Электронная трудовая книжка — это не файл в отделе кадров, а сведения о трудовой деятельности работника, которые хранятся на его индивидуальном лицевом счёте в Социальном фонде России. Работодатель ничего в неё не вписывает: он подаёт в СФР подраздел 1.1 формы ЕФС-1, и запись формирует фонд. О приёме и увольнении сообщают не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, о переводе и других событиях — не позднее 25-го числа следующего месяца. Бумажную книжку продолжают вести только тем, кто заявил о её сохранении, а у всех, кто впервые устроился на работу после 31 декабря 2020 года, есть только электронная.
Разберём, какие кадровые события уходят в СФР и в какие сроки, как оформить приём сотрудника с бумажной или только электронной книжкой, когда и в какой форме выдавать СТД-Р и почему стаж до 2020 года по-прежнему подтверждает бумажная книжка. Отдельно покажем, где проходит граница между ЭТК и КЭДО. Порядок исправления сведений, штрафы, образцы документов, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Как устроена электронная трудовая книжка: запись формирует СФР, а не работодатель
С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде по статье 66.1 ТК РФ, её ввёл Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ. В сведения входят данные о работнике, месте работы, трудовой функции, переводах на другую постоянную работу, увольнении с указанием основания и причины, а также другие сведения, предусмотренные ТК РФ и федеральными законами. Отдельного документа с названием «электронная трудовая книжка» в законе нет: это рабочее название для набора записей на лицевом счёте.
Отсюда главная механика для кадровой службы. В бумажной книжке запись делает специалист по кадрам ручкой, в электронной — фонд по отчёту работодателя. Если отчёт не отправлен, записи нет. Если в отчёте ошибка, она попадает в ЭТК работника и видна ему в личном кабинете. Поэтому контроль качества сведений смещается с бланка книжки на кадровый приказ и отчёт ЕФС-1, который по нему формируется.
Одни и те же сведения существуют в нескольких формах, и путаница между ними — частая причина лишних запросов к работникам.
| Документ | Кто формирует | За какой период и для чего |
|---|---|---|
| ЕФС-1, подраздел 1.1 | Работодатель, отчёт в СФР | Сообщает фонду о приёме, переводе, увольнении и других событиях; из него собирается ЭТК |
| Электронная трудовая книжка | СФР на основании отчётов всех работодателей | Сведения с 1 января 2020 года |
| СТД-Р | Работодатель по заявлению работника и при увольнении | Сведения о работе у этого работодателя |
| СТД-ПФР | СФР: Госуслуги, клиентская служба фонда, МФЦ | Выписка по всем работодателям с 1 января 2020 года |
| Бумажная трудовая книжка | Работодатель, если работник сохранил бумажный формат | Весь трудовой путь, включая периоды до 2020 года |
Для приёма на работу важна последняя колонка: периоды до 2020 года подтверждает только бумажная книжка, периоды после — СТД-Р или СТД-ПФР. Работник, у которого есть обе части истории, приносит оба документа.
Официальное описание формата, способов получить выписку и порядка исправления ошибок фонд публикует на своей странице об электронной трудовой книжке на сайте Социального фонда России. Её удобно дать работнику, который спрашивает, где посмотреть свою трудовую книжку: ответ там дан для гражданина, а не для кадровика.
Какие события кадровая служба передаёт в СФР и в какие сроки
Срок подачи сведений зависит от вида кадрового события, а не от даты, когда работник вышел на работу. Точка отсчёта для приёма и увольнения — день издания приказа.
| Событие | Срок подачи подраздела 1.1 ЕФС-1 |
|---|---|
| Приём на работу, увольнение | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа |
| Приостановление и возобновление трудового договора | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа |
| Заключение и прекращение договора ГПХ | Не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения или прекращения |
| Перевод на другую постоянную работу и прочие события | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события |
| Заявление работника о сохранении бумажной книжки или о переходе на электронную | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления |
Сведения подаются на всех, с кем заключён трудовой договор, включая совместителей, дистанционных и надомных работников. Начало и окончание договоров ГПХ сообщаются в том же подразделе, но исполнитель по ГПХ работником не становится, и трудовые гарантии на него не распространяются. С 30 декабря 2025 года действует новая редакция формы, утверждённая приказом СФР от 17.11.2025 № 1462: отчёты в 2026 году сдаются по ней.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: в обучающих роликах и старых памятках до сих пор фигурирует форма СЗВ-ТД. С 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе единой формы ЕФС-1, и отдельного отчёта СЗВ-ТД больше нет.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Когда в материале о кадровых процедурах я вижу форму СЗВ-ТД, для меня это сигнал проверить всё остальное: если устарела одна деталь, могли устареть и другие. Логику и перечни документов из таких источников брать можно, они меняются редко. Сроки, названия форм и реквизиты сверяйте с действующей редакцией нормы или с сайтом СФР на дату, когда вы готовите отчёт.»
Как отразить приём сотрудника в электронной трудовой книжке: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Получите от работника документы о трудовой деятельности: бумажную книжку за периоды до 2020 года и (или) СТД-Р либо СТД-ПФР за периоды с 2020 года. При первом трудоустройстве и при приёме на работу по совместительству они не требуются.
- Шаг 2. Уточните формат: если работник ранее подавал заявление о сохранении бумажной книжки и отдаёт её вам, вы ведёте её параллельно с электронными сведениями. Если бумажной книжки нет или работник от неё отказался, ведутся только электронные сведения.
- Шаг 3. Издайте приказ о приёме. Дата приказа, а не дата выхода на работу, запускает срок подачи отчёта.
- Шаг 4. Сформируйте подраздел 1.1 ЕФС-1 с мероприятием «приём»: дата, должность или трудовая функция, структурное подразделение, реквизиты приказа.
- Шаг 5. Отправьте отчёт в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, и дождитесь протокола приёма.
- Шаг 6. Если у работника бумажная книжка, внесите в неё запись о приёме и зарегистрируйте движение книжки в книге учёта.
Если приказ о приёме отменён до начала работы, в СФР подают отмену ранее отправленного мероприятия, а не новое увольнение: иначе в ЭТК работника останутся два лишних события.
Кто сотрудник: с бумажной книжкой или только с электронной
В 2020 году каждый работник выбирал формат письменным заявлением, срок подачи истёк 31 декабря 2020 года. Кто написал заявление о переходе на электронные сведения, получил бумажную книжку на руки с записью о поданном заявлении, и работодатель больше не отвечает за её хранение. Кто подал заявление о сохранении бумажной книжки или не подал никакого заявления, остался с бумажной книжкой, и работодатель ведёт её параллельно с отчётами в СФР.
Выбор работает в одну сторону. Работник с бумажной книжкой вправе в любой момент перейти на электронные сведения, подав заявление работодателю. Вернуться к бумажной книжке после перехода нельзя. У тех, кто впервые поступил на работу после 31 декабря 2020 года, бумажная книжка не оформляется вообще.
На практике кадровой службе достаточно определить, к какому из сценариев относится новый сотрудник.
| Ситуация работника | Что он предъявляет при приёме | Что ведёт работодатель |
|---|---|---|
| Сохранил бумажную книжку | Бумажную книжку; за периоды с 2020 года записи в ней дублируют ЭТК | Бумажную книжку и отчёты ЕФС-1 |
| Перешёл на электронные сведения | Бумажную книжку за периоды до 2020 года и СТД-Р или СТД-ПФР за периоды с 2020 года | Только отчёты ЕФС-1, книжку возвращают работнику |
| Впервые работает после 31.12.2020 | СТД-Р или СТД-ПФР, если уже работал; при первом трудоустройстве — ничего | Только отчёты ЕФС-1 |
| Принимается по совместительству | Документы о трудовой деятельности не требуются | Отчёты ЕФС-1; запись о совместительстве в бумажную книжку вносит основной работодатель по желанию работника |
Для всех четырёх сценариев отчёт в СФР подаётся одинаково. Меняется только то, ведёте ли вы бумажную книжку и какие документы просите у работника.
Полезно знать: перечень документов при приёме в статье 65 ТК РФ закрытый. Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности входят в обязательный минимум, но не требуются, если человек устраивается впервые или работает по совместительству.
Требовать у работника с электронными сведениями «принести трудовую книжку» за периоды после 2020 года бессмысленно: этих записей в бумажной книжке нет, они есть только в СТД-Р или СТД-ПФР. Если кандидат не может получить СТД-Р у прошлого работодателя, выписку СТД-ПФР он заказывает сам на Госуслугах.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Документы сверх закона, указа Президента и постановления Правительства требовать нельзя. Приказ министерства, письмо ведомства и тем более внутренний регламент компании перечень не расширяют. Кандидат вправе не приносить то, чего нет в перечне, и отказать ему в приёме на этом основании нельзя. Прежде чем добавлять пункт в список документов для новых сотрудников, найдите норму, которая его требует.»
Бумажная трудовая книжка сотрудника: хранение, учёт и записи
Для работников, сохранивших бумажный формат, прежние обязанности не отменены. Работодатель ведёт трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней, если работа для него основная. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек утверждены приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н: по нему книжки учитываются в книге учёта движения трудовых книжек, а за их ведение и хранение отвечает работник, назначенный приказом работодателя.
Запись в бумажной книжке и мероприятие в ЕФС-1 делаются по одному приказу и должны совпадать по дате, формулировке должности и основанию. Расхождение между ними работник обнаружит при первой выписке с Госуслуг. Ошибочную запись в бумажной книжке не зачёркивают: её признают недействительной новой записью со ссылкой на приказ, а корректную вносят следом.
Образцы документов для учёта трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности
Комплект закрывает обе ветки учёта: для работников с электронными сведениями первой смотрите форму СТД-Р, для бумажных книжек — приказ о назначении ответственного.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности, которые работодатель выдаёт работнику | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
Где работник видит свою трудовую книжку: СТД-Р от работодателя и выписка из СФР
Работник получает сведения о трудовой деятельности двумя путями. Первый — у текущего работодателя по форме СТД-Р: в период работы не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления, при увольнении — в день прекращения трудового договора. Второй — у фонда по форме СТД-ПФР: через личный кабинет на Госуслугах, в клиентской службе СФР или в МФЦ, без привязки к месту жительства и работы.
СТД-Р содержит сведения только о работе у того работодателя, который её выдал. Форму выдачи работник указывает в заявлении: на бумаге, заверенную надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя, если она у него есть. Работнику с бумажной книжкой при увольнении выдают саму книжку, а СТД-Р — если он её запросил.
Срок в 3 рабочих дня считается от дня подачи заявления, поэтому спор чаще всего возникает о том, когда заявление поступило. Заявление, переданное руководителю подразделения и пролежавшее у него неделю, для работника подано в день передачи.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Лайфхак: при электронном кадровом документообороте заявление попадает в систему в момент подачи, и дата его получения фиксируется технически. Спор о том, когда работодатель узнал о заявлении, в этом случае не возникает.
В сервисе Добыто заявления работников проходят по маршруту согласования в электронном виде, поэтому отсчёт сроков по ним идёт от даты, которую зафиксировала система, а не от даты, когда бумага дошла до кадровой службы.
Стаж по трудовой книжке: что показывает электронная книжка, а что нет
ЭТК содержит сведения только начиная с 1 января 2020 года. Периоды работы до этой даты в неё не переносятся, и единственным источником сведений о них остаётся бумажная трудовая книжка. Поэтому работнику, перешедшему на электронный формат, книжку возвращают, а не уничтожают: её нужно сохранить на весь срок, пока может понадобиться подтверждение стажа.
Итоговой цифры стажа в ЭТК нет. В выписке перечислены события с датами: приём, переводы, увольнение, основания. Продолжительность каждого периода считается по датам приёма и увольнения, а общий стаж складывается из периодов в бумажной книжке до 2020 года и периодов в СТД-Р или СТД-ПФР после. Страховой стаж для пенсии фонд учитывает по данным индивидуального лицевого счёта, и выписку о его состоянии работник получает на Госуслугах отдельно от сведений о трудовой деятельности.
Для кадровой службы из этого следует конкретное действие: при приёме работника, перешедшего на электронный формат, снимайте копию бумажной книжки за периоды до 2020 года вместе с СТД-Р или СТД-ПФР. Без неё стаж за ранние периоды в личном деле не подтверждён.
Ошибки в сведениях о трудовой деятельности: как исправить и сколько стоит промедление
Если работник обнаружил в ЭТК неверную или неполную информацию, работодатель по его письменному заявлению обязан исправить или дополнить сведения. Технически это новый отчёт ЕФС-1: ошибочное мероприятие отменяется, корректное подаётся заново. Если работник сохранил бумажную книжку, запись в ней исправляется отдельно, по правилам приказа № 320н.
Цена ошибки складывается из нескольких санкций. За непредставление сведений в срок или недостоверные сведения по статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ о персонифицированном учёте начисляется 500 рублей за каждое застрахованное лицо. По статье 5.27 КоАП возможен штраф для юридического лица от 30 000 до 50 000 рублей, при повторном нарушении — от 50 000 до 70 000 рублей. Должностному лицу по статье 15.33.2 КоАП грозит штраф от 300 до 500 рублей. Санкции по 27-ФЗ не применяются, если работодатель подал уточнённые сведения в течение 5 рабочих дней со дня получения уведомления СФР об ошибке или сам нашёл и исправил ошибку раньше фонда.
При 40 сотрудниках, по которым отчёт о смене структурного подразделения опоздал, санкция по 27-ФЗ составит 20 000 рублей: она считается по числу людей, а не по числу отчётов.
Отдельный источник ошибок — дата увольнения. Отчёт отправляется на следующий рабочий день после приказа, а обстоятельства, из-за которых увольнять в эту дату нельзя, появляются позже: больничный, учебный отпуск, справка-вызов. Часть 6 статьи 81 ТК РФ запрещает увольнение по инициативе работодателя в период временной нетрудоспособности и отпуска любого вида, кроме ликвидации организации или прекращения деятельности ИП.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Запрет увольнения привязан не к основанию, а к дате, и правильно проведённое сокращение разваливается из-за одного дня. Дату увольнения по инициативе работодателя я советую проверять дважды: в день издания приказа и в последний рабочий день перед увольнением. Второй проверки обычно нет, а именно в этом промежутке появляются больничный и справка-вызов.»
Важный нюанс из практики: в практике Добыто самая частая техническая причина споров об увольнении в период учебного отпуска — разрыв между кадровой службой и бухгалтерией. Справку-вызов работник отдаёт руководителю подразделения, приказ о предоставлении учебного отпуска не издаётся, а увольнение оформляется по плану, и сведения о нём уходят в СФР. Если увольнение затем признают незаконным, мероприятие приходится отменять, а в ЭТК работника восстанавливать сведения о работе.
Электронная трудовая книжка и КЭДО: почему это разные механизмы
ЭТК — это отчётность работодателя перед СФР по статье 66.1 ТК РФ. КЭДО — это обмен кадровыми документами между работодателем и работником по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, с согласием работника и электронными подписями сторон. Работник не подписывает отчёт ЕФС-1 и не участвует в его отправке, поэтому переход на электронные сведения о трудовой деятельности не требует ни ЛНА о КЭДО, ни выдачи подписей сотрудникам.
Обратное тоже верно: внедрение КЭДО не переводит в электронный вид бумажную трудовую книжку. Она остаётся в числе документов, которые закон оставляет на бумаге.
Связь между механизмами появляется на входе: приказы о приёме, переводе и увольнении, из которых формируется ЕФС-1, в КЭДО подписываются электронно, а заявления работника о выдаче СТД-Р или об исправлении сведений получают фиксированную дату поступления. В сервисе Добыто на тарифе с интеграцией с 1С:ЗУП документы синхронизируются с учётной системой автоматически, и отчёт строится по тем же данным, что и подписанный приказ.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Кейс из практики: работник оспорил увольнение по заявлению, поданному через систему КЭДО. У работодателя было положение о КЭДО, перечень документов и письменное согласие работника на переход, и первая инстанция с апелляцией встали на его сторону. Кассационный суд акты отменил: в деле не было сведений о порядке идентификации, а работодателю следовало выяснить причины увольнения при поступлении электронного заявления. При новом рассмотрении работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек. Увольнение, признанное незаконным, тянет за собой и корректировку сведений в ЭТК.
После этого сюжета мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, что работник действительно умеет пользоваться системой. По той же причине мы закладываем пилотную группу перед раскаткой КЭДО на всю компанию.
Когда КЭДО не решает задачи с трудовыми книжками
Если в компании нет потока кадровых документов, а вопрос только в своевременной отправке ЕФС-1, КЭДО для этого не нужен: отчёт отправляется из учётной системы или через личный кабинет страхователя на сайте СФР. Не решит КЭДО и учёт бумажных книжек: приказ о назначении ответственного, книга учёта движения и сами книжки остаются на бумаге. Проверка, которая помогает решить, — посчитать, сколько кадровых документов в месяц работники подписывают лично и сколько времени уходит на их доставку и сбор подписей.
Стоимость КЭДО для кадровой службы: тарифы Добыто на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и того, требуется ли интеграция с 1С.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
Итоговая сумма для компании определяется численностью и выбранным тарифом: при переходе на другой тариф разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, а УКЭП выпускается через партнёрские удостоверяющие центры. Актуальные условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО, цены приведены на дату публикации.
Выводы
Электронная трудовая книжка собирается фондом из отчётов работодателя, поэтому качество записей в ней определяется приказом и своевременной отправкой ЕФС-1, а не бланком. Сроки жёсткие для приёма и увольнения и мягче для остальных событий, а санкции считаются по числу работников. Бумажная книжка у части сотрудников сохраняется и остаётся единственным подтверждением стажа до 2020 года, поэтому её учёт по-прежнему нужен.
Добыто закрывает ту часть процесса, где рождаются ошибки: приказы и заявления работников подписываются электронно с фиксированными датами, а данные синхронизируются с учётной системой, из которой уходит отчёт в СФР.
Частые вопросы об электронной трудовой книжке
Отражаются ли в ЭТК отпуска, больничные и награждения?
Нет. По статье 66.1 ТК РФ в сведения о трудовой деятельности входят данные о работнике, месте работы, трудовой функции, переводах на другую постоянную работу и увольнении с основанием и причиной. Отпуска, в том числе по уходу за ребёнком, и периоды временной нетрудоспособности событиями ЕФС-1 не являются и в ЭТК не появляются.
Как подтвердить работу в организации, которая уже ликвидирована?
За периоды с 1 января 2020 года работник заказывает выписку СТД-ПФР на Госуслугах, в клиентской службе СФР или в МФЦ: в ней отражены сведения от всех работодателей, включая ликвидированных, если они успели сдать отчёты. За периоды до 2020 года подтверждением остаётся бумажная трудовая книжка.
Попадает ли в электронную трудовую книжку работа самозанятым или по договору ГПХ?
Работа по договору ГПХ записью о трудовой деятельности не становится. В подразделе 1.1 ЕФС-1 работодатель сообщает даты заключения и прекращения договоров ГПХ, по которым начисляются страховые взносы, не позднее рабочего дня, следующего за заключением или прекращением. Договоры с самозанятыми, с выплат по которым страховые взносы не начисляются, в этот подраздел не попадают.
Нужно ли подавать сведения, если работодатель сменил наименование?
Да. Переименование работодателя отражается в ЕФС-1 отдельным мероприятием в общем сроке — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем переименования. Работникам с бумажными книжками запись о переименовании вносится и в книжку.
Может ли работник, который в 2020 году не работал, сейчас выбрать бумажную книжку?
Да, если у него есть бумажная трудовая книжка и по состоянию на 31 декабря 2020 года он не работал и заявления о выборе не подавал. Такой работник подаёт заявление новому работодателю при трудоустройстве, и работодатель передаёт его в СФР в составе ЕФС-1 не позднее 25-го числа следующего месяца. Тем, кто впервые начал работать после 31 декабря 2020 года, бумажная книжка не оформляется.
