Статьи в трудовой книжке при увольнении указывают по тому основанию, которое фактически прекращает трудовой договор: по соглашению сторон это пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации, по инициативе работника — пункт 3 части первой статьи 77. Формулировка должна соответствовать закону, а ссылка включать статью, часть и пункт. В бумажной книжке датой записи служит день увольнения, а не день издания приказа.
Для электронной трудовой книжки отдельную запись в бумажный документ не вносят: работодатель передает сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Ниже собраны готовые формулировки для распространенных оснований, порядок заполнения граф, правила исправления ошибки и отдельный разбор поправки, действующей с 1 сентября 2026 года. Таблица стоимости КЭДО и образцы документов находятся во второй половине материала.
Главное правило: запись повторяет основание из закона
Часть 5 статьи 84.1 ТК РФ требует указывать основание и причину прекращения договора в точном соответствии с формулировкой Трудового кодекса или другого федерального закона. В записи нужна ссылка на статью, часть статьи и пункт статьи, если такой пункт предусмотрен.
Сначала определяют юридическое основание в приказе об увольнении. Затем ту же правовую конструкцию переносят в графу 3 трудовой книжки. Ссылка на статью 80 ТК РФ сама по себе не заменяет пункт 3 части первой статьи 77: статья 80 устанавливает порядок увольнения по инициативе работника, а пункт 3 статьи 77 является основанием прекращения договора.
| Основание | Формулировка записи | Правовая ссылка |
|---|---|---|
| Соглашение сторон | Трудовой договор прекращен по соглашению сторон | п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ |
| Инициатива работника | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника | п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ |
| Истечение срока срочного договора | Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора | п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ |
| Перевод по просьбе или с согласия работника | Трудовой договор прекращен в связи с переводом работника по его просьбе или с его согласия на работу к новому работодателю | п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ |
| Сокращение численности или штата | Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с сокращением численности или штата работников организации | п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ |
| Отказ продолжать работу при изменении условий договора | Трудовой договор прекращен ввиду отказа работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора | п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ |
Таблица показывает разницу между общими основаниями по статье 77 и конкретным основанием по статье 81. При увольнении по инициативе работодателя в графе 3 указывают непосредственный пункт статьи 81, который описывает причину увольнения. Один только пункт 4 части первой статьи 77 не раскрывает эту причину.
Почему статья 80 не заменяет пункт 3 статьи 77
Работник подает заявление со ссылкой на статью 80 ТК РФ, когда увольняется по собственному желанию. В трудовой книжке записывают основание из пункта 3 части первой статьи 77 ТК РФ. Такая связка отражает две разные части процедуры: статья 80 регулирует порядок и срок предупреждения, пункт 3 статьи 77 фиксирует юридическое основание прекращения трудового договора.
Для соглашения сторон действует другая связка: стороны договариваются о прекращении договора, а запись делают по пункту 1 части первой статьи 77. Дату увольнения также берут из согласованного условия и приказа, если оно оформлено законно.
Факт: В перечне документов, которые оставляют на бумаге при разграничении КЭДО, отдельно указаны приказ об увольнении и бумажная трудовая книжка. Электронный маршрут кадровых документов не заменяет эти документы автоматически.
Бумажная трудовая и СТД-Р: какая запись нужна при увольнении
Порядок заполнения бумажной трудовой книжки утвержден приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Запись об увольнении вносят в день прекращения трудового договора. В графе 2 ставят дату увольнения, в графе 3 указывают основание с правовой ссылкой, а в графе 4 приводят вид документа, его дату и номер.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Дата в графе 2 не заменяется датой приказа. По общему правилу днем прекращения договора является последний день работы. Если приказ подписан накануне, дата записи все равно определяется датой увольнения, указанной в приказе и соответствующей обстоятельствам прекращения договора.
Когда работник выбрал электронный формат сведений о трудовой деятельности, работодатель не дублирует увольнение в бумажной трудовой книжке. В день прекращения договора он выдает СТД-Р. Форма содержит сведения о периоде работы у этого работодателя и основание прекращения договора.
Официальная информация о выдаче сведений при увольнении, формах СТД-Р и СТД-СФР размещена на странице Социального фонда России об электронной трудовой книжке. Если работник отсутствует или отказывается получить сведения, работодатель направляет их на бумаге заказным письмом с уведомлением.
С 2026 года канал получения СТД-СФР изменился: сведения из ресурсов СФР запрашивают через Госуслуги. Это относится к получению сведений гражданином и не меняет обязанность работодателя выдать СТД-Р при прекращении договора, если бумажная трудовая книжка не ведется.
Внимание: СТД-Р и бумажная запись отвечают на одну кадровую задачу, но оформляются в разных системах учета. Перед увольнением проверьте, ведется ли у работника бумажная трудовая книжка или сведения передаются в электронном виде.
В практике Добыто этот выбор фиксируют до подготовки приказа: кадровый специалист сверяет заявление работника, кадровую систему и способ ведения трудовой книжки. При таком порядке основание увольнения переносится в нужный документ без замены бумажной записи формой СТД-Р или наоборот.
Особые основания: увольнение работодателем, сокращение и новая норма 2026 года
При увольнении по инициативе работодателя ссылка в записи зависит от конкретной причины, а не от общего обозначения инициативы работодателя. Пункт 4 части первой статьи 77 ТК РФ описывает группу оснований, но в трудовой книжке указывают непосредственную норму, по которой прекращен договор.
Сокращение численности или штата
Для сокращения используется пункт 2 части первой статьи 81 ТК РФ. Формулировка может выглядеть так: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с сокращением численности (штата) работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
В приказе, уведомлении и записи должна совпадать причина увольнения. Если в приказе указано сокращение штата, а в трудовой книжке оставлен только пункт 4 части первой статьи 77, запись не раскрывает непосредственное основание. Перед внесением записи сверяют штатное расписание, уведомление и приказ по одному кадровому делу.
Хищение, растрата или повреждение имущества
С 1 сентября 2026 года подпункт «г» пункта 6 части первой статьи 81 ТК РФ охватывает случаи, когда суд прекратил уголовное преследование за хищение, растрату либо умышленное уничтожение или повреждение имущества в связи с назначением судебного штрафа или по иному нереабилитирующему основанию. Раньше для этой ситуации нельзя было автоматически использовать новое основание: сначала проверяют дату увольнения и документ, на котором построено решение.
В записи сохраняют конкретный вид деяния и указывают подпункт «г» пункта 6 части первой статьи 81 ТК РФ. Если уголовное преследование прекращено судом по нереабилитирующему основанию, запись не должна описывать ситуацию как увольнение по вступившему в силу обвинительному приговору. Документ суда и приказ должны позволять восстановить фактическую причину прекращения договора.
Полезно знать: Поправка, действующая с 1 сентября 2026 года, расширила само основание увольнения. Она не создала отдельный шаблон записи: формулировку по-прежнему сверяют с фактическим документом и подпунктом статьи 81 ТК РФ.
Как оформить запись об увольнении без расхождений
Проверку начинают до заполнения граф трудовой книжки: сначала устанавливают основание, затем дату, после этого переносят формулировку и реквизиты приказа. Такой порядок отделяет юридическую причину от технических данных документа.
Сверьте основание в приказе и записи
Конструктор приказа об увольнении помогает сопоставить основание и документ-основание до внесения записи в трудовую книжку. Он относится к подготовке приказа, а не заменяет проверку применимой нормы ТК РФ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как внести запись в бумажную трудовую: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите фактическое основание прекращения договора: соглашение сторон, заявление работника, истечение срока, перевод, сокращение или другая причина из приказа.
- Шаг 2. Проверьте дату увольнения. В графе 2 указывают день прекращения договора, а не дату составления или подписания приказа.
- Шаг 3. Перенесите в графу 3 формулировку причины и правовую ссылку. Для основания из статьи 77 указывают пункт соответствующей части; для увольнения работодателем указывают конкретный пункт статьи 81.
- Шаг 4. В графе 4 укажите вид документа-основания, его дату и номер. Реквизиты должны совпадать с приказом, на котором построена запись.
- Шаг 5. Перед выдачей книжки проверьте, что записи за период работы у данного работодателя заверены в порядке, предусмотренном приказом Минтруда России № 320н. Для электронного формата вместо бумажной записи подготовьте СТД-Р.
Какая дата считается датой увольнения
Датой увольнения считается день прекращения трудового договора. Если приказ издан 30 сентября, а последним рабочим днем является 1 октября, в графе 2 ставят 1 октября при условии, что именно эта дата указана как дата прекращения договора и соответствует основанию увольнения.
Ошибка в дате может повлиять на период работы, сведения для СФР и документы, которые работник предъявляет новому работодателю. В судебной практике спор о дате записи приводил к ее изменению и взысканию компенсации морального вреда и судебных расходов: в одном деле суд взыскал 5 000 рублей компенсации и 25 000 рублей расходов.
Мы в Добыто закладываем сверку трех элементов перед отправкой кадрового документа: основание, дата и реквизиты приказа. Это позволяет обсуждать с работодателем конкретную расшифровку записи, а не исправлять расхождение уже после выдачи сведений работнику.
Что проверить перед выдачей трудовой книжки или СТД-Р
Перед выдачей документа кадровый специалист проверяет способ ведения трудовой книжки и комплект основания. Для бумажного варианта в комплект входят сама книжка, запись в ней и приказ с совпадающей датой. Для электронного варианта проверяют сведения, которые будут переданы работнику по форме СТД-Р.
- Основание в приказе соответствует фактическому событию и заявлению работника, если увольнение связано с его волеизъявлением.
- Статья, часть и пункт указаны полностью и относятся именно к выбранному основанию.
- Дата в графе 2 совпадает с датой прекращения договора, а не с датой подготовки приказа.
- В графе 4 есть вид документа, его дата и номер.
- При бумажной трудовой записи заверена при увольнении в пределах периода работы у данного работодателя.
- При электронной трудовой книжке подготовлена СТД-Р, а бумажная запись не создается повторно.
Лайфхак: Сопоставляйте не только номер статьи, но и глагол в формулировке: «расторгнут» и «прекращен» должны соответствовать выбранному основанию и документу, который подтверждает увольнение.
Как исправить ошибочную запись об увольнении
Ошибочную запись в бумажной трудовой книжке не зачеркивают и не заменяют в той же строке. Порядок зависит от того, состоялось ли увольнение и кто внес неправильные сведения.
Если увольнение состоялось, но ошибочна дата или формулировка
Сначала неправильную запись признают недействительной, затем вносят правильную. В новой записи указывают фактическую дату увольнения в графе 2 и корректную причину в графе 3 со ссылкой на статью, часть и пункт. В графе 4 приводят документ, на котором основано исправление.
Для отметки о недействительности используют формулировку «Запись за номером ___ недействительна». Ее вносят следующей строкой с очередным номером и датой исправления. Письма Минтруда от 24.09.2024 № 14-6/ООГ-5613 и от 15.05.2023 № 14-6/ООГ-3428 разъясняют этот подход, но сами письма не являются нормативными правовыми актами. Поэтому при спорной ситуации сопоставляют исправление с приказом, судебным актом или другим документом, который подтверждает правильные сведения.
Если увольнение признано незаконным
При восстановлении работника на прежней работе новую запись об увольнении не создают. Запись о прекращении договора признают недействительной в порядке, предусмотренном пунктом 12 Порядка № 320н. Основанием служит документ о восстановлении или признании увольнения незаконным.
Кто исправляет запись прежнего работодателя
По общему правилу исправление вносит работодатель, который сделал неправильную или неточную запись. Если прежний работодатель реорганизован, это делает правопреемник. При ликвидации организации или прекращении деятельности работодателя — индивидуального предпринимателя исправление может внести работодатель по новому месту работы либо по месту последней записи на основании документа с правильными сведениями.
Когда прежняя организация продолжает работать, а ошибка обнаружена уже после перехода к новому работодателю, проверенные нормы не дают универсального правила, что исправление всегда выполняет новый работодатель. В такой ситуации сначала получают документ с правильными данными у работодателя, который внес спорную запись, и фиксируют основание исправления.
При увольнении записи за период работы у данного работодателя заверяет работодатель или ответственный за ведение трудовых книжек. Печать работодателя или кадровой службы ставят при наличии. Пункт 36 Порядка № 320н не содержит требования о подписи работника под самой записью об увольнении.
Внимание: Исправление начинается с отдельной записи о недействительности ошибочной строки. Подчистка, зачеркивание и замена текста внутри прежней строки не показывают, на каком документе основаны новые сведения.
В сервисе Добыто маршрут исправления можно отделить от исходного увольнения: в кадровом деле сохраняют приказ, документ с корректными данными и новую запись, чтобы при проверке было видно, почему изменились дата или формулировка.
Образцы для проверки записи и сведений о трудовой деятельности
Сначала откройте образец исправления, если задача связана с ошибкой в бумажной книжке; форму СТД-Р используйте для проверки состава сведений при электронном учете.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Образец исправления записи трудовой книжки | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
Стоимость КЭДО для оформления кадровых документов при увольнении
Стоимость зависит от числа сотрудников, набора электронной подписи и уровня поддержки. Тарифная страница указывает ежемесячную цену на сотрудника для планов «Старт» и «Бизнес», а для тарифа «Корпорация» стоимость рассчитывается по запросу.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт» | от 30 ₽ за сотрудника / мес | не указаны |
| Тариф «Бизнес» | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимум 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | модуль для 1С:ЗУП настраивается за 1 день |
| Тариф «Корпорация» | по запросу | не указаны |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | не указаны |
На странице тарифов Добыто КЭДО указано, какие подписи и функции входят в каждый план. В тарифе «Бизнес» предусмотрены ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка и электронный архив; в «Старт» входят ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны и электронная поддержка.
Отдельная внутренняя страница по тарификации в задании не передана, поэтому расчет по численности сотрудников и дополнительные условия сверх опубликованных тарифов в статье не приводятся.
Выводы
Статью увольнения выбирают по фактическому основанию прекращения договора. В графе 3 нужна точная формулировка с правовой ссылкой, в графе 2 — дата увольнения, а в графе 4 — реквизиты приказа. Для электронной трудовой книжки работодатель передает СТД-Р, а ошибочную бумажную запись сначала признают недействительной и только затем заменяют правильной.
В Добыто КЭДО кадровый маршрут можно выстроить так, чтобы приказ, основание, дата и сведения для работника проходили одну проверку до выдачи документа. Тарифы и состав электронных подписей зависят от выбранного плана и численности сотрудников.
Частые вопросы
Можно ли указать в записи только «уволен по статье 77 ТК РФ»?
Нет. Часть 5 статьи 84.1 ТК РФ требует точной формулировки причины и ссылки на статью, часть и пункт. Общей ссылки на статью 77 без конкретного пункта недостаточно для идентификации основания увольнения.
Что писать при истечении срока срочного трудового договора, если стороны продолжили работу?
Пункт 2 части первой статьи 77 применяют при действительном истечении срока срочного договора, когда трудовые отношения прекращаются. Если после окончания срока стороны продолжили работу и никто не потребовал прекращения договора, основание для записи об увольнении по истечению срока требует дополнительной проверки.
Нужно ли выдавать СТД-Р работнику, у которого ведется бумажная трудовая книжка?
СТД-Р выдают, когда бумажная трудовая книжка не ведется. Если работник продолжает пользоваться бумажной книжкой, при увольнении в нее вносят запись и выдают саму книжку в установленном порядке.
Что делать, если работник отсутствует в день увольнения?
Если работник отсутствует или отказывается получить сведения о трудовой деятельности, СТД-Р направляют на бумаге заказным письмом с уведомлением. Для бумажной трудовой книжки кадровая служба фиксирует невозможность вручения и действует по правилам выдачи книжки при отсутствии работника.
Можно ли исправить запись бывшего работодателя на новой работе?
Если прежний работодатель реорганизован, исправление вносит правопреемник; если он ликвидирован, это может сделать работодатель по новому месту работы или по месту последней записи на основании документа с правильными данными. Для действующей прежней организации универсальное правило о праве нового работодателя исправлять ее запись не установлено, поэтому сначала получают подтверждающий документ у работодателя, который внес спорные сведения.
Как указать основание по подпункту «г» пункта 6 части первой статьи 81 после 1 сентября 2026 года?
В записи указывают конкретный вид хищения, растраты либо умышленного уничтожения или повреждения имущества и подпункт «г» пункта 6 части первой статьи 81 ТК РФ. Если уголовное преследование прекращено судом по нереабилитирующему основанию или в связи с судебным штрафом, формулировка должна отражать именно это обстоятельство и не подменять его обвинительным приговором.
