Бланк трудовой книжки работодатель покупает у изготовителя или у его официальных распространителей: порядок установлен приказом Минфина России от 11.04.2022 № 55н, который действует с 1 января 2023 года. Бланк, который принёс с собой работник, для заполнения не берут: обязанность постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша лежит на работодателе по пункту 44 Порядка, утверждённого приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. От одного обстоятельства зависит, нужен ли вам бланк вообще: на тех, кто впервые поступил на работу после 31 декабря 2020 года, бумажная книжка не оформляется по части 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, а на работников со стажем, сохранивших бумажную книжку, запас чистых бланков держать обязаны.
Разберём три ситуации, в которых чистый бланк действительно нужен, и то, как отличить бланк Гознака от подделки по серии и году выпуска. Покажем, что оформляют до первой закупки: приказ об ответственном, две книги учёта и пункт локального акта о плате за бланк, без которого удерживать стоимость с работника не на чем. Размеры штрафов по статье 5.27 КоАП РФ, образцы книг учёта и акта об уничтожении испорченных бланков, разбор частных случаев — во второй половине статьи.
Кому в 2026 году нужен чистый бланк трудовой книжки
Запас бланков нужен не каждой компании и не под каждого работника. Бумажная трудовая книжка ведётся только у тех, кто работал до 2021 года и не подавал заявление о переходе на электронные сведения по статье 66.1 ТК РФ. На всех, кто впервые вышел на работу после 31 декабря 2020 года, книжка не заводится в принципе: сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде и передаются в Социальный фонд России в составе формы ЕФС-1.
Отсюда и путаница в закупке. Компания с текучкой среди молодых сотрудников может годами не открывать сейф с бланками, а производство, где половина коллектива работает с девяностых, расходует бланки вкладышей регулярно. Потребность в бланках определяется количеством работников с действующей бумажной книжкой.
| Ситуация | Нужен чистый бланк | Основание | За чей счёт |
|---|---|---|---|
| Сотрудник впервые поступает на работу после 31.12.2020 | Нет | Часть 8 статьи 2 439-ФЗ | — |
| Работник подал заявление о переходе на электронные сведения | Нет | Статья 66.1 ТК РФ | — |
| Работник со стажем принёс свою бумажную книжку | Нет, запись вносится в имеющуюся | Порядок № 320н | — |
| Книжка утрачена или повреждена, работник пишет заявление с указанием причины | Да, оформляется новая | Часть 5 статьи 65 ТК РФ | По локальному акту работодателя |
| Страницы раздела «Сведения о работе» закончились | Да, вкладыш | Порядок № 320н | По локальному акту работодателя |
| Кадровик испортил бланк при заполнении | Да, взамен уничтоженного | Пункты 41 и 45 Порядка № 320н | Работодатель |
Три нижние строки таблицы и есть весь реальный расход бланков в 2026 году. Держать под них склад не нужно, но пустой сейф в день, когда работник приходит с заявлением об утрате книжки, означает нарушение пункта 44 Порядка № 320н.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «До оформления мы проходим три шага: определяем, на какой основе будет работать человек — постоянно, по совместительству или под конкретную задачу, проверяем соответствие требованиям должности по здоровью, возрасту, квалификации и стажу, и только потом принимаем заявление. Трудовая книжка нужна не на каждом из этих маршрутов: при совместительстве и при первом трудоустройстве её не требуют. Начните с формы занятости, и часть вопросов про бланк снимется до закупки.»
Факт: трудовая книжка не требуется при приёме, если сотрудник устраивается впервые либо оформляется по совместительству. В остальных случаях она входит в шесть обязательных документов по статье 65 ТК РФ вместе с паспортом, СНИЛС, документами воинского учёта, дипломом и медицинской книжкой для отдельных отраслей.
Образцы книг учёта, приказа и акта по трудовым книжкам
Комплект закрывает весь цикл от закупки бланка до выдачи книжки на руки; начинать удобнее с приказа о назначении ответственного, без него остальные документы некому подписывать.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Приходно-расходная книга по учёту бланков | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Акт об уничтожении испорченных бланков | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
Где работодателю купить бланк трудовой книжки
Бланки изготавливает АО «Гознак», и печатаются они как защищённая полиграфическая продукция уровня «В»: специальная бумага с водяными знаками и специальные краски. Приобрести их можно двумя путями — напрямую у изготовителя либо у распространителей, перечень которых размещается на официальном сайте изготовителя. Заявки на изготовление тиража подают распространители, работодатель обращается уже за готовыми бланками.
Контур распространения закрытый на всех этапах. Доставка идёт службами доставки защищённой полиграфической продукции либо в порядке, согласованном сторонами. Покупателем выступает юридическое лицо или индивидуальный предприниматель: физическому лицу бланк как товар строгой отчётности не продают.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как купить бланки трудовых книжек: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Посчитайте потребность: сколько работников с действующей бумажной книжкой, у скольких из них раздел «Сведения о работе» заполнен больше чем наполовину, сколько бланков ушло на дубликаты и испорченные экземпляры за прошлый год.
- Шаг 2. Откройте перечень официальных распространителей на сайте изготовителя и выберите тех, кто работает в вашем регионе или отгружает почтой.
- Шаг 3. Проверьте статус продавца до оплаты. Если организации нет в перечне изготовителя, происхождение партии подтвердить нечем.
- Шаг 4. Оформите заявку от организации или ИП с реквизитами и количеством бланков книжек и вкладышей отдельными позициями.
- Шаг 5. Примите партию с пересчётом: сверьте фактическое количество с накладной и выпишите серии и номера всех бланков.
- Шаг 6. Внесите поступление в книгу по учёту бланков с указанием серии и номера каждого бланка, затем передайте бланки на хранение ответственному лицу.
Без записи о поступлении вы позже не подтвердите, откуда взялся бланк, на котором заполнена конкретная книжка, и на чьи деньги он куплен. В практике Добыто закупка бланков закрепляется в кадровом регламенте отдельным пунктом рядом с приказом об ответственном, чтобы расход не терялся между бухгалтерией и кадровой службой.
Почему нельзя брать бланк, который купил работник
Ситуация выглядит удобно: работник приходит с заявлением об утрате книжки и сразу протягивает новый бланк, купленный в канцелярском магазине. Отказ опирается на распределение обязанностей между сторонами трудового договора. Обеспечение бланками — обязанность работодателя по пункту 44 Порядка № 320н, а сами бланки по пункту 41 хранятся как документы строгой отчётности, с ежемесячным отчётом ответственного лица о наличии бланков в бухгалтерию.
Бланк со стороны в эту схему не встраивается. Его нет в приходно-расходной книге, за него не платила организация, его происхождение никем не подтверждено. При проверке ГИТ расхождение между количеством заполненных книжек и количеством оприходованных бланков видно по двум книгам учёта сразу.
Второй слой риска — подделка. Единого реестра по учёту бланков трудовых книжек не существует, и обязанности проверять подлинность бланка закон на работодателя не возлагает. Но ведение книжки с явными признаками подделки Роструд рассматривает как основание для привлечения организации к административной ответственности, а обнаружив поддельный бланк, работодатель оформляет работнику дубликат и восстанавливает стаж по трудовым договорам и справкам с прежних мест работы.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень документов при приёме закрытый, и расширить его могут только федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства — не приказ министерства, не письмо ведомства и уж точно не внутренний регламент компании. Обратная сторона того же правила: то, что закон возложил на работодателя, работник за него исполнить не может. Бланк трудовой книжки покупает организация, и перекладывать эту покупку на кандидата нельзя даже с его согласия.»
Как проверить бланк по серии и году выпуска
Серия бланка привязана к периоду выпуска, и это первый способ отсеять подделку без экспертизы: книжка с датой первого заполнения 2009 год не может быть напечатана на бланке серии ТК-VI, выпуск которого начался в октябре 2018 года.
| Серия | Вид бланка | Годы выпуска |
|---|---|---|
| ТК | Трудовая книжка | 2004-2005 |
| ТК-I | Трудовая книжка | 2006-2007 |
| ТК-II | Трудовая книжка | 2008 — июнь 2010 |
| ТК-III | Трудовая книжка | июль 2010 — 2012 |
| ТК-IV | Трудовая книжка | 2013 — октябрь 2015 |
| ТК-V | Трудовая книжка | октябрь 2015 — сентябрь 2018 |
| ТК-VI | Трудовая книжка | октябрь 2018 — декабрь 2022 |
| ТК-VII | Трудовая книжка нового образца | с января 2023 |
| ВТ | Вкладыш | 2004-2012 |
| ВТ-I | Вкладыш | 2013-2019 |
| ВТ-II | Вкладыш | 2020-2022 |
| ВТ-III | Вкладыш нового образца | с 2023 |
Совпадение серии с годом заполнения не гарантирует подлинность, а расхождение даёт повод запросить у работника документы о стаже с прежних мест работы до внесения записи. Подтвердить, выпускался ли конкретный бланк и когда, может только изготовитель.
Внимание: трудовая книжка входит в закрытый перечень документов, которые нельзя перевести в электронный вид ни при каком варианте КЭДО. Рядом с ней в этом перечне только приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве и документы о прохождении инструктажей по охране труда.
Что оформить до первой закупки бланков
Порядок № 320н требует от работодателя вести два учётных регистра: учёт бланков трудовой книжки и вкладыша и учёт самих трудовых книжек и вкладышей в них (пункт 39). Формы этих книг с 1 сентября 2021 года нормативно не утверждены — работодатель разрабатывает их самостоятельно (пункт 40). Статьи, которые до сих пор отсылают к унифицированным формам, устарели на пять лет: действует приказ Минтруда о форме, порядке ведения и хранения трудовых книжек, и он рассчитан на срок до 1 сентября 2027 года.
Требования к оформлению остались прежними: книги нумеруются, прошнуровываются и заверяются подписью, а в записях указываются серия и номер каждого бланка. Ответственное за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек лицо назначается приказом работодателя (пункт 42). Невостребованные книжки уволенных хранятся до востребования (пункт 43), а сроки хранения кадровых документов задаёт архивное законодательство.
Отдельно проверьте локальный нормативный акт. Порядок взимания платы за бланк закон работодателю не диктует, поэтому условие об оплате бланка книжки, вкладыша или дубликата закрепляется в ЛНА. Без такого пункта удерживать с работника стоимость не на чем.
Порядок ведения, хранения и учёта бланков разобран в памятке Роструда о трудовых книжках: там же зафиксирован срок выдачи дубликата — не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. В практике Добыто после перехода на КЭДО эти две книги и сейф с бланками остаются единственным бумажным участком кадрового учёта.
Важный нюанс из практики: бумажная книжка нужна не только кадровику. Когда сотрудник с электронной подписью увольняется и удостоверяющий центр требует подтвердить факт увольнения, владелец сертификата предоставляет скан приказа либо страниц трудовой книжки с записью об увольнении, причём копия с копии должна быть заверена. Компании, которая перевела всех на электронные сведения о трудовой деятельности, этот путь закрыт, и подтверждать увольнение приходится приказом.
Кто платит за бланк: работодатель или работник
В Порядке № 320н сохранилось только одно правило об оплате, и оно в пользу работника: при неправильном заполнении трудовой книжки или вкладыша, а также при их порче не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивает работодатель (пункт 45). Испорченный при заполнении бланк уничтожается с составлением акта (пункт 41), форма акта для коммерческих организаций не установлена и разрабатывается самостоятельно.
Прежние Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, прямо разрешали взимать с работника плату в размере расходов на приобретение бланка. Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250 признало их утратившими силу, и аналогичной нормы в Порядке № 320н нет. Роструд при этом исходит из того, что работодатель вправе потребовать у работника стоимость бланка трудовой книжки и вкладыша, а порядок такого возмещения работодатель закрепляет своим локальным актом.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Практический вывод для кадровой службы: пункт о плате пишется заранее, вместе с положением о ведении трудовых книжек. Три позиции, которые стоит развести в этом пункте, — вкладыш, дубликат при утрате книжки работником и бланк взамен испорченного кадровиком.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Мы не берём из популярных статей и вебинаров сроки, названия форм и реквизиты — только логику и перечни, которые меняются реже. Если в материале СЗВ-ТД до сих пор названа действующей формой, хотя сведения о трудовой деятельности с 2023 года подаются в составе ЕФС-1, проверять надо каждую цифру в этом материале. Перед тем как копировать чужой образец книги учёта бланков, сверьте его с действующей редакцией Порядка № 320н.»
Сколько стоит ошибка с бланком трудовой книжки
Нарушение порядка ведения, учёта и хранения трудовых книжек квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, на индивидуальных предпринимателей от 1 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей. При повторном совершении того же нарушения суммы выше: должностному лицу от 10 000 до 20 000 рублей либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, организации от 50 000 до 70 000 рублей.
Вторая часть цены ошибки считается по заработку работника. Трудовая книжка выдаётся в день прекращения трудового договора по статье 84.1 ТК РФ, а если выдать её в этот день невозможно, работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за ней. Задержка выдачи по вине работодателя влечёт возмещение работнику не полученного за это время заработка по статье 234 ТК РФ: размер выплаты определяется средним заработком и длительностью задержки.
Сюда же добавляется отдельный сценарий: заполнили дубликат на бланке, купленном работником, а через год выяснилось, что бланк поддельный. Записи в такой книжке оспоримы, стаж придётся восстанавливать по договорам и справкам с прежних мест работы, а работник получает основание для спора.
Когда бланки покупать не нужно
Компания, набранная после 2021 года, чистые бланки не расходует: на таких работников книжки не оформляются, и закупленные бланки останутся в сейфе без движения. То же касается организаций, где все работники со стажем подали заявления о переходе на электронные сведения по статье 66.1 ТК РФ.
Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, вносить записи в трудовые книжки и оформлять их работникам не вправе. Ему бланки не нужны вовсе. Не ведётся трудовая книжка и по договорам гражданско-правового характера: исполнитель по ГПХ и самозанятый не работники, записи о такой работе в книжку не вносятся, и переносить на них требования, адресованные работникам по трудовому договору, нельзя.
Отдельная ситуация — действующий запас старых бланков. Бланки образца 2003 года, купленные до 2023 года, используются без ограничения срока, пока не закончатся. Уже заполненные книжки прежних образцов, включая бланки 1974 года, действительны и обмену на новую форму не подлежат.
Полезно знать: отказ работника от перехода на кадровый электронный документооборот не даёт работодателю оснований для увольнения или иных санкций. Работники, принятые до 31 декабря 2021 года, дают согласие на КЭДО, и бумажный контур для них сохраняется.
Для остальных процессов бумага не нужна. В практике Добыто после внедрения КЭДО бумажный контур сжимается до четырёх позиций из перечня исключений, а трудовой договор, допсоглашения, приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков и табели уходят в электронный вид без дублирования. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: так снимается основная часть ошибок настройки маршрутов согласования.
Расходов на подписи такой переход не добавляет: в сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП работник получает через партнёров-удостоверяющих центров. На бумаге остаются только трудовые книжки и три остальных исключения из перечня.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Важный нюанс из практики: порядок идентификации работника при подписании и фиксация даты выдачи подписи весят в споре больше, чем сам вид подписи. В одном из разобранных дел кассация отменила акты нижестоящих судов при технически исправной подписи, потому что в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации, а подпись работнику выдали в день подписания заявления об увольнении. Мы поэтому разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней.
Стоимость КЭДО: тарифы и что входит в подписку
Стоимость складывается из численности подключённых сотрудников, набора функций и требований к интеграции с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не оплачиваются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в рамках подключения |
| Получение УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: на тарифе «Бизнес» действует минимальная оплата, а требования к выделенному серверу и SLA считаются отдельно. Условия по каждому тарифу и состав функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, а тариф можно повысить или понизить в любое время с пропорциональным пересчётом разницы за оставшийся период.
Выводы
Закупка бланков трудовых книжек осталась обязанностью работодателя и в 2026 году: покупают у изготовителя или его официальных распространителей по приказу Минфина № 55н, приходуют в книгу учёта с серией и номером, хранят как документы строгой отчётности. Бланк от работника не берут, потому что его происхождение нечем подтвердить, а расход бланков сегодня сводится к дубликатам, вкладышам и заменам испорченных экземпляров. До первой закупки в компании появляются приказ об ответственном, две книги учёта собственной формы и пункт локального акта о плате за бланк.
Остальное кадровое делопроизводство переводится в электронный вид без дублирования на бумаге. Мы в Добыто переводим приём, переводы, отпуска, ознакомление с ЛНА и подписание допсоглашений в электронный вид, оставляя на бумаге только четыре документа из закрытого перечня исключений, включая трудовую книжку.
Частые вопросы о бланках трудовых книжек
Можно ли купить бланк трудовой книжки в книжном магазине или на маркетплейсе?
Розничная точка может быть звеном цепочки: изготовитель отгружает бланки сертифицированным распространителям, а те поставляют их в магазины. Сложность возникает с подтверждением происхождения: к бланку с маркетплейса вы не получите документов, связывающих партию с изготовителем, и при проверке сослаться будет не на что. Перед покупкой сверяйте продавца с перечнем распространителей на официальном сайте изготовителя, а после поступления сразу вносите серию и номер каждого бланка в книгу учёта.
Сколько бланков держать в запасе, если норматив не установлен?
Пункт 44 Порядка № 320н говорит о «необходимом количестве» и конкретной цифры не даёт. Практический ориентир считается по своим данным: число работников с действующей бумажной книжкой, из них доля тех, у кого раздел «Сведения о работе» заполнен больше чем наполовину, плюс фактический расход на дубликаты и испорченные бланки за прошлый год. Данные о фактическом расходе за прошлые периоды берутся из приходно-расходной книги по учёту бланков, и это самый надёжный ориентир для следующей закупки.
Что делать, если работник принёс книжку старого образца, 1974 или 2003 года?
Заполненные книжки прежних образцов действительны, менять их на бланк нового образца не нужно и переносить записи в новую форму тоже. Записи вносятся в ту книжку, которую работник принёс. Чистый бланк понадобится только тогда, когда закончатся страницы раздела «Сведения о работе»: в такой ситуации вшивается вкладыш нового образца серии ВТ-III, вторая книжка на работника не заводится.
Обязан ли работодатель проверять подлинность бланка при приёме на работу?
Обязанности проверять подлинность бланка закон не устанавливает, и единого реестра бланков трудовых книжек не существует. Но ведение книжки с явными признаками подделки может стать основанием для административной ответственности организации, поэтому серию бланка сверяют с годом первой записи в книжке. При обнаружении поддельного бланка работнику оформляется дубликат, а стаж восстанавливается по трудовым договорам, справкам и другим документам о прежней работе.
Нужно ли вести приходно-расходную книгу, если чистых бланков в компании нет?
Пункт 39 Порядка № 320н разделяет два регистра: учёт бланков и учёт самих трудовых книжек. Если бумажные книжки работников у вас хранятся, книга учёта движения нужна независимо от наличия чистых бланков. Книга по учёту бланков заводится к моменту первой закупки, а обязанность иметь необходимое количество бланков при этом никуда не исчезает: пустой запас при работниках с бумажными книжками сам по себе нарушение.
Кто может купить бланки: только организация или индивидуальный предприниматель тоже?
Приобретают бланки юридические лица и индивидуальные предприниматели — те, кто по закону ведёт трудовые книжки работников. Работодатель — физическое лицо без статуса ИП оформлять трудовые книжки и вносить в них записи не вправе, и бланки ему не продадут. Работнику как физическому лицу бланк тоже не отгружают: защищённая полиграфическая продукция строгой отчётности поставляется только работодателям, которые ведут её учёт.
