как необязательную беседу, от которой можно отказаться, а механика обратная: отказ переводит компанию из мягкого формата контроля в жёсткий.
Цена ошибки складывается из двух частей. Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и индивидуального предпринимателя и от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. Повторное аналогичное нарушение по части 2 обойдётся дороже: от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, от 50 000 до 70 000 рублей на юридическое лицо.
Вторая часть тяжелее административной. По статье 234 ТК РФ работодатель возмещает работнику не полученный им заработок за задержку выдачи трудовой книжки. Здесь сумма считается не по кодексу, а по среднему заработку конкретного человека за весь период задержки, и на позиции с высокой зарплатой она быстро превышает верхнюю границу штрафа. Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, направленное в день увольнения, освобождает работодателя от этой ответственности, и его отсутствие в деле оставляет период задержки открытым до дня фактической выдачи.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Отсутствие компании в плане проверок сегодня не говорит ни о чём: индикатор риска срабатывает автоматически, по данным, которые работодатель сам передал в государственные системы, а узнать о срабатывании он может только из решения о проверке. Поэтому самопроверку по проверочным листам имеет смысл проводить не перед визитом, а раз в год по графику. Начните со сверки дат: даты выдачи книжек при увольнении с датами приказов за последний год.»
Когда учёт бланков не свернуть: границы КЭДО
Перевод кадровых документов в электронный вид не отменяет работу с бумажными бланками. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ прямо исключает из КЭДО трудовую книжку и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Пока у вас есть хотя бы один работник с бумажной книжкой, сейф, две книги учёта и ответственный приказом остаются.
Что при этом действительно меняется: заявления о выборе формы трудовой книжки, согласия, приказы о приёме и переводе, ознакомление с локальными нормативными актами уходят в электронный контур, и бумажный оборот вокруг книжки сжимается до операций с самим бланком. В практике Добыто это первое, что выносят в систему при переходе на КЭДО: сроки и ознакомления, которые вручную теряются чаще всего.
С 1 января 2026 года применяется новый классификатор профессий и должностей ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Изменение наименования или кода должности тянет за собой приказ о внесении изменений в штатное расписание, дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление кадровых программ, а у работников с бумажной книжкой — ещё и аккуратную работу с записями. Сверьте наименования должностей в штатном расписании до того, как будете вносить очередную запись в книжку.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на ней видно, где маршрут согласования собран неверно и кто из работников не подтвердил согласие. Бумажную трудовую книжку это не отменяет, и обещать обратное некорректно. Реалистичная цель — убрать бумагу вокруг книжки, оставив в сейфе только сам бланк и книгу учёта движения.»
Стоимость подключения КЭДО: тарифы 2026 года
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора функций и того, нужна ли интеграция с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск при подключении |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма считается от численности и выбранного набора функций, а при смене тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия по каждому пакету собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что входит в поддержку и электронный архив.
УКЭП в тариф не входит и оформляется через партнёров-удостоверяющие центры. Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных.
Выводы
Учёт бланков трудовых книжек держится на четырёх опорах: приказ об ответственном, две самостоятельно утверждённые книги учёта, хранение бланков как документов строгой отчётности и акт на каждый уничтоженный бланк с серией и номером. Расход бланков у большинства компаний сегодня измеряется единицами в год, потому что новым работникам бумажная книжка не оформляется, но сам участок учёта не исчезает и проверяется по тем же правилам. Разные сроки хранения двух книг, плата в размере расходов на приобретение и НДС с выдачи — три места, где чаще всего расходятся кадровый и бухгалтерский учёт.
Мы в Добыто переводим в электронный контур всё, что закон разрешает перевести, и отдельно проектируем участок, который остаётся на бумаге: сейф, книги учёта и сроки. Такой подход снимает бумажную нагрузку вокруг книжки и оставляет кадровой службе ровно те операции, которые действительно требуют бланка.
Частые вопросы
Нужно ли закупать бланки, если все работники перешли на электронные сведения
Минимальный запас держать придётся. Пункт 44 Порядка № 320н обязывает работодателя постоянно иметь необходимое количество бланков. Ситуации, когда бланк понадобится даже в полностью электронной компании: к вам устраивается работник, сохранивший бумажную книжку и утративший её, либо действующему работнику нужен дубликат по решению суда или по справке о стаже. Разумный ориентир — несколько бланков и вкладышей, закупленных партией и проведённых по приходно-расходной книге.
Можно ли вести книгу учёта движения трудовых книжек в электронном виде
Порядок № 320н не запрещает электронную форму, но требование о нумерации, прошнуровке и заверении подписью руководителя реализуемо только для бумажного журнала. Практическое решение: книга ведётся на бумаге, а внутренняя таблица используется как рабочий инструмент для поиска. Держать один и тот же журнал в двух формах и считать оригиналом обе версии нельзя: при проверке инспектор возьмёт бумажный экземпляр, и расхождение с таблицей станет отдельным вопросом.
Кто должен вести приходно-расходную книгу — кадры или бухгалтерия
Порядок не называет подразделение, он называет обязанность работодателя. Сложившаяся практика: приходно-расходную книгу ведёт бухгалтерия, потому что она закупает бланки, оплачивает их и держит остаток на забалансовом счёте 006, а книгу учёта движения ведёт ответственный за трудовые книжки, назначенный приказом. Распределение закрепляется в том же приказе, чтобы при увольнении любого из этих сотрудников книга передавалась по акту.
Что делать, если бланк испорчен, а работник уже уволился
Порча бланка и расчёты с работником — разные операции. Испорченный бланк уничтожается по акту независимо от того, работает человек у вас или нет, и стоимость бланка, испорченного не по вине работника, относится на работодателя. Если книжка оформлена, но не выдана при увольнении, направьте уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на её отправку почтой: с даты направления такого уведомления ответственность за задержку по статье 234 ТК РФ с работодателя снимается.
Как проверить подлинность бланка, принесённого работником
Смотрите на связку реквизитов: серия и номер бланка, соответствие защитных элементов году выпуска и логика записей. Бланк, выпущенный позже даты первой записи в нём, — классический признак подделки, который виден без экспертизы. При сомнениях в стаже работник может запросить сведения о трудовой деятельности через личный кабинет на портале госуслуг: электронные сведения с 2020 года и записи в бумажной книжке должны совпадать по датам и основаниям увольнения.
Что делать с бланками и книжками при реорганизации или ликвидации
При реорганизации трудовые книжки работников, книги учёта и остаток бланков передаются правопреемнику по акту с перечислением серий и номеров. При ликвидации невостребованные трудовые книжки и книга учёта движения передаются в государственный или муниципальный архив: сроки 50 и 75 лет привязаны к документу, а не к существованию организации. Приходно-расходную книгу с истёкшим пятилетним сроком в архив не передают, её уничтожают по акту вместе с другими делами временного хранения.
Обязательно ли утверждать формы книг учёта отдельным приказом
Прямой обязанности издавать локальный нормативный акт Порядок № 320н не содержит: он говорит только о том, что формы разрабатывает работодатель. Приказ решает другую задачу — фиксирует, с какой даты действует именно эта форма, и снимает вопрос о её происхождении при проверке. Если формы книг у вас меняются (например, добавилась графа под электронное согласие), приказ показывает хронологию изменений, а без него придётся объяснять расхождение шапок в журналах разных лет.
