Как оформить трудовую книжку без ошибок которые придется исправлять годами

Трудовая книжка оформляется по Порядку, утверждённому приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Запись о приёме, переводе, квалификации или награждении вносят не позднее 5 рабочих дней после приказа, а запись об увольнении — в день увольнения. Текст записи повторяет приказ дословно, а сокращения вроде «пр.» или «пер.» запрещены. Неверную запись не зачёркивают: следующей строкой её признают недействительной и вносят правильную. Исправляет тот работодатель, который ошибся, либо новый — по официальному документу прежнего. Бумажную книжку ведут только тем, кто сохранил её с 2020 года. У тех, кто впервые устроился на работу после 2020 года, есть только электронная трудовая книжка: сведения уходят в СФР в составе ЕФС-1, и ошибку там исправляют подачей сведений, а не записью от руки.

В материале собраны типовые ошибки в записях с правильной формулировкой по 320н, порядок исправления, сроки выдачи книжки при увольнении и при переходе на электронную форму, правила учёта и хранения. Отдельно описано, как исправить сведения в СФР и как подтверждается стаж по трудовой книжке. Сценарная таблица по категориям работников, образцы документов, стоимость ведения кадровых документов в электронном виде и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Кому работодатель ведёт бумажную трудовую книжку, а кому только электронную

Бумажную трудовую книжку работодатель ведёт на каждого работника, который проработал у него больше пяти дней, если эта работа для него основная (п. 2 Порядка 320н). Работодатель — физическое лицо, не зарегистрированное как ИП, книжки не ведёт. Сведения о трудовой деятельности в СФР подаются на всех работников по трудовому договору независимо от того, есть ли у человека бумажная книжка. Поэтому у большинства работников с опытом до 2021 года одновременно существуют две формы — бумажная книжка на руках или в отделе кадров и электронные сведения на лицевом счёте в СФР.

Какую форму ведёт работодатель, зависит от категории работника:

Для дистанционного работника запись в бумажную книжку — право, а не обязанность: если книжку не прислали, работодатель ведёт только электронные сведения, и нарушения здесь нет. Перед приёмом проверьте, к какой строке таблицы относится кандидат, и зафиксируйте это в личной карточке.

Требовать от человека с электронной трудовой книжкой завести бумажную нельзя. Он подтверждает трудовую деятельность выпиской СТД-Р от прежнего работодателя или СТД-СФР из Социального фонда России, а новый работодатель продолжает подавать сведения через ЕФС-1.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перечень документов при приёме в статье 65 ТК РФ закрытый. Расширить его могут указ Президента и постановление Правительства, но не приказ министерства, не письмо ведомства и уж точно не внутренний регламент компании. Если служба безопасности просит кандидата принести что-то сверх перечня, он вправе отказать, и отказать ему в приёме на этом основании нельзя. Сверьте анкету кандидата и чек-лист отдела кадров с перечнем статьи 65, прежде чем запрашивать документы.»

Как вносить записи в трудовую книжку по приказу 320н

Основание для любой записи в разделе «Сведения о работе» — приказ, распоряжение или иное решение работодателя, и запись должна точно соответствовать его тексту (п. 9 Порядка). Отсюда рабочее правило: сначала подписан приказ, затем внесена запись, и формулировку не сокращают и не пересказывают своими словами. Даты пишут арабскими цифрами: число и месяц двузначными, год четырёхзначным, например 01.09.2026. Записи делают светостойкими чернилами, пастой или гелем чёрного, синего или фиолетового цвета. Порядок разрешает и технические средства: печать на принтере или оттиск штампа.

Структура записи о приёме по пункту 10 Порядка такая. В графе 3 заголовком пишут полное наименование организации и сокращённое, если оно есть. Ниже в графе 1 ставят порядковый номер записи, в графе 2 — дату приёма, в графе 3 — подразделение, должность, специальность и квалификацию, в графе 4 — дату и номер приказа. Подразделение указывают только тогда, когда условие о работе в конкретном подразделении включено в трудовой договор.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Большинство записей, которые потом годами приходится исправлять, укладываются в несколько повторяющихся ошибок:

Зачёркивание допускается только на титульном листе и только для фамилии, имени, отчества и даты рождения (п. 7). Новое образование, профессию или специальность на титульном листе дописывают без зачёркивания прежних записей (п. 8). Там, где на титульном листе зачёркивать нельзя, а в разделах о работе нельзя вообще, ошибка исправляется только новой записью.

Пункт 17 Порядка отдельно требует: если работник увольняется по собственному желанию по основанию, с которым законодательство связывает предоставление льгот и преимуществ, это основание указывается в записи. Перед тем как заверить запись об увольнении, сверьте её с текстом приказа и с редакцией статьи ТК РФ, на которую она ссылается.

Важный нюанс из практики: после оформления приёма цепочка не заканчивается записью в книжке. Книжку регистрируют в книге учёта движения трудовых книжек, сведения о военнообязанном направляют в военкомат, а сведения о приёме — в Социальный фонд. Эти действия удобно закрывать одним чек-листом на каждого нового работника, чтобы бумажная книжка и лицевой счёт в СФР не расходились.

Как исправить неверную запись в трудовой книжке

Исправление в разделе «Сведения о работе» делается только новой записью. После последней записи ставят следующий порядковый номер и дату внесения. В графе 3 пишут «Запись за номером таким-то недействительна», следующей строкой вносят правильную запись, а в графе 4 указывают реквизиты приказа, на котором она основана. Старую запись не трогают: она остаётся читаемой, а книжка показывает всю историю исправлений.

Кто исправляет, зависит от того, где сейчас работник и существует ли работодатель, допустивший ошибку:

• Ошибку допустил текущий работодатель. Он же и вносит запись о недействительности и правильную запись на основании своего приказа.
• Работник уже работает в другой организации. Новый работодатель исправляет запись на основании официального документа, который выдал работодатель, допустивший ошибку.
• Организация, сделавшая неверную запись, реорганизована. Исправление вносит её правопреемник (п. 30 Порядка).
• Организация ликвидирована или ИП прекратил деятельность. Исправляет работодатель по новому месту работы или по месту работы, где внесена последняя запись, на основании соответствующего документа, например архивной справки или решения суда.

Отдельный случай — запись об увольнении или переводе, которую признали незаконной сам работодатель, ГИТ, комиссия по трудовым спорам или суд. Её признают недействительной тем же способом (п. 12). Но строка «Запись недействительна» остаётся в книжке навсегда, поэтому работник вправе подать письменное заявление и получить дубликат. Дубликат выдаёт работодатель, внёсший неправильную запись: туда переносят все записи, кроме недействительной (п. 30).

Как исправить запись в трудовой книжке: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Сверьте запись с первичным документом: приказом о приёме, переводе или увольнении, а для титульного листа — с паспортом, документом об образовании или свидетельством о перемене имени.
2. Шаг 2. Определите, кто вправе исправлять: работодатель, внёсший запись, его правопреемник или новый работодатель при наличии официального документа прежнего.
3. Шаг 3. Если ошибка в самом приказе, сначала издайте приказ об исправлении: запись в книжке должна точно соответствовать тексту приказа.
4. Шаг 4. Внесите после последней записи новую строку с порядковым номером, датой и текстом «Запись за номером таким-то недействительна», затем правильную запись с реквизитами приказа в графе 4.
5. Шаг 5. Если ошибка на титульном листе в фамилии, имени, отчестве или дате рождения, зачеркните прежние данные одной чертой, впишите новые и сделайте ссылку на документ на внутренней стороне обложки с подписью и печатью (при наличии).
6. Шаг 6. Проверьте, совпадают ли исправленные сведения с данными, переданными в СФР. Если в ЕФС-1 ушла та же ошибка, исправьте и её.

Образцы документов для ведения, исправления и выдачи трудовых книжек

Комплект закрывает исправление записи, дубликат, учёт и выдачу; начинать стоит с образца исправления записи, если ошибка уже найдена.

Выдача трудовой книжки при увольнении, дубликат и учёт

В день увольнения, то есть в последний день работы, работодатель выдаёт книжку с записью об увольнении (п. 36 Порядка, статья 84.1 ТК РФ). До выдачи все записи, сделанные за время работы у этого работодателя, заверяют подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации или кадровой службы, если печать есть. Если книжка велась на двух государственных языках, заверяют оба текста.

Работник не пришёл в последний день или отказался забрать книжку. Тогда работодатель направляет ему уведомление: явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку по почте. Отправить книжку почтой без согласия работника нельзя, даже если адрес известен. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи (п. 37). Уведомление отправляют в день увольнения и хранят подтверждение отправки: только оно доказывает дату, с которой задержка перестала быть виной работодателя.

Работнику, который уходит на собеседования или оформляет кредит, часто нужна копия книжки, а не оригинал. По письменному заявлению работодатель выдаёт заверенную копию или выписку из трудовой книжки не позднее 3 рабочих дней (статья 62 ТК РФ). Скан книжки, отправленный по почте, — это электронный образ бумажного документа, и заверенную копию он не заменяет.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Скан документа, подписанного от руки, и файл, подписанный электронной подписью, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Первое, что мы выясняем в споре о документе, — в каком режиме он создавался. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»

Дубликат и вкладыш

Потерявший трудовую книжку обязан сразу сообщить об этом работодателю по месту работы, где внесена последняя запись, и тот выдаёт дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня заявления (п. 27). Сложность дубликата — в восстановлении стажа. В графе 3 сначала записывают общий стаж до поступления к этому работодателю одной суммой — годы, месяцы и дни, без разбивки по работодателям. Затем по отдельным периодам вносят только то, что подтверждено документами (п. 29). Если документы неполные, в дубликат попадают только те сведения, которые в них есть. Если книжка утрачена по вине работодателя, он обязан помочь работнику собрать документы о прежнем стаже.

Когда в книжке заполнены все страницы одного из разделов, в неё вшивают вкладыш и ведут его в том же порядке. На титульном листе книжки ставят штамп «Выдан вкладыш» с серией и номером вкладыша (п. 33). Вкладыш без книжки недействителен, поэтому при выдаче и приёме их регистрируют вместе.

Учёт и хранение трудовых книжек

Работодатель ведёт две книги (журнала): учёт бланков трудовой книжки и вкладыша и учёт движения трудовых книжек и вкладышей. Формы разрабатывает сам. Обе книги нумеруют, прошнуровывают и заверяют подписью руководителя организации или ИП и печатью при наличии (п. 40). Бланки хранятся как документы строгой отчётности, испорченные при заполнении уничтожают по акту (п. 41). Ведение, хранение, учёт и выдачу книжек поручают уполномоченному лицу, которого назначают приказом (п. 42).

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Книжки и дубликаты, которые работники не забрали при увольнении, работодатель хранит до востребования по правилам главы IV Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (п. 43). Конкретного срока, после которого их можно уничтожить, Порядок 320н не называет: книжка ждёт владельца или его родственников.

Электронная трудовая книжка: сведения в СФР, СТД-Р и исправление ошибок

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности, которые работодатель подаёт в Социальный фонд России в составе единой формы ЕФС-1 (статья 66.1 ТК РФ). Срок подачи зависит от кадрового события:

• Приём, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.
• Перевод на другую постоянную работу, переименование организации, присвоение второй профессии, запрет занимать должность — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если в обучающем материале устарела одна деталь, проверять надо всё. В роликах 2024 года ещё встречается СЗВ-ТД, хотя норма к моменту записи уже изменилась. Мы не берём из таких источников сроки, названия форм и реквизиты, только логику и перечни, которые меняются реже. Название формы и срок подачи сверяйте с действующей редакцией на дату отправки.»

Работник получает свои сведения двумя способами. Выписку СТД-Р выдаёт работодатель за период работы у него: по заявлению в период работы — не позднее 3 рабочих дней, при увольнении — в день прекращения трудового договора. Выписку СТД-СФР формирует Социальный фонд из лицевого счёта за всю трудовую историю, её заказывают через Госуслуги, клиентскую службу СФР или МФЦ. Порядок получения выписки и правила исправления сведений описаны на странице Социального фонда об электронной трудовой книжке: если работник нашёл в сведениях неверную или неполную информацию, работодатель по его письменному заявлению обязан исправить или дополнить сведения.

Технически исправление выглядит так: работодатель подаёт ЕФС-1 с отменой ошибочной записи и затем корректные сведения. Бумажная книжка при этом не затрагивается. Если та же ошибка сделана в обеих формах, исправлять придётся дважды: запись о недействительности в книжке и отмену записи в СФР.

Работник с бумажной книжкой может в любой момент подать заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ. Тогда работодатель выдаёт ему книжку на руки не позднее 3 рабочих дней, а если заявление подано менее чем за 3 рабочих дня до увольнения — не позднее дня увольнения (п. 35 Порядка). В книжку вносят запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графе 4 указывают заявление с датой и номером регистрации, запись заверяют подписью и печатью при наличии. В сервисе Добыто электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются на всех тарифах, поэтому такое заявление работник подписывает без визита в отдел кадров.

Стаж по трудовой книжке и по сведениям СФР

Для пенсии периоды работы до регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта подтверждает трудовая книжка, а после регистрации — сведения индивидуального лицевого счёта. Так установлено Правилами подсчёта и подтверждения страхового стажа, утверждёнными постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015. Если в книжке неправильные или неточные сведения либо нет записей об отдельных периодах, стаж подтверждают письменными трудовыми договорами, справками работодателей или государственных органов, выписками из приказов, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу зарплаты. Поэтому ошибка в дате приёма, нечитаемая печать или расхождение фамилии на титульном листе с паспортом превращаются в запрос справок и выписок из приказов при назначении пенсии, когда организации может уже не быть.

Стаж по трудовой книжке считают в календарном порядке: каждые 30 дней переводят в полные месяцы, каждые 12 месяцев — в полные годы. Проверьте свои периоды по выписке СТД-СФР: если период есть в книжке, но отсутствует на лицевом счёте, запросите у работодателя исправление сведений, пока он существует.

Трудовая книжка и КЭДО: что остаётся на бумаге

Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) не переводит трудовую книжку в электронный вид. Закон оставляет на бумаге 4 вида документов: трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Остальные кадровые документы можно вести в электронном виде без дублирования на бумаге.

В практике Добыто в КЭДО переводят трудовой договор и дополнительные соглашения, приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков и табели, уведомления и согласия. Трудовую книжку кадровик продолжает вести вручную, а запись об увольнении делает по бумажному приказу. Поэтому при увольнении работника с бумажной книжкой в один день сходятся три действия: подписанный на бумаге приказ, заверенная запись в книжке и выдача книжки, а не позднее следующего рабочего дня — подача ЕФС-1.

Заявление об увольнении работник может подать через КЭДО, и тогда от процедуры подписания зависит, устоит ли запись об увольнении в трудовой книжке. Если увольнение признают незаконным, запись придётся признавать недействительной, а работник получит право на дубликат без неё.

Кейс из практики: работник подал заявление об увольнении через систему кадрового электронного документооборота. У работодателя было Положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета и подписания. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 в иске отказал, апелляция жалобу отклонила. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 акты отменил: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации, а работодатель не выяснил причины увольнения при поступлении электронного заявления. При новом рассмотрении, решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023, работник выиграл. Подпись выдали в день подписания заявления, за работника подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система самого работодателя.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Распечатка электронного документа остаётся копией, и её заверяют. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, что работник действительно умеет пользоваться системой. Перед раскаткой на всю компанию закладываем пилотную группу. Проверьте у себя три вещи: описан ли в ЛНА порядок идентификации работника при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении.

Где видна история подписания кадровых документов

Все документы, которые предшествуют записи в трудовой книжке, — заявление, приказ о приёме или переводе, дополнительное соглашение — в электронной системе имеют статус и дату подписания каждой стороной. Когда запись в книжке нужно сверить с приказом через несколько лет, приказ находится в архиве системы.

В сервисе Добыто подписанные документы попадают во вкладку «Архив», а документы в работе показывают статусы «Согласование», «Подписано», «На доработку» и срок. Перед внесением записи в трудовую книжку кадровик открывает приказ в архиве и переносит формулировку дословно.

Сколько стоит ошибка в трудовой книжке

Прямая цена ошибки — не исправление записи, а заработок работника за время, пока он не мог устроиться. По статье 234 ТК РФ работодатель возмещает неполученный заработок, если задержал выдачу трудовой книжки или внёс в неё неправильную или не соответствующую законодательству формулировку причины увольнения. Сумма растёт с каждым днём задержки и прекращает расти только со дня направления уведомления о необходимости явиться за книжкой.

Нарушение порядка ведения и выдачи книжек квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ:

• должностное лицо и ИП — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• юридическое лицо — предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей;
• при повторном нарушении по части 2 статьи 5.27 — для должностного лица от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет, для ИП от 10 000 до 20 000 рублей, для юридического лица от 50 000 до 70 000 рублей.

Есть и расходы, которые не видны в момент ошибки. Испорченный при заполнении бланк не по вине работника оплачивает работодатель (п. 45 Порядка). Утрата книжки по вине работодателя обязывает его помогать работнику собирать документы о прежнем стаже (п. 29). А неточная запись без подтверждающих документов оборачивается для работника спором о стаже при назначении пенсии.

Когда запись в трудовую книжку не вносится

Лишняя запись — такая же ошибка, как пропущенная: её потом тоже признают недействительной. В книжку вносят только перевод на другую постоянную работу, поэтому временный перевод не записывают; запись появляется, если временный перевод признан постоянным, и датой указывается фактическое начало работы в порядке временного перевода (п. 10). Замечание и выговор не вносят (п. 5). Записи о совместительстве делаются только по желанию работника и только по месту основной работы (п. 11).

Стоимость КЭДО для кадровых документов вокруг трудовой книжки

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и интеграции с 1С; трудовая книжка при этом остаётся бумажной, а в электронный вид уходят приказы, заявления и договоры, на которых основаны записи.

Итоговая сумма складывается из тарифа и численности: на «Бизнесе» минимальный платёж рассчитан на 50 сотрудников, а при смене тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия по каждому тарифу опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО, цены указаны на дату публикации статьи.

Выводы

Трудовую книжку заполняют только по приказу и только его словами, в срок 5 рабочих дней, а запись об увольнении — в последний день работы. Неверную запись признают недействительной новой строкой, и зачёркивать её нельзя. Кто исправляет, определяет место работы работника и судьба организации, которая ошиблась. Параллельно те же события уходят в СФР через ЕФС-1, и расхождение между книжкой и лицевым счётом исправляют в обеих формах, пока есть кому выдать подтверждающий документ.

Трудовая книжка остаётся на бумаге, но приказы, заявления и договоры, на которых основаны записи, Добыто переводит в электронный вид с архивом и историей подписания, поэтому сверить запись с первичным документом можно и через много лет.

Частые вопросы о трудовой книжке

Можно ли забрать трудовую книжку у работодателя, не увольняясь?

Да, в двух случаях. По письменному заявлению для целей обязательного социального страхования работодатель выдаёт книжку не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления (п. 34 Порядка 320н). При подаче заявления о переходе на сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ книжку выдают насовсем в тот же срок, с записью о поданном заявлении.

Что делать, если трудовая книжка порвана, обгорела или испачкана?

Выдаётся дубликат в том же порядке, что и при утрате. В правом верхнем углу первой страницы дубликата пишут «Дубликат», а на титульном листе прежней книжки — «Взамен выдан дубликат» с серией и номером нового бланка (п. 31 Порядка 320н).

Какие награждения записываются в трудовую книжку?

Государственные награды и почётные звания, награды Президента, Правительства, федеральных и региональных органов, органов местного самоуправления, профсоюзов (для их членов), почётные грамоты, нагрудные знаки, значки и дипломы от работодателя, а также другие поощрения, предусмотренные законом, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка или положениями о дисциплине (п. 25). Нумерация в разделе «Сведения о награждении» сквозная за весь период трудовой деятельности.

Как оформить запись о совместительстве, если работа по совместительству уже закончилась?

Записи о приёме, переводе и увольнении по совместительству можно внести блоком — одновременно о приёме и увольнении — после увольнения из организации, на основании документа со сведениями о приёме и прекращении договора. Если работник сейчас нигде не работает, он вправе обратиться за записью к работодателю, у которого работал по совместительству (п. 11 Порядка 320н).

Как отразить переименование организации?

Отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» пишут: «Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)». В графе 4 указывают основание — приказ, распоряжение или иное решение с датой и номером (п. 13). Для электронной трудовой книжки переименование подаётся в ЕФС-1 не позднее 25-го числа следующего месяца.

Кому выдают трудовую книжку умершего работника?

После записи о прекращении трудового договора книжку выдают члену семьи, предъявившему свидетельство о смерти, под расписку. По письменному заявлению одного из родственников её высылают по почте (п. 38 Порядка 320н). Если никто не обратился, книжка хранится у работодателя до востребования.

Можно ли заполнять трудовую книжку на принтере или штампом?

Да. Пункт 3 Порядка 320н разрешает вносить записи полностью или частично с помощью технических средств путём переноса красителей или в виде оттиска штампа. Требования к датам и запрет сокращений при этом сохраняются.