Трудовые книжки переводятся в электронный формат по письменному заявлению каждого работника, а не приказом по организации: статья 2 Федерального закона № 439-ФЗ от 16.12.2019 оставила выбор формы за человеком, и работодатель обязан этот выбор исполнить. Работа компании сводится к пяти действиям: назначить ответственного, свести реестр книжек с кадровым учётом, принять заявления, выдать бумажные книжки на руки с записью о поданном заявлении и дальше подавать в Социальный фонд России подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в срок. Главное различие — когда человек начал работать: тем, кто впервые вышел на работу после 31 декабря 2020 года, бумажная книжка не оформляется вообще и заявление не нужно, а у тех, кто работал раньше, без личного заявления бумажная книжка остаётся обязательной.
Дальше идёт план на уровне действий кадровой службы: что проверить до старта, как оформить заявление и выдачу книжки, какие сроки по ЕФС-1 считаются в рабочих днях, а какие до 25-го числа. Покажем, почему бумажную книжку нельзя выбрасывать даже после перехода. Разбор ошибок со штрафами, порядок хранения невостребованных книжек, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что означает перевод трудовых книжек в электронный формат
Электронная трудовая книжка — это не файл и не скан бумажной книжки. Это сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ, которые лежат на индивидуальном лицевом счёте работника в Социальном фонде России и формируются из отчётности работодателя. Компания ничего не оцифровывает и не загружает архив книжек в систему: она сдаёт подраздел 1.1 формы ЕФС-1 по каждому кадровому событию, а фонд накапливает записи.
Отсюда первое практическое следствие. Сведения о трудовой деятельности компания уже ведёт на всех работников без исключения, в том числе на тех, кто сохранил бумажную книжку. Вопрос перехода касается только второй, бумажной формы учёта: продолжать её вести или прекратить по каждому конкретному человеку.
Второе следствие касается терминологии, на которой путаются целые проекты. Кадровый электронный документооборот и электронная трудовая книжка — разные вещи и регулируются разными нормами. КЭДО живёт по статьям 22.1-22.3 ТК РФ и переводит в электронный вид трудовые договоры, приказы, заявления и ЛНА. Бумажная трудовая книжка в КЭДО не переводится вообще: она в перечне исключений вместе с приказом об увольнении, актом о несчастном случае на производстве и документами о прохождении инструктажей по охране труда.
Факт: четыре вида кадровых документов нельзя перевести в электронный вид никаким образом — трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Остальные кадровые документы могут существовать только в электронном виде, без дублирования на бумаге.
Кого переводить не нужно: разбор по категориям работников
Массовая рассылка уведомлений всему штату — ошибка старта. Половине коллектива в типичной компании переход не нужен либо уже произошёл, и рассылка порождает поток вопросов, которые кадровая служба потом разбирает вручную. Перед любым действием персонал делится на четыре группы.
| Категория работника | Нужна ли бумажная книжка | Действие работодателя | Основание |
|---|---|---|---|
| Впервые поступил на работу после 31 декабря 2020 года | Не оформляется | Заявление не запрашивать, вести только сведения о трудовой деятельности | ч. 8 ст. 2 № 439-ФЗ |
| Ранее выбрал сведения о трудовой деятельности у прошлого работодателя | Не заводится заново | Принять СТД-Р или СТД-СФР при приёме, книжку не требовать | ст. 66.1 ТК РФ |
| Подал заявление о продолжении ведения бумажной книжки | Обязательна, ведутся обе формы | Вести книжку дальше; перевести на ЭТК можно только по новому заявлению самого работника | ч. 2 и ч. 5 ст. 2 № 439-ФЗ |
| Не подавал заявления вовсе: болел, был в отпуске, отстранён или не состоял в трудовых отношениях по 31 декабря 2020 года | Ведётся по умолчанию | Принять заявление в любое время, когда работник его подаст | ч. 6 ст. 2 № 439-ФЗ |
| Дистанционный работник | По соглашению сторон сведения в книжку могут не вноситься | Зафиксировать договорённость в трудовом договоре, сведения в СФР подавать в общем порядке | ст. 312.2 ТК РФ |
Из таблицы видно, где у компании реальный объём работы: только третья и четвёртая строки. Остальные категории закрываются настройкой кадрового учёта, а не перепиской с людьми.
Полезно знать: отказ работника от электронного формата не повод для увольнения или иных санкций. Тем, кто остаётся на бумаге, кадровые документы продолжают оформлять в бумажном виде параллельно с остальным штатом.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Важный нюанс из практики: бумажную книжку чаще всего сохраняют работники предпенсионного и пенсионного возраста, которые не пользуются электронной почтой и не имеют доступа к учётным системам. Для них кадровая служба продолжает вести бумажный учёт, и это не временное неудобство на квартал, а постоянный параллельный режим. Закладывайте его в нагрузку кадровика на годы вперёд, а не на срок проекта.
Пошаговый план перехода на электронные трудовые книжки
План строится вокруг двух точек контроля: достоверность исходных данных и соблюдение сроков отчётности. Всё остальное — техника. В практике Добыто проект чаще всего буксует на сверке: реестр книжек не сходится с кадровой системой по уволенным прошлых лет, и разбор расхождений занимает больше времени, чем вся переписка с работниками.
Что проверить до старта: чек-лист подготовки
- Реестр книжек. Сверьте книгу учёта движения трудовых книжек с фактическим сейфом и со штатным расписанием. Расхождения по уволенным и по невостребованным бланкам всплывают именно на этом этапе.
- Статус каждого работника. По каждому человеку определите, подавал ли он заявление в 2020 году и какое именно. Отсутствие заявления в деле означает, что бумажная книжка ведётся по умолчанию.
- Дата начала трудовой деятельности. Работники, впервые вышедшие на работу после 31 декабря 2020 года, из проекта исключаются: у них бумажной книжки нет и быть не должно.
- Ответственный. Приказом назначьте лицо, ответственное за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек. Без приказа обязанность формально лежит на руководителе.
- Каналы сдачи ЕФС-1. Проверьте действующий сертификат электронной подписи для отчётности и доступ в кабинет страхователя. Просроченный сертификат обнаруживается ровно в тот день, когда отчёт нужно сдать до конца рабочего дня.
- Невостребованные книжки. Отдельно выделите книжки уволенных, которые лежат у работодателя: их судьба к переходу на ЭТК отношения не имеет, но аудит удобнее провести один раз.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Закон описывает рамку, а внутри неё порядок определяет сам работодатель. Если вы не опишете его под свои процессы, вы получите чужой типовой порядок из шаблона и будете работать по нему годами. Возьмите свой приказ об ответственном за трудовые книжки и проверьте, названы ли там конкретные действия: кто принимает заявление, кто вносит запись, кто выдаёт книжку под расписку, кто подаёт ЕФС-1 при отсутствии основного исполнителя.»
Как организовать переход компании на ЭТК: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте приказ о назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек и за представление сведений о трудовой деятельности. В приказе укажите замещающее лицо на период отпуска и болезни.
- Шаг 2. Проведите сверку: реестр книжек, книга учёта движения, приходно-расходная книга бланков, данные кадровой системы. Расхождения закройте до рассылки любых уведомлений.
- Шаг 3. Разделите штат на категории по таблице выше и определите адресный список: кому имеет смысл разъяснять выбор, а кого трогать не нужно.
- Шаг 4. Примите письменные заявления от тех, кто выбирает сведения о трудовой деятельности. Форма свободная, важны дата, подпись работника и однозначная формулировка выбора.
- Шаг 5. Внесите в трудовую книжку запись о поданном заявлении, выдайте книжку работнику на руки и возьмите расписку в получении. Отметку о выдаче поставьте в книге учёта движения трудовых книжек.
- Шаг 6. Подайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с мероприятием о выборе формы учёта не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления.
- Шаг 7. Перенастройте регулярную работу: по приёму, увольнению, приостановлению и возобновлению трудового договора отчёт уходит в СФР на следующий рабочий день, а при увольнении работник получает СТД-Р в день прекращения договора.
Заявление и выдача книжки: где компании ошибаются
Заявление работника — единственное основание для прекращения ведения бумажной книжки. Приказ по организации, коллективное решение, подпись в общем листе ознакомления или запись в дополнительном соглашении такого эффекта не дают: часть 2 статьи 2 № 439-ФЗ говорит о письменном заявлении конкретного человека.
После получения заявления в графу 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись о том, что работником подано письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ. Книжка выдаётся на руки, и с этого момента работодатель освобождается от ответственности за её ведение и хранение.
Срок выдачи книжки закон прямо не называет, и здесь компании теряют деньги на пустом месте. Распространённая в интернете формулировка про три дня нормативного основания не имеет. Безопасный порядок — выдать книжку в день подачи заявления и оформить расписку. Если работник в этот день отсутствует, зафиксируйте причину и выдайте книжку в первый день его выхода: спор о задержке выдачи трудовой книжки разбирается по статье 234 ТК РФ, и доказывать отсутствие задержки придётся работодателю.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Выбор в пользу сведений о трудовой деятельности работает в одну сторону. Закон даёт право перейти с бумажной книжки на электронный формат, но обратного права не предусматривает: вернуть работника в бумажный учёт по его просьбе вы уже не сможете. Поэтому заявление принимайте отдельным документом, а не галочкой в общей анкете, и храните его в личном деле вместе с распиской о выдаче книжки.»
Образцы кадровых документов для перехода на электронные трудовые книжки
Комплект собран под один проект: начните с приказа об ответственном, дальше идут учётные книги и документы по выдаче.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовых книжек | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
Отчётность в СФР: сроки по ЕФС-1 и выдача СТД-Р
После перехода вся история работника формируется из того, что компания отправила в фонд. Сроки по подразделу 1.1 формы ЕФС-1 различаются в разы в зависимости от кадрового мероприятия, и именно здесь бухгалтерия и кадры чаще всего расходятся в понимании.
| Кадровое мероприятие | Срок подачи подраздела 1.1 ЕФС-1 |
|---|---|
| Приём на работу, увольнение | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа |
| Приостановление и возобновление трудового договора | Не позднее рабочего дня, следующего за днём принятия решения |
| Заключение и расторжение договора ГПХ | Не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения или прекращения договора |
| Перевод, переименование, установление второй профессии | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа |
| Подача работником заявления о выборе формы учёта | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления |
| Запрет занимать должность по решению суда | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем вступления решения в силу |
Приказ, изданный в пятницу по приёму или увольнению, закрывается отчётом в понедельник. Приказ о переводе, изданный в тот же день, ждёт до 25-го числа следующего месяца. Разводите эти два потока в графике кадровой службы, иначе срочные мероприятия теряются в общей очереди.
Вторая обязанность после перехода — выдача СТД-Р. Работнику, на которого бумажная книжка не ведётся, сведения выдаются в день прекращения трудового договора, а в период работы — не позднее трёх рабочих дней со дня подачи им письменного заявления. Полную историю по всем работодателям работник получает уже не у вас: выписка формируется в личном кабинете на портале Госуслуг и в разделе «Электронная трудовая книжка» на сайте Социального фонда России, там же указан порядок обращения в клиентскую службу и МФЦ. Эту ссылку имеет смысл дать работникам в памятке: она снимает половину вопросов к кадровой службе.
Что делать с бумажными книжками после перехода
Выданная на руки книжка перестаёт быть документом работодателя, но не перестаёт быть документом работника. В электронной трудовой книжке фонда лежат сведения начиная с кадровых мероприятий 2020 года и записи о месте работы по состоянию на 1 января 2020 года. Вся история до этой даты подтверждается только бумажной книжкой. Поэтому формулировка «теперь книжка не нужна» неверна: она нужна работнику при назначении пенсии и при расчёте страхового стажа за ранние периоды.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Когда выдаёте книжку на руки, скажите работнику прямо: этот документ подтверждает стаж за периоды до 2020 года, и восстановить его при утрате будет долго и через запросы в архивы. В сервисе Добыто мы прикладываем к расписке короткую памятку с этой фразой и ссылкой на личный кабинет СФР. Стоит это ничего, а количество обращений в кадры через год после перехода заметно падает.»
Книжки уволенных, которые работник не забрал, остаются у работодателя до востребования. Порядок здесь стандартный: в день увольнения книжку выдают на руки, а при отсутствии работника или его отказе получить документ направляют уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку по почте. С даты направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.
Учётные книги после перехода не отменяются. Книга учёта движения трудовых книжек и приходно-расходная книга по учёту бланков ведутся, пока в компании остаётся хотя бы один работник с бумажной книжкой. С 1 сентября 2021 года формы этих книг работодатель утверждает самостоятельно: жёстко установленных бланков больше нет, и это удобно, поскольку графы можно свести под свой порядок выдачи.
Цена ошибки: штрафы и трудовые споры
Стоимость ошибки при переходе складывается не из цены сервиса, а из трёх отдельных составов, которые считаются независимо друг от друга.
Нарушение порядка ведения и выдачи трудовых книжек подпадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение по части 2 той же статьи обходится дороже: от 50 000 до 70 000 рублей на организацию, а должностному лицу грозит дисквалификация на срок от одного года до трёх лет.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Непредставление сведений о трудовой деятельности или нарушение срока их подачи — отдельный состав по части 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностное лицо от 300 до 500 рублей. Сумма небольшая, но санкция считается по каждому факту, а при массовом приёме или сокращении фактов набирается много.
Третья статья расходов не административная. Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении разбирается по статье 234 ТК РФ: работодатель возмещает работнику не полученный за время задержки заработок. Здесь сумма зависит от оклада и длительности задержки и обычно превышает любой штраф.
Важный нюанс из практики: в спорах по электронным кадровым документам суд смотрит не на формат, а на процедуру. Проигрывают не из-за электронной формы, а из-за того, как документ создавали и кто его подписывал: когда выдали ключ подписи, как проводилась идентификация и мог ли человек вообще пользоваться системой. Проверьте у себя, описан ли порядок идентификации при подписании в локальном акте и фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи.
Когда переход на ЭТК не решает задачу компании
Отказ от бумажных книжек убирает из кадрового делопроизводства один документ. Договоры, приказы, заявления, графики отпусков, уведомления и ознакомление с ЛНА остаются на бумаге, если компания не перешла на КЭДО. Если вы рассчитывали, что после перевода книжек кадровая служба перестанет печатать и собирать подписи, ожидание не сбудется: объём бумаги почти не изменится.
Отдельно стоит случай, когда переход не нужен вовсе. В компании до 20-30 человек со стабильным составом и без удалённых сотрудников выгода от проекта близка к нулю: книжки лежат в одном сейфе, кадровых событий немного, а трудозатраты на сверку и переписку сопоставимы с экономией. Такой компании разумнее ограничиться приведением в порядок учётных книг и настройкой сроков по ЕФС-1.
Если задача шире и компания действительно хочет уйти от бумаги, работает другой проект — КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Он требует положения о кадровом электронном документообороте, перечня документов и категорий работников, согласий от части персонала и выдачи подписей. В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: пилот на одном процессе для всех подразделений проверяет не технологию, а людей, и именно сопротивление людей чаще всего останавливает внедрение.
Внимание: если вы перешли на электронный документооборот и работник на это согласился, то по переведённым процессам вы уже не оформите документы в бумаге. Это смена способа, а не добавление запасного канала: откатиться назад по конкретному документу нельзя.
Важный нюанс из практики: работники, начавшие трудовую деятельность до 1 января 2022 года, вправе отказаться от взаимодействия через КЭДО, а у тех, чей стаж начался позже, отдельное согласие не требуется. Чем больше в компании людей со стажем до 2022 года, тем дольше идёт сбор согласий и тем больше людей придётся вести в параллельном бумажном режиме. Посчитайте эту долю до старта проекта, а не после рассылки уведомлений.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Компании застревают не на технологии, а на выборе системы, потому что сравнивают функции, а не свои процессы. Порядок обратный: сначала выпишите кадровые процессы и по каждому определите, сколько документов в год, кто подписывает и какой вид подписи требуется, и только потом смотрите системы. Начинать логично с отпусков, командировок и ознакомления с ЛНА: там работнику достаточно простой электронной подписи, а значит не нужны ни выдача ключей, ни обучение работе с носителем.»
Стоимость перехода на электронный кадровый документооборот: тарифы Добыто
Отказ от бумажных трудовых книжек сам по себе денег не стоит: заявления, записи и выдача книжек делаются силами кадровой службы. Платной становится вторая часть задачи — перевод остальных кадровых документов в электронный вид. Стоимость здесь зависит от численности и набора функций.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | рассчитывается индивидуально |
| Получение УКЭП | через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Итоговая сумма считается от численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и API относятся к «Корпорации». Актуальные условия по каждому тарифу, включая минимальную оплату и состав поддержки, опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Электронные подписи для сотрудников считать отдельной статьёй расходов не нужно: ПЭП и УНЭП выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.
Выводы
Перевод трудовых книжек в электронный формат — это не проект оцифровки архива, а набор кадровых процедур вокруг заявления работника. Компания назначает ответственного, сверяет реестр, принимает заявления от тех, кто выбрал сведения о трудовой деятельности, выдаёт книжки под расписку и держит сроки по подразделу 1.1 формы ЕФС-1: следующий рабочий день по приёму и увольнению, 25-е число следующего месяца по переводам и выбору формы учёта. Работников, впервые вышедших на работу после 31 декабря 2020 года, проект не касается, а тех, кто сохранил бумажную книжку, перевести против их воли нельзя.
Бумага уходит из кадровой службы не вместе с книжками, а вместе с переводом остальных документов в электронный вид. Мы в Добыто ведём обе части задачи: помогаем привести в порядок учёт трудовых книжек и сроки отчётности и переводим кадровый документооборот на электронные подписи с интеграцией в учётную систему.
Частые вопросы
Можно ли перевести на ЭТК работника, который находится в длительном отпуске по уходу за ребёнком
Да, ограничений по этому основанию нет. Работник вправе подать заявление в любое время, в том числе в период отпуска по уходу за ребёнком. Заявление можно принять по почте или через представителя по доверенности. Сложность возникает с выдачей книжки на руки: если работник не может приехать, оформите отправку по почте с его письменного согласия и сохраните почтовые документы. Сведения о поданном заявлении подаются в СФР в общем порядке, до 25-го числа следующего месяца.
Что делать, если работник потерял выданную ему трудовую книжку после перехода на ЭТК
Дубликат оформляет последний работодатель по письменному заявлению работника. Для этого потребуются документы, подтверждающие периоды работы у предыдущих работодателей: справки, копии приказов, выписки. Сведения из электронной трудовой книжки такие периоды не закроют, если работа была до 2020 года. Именно поэтому при выдаче книжки на руки имеет смысл под расписку предупредить работника, что документ подтверждает стаж за ранние периоды.
Нужно ли требовать трудовую книжку при приёме сотрудника, который уже перешёл на электронный формат
Нет. Такой кандидат предъявляет сведения о трудовой деятельности: форму СТД-Р от прошлого работодателя или СТД-СФР из фонда. Книжку требовать нельзя, она находится у работника на руках и в кадровую службу не сдаётся. Стаж и основания увольнения проверяются по СТД-СФР, а более ранние периоды при необходимости — по бумажной книжке, которую кандидат может показать добровольно.
Как исправить ошибку в сведениях о трудовой деятельности, которые уже ушли в СФР
Ошибка исправляется подачей корректирующих сведений по тому же подразделу 1.1 формы ЕФС-1: сначала отменяющая запись, затем правильная. Срок на исправление отдельно не установлен, но затягивать не стоит: до момента исправления работник видит в личном кабинете некорректные данные и будет обращаться в кадровую службу. Если ошибка касается периодов, влияющих на страховой стаж, работник вправе обратиться в фонд за корректировкой лицевого счёта самостоятельно.
Обязан ли работодатель напоминать работникам о праве перейти на электронную трудовую книжку
Обязанность уведомить каждого работника в письменной форме действовала до 30 июня 2020 года включительно. После этой даты повторные уведомления законом не требуются, и рассылать их всему штату ежегодно не нужно. При этом принять заявление работодатель обязан в любой момент, когда работник его подаст, и отказать со ссылкой на истёкшие сроки нельзя.
Сохраняется ли обязанность вести книгу учёта движения трудовых книжек, если бумажная книжка осталась у двух человек
Да, книга ведётся, пока в организации есть хотя бы одна трудовая книжка, за ведение и хранение которой отвечает работодатель. Численность значения не имеет. То же касается приходно-расходной книги по учёту бланков, если компания продолжает закупать бланки для оформления книжек тем, кто их сохранил. Формы обеих книг с 1 сентября 2021 года работодатель утверждает самостоятельно.
