Трудовая книжка и справки для пенсии выдаются уходящему сотруднику по двум разным правилам: часть комплекта работодатель отдаёт сам в последний рабочий день, часть — только по письменному заявлению в течение трёх рабочих дней. Без заявления выдают бумажную трудовую книжку или сведения по форме СТД-Р, расчётный листок и выписки из подразделов 1.2 и 3 раздела 1 формы ЕФС-1 вместе с персонифицированными сведениями о физических лицах. По заявлению — справку о доходах и суммах налога, справку о заработке за периоды до 2002 года и справку, уточняющую льготный характер работы. Главное различие: периоды до регистрации человека в системе персонифицированного учёта подтверждают трудовая книжка и справки работодателя, периоды после регистрации Социальный фонд России берёт из индивидуального лицевого счёта и бумаг не требует.
Разберём, какие документы обязательны, а какие приходится запрашивать отдельно, и какие из них влияют на размер будущей пенсии. Покажем, как сверить записи трудовой книжки с выпиской из лицевого счёта до увольнения и что делать, если организация из книжки ликвидирована. Работодателю материал даёт сроки подачи ЕФС-1 и размеры штрафов за задержку. Сценарная таблица по ситуациям работника, чек-лист проверки записей, стоимость перевода кадровых документов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что работодатель выдаёт в день увольнения без заявления
Комплект последнего рабочего дня закрывают три нормы: статья 84.1 ТК РФ (трудовая книжка и личные документы), статья 66.1 ТК РФ (сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р) и пункт 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (выписки персонифицированного учёта). Заявление для этих документов не требуется: работодатель выдаёт их по факту прекращения трудового договора.
| Документ | Основание | Что он подтверждает при оформлении пенсии |
|---|---|---|
| Бумажная трудовая книжка, если она велась | ст. 84.1 ТК РФ | Стаж за периоды до регистрации в системе персонифицированного учёта |
| Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р | ст. 66.1 ТК РФ, приказ Минтруда России от 10.11.2022 № 713н | Приём, переводы и увольнение у этого работодателя после перехода на электронную книжку |
| Выписка из подраздела 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1 | п. 4 ст. 11 закона 27-ФЗ | Страховой стаж за текущий год, который ещё не сдан в годовой отчётности |
| Выписка из подраздела 3 раздела 1 формы ЕФС-1 | п. 4 ст. 11 закона 27-ФЗ | Дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию, если они удерживались |
| Персонифицированные сведения о физических лицах | п. 4 ст. 11 закона 27-ФЗ | Суммы выплат и начисленных взносов за месяцы работы в году увольнения |
| Расчётный листок | ст. 136 ТК РФ | Состав окончательного расчёта. На пенсионные права не влияет |
| Медицинская книжка и другие личные документы на хранении | ст. 84.1 ТК РФ | Не относится к пенсионному комплекту, но возвращается в тот же день |
Из таблицы видно, что пенсионную ценность несут только три позиции: книжка, СТД-Р и выписки персучёта за текущий год. Всё остальное нужно для расчётов с работодателем и для нового трудоустройства.
Сведения о самом увольнении работодатель отдельно подаёт в Социальный фонд России подразделом 1.1 формы ЕФС-1 — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Работник этот подраздел на руки не получает: его содержание дублирует форма СТД-Р.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Комплект персонифицированного учёта работники почти никогда не спрашивают, а он выдаётся без заявления и закрывает кусок стажа, который ещё не попал в годовой отчёт. Если вы увольняетесь в середине года, выписка из подраздела 1.2 — единственное, что подтверждает месяцы работы с января до дня ухода. Проверьте, что в полученных выписках стоят ваш СНИЛС, период работы и подпись ответственного лица.»
Что выдают только по письменному заявлению и за какой срок
Статья 62 ТК РФ даёт работнику право запросить копии документов, связанных с работой, и обязывает работодателя выдать их не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Копии выдаются бесплатно и заверяются надлежащим образом. Право сохраняется и после увольнения: бывший работник обращается по тому же порядку.
- Справка о доходах и суммах налога физического лица — по пункту 3 статьи 230 НК РФ. Нужна для вычетов, кредитов и подтверждения дохода, для расчёта пенсии не применяется.
- Справка о заработной плате за периоды до 1 января 2002 года — для оценки пенсионных прав по старым правилам.
- Справка, уточняющая особый характер работы или условия труда — для досрочной пенсии по спискам вредных и тяжёлых профессий.
- Справка о периодах работы — когда запись в книжке не читается, содержит исправление или расходится с приказом.
- Копии приказов о приёме, переводах, переименовании организации и увольнении — подтверждают периоды, по которым у Социального фонда России есть вопросы.
- Справка о среднем заработке для службы занятости — по части 6 статьи 45 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ её запрашивают, когда у центра занятости нет сведений о заработке по последнему месту работы.
Заявление подаётся в свободной форме, но с ним стоит обращаться до последнего рабочего дня: пока кадровик ведёт увольнение, справки собираются быстрее, чем через полгода по почте. В практике Добыто заявления по статье 62 ТК РФ чаще всего приходят от сотрудников предпенсионного возраста, и три рабочих дня на подготовку справки за девяностые годы уходят целиком: документы поднимают из архива организации.
Образцы кадровых документов для выдачи и учёта трудовых книжек
Комплект собран под последний рабочий день: начните с формы СТД-Р, остальные бланки закрывают ситуации, когда работник не пришёл за книжкой или нашёл в ней ошибку.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом | Скачать |
| Образец исправления записи трудовой книжки | Скачать |
Какие справки реально влияют на размер пенсии
Пенсионные права делятся датой регистрации человека в системе индивидуального персонифицированного учёта. У большинства работающих она приходится на период с 1997 по 2002 год и указана в выписке из лицевого счёта. Всё, что было после этой даты, Социальный фонд России видит у себя: стаж и взносы поступают от работодателей отчётностью. Всё, что было до неё, подтверждается документами — и здесь трудовая книжка остаётся основным доказательством по Правилам подсчёта и подтверждения страхового стажа, утверждённым постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Условия назначения страховой пенсии по старости в 2026 году: 15 лет страхового стажа и 30 пенсионных коэффициентов. По общим основаниям право возникает у мужчин в 64 года и у женщин в 59 лет. Полный перечень документов и порядок обращения опубликован в разделе о назначении страховой пенсии по старости на сайте Социального фонда России.
Справка о заработке за 60 месяцев до 2002 года
Заработок за 2000-2001 годы Социальный фонд России берёт с лицевого счёта автоматически. Если этих данных на счёте нет или отношение среднемесячного заработка к средней зарплате по стране получилось низким, применяется альтернатива: справка о заработной плате за любые 60 месяцев подряд до 1 января 2002 года. Отношение заработков при оценке пенсионных прав учитывается не выше 1,2, для работавших в районах Крайнего Севера предельные значения выше.
Справку выдаёт работодатель того периода, а если организация ликвидирована — архив, принявший документы по личному составу. Смысл запроса простой: пять лет подряд с максимальной для вас зарплатой дают более высокое соотношение, чем два года, попавшие на смену работы или на простой.
Справка, уточняющая особый характер работы
Досрочная пенсия по спискам вредных и тяжёлых профессий назначается, когда подтверждены и стаж, и характер работы. Запись в трудовой книжке показывает только должность, поэтому Социальный фонд России дополнительно запрашивает справку, уточняющую особый характер работы или условия труда: в ней работодатель указывает позицию списка, занятость в течение полного рабочего дня и периоды, которые из льготного стажа исключаются. Такую справку выдают по заявлению, и собирать её проще, пока предприятие работает.
Лайфхак: документы по личному составу хранятся 50 лет, а созданные до 2003 года — 75 лет. Если организация ликвидирована, приказы и лицевые счета ищут в архиве по этим срокам, а не считают утраченными.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. По периодам до регистрации в персучёте подтверждением остаются трудовая книжка и архивные справки, и заменить их выгрузкой из системы нельзя. Посмотрите, какие периоды вашего стажа существуют только в электронном виде, и чем вы подтвердите их, если данные на лицевом счёте окажутся неполными.»
Что проверить до последнего рабочего дня
Расхождение между книжкой и лицевым счётом всплывает на приёме в Социальном фонде России, когда исправлять его уже поздно: организация переименована, кадровик уволился, печать сменилась. Проверка занимает один вечер и снимает большую часть будущих запросов.
- Записи читаются: печати не смазаны, даты видны полностью, номера приказов различимы.
- Наименование организации в записи о приёме совпадает с наименованием в записи об увольнении, а переименование внесено отдельной записью со ссылкой на документ.
- Исправления оговорены по правилам: зачёркиваний нет, недействительная запись отменена следующей по номеру.
- Периоды работы по совместительству закрыты, если записи о них вносились.
- Должность в книжке совпадает с должностью в приказе и в трудовом договоре, а для льготного стажа — с позицией списка.
Как сверить трудовую книжку с выпиской из лицевого счёта: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Закажите выписку из индивидуального лицевого счёта в электронном виде или в клиентской службе Социального фонда России.
- Шаг 2. Найдите в выписке дату регистрации в системе персонифицированного учёта. Она делит стаж на две зоны ответственности: до неё доказываете вы, после неё — работодатели отчётностью.
- Шаг 3. Выпишите периоды до этой даты из трудовой книжки и сверьте их с разделом выписки о стаже до регистрации.
- Шаг 4. По каждому расхождению запросите у действующего работодателя справку о периодах работы или копии приказов по статье 62 ТК РФ, срок выдачи — три рабочих дня.
- Шаг 5. По ликвидированным организациям направьте запрос в государственный или муниципальный архив региона, где находилось предприятие, приложив копию страницы книжки с записью.
Заказать выписку и посмотреть учтённые стаж и коэффициенты можно в электронном виде: услуга выписка из лицевого счёта в СФР доступна на портале государственных услуг без визита в клиентскую службу.
Мы собираем комплект увольнения в сервисе Добыто одним маршрутом: СТД-Р, выписки персучёта и расчётный листок формируются из карточки сотрудника и уходят ему в один день, без отдельных заявок в бухгалтерию.
Электронная трудовая книжка, СТД-Р и КЭДО: что чем заменяется
Электронная трудовая книжка — это не файл на руках у работника, а сведения о трудовой деятельности на его лицевом счёте. Работодатель формирует их подразделом 1.1 формы ЕФС-1, а работник получает в двух видах: СТД-Р от работодателя за период работы у него и СТД-СФР от Социального фонда России за всю трудовую деятельность с 2020 года. Обе формы утверждены приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н.
Бумажная трудовая книжка, которую работник сохранил при переходе на электронные сведения, остаётся полноценным документом. Периоды до 2020 года в электронном виде не восстанавливаются: в лицевой счёт они попали как стаж, но без наименований должностей и реквизитов приказов.
Внимание: бумажная трудовая книжка входит в число документов, которые закон не разрешает переводить в КЭДО, наравне с приказом об увольнении, журналом инструктажей по охране труда и актом о несчастном случае.
При кадровом электронном документообороте СТД-Р выдаётся в электронном виде, подписанной усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя, если работник заявил такой способ получения. Для Социального фонда России это полноценный документ, но при подаче бумажного комплекта распечатку файла придётся заверить.
Полезно знать: распечатка электронного документа остаётся его копией, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Работники приносят распечатанный СТД-Р и удивляются вопросу о заверении, хотя разница здесь та же, что между электронным документом и электронным образом. Файл, подписанный усиленной квалифицированной подписью работодателя, живёт по своим правилам, а его распечатка — по правилам копии. Сохраняйте исходный файл с подписью, а не только лист бумаги: восстановить его через год у бывшего работодателя сложнее, чем скачать сегодня.»
Дальше комплект зависит от того, где начинался стаж и как он оформлялся.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Ситуация работника | Что получает в день увольнения | Что запросить дополнительно |
|---|---|---|
| Первая работа с 2021 года, бумажная книжка не заводилась | СТД-Р, выписки персучёта, расчётный листок | Ничего: весь стаж уже на лицевом счёте |
| Отказ от бумажной книжки в 2020 году, книжка на руках | СТД-Р за период после перехода | Ничего, но бумажную книжку хранить: до 2020 года это единственный документ с должностями |
| Стаж начался до 2002 года | Трудовая книжка или СТД-Р | Справку о заработке за 60 месяцев подряд до 01.01.2002, если данных за 2000-2001 годы на счёте нет |
| Работа во вредных или тяжёлых условиях | Стандартный комплект | Справку, уточняющую особый характер работы, с позицией списка и занятостью полный рабочий день |
| Организация из записи в книжке ликвидирована | Документы выдать некому | Архивную справку о периоде работы и о заработке по месту хранения документов по личному составу |
| Дистанционный работник на КЭДО | СТД-Р файлом с усиленной квалифицированной подписью работодателя | Заверенную распечатку, если комплект подаётся на бумаге |
Строки таблицы сходятся в одном: чем раньше начался стаж, тем больше бумаги требуется, и тем важнее успеть запросить её у живой организации.
Когда справки от работодателя для пенсии не нужны
Запрашивать весь возможный комплект при каждом увольнении смысла нет. Справка о доходах и суммах налога к пенсионным правам отношения не имеет: размер пенсии считается от начисленных страховых взносов, которые уже отражены на лицевом счёте. Справка 182н о сумме заработка за два календарных года отменена с 1 января 2023 года, и требовать её при увольнении не нужно: больничные Социальный фонд России считает по собственным данным персонифицированного учёта.
Справка о среднем заработке для центра занятости в большинстве случаев тоже не требуется: сведения о выплатах по последнему месту работы служба занятости получает из Социального фонда России. Её запрашивают, только когда таких сведений нет, — например, после длительного отпуска по уходу за ребёнком.
Если весь стаж начался после регистрации в системе персонифицированного учёта, справки о периодах работы не нужны вовсе: сверка с лицевым счётом покажет те же периоды, что и трудовая книжка.
Чем оборачивается невыдача документов: сроки, штрафы, компенсация
Задержка трудовой книжки и сведений о трудовой деятельности оплачивается работодателем по статье 234 ТК РФ: он возмещает работнику не полученный за время задержки заработок. Освобождает от этой ответственности одно действие — направленное работнику уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на её отправку по почте. Со дня отправки уведомления работодатель за задержку не отвечает.
Невыдача документов при увольнении квалифицируется как нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностных лиц и предпринимателей от 1000 до 5000 рублей, на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей. При повторном нарушении суммы вырастают до 10 000-20 000 рублей для должностных лиц с возможной дисквалификацией на срок от одного года до трёх лет и до 50 000-70 000 рублей для организации.
Отдельно считается персонифицированный учёт. За непредставление или недостоверность сведений по закону 27-ФЗ взыскивается 500 рублей за каждое застрахованное лицо, а на должностное лицо накладывается административный штраф по статье 15.33.2 КоАП РФ — от 300 до 500 рублей. На компании в несколько тысяч человек регулярные просрочки подраздела 1.1 превращаются в заметную сумму, а работник обнаруживает пробел в стаже только у окна клиентской службы.
Факт: с 1 января 2026 года применяется новый классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст. Он связан с классификатором занятий, по которому заполняется код трудовой функции в ЕФС-1, поэтому штатное расписание и кадровые программы обновляют вместе с отчётностью.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что комплект при увольнении у вас собирается вручную по трём отделам, отдельный сотрудник для этого не нужен: маршрут увольнения в КЭДО закрывает выдачу СТД-Р и выписок персучёта в один день без бумажной переписки. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию — на ней видно, какие документы работники запрашивают чаще всего.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Значительная часть материалов о справках при увольнении писалась несколько лет назад и описывает отменённые формы как действующие. Перед тем как требовать документ с бывшего работодателя или выдавать его, сверьте дату редакции нормы: за последние три года из комплекта ушла справка 182н, а состав выписок персучёта поменялся вместе с переходом на ЕФС-1. Проверять проще всего по действующей редакции статьи 11 закона 27-ФЗ.»
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид: тарифы Добыто
Стоимость складывается из численности сотрудников и набора функций: интеграция с 1С, электронный архив и виды доступных подписей различаются по тарифам.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпускаются на всех тарифах |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций, а УКЭП для тех сотрудников, которым она нужна по закону, оформляется через удостоверяющие центры отдельно. Действующие условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Платформа соответствует требованиям Федерального закона № 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ и 152-ФЗ о персональных данных, а тариф можно повысить или понизить в любое время с пропорциональным пересчётом разницы.
Выводы
Комплект уходящего сотрудника делится на две части: обязательную, которую выдают в последний рабочий день без просьбы, и заявительную, которую собирают по статье 62 ТК РФ за три рабочих дня. Для пенсии критичны трудовая книжка за периоды до регистрации в персонифицированном учёте, справка о заработке за 60 месяцев до 2002 года и справка об особом характере работы, а справка о доходах и отменённая форма 182н на расчёт не влияют. Сверка книжки с выпиской из лицевого счёта до увольнения экономит месяцы переписки с архивами.
Сервис Добыто закрывает эту задачу со стороны работодателя: маршрут увольнения формирует СТД-Р и выписки персонифицированного учёта из карточки сотрудника, а электронный архив хранит подписанные документы в сроки, установленные для кадровых документов.
Частые вопросы
Трудовая книжка утеряна работодателем. Как восстановить стаж?
Работник подаёт заявление о выдаче дубликата, и работодатель оформляет его в течение 15 рабочих дней. В дубликат переносят общий стаж по представленным документам: справкам о периодах работы, копиям приказов, трудовым договорам, архивным выпискам. Если часть организаций ликвидирована и документы в архив не поступили, периоды подтверждают через Социальный фонд России или в судебном порядке.
Нужна ли справка 182н при увольнении в 2026 году?
Нет. Форма отменена с 1 января 2023 года вместе с объединением фондов: сведения о заработке для расчёта больничных Социальный фонд России берёт из системы персонифицированного учёта. Новый работодатель запрашивать её не вправе, а отказ в выдаче нарушением не является.
Можно ли получить СТД-Р повторно через несколько лет после увольнения?
Бывший работодатель обязан выдать документы, связанные с работой, по письменному заявлению в течение трёх рабочих дней и после увольнения. Независимо от этого сведения за весь период с 2020 года доступны в форме СТД-СФР от Социального фонда России — её заказывают через портал госуслуг или клиентскую службу.
Что делать, если период работы не отражён на лицевом счёте?
Сначала запросить у работодателя копии приказов и справку о периодах работы, затем подать заявление о корректировке сведений индивидуального лицевого счёта в Социальный фонд России с приложением этих документов. Если организация ликвидирована, основанием служит архивная справка. Взносы, которые работодатель начислил, но не уплатил, на стаж не влияют: стаж учитывается по начислению.
Влияет ли на пенсию основание увольнения в трудовой книжке?
Нет. Размер страховой пенсии считается от продолжительности стажа и суммы начисленных взносов, статья увольнения в расчёт не входит. Основание влияет на другие ситуации: выплату выходного пособия, порядок назначения пособия по безработице и дату его начала.
Нужна ли справка о среднем заработке для постановки на учёт в центре занятости?
В большинстве случаев нет: служба занятости получает сведения о выплатах из Социального фонда России. Её запрашивают по части 6 статьи 45 закона 565-ФЗ, когда таких сведений нет — например, если последним периодом был отпуск по уходу за ребёнком или работа приходилась на годы, за которые данных в фонде не осталось.
