Трудовую книжку выдают в день прекращения трудового договора, и этот день по статье 84.1 ТК РФ совпадает с последним днём работы. В этот же день работодатель проводит окончательный расчёт по статье 140 ТК РФ. Если человек отказался от бумажной книжки или никогда её не имел, вместо неё выдают форму СТД-Р со сведениями о трудовой деятельности у данного работодателя. Когда работник отсутствует или отказывается получать документ, работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на отправку по почте, и со дня отправки такого уведомления ответственность за задержку с него снимается. Главное различие: при отпуске с последующим увольнением днём увольнения считается последний день отпуска, а книжку и расчёт выдают в последний день работы перед отпуском.
Разберём даты, которые вокруг увольнения путают между собой: день выдачи книжки, срок подраздела 1.1 ЕФС-1 и два разных трёхдневных срока из статей 62 и 84.1 ТК РФ. Покажем, чем подтверждается факт выдачи и что именно фиксирует подпись в книге учёта. Размеры выплат за задержку, штрафы ГИТ, чек-лист проверки за три дня до даты увольнения и стоимость подключения КЭДО — во второй половине статьи.
В какой день выдают трудовую книжку: норма и точка отсчёта
Статья 84.1 ТК РФ формулирует обязанность через день прекращения трудового договора: в этот день работодатель выдаёт работнику трудовую книжку или предоставляет сведения о трудовой деятельности и производит расчёт. Днём прекращения во всех случаях считается последний день работы, кроме ситуаций, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы.
Точка отсчёта для обеих сторон одна: дата, которая стоит в приказе как день увольнения. Дата издания приказа, дата заявления и дата окончания двухнедельного предупреждения на неё не влияют. Если приказ издали 10-го, а уволить решили 14-м числом, книжку выдают 14-го.
Шесть ситуаций сдвигают эту дату или добавляют к ней собственный срок.
| Ситуация | Когда выдают | Что именно выдают |
|---|---|---|
| Обычное увольнение по любому основанию | Последний день работы, он же день прекращения договора | Бумажная книжка или СТД-Р плюс расчёт по ст. 140 ТК РФ |
| Отпуск с последующим увольнением | Последний день работы перед отпуском, хотя дата увольнения — последний день отпуска | Книжка или СТД-Р, расчёт и отпускные |
| Работник отсутствует или отказался получать | В день увольнения направляется уведомление | Уведомление о явке либо о согласии на отправку почтой; СТД-Р направляется заказным письмом с уведомлением |
| Уволенный обратился за книжкой письменно позже | Не позднее 3 рабочих дней со дня обращения | Бумажная трудовая книжка |
| Работающему нужна книжка для обязательного социального страхования | Не позднее 3 рабочих дней со дня письменного заявления (ст. 62 ТК РФ) | Книжка на руки, вернуть работодателю в течение 3 рабочих дней после обращения в фонд |
| Работник умер | По письменному заявлению члена семьи | Книжка на руки под расписку либо отправка по почте |
Строка про отпуск с последующим увольнением — самая частая причина спора. Трудовые отношения фактически заканчиваются с началом отпуска, работник до офиса больше не доедет, и документы отдают перед отпуском. Такой порядок Роструд подтвердил ещё письмом от 24.12.2007 № 5277-6-1, и с тех пор он не менялся.
Бумажная книжка, СТД-Р или оба документа сразу
В 2026 году у работодателя одновременно живут две формы учёта. Бумажную книжку ведут тем, кто до 31 декабря 2020 года не подал заявление о переходе на электронные сведения, и тем, у кого есть право вернуться к бумаге. Всем, кто впервые устроился на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную книжку не заводят вовсе: их стаж фиксируется только в информационных ресурсах Социального фонда России.
Если книжка бумажная, её физически отдают на руки и получают подпись. Если работник на электронной трудовой книжке, в последний день ему выдают форму СТД-Р: сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя, заверенные надлежащим образом. Есть и промежуточный случай: человек перешёл на электронные сведения в 2021 году, бумажная книжка с записями до перехода лежит в кадрах — её выдают на руки при переходе, и при увольнении выдавать уже нечего, кроме СТД-Р.
Факт: в электронный вид нельзя перевести четыре документа: трудовые книжки, приказы об увольнении, акты о несчастных случаях на производстве и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Остальной кадровый документооборот закон разрешает вести без дублирования на бумаге.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Выбор формы влияет и на способ доставки при отсутствии работника. Бумажную книжку по почте отправляют только с письменного согласия адресата, а сведения о трудовой деятельности работодатель вправе направить заказным письмом с уведомлением без дополнительного согласия. Разница на практике означает, что по бумажной книжке работодатель не может закрыть вопрос в одностороннем порядке: он обязан сначала спросить.
Как оформить выдачу в последний рабочий день
Порядок ведения и хранения трудовых книжек утверждён приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, он действует с 1 сентября 2021 года. Этот же документ задаёт форму книжки, правила внесения записей и учёт движения бланков. Формы книги учёта движения трудовых книжек и приходно-расходной книги по учёту бланков работодатель утверждает сам, но вести их обязан.
Как выдать трудовую книжку в день увольнения: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте приказ об увольнении и ознакомьте работника под роспись. Приказ остаётся бумажным даже при полностью внедрённом КЭДО.
- Шаг 2. Внесите запись в бумажную книжку: порядковый номер, дата увольнения, формулировка основания с указанием пункта, части и статьи ТК РФ, реквизиты приказа. Дата записи совпадает с датой увольнения.
- Шаг 3. Заверьте запись подписью ответственного за ведение трудовых книжек и печатью, если организация её использует. Дайте работнику расписаться в книжке под записью.
- Шаг 4. Сформируйте СТД-Р, если работник перешёл на электронные сведения, и заверьте форму.
- Шаг 5. Выдайте документ и получите подпись работника в книге учёта движения трудовых книжек. Дата в книге учёта и дата увольнения должны совпадать.
- Шаг 6. Проведите окончательный расчёт в тот же день по статье 140 ТК РФ.
- Шаг 7. Сдайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении.
Ответственного за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек назначают приказом. Без такого приказа в споре трудно объяснить, чьё именно бездействие привело к задержке, а ГИТ задаёт этот вопрос одним из первых.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «В споре о выдаче документов работает только зафиксированное: память сторон расходится уже через месяц. Зафиксируйте, как документ передан, была ли у человека реальная возможность его получить и подтверждал ли он готовность прийти. Подпись в книге учёта движения трудовых книжек закрывает первое, переписка — третье. И не ставьте людей перед фактом в день выхода: схема «пришёл, а на столе документы, подписывай сегодня» читается судом ровно так, как выглядит.»
Соберите приказ об увольнении по форме Т-8
В практике Добыто маршрут увольнения собирают так, чтобы бумажная и электронная части не ждали друг друга: заявление, обходной лист, ознакомления и расчётный листок закрываются в системе заранее, а на последний день остаются приказ и книжка.
Образцы документов для выдачи и учёта трудовых книжек
Комплект собран под последний рабочий день, начинать стоит с приказа об ответственном: без него остальные формы некому подписывать.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
Четыре срока, которые идут рядом с днём выдачи
Кадровые службы чаще всего путают не сам день выдачи, а соседние сроки. Они считаются от разных событий: один от дня увольнения, второй от дня издания приказа, третий от дня подачи заявления работником.
| Действие | Срок и точка отсчёта | Основание |
|---|---|---|
| Выдать книжку или СТД-Р и рассчитать работника | День прекращения трудового договора | Ст. 84.1 и ст. 140 ТК РФ |
| Сдать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении | Персонифицированный учёт, отчётность в СФР |
| Выдать заверенные копии документов, связанных с работой | Не позднее 3 рабочих дней со дня письменного заявления | Ст. 62 ТК РФ |
| Выдать книжку по обращению уже уволенного | Не позднее 3 рабочих дней со дня обращения | Ст. 84.1 ТК РФ |
Просрочка по подразделу 1.1 обходится в 500 рублей за каждое застрахованное лицо, и при массовом увольнении сумма считается по числу людей. Из этих же сведений новый работодатель и фонд видят дату увольнения и основание, по которому человек ушёл.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Увольнение по инициативе работодателя в период временной нетрудоспособности запрещено статьёй 81, и увольнение по итогам испытания сюда тоже входит. При этом больничный не входит в срок испытания, то есть срок продлевается на дни болезни. Сложите два правила: если уведомление вручено до больничного по старой дате окончания испытания, даты поехали и увольнение окажется преждевременным. Пересчитывайте каждый раз, когда в испытательном сроке появился больничный.»
Внимание: с 1 января 2026 года действует новый классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст. При изменении наименования или кода должности потребуются приказ по штатному расписанию и дополнительные соглашения, а запись об увольнении вносится с тем наименованием должности, которое действует на дату увольнения.
Работник не пришёл за книжкой: уведомление, почта и хранение
Отсутствие работника в последний день не делает работодателя нарушителем автоматически. Статья 84.1 даёт механизм: направить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление её по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.
Освобождение от ответственности закон привязывает к факту направления уведомления. Дошло ли письмо до адресата и когда он его прочитал, на этот момент не влияет. Дата отправки подтверждается почтовой квитанцией и описью вложения. Уведомление, отправленное только в мессенджер или на личную почту без письменного согласия работника на такой канал, эту дату не фиксирует.
Мы закладываем в карточку сотрудника отдельное место под скан уведомления, квитанцию и опись: через полгода, когда приходит претензия, восстановить дату отправки без них невозможно.
Невостребованные книжки хранят отдельно от текущих, до востребования. Срок хранения зависит от даты увольнения: 50 лет для тех, кто уволен после 1 января 2003 года, и 75 лет для уволенных раньше. Выбросить книжку через три года или отправить её в архив вместе с обычными кадровыми документами нельзя.
Отдельный сюжет последнего дня — электронная подпись уволенного. Сдача носителя и отзыв полномочий не связаны с книжкой напрямую, но выполняются в тот же день и тем же человеком, что и выдача документов.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Заявление на отзыв сертификата подписывайте, пока человек ещё на месте. Машиночитаемую доверенность отзывают первой, через личный кабинет и самостоятельно, сертификат — вторым, через удостоверяющий центр: по статье 14 63-ФЗ у центра есть до двенадцати часов на внесение записи в реестр. Части центров для отзыва нужен скан приказа об увольнении или страниц трудовой книжки с записью, поэтому порядок своего центра выясняйте заранее, а не в день увольнения.»
Лайфхак: в чек-лист увольнения ставьте отзыв машиночитаемой доверенности отдельной строкой выше пункта про сертификат. Отозванный сертификат не мешает бывшему работнику получить новый на себя как на физическое лицо и подписывать им документы по действующей доверенности компании.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Чем грозит просрочка: выплаты, штрафы и срок на иск
Задержка выдачи трудовой книжки и сведений о трудовой деятельности прямо названа в статье 234 ТК РФ как случай незаконного лишения возможности трудиться. Работодатель возмещает работнику не полученный заработок за период задержки, считая его по среднему.
Автоматической эта выплата не является. Работнику нужно показать связь между отсутствием документа и невозможностью устроиться: отказ нового работодателя, переписка с бывшим, дата, с которой он был готов выйти, и период, за который он требует выплату. Если человек всё это время работал в другом месте или сам не забирал книжку, суд часто во взыскании отказывает. Практика здесь неоднородна: исход спора определяют собранные доказательства.
| Последствие | Основание | Размер |
|---|---|---|
| Неполученный заработок за период задержки | Ст. 234 ТК РФ | Средний заработок, при доказанной связи с невозможностью трудиться |
| Компенсация морального вреда | Ст. 237 ТК РФ | Определяется судом |
| Административный штраф за нарушение трудового законодательства | Ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ | Предупреждение либо 1 000-5 000 руб. на должностное лицо и ИП, 30 000-50 000 руб. на юридическое лицо |
| Повторное аналогичное нарушение | Ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ | 10 000-20 000 руб. или дисквалификация должностного лица на 1-3 года, 50 000-70 000 руб. на юридическое лицо |
| Просрочка сведений о трудовой деятельности | Персонифицированный учёт | 500 руб. за каждое застрахованное лицо |
Работнику, который книжку не получил, порядок действий выглядит так. Сначала письменное обращение к работодателю: с этого дня у него есть три рабочих дня на выдачу, и само обращение фиксирует дату для будущего спора. Дальше — обращение в государственную инспекцию труда, в том числе через электронный сервис на портале онлайнинспекция.рф с памяткой по оформлению прекращения трудового договора, где разобраны обязанности работодателя по статье 84.1. Инспекция может выдать предписание и оштрафовать, но взыскать заработок за задержку вправе только суд.
Срок на обращение в суд по спорам об увольнении — один месяц со дня вручения копии приказа либо со дня выдачи трудовой книжки. По денежным требованиям срок длиннее, но затягивать с обращением невыгодно: чем позже человек заявил, что документа нет, тем слабее выглядит довод о невозможности трудоустроиться.
Что проверить за три дня до даты увольнения
Большая часть просрочек возникает не из-за злого умысла, а из-за того, что подготовку начали в последний день. Если вы работодатель и читаете этот раздел со стороны рисков, контрольная точка за три дня закрывает почти все типовые сбои: в Добыто такая задача уходит ответственному автоматически вместе с карточкой увольнения.
- Дата в приказе. Сверьте её с заявлением, графиком и периодом болезни: больничный сдвигает сроки предупреждения и испытания.
- Форма учёта. Проверьте, на бумаге человек или на электронных сведениях, и готова ли форма СТД-Р.
- Наличие книжки. Убедитесь, что бумажная книжка физически в сейфе и в ней нет незаверенных исправлений.
- Предыдущие записи. Проверьте, внесены ли записи о переводах и совмещениях: неточность всплывёт в день выдачи, когда исправлять уже некогда.
- Книга учёта. Найдите строку сотрудника заранее, чтобы в последний день оставалось только поставить дату и получить подпись.
- Контакты. Уточните актуальный почтовый адрес: если человек не придёт, уведомление надо отправить в тот же день.
Ошибку в записи, найденную при такой проверке, исправляют по-разному в зависимости от того, где она допущена и кем. От этого же зависит, хватит ли исправительной записи или понадобится дубликат.
Когда КЭДО не ускоряет выдачу трудовой книжки
Электронный документооборот сокращает последний день до двух действий, но не до нуля. Приказ об увольнении и бумажная книжка остаются очными: их нельзя ни подписать электронной подписью, ни отправить в личный кабинет. Если у вас пять человек в одном офисе, выигрыш от системы в этом сценарии будет минимальным: очередь к кадровику и так не собирается.
Заметная разница начинается там, где люди распределены географически. Удалённый сотрудник из другого города не приедет за книжкой в последний день физически, и КЭДО эту поездку не заменяет: уведомление и почта остаются единственным законным маршрутом. Система ускоряет подготовку комплекта, сама передача книжки остаётся очной или почтовой.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Инициативу Минтруда про документооборот через мессенджер MAX и про неквалифицированную подпись для дистанционных работников в статьях уже подают как решённый вопрос. На сегодня это проект: закон не принят, и виды подписи для конкретных кадровых документов определяются действующей редакцией статей 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ. Трудовой книжки это не касается вовсе — она остаётся бумажной в любом сценарии.»
Второй случай, когда система не помогает: компания ведёт КЭДО, но не перевела в него ознакомления и заявления. Тогда последний день по-прежнему состоит из десяти подписей, из которых только две обязаны быть бумажными.
Полезно знать: отказ работника от перехода на КЭДО не является основанием для увольнения или иных санкций. Тем, кто согласие не дал, кадровые документы продолжают оформлять на бумаге, и порядок выдачи книжки при увольнении для них не меняется.
Стоимость подключения КЭДО и тарифы Добыто
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с 1С, кастомных шаблонов, электронного архива и требований к поддержке. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск при подключении |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций, а переход между тарифами возможен в любое время с пропорциональным пересчётом разницы. Действующие условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
УКЭП для руководителя и кадровой службы выпускается через партнёров-удостоверяющих центров, поэтому этот элемент бюджета считается отдельно от абонентской платы.
Выводы
День выдачи трудовой книжки определяется датой увольнения, указанной в приказе. Бумажную книжку отдают на руки под подпись в книге учёта, работнику на электронных сведениях выдают СТД-Р, при отпуске с последующим увольнением документы передают в последний день работы перед отпуском. Если человек не пришёл, уведомление, отправленное в тот же день, снимает с работодателя ответственность за дальнейшую задержку. Просрочка стоит среднего заработка по статье 234 ТК РФ при доказанной связи с невозможностью трудоустроиться, штрафа по статье 5.27 КоАП и 500 рублей за каждое лицо по сведениям о трудовой деятельности.
Мы внедряем КЭДО так, чтобы к последнему рабочему дню в бумаге оставались только приказ и книжка, а всё остальное закрывалось в системе заранее, включая контрольную точку за три дня до даты увольнения и хранение сканов уведомлений рядом с карточкой сотрудника.
Частые вопросы
Можно ли забрать трудовую книжку по доверенности?
Да, при нотариально удостоверенной доверенности с прямо указанным полномочием на получение трудовой книжки. Представитель расписывается в книге учёта движения трудовых книжек, а копия доверенности остаётся у работодателя. Простая рукописная записка или доверенность, заверенная самим работодателем, для этого не годится: подпись в книге учёта должна быть привязана к документу, подтверждающему полномочия.
Работодатель отправил книжку почтой без моего согласия. Это нарушение?
Бумажную книжку по почте направляют только после письменного согласия работника, поэтому отправка без него выходит за рамки статьи 84.1 ТК РФ. Сведения о трудовой деятельности работодатель вправе направить заказным письмом с уведомлением самостоятельно. Если книжка дошла в сохранности, практического ущерба обычно нет, но само нарушение порядка ГИТ фиксирует.
Как быть, если дата увольнения выпала на выходной по графику работника?
Обязанность выдать документы в день прекращения договора сохраняется. На практике работника приглашают в этот день либо смещают дату увольнения по соглашению сторон, если это возможно по основанию. Если человек не явился, в тот же день направляется уведомление: это единственный способ зафиксировать, что задержка возникла не по вине работодателя.
Организация ликвидирована, а книжка осталась в кадрах. Как её получить?
Документы ликвидированной организации передаются в архив, и запрос направляют туда. Для подтверждения стажа параллельно запрашивают сведения из информационных ресурсов Социального фонда России: по периодам после 2020 года данные хранятся в электронном виде и в бумажной книжке не нуждаются. По периодам до этого срока архивная справка заменяет запись.
Начислят ли средний заработок, если я уже работал в другом месте?
Как правило, нет. Статья 234 ТК РФ компенсирует именно лишение возможности трудиться, а факт работы у другого работодателя в спорный период показывает, что такой возможности человек не лишался. Требование о компенсации морального вреда по статье 237 ТК РФ при этом сохраняется: оно не зависит от заработка.
Нужно ли выдавать трудовую книжку при увольнении совместителя?
Книжка совместителя хранится по основному месту работы, поэтому выдавать при увольнении нечего. По письменному заявлению работнику выдают справку или заверенную копию приказа, чтобы запись о совместительстве при желании внесли по основному месту. СТД-Р при этом формируется и выдаётся в общем порядке, поскольку сведения о трудовой деятельности ведутся по каждому работодателю отдельно.
Что делать, если книжку выдали вовремя, но запись сделана с ошибкой?
Обратиться к бывшему работодателю письменно: исправление вносит тот, кто допустил ошибку, либо новый работодатель на основании официального документа прежнего. Если запись признана недействительной, а формулировка увольнения не соответствовала закону, период с момента выдачи книжки с неверной формулировкой попадает под статью 234 ТК РФ наравне с задержкой выдачи.
