Трудовая книжка по доверенности: кому выдать и как оформить

Трудовая книжка выдаётся представителю работника по доверенности, удостоверенной нотариусом, и только если в ней прямо названо полномочие получить трудовую книжку у конкретного работодателя. Отдельной нормы об этом нет ни в статье 84.1 ТК РФ, ни в Порядке, утверждённом приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н: книжка выдаётся работнику в день увольнения, а при его отсутствии работодатель направляет уведомление явиться за ней либо дать согласие на отправку почтой. Право отдать документ третьему лицу даёт связка статей 185 и 185.1 ГК РФ со статьёй 88 ТК РФ, которая запрещает сообщать персональные данные работника третьей стороне без его письменного согласия. Пока работник жив, действует доверенность; после его смерти доверенность прекращается, и книжка выдаётся члену семьи по свидетельству о смерти (пункт 38 Порядка № 320н).

Разберём, какие формулировки в доверенности заставляют кадровика отказать, что приравнено к нотариальному удостоверению и почему доверенность, заверенная работодателем по пункту 3 статьи 185.1 ГК РФ, для трудовой книжки не работает. Покажем порядок проверки доверенности и запись в книге учёта. Сценарная таблица для случаев, когда работник в другом городе, за границей или в больнице, размеры штрафов по статьям 5.27 и 13.11 КоАП и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Кому работодатель вправе отдать чужую трудовую книжку

Оснований для выдачи бумажной трудовой книжки не работнику лично всего четыре, и каждое опирается на свой документ. Все остальные конструкции — устная просьба по телефону, сообщение в мессенджере, записка от работника, паспорт супруга — основанием не являются.

Из таблицы видно, что представитель — единственный случай, где документ приносит не работник и где работодатель обязан проверить чужие полномочия. Ответственность за проверку лежит на том, кто выдаёт книжку, а не на том, кто её забирает.

Почему доверенность нужна именно нотариальная

Пункт 1 статьи 185.1 ГК РФ перечисляет случаи обязательного нотариального удостоверения: сделки, требующие нотариальной формы, заявления о государственной регистрации прав, распоряжение зарегистрированными в реестрах правами. Получение трудовой книжки в этот перечень не входит, то есть формально гражданское законодательство допускает простую письменную доверенность.

Дальше вступает статья 88 ТК РФ. Трудовая книжка — носитель персональных данных работника: фамилия, дата рождения, образование, все места работы и основания увольнений. Передавая её постороннему, работодатель обрабатывает и распространяет персональные данные, а для этого нужно письменное согласие работника. Нотариальная доверенность — единственная форма, где волю работника подтвердило независимое лицо, установившее его личность и дееспособность. Именно из этой логики исходит Роструд в консультациях для кадровиков, и именно поэтому кадровые службы простую письменную доверенность не принимают. Проверить общие правила выдачи можно в памятке Роструда о трудовых книжках, где собраны сроки внесения записей, порядок выдачи при увольнении и правила оформления дубликата.

Пункт 2 статьи 185.1 ГК РФ приравнивает к нотариально удостоверенным четыре вида доверенностей: военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях и военно-лечебных учреждениях, удостоверенные начальником учреждения, его заместителем по медицинской части, а при их отсутствии старшим или дежурным врачом; военнослужащих в пунктах дислокации воинских частей, где нет нотариальных контор, удостоверенные командиром части; лиц, находящихся в местах лишения свободы, удостоверенные начальником места лишения свободы; совершеннолетних дееспособных граждан, проживающих в стационарных организациях социального обслуживания, удостоверенные руководителем или уполномоченным лицом. Такая доверенность принимается наравне с нотариальной, и требовать сверх неё поход к нотариусу работодатель не вправе.

Отдельная ловушка — пункт 3 статьи 185.1 ГК РФ. Он разрешает организации, в которой доверитель работает или учится, бесплатно удостоверить доверенность на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, пенсий, пособий, стипендий и корреспонденции. Трудовая книжка платежом не является и корреспонденцией тоже, поэтому бесплатное заверение у работодателя на неё не распространяется. Работники приходят с таким документом регулярно, и отказ здесь правомерен.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Полномочия представителя подтверждаются по своим правилам, и подпись на самом заявлении их не заменяет — именно на этом обращения разворачивают чаще всего. Перед тем как отдать документ, проверяйте отдельно два обстоятельства: действует ли доверенность на дату обращения и в какой форме она удостоверена. Если хотя бы одно не сходится, выдачу лучше отложить и запросить оригинал.»

Внимание: в доверенности, как и в приказе о возложении обязанностей, указывается конкретный перечень полномочий. Общая формулировка порождает ровно тот спор, который документом пытались предотвратить: был ли представитель вправе получить именно этот документ.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Читайте также:  Бланк трудовой книжки: учёт, списание и хранение 2026

Машиночитаемая доверенность на трудовую книжку не работает

МЧД — это файл в формате XML плюс отдельный файл электронной подписи руководителя организации. Полномочия в нём описываются либо текстом, либо кодом из общего классификатора, в котором уже несколько тысяч записей. Правила работы устанавливает каждая приёмная система отдельно: доверенность, оформленная в личном кабинете системы маркировки, используется только в этой системе, для отчётности и закупок нужны свои. Поэтому у одного сотрудника нередко пять доверенностей — по числу сценариев, а не по числу работодателей.

К выдаче бумажной трудовой книжки эта конструкция отношения не имеет. МЧД оформляет юридическое лицо своему работнику для действий от имени компании в информационных системах, а не физическое лицо своему представителю для получения личного документа в отделе кадров. Кадровая служба не является приёмной системой для МЧД и проверить её штатными средствами не может.

Что должно быть в доверенности, чтобы кадровик её принял

Спорные ситуации у отдела кадров возникают не из-за формы документа, а из-за его содержания. Нотариус удостоверяет ту формулировку, которую попросил доверитель, и если работник заказал доверенность «на представление интересов», получить по ней трудовую книжку не получится.

• Дата совершения. Доверенность без даты совершения ничтожна (статья 186 ГК РФ). Это единственный дефект, при котором документ не действует вообще, независимо от остального содержания.
• Срок действия. Верхнего предела нет. Если срок не указан, доверенность действует год со дня совершения.
• Данные доверителя и представителя. Фамилия, имя, отчество и паспортные данные обоих, чтобы кадровик мог сверить документ пришедшего человека.
• Наименование работодателя. Доверенность «на получение трудовой книжки» без указания организации кадровик принять может, но при споре будет объяснять, почему решил, что речь именно о нём.
• Прямое полномочие. Формулировка должна содержать право получить трудовую книжку и расписаться в книге учёта движения трудовых книжек. Второе забывают чаще первого, а без него выдача остаётся неоформленной.
• Право на смежные документы. Если представитель заодно забирает справку о доходах, форму СТД-Р или копии кадровых документов, каждое такое полномочие называется отдельно.

Отдельно о том, где представитель не расписывается. В самой трудовой книжке под записью об увольнении подпись ставит работник лично, и заменить её подписью представителя нельзя: эта подпись подтверждает ознакомление конкретного человека с внесёнными записями. Представитель расписывается только в книге учёта движения трудовых книжек за факт получения документа. Если работник за книжкой не приходил и не расписался под записями, графа остаётся пустой, а рядом делается отметка о выдаче по доверенности.

Важный нюанс из практики: доверенности представителей мы в Добыто советуем заводить отдельным типом документа в электронном архиве — со сканом оригинала, датой совершения и сроком в карточке. Поиск по типу и сотруднику занимает секунды, а при споре сразу видно, кто и на каком основании забирал документ.

Как проверить доверенность и оформить выдачу

Проверка занимает 10-15 минут и закрывает основную часть рисков. Порядок одинаков для доверенности от нотариуса и для приравненной к ней по пункту 2 статьи 185.1 ГК РФ.

Как выдать трудовую книжку по доверенности: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Возьмите оригинал доверенности. Скан, фотография и незаверенная копия основанием для выдачи не являются, даже если представитель показывает их с экрана телефона.
2. Шаг 2. Проверьте дату совершения. Её отсутствие делает доверенность ничтожной по статье 186 ГК РФ, и никакие устные пояснения этот дефект не закрывают.
3. Шаг 3. Проверьте срок. Если он указан, сверьте с текущей датой; если не указан, отсчитайте год от даты совершения.
4. Шаг 4. Найдите в тексте прямое полномочие получить трудовую книжку и расписаться в книге учёта. Полномочие «представлять интересы во всех организациях» этой функции не выполняет.
5. Шаг 5. Проверьте отмену. Сведения об отмене нотариальной доверенности вносятся в реестр распоряжений об отмене доверенностей единой информационной системы нотариата и общедоступны; по статье 189 ГК РФ третьи лица считаются извещёнными об отмене на следующий день после внесения сведений.
6. Шаг 6. Сверьте паспорт представителя с данными в доверенности, снимите копию паспорта и приложите её к оригиналу доверенности.
7. Шаг 7. Внесите запись в книгу учёта движения трудовых книжек: дату выдачи, реквизиты доверенности, фамилию и инициалы представителя, его подпись. Оригинал доверенности оставьте в кадровых документах — это и есть ваше доказательство правомерности выдачи.

Важный нюанс из практики: седьмой шаг проваливают чаще остальных. В практике Добыто кадровые службы отдают книжку по нотариальной доверенности, переписывают её номер на стикер и возвращают документ представителю. Через полгода работник заявляет, что книжку не получал, а подтвердить выдачу нечем: реквизиты в книге учёта есть, самой доверенности нет.

Образцы кадровых документов для выдачи трудовой книжки

Комплект собран под выдачу книжки при увольнении и её учёт; начинать стоит с расписки о получении — именно она закрывает факт передачи документа на руки.

Когда выдавать книжку по доверенности нельзя

Восемь ситуаций, в которых отказ правомерен и безопаснее выдачи.

• Доверенность без даты совершения. Ничтожна по статье 186 ГК РФ.
• Истёк срок действия. Считается по указанному сроку, а при его отсутствии — год со дня совершения.
• Предъявлена копия или скан. Оригинал обязателен, заверенная нотариусом копия доверенности оригиналом не является.
• Полномочие не названо прямо. Общие формулировки о представлении интересов права получить трудовую книжку не дают.
• Доверенность отменена. После внесения сведений в реестр ЕИС нотариата работодатель считается извещённым со следующего дня.
• Работник умер. Смерть доверителя прекращает доверенность по подпункту 5 пункта 1 статьи 188 ГК РФ. Книжка выдаётся члену семьи по пункту 38 Порядка № 320н под расписку при предъявлении свидетельства о смерти либо высылается почтой по письменному заявлению одного из родственников.
• Предъявлена МЧД. Машиночитаемая доверенность оформляется юридическим лицом и действует в конкретной информационной системе.
• Доверенность заверена работодателем по пункту 3 статьи 185.1 ГК РФ. Бесплатное заверение организацией распространяется на зарплату, пособия, пенсии, стипендии и корреспонденцию, но не на трудовую книжку.

Отказ оформляется письменно с указанием конкретного дефекта. Формулировка «не положено» даёт работнику основание обратиться в инспекцию труда, а мотивированный отказ со ссылкой на статью 186 или 188 ГК РФ — нет.

Чем рискует работодатель, если отдаст книжку не тому

Цена ошибки складывается из трёх независимых сумм, и они начисляются одновременно, а не по выбору инспектора.

Первое — персональные данные. Передача сведений третьей стороне без письменного согласия работника нарушает статью 88 ТК РФ. Обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством, по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ обходится юридическому лицу в 150 000-300 000 рублей. Если согласие должно было быть письменным, применяется часть 2 той же статьи: для юридических лиц 300 000-700 000 рублей.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Второе — нарушение порядка выдачи. Часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства предусматривает предупреждение или штраф: для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей 1000-5000 рублей, для юридических лиц 30 000-50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 поднимает планку до 50 000-70 000 рублей для организации и допускает дисквалификацию должностного лица на срок от одного до трёх лет.

Третье — материальная ответственность перед работником. Статья 234 ТК РФ обязывает возместить не полученный заработок, если работник был лишён возможности трудиться из-за задержки выдачи трудовой книжки. Если книжку забрал посторонний и работник не смог устроиться на новое место, спор пойдёт именно по этой статье, а сумма будет считаться по среднему заработку за весь период. Плюс к этому придётся оформить дубликат: по Порядку № 320н работодатель выдаёт его не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления, и восстанавливать записи о прежних местах работы предстоит по подтверждающим документам.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Когда подписать документ нужно срочно, мы работаем не с формой, а с доказательствами: фиксируем, как документ был передан, что у человека была возможность ознакомиться, и что он действовал добровольно. С выдачей трудовой книжки по доверенности логика та же — оригинал доверенности, копия паспорта представителя и запись в книге учёта остаются у работодателя. Проверьте по своим папкам, сохранились ли у вас доверенности за последние три года.»

Невостребованные трудовые книжки хранятся отдельно от книжек работающих сотрудников. По статье 449 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, срок хранения составляет 50 лет для документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года.

Что быстрее и дешевле доверенности

Нотариальная доверенность оформляется за один визит, но стоит денег и требует личного присутствия работника у нотариуса — то есть того самого действия, которого он и пытался избежать. Федеральная часть нотариального тарифа за удостоверение доверенности установлена статьёй 333.24 НК РФ и составляет 200 рублей; региональная часть утверждается нотариальной палатой субъекта ежегодно и различается по регионам, поэтому итоговую сумму называет конкретный нотариус.

В трёх случаях доверенность вообще не нужна. Первый: отправка книжки почтой. По части 6 статьи 84.1 ТК РФ и пункту 37 Порядка № 320н работодатель направляет книжку заказным письмом, если работник дал на это письменное согласие с указанием адреса. Согласие пишется в свободной форме и передаётся любым способом, включая почту. Второй: работник перешёл на электронную трудовую книжку — тогда бумажный бланк ему уже выдан на руки, а сведения о трудовой деятельности предоставляются по форме СТД-Р, утверждённой приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н. Третий: выписка из электронной трудовой книжки по форме СТД-СФР заказывается самим работником в личном кабинете на портале госуслуг или через сервисы Социального фонда России, и посредник для этого не требуется.

Строка про смерть работника закрывает самый частый спор в отделах кадров: доверенность, оформленная при жизни, после смерти доверителя не действует, и предъявивший её родственник получает книжку по другому основанию и с другим комплектом документов.

Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что уведомления и согласия у вас до сих пор ходят на бумаге, отдельный курьер для этого не нужен. Мы выносим уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой и согласие на отправку почтой в электронный маршрут: документ уходит работнику, система фиксирует статус и дату, а подписанный файл остаётся в архиве. Бумажным остаётся только сам бланк книжки.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Трудовая книжка остаётся бумажной у тех, кто сохранил её в 2020 году, и выдаётся она только физически — на руки, представителю или почтой. Посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде, и чем вы подтвердите их подлинность, если понадобится оригинал.»

Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид: тарифы 2026

Стоимость складывается из численности сотрудников и набора функций: видов электронной подписи, шаблонов, интеграции с 1С и электронного архива.

Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций, а переход между тарифами возможен в любое время с пропорциональным пересчётом разницы. Действующие условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Платформа построена под требования 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ и 152-ФЗ о персональных данных, поэтому маршруты согласования, журнал действий и электронный архив работают как доказательственная база при проверке ГИТ.

Выводы

Передать трудовую книжку другому человеку можно, но основанием служит не просьба работника, а нотариальная доверенность либо приравненный к ней документ по пункту 2 статьи 185.1 ГК РФ, где прямо названы получение книжки и право расписаться в книге учёта. Дата совершения, срок и отсутствие отметки об отмене проверяются до выдачи, оригинал доверенности остаётся у работодателя. Смерть работника прекращает доверенность, и книжка переходит к члену семьи по свидетельству о смерти. Когда бумажный бланк не нужен, почтовая отправка по письменному согласию и выписка из электронной трудовой книжки решают задачу быстрее и без затрат на нотариуса.

Мы в Добыто ежедневно разбираем такие развилки при переводе кадровых процессов в электронный вид: бумажная книжка остаётся на бумаге, а уведомления, согласия, заявления и приказы уходят в маршруты с фиксацией статусов и хранением в архиве. Это снимает с кадровой службы ту часть переписки, из-за которой работники и приходят за документами через представителей.

Частые вопросы

Может ли доверенность на получение трудовой книжки быть бессрочной?

Верхнего предела срока в статье 186 ГК РФ нет, поэтому доверитель вправе указать любой срок, в том числе десять лет. Если срок не указан вовсе, доверенность действует год со дня совершения. А вот доверенность без даты совершения ничтожна независимо от указанного срока, и это единственный дефект, который нельзя исправить пояснениями сторон.

Нужна ли доверенность, чтобы получить за работника копию трудовой книжки или справку о стаже?

Да, по тем же основаниям. Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя выдать копии документов, связанных с работой, не позднее трёх рабочих дней со дня письменного заявления работника, но получатель копии — тоже третье лицо, а в копии те же персональные данные, что и в оригинале. Полномочие на получение копий и справок указывается в доверенности отдельной строкой.

Можно ли забрать бумажную трудовую книжку по доверенности, пока работник продолжает работать?

Пункт 34 Порядка № 320н позволяет выдать книжку на руки для целей обязательного социального страхования по письменному заявлению работника не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. На практике эта норма почти не используется: для подтверждения стажа достаточно формы СТД-Р или выписки из электронной трудовой книжки, а книжку приходится возвращать работодателю.

Как проверить, что доверенность не отменена?

Сведения об отмене нотариально удостоверенной доверенности вносятся нотариусом в реестр распоряжений об отмене доверенностей единой информационной системы нотариата, и эти сведения общедоступны. По статье 189 ГК РФ третьи лица считаются извещёнными об отмене на следующий день после внесения записи. Для доверенности в простой письменной форме механизм другой: извещение через официальное издание, и срок там месяц.

Обязан ли работодатель принять доверенность, заверенную по месту работы или учёбы представителя?

Нет. Пункт 3 статьи 185.1 ГК РФ разрешает организации бесплатно удостоверять доверенности только на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, пенсий, пособий, стипендий и корреспонденции. Трудовая книжка ни платежом, ни корреспонденцией не является, поэтому такая доверенность для неё не подходит.

Что делать, если работодатель отказал представителю с правильно оформленной доверенностью?

Запросить письменный отказ с указанием причины и параллельно направить работодателю письменное обращение о выдаче книжки: по части 6 статьи 84.1 ТК РФ он обязан выдать её не позднее трёх рабочих дней со дня обращения работника, не получившего книжку после увольнения. Если срок пропущен, обращение подаётся в государственную инспекцию труда, а требование о возмещении не полученного заработка заявляется по статье 234 ТК РФ.