Запись об увольнении в трудовой книжке: приказ и даты 2026

Запись в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию вносится в день увольнения и должна точно соответствовать тексту приказа: это требование пункта 9 Порядка ведения и хранения трудовых книжек. В графе 1 идет порядковый номер, в графе 2 — дата увольнения, то есть последний день работы, в графе 3 — причина со ссылкой на пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ, в графе 4 — наименование документа-основания, его дата и номер. Главное различие, от которого зависит весь порядок действий: у работника бумажная книжка или электронная. В первом случае запись вносят и книжку выдают на руки в последний день работы, во втором записи не будет вовсе, а вместо нее работник получает форму СТД-Р.

Разберем связку приказ — запись — отчетность: какие три даты участвуют в процедуре и почему они не совпадают, какие формулировки графы 3 инспектор читает как нарушение, кто заверяет запись и почему подпись самого работника под ней с 1 сентября 2021 года не требуется. Работнику материал дает способ проверить свою запись и основание требовать исправления. Образец записи по графам, сценарная таблица последнего дня, порядок признания записи недействительной, сроки подачи ЕФС-1, размеры штрафов и стоимость подключения электронного документооборота — во второй половине статьи.

Приказ первичен, запись вторична: как они связаны нормативно

Прекращение трудового договора оформляется приказом работодателя (часть 1 статьи 84.1 ТК РФ), и только после этого появляется основание открывать книжку. Пункт 9 Порядка формулирует связь жестко: запись об увольнении вносится в день увольнения и должна точно соответствовать тексту приказа. Для всех остальных записей — о приеме, переводе, квалификации — действует срок до 5 рабочих дней, и увольнение здесь единственное исключение из общего темпа кадровой работы.

Отсюда практическое следствие, которое ломает половину типовых инструкций: сверять надо не книжку с законом, а книжку с приказом, а приказ — с законом. Если в приказе основание записано как «по инициативе работника, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ», а в книжке появилось «по собственному желанию, ст. 80 ТК РФ», нарушены сразу два требования: точность соответствия приказу и правило пункта 17 Порядка ссылаться на статью, часть и пункт. Действующая редакция документа опубликована на сайте министерства: приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н содержит и форму книжки, и сам порядок ведения.

Три даты в процедуре увольнения почти никогда не совпадают, и путаница между ними дает самые частые претензии при проверке.

Из таблицы видно расхождение, которое стоит держать в голове: отчетность в СФР привязана к дате приказа, а запись в книжке — к дате увольнения. Если приказ издан 16 сентября, а работник увольняется 30-го, подать ЕФС-1 нужно 17 сентября, а книжку заполнить 30-го.

Что сверить в приказе до того, как открыть книжку

1. Основание увольнения. Пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ для увольнения по инициативе работника. Ссылка на статью 80 в приказе допустима как указание на порядок, но основанием прекращения договора остается статья 77.
2. Дата увольнения. Сверьте ее с заявлением работника и со сроком предупреждения по статье 80 ТК РФ: две недели, если стороны не договорились о меньшем сроке.
3. Документ-основание. В приказе должна стоять ссылка на заявление работника с его датой. Без этого связка «заявление — приказ — запись» разрывается в первом же звене.
4. Реквизиты приказа. Номер и дата, которые пойдут в графу 4, должны совпадать с журналом регистрации приказов по личному составу.
5. Отметка об ознакомлении. Работник знакомится с приказом под роспись; при невозможности это сделать или при отказе на приказе делается соответствующая запись (часть 2 статьи 84.1 ТК РФ).
6. Отзыв заявления. Проверьте, не поступал ли отзыв до истечения срока предупреждения. Если поступал и на место работника не приглашен другой человек, которому нельзя отказать в приеме, увольнение не состоится.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Дата в заявлении — не пожелание работника, а срок по статье 80. Когда работник просит уволить раньше и ссылается на обстоятельство, дающее право на сокращение срока, это обстоятельство проверяется не только по существу, но и по времени: Роструд прямо указывал, что зачисление в образовательную организацию не дает права на сокращение срока отработки, если после зачисления работник спокойно проработал несколько месяцев. Прежде чем ставить в приказ более раннюю дату увольнения, сверьте дату самого обстоятельства с датой заявления.»

Образец записи об увольнении по собственному желанию: графы 1-4

Пункт 15 Порядка распределяет содержание записи по четырем графам, и отклонение от этой схемы инспектор видит сразу. Формулировка причины берется из текста ТК РФ со ссылкой на статью, часть и пункт: произвольный пересказ основания не допускается.

Порядок 320н ориентирует на конструкцию «Уволен…». Варианты «трудовой договор прекращен» и «трудовой договор расторгнут» в практике тоже встречаются и сами по себе нарушением не считаются, но безопаснее держать в книжке ровно ту формулировку, которая стоит в приказе: расхождение между двумя документами объяснить сложнее, чем выбор одного из равнозначных вариантов.

Отдельная норма пункта 17 касается льгот. Если увольнение по собственному желанию связано с обстоятельствами, с которыми законодательство связывает предоставление льгот и преимуществ, причина указывается в записи: например, уход за ребенком в возрасте до 14 лет. Работник, который сам просит такую формулировку, обычно знает зачем: от нее зависят условия обращения в службу занятости.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как внести запись об увольнении: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Примите заявление работника, проверьте дату и срок предупреждения по статье 80 ТК РФ.
2. Шаг 2. Издайте приказ о прекращении трудового договора, зарегистрируйте его и ознакомьте работника под роспись.
3. Шаг 3. Подайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа.
4. Шаг 4. В последний день работы внесите запись в раздел «Сведения о работе»: номер, дата увольнения, причина с полной ссылкой на норму, реквизиты приказа.
5. Шаг 5. Заверьте запись подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью при ее наличии.
6. Шаг 6. Выдайте книжку работнику, зафиксируйте выдачу в книге учета движения трудовых книжек и возьмите расписку о получении.
7. Шаг 7. Выдайте сопутствующие документы: расчетные сведения, справки о доходах и страховых взносах, а при электронной книжке — форму СТД-Р.

Соберите приказ по форме Т-8, реквизиты которого пойдут в графу 4

Кто заверяет запись и когда книжка должна быть на руках

Пункт 36 Порядка называет двух субъектов заверения: работодателя или лицо, ответственное за ведение трудовых книжек. Указывается должность, ставится подпись, затем печать работодателя или кадровой службы, если работодатель от печати не отказался. Подпись самого работника под записью об увольнении с 1 сентября 2021 года не требуется: прежнее правило отменено, и отсутствие такой подписи нарушением не является. Претензии нового работодателя вида «а почему тут вы не подписались» относятся к книжкам, заполненным по старым правилам.

Книжку работодатель обязан выдать в день увольнения (пункт 36 Порядка, часть 4 статьи 84.1 ТК РФ), одновременно производится расчет по статье 140 ТК РФ. Если работник в этот день отсутствует или отказывается получить книжку, работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправку по почте. Со дня направления уведомления ответственность за задержку выдачи с работодателя снимается (часть 6 статьи 84.1 ТК РФ), и это единственный законный способ закрыть просрочку.

Цена промедления считается по статье 234 ТК РФ: работодатель возмещает работнику неполученный заработок за все время задержки книжки и за внесение неправильной или не соответствующей закону формулировки причины увольнения. Норма прямо связывает содержание графы 3 с деньгами, а не только с формальным порядком ведения документов.

Важный нюанс из практики: в практике Добыто на старте проектов чаще приходится восстанавливать не сами записи, а книгу учета движения трудовых книжек. Записи обычно внесены, а подтвердить факт и дату выдачи книжки нечем: расписки нет, графы в книге учета не заполнены. В споре по статье 234 ТК РФ это работает против работодателя.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше никогда не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его отдельных реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Пять ситуаций последнего дня: что критично, а что не влияет на законность записи

Четыре строки из пяти закрываются одним документом — приказом или уведомлением. Пятая требует отдельной процедуры исправления, и она разобрана ниже.

Шаблоны документов для последнего рабочего дня

Комплект собран под увольнение по собственному желанию; начинать удобнее с расписки и уведомления, они нужны в день выдачи книжки.

Ошибка в записи: как исправлять и когда выдавать дубликат

Зачеркивание в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» прямо запрещено пунктом 12 Порядка. Механика исправления другая: неверная запись остается на месте, а следом вносится новая, которая объявляет ее недействительной. В графе 1 — следующий порядковый номер, в графе 2 — дата внесения исправления, в графе 3 — формулировка о недействительности записи под конкретным номером, в графе 4 — реквизиты документа, на основании которого исправляют. Сразу после этого вносится правильная запись с теми же реквизитами приказа, что и в исходной.

Исправляет тот работодатель, у которого ошибка возникла. Если организация ликвидирована и правопреемника нет, исправление вносит работодатель по новому месту работы, но только на основании документа, подтверждающего правильные сведения: архивной справки, копии приказа, выписки из лицевого счета. Без такого документа новый работодатель чужую запись не трогает.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Половина ошибок в записях приходит из чужих образцов. Если в шаблоне, по которому вы работаете, упоминается форма СЗВ-ТД, документ устарел: с 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе единой формы ЕФС-1. Мы не берем из таких источников сроки, названия форм и реквизиты, только логику и перечни, которые меняются реже, — и один устаревший реквизит для нас повод проверить весь документ целиком.»

Когда исправительной записи недостаточно

Если в книжке есть признанная недействительной запись об увольнении или о переводе, работник по письменному заявлению получает дубликат. В него переносятся все записи, кроме недействительной. Срок выдачи дубликата — не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления (пункт 27 Порядка). Этот маршрут выбирают, когда неверная запись об увольнении мешает трудоустройству: новый работодатель видит в книжке основание, которого фактически не было.

Если вы работник и нашли в своей книжке неверное основание увольнения, порядок такой: письменное заявление прежнему работодателю с просьбой внести исправление, при отказе — обращение в государственную инспекцию труда, далее суд по статье 234 ТК РФ с требованием возместить неполученный заработок. Копию приказа об увольнении прежний работодатель обязан выдать по заявлению в течение 3 рабочих дней (статья 62 ТК РФ): без нее доказать расхождение нечем.

Электронная трудовая книжка: когда записи нет вовсе

Работникам, впервые поступившим на работу после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не оформляется: сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде по статье 66.1 ТК РФ. Те, кто подал заявление о переходе на электронную книжку, получили бумажную на руки с соответствующей записью, и новых записей в нее работодатели не вносят. При увольнении такому работнику выдается форма СТД-Р, утвержденная приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н и действующая с 1 января 2023 года.

Отчетность идет отдельным контуром. Кадровое событие попадает в подраздел 1.1 формы ЕФС-1, и срок привязан к приказу: не позднее рабочего дня, следующего за днем его издания. Действующая форма и порядок заполнения утверждены приказом Фонда пенсионного и социального страхования от 17.11.2025 № 1462 и применяются с 30 декабря 2025 года. Актуальные форматы и контрольные соотношения публикует база знаний СФР по форме ЕФС-1, и сверяться стоит с ней, а не с прошлогодними памятками.

Расходятся и сроки хранения. Приказ об увольнении относится к документам по личному составу и хранится 50 или 75 лет в зависимости от даты создания, независимо от того, бумажный он или электронный.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

В сервисе Добыто электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются внутри платформы и входят в тариф, а исполненные документы уходят во вкладку «Архив» с сохранением подписи и маршрута согласования. На выдачу трудовой книжки это не влияет, а на скорость подготовки приказов и сопутствующих документов влияет напрямую.

Почему приказ об увольнении и книжка остаются на бумаге при полном КЭДО

Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из электронного документооборота четыре группы документов: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, формируемые в электронном виде, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Все остальное можно вести только в электронной форме без дублирования на бумаге.

Заявление об увольнении, дополнительные соглашения и ознакомление с локальными нормативными актами уходят в электронный контур, а приказ по форме Т-8 печатается и подписывается собственноручно, запись в книжке делается от руки. Смешанная схема законна, но требует регламента: где заканчивается электронный маршрут и начинается бумажный. В маршрутах Добыто эта граница задается типом документа, чтобы приказ об увольнении не ушел на электронное подписание по инерции вместе с остальным пакетом.

Когда переход на КЭДО не снимет работу с трудовыми книжками

Если у вас на руках бумажные книжки работников, принятых до 2021 года и не подавших заявление о переходе на электронную, внедрение электронного документооборота не сократит эту часть работы ни на день. Хранение бланков, книга учета движения, приходно-расходная книга бланков, записи от руки и выдача под расписку остаются в прежнем объеме. Экономия появляется на заявлениях, приказах о приеме и переводе, ознакомлении с ЛНА и справках, то есть на том, что закон разрешает вести электронно.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи с датой заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов в компании оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти две даты у вас не совпадают.»

Цена ошибки в записи и в сроках

Нарушение порядка ведения трудовых книжек квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностное лицо и на индивидуального предпринимателя от 1 000 до 5 000 рублей, на юридическое лицо — от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 той же статьи: на должностное лицо от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трех лет, на юридическое лицо от 50 000 до 70 000 рублей.

Просрочка по ЕФС-1 считается по другому закону: 500 рублей за каждое застрахованное лицо, сведения о котором поданы позже срока или с ошибкой. Для увольнения одного человека сумма символическая, для месяца с массовым выбытием персонала — уже нет.

Самая дорогая позиция не в штрафах. По статье 234 ТК РФ работодатель возмещает работнику весь неполученный заработок за период задержки книжки или за неправильную формулировку причины увольнения, из-за которой работник не смог трудоустроиться. Верхнего предела у этой суммы нет: она равна фактическому времени до исправления и нового трудоустройства и подтверждается отказами новых работодателей.

Что об этом думает суд: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему кадрового электронного документооборота, прошел четыре инстанции. Районный суд работнику отказал: у работодателя было положение о КЭДО, утвержденный перечень документов и порядок создания личного кабинета. Кассация акты отменила, указав, что в материалах нет сведений о порядке идентификации работника, а при новом рассмотрении работник спор выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, и все это зафиксировала информационная система самого работодателя.

Стоимость подключения КЭДО и электронной кадровой отчетности

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и необходимости интеграции с учетной системой.

Итоговая сумма складывается из численности подключаемых сотрудников, выбранного набора подписей и того, нужны ли кастомные шаблоны, электронный архив и интеграция с учетной системой. Полный состав пакетов и условия перехода между ними приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Отдельно учитывайте, что электронный документооборот не отменяет бумажную часть процедуры увольнения. Приказ по форме Т-8 и запись в трудовой книжке останутся вне электронного контура при любом тарифе.

Выводы

Запись об увольнении по собственному желанию держится на трех реквизитах приказа: основании, дате увольнения, номере и дате самого приказа. Вносится она в день увольнения, заверяется подписью работодателя или ответственного лица и печатью при ее наличии, а подпись самого работника под ней с сентября 2021 года не нужна. Зачеркивать неверную запись нельзя: ошибку закрывают записью о недействительности, а при неверном основании увольнения работник вправе получить дубликат в течение 15 рабочих дней. Отчетность в СФР живет по своему календарю и привязана к дате приказа, а не к дате увольнения.

Мы в Добыто выстраиваем электронную часть этой процедуры: маршруты согласования, шаблоны заявлений и приказов, контроль сроков подписания и архив с сохраненными подписями. Бумажные исключения из статьи 22.1 ТК РФ остаются на кадровой службе, и регламент их стыковки с электронным контуром мы описываем на этапе внедрения.

Частые вопросы

Нужно ли вносить запись об увольнении, если работник еще в 2020 году выбрал электронную трудовую книжку?

Нет. При переходе на электронную книжку бумажная выдается работнику на руки с записью о поданном заявлении, и новых записей в нее работодатель не вносит. В день прекращения трудового договора такому работнику выдается форма СТД-Р по приказу Минтруда от 10.11.2022 № 713н, а кадровое событие отражается в подразделе 1.1 формы ЕФС-1. Если бумажная книжка по каким-то причинам осталась у работодателя, ее возвращают без новых записей.

Работник просит поставить его подпись под записью об увольнении. Это нарушение?

Пункт 36 Порядка 320н такой обязанности не содержит: с 1 сентября 2021 года запись об увольнении подписью владельца книжки не заверяется. Отсутствие подписи работника нарушением не является, и претензии нового работодателя по этому поводу необоснованны. Прямого запрета на дополнительную подпись в Порядке нет, но юридического значения она не имеет и на действительность записи не влияет.

Какой датой оформлять запись при отпуске с последующим увольнением?

В графу 2 идет последний день отпуска — это и есть дата увольнения. Расчет и выдачу трудовой книжки работодатель производит в последний рабочий день перед отпуском, потому что позже исполнить эту обязанность физически не получится. Дата фактической выдачи книжки в самой записи не отражается: она фиксируется в книге учета движения трудовых книжек и в расписке работника.

Можно ли уволить по собственному желанию, если работник заболел до даты увольнения?

Да. Запрет на увольнение в период временной нетрудоспособности по части 6 статьи 81 ТК РФ действует только для увольнения по инициативе работодателя. Заявление работника этот запрет не затрагивает: дата увольнения не переносится, приказ издается, запись вносится в день, указанный в приказе. Книжку при отсутствии работника выдают по правилам части 6 статьи 84.1 ТК РФ — через уведомление о необходимости явиться либо дать согласие на отправку по почте.

Как получить копию приказа об увольнении, чтобы сверить его с записью?

По письменному заявлению работника работодатель выдает заверенные копии документов, связанных с работой, в течение 3 рабочих дней (статья 62 ТК РФ). Отдельно часть 2 статьи 84.1 ТК РФ предусматривает выдачу надлежащим образом заверенной копии приказа о прекращении трудового договора по требованию работника. Заявление стоит подать в двух экземплярах с отметкой о принятии на своем: без подтверждения обращения срок в 3 рабочих дня нечем отсчитывать.

Кто исправляет запись, если организация, внесшая ошибку, ликвидирована?

Исправление вносит работодатель по новому месту работы, но только на основании документа, подтверждающего правильные сведения: архивной справки, копии приказа, выписки из индивидуального лицевого счета. Если правопреемник существует, обращаться нужно к нему. Когда подтверждающих документов нет ни в архиве, ни у работника, спорный период трудовой деятельности устанавливается в судебном порядке, и запись вносится уже на основании решения суда.