Начисление больничного листа в бухгалтерии компании по шагам без ошибок

Начисление больничного листа в бухгалтерии компании в 2026 году начинается с уведомления СФР о закрытом ЭЛН через СЭДО. После этого работодатель передаёт в фонд недостающие сведения не позднее 3 рабочих дней и оплачивает первые 3 дня болезни или бытовой травмы. Остальные дни СФР назначает и перечисляет работнику напрямую, срок — до 10 рабочих дней. Пособие считают так: заработок за 2024 и 2025 годы делят на 730 и применяют процент по страховому стажу — 60, 80 или 100%. Средний дневной заработок не может быть больше 6 827,40 рубля и меньше 890,73 рубля. Кто платит, определяет код причины в ЭЛН: при заболевании (01) и бытовой травме (02) первые 3 дня оплачивает работодатель, а при карантине (03), уходе за членом семьи (09) и травме на производстве СФР платит с первого дня.

Ниже — порядок действий по шагам с учётом новых типов сообщений СЭДО, которые действуют с сентября 2026 года, условный расчёт с цифрами и правила для отпуска, совместителей, уволенных и работников на испытательном сроке. Отдельно разобраны частично отработанный день, коды нарушений режима, при которых пособие ограничивают МРОТ, и санкции за недостоверные сведения. Во второй половине статьи — тарифы КЭДО, образцы документов для переноса отпуска и табеля и ответы на частые вопросы.

Кто платит больничный в 2026 году: работодатель и СФР по кодам ЭЛН

Электронный больничный лист формирует и подписывает медицинская организация. С 1 января 2022 года бумажные листки в общем порядке не выдают, поэтому распечатку в бухгалтерию работник не приносит: работодатель узнаёт об открытии, продлении и закрытии ЭЛН из уведомлений СФР в СЭДО. Больничный лист является для бухгалтерии основанием для двух разных выплат. Часть дней оплачивает сам работодатель из своих средств, а остальное назначает и перечисляет фонд. Как делится оплата, определяет код причины нетрудоспособности в поле ЭЛН, которое заполняет врач по приказу Минздрава от 23.11.2021 № 1089н.

Таблица показывает основные коды, с которыми работает бухгалтерия, и кто оплачивает дни по каждому.

С 1 сентября 2022 года отдельных кодов 04 (несчастный случай на производстве) и 07 (профзаболевание) в ЭЛН нет. Код 02 теперь охватывает и бытовую, и производственную травму, поэтому по одному коду бухгалтерия не определит, начислять ли ей первые 3 дня: ей нужны сведения о том, произошла ли травма на производстве. При производственной травме работодатель представляет в СФР подтверждающие документы и сведения, а пособие назначает и выплачивает фонд.

Остальные коды причины бухгалтерия встречает реже: 05 — отпуск по беременности и родам, 06 — протезирование в стационаре, 08 — лечение в санаторно-курортной организации, 10 — иное состояние, в том числе отравление и сложные исследования или манипуляции, 11 — заболевание из перечня социально значимых, 12 — болезнь ребёнка до 7 лет из специального перечня, 13 — ребёнок-инвалид, 14 — поствакцинальное осложнение или злокачественное новообразование у ребёнка, 15 — ВИЧ-инфицированный ребёнок. Коды 14 и 15 врач ставит только с согласия гражданина.

Официальное описание того, какие случаи оплачиваются с первого дня и как фонд взаимодействует с работником напрямую, СФР публикует на странице о прямых выплатах пособия по временной нетрудоспособности. Сверяйте с ней свою учётную политику, если в компании остались настройки, заведённые до перехода на прямые выплаты.

Работник, который хочет узнать, оплатят ли больничный лист и на какой стадии выплата, видит статус ЭЛН, периоды нетрудоспособности и данные о перечислении в личном кабинете на Госуслугах при подтверждённой учётной записи. Где именно смотреть сведения о больничных, СФР объясняет в разделе о социальном страховании для граждан. Отдельного кабинета больничных листов для работника нет: сведения собраны в кабинете на Госуслугах, а уведомления о смене статуса СФР присылает сам.

Начисление больничного по шагам: от уведомления в СЭДО до выплаты

С 19 сентября 2026 года СФР перестал принимать прежние сообщения СЭДО № 100, 101, 105, 107, 109, 112, 124, 320, 321 и 322, а с 21 сентября включил новые типы сообщений с окончанием на 10. Проактивные процессы по больничным и другим пособиям переведены на ГИС ЕЦП. Если учётная программа компании не обновлена, ответ на запрос фонда просто не уйдёт, и 3 рабочих дня на передачу сведений истекут без отправки. Актуальный перечень типов сообщений и технические условия публикуются на странице СЭДО в личном кабинете страхователя СФР: сверьте с ним версию релиза 1С или другой программы до следующего закрытого ЭЛН.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Работодательскую часть пособия выплачивают в порядке, установленном для выплаты заработной платы, то есть в дни выплаты зарплаты по графику компании. Отдельного срока в 10 календарных дней для работодателя в действующей редакции статьи 15 255-ФЗ нет: норма о 10 рабочих днях относится к СФР и отсчитывается со дня получения фондом полного комплекта сведений. Когда начисление и выплата идут через связку учётной системы, КЭДО и зарплатного проекта, реестр на выплату формируется одновременно с зарплатным.

Как начислить больничный в бухгалтерии: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Получите в СЭДО уведомление о закрытии ЭЛН и сверьте номер листка, период освобождения от работы, код причины нетрудоспособности и поле нарушения режима. При коде 02 уточните, связана ли травма с несчастным случаем на производстве.
2. Шаг 2. Отметьте дни болезни в табеле учёта рабочего времени обозначением больничного. Если работник в первый день ЭЛН отработал часть смены, решите, оплачивается ли этот день как рабочий: тогда пособие начинается со следующего дня.
3. Шаг 3. Ответьте на проактивный запрос СФР: передайте недостающие сведения о работнике и страховом случае не позднее 3 рабочих дней после получения данных о закрытии ЭЛН. Справку о заработке по форме 182н не запрашивайте: она утратила силу с 1 января 2023 года.
4. Шаг 4. Рассчитайте средний дневной заработок: облагаемые страховыми взносами выплаты за 2024 и 2025 годы разделите на 730. Сравните результат с пределами 2026 года — не меньше 890,73 рубля и не больше 6 827,40 рубля.
5. Шаг 5. Примените процент по страховому стажу (60, 80 или 100%) и ограничения: МРОТ за полный месяц при стаже менее 6 месяцев или при коде нарушения режима в ЭЛН.
6. Шаг 6. Начислите пособие за первые 3 дня только при кодах 01 и 02 с бытовой травмой. При кодах 03 и 09 и при производственной травме работодатель дни не оплачивает. Удержите НДФЛ, страховые взносы на пособие не начисляйте.
7. Шаг 7. Выплатите работодательскую часть в порядке, установленном для выплаты зарплаты. Остальные дни СФР перечисляет работнику сам в течение 10 рабочих дней после получения полных сведений.

Если у компании настроена интеграция КЭДО с 1С:ЗУП, приказы, заявления и табели, связанные с больничным, не нужно переносить из системы в систему вручную. В Добыто готовый модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, а документы синхронизируются автоматически.

Отметьте дни болезни в табеле рабочего времени

Конструктор собирает табель по форме Т-13 на 31 день с условными обозначениями явки, выходного, больничного, отпуска и командировки. Пособие он не рассчитывает, зато даёт сверенное количество дней болезни, от которого идёт расчёт.

Расчёт пособия в 2026 году: средний заработок, стаж и пределы

Для больничного, открытого в 2026 году, расчётный период — 2024 и 2025 годы. В него берут выплаты, облагаемые страховыми взносами, но каждый год учитывают не выше предельной базы этого года, а сумму делят на 730 независимо от числа фактически отработанных дней. Отсюда максимум среднего дневного заработка — 6 827,40 рубля. Минимум привязан к МРОТ: федеральный МРОТ в 2026 году равен 27 093 рублям, минимальный средний дневной заработок — 890,73 рубля. Если работник в 2024 или 2025 году был в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, по его заявлению эти годы заменяют предшествующими, когда это увеличивает пособие (часть 1 статьи 14 255-ФЗ).

Процент от среднего заработка зависит от основания и страхового стажа. Проценты для болезни самого работника закреплены в статье 7 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ об обязательном социальном страховании; перед расчётом сверяйте файл с действующей редакцией закона, потому что в него регулярно вносят изменения.

Стаж и расчётный период проверяются до начисления: процент меняется на пороге 5 и 8 лет, и ошибка в один месяц стажа даёт разницу в 20% пособия за весь период болезни.

Нижняя граница работает помесячно. Если пособие, рассчитанное от среднего заработка, за полный месяц получается меньше МРОТ, работнику с полным рабочим временем платят не меньше дневной гарантии, которая зависит от числа дней в месяце: 873,97 рубля в месяце из 31 дня, 903,10 рубля в месяце из 30 дней и 967,61 рубля в феврале 2026 года.

Условный пример расчёта

Работник со страховым стажем 6 лет болел 7 календарных дней, код 01. Облагаемые взносами выплаты за 2024 год — 700 000 рублей, за 2025 год — 760 000 рублей, обе суммы ниже предельных баз. Средний дневной заработок: 1 460 000 / 730 = 2 000 рублей, он укладывается между 890,73 и 6 827,40 рубля. При стаже 6 лет пособие составляет 80%, то есть 1 600 рублей в день. Работодатель начисляет 3 дня — 4 800 рублей, удерживает НДФЛ 13% — 624 рубля и выплачивает 4 176 рублей в день выплаты зарплаты. За оставшиеся 4 дня СФР перечислит работнику 6 400 рублей до вычета налога, который удерживает сам фонд.

Частично отработанный день и первый день больничного

Сотрудник отработал утро, ушёл к врачу и получил ЭЛН с освобождением от работы с этого же дня. СФР в письме от 12 февраля 2026 года № 14-20/6559 указал, что один день нельзя одновременно оплатить зарплатой и пособием. Если день оплачен как рабочий, пособие начинается со следующего дня, и первые 3 дня пособия с этой даты по-прежнему оплачивает работодатель. Суды по таким ситуациям высказывались по-разному, поэтому выбранный вариант стоит закрепить во внутреннем порядке расчёта и применять одинаково ко всем работникам.

НДФЛ, взносы и районный коэффициент

Пособие по временной нетрудоспособности, включая пособие по уходу за больным ребёнком, облагается НДФЛ: пункт 1 статьи 217 НК РФ прямо исключает его из освобождения. Страховые взносы на пособие не начисляются по статье 422 НК РФ. С 1 января 2026 года часть пособия, рассчитанная из районного коэффициента и процентной надбавки, выделяется для НДФЛ в отдельную налоговую базу по пункту 6.2 статьи 210 НК РФ в редакции Федерального закона № 425-ФЗ. Компаниям в районах Крайнего Севера и приравненных местностях стоит проверить, умеет ли их учётная программа делить сумму пособия на две базы.

Особые случаи: травма, уход за ребёнком, отпуск, совместители, увольнение

Стандартная схема «3 дня работодатель, остальное СФР» работает только для болезни или бытовой травмы самого работника, который трудится в компании на момент открытия ЭЛН. В остальных случаях меняется либо плательщик, либо размер, либо право на пособие вообще.

Больничный по травме: бытовая и производственная

При бытовой травме действует общий порядок: 3 дня оплачивает работодатель, с 4-го дня — СФР, процент зависит от стажа. При несчастном случае на производстве пособие выплачивается за весь период с первого дня за счёт страхования от несчастных случаев по Федеральному закону от 24.07.1998 № 125-ФЗ: размер 100% среднего заработка без учёта стажа, с 1 февраля 2026 года не более 503 156,64 рубля за полный календарный месяц. Назначает и выплачивает пособие СФР, а работодатель представляет подтверждающие документы и сведения. Поскольку код 02 в ЭЛН общий для обоих видов травмы, бухгалтерии нужна связь с тем, кто в компании ведёт расследование несчастных случаев.

Больничный по уходу за больным ребёнком

При коде 09 СФР платит с первого дня, работодатель первые 3 дня не оплачивает. На ребёнка до 7 лет оплачивается до 60 календарных дней в году по всем случаям ухода, при заболевании из специального перечня — до 90 дней. Для ребёнка младше 8 лет пособие составляет 100% среднего заработка независимо от стажа. Задача бухгалтерии здесь — вовремя передать сведения по запросу фонда и не начислить работодательские дни по ошибке.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Больничный во время ежегодного отпуска

Если работник заболел во время ежегодного оплачиваемого отпуска, пособие за дни болезни назначается, а отпуск продлевают или переносят на другой срок по части 1 статьи 124 ТК РФ. Отпускные за дни, пересекающиеся с ЭЛН, пересчитываются, дни отпуска работник использует позже. При отпуске без сохранения заработной платы пособие за эти дни не назначается. За период отпуска по уходу за ребёнком пособие также не назначается, кроме случая, когда работник фактически работает и возник отдельный страховой случай.

Для переноса нужны заявление работника и приказ о переносе. В Добыто оба документа подписываются электронно: ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому заявление можно получить, не дожидаясь выхода человека с больничного.

Совместители и работа у нескольких работодателей

Если сотрудник сейчас работает у нескольких страхователей и в оба предшествующих года (2024 и 2025) работал у тех же страхователей, пособие назначают по каждому из них (часть 1 статьи 13 255-ФЗ). Каждая бухгалтерия оплачивает свои 3 дня и отвечает на запрос СФР отдельно. Если состав работодателей в расчётном периоде был другим, правила выбора страхователя меняются, и эту ситуацию стоит сверить с фондом до начисления.

Больничный после увольнения

Бывшему работнику оплачивается только собственное заболевание или травма, если нетрудоспособность наступила в течение 30 календарных дней после прекращения работы. Уход за ребёнком или другим членом семьи в этот период не оплачивается. Размер — 60% среднего заработка независимо от стажа.

Больничный на испытательном сроке

Больничный на испытательном сроке оплачивается по общим правилам, но меняет кадровые даты.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем найма: «Дни болезни в срок испытания не входят, срок сдвигается вперёд. Если уведомление о неудовлетворительном результате вручили до больничного, ориентируясь на прежнюю дату окончания испытания, после болезни даты уже другие, и увольнение окажется преждевременным. Каждый раз, когда в испытательном сроке появляется ЭЛН, пересчитайте дату окончания и срок трёхдневного предупреждения.»

Образцы документов для отпуска, табеля и распределения обязанностей

Комплект закрывает кадровую часть больничного; начните с заявления о переносе отпуска, если ЭЛН пересёкся с отпуском.

Когда больничный оплачивают не выше МРОТ или не оплачивают совсем

Часть 1 статьи 8 255-ФЗ называет три основания, при которых пособие за полный календарный месяц не может превышать МРОТ. Ограничение действует с разной даты, и именно дату бухгалтерия чаще всего определяет неверно:

• нарушение без уважительной причины режима, предписанного врачом, — со дня нарушения;
• неявка без уважительной причины на осмотр к врачу или на медико-социальную экспертизу — со дня неявки;
• заболевание или травма вследствие алкогольного, наркотического или токсического опьянения либо действий, связанных с таким опьянением, — за весь период нетрудоспособности.

О нарушении бухгалтерия узнаёт из ЭЛН. Коды по пункту 80 приказа № 1089н проставляет медицинская организация: 23 — несоблюдение предписанных условий медицинской помощи, 24 — несвоевременная явка к врачу, 25 — выход на работу без выписки, 26 — отказ от направления на МСЭ, 27 — несвоевременная явка на МСЭ, 28 — другие нарушения. Если нарушения не было, поле пустое. Код нарушения сам по себе не отвечает на вопрос об уважительности причины: пустое поле не даёт права ограничивать пособие, а заполненное — повод запросить у работника объяснение до расчёта.

Пособие не назначается вовсе за дни отпуска без сохранения заработной платы и за период отпуска по уходу за ребёнком, если работник не работает. Не оплачивается больничный, открытый бывшему работнику позже 30 календарных дней после увольнения, и уход за членом семьи в эти 30 дней. Отдельное ограничение — срок обращения: за пособием обращаются не позднее 6 месяцев со дня восстановления трудоспособности, а при уходе за больным членом семьи — со дня окончания периода освобождения от работы (часть 1 статьи 12 255-ФЗ).

Перед расчётом стоит проверить три вещи: какие дни ЭЛН совпали с отпуском и каким именно, заполнено ли поле нарушения режима и с какой даты, и не прошло ли 30 дней с увольнения для бывших работников.

Ошибки при начислении больничного и во что они обходятся

Бухгалтерия отвечает не только за свои 3 дня: СФР назначает пособие по сведениям работодателя, поэтому ошибка в ответе фонду стоит денег, даже если сама компания ничего не переплатила. Санкции установлены статьями 15.1 и 15.2 255-ФЗ и частью 4 статьи 15.33 КоАП РФ.

Большинство строк таблицы сводится к одному: у СЭДО нет ответственного и регламента на 3 рабочих дня. Назначьте сотрудника и его замещающего приказом, пропишите, кто проверяет стаж и кто отправляет ответ, — и санкции за просрочку перестанут зависеть от отпусков и больничных в самой бухгалтерии.

Если на больничном руководитель или главный бухгалтер

Подписывать ответ фонду, приказы и платёжные документы кто-то должен и тогда, когда болеет тот, кто обычно это делает. Руководитель вправе назначить уполномоченное лицо на период отпуска, командировки или временной нетрудоспособности.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Полномочия директора на время болезни не прекращаются, они прекращаются решением уполномоченного органа. Больничный — основание для выплаты пособия, а не приостановка полномочий, поэтому договор, подписанный директором с больничного, по этому мотиву не оспорить. Помните о другой границе: подписать несколько документов — одно, а полноценно работать в дни ЭЛН — другое, и тогда возникает вопрос к обоснованности пособия.»

Важный нюанс из практики: в приказе о возложении обязанностей, как и в доверенности, указывают конкретный перечень полномочий. Формулировка «возложить исполнение обязанностей директора» без перечня порождает спор, был ли заместитель вправе подписать именно этот документ. Наличие такого приказа имеет значение и при разборе дисциплинарных ситуаций: без него работодателю сложнее доказать, чьи обязанности не были исполнены.

Кадровые документы, пока работник на больничном: что можно подписывать

Прямого ответа в ТК РФ нет: вопрос надлежащим образом не урегулирован, и распространены две альтернативные позиции, спор между которыми иногда доходит до суда. Известно другое: кодекс не запрещает работодателю издавать распорядительные акты в отношении работника на больничном. Прямой запрет один — увольнение по инициативе работодателя. Для остальных документов удобнее рабочая классификация по последствиям, а не по форме:

• подписываются спокойно документы в интересах работника или нейтральные: заявление на отпуск, согласие на обработку персональных данных, ознакомление с информационными ЛНА;
• формально допустимы, но лучше отложить документы, которые ухудшают положение работника: соглашение о расторжении, изменение условий трудового договора, соглашение о возмещении затрат на обучение; перевод практика допускает, если работник во время нетрудоспособности может подписать дополнительное соглашение;
• недопустимо увольнение по инициативе работодателя.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Представьте документ второй группы в споре: человек говорит, что лежал с температурой, бумаги привезли и сказали подписать. Опровергать это придётся работодателю, у которого есть подпись, а у работника — листок нетрудоспособности и подтверждённое медиками состояние здоровья. Проигрыш не гарантирован, но спор создан там, где можно было подождать неделю. Если ждать нельзя, зафиксируйте, как документ был передан, что у работника были возможность и время ознакомиться и что он подписал добровольно.»

Важный нюанс из практики: подписать документ из системы КЭДО с больничного технически проще, чем бумажный, поэтому такие ситуации встречаются чаще. Правила те же: документы второй группы лучше отложить, а если подписание срочное, собрать доказательства передачи, ознакомления и добровольности.

В Добыто документ уходит работнику по маршруту подписания, а подписанный возвращается в 1С вместе со статусом. Дата отправки и дата подписи остаются в системе и становятся той самой фиксацией передачи документа, о которой говорит практика.

Стоимость КЭДО для оформления больничных и кадровых документов: тарифы 2026

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и того, требуется ли интеграция с 1С:ЗУП для обмена приказами, заявлениями и табелями.

Для компании, где больничные часто пересекаются с отпусками и переносами, основную экономию даёт интеграция с 1С:ЗУП: заявление о переносе, приказ и табель не переносятся между системами вручную. Итоговая сумма зависит от численности и выбранного тарифа, условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Корректное начисление больничного в 2026 году держится на трёх проверках до расчёта: кто платит по коду ЭЛН, с какого дня начинается пособие и какие ограничения действуют — МРОТ при коротком стаже или нарушении режима, предел 6 827,40 рубля в день, особый порядок при производственной травме. Работодатель оплачивает только первые 3 дня болезни или бытовой травмы самого работника, всё остальное назначает СФР, но по сведениям компании, поэтому ответ на запрос фонда в течение 3 рабочих дней и обновлённые под новые сообщения СЭДО настройки весят не меньше самой формулы.

Кадровая часть больничного — табель, перенос отпуска, распределение обязанностей, документы на подпись болеющему работнику — в Добыто проходит электронно и синхронизируется с 1С:ЗУП, так что бухгалтерия считает пособие по уже сверенным данным.

Частые вопросы о начислении больничного

Платят ли больничный самозанятым в 2026 году?

С 1 января 2026 года плательщики налога на профессиональный доход могут добровольно застраховаться на случай временной нетрудоспособности в рамках эксперимента по Федеральному закону № 456-ФЗ. Право на пособие возникает после уплаты взносов за 6 календарных месяцев. Если самозанятый работает с компанией по договору ГПХ, заказчик пособие не начисляет и первые 3 дня не оплачивает: это правило относится только к работникам по трудовому договору.

Сколько заплатят, если у работника не было заработка в 2024 и 2025 годах?

Если заработка в расчётном периоде не было или средний заработок получился ниже минимального, расчёт ведут от МРОТ. В 2026 году МРОТ равен 27 093 рублям, минимальный средний дневной заработок — 890,73 рубля. При полном рабочем времени дневная гарантия зависит от длины месяца: 873,97 рубля в месяце из 31 дня, 903,10 рубля в месяце из 30 дней, 967,61 рубля в феврале.

Нужно ли работнику писать заявление, чтобы получить пособие по ЭЛН?

Для обычного больничного отдельное заявление не требуется: медицинская организация формирует ЭЛН, СФР уведомляет работодателя через СЭДО и запрашивает недостающие сведения. Заявление нужно, если работник хочет заменить годы расчётного периода: годы отпуска по беременности и родам или по уходу за ребёнком заменяют предшествующими, если это увеличит пособие (часть 1 статьи 14 255-ФЗ).

Что проверить, если выплата от СФР не пришла?

Сначала статус ЭЛН в личном кабинете на Госуслугах: закрыт ли листок и есть ли сведения о назначении. Затем — отправил ли работодатель ответ на запрос фонда: на это у него 3 рабочих дня после получения данных о закрытии ЭЛН. После получения полного комплекта сведений СФР назначает и перечисляет пособие в течение 10 рабочих дней. С сентября 2026 года частая причина задержки — ответ, отправленный старым типом сообщения СЭДО, который фонд уже не принимает.

Что будет, если выйти на работу до закрытия больничного?

Врач отмечает такой выход в ЭЛН кодом нарушения 25 — «выход на работу без выписки». Если режим нарушен без уважительной причины, пособие со дня нарушения не может превышать МРОТ за полный календарный месяц по части 1 статьи 8 255-ФЗ. Кроме того, один и тот же день нельзя оплатить и зарплатой, и пособием, поэтому отработанные дни придётся исключить из периода пособия.