Запись в трудовой книжке вносится на основании приказа работодателя и в сроки, установленные Порядком ведения и хранения трудовых книжек (приложение 2 к приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н): о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации и награждениях — не позднее 5 рабочих дней, об увольнении — в день увольнения. Текст записи дословно повторяет приказ, сокращения не допускаются, даты пишутся арабскими цифрами. Главное различие, от которого зависит порядок действий: у работника, сохранившего бумажную книжку, вы ведёте два документа — саму книжку и подраздел 1.1 формы ЕФС-1. У того, кто от бумажной книжки отказался, записи нет вовсе, остаётся только ЕФС-1 со своим сроком: рабочий день, следующий за днём издания приказа о приёме или увольнении.
Разберём состав записей и то, что в книжку вносить запрещено, технику заполнения по Порядку № 320н и два требования, которые этот приказ отменил. Покажем, как исправить ошибочную запись без зачёркивания и кто её исправляет, если ошибся прежний работодатель. Таблица сроков по каждому кадровому событию, чек-лист проверки до внесения записи, сценарная таблица связки «книжка — ЕФС-1», размеры штрафов и стоимость перевода кадровых процессов в электронный вид — во второй половине статьи.
Что вносят в трудовую книжку и что вносить запрещено
Состав записей закрыт статьёй 66 ТК РФ. В книжку попадают сведения о работнике, о выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении с указанием основания и ссылкой на норму ТК РФ, а также сведения о награждениях за успехи в работе. Отдельная позиция — квалификация: присвоение разряда, класса, категории тоже фиксируется. Работа по совместительству вносится по желанию работника и только по месту основной работы, на основании документа, подтверждающего совместительство.
Запрещённых позиций две, и обе регулярно нарушают. Сведения о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносятся — исключение единственное, когда дисциплинарным взысканием является само увольнение. Договоры гражданско-правового характера в книжке не отражаются никогда: исполнитель по ГПХ и самозанятый не состоят в трудовых отношениях, записи для них не существует, хотя сведения о договоре работодатель подаёт в Социальный фонд России. Официальная памятка Роструда о порядке ведения трудовых книжек перечисляет обе запрещённые позиции и приводит порядок действий при ошибке.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень того, что вносится в трудовую книжку, задаёт закон. Расширить его могут только федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства, поэтому приказ службы безопасности или положение отдела кадров не добавляют в книжку ни строчки. Если в вашем ЛНА описаны записи, которых нет в статье 66 ТК РФ, вычеркните их до ближайшей проверки».
Сроки внесения записей: пять рабочих дней, день увольнения и правило пяти отработанных дней
Пункт 9 Порядка № 320н задаёт два срока. Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, о квалификации и о награждениях вносятся не позднее 5 рабочих дней с момента издания приказа. Запись об увольнении вносится в день увольнения, и переносить её на следующий рабочий день нельзя: в этот же день книжка выдаётся работнику по статье 84.1 ТК РФ.
Рядом работает второе правило, из части 3 статьи 66 ТК РФ: работодатель ведёт трудовую книжку на работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если эта работа для работника основная. Два срока накладываются друг на друга, и здесь чаще всего ошибаются. Приказ о приёме издан в первый рабочий день, но обязанность вести книжку возникает только после того, как работник отработает больше пяти дней.
Что об этом думает ГИТ: в разъяснениях на портале Онлайнинспекция.рф Роструд называет оптимальным внесение записи о приёме на пятый рабочий день работника. До этой отметки обязанность вести книжку ещё не возникла, а после неё уже течёт пятидневный срок по Порядку № 320н.
Ниже собраны сроки по каждому кадровому событию, для которого предусмотрена запись, вместе с документом-основанием.
| Событие | Срок внесения записи | Основание записи | Норма |
|---|---|---|---|
| Приём на работу | Не позднее 5 рабочих дней с момента издания приказа; книжка ведётся на работника, проработавшего свыше 5 дней | Приказ о приёме | п. 9 Порядка № 320н, ч. 3 ст. 66 ТК РФ |
| Перевод на другую постоянную работу | Не позднее 5 рабочих дней | Приказ о переводе | п. 9 Порядка № 320н |
| Присвоение квалификации, разряда, класса | Не позднее 5 рабочих дней | Приказ или иное решение работодателя | п. 9 Порядка № 320н |
| Награждение за успехи в работе | Не позднее 5 рабочих дней | Приказ о награждении | п. 9 Порядка № 320н |
| Увольнение | В день увольнения, в этот же день книжка выдаётся на руки | Приказ об увольнении | п. 9 Порядка № 320н, ст. 84.1 ТК РФ |
| Работа по совместительству | По желанию работника, по месту основной работы | Документ, подтверждающий работу по совместительству | ч. 5 ст. 66 ТК РФ |
| Выдача дубликата книжки | Не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления | Заявление работника | п. 27 Порядка № 320н |
Из таблицы видно, что единственный срок, привязанный к календарной дате события, а не к приказу, — увольнение. Остальные записи отсчитываются от даты издания приказа, поэтому приказ, подписанный с задержкой, автоматически сдвигает и срок записи.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как внести запись в трудовую книжку: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте приказ и проверьте его реквизиты: номер, дату, наименование должности и основание. Запись повторяет приказ дословно, поэтому ошибка в приказе переходит в книжку.
- Шаг 2. Для записи о приёме дождитесь, пока работник отработает более пяти дней, и убедитесь, что работа для него основная.
- Шаг 3. В разделе «Сведения о работе» отдельной строкой без номера укажите полное наименование работодателя, а при наличии — сокращённое.
- Шаг 4. В графе 1 проставьте порядковый номер записи арабскими цифрами, в графе 2 — дату события: число и месяц двузначными, год четырёхзначным.
- Шаг 5. В графе 3 внесите текст записи по приказу без сокращений, световодостойкими чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета.
- Шаг 6. В графе 4 укажите дату и номер приказа, на основании которого внесена запись.
- Шаг 7. Отразите событие в книге учёта движения трудовых книжек и подайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в свой срок.
Техника записи: что изменил Порядок № 320н
Пункт 3 Порядка задаёт формальные требования, за которые инспектор цепляется в первую очередь. Чернила — световодостойкие, чёрного, синего или фиолетового цвета. Даты — арабскими цифрами, число и месяц двузначными, год четырёхзначным. Гелевая и шариковая ручка допускаются, карандаш и корректор — нет.
Два требования старых Правил приказ 320н снял, и об этом до сих пор спорят на форумах кадровиков. Первое: работодатель больше не обязан знакомить работника с каждой внесённой записью под роспись в личной карточке — такого требования в Порядке нет. Второе: при увольнении записи заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя при её наличии, а подпись самого увольняемого работника под записью не предусмотрена.
Факт: с 1 января 2026 года действует новый классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности требуются приказ о внесении изменений в штатное расписание и дополнительные соглашения к трудовым договорам, а наименование в записи берётся из обновлённого штатного расписания.
Запись не существует отдельно от приказа: графа 4 без номера и даты приказа делает запись уязвимой в споре, а расхождение формулировок между приказом и книжкой инспектор трактует не в пользу работодателя. В сервисе Добыто приказ идёт по маршруту подписания, а срок подписания виден в карточке документа, поэтому пятидневный отсчёт по книжке не теряется в переписке между руководителем и кадровой службой.
Соберите приказ, на который будет ссылаться запись
Что проверить до того, как взять ручку
Ошибку в книжке нельзя стереть: её можно только признать недействительной отдельной записью, которая останется в документе навсегда. Поэтому проверка делается до внесения записи.
- Приказ издан, подписан, имеет номер и дату; формулировка основания увольнения дословно совпадает с нормой ТК РФ.
- Наименование должности в приказе совпадает со штатным расписанием, а штатное расписание приведено в соответствие с ОК 016-2025.
- Известно, сохранил ли работник бумажную книжку: если он подал заявление о переходе на электронные сведения, записи не вносятся.
- Для записи о приёме работник отработал более пяти дней, и работа у вас для него основная.
- Бланк книжки или вкладыша получен и учтён в приходно-расходной книге по учёту бланков.
- Приказом назначено лицо, ответственное за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек, и это лицо фактически на месте.
- Книга учёта движения трудовых книжек ведётся и заполнена по предыдущим сотрудникам.
Шестой пункт выглядит формальным, пока ответственный не уходит в отпуск в день увольнения работника. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой кадровых процессов на всю компанию именно для того, чтобы такие разрывы вскрылись на десяти сотрудниках, а не на трёх тысячах.
Ошибка в записи: как исправить и в какой срок
Пункт 12 Порядка № 320н запрещает зачёркивание неточных, неправильных и признанных недействительными записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». Механика исправления одна: следующей по порядку записью вы признаёте предыдущую недействительной, а затем вносите правильные сведения со ссылкой на приказ.
Отдельный вопрос — кто исправляет. Исправление делает тот работодатель, у которого допущена ошибка. Если организация, внёсшая неверную запись, уже не работает с этим человеком, исправить запись может текущий работодатель, но только на основании официального документа прежнего: копии приказа, справки, архивной выписки. Без документа-основания новая запись сама станет ошибочной.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Спор выигрывает тот, у кого сходятся три даты: дата приказа, дата записи в книжке и дата подачи сведений в Социальный фонд. Дефекты процедуры весят в суде больше, чем оформление документа: пропущенный срок, расхождение формулировок приказа и записи, исправительная запись без документа-основания. Сверьте эти три даты по одному уволенному за прошлый квартал, расхождение находится за пять минут».
Срока на исправление Порядок не устанавливает: исправить запись нужно с момента, когда об ошибке стало известно. Если ошибка обнаружена при увольнении, она исправляется до выдачи книжки, иначе работник уходит с документом, по которому ему откажут в подтверждении стажа.
Внимание: форма СЗВ-ТД с 2023 года заменена единой формой ЕФС-1. Инструкции и видеоразборы, где сведения о трудовой деятельности подаются по СЗВ-ТД, устарели целиком: у обновлённой формы другие сроки и другой состав подразделов.
Образцы кадровых документов для работы с трудовыми книжками
Комплект собран под весь цикл работы с книжкой; начинать стоит с приказа об ответственном, без него остальные документы некому подписывать.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Образец исправления записи трудовой книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
Трудовая книжка и ЕФС-1: два контура с разными сроками
Сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ работодатель ведёт в электронном виде на всех работников без исключения, независимо от того, сохранил человек бумажную книжку или нет. Поэтому пятидневный срок по Порядку № 320н и срок подачи подраздела 1.1 формы ЕФС-1 живут параллельно и почти никогда не совпадают.
При приёме и увольнении подраздел 1.1 подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. При переводе на другую постоянную работу, переименовании работодателя и подаче работником заявления о выборе формы сведений — до 25-го числа месяца, следующего за месяцем события. Разрыв между сроками достигает недели, и запись в книжке, сделанная вовремя, не спасает от просрочки по отчёту.
Ниже разобраны типовые ситуации: что уходит в книжку, что в ЕФС-1 и в какой срок.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Ситуация | Бумажная книжка | Срок подачи подраздела 1.1 ЕФС-1 |
|---|---|---|
| Принят работник, сохранивший бумажную книжку | Запись о приёме | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа |
| Принят работник, отказавшийся от бумажной книжки | Записи нет | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа |
| Работник трудоустраивается впервые | Бумажная книжка не заводится | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа |
| Перевод на другую постоянную должность | Запись, если книжка бумажная | До 25-го числа месяца, следующего за месяцем перевода |
| Переименование организации | Запись, если книжка бумажная | До 25-го числа месяца, следующего за месяцем события |
| Увольнение | Запись в день увольнения | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа |
| Заключён договор ГПХ с физическим лицом | Записи нет никогда | Не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения или прекращения договора |
Последняя строка объясняет, почему подраздел 1.1 нельзя считать электронной копией книжки: он шире и охватывает договоры, для которых записи не существует в принципе.
Важный нюанс из практики: трудовая книжка входит в закрытый перечень документов, которые закон не разрешает вести в электронном виде, вместе с актом о несчастном случае на производстве, приказом об увольнении и документами о прохождении инструктажей по охране труда. Даже компания, полностью перешедшая на КЭДО, продолжает держать сейф с бланками и вести бумажный контур параллельно электронному.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Бумажная трудовая книжка остаётся оригиналом, а распечатка электронного документа остаётся копией и требует заверения оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом или самой организацией. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность».
В практике Добыто мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней: совпадение даты выдачи подписи и даты кадрового документа суд читает не в пользу работодателя.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему кадрового электронного документооборота, прошёл четыре этапа. Районный суд отказал работнику: у работодателя были положение о КЭДО, перечень документов и порядок создания личного кабинета. Кассационный суд общей юрисдикции акты отменил, указав, что в материалах нет сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении работник выиграл: подпись выдали ему в день подписания заявления об увольнении, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек, что зафиксировала собственная система работодателя.
Когда запись в бумажной книжке не нужна вовсе
Сценариев шесть, и в каждом из них кадровая служба тратит время на документ, который вести не обязана.
- Работник отказался от бумажной книжки. Книжка выдана ему на руки, дальнейшие записи не вносятся, работодатель ведёт только сведения о трудовой деятельности.
- Работник трудоустраивается впервые. Бумажная книжка не оформляется, учёт ведётся исключительно в электронном виде.
- Совместитель. По месту работы по совместительству записи нет; она вносится по основному месту и только по желанию работника.
- Исполнитель по договору ГПХ и самозанятый. Трудовых отношений нет, записи нет, но сведения о договоре в Социальный фонд России подаются.
- Работник проработал пять дней и меньше. Обязанность вести книжку не возникла, подраздел 1.1 ЕФС-1 при этом подаётся и на приём, и на увольнение.
- Работодатель — физическое лицо без статуса индивидуального предпринимателя. Такой работодатель вносить записи не вправе; факт работы подтверждается зарегистрированным трудовым договором.
Полезно знать: после оформления приёма кадровая служба закрывает четыре действия, а не одно: вносит запись в книжку или её электронный аналог, регистрирует движение книжки в форме учёта, направляет сведения о военнообязанных в военкомат и подаёт отчёт о приёме в Социальный фонд России.
Во что обходится просроченная или неверная запись
Нарушение срока внесения записи квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо, от 1 000 до 5 000 рублей на индивидуального предпринимателя, от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение по части 2 той же статьи стоит дороже: от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, от 10 000 до 20 000 рублей на предпринимателя и от 50 000 до 70 000 рублей на организацию.
За сведения о трудовой деятельности отвечают по другой норме. Непредставление в срок либо представление неполных или недостоверных сведений подраздела 1.1 влечёт для должностного лица предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей по части 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ, и это компетенция Роструда, а не Социального фонда. Отдельно действует финансовая санкция по статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ — 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица, и её начисляет уже Социальный фонд России.
Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении обходится дороже любого из этих штрафов. Она даёт работнику право на возмещение не полученного заработка по статье 234 ТК РФ за всё время задержки. Работодатель освобождается от этой ответственности со дня направления уведомления о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на отправку по почте: одно письмо закрывает риск, который иначе растёт каждый день.
В сервисе Добыто исполненные документы уходят в архив вместе с подписью и остаются доступными для выгрузки, поэтому подтвердить дату отправки уведомления и дату подписания приказа можно без поиска по почтовым ящикам.
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид
Цена зависит от численности сотрудников и набора функций: от базового подключения с электронными подписями до интеграции с 1С и выделенного сервера.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| УКЭП для ответственного за кадровые документы | через партнёров-удостоверяющих центров | по регламенту УЦ |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и персональный менеджер — в «Корпорацию». Полные условия по каждому тарифу и состав пакетов опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Платформа соответствует требованиям Федерального закона № 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, а тариф можно повысить или понизить в любое время с пропорциональным пересчётом разницы за оставшийся период.
Выводы
Срок внесения записи задан двумя числами: пять рабочих дней на приём, перевод, квалификацию и награждение, день увольнения — на запись об увольнении. Рядом работает порог в пять отработанных дней, после которого обязанность вести книжку вообще возникает, и отдельный срок на подраздел 1.1 формы ЕФС-1, который для приёма и увольнения истекает уже на следующий рабочий день после приказа. Ошибку исправляют не зачёркиванием, а признанием записи недействительной, и делает это тот работодатель, у которого она допущена.
Бумажная книжка остаётся вне электронного документооборота, но всё, что её окружает, — приказы, уведомления, согласия, сведения о трудовой деятельности — переводится в цифровой контур. Добыто собирает этот контур так, чтобы дата приказа, дата записи и дата подачи сведений оставались согласованными и проверяемыми в любой момент.
Частые вопросы
Нужно ли вносить запись, если работник уволился на четвёртый день
Нет. Обязанность вести трудовую книжку возникает у работника, проработавшего свыше пяти дней, поэтому при увольнении на четвёртый день записи о приёме и об увольнении в бумажную книжку не вносятся. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 при этом подаётся дважды: и на приём, и на увольнение, каждый раз не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Персонифицированный учёт к пятидневному порогу не привязан.
Кто исправляет запись, если ошибся прежний работодатель и он ликвидирован
Исправление вносит текущий работодатель на основании официального документа: копии приказа, справки или архивной выписки. При ликвидации организации документ запрашивается у правопреемника, а при его отсутствии — в государственном или муниципальном архиве по месту хранения документов ликвидированного юридического лица. Вносить исправление без документа-основания нельзя: новая запись сама окажется недействительной.
Можно ли внести запись задним числом, если пятидневный срок пропущен
Вносить задним числом нечего: в графе 2 указывается дата кадрового события, а не дата заполнения книжки, поэтому дата в записи и так будет прошлой. Пропуск срока виден по другим документам — книге учёта движения трудовых книжек и дате отправки подраздела 1.1 ЕФС-1. Обязанность внести запись при просрочке не исчезает, поэтому её вносят и параллельно подают недостающие сведения в Социальный фонд России.
Нужна ли печать на записи, если компания от печати отказалась
Записи заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя при её наличии. Общество с ограниченной ответственностью и акционерное общество вправе работать без печати, и в этом случае отсутствие оттиска не делает запись недействительной. Достаточно подписи уполномоченного лица, полномочия которого подтверждены приказом о назначении ответственного за трудовые книжки.
Что делать, если в разделе «Сведения о работе» закончились страницы
Оформляется вкладыш, который вшивается в трудовую книжку и ведётся по тем же правилам. На титульном листе книжки ставится отметка о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера. Вкладыш без трудовой книжки недействителен, поэтому выдавать его отдельно нельзя. Бланк вкладыша учитывается в приходно-расходной книге по учёту бланков наравне с бланками самих книжек.
Нужно ли выдавать форму СТД-Р работнику с бумажной трудовой книжкой
При увольнении такому работнику выдаётся сама книжка, и выдавать СТД-Р дополнительно закон не требует. Но если работник подал письменное заявление о выдаче сведений о трудовой деятельности, форма СТД-Р оформляется и выдаётся независимо от того, ведётся ли у него бумажная книжка. Способ выдачи работник указывает сам: на бумаге или в электронном виде, подписанном усиленной квалифицированной электронной подписью.
