Трудовые книжки в организации держатся на трёх опорах: приказ о назначении ответственного, два учётных регистра (книга учёта движения трудовых книжек и приходно-расходная книга по учёту бланков) и закреплённый порядок выдачи. Форма, порядок ведения и хранения утверждены приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н: записи о работе, переводе, квалификации и награждениях вносятся не позднее 5 рабочих дней со дня приказа, запись об увольнении — в день увольнения, книжка выдаётся работнику в день прекращения трудового договора. Главное различие, от которого зависит весь объём работы: на работника, сохранившего бумажную книжку, вы ведёте и книжку, и подраздел 1.1 ЕФС-1, а на перешедшего на электронные сведения — только ЕФС-1 и СТД-Р при увольнении.
Разберём, как собрать учёт с нуля: кого вносить в книгу движения, как прошнуровать и заверить регистры, где держать бланки и сколько лежат невостребованные книжки. Покажем сроки по каждому кадровому событию в связке с отчётностью в СФР и три сценария выдачи книжки на руки, на которых работодатели чаще всего теряют деньги по статье 234 ТК РФ. Образцы приказа, книг учёта, уведомления и расписки, сценарная таблица по численности, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кому из работников в 2026 году вы обязаны вести бумажную трудовую книжку
Бумажная книжка ведётся не на всех. Обязанность сохраняется только для тех, кто до 31 декабря 2020 года подал заявление о продолжении ведения книжки на бумаге либо вообще не подал никакого заявления и при этом не утратил книжку. На работника, выбравшего электронные сведения о трудовой деятельности, бумажная книжка не ведётся: ему её выдали на руки с записью о поданном заявлении, и назад она не возвращается.
Отдельная категория — те, кто впервые устроился на работу после 31 декября 2020 года. Им трудовая книжка не оформляется вообще, учёт ведётся только через ЕФС-1. По статье 66 ТК РФ книжка ведётся на работника, проработавшего свыше пяти дней, если работа для него основная; совместителю запись вносится по его желанию по основному месту работы. Исполнителям по договору ГПХ и самозанятым трудовая книжка не ведётся и не заводится: у них нет трудовых отношений, сведения о них в подраздел 1.1 ЕФС-1 попадают по отдельным правилам как сведения по договорам гражданско-правового характера.
Практический вывод для кадровой службы: первая операция при наведении порядка — не закупка сейфа, а сверка списочного состава с тем, у кого книжка физически лежит у вас. Расхождение здесь означает, что кто-то из работников числится с бумажной книжкой, а книжки нет, либо наоборот — книжка лежит у работника, который давно перешёл на электронные сведения.
Что проверить до того, как начнёте перестраивать учёт
Перед тем как заводить новые регистры, соберите фактическую картину. Порядок проверки такой:
- Списочный состав против сейфа. Выгрузите список работающих и сверьте с физическим наличием книжек. Каждое расхождение фиксируется отдельно, с причиной.
- Заявления о выборе формы. Проверьте, по каждому ли работнику есть заявление 2020 года или обоснование его отсутствия. Заявления хранятся в личном деле, а не в книжке.
- Приказ об ответственном. Если приказ издавался на уволившегося сотрудника, юридически ответственного за книжки в компании нет.
- Регистры. Посмотрите, есть ли обе книги, прошнурованы ли они и заверены ли подписью руководителя.
- Остаток бланков. Сверьте фактический остаток чистых бланков и вкладышей с приходно-расходной книгой.
- Невостребованные книжки. Отдельно отложите книжки уволенных, которые не забрали документ, и проверьте, направлялось ли им уведомление.
Пока эти шесть позиций не сведены, любая новая книга учёта начнётся с недостоверного остатка.
Три документа, без которых учёт трудовых книжек не считается организованным
Приказ 320н требует от работодателя вести учёт трудовых книжек и бланков, но формы регистров не утверждает. Работодатель разрабатывает и утверждает их сам — это прямое следствие того, что старые формы из постановления № 225 утратили силу вместе с ним.
Первый документ — приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек. Без него обязанность размазана по кадровой службе, и при проверке ГИТ не к кому адресовать вопрос. В приказе указывается конкретная должность и фамилия, а также лицо, замещающее ответственного на время отпуска и болезни.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Второй — книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. В неё вносятся все книжки, принятые от работников и оформленные впервые, с указанием серии и номера бланка, а при выдаче на руки — дата выдачи и подпись работника.
Третий — приходно-расходная книга по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша. Она отвечает на вопрос, сколько чистых бланков куплено, сколько израсходовано, сколько испорчено и сколько осталось. Испорченный при заполнении бланк не выбрасывается: он списывается актом об уничтожении испорченных бланков.
Обе книги нумеруются, прошнуровываются, заверяются подписью руководителя организации и печатью при её наличии. Требование скреплять книги сургучной печатью или пломбой с 1 сентября 2021 года не действует.
Факт: личные карточки, трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 лет, если делопроизводством они завершены после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Регистры по трудовым книжкам живут в той же логике: они нужны не работодателю, а самому человеку, и тогда, когда компании может уже не существовать.
Книги учёта нельзя перевести в электронный вид, даже если компания полностью работает в КЭДО. Кадровый электронный документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ на бумажную трудовую книжку и связанные с ней регистры не распространяется. В практике Добыто это первое, что мы фиксируем на старте внедрения: бумажный участок остаётся, и его нужно не закрыть, а изолировать, чтобы он не тормозил остальные процессы.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Форма хранения определяется формой создания, и это правило спасает от половины ошибок при переходе на электронный документооборот. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатывать его и хранить бумагу вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, и дальше вы живёте с ним весь срок хранения.»
Как выстроить учёт трудовых книжек с нуля: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек, с указанием замещающего лица.
- Шаг 2. Утвердите формы двух регистров приказом: книги учёта движения трудовых книжек и приходно-расходной книги по учёту бланков.
- Шаг 3. Пронумеруйте, прошнуруйте и заверьте обе книги подписью руководителя и печатью, если она есть.
- Шаг 4. Проведите инвентаризацию: сверьте фактическое наличие книжек и чистых бланков со списочным составом и остатками, результат оформите актом.
- Шаг 5. Внесите в книгу движения все книжки, которые находятся у вас на хранении, с серией и номером бланка.
- Шаг 6. Определите место хранения: запираемый металлический шкаф или сейф, доступ только у ответственного и замещающего лица.
- Шаг 7. Закрепите порядок выдачи и возврата в локальном нормативном акте и ознакомьте с ним работников под подпись.
Хранение: где лежат книжки, бланки и сколько это длится
Трудовые книжки работающих сотрудников и чистые бланки хранятся у работодателя как документы строгой отчётности: в сейфе или запираемом металлическом шкафу, доступ — только у ответственного. Ключевое требование здесь не к мебели, а к разделению: заполненные книжки работающих и чистые бланки лежат раздельно, потому что учитываются в разных регистрах и по разной логике.
Отдельная категория — книжки уволенных, которые работник не забрал. Они не смешиваются с книжками действующих работников и хранятся до востребования; предельный срок хранения — 50 лет. Уничтожить такую книжку по истечении пяти лет, как обычный кадровый документ, нельзя: человек имеет право прийти за ней и через двадцать лет.
Работодатель обязан иметь в наличии необходимое количество чистых бланков трудовой книжки и вкладышей. Бланки нового образца применяются с 1 января 2023 года, при этом старые бланки, которые лежат у вас с прежних закупок, действительны и используются без ограничения срока. Обменивать уже оформленные книжки работников на новые не требуется. Порядок 320н нормы о взимании с работника платы за бланк не содержит.
Лайфхак: для документов длительного хранения делайте опись не по годам, а по людям. В критической ситуации ищут не папку за 2019 год, а конкретного человека, и поиск по фамилии экономит часы.
Есть ещё один слой, который в статьях про хранение обычно теряется: отраслевые перечни. Для большинства организаций базовый документ — Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Но для здравоохранения, образования и финансового сектора действуют собственные, более детализированные перечни, и по специфичным для отрасли документам они имеют приоритет над общим.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Порядок простой: сначала смотрите, есть ли перечень для вашей отрасли, и только потом открываете общий. Ошибка возникает в обратной последовательности — кадровик находит подходящую строку в Перечне № 236, ставит срок и не знает, что для его сферы действует другой документ с другим сроком. Если вида документа нет ни в одном перечне, срок определяется по аналогии с ближайшим по смыслу видом, а решение фиксируется в номенклатуре дел и протоколе экспертной комиссии.»
Записи и сроки: как книжка синхронизируется с отчётностью в СФР
Каждое кадровое событие порождает две операции: запись в бумажной книжке и подраздел 1.1 ЕФС-1. Сроки у них разные, и именно на этом расхождении возникает большинство нарушений. Запись о приёме, переводе, квалификации и награждении вносится не позднее 5 рабочих дней со дня приказа, а сведения в СФР по приёму и увольнению подаются не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.
Ниже сведены сроки по основным событиям.
| Событие | Запись в бумажной книжке | Подраздел 1.1 ЕФС-1 |
|---|---|---|
| Приём на работу | не позднее 5 рабочих дней со дня приказа | не позднее следующего рабочего дня после приказа |
| Постоянный перевод | не позднее 5 рабочих дней со дня приказа | не позднее 25-го числа следующего месяца |
| Увольнение | в день увольнения | не позднее следующего рабочего дня после приказа |
| Присвоение второй и последующей профессии, специальности, квалификации | не позднее 5 рабочих дней со дня приказа | не позднее 25-го числа следующего месяца |
| Награждение за успехи в работе | не позднее 5 рабочих дней со дня приказа | не подаётся |
| Выдача дубликата взамен утраченной книжки | не позднее 15 рабочих дней со дня заявления | не подаётся |
Из таблицы видно, где именно ломается процесс: по приёму и увольнению отчётность в СФР уходит раньше, чем истекает срок на запись в книжке. Если кадровик ждёт пятого дня, чтобы внести запись, сведения в фонд к этому моменту уже отправлены, и любое расхождение в формулировке основания придётся исправлять корректирующей формой.
Формулировка записи должна точно соответствовать тексту приказа. Наименование должности при этом берётся из штатного расписания, а оно с 1 января 2026 года сверяется с новым классификатором ОК 016-2025, введённым приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: при изменении наименования или кода должности по новому классификатору недостаточно поправить запись в книжке. Нужны приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение его в новой редакции, дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление кадровых программ, включая 1С:ЗУП.
Отдельно про 2026 год в отчётности. Форма ЕФС-1 обновлена приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 и применяется с 30 декабря 2025 года: отменены коды ДИСТ и НДОМ, добавлены коды ЧАЭСКОМ и МДИГ. А приказом СФР от 15.04.2026 № 389 с 30 мая 2026 года изложен в новой редакции справочник кодов должностей: формат кода стал 12-значным числовым вместо прежнего пятизначного буквенно-цифрового. Справочник применяется при приёме сведений подраздела 1.3, то есть касается государственных и муниципальных учреждений, а не всех работодателей подряд. Актуальные правила заполнения разделов удобно сверять в базе знаний СФР по форме ЕФС-1, где выложены порядок представления и контрольные соотношения.
Как исправлять запись, если ошиблись
Зачёркивать в разделах сведений о работе нельзя. Неверная запись признаётся недействительной отдельной строкой, после чего вносится правильная. Способ зависит от того, где и какая ошибка допущена: в титульном листе, в сведениях о работе, в записи об увольнении или в книжке, которую заполнял предыдущий работодатель.
Если ошибку допустил прежний работодатель, исправление вносит он же либо новый работодатель на основании официального документа от прежнего. Своей властью переписать чужую запись нельзя, и это одна из самых частых причин, по которой книжка приходит к пенсионному возрасту с неподтверждённым периодом стажа.
Выдача трудовой книжки: три сценария и цена ошибки в каждом
Выдача — самый дорогой участок. Здесь работодатель платит не штраф, а средний заработок работника за всё время задержки.
Сценарий первый: увольнение. Книжка выдаётся в день прекращения трудового договора, работник расписывается в книге учёта движения. Если в этот день он отсутствует или отказался получать, работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на отправление по почте. С даты отправки такого уведомления ответственность за задержку с работодателя снимается по статье 84.1 ТК РФ. Не направили — остаётся обязанность возместить не полученный заработок по статье 234 ТК РФ.
Сценарий второй: выдача на руки работающему. Оригинал книжки выдаётся работнику для целей обязательного социального страхования по его письменному заявлению не позднее 3 рабочих дней. Работник обязан вернуть её не позднее 3 рабочих дней со дня получения документа в органе. Факт выдачи фиксируется распиской: без неё вы не докажете, что книжка покинула сейф законно. Копии и заверенные выписки по статье 62 ТК РФ выдаются в тот же трёхдневный срок и книжку из сейфа не забирают.
Сценарий третий: дубликат. Работник, утративший книжку, заявляет об этом по последнему месту работы, где внесена последняя запись. Дубликат выдаётся не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления. Общий стаж в дубликат вносится суммарно на основании документов, которые представил работник, поэтому срок уходит не на оформление бланка, а на сбор подтверждений.
Полезно знать: распечатка электронного документа остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы распечатка что-то значила в споре, её заверяют оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Работнику, перешедшему на электронные сведения, в день увольнения выдаётся СТД-Р. Это не замена книжки и не справка произвольной формы: форма утверждена, и за её невыдачу работодатель отвечает так же, как за задержку книжки. В сервисе Добыто СТД-Р и уведомления формируются по шаблону из карточки сотрудника, а факт передачи фиксируется в маршруте документа, поэтому спорить о дате получения потом не приходится.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Образцы документов для учёта, хранения и выдачи трудовых книжек
Комплект закрывает весь цикл: начните с приказа об ответственном, без него остальные регистры не к кому привязать.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Приходно-расходная книга по учёту бланков | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
Во что обходятся ошибки в учёте трудовых книжек
Нарушение порядка ведения и хранения книжек квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и индивидуального предпринимателя, от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение по части 2 — от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, от 50 000 до 70 000 рублей на организацию.
Штраф при этом редко бывает самой крупной статьёй расходов. Задержка выдачи книжки при увольнении оборачивается обязанностью возместить не полученный за это время заработок. При средней зарплате 80 000 рублей два месяца спора стоят компании около 160 000 рублей плюс судебные расходы, и сумма не зависит от того, была задержка умышленной или произошла из-за отпуска ответственного кадровика.
Кейс из практики: производственная компания на 420 сотрудников обнаружила при инвентаризации 34 невостребованные книжки уволенных за семь лет, по 11 из них уведомления не направлялись. Пока сроки не истекли, компания разослала уведомления заказными письмами и подшила квитанции к книге учёта. Это сняло риск по статье 234 ТК РФ по всем 11 позициям, работа заняла 3 рабочих дня.
Важный нюанс из практики: в компаниях с филиалами книжки чаще всего теряются не физически, а учётно — когда регистр ведётся в головном офисе, а книжки лежат в подразделениях. Мы закладываем отдельный приказ на каждое обособленное подразделение с собственной книгой движения и сводной сверкой раз в полугодие.
Когда бумажные трудовые книжки вести не нужно
Весь описанный контур не нужен компании, где ни один работник не сохранил бумажную книжку. Такое бывает в организациях, созданных после 2021 года, в IT-командах и стартапах, где штат набран из тех, кто впервые трудоустроился после 31 декабря 2020 года. Заводить книгу движения и приходно-расходную книгу в этом случае не требуется: учёт ограничивается ЕФС-1 и выдачей СТД-Р при увольнении.
Не нужен он и по исполнителям по ГПХ, самозанятым, а также по совместителям, которые не просили вносить запись по основному месту работы. Покупать бланки впрок в такой ситуации тоже не имеет смысла: обязанность иметь их в наличии возникает тогда, когда появляется работник с бумажной книжкой.
Что критично при разной численности и структуре компании
Объём работы с книжками зависит не от того, сколько в компании людей, а от того, сколько из них сохранили бумажный документ и насколько распределена структура.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| До 25 человек, один офис | Приказ об ответственном и замещающем лице, соблюдение срока выдачи при увольнении | Сложная номенклатура дел, регламент сверок |
| Компания с филиалами | Отдельный регистр в каждом подразделении, сводная сверка, единая формулировка записей | Централизованное хранение книжек в головном офисе |
| Дистанционный штат | Согласие на отправку книжки по почте, доказательство даты отправки, выдача СТД-Р | Требования к сейфу: бумажных книжек у большинства нет |
| Государственное или муниципальное учреждение | Коды должностей подраздела 1.3 ЕФС-1 в редакции с 30 мая 2026 года, отраслевой перечень сроков хранения | Выбор формы регистров: обычно задана вышестоящим органом |
| Высокая текучесть, линейный персонал | Ежедневный контроль срока ЕФС-1, готовые бланки уведомлений, запас чистых бланков | Детализация записей о квалификации и награждениях |
Сценарии из верхних строк таблицы решаются организационно, нижние — только автоматизацией: при текучести в сотни человек в год ручной контроль однодневного срока по ЕФС-1 не выдерживает ни один кадровик.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию и отдельно проверяем, что работник действительно способен пользоваться системой. Суд оценивает не подпись в журнале ознакомления, а фактическую способность работать в системе: когда за человека документы подписывает кто-то другой, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Проверьте по своей системе, что дата выдачи электронной подписи и дата первого кадрового действия с ней не совпадают.»
Стоимость перевода кадровых процессов вокруг трудовых книжек в электронный вид
Сама бумажная книжка остаётся на бумаге, но всё, что её окружает — приказы, уведомления, заявления, СТД-Р, ознакомление с ЛНА — переводится в КЭДО. Стоимость зависит от численности и набора функций.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по мере подключения |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющие центры | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности подключаемых сотрудников и набора функций: интеграция с 1С, электронный архив и приоритетная поддержка доступны начиная с тарифа «Бизнес». Полные условия по каждому пакету собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что электронные подписи для сотрудников входят в стоимость и отдельно не оплачиваются.
Выводы
Учёт трудовых книжек собирается из приказа об ответственном, двух прошнурованных регистров и закреплённого порядка выдачи, а держится на сроках: 5 рабочих дней на запись, день увольнения на выдачу, следующий рабочий день на подраздел 1.1 ЕФС-1. Бумажная часть в 2026 году сузилась до работников, сохранивших книжку до конца 2020 года, но не исчезла и в электронный вид не переводится. Дороже всего обходится не штраф по статье 5.27 КоАП, а средний заработок за время задержки выдачи по статье 234 ТК РФ, и закрывается этот риск одним вовремя направленным уведомлением.
Бумажный участок остаётся на бумаге, а всё вокруг него — приказы, уведомления, заявления, СТД-Р и ознакомление с ЛНА — живёт в КЭДО. Мы в Добыто выстраиваем эту границу на старте внедрения: бумажный контур изолируется и регламентируется, электронный собирается в маршруты с фиксацией дат, и кадровая служба перестаёт держать сроки в голове.
Частые вопросы о трудовых книжках в организации
Можно ли хранить трудовые книжки не в сейфе, а в обычном шкафу с замком
Конкретный тип мебели нормативно не задан: требование сводится к тому, что книжки и чистые бланки хранятся как документы строгой отчётности, в запираемом хранилище с ограниченным доступом. На практике ГИТ смотрит не на модель сейфа, а на то, кто имеет ключ и совпадает ли этот человек с указанным в приказе ответственным. Обычный шкаф с замком в кабинете, где сидят пять человек и ключ лежит в верхнем ящике стола, требованию не отвечает.
Что делать, если работник при приёме принёс книжку старого образца
Ничего менять не нужно. Бланки и оформленные книжки старого образца действительны без ограничения срока, обменивать их на образец 2023 года закон не требует. Новый бланк применяется только тогда, когда книжка оформляется впервые или выдаётся дубликат, и берётся он из вашего запаса чистых бланков, учтённых в приходно-расходной книге.
Нужно ли вносить в книгу учёта движения книжки тех, кто перешёл на электронные сведения
Да, но однократно: в момент выдачи книжки на руки. В книге фиксируется дата выдачи и подпись работника, после чего движение по этой позиции закрывается. Именно эта строка потом доказывает, что книжка выдана законно, а не потеряна кадровой службой, поэтому при инвентаризации она важнее, чем само заявление о переходе.
Кто отвечает за книжки, если ответственный кадровик уволился
До издания нового приказа ответственность лежит на руководителе организации: обязанность вести, хранить, учитывать и выдавать трудовые книжки принадлежит работодателю, а приказ лишь распределяет её внутри. Приказ о назначении нового ответственного издаётся датой не позднее последнего рабочего дня предыдущего, а передача книжек и регистров оформляется актом с пересчётом бланков.
Как исправить запись, если предыдущий работодатель ликвидирован
Обратиться к прежнему работодателю невозможно, поэтому основанием для исправления становятся документы, подтверждающие период работы: приказы, справки из архива, трудовой договор. Запись вносит текущий работодатель со ссылкой на реквизиты этих документов. Если подтверждений нет совсем, период восстанавливается уже не через книжку, а через суд или через сведения индивидуального персонифицированного учёта в Социальном фонде России.
Обязан ли работодатель выдавать копию трудовой книжки по каждому запросу работника
По письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой, выдаются в течение 3 рабочих дней и бесплатно. Количество таких обращений не ограничено, отказать со ссылкой на то, что копию уже выдавали месяц назад, нельзя. Оригинал при этом из сейфа не забирается: на руки книжка выдаётся только для целей обязательного социального страхования и с обязательством вернуть её в течение 3 рабочих дней со дня получения документа в органе.
Что делать с книжкой, если уволенный работник умер
Книжка выдаётся члену семьи под расписку или направляется по почте по его письменному заявлению. В книге учёта движения делается запись о выдаче с указанием документа, подтверждающего родство. До обращения родственников книжка хранится в общем порядке, наравне с другими невостребованными.
