Выдача трудовой книжки при увольнении происходит в последний рабочий день: статья 84.1 ТК РФ требует отдать бумажную книжку на руки либо предоставить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, если работник перешёл на электронный учёт. Роспись работник ставит в книге (журнале) учёта движения трудовых книжек и отдельно в приказе об увольнении, а подпись под записями в самой трудовой книжке с 1 сентября 2021 года не требуется. Главное различие, от которого зависит весь порядок, — форма ведения учёта: при бумажной книжке выдаётся сам бланк под роспись, при электронной выдавать на руки нечего, и работник получает только СТД-Р.
Ниже разобран порядок последнего рабочего дня по шагам, места всех подписей и действия на тот же день, если работник не пришёл или отказался забирать книжку: направленное уведомление снимает с работодателя ответственность за задержку. Отдельно посчитана цена ошибки — средний заработок по статье 234 ТК РФ, штрафы по статье 5.27 КоАП и 500 рублей за каждого работника при опоздании с ЕФС-1. Сценарная таблица по частным случаям, образцы кадровых документов, стоимость подключения КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что работодатель выдаёт в день увольнения: книжка, СТД-Р или оба документа
В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности и произвести окончательный расчёт по статье 140 ТК РФ. Эти два действия связаны одной датой, но разными нормами, и невыполнение любого из них считается самостоятельным нарушением.
Бумажная книжка сохраняется у тех, кто до 31 декабря 2020 года подал заявление о продолжении её ведения. Тем, кто впервые поступил на работу начиная с 1 января 2021 года, книжка не оформляется вовсе: сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде по статье 66.1 ТК РФ. Форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н и выдаётся либо на бумаге с подписью уполномоченного лица и печатью при наличии, либо электронным файлом, подписанным УКЭП.
Перед последним рабочим днём определите по личному делу, какая из пяти ситуаций ваша: от этого зависит комплект документов и место росписи.
| Ситуация работника | Что выдать в последний рабочий день | Где ставится роспись | Норма |
|---|---|---|---|
| Ведётся бумажная трудовая книжка | Трудовая книжка с заверенными записями за весь период работы | Книга (журнал) учёта движения трудовых книжек | Ст. 84.1 ТК РФ, п. 41 Порядка № 320н |
| Работник перешёл на электронную трудовую книжку | СТД-Р на бумаге либо файл, подписанный УКЭП | Роспись законом не предусмотрена, фиксируется факт выдачи | Ст. 66.1 ТК РФ, приказ Минтруда № 713н |
| Бумажная книжка ведётся, работник письменно попросил СТД-Р | Книжка и СТД-Р за период работы у этого работодателя | Книга учёта движения — на книжку | Ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ |
| Книжка выдана работнику ранее, при переходе на электронный учёт | Только СТД-Р | Роспись о получении книжки взята при её выдаче | Ст. 66.1 ТК РФ |
| Работник отсутствует или отказался получать книжку | Уведомление о необходимости явиться либо дать согласие на отправку почтой | Почтовая квитанция и опись вложения | Ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ |
Из таблицы следует неочевидное: единственная роспись работника, прямо связанная с трудовой книжкой, живёт не в книжке и не в приказе, а в книге учёта движения. Если этой книги в компании нет или она ведётся формально, доказывать факт выдачи будет нечем.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа и его реквизитов. Посмотрите, какие документы по увольнению существуют у вас только в электронном виде, и чем вы подтвердите их подлинность.»
Факт: из КЭДО закон исключает четыре вещи: приказ об увольнении, бумажную трудовую книжку, акт о несчастном случае на производстве и документы об инструктажах по охране труда. Процедуру увольнения нельзя закрыть полностью в электронном виде даже на зрелом внедрении.
Где работник расписывается при увольнении, а где его подпись больше не нужна
Подписей при закрытии кадрового дела ровно две обязательные, и обе часто путают между собой. Первая — ознакомление с приказом об увольнении под роспись по части 2 статьи 84.1 ТК РФ; если ознакомить невозможно или работник отказался, на приказе делается соответствующая запись. Вторая — роспись в книге (журнале) учёта движения трудовых книжек в момент фактического получения книжки, это пункт 41 действующего порядка.
Сами записи за период работы заверяет не работник, а работодатель: подпись руководителя либо лица, назначенного приказом ответственным за ведение трудовых книжек, и печать при её наличии. Форму книги учёта и приходно-расходной книги по учёту бланков работодатель утверждает самостоятельно — унифицированных форм с 2021 года нет, что прямо следует из порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда № 320н.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Подпись работника под записями в самой трудовой книжке требовали прежние правила, утратившие силу 1 сентября 2021 года. Действующий порядок такого требования не содержит, и графа «с записями ознакомлен» в бланке не предусмотрена. То же касается личной карточки Т-2: унифицированная форма перестала быть обязательной, и роспись об ознакомлении с записью в ней больше не собирается. Кадровые службы по инерции продолжают гонять уволенных за росписями в книжку, а инспектор ГИТ проверяет совсем другое — книгу учёта движения и корректность формулировки записи.
Формулировка записи об увольнении даётся в точном соответствии с ТК РФ со ссылкой на статью, часть и пункт. Расхождение между основанием в приказе и основанием в книжке — самая частая причина, по которой запись потом признают недействительной и оформляют заново.
Пошаговый порядок выдачи трудовой книжки в последний рабочий день
Последовательность шагов жёсткая: запись в книжке делается после издания приказа, а выдача — после заверения записей. Перестановка шагов приводит к тому, что в книжке оказывается запись без документа-основания.
Как выдать трудовую книжку при увольнении: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте приказ о прекращении трудового договора и ознакомьте работника под роспись. При отказе или невозможности ознакомить сделайте на приказе запись об этом.
- Шаг 2. Внесите в трудовую книжку запись об увольнении: порядковый номер, дату, основание с точной формулировкой ТК РФ и ссылкой на статью, часть и пункт, реквизиты приказа.
- Шаг 3. Заверьте все записи за период работы у этого работодателя подписью ответственного лица и печатью при её наличии.
- Шаг 4. Проверьте книжку перед выдачей: заполнены ли разделы до конца, нужен ли вкладыш, нет ли незаверенных исправлений и записей с расхождением по датам.
- Шаг 5. Выдайте книжку на руки и получите роспись работника в книге учёта движения трудовых книжек с указанием фактической даты выдачи.
- Шаг 6. Выдайте сопутствующий комплект: СТД-Р по письменному заявлению, справку о доходах, выписку из подраздела 1.2 ЕФС-1 и сведения о начисленных взносах.
- Шаг 7. Проведите окончательный расчёт в день увольнения по статье 140 ТК РФ. Если работник в этот день не работал, сумма выплачивается не позднее следующего дня после его требования о расчёте.
- Шаг 8. Сдайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении.
Шаг 4 обычно проскакивают, и именно он потом стоит дороже всего. Обнаруженная в день увольнения ошибочная запись исправляется в том же порядке, что и любая другая: прежняя признаётся недействительной отдельной записью, после чего вносится верная со ссылкой на приказ.
Соберите приказ об увольнении по форме Т-8 с корректным основанием
Основание в приказе и формулировка в книжке должны совпадать дословно, поэтому удобнее собирать их из одного источника. В практике Добыто мы видим, что расхождения возникают не в сложных увольнениях, а в типовых: приказ печатают из одной системы, а книжку заполняют руками по памяти.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а его фактическая способность работать в системе. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Поэтому перед раскаткой на всю компанию мы закладываем пилотную группу.»
Работник не пришёл за трудовой книжкой: действия в тот же день
Если в день прекращения трудового договора работник отсутствует либо отказался получить книжку, работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправление по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи. Отсчёт идёт от даты отправки, поэтому уведомление формируется в тот же день, а не на следующей неделе.
Почтой книжка уходит только после письменного согласия работника: отправка без согласия задержку не закрывает и ответственность не снимает. Само согласие — отдельный документ, а не строчка в заявлении об увольнении. Порядок и формулировки по оформлению прекращения трудового договора подробно разобраны в памятке Роструда по статье 84.1 ТК РФ.
Отдельный срок действует для бывшего работника, который обратился за книжкой позже: по его письменному обращению книжка выдаётся не позднее трёх рабочих дней со дня обращения. Если работник отказывается получать книжку на месте, факт отказа фиксируется актом в присутствии двух свидетелей, и уведомление всё равно направляется.
Уведомление проще держать готовым шаблоном с автоподстановкой даты и адреса из личного дела: в практике Добыто именно ручной набор текста в последний момент и приводит к тому, что письмо уходит через день или два после увольнения. Невостребованные книжки вкладываются в конверты и хранятся отдельно, в сейфе, до востребования либо до передачи в архив организации. Для уволенных после 1 января 2003 года срок хранения таких оригиналов — 50 лет, для уволенных раньше — 75 лет. Выбросить или уничтожить невостребованную книжку нельзя ни через год, ни через десять.
Образцы кадровых документов для выдачи и учёта трудовых книжек
Комплект закрывает весь цикл последнего рабочего дня; начинать стоит с книги учёта движения, потому что именно в ней работник расписывается за получение.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
Частные случаи: смерть работника, дистанционная работа, дубликат и книжка на руках
Типовая инструкция ломается там, где работника физически нет рядом или бланка нет у работодателя. Сценарии ниже закрывают большую часть таких ситуаций.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Работник умер | Книжка выдаётся члену семьи под расписку либо направляется почтой по письменному заявлению; основание прекращения — п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ | Форма самой расписки, она не унифицирована |
| Дистанционный работник | Письменное согласие на отправку почтой; копия приказа об увольнении на бумаге направляется заказным письмом в течение 3 рабочих дней по ст. 312.3 ТК РФ | Скан приказа в мессенджере: он не заменяет бумажную копию |
| Книжка выдана работнику ранее при переходе на электронный учёт | Выдаётся только СТД-Р; запись о выдаче книжки и роспись уже должны быть в книге учёта движения | Требовать книжку обратно для записи об увольнении не нужно |
| Книжка утрачена работодателем | Дубликат выдаётся не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления | Восстановление записей из недоступных источников: суммарный стаж вносится по подтверждающим документам |
| Ошибочная запись обнаружена в день увольнения | Прежняя запись признаётся недействительной отдельной записью, затем вносится верная со ссылкой на приказ | Аккуратность бланка: зачёркивание недопустимо в любом случае |
| Работник отказывается расписываться в книге учёта | Акт об отказе с двумя свидетелями и направленное уведомление | Уговоры и повторные приглашения устно |
Общий признак всех шести сценариев: критично то, что фиксируется документом с датой, вторично то, что остаётся в переписке и устных договорённостях.
Когда бумажную трудовую книжку выдавать не нужно вовсе
Три ситуации, в которых искать бланк бессмысленно. Работник впервые поступил на работу начиная с 1 января 2021 года — книжка ему не оформлялась. Работник подал заявление о переходе на электронный учёт и уже забрал бумажную книжку на руки — работодатель с этого момента не отвечает за её ведение и хранение. Внешний совместитель — его книжка хранится у основного работодателя, а по месту совместительства ведутся только сведения о трудовой деятельности. Во всех трёх случаях комплект последнего дня сводится к СТД-Р и расчётным документам.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Проверьте, в каком виде вы отдаёте уволенному его СТД-Р и кто в вашей компании вправе заверить эту копию.»
Цена ошибки: средний заработок, штрафы ГИТ и опоздание с ЕФС-1
Задержка выдачи трудовой книжки прямо названа в статье 234 ТК РФ основанием для возмещения не полученного работником заработка. Право на оплату возникает со следующего дня после увольнения и действует по день фактической выдачи книжки либо по день направления уведомления. Практика судов при этом не взыскивает средний заработок автоматически: работник доказывает, что задержка действительно лишила его возможности трудиться, например отказом другого работодателя из-за отсутствия книжки. Работодателю на это рассчитывать не стоит — доказательства в таких спорах добываются легко, а уведомление закрывает вопрос в день увольнения и бесплатно.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Административная сторона считается отдельно. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ — это от 1000 до 5000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение поднимает планку до 10 000-20 000 рублей на должностное лицо с возможной дисквалификацией руководителя на срок от одного года до трёх лет и до 50 000-70 000 рублей на юридическое лицо. Задержка окончательного расчёта добавляет компенсацию по статье 236 ТК РФ — не менее одной сто пятидесятой ключевой ставки Банка России за каждый день просрочки.
Отчётность по уволенному работнику живёт по своему сроку: подраздел 1.1 формы ЕФС-1 сдаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении, а опоздание или ошибка стоят 500 рублей за каждого работника. Компания на 300 человек с текучестью 20 процентов теряет на этом до 30 000 рублей в год при том, что данные для отчёта уже лежат в кадровой системе.
Работнику, который книжку не получил, порядок действий зеркальный: письменное обращение к бывшему работодателю, три рабочих дня на выдачу, затем обращение в государственную инспекцию труда или иск с требованием о возмещении заработка по статье 234 ТК РФ.
Что закрыть в последний рабочий день помимо трудовой книжки
Увольнение сотрудника, имевшего доступ к ключевой информации, само по себе считается компрометацией ключа — независимо от того, сдал он носитель или нет. Поэтому чек-лист последнего дня не заканчивается книжкой и расчётом.
Порядок действий, который мы закладываем в процедуру увольнения, устроен так. До последнего рабочего дня отзываются машиночитаемые доверенности, выданные работнику: это делается самостоятельно через личный кабинет и срабатывает сразу. Затем проверяется, не выданы ли на их основе доверенности следующего уровня. В последний рабочий день принимается носитель под роспись с фиксацией в журнале учёта, подаётся заявление на отзыв сертификата и закрываются доступы в информационные системы. В течение суток после увольнения статус сертификата и доверенностей проверяется по серийному номеру.
Внимание: отзывается сначала доверенность, сертификат — во вторую очередь. Подпись принадлежит человеку и уходит вместе с ним: уволенный вправе получить новый сертификат на себя как на физическое лицо и подписывать им документы по вашей неотозванной доверенности.
Сроки тут разные по природе. Доверенность отзывается мгновенно и своими силами. Сертификат прекращает действие с момента внесения записи в реестр, а на внесение у удостоверяющего центра есть до двенадцати часов по части 7 статьи 14 63-ФЗ. Заявление на отзыв подписывается, пока человек ещё на месте: если регламент вашего удостоверяющего центра требует личной явки владельца, после конфликтного увольнения отозвать подпись будет не у кого. Этот вопрос выясняется при выборе центра, а не в день увольнения.
Отдельный слой — чужие ключи. Вопрос при увольнении звучит не «сдал ли он свой токен», а «чьими ключами он пользовался и какие пин-коды знал». Если уходит бухгалтер, два года подписывавший отчётность ключом директора, отзывать надо ключ директора.
Полезно знать: совпадение даты выдачи электронной подписи работнику и даты его заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты не совпадают.
Стоимость КЭДО и сроки подключения для кадровой службы
Стоимость зависит от численности штата и набора функций: виды подписей, интеграция с учётной системой и электронный архив различаются по тарифам.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по регламенту центра |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП, тариф «Бизнес» | входит в тариф | установка и настройка за один день |
| Электронный архив кадровых документов, тариф «Бизнес» | входит в тариф | с момента подключения |
Итоговая сумма складывается из численности и тарифа: на «Бизнесе» минимальная оплата фиксирована на 50 сотрудниках, и компании меньше этого порога выгоднее считать по «Старту». Действующие условия и состав функций по каждому тарифу приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а тариф меняется в любой момент с пропорциональным пересчётом разницы за оставшийся период. Данные по стоимости актуальны на дату публикации.
Выводы
Последний рабочий день закрывается двумя действиями с одной датой: выдачей трудовой книжки или СТД-Р и окончательным расчётом. Роспись работника берётся в приказе об увольнении и в книге учёта движения трудовых книжек, а в самом бланке книжки его подпись больше не нужна. Если работник не пришёл, уведомление, направленное в тот же день, снимает с работодателя ответственность за задержку, а бездействие оборачивается средним заработком по статье 234 ТК РФ и штрафом до 50 000 рублей на организацию.
Бумажная трудовая книжка и приказ об увольнении остаются вне электронного документооборота по прямому указанию закона, поэтому смысл автоматизации здесь в другом: свести к нулю расхождения между приказом, записью и отчётностью и не потерять сроки. В сервисе КЭДО Добыто комплект увольнения собирается по единому маршруту, а отзыв подписи и доверенностей уволенного встроен в ту же процедуру, что и сдача носителя.
Частые вопросы о выдаче трудовой книжки при увольнении
Можно ли выдать трудовую книжку раньше последнего рабочего дня?
Нет. Запись об увольнении вносится на основании изданного приказа, а книжка выдаётся в день прекращения трудового договора. Досрочная выдача создаёт разрыв: работник уже без книжки, но ещё в штате, и если увольнение отменяется или дата переносится, запись придётся признавать недействительной. Исключение одно — работник заранее подал заявление о переходе на электронный учёт, тогда книжка выдаётся ему на руки в связи с этим заявлением, а не в связи с увольнением.
Можно ли отдать книжку родственнику или курьеру по доверенности работника?
Представителю книжку выдают по нотариально удостоверенной доверенности с прямым полномочием на получение трудовой книжки. Роспись в книге учёта движения ставит представитель с указанием реквизитов доверенности, копия которой подшивается к документам. Курьерская служба без такой доверенности от работника не считается надлежащим получателем: закон называет только личную выдачу и отправку почтой при наличии письменного согласия.
Нужно ли выдавать трудовую книжку при увольнении внешнего совместителя?
Нет, его книжка хранится у основного работодателя. По месту совместительства выдаётся СТД-Р за период работы, а запись о работе по совместительству вносит основной работодатель по документу, подтверждающему её. Таким документом обычно служит заверенная копия приказа о приёме и об увольнении с места совместительства.
Что делать, если последний рабочий день пришёлся на больничный работника?
Дата увольнения не переносится, если работник увольняется по собственному желанию или по соглашению сторон: трудовой договор прекращается в назначенный день. Поскольку работник отсутствует, в этот же день направляется уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на отправку почтой. Пособие по временной нетрудоспособности при этом выплачивается за весь период болезни, включая дни после увольнения, в порядке, установленном для уволенных работников.
Нужно ли выдавать СТД-Р, если работник о нём не просил?
Работнику, отказавшемуся от бумажной книжки, СТД-Р выдаётся в день прекращения трудового договора без всякого заявления — это обязанность работодателя. Работнику, у которого бумажная книжка ведётся, СТД-Р при увольнении выдаётся только по его письменному заявлению. Разница существенная: в первом случае невыдача равна невыдаче трудовой книжки со всеми последствиями, во втором нарушения нет.
Что делать, если работник получил книжку, а через месяц требует исправить запись?
Исправление вносит работодатель, у которого была сделана неверная запись, даже если работник уже уволен и трудоустроен в другом месте. Работник приносит книжку, прежняя запись признаётся недействительной отдельной записью, после чего вносится верная со ссылкой на приказ. По новому месту работы исправление тоже возможно, но только на основании официального документа от прежнего работодателя. Требование об исправлении подаётся письменно, ответ на него даётся в разумный срок, а при отказе спор решается через инспекцию труда или суд.
