Трудовая книжка РФ действующая форма бланка и правила её ведения

Трудовая книжка в России ведётся по форме и порядку, утверждённым приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н: он действует с 1 сентября 2021 года до 1 сентября 2027 года, а книжки и бланки прежних образцов остаются действительными и обмену не подлежат. Работодатель ведёт книжку на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней, если эта работа для него основная. Записи о приёме и переводе вносятся не позднее 5 рабочих дней по тексту приказа, запись об увольнении — в день увольнения, а зачёркивать неверные записи в разделе «Сведения о работе» нельзя. Порядок действий определяет форма ведения сведений: бумажную книжку работодатель хранит и выдаёт в последний рабочий день, а у работника, подавшего заявление по статье 66.1 ТК РФ или впервые устроившегося на работу с 2021 года, есть только электронная трудовая книжка в СФР.

Материал поможет заполнить книжку без записей, которые потом придётся признавать недействительными, правильно исправить ошибку, оформить дубликат и посчитать стаж по записям. Работодатель найдёт здесь состав учётных книг и порядок выдачи книжки при увольнении. Сводная таблица сроков, цена ошибок по статье 5.27 КоАП, пример расчёта стажа, образцы кадровых документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Действующая форма трудовой книжки: приказ Минтруда № 320н и бланки прежних образцов

Форму бланка и правила заполнения сейчас задаёт один документ — приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». В приложении № 1 утверждена сама форма, в приложении № 2 — порядок ведения и хранения из 45 пунктов. Приказ отменил Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утверждённую постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69, поэтому ссылаться на неё в ЛНА и должностных инструкциях кадровиков больше нельзя. Срок действия приказа ограничен 1 сентября 2027 года: к этой дате Минтруд должен принять новый акт или продлить действующий.

Бланк состоит из титульного листа и двух разделов: «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». На титульном листе указываются фамилия, имя, отчество полностью, дата рождения по паспорту, образование по диплому или аттестату, профессия и специальность, дата заполнения. Титульный лист подписывают сам работник, подтверждая правильность сведений, и лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации или кадровой службы, если печать есть. Каждый раздел заполняется в 4 графы: номер записи, дата, сведения, основание (дата и номер приказа или иного решения).

Порядок изготовления бланков и обеспечения ими работодателей установлен отдельно — приказом Минфина России от 11.04.2022 № 55н. Постановлением Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250 закреплено, что книжки ранее установленного образца, которые уже есть у работников, действительны и обмену на новые не подлежат, а имеющиеся у работодателей бланки книжек и вкладышей старого образца можно использовать без ограничения срока. Переписывать книжку 2003 или 1974 года на новый бланк не нужно: следующая запись вносится в ту же книжку.

Бланки трудовой книжки и вкладыша хранятся у работодателя как документы строгой отчётности и выдаются ответственному лицу по его заявке. Испорченные при заполнении бланки уничтожаются по акту. Если бланк испорчен не по вине работника, его стоимость оплачивает работодатель (пункт 45 порядка).

Кто ведёт бумажную трудовую книжку в 2026 году

Обязанность вести бумажную книжку зависит от статуса работодателя, продолжительности работы и выбора, который работник сделал при переходе на электронные сведения.

Для кадровика отсюда вытекает рабочее правило: перед приёмом нужно выяснить, есть ли у кандидата бумажная книжка и не подавал ли он раньше заявление по статье 66.1. Это видно по последней записи в книжке и по выписке СТД-СФР, которую кандидат получает на Госуслугах.

Образцы документов для ведения и выдачи трудовых книжек

Комплект закрывает учёт, исправления и выдачу книжки; первым стоит оформить приказ о назначении ответственного, без него остальные документы некому подписывать.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Правила заполнения трудовой книжки: общие требования и записи о работе

Даты во всех разделах пишутся арабскими цифрами: число и месяц двузначными, год четырёхзначным, например 03.02.2026. Порядок рекомендует светостойкие чернила, пасту или гель чёрного, синего или фиолетового цвета и прямо запрещает сокращения «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведён». Записи можно делать полностью или частично техническими средствами либо оттиском штампа. Книжка ведётся на русском языке; в республиках, установивших свой государственный язык, запись может дублироваться на нём, и тогда при увольнении заверяются оба текста.

В книжку вносятся сведения о работнике, о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, увольнении с основанием прекращения трудового договора и о награждении за успехи в работе. Взыскания не вносятся, кроме случая, когда взысканием стало увольнение. Выговор или замечание, даже оформленные приказом, в книжке не отражаются.

Запись о приёме, переводе и переименовании

Все записи о работе, переводе, квалификации и награждении вносятся на основании приказа или иного решения работодателя не позднее 5 рабочих дней и должны точно соответствовать тексту приказа. Запись о приёме строится так:

1. В графе 3 заголовком указывается полное наименование организации и сокращённое, если оно есть.
2. Под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 — дата приёма.
3. В графе 3 записывается, в какое структурное подразделение принят работник (если это условие есть в трудовом договоре), должность, специальность или профессия с квалификацией.
4. В графу 4 вносятся дата и номер приказа о приёме.

Если организация сменила наименование, отдельной строкой в графе 3 пишется «Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование)», в графе 4 — основание переименования. Новый разряд, класс или категория тоже оформляются отдельной записью. Когда временный перевод признаётся постоянным, в графе 2 ставится дата фактического начала работы по временному переводу, а в графе 4 указываются оба решения: о временном переводе и о переводе на постоянной основе.

Запись о совместительстве вносится по желанию работника по месту основной работы на основании документа, подтверждающего совместительство. Такие записи допускаются как в хронологическом порядке, так и блоком после увольнения: приём и увольнение одновременно. Если работник уже нигде не работает по основному месту, он вправе попросить внести запись работодателя, у которого работал по совместительству.

Запись об увольнении

Причина увольнения записывается в точном соответствии с формулировкой ТК РФ или иного федерального закона со ссылкой на пункт и часть статьи: статьи 77 при прекращении по общим основаниям, статьи 81 при увольнении по инициативе работодателя, статьи 83 при обстоятельствах, не зависящих от воли сторон. Датой увольнения считается последний день работы, если иное не установлено законом, трудовым договором или соглашением сторон. При переводе к другому работодателю в графе 3 указывается, по просьбе работника или с его согласия идёт перевод, и куда переводится работник; новый работодатель при приёме отмечает, что работник принят в порядке перевода. Если увольнение связано с льготами, например по основаниям, дающим право на преимущества при назначении пособий, эти основания тоже указываются в записи.

Как оформить увольнение в трудовой книжке: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте, что приказ об увольнении подписан, и перенесите формулировку основания в графу 3 без сокращений, со ссылкой на пункт, часть и статью ТК РФ.
2. Шаг 2. Заполните графы 1, 2 и 4: порядковый номер, дату увольнения (последний рабочий день), дату и номер приказа.
3. Шаг 3. Заверьте все записи, внесённые за время работы у вас, подписью работодателя или ответственного лица и печатью организации либо кадровой службы, если печать есть.
4. Шаг 4. Ознакомьте работника с записью и выдайте книжку в день увольнения под подпись в книге учёта движения трудовых книжек или по расписке.
5. Шаг 5. Если работник отсутствует или отказывается забрать книжку, в тот же день направьте уведомление о необходимости явиться за ней или дать согласие на отправку по почте. Почтой книжка отправляется только с согласия работника и по указанному им адресу.
6. Шаг 6. Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, передайте сведения об увольнении в СФР в составе ЕФС-1.

Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи книжки. Если работник обратится за книжкой позже письменно, статья 84.1 ТК РФ даёт работодателю не более 3 рабочих дней со дня обращения.

Сроки операций с трудовой книжкой и сведениями о трудовой деятельности

По каждой операции с книжкой и сведениями о трудовой деятельности закон устанавливает отдельный срок; в таблице они собраны из ТК РФ, приказа № 320н и правил представления сведений в СФР.

Самый длинный срок в таблице — 15 рабочих дней на дубликат, самый короткий — один рабочий день на ЕФС-1 о приёме и увольнении. Запись о приёме в бумажную книжку можно внести на 4-й рабочий день после приказа, но сведения о том же приёме к этому моменту уже должны уйти в СФР. Официальные разъяснения о том, как работник получает сведения из СФР, собраны на странице Социального фонда России об электронной трудовой книжке: там перечислены способы получить выписку и сроки её выдачи работодателем.

Как исправить запись в трудовой книжке

Способ исправления зависит от того, где ошибка: на титульном листе зачёркивание одной чертой разрешено, в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачёркивание запрещено пунктом 12 порядка. Если запись нельзя исправить в самой книжке без потери её достоверности или работник просит убрать недействительную запись, оформляется дубликат.

Исправления на титульном листе

Фамилия, имя, отчество и дата рождения меняются на основании паспорта, свидетельства о браке, о расторжении брака, о перемене имени или о рождении. Прежние данные зачёркиваются одной чертой, рядом пишутся новые, а на внутренней стороне обложки делается ссылка на номер, дату и орган, выдавший документ, с подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью, если она есть. Новое образование, профессия или специальность вписываются дополнением, без зачёркивания прежних записей.

Исправления в разделе «Сведения о работе»

Неверная запись не зачёркивается и не закрашивается корректором. Под следующим порядковым номером вносится запись о том, что запись под конкретным номером недействительна, со ссылкой на приказ, а затем правильная запись. Исправляет работодатель, который внёс неточную запись; если организация реорганизована, это делает правопреемник. Тем же способом признаётся недействительной запись об увольнении или переводе, когда незаконность признал сам работодатель, ГИТ, комиссия по трудовым спорам или суд и работник восстановлен либо изменена формулировка увольнения.

При наличии записи об увольнении или переводе, признанной недействительной, работник по письменному заявлению получает дубликат по месту работы, где внесена неправильная запись. В дубликат переносятся все записи, кроме недействительной, а сама трудовая книжка оформляется и возвращается владельцу. Такой же дубликат без недействительной записи положен лицам, уволенным в связи с незаконным осуждением, после оправдательного приговора или прекращения уголовного дела по реабилитирующим основаниям.

Электронная трудовая книжка и СФР: что меняется для работника и работодателя

С 1 января 2020 года Социальный фонд России ведёт сведения о трудовой деятельности всех работающих. До конца 2020 года работники выбирали: сохранить бумажную книжку или перейти на электронные сведения; с 2021 года тем, кто устраивается впервые, бумажная книжка не оформляется. Работник, сохранивший бумажную книжку, вправе в любой момент подать работодателю заявление о предоставлении сведений по статье 66.1 ТК РФ. Обратный переход с электронных сведений на бумажную книжку законом не предусмотрен.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

При таком заявлении работодатель выдаёт книжку на руки и вносит в неё запись: в графе 2 — дата выдачи, в графе 3 — «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации», в графе 4 — заявление работника с датой и номером регистрации. Запись заверяется подписью работодателя или ответственного лица и печатью, если она есть. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за ведение и хранение книжки, а сведения о работе идут только в СФР через ЕФС-1.

Сведения из электронной трудовой книжки работник получает в двух формах. СТД-Р выдаёт работодатель за период работы у него: по заявлению не позднее 3 рабочих дней, при увольнении — в день прекращения трудового договора. СТД-СФР — выписка обо всей трудовой деятельности из СФР: её формируют на Госуслугах, получают в клиентской службе СФР или МФЦ. Бумажную книжку СФР рекомендует сохранять и после перехода: в ней остаются сведения о работе до 2020 года, которых нет в электронных данных.

Трудовая книжка и КЭДО

Статья 22.1 ТК РФ не распространяет кадровый электронный документооборот на 4 вида документов: трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Перевести бумажную книжку в КЭДО или вести её сканами нельзя.

В сервисе Добыто трудовые книжки и приказы об увольнении не переводятся в электронный вид: это исключение прямо закреплено в статье 22.1 ТК РФ, и маршруты подписания строятся с его учётом. Остальные документы, на основании которых вносятся записи, в том числе приказ о приёме и приказ о переводе, подписываются в КЭДО. Через готовый модуль для 1С:ЗУП документы синхронизируются автоматически, поэтому приказ, подписанный в сервисе, попадает в ту же базу, из которой кадровик готовит ЕФС-1.

Стаж по трудовой книжке: как посчитать и чем подтвердить

Статья 66 ТК РФ называет трудовую книжку основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Для пенсии применяются Правила подсчёта и подтверждения страхового стажа, утверждённые постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015: периоды работы до регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта подтверждаются прежде всего трудовой книжкой, а после регистрации — сведениями индивидуального лицевого счёта в СФР. Если книжки нет, в ней неточные сведения или нет записи об отдельном периоде, принимаются письменные трудовые договоры, справки работодателей или государственных органов, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу зарплаты.

Стаж считается в календарном порядке из расчёта полного года в 12 месяцев: каждые 30 дней переводятся в полный месяц, каждые 12 месяцев — в полный год. Порядок расчёта по записям книжки такой: для каждого места работы берутся дата приёма и дата увольнения включительно, периоды складываются, перерывы между увольнением и следующим приёмом не учитываются.

Пример. Записи: приём 10.02.2012, увольнение 25.06.2016; приём 01.08.2016, увольнение 30.11.2020. Первый период — 4 года 4 месяца 16 дней, второй — 4 года 4 месяца. Итого 8 лет 8 месяцев 16 дней; перерыв с 26.06.2016 по 31.07.2016 в стаж не входит. Для периодов после 2020 года проверяйте результат по выписке СТД-СФР: если запись в книжке и сведения СФР расходятся, их нужно сверить до обращения за назначением пенсии.

Если вы работодатель и сотрудники регулярно просят копии документов, связанных с работой, для подтверждения стажа, заявления по статье 62 ТК РФ можно принимать в КЭДО: в Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах. Срок выдачи копий при этом не меняется — не позднее 3 рабочих дней со дня заявления.

Учёт, хранение и выдача трудовых книжек у работодателя

Пока работодатель ведёт бумажную книжку, она хранится у него, а не у работника. Ведение, хранение, учёт и выдачу поручают уполномоченному лицу, которое назначается приказом. У работодателя ведутся две книги (журнала): учёта бланков трудовой книжки и вкладыша и учёта движения трудовых книжек и вкладышей. Формы книг работодатель разрабатывает сам; книги нумеруются, прошнуровываются и заверяются подписью руководителя или ИП и печатью, если она есть.

• В книге учёта движения отражаются книжки, принятые от работников при поступлении, и книжки и вкладыши, выданные вновь, с серией и номером.
• В книге учёта бланков фиксируются все операции по получению и расходованию бланков с серией и номером каждого.
• По окончании каждого месяца ответственное лицо сдаёт в бухгалтерию отчёт о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные книжки и вкладыши, с приходным ордером кассы.
• Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей.

Книжки и дубликаты, которые работники не забрали при увольнении, а в случае смерти работника не получили его ближайшие родственники, хранятся у работодателя до востребования по правилам главы IV Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Вкладыш и дубликат

Когда в книжке заполнены все страницы одного из разделов, в неё вшивается вкладыш. Без книжки вкладыш недействителен. На титульном листе ставится штамп «Выдан вкладыш» с серией и номером; если места для следующей отметки нет, её делают на титульном листе первого вкладыша.

Работник, утративший книжку, должен сразу сообщить об этом работодателю, у которого внесена последняя запись. Дубликат выдаётся не позднее 15 рабочих дней со дня заявления. В раздел «Сведения о работе» сначала вносится общий стаж до поступления к этому работодателю одной суммой в годах, месяцах и днях, затем периоды работы по подтверждающим документам с их реквизитами в графе 4. Оригиналы документов после снятия и заверения копий возвращаются владельцу. Если книжка утрачена по вине работодателя, он обязан содействовать работнику в получении документов о прежнем стаже. Дубликат выдаётся и в случае, когда книжка пришла в негодность: обгорела, порвана или испачкана. В правом верхнем углу первой страницы дубликата пишется «Дубликат», а на титульном листе прежней книжки — «Взамен выдан дубликат» с серией и номером.

Ошибки при ведении трудовых книжек и их цена

Ошибки в книжке обычно появляются из желания сэкономить время: сократить формулировку, исправить запись поверх старой, отправить книжку почтой, не дожидаясь согласия. Каждая из них противоречит конкретному пункту порядка.

• Сокращения и расхождение с приказом. Запись должна точно соответствовать тексту приказа, а формулировка увольнения — тексту ТК РФ. Сокращения «пр.», «расп.», «пер.» прямо запрещены пунктом 3 порядка. Такую запись придётся признавать недействительной и вносить заново.
• Зачёркивание в разделе «Сведения о работе». Запрещено пунктом 12. Исправление поверх записи ставит под сомнение весь период, а работник вправе потребовать дубликат.
• Запись о выговоре или замечании. Взыскания в книжку не вносятся, кроме увольнения.
• Задержка выдачи при увольнении. Если книжка не выдана в последний рабочий день и уведомление не направлено, работодатель по статье 234 ТК РФ возмещает работнику неполученный заработок за всё время задержки.
• Отправка книжки почтой без согласия. Пункт 37 допускает отправку только с согласия работника и по указанному им адресу.
• Нет приказа об ответственном и книг учёта. Пункты 40 и 42 требуют и того, и другого; при проверке ГИТ их отсутствие выявляется в первую очередь по документам.

Административная ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек наступает по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: для должностного лица и ИП — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей, для юридического лица — от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 той же статьи стоит должностному лицу от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от 1 до 3 лет, ИП — от 10 000 до 20 000 рублей, юридическому лицу — от 50 000 до 70 000 рублей. К штрафу добавляются выплаты по статье 234 ТК РФ, если нарушение связано с задержкой выдачи.

Стоимость КЭДО для кадровых документов, связанных с трудовой книжкой

Сама трудовая книжка остаётся на бумаге, поэтому стоимость КЭДО зависит от численности сотрудников и набора функций для остальных документов: приказов о приёме и переводе, заявлений, ЛНА, согласий.

Итоговая сумма определяется числом сотрудников и тем, нужны ли УКЭП, интеграция с 1С и электронный архив. Условия каждого тарифа и порядок перехода между ними описаны на странице тарифов Добыто КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Бумажная трудовая книжка в 2026 году ведётся только на тех работников, кто не переходил на электронные сведения и устроился на работу до 2021 года, и строго по приказу № 320н: записи по тексту приказа в течение 5 рабочих дней, увольнение в последний рабочий день, никаких зачёркиваний в разделе о работе. Книжки прежних образцов действуют без обмена, а стаж по ним считается календарно с проверкой по выписке СТД-СФР. Две учётные книги, приказ об ответственном и уведомление при увольнении закрывают требования порядка, за нарушение которых ГИТ штрафует по статье 5.27 КоАП.

Добыто переводит в электронный вид кадровые документы, которые закон разрешает подписывать в КЭДО, и оставляет на бумаге то, что статья 22.1 ТК РФ требует хранить в бумажной форме, включая трудовые книжки.

Частые вопросы о трудовой книжке

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на электронную?

Нет. Закон даёт работнику право подать заявление о переходе на электронные сведения по статье 66.1 ТК РФ, но возврат к ведению бумажной книжки не предусмотрен. Бумажная книжка с записью о поданном заявлении остаётся у работника: её нужно хранить, потому что в ней содержатся сведения о работе до 2020 года.

Как получить заверенную копию или выписку из трудовой книжки?

Работник подаёт письменное заявление, и по статье 62 ТК РФ работодатель не позднее 3 рабочих дней выдаёт надлежаще заверенные копии документов, связанных с работой, в том числе выписку из трудовой книжки, если книжка на работника ведётся. Копии выдаются безвозмездно. Если работник перешёл на электронные сведения, вместо выписки из книжки выдаётся СТД-Р.

Кто исправит ошибку, если работодатель, внёсший запись, ликвидирован?

Пункт 30 порядка переносит обязанность на работодателя по новому месту работы или по месту, где внесена последняя запись: он исправляет запись на основании документа, подтверждающего правильные сведения. Если ошибку допустил ИП, который прекратил деятельность, действует то же правило. При реорганизации исправление делает правопреемник.

Вносится ли в трудовую книжку работа по договору ГПХ или в статусе самозанятого?

Нет. Книжка ведётся на работников по трудовому договору, для которых работа у данного работодателя основная. Исполнитель по договору гражданско-правового характера и самозанятый работниками не являются, поэтому записи о таких периодах в трудовую книжку не вносятся. Сведения о договорах ГПХ заказчик передаёт в СФР отдельно в составе ЕФС-1, а доходы самозанятого учитываются в рамках налога на профессиональный доход.

Кому выдаётся трудовая книжка умершего работника?

После записи о прекращении трудового договора книжка выдаётся члену семьи, предъявившему свидетельство о смерти, под расписку. Другой вариант — отправка по почте по письменному заявлению одного из родственников. Если книжку никто не забрал, работодатель хранит её до востребования по правилам 125-ФЗ.

Как восстановить стаж, если трудовые книжки утрачены массово, например при пожаре?

При массовой утрате книжек в результате чрезвычайных ситуаций стаж устанавливает комиссия, которую создают органы исполнительной власти субъекта РФ, с участием представителей работодателей и профсоюзов. Комиссия опирается на документы работника, включая сведения из СФР, а при их отсутствии — на показания двух и более свидетелей по совместной работе. По акту комиссии работодатель выдаёт дубликат; если документов нет, стаж можно подтвердить в суде.