Сроки хранения кадровых документов задаёт Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а порядок его применения — Инструкция, утверждённая приказом Росархива от 20.12.2019 № 237. Приказы о приёме, переводе и увольнении, трудовые договоры, личные дела и личные карточки живут 50/75 лет; приказы об отпусках и командировках — 5 лет; приказы о дисциплинарных взысканиях и графики отпусков — 3 года; правила внутреннего трудового распорядка — 1 год после замены новыми. Главное различие, от которого зависит срок по документам о личном составе: дело, законченное делопроизводством после 1 января 2003 года, хранится 50 лет, законченное до этой даты — 75 лет.
Ниже собрана рабочая памятка: таблица по 20 видам кадровых документов со статьями Перечня, четыре ситуации, в которых срок из таблицы меняется, и порядок, по которому срок попадает в номенклатуру дел, а дело — в акт на уничтожение. Отдельно разобрано хранение электронных документов при КЭДО: где они лежат, в каком формате и чем подтверждается подпись через десять лет. Штрафы по статьям 13.20 и 13.25 КоАП, порядок выдачи архивной справки, тарифы на электронный архив на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Как определить срок хранения по типовому перечню: четыре шага
Перечень № 236 зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 под № 57449 и действует с 18.02.2020. Он распространяется на организации любой организационно-правовой формы и формы собственности, а не только на государственные органы. Срок из Перечня — это минимум, который нельзя сократить своим решением, а обязанность его соблюдать закреплена законом об архивном деле № 125-ФЗ.
Порядок работы с Перечнем выглядит так. Сначала проверяете, есть ли для вашей отрасли специальный перечень: в здравоохранении сроки хранения медицинской документации регулируют приказы Минздрава, в образовании действуют ведомственные перечни по личным делам студентов и учебным планам, в финансовом секторе — указания Банка России по отчётности и досье клиентов. Отраслевой перечень имеет приоритет над общим для документов, специфичных для отрасли. Затем находите вид документа в Перечне № 236 по названию, а не по своему представлению о его назначении. Дальше смотрите примечание к статье: у половины кадровых статей срок зависит от условий труда или от того, ваша организация утверждала документ или получила его как копию. И только после этого переносите срок в номенклатуру дел вместе с номером статьи.
Внимание: ошибка возникает в обратном порядке. Кадровик открывает Перечень № 236, находит подходящую строку и ставит срок, не проверив, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком.
Отметка ЭПК рядом со сроком означает, что после истечения срока документы могут быть отобраны на постоянное хранение. Такое дело не уничтожается автоматически по календарю: сначала экспертная комиссия решает его судьбу. У кадровых статей с 50/75 годами отметка ЭПК стоит регулярно, и это одна из причин, по которой архив разбирают вручную, а не по формуле в таблице.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если вида документа в Перечне нет, это не значит, что его можно не хранить. Это значит, что срок определяется по аналогии: находите ближайший по смыслу вид документа, применяете его срок и фиксируете решение экспертной комиссии в номенклатуре дел. При проверке вы показываете не догадку, а документированный выбор.»
Памятка: сроки хранения кадровых документов по Перечню № 236
В таблице собраны виды документов, которые кадровая служба формирует в дела чаще всего, со статьями Перечня и сроками в той формулировке, в какой они даны в акте.
| Документ | Статья | Срок хранения |
|---|---|---|
| Приказы о приёме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении | 434 (а) | 50/75 лет |
| Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках и отпусках в связи с обучением | 434 (б) | 5 лет |
| Приказы о направлении работников в командировку | 434 (г) | 5 лет |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | 434 (д) | 3 года |
| Приказы по административно-хозяйственным вопросам | 19 (б) | 5 лет |
| Трудовые договоры, служебные контракты и дополнения к ним | 435 | 50/75 лет |
| Личные дела работников | 445 | 50/75 лет |
| Личные карточки работников | 444 | 50/75 лет |
| Должностные регламенты (инструкции) работников | 443 | 50/75 лет по месту утверждения |
| Штатные расписания | 40 | постоянно по месту утверждения; 3 года в других организациях |
| Графики отпусков | 453 | 3 года |
| Табели (графики), журналы учёта рабочего времени | 402 | 5 лет; при вредных и опасных условиях труда 50/75 лет |
| Документы о премировании работников | 405 | 5 лет |
| Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них | 463 (в) | 50/75 лет |
| Согласия на обработку персональных данных | 441 | 3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва |
| Правила внутреннего трудового распорядка | 381 | 1 год после замены новыми |
| Заявления работников о выдаче документов о работе | 451 | 1 год |
| Номенклатура дел организации | 157 | постоянно |
| Журналы инструктажа по охране труда: вводного и на рабочем месте | 423 (а) | 45 лет |
| Протоколы результатов обучения по охране труда | 422 | 5 лет |
Две строки в таблице стоят рядом и различаются в девять раз: протокол проверки знаний по охране труда хранится 5 лет, а журнал вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте — 45 лет. Протокол подтверждает разовое событие, которое через три года перекроет новая проверка знаний. Журнал подтверждает, что с работником велась работа по безопасности весь период его работы, и понадобится он при несчастном случае или когда человек через двадцать лет свяжет заболевание с условиями труда. Закончившийся журнал инструктажей уходит в архив, а не в утиль.
Факт: статья 423 Перечня разделена на два подпункта с разными сроками: журналы инструктажа — 45 лет, журналы проверки знаний и профилактических работ по охране труда — 5 лет. В обзорах это часто подаётся слитно, отсюда путаница при разборе архива.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Когда срок из таблицы меняется: семь ситуаций
Одна и та же строка Перечня даёт разный срок в зависимости от условий труда, роли организации в создании документа и даты окончания дела. Ниже ситуации, из-за которых готовая таблица перестаёт работать напрямую.
| Ситуация | Что происходит со сроком |
|---|---|
| Дело по личному составу закончено делопроизводством до 1 января 2003 года | 75 лет вместо 50; для дел, законченных начиная с 2003 года, действует срок 50 лет |
| Работники заняты во вредных и опасных условиях труда | Табели учёта рабочего времени переходят из 5 лет в 50/75 лет; списки работающих во вредных и опасных условиях хранятся 50/75 лет (статья 414) |
| Документ утверждён в вашей организации, а не получен как копия | Штатные расписания по месту утверждения хранятся постоянно, в других организациях 3 года; нормы выдачи средств защиты по месту утверждения — постоянно |
| Для отрасли действует ведомственный перечень | Срок берётся из отраслевого перечня: он имеет приоритет над Перечнем № 236 по специфичным для отрасли документам |
| Рядом со сроком стоит отметка ЭПК | Срок минимальный: после его истечения документы могут быть отобраны на постоянное хранение решением экспертной комиссии |
| Вида документа в Перечне нет | Срок определяется по аналогии с ближайшим по смыслу видом документа, решение экспертной комиссии фиксируется в номенклатуре дел |
| Произошли травма, авария или несчастный случай | Наряды-допуски и журнал их учёта вместо 1 года после закрытия хранятся 45 лет; документы о несчастном случае при человеческих жертвах и крупном материальном ущербе — постоянно |
Три первые строки закрывают основную часть спорных случаев в кадровой службе: дата окончания дела, условия труда и место утверждения документа. Формулировку конкретной статьи стоит сверять по первоисточнику: Перечень типовых управленческих архивных документов опубликован на сайте Росархива вместе с сопроводительными разъяснениями.
Личное дело: состав, опись и отсчёт срока
Личное дело хранится 50/75 лет по статье 445 Перечня, причём срок отсчитывается не от даты увольнения, а с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по делу завершено. Уволенный в марте 2026 года попадает в дела 2026 года, и отсчёт начинается с 1 января 2027 года. При расчёте даты уничтожения в акте это даёт разницу в один год, и ошибка в эту сторону означает уничтожение документа раньше срока.
Обязанность вести личные дела установлена для государственных и муниципальных служащих. Коммерческая организация решает сама, но если дело заведено, оно живёт по общему сроку и требует описи: без внутренней описи невозможно ни подтвердить состав дела при передаче в архив, ни ответить на запрос по конкретному работнику через двадцать лет. Ограничение, о котором забывают: копии паспорта, СНИЛС и документов об образовании, собранные в дело «на всякий случай», будут храниться те же 50 лет, хотя цель их обработки достигнута в день приёма. По 152-ФЗ объём персональных данных должен соответствовать цели обработки, поэтому состав дела определяется до того, как в нём соберётся лишнее.
Лайфхак: опись документов длительного хранения полезнее вести не по годам, а по людям. При несчастном случае или профзаболевании запрашивают не «журнал за 2019 год», а сведения по конкретному работнику за весь период его работы.
Образцы кадровых документов с разными сроками хранения
Комплект собран под таблицу выше: посмотрите первым опись личного дела, дальше формы, которые в номенклатуре попадают в разные группы сроков.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 | Скачать |
| Приказ о приёме на работу | Скачать |
| График отпусков | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени | Скачать |
| Штатное расписание | Скачать |
Номенклатура дел и уничтожение: как срок доходит до акта
Срок из Перечня начинает работать только после того, как попадает в номенклатуру дел. По пункту 2 статьи 13 закона № 125-ФЗ организация вправе создать собственный архив и организовать хранение сама: в конце календарного года каждое подразделение формирует дела по утверждённой на этот год номенклатуре и передаёт их в архив. Порядок хранения, экспертизу ценности, описи, передачу и уничтожение регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
Как определить срок хранения дела и довести его до акта: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, есть ли для вашей отрасли ведомственный перечень, и только потом открывайте Перечень № 236.
- Шаг 2. Найдите вид документа по формулировке статьи, впишите в номенклатуру дел номер статьи рядом со сроком. Номер статьи — это ваше обоснование при проверке.
- Шаг 3. Разделите документы на текущие и завершённые, а завершённые — по порогу 10 лет: до 10 лет остаются рядом, свыше 10 лет уходят в архив.
- Шаг 4. Внутри каждой группы сортируйте по видам и по годам, от старых к новым, и составьте описи. Для дел длительного хранения делайте опись, позволяющую найти сведения по конкретному работнику.
- Шаг 5. По истечении срока проведите экспертизу ценности: дела со сроком до 10 лет отбираются к уничтожению, дела с отметкой ЭПК рассматривает экспертная комиссия и может оставить их на постоянное хранение.
- Шаг 6. Оформите акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, с описью дел и решением экспертной комиссии. Акт хранится постоянно в составе дела фонда: он подтверждает, что документ уничтожен законно, а не пропал.
Дела, у которых срок ещё не истёк, в акт не попадают, даже если место в архиве закончилось. И обратный случай: дело с истёкшим сроком до оформления акта продолжает храниться, поэтому уничтожение по устному решению руководителя оставляет организацию без доказательства законности уничтожения.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Разделение по порогу десяти лет практично, потому что от него зависит физическое место хранения. Документы до десяти лет используют постоянно, документы свыше десяти лет уходят в архив и, скорее всего, никогда не понадобятся, но если понадобятся, то в критической ситуации, когда искать некогда. Проверьте, сможете ли вы по описи найти сведения по одному человеку за весь период его работы.»
Электронные кадровые документы: сроки те же, требования другие
Перевод документа в электронный вид срок хранения не сокращает. Статья 22.1 ТК РФ прямо возлагает на работодателя обязанность хранить электронные документы, связанные с работой, в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, и нести расходы на их создание, использование и хранение, включая воспроизведение на бумаге при необходимости. То есть приказ о приёме, подписанный электронной подписью, остаётся документом на 50/75 лет, а трудовой договор в системе КЭДО — делом, которое придётся предъявить через десятилетия.
Ключевое правило, о котором забывают при переходе: форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка его не заменяет. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, и дальше вы живёте с ним столько, сколько установлено сроком: для журналов инструктажей это 45 лет.
Полезно знать: распечатка электронного документа остаётся его копией, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Часть кадровых документов закон оставляет на бумаге независимо от того, внедрён у вас КЭДО или нет. Электронный документооборот не применяется к трудовым книжкам, акту о несчастном случае на производстве, приказу об увольнении и документам, подтверждающим прохождение инструктажей по охране труда. Эти дела формируются и хранятся в бумажном виде, а в номенклатуре они идут отдельной группой: смешанное дело, где половина документов в системе, а половина в папке, при запросе разбирают дважды.
Состав электронного дела шире, чем сам файл документа. Требования к составу и форматам документов, связанных с работой, установил Минтруд приказом от 20.09.2022 № 578н: в комплект входят сам документ, отдельный файл электронной подписи, а если документ подписан по доверенности — машиночитаемая доверенность. Доверенность здесь не приложение к процессу, а обязательная часть кадрового документа, и в архив она уходит вместе с ним.
Важный нюанс из практики: вендору стоит задавать вопрос не о том, хранит ли система документы, а о том, выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате. При проверке, при споре и при смене оператора нужны файлы, а не картинка на экране. Второй вопрос того же порядка — что происходит с архивом при расторжении договора: в лицензионных договорах, как правило, предусматривается сохранение доступа к архивной версии, но это условие читают уже после подписания. В практике Добыто оба пункта мы проговариваем до внедрения, вместе с перечнем лиц, получающих доступ к кадровому массиву.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельная техническая проблема длительного хранения — проверяемость подписи. Сертификат электронной подписи действует ограниченное время, а дело живёт 50 лет. Чтобы подпись оставалась проверяемой, к ней добавляют метку времени, а при смене криптоалгоритмов формируют усовершенствованную подпись поверх старой. Без этого через несколько лет вы получите файл, о котором нельзя сказать, действовал ли сертификат в момент подписания.
Проверьте подпись на электронном документе из своего архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Форма показывает, кто и когда подписал файл и действует ли сертификат. Понадобится сам документ и файл подписи, если подпись откреплённая.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Кейс из практики: крупный оператор связи ведёт КЭДО с 2017 года. За весь период работы системы подписано 301 244 документа с кандидатами и сотрудниками, на КЭДО перешли 72% сотрудников, 64% кандидатов трудоустроены с применением электронной подписи. Массив такого объёма бумажным архивом не обслуживается: поиск одного документа за прошлые годы занимал бы день с выездом в отдельное хранилище.
Архивная справка и выдача документов работнику
Статья 62 ТК РФ даёт работодателю 3 рабочих дня со дня письменного заявления работника на выдачу копий документов, связанных с работой: приказов о приёме и переводах, справок о заработной плате и периоде работы, выписок из документов. Срок не продлевается тем, что дело уже в архиве, и не зависит от того, работает человек у вас или уволился. При КЭДО работник направляет заявление через систему, а работодатель по статье 22.3 ТК РФ выдаёт либо электронный документ, подписанный электронной подписью, либо заверенную копию на бумаге — в тот же трёхдневный срок.
Архивная справка отличается от копии тем, что составляется на основании документов архива и содержит сведения, а не воспроизводит документ: период работы, должности, размер заработной платы, реквизиты приказов, из которых сведения взяты. Именно такую справку запрашивают для назначения пенсии и для подтверждения стажа, когда в сведениях Социального фонда России пробел. Отсутствие приказов по личному составу или лицевых счётов означает, что справку выдать не из чего, и стаж человек подтверждает уже в суде.
Что об этом думает проверка: при расследовании несчастного случая с работником, отработавшим много лет, запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период его работы. В одном из разобранных на профильном вебинаре случаев после травмы подрядчика первым документом, который затребовала прокуратура, оказался журнал вводного инструктажа для работников сторонних организаций. Выписка делается из журнала, и именно поэтому журнал хранится 45 лет, а не пять.
При ликвидации организации документы по личному составу не уничтожаются: они передаются в государственный или муниципальный архив по договору с ним, и дальше архивные справки выдаёт архив. Сроки хранения, установленные Перечнем, при этом не пересчитываются.
Сколько стоит ошибка в сроках хранения
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов — состав по статье 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1000 до 3000 рублей на граждан, от 3000 до 5000 рублей на должностных лиц, от 5000 до 10 000 рублей на организацию. Суммы выглядят небольшими, поэтому на них ориентируются зря: для документов, хранение которых обязательно по законодательству об акционерных обществах и об ООО, действует статья 13.25 КоАП РФ со штрафом от 2500 до 5000 рублей на должностное лицо и от 200 000 до 300 000 рублей на организацию.
Невыдача работнику копий документов в трёхдневный срок по статье 62 ТК РФ — это уже нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Хранение персональных данных дольше, чем требует цель их обработки, образует отдельный состав по статье 13.11 КоАП РФ, и здесь проверяющим достаточно самого факта: дело с копиями паспортов, лежащее 20 лет без правового основания, обнаруживается по описи.
Основные потери лежат вне штрафов. Уничтоженный раньше срока приказ о переводе означает, что в споре о работе во вредных условиях подтвердить период нечем, а бремя доказывания в трудовом споре лежит на работодателе. Утраченный табель по вредным условиям закрывает для работника досрочную пенсию, и организация отвечает по иску о возмещении. Отсутствие журнала инструктажа при расследовании означает, что провести инструктаж вы не докажете.
Типичные ошибки при хранении и уничтожении кадровых документов
Пять ошибок, которые встречаются на аудите архива чаще остальных.
- Уничтожение по календарю. Дело с истёкшим сроком уничтожают без экспертизы ценности и без акта. Формально документа больше нет, а доказательства законного уничтожения тоже нет, и в проверке это выглядит как утрата.
- Журналы инструктажей в общей папке по охране труда. Папку разбирают по сроку 5 лет и уничтожают целиком вместе с журналами вводного инструктажа, у которых срок 45 лет.
- Один срок на смешанное дело. В дело с приказами об отпусках на 5 лет попадает приказ о переводе на 50/75 лет, и всё дело приходится хранить по максимальному сроку. Дела формируются по срокам хранения, а не по удобству подшивки.
- Скан вместо оригинала. Бумажный документ переводят в скан и бумагу уничтожают. Скан не заменяет подлинник, созданный на бумаге, и наоборот: распечатка электронного документа не заменяет файл с подписью.
- Доступ ко всему массиву у всей кадровой службы. Типовая ситуация и типовое нарушение: кадровые документы содержат сведения о семье, здоровье и доходах, а разграничение доступа по ролям с журналом обращений закрывает и требование 152-ФЗ, и вопрос о том, кто открывал конкретное дело.
Кейс из практики: федеральное медицинское учреждение формировало по всей стране кадровый резерв специалистов, готовых выехать при чрезвычайной ситуации, — около 800 человек в разных регионах. При крупной чрезвычайной ситуации за границей около 200 человек оформляли за несколько дней, тогда ещё без КЭДО. Электронные личные кабинеты закрыли основную часть комплекта документов на приём заранее, но вводный инструктаж по охране труда остался с личной подписью работника и в бумажном деле. В проектах Добыто мы выделяем такие бумажные исключения в номенклатуре отдельной группой ещё до внедрения, чтобы они не потерялись между системой и папкой.
Когда электронный архив не решает задачу
Электронный архив не переводит в цифру то, что создано на бумаге. Дела прошлых лет остаются бумажными: их можно отсканировать для удобства поиска, но хранить придётся подлинники, и место в помещении они занимать не перестанут. Компании с кадровым оборотом в несколько документов в месяц от электронного архива сокращения работы не получат: у них проблема не в объёме, а в том, что номенклатуры дел нет вовсе, и она решается приказом и таблицей, а не системой.
Не решает электронный архив и задачу по бумажным исключениям. Если основной массив у вас — трудовые книжки, журналы инструктажей и акты о несчастных случаях, комплект хранения остаётся физическим при любом уровне автоматизации. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому: на пилоте видно, какая доля документооборота вообще может уйти в электронную форму.
Стоимость КЭДО и электронного архива: тарифы 2026
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и того, нужны ли электронный архив и интеграция с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 руб. за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 руб. за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 руб. в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск при подключении |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по регламенту центра |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
Электронный архив входит в тариф «Бизнес», а на тарифе «Корпорация» данные можно разместить на выделенном сервере с SLA 99.9%. Итоговая сумма считается от численности и выбранного набора функций: действующие условия по каждому тарифу и состав опций перечислены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ, а электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, без отдельной оплаты.
Выводы
Перечень № 236 задаёт минимальные сроки, и работать с ним нужно в четыре приёма: сначала отраслевой перечень, потом статья по формулировке вида документа, потом примечание об условиях труда и месте утверждения, и только затем номенклатура дел с номером статьи. Документы о личном составе живут 50 лет при завершении делопроизводства начиная с 2003 года и 75 лет по более ранним делам, журналы инструктажей — 45 лет, графики отпусков и приказы о взысканиях — 3 года. Электронная форма сроки не сокращает: она меняет состав комплекта хранения и добавляет задачу сохранить проверяемость подписи на весь срок.
Мы в Добыто выстраиваем хранение кадровых документов вместе с переходом на КЭДО: разделяем бумажные исключения и электронные дела в номенклатуре, настраиваем разграничение доступа и проверяем, что комплект документа выгружается целиком для проверки или спора. Это та часть работы, которую при внедрении обычно оставляют на потом, а отвечать за неё приходится через годы.
Частые вопросы о сроках хранения кадровых документов
Дело закончено делопроизводством в 2003 году: 50 лет или 75?
50 лет. Правило привязано к дате окончания делопроизводства: дела, законченные до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, законченные начиная с 2003 года — 50 лет. Отсчёт идёт с 1 января года, следующего за годом окончания дела, то есть для дела 2003 года срок истекает 1 января 2054 года.
Можно ли сократить срок хранения своим приказом или положением об архиве?
Нет. Срок из Перечня — минимальный, локальным нормативным актом он не уменьшается. Увеличить срок организация вправе: решение принимает экспертная комиссия и фиксирует в номенклатуре дел. Обратная ситуация тоже встречается: если срок в отраслевом перечне больше, применяется отраслевой.
Сколько хранить резюме и анкеты кандидатов, которым отказали?
Резюме и анкета не относятся к документам по личному составу: трудовых отношений не возникло. Обработка таких данных ограничена целью и согласием кандидата, поэтому после закрытия вакансии данные подлежат уничтожению, если человек не дал согласия на хранение в кадровом резерве с указанием срока. Хранение «на будущее» без согласия и без цели — самостоятельное нарушение по 152-ФЗ.
Нужна ли экспертная комиссия в компании на 20 человек?
Экспертиза ценности документов обязательна независимо от численности: без неё нельзя оформить акт о выделении к уничтожению. Состав комиссии организация определяет приказом, и в небольшой компании это два-три сотрудника, включая ответственного за архив и руководителя кадровой службы. Решения комиссии оформляются протоколом, который хранится вместе с актом.
Нужно ли хранить бумажные оригиналы после перехода на КЭДО?
Да. Документы, созданные и подписанные на бумаге до перехода, остаются бумажными на весь установленный срок: форма хранения определяется формой создания, а сканирование её не меняет. В электронный вид уходят только те документы, которые изначально созданы и подписаны электронной подписью.
Кто отвечает за хранение электронных документов: оператор системы или работодатель?
Работодатель. Статья 22.1 ТК РФ возлагает обязанность обеспечить хранение электронных документов и расходы на него на работодателя, а оператор предоставляет техническую возможность. Поэтому в договоре стоит проверить два условия: сохраняется ли доступ к архивной версии после расторжения и в каком виде отдаются документы — комплектом с файлами подписи или выгрузкой на экран.
