Хранение кадровых документов подчиняется Перечню типовых управленческих архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и закону об архивном деле № 125-ФЗ. Выбросить нельзя ничего, что подтверждает трудовой стаж и условия труда человека: трудовые договоры, приказы по личному составу, личные карточки и личные дела хранятся 50 лет, если дело завершено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте — 45 лет. График отпусков — 3 года, приказы об отпусках и командировках — 5 лет. Дата завершения дела и определяет ветку: дело 2001 года лежит 75 лет, дело 2024 года — 50.
Разберём, что уходит в архив, а что уничтожается после экспертизы ценности, как определить срок для документа, которого в перечне нет, и что меняется, когда кадровый документ существует только в электронном виде. Покажем состав личного дела и то, какие бумаги в него класть нельзя по 152-ФЗ. Таблица сроков, пошаговая ревизия архива, разбор штрафа по статье 13.20 КоАП, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какие кадровые документы нельзя выбрасывать никогда
Практический смысл длительных сроков не в отчётности перед проверяющим. Документы по личному составу нужны не работодателю, а самому человеку, причём тогда, когда компании может уже не существовать: при назначении пенсии, при споре о стаже, при расследовании профессионального заболевания через пятнадцать лет после увольнения. Поэтому закон вывел их из общей логики делопроизводства и дал срок, сопоставимый с трудовой жизнью.
Группа, которую не уничтожают ни при каких обстоятельствах, конечна:
- Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним, приказы о приёме, переводе и увольнении, личные карточки и личные дела — 50 лет для дел, завершённых после 1 января 2003 года, 75 лет для более ранних. Основание сроков — статья 22.1 закона № 125-ФЗ и Перечень № 236.
- Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте — 45 лет. Журнал закончился — он уходит в архив, а не в утиль.
- Книги и журналы регистрации несчастных случаев на производстве, учёта аварий — 45 лет.
- Списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда, документы о расследовании профессиональных заболеваний, протоколы психофизиологических обследований — 50/75 лет.
- Документы о производственных травмах и несчастных случаях — 45 лет по месту составления, а при крупном материальном ущербе и человеческих жертвах — постоянно.
Сюда же попадает книга учёта движения трудовых книжек: она подтверждает факт выдачи документа конкретному человеку и живёт по тем же 50/75 годам, что и остальные документы по личному составу.
Факт: статья 423 Перечня № 236 разделена на два подпункта с разными сроками: журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте, — 45 лет, журналы проверки знаний и профилактических работ — 5 лет. В обзорах это часто подают слитно, отсюда уничтожение журналов инструктажа через пять лет.
Разница в девять раз между протоколом проверки знаний и журналом инструктажа не случайна. Протокол подтверждает событие: человек обучился в такую-то дату, и через три года будет новая проверка знаний. Журнал инструктажей подтверждает, что с работником регулярно проводилась работа по безопасности весь период, пока он у вас работал. Статья 425 Перечня прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о несчастном случае: из журнала делают выписку для расследования, и это записано в самом акте.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Ситуация, ради которой всё это хранится, выглядит так: через пятнадцать лет после увольнения бывший работник связывает заболевание с условиями труда у вас, или происходит несчастный случай с человеком, отработавшим двадцать лет, и расследование поднимает всю историю его инструктажей. Отсутствие журнала означает, что вы не докажете проведение инструктажей, а доказывать придётся именно вам. Проверьте по своей номенклатуре, не стоит ли у журналов инструктажа срок 5 лет вместо 45.»
Сроки хранения кадровых документов: таблица по Перечню № 236
Перечень № 236 зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449 и действует с 18.02.2020. Организацию хранения, экспертизу ценности, описи, передачу и уничтожение регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Ниже сведены сроки по тем документам, которые образуются в кадровой службе любой компании.
| Документ | Срок хранения | Что важно учесть |
|---|---|---|
| Трудовые договоры и дополнительные соглашения | 50/75 лет | 50 лет, если дело завершено после 01.01.2003 |
| Приказы по личному составу: приём, перевод, увольнение | 50/75 лет | Формируются в отдельное дело от приказов по отпускам |
| Приказы о ежегодных отпусках, отпусках в связи с обучением, краткосрочных командировках, дежурствах | 5 лет | Смешение с приказами о приёме превращает всё дело в 50-летнее |
| Личные дела и личные карточки работников | 50/75 лет | Внутри дела — опись документов |
| Табели и журналы учёта рабочего времени | 5 лет, при вредных и опасных условиях 50/75 лет | Срок зависит от условий труда, а не от вида документа |
| График отпусков | 3 года | Один из немногих кадровых документов с коротким сроком |
| Правила внутреннего трудового распорядка | 1 год после замены новыми | Предыдущая редакция не уничтожается сразу после утверждения новой |
| Штатное расписание | постоянно по месту утверждения | В других организациях — до замены новыми |
| Согласия на обработку персональных данных | 3 года после истечения срока действия или отзыва | Хранятся отдельно от личного дела |
| Журналы инструктажа по охране труда: вводного и на рабочем месте | 45 лет | Статья 423 Перечня, подпункт «а» |
| Протоколы результатов обучения и проверки знаний по охране труда | 5 лет | Статьи 421-423, подпункт «б» |
| Отчёты по специальной оценке условий труда и документы к ним | 45 лет, при вредных и опасных условиях 50/75 лет | В организациях не по месту проведения — 5 лет |
| Наряды-допуски на работы в местах действия вредных и опасных факторов | 1 год после закрытия, при травмах и авариях 45 лет | Срок меняется задним числом, если произошёл несчастный случай |
| Списки на выдачу средств защиты, смывающих средств, молока | 1 год | Сами нормы выдачи по месту утверждения хранятся постоянно |
Из таблицы видно, где чаще всего ошибаются: срок привязан не к названию документа, а к условиям, в которых он создан. Один и тот же табель хранится 5 лет на обычном производстве и 50/75 лет там, где есть вредные факторы. Наряд-допуск лежит год, но после несчастного случая уходит в 45-летнюю группу вместе со всем делом.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Электронные кадровые документы хранятся столько же, но по-другому
Переход на КЭДО не сокращает сроки ни на день. Трудовой договор, подписанный электронной подписью по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, лежит те же 50 лет, что и бумажный. Меняется другое: состав того, что вы обязаны сохранить. Хранится не картинка документа на экране, а комплект файлов — сам документ, отдельный файл электронной подписи и машиночитаемая доверенность, если документ подписан по ней. Доверенность здесь не приложение к процессу, а обязательная часть кадрового документа.
Единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, утверждены приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н. Подробности о порядке ведения электронного документооборота в трудовых отношениях Минтруд собрал в разделе об электронном документообороте в сфере трудовых отношений, там же публикуются разъяснения по составу документов.
Внимание: форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно — распечатывать и хранить бумагу вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет.
Решение о форме принимается один раз, на входе, и дальше вы живёте с ним столько, сколько длится срок хранения. Для журналов инструктажа это 45 лет, для трудовых договоров — 50. Распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа, а не оригиналом: чтобы такая распечатка что-то значила, её заверяют оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Практический вопрос вендору звучит не «хранит ли система документы», а «выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате». При проверке, при споре или при смене оператора вам понадобится не изображение на экране, а файлы: документ, отдельный файл подписи, доверенность. Попросите выгрузить один любой подписанный документ из архива до подписания договора и посмотрите, что придёт.»
Проверьте, кто и когда подписал документ из вашего архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Проверка отвечает на два вопроса, которые возникают при ревизии электронного архива: подписан ли файл на самом деле и чьим сертификатом. Для открепленной подписи понадобятся два файла — сам документ и файл .sig.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Когда электронный архив не снимает вопрос бумаги
Полностью безбумажной кадровая служба не становится. Часть документов закон оставляет на бумаге, и их архив вы ведёте параллельно. Вторая ситуация — суд: электронная форма не отменяет права суда потребовать подлинник, если только подлинник способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Третья — документы, созданные до перехода: они остаются в той форме, в которой созданы, и переводить их в электронный вид ради единообразия бессмысленно, потому что скан не заменяет оригинал.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность. Если ответ сводится к «они лежат в системе», это ещё не доказательство: нужны файл подписи и данные о том, кто и когда её выдал.»
Важный нюанс из практики: в споре об увольнении по заявлению, поданному через систему КЭДО, у работодателя было и Положение о КЭДО, и перечень документов, и согласие работника. Кассация вернула дело, и при новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали работнику в день подписания заявления об увольнении, фактически за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала информационная система работодателя. Сохранённый архив сработал против того, кто его вёл.
Как считать срок и что делать с документом, которого нет в перечне
Срок хранения отсчитывается не от даты документа, а с 1 января года, следующего за годом окончания дела в делопроизводстве. Дело, закрытое в марте 2026 года, начинает «стареть» с 1 января 2027 года. Для личного дела год окончания — год увольнения работника, а не год его приёма, поэтому дело сотрудника, проработавшего двадцать лет, суммарно живёт в архиве семьдесят.
Вторая развилка — 50 или 75 лет. Ориентир один: дата завершения дела. Завершено после 1 января 2003 года — 50 лет, до этой даты — 75. Правило работает и для документов по личному составу давно закрытых подразделений, и для дел, принятых от присоединённой организации.
Если вида документа в перечне нет, это не значит, что его можно не хранить. Срок определяется по аналогии: находите наиболее близкий по смыслу вид документа, применяете его срок и фиксируете решение в номенклатуре дел. Решение принимает экспертная комиссия, оно оформляется протоколом, и при проверке вы показываете не догадку, а документированный выбор. Типичный пример такого пробела — журнал учёта инструкций по охране труда и журнал их выдачи: вести их обязательно, а прямой строки в перечне нет.
Полезно знать: для документов длительного хранения опись стоит делать не по годам, а по людям. При несчастном случае или профзаболевании ищут не «журнал за 2019 год», а конкретного человека, и искать будут в ситуации, когда времени на разбор коробок нет.
Отдельная развилка — отраслевые перечни. Перечень № 236 основной для большинства организаций, но для ряда сфер действуют свои, более детализированные перечни, и они имеют приоритет над общим для документов, специфичных для отрасли. В здравоохранении приказы Минздрава регулируют хранение медицинских карт и заключений, в образовании ведомственные перечни устанавливают сроки для личных дел студентов и учебных журналов, в финансовом секторе действуют указания Банка России по хранению отчётности и досье клиентов. Порядок проверки один: сначала отраслевой перечень, потом общий.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Ошибка возникает в обратном порядке: кадровик открывает Перечень № 236, находит подходящую строку, ставит срок — и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Прежде чем утверждать номенклатуру дел, проверьте, есть ли для вашего вида деятельности ведомственный перечень, и только после этого расставляйте сроки по общему.»
Личное дело: что в нём хранят и что туда класть нельзя
Личное дело — это систематизированный комплект документов по одному работнику, и хранится оно 50/75 лет целиком, вместе со всем, что вы в него вложили. Отсюда два следствия. Первое: всё лишнее, попавшее в дело, вы обязаны беречь и защищать полвека. Второе: изъять документ из дела задним числом нельзя, потому что дело описано и пронумеровано.
Состав, который закрывает кадровые задачи и не создаёт избыточной обработки персональных данных:
- Опись документов дела — первый лист, по ней проверяют комплектность через двадцать лет.
- Документы о приёме: заявление, экземпляр трудового договора работодателя, приказ о приёме, дополнительные соглашения.
- Документы об образовании и квалификации в объёме, необходимом для должности.
- Документы о переводах, совмещении, изменении условий труда в хронологическом порядке.
- Документы об аттестации, обучении, дисциплинарных взысканиях, если они оформлялись.
- Документы об увольнении: заявление или соглашение сторон, приказ, расчётные документы по требованию.
Что в личное дело не кладут: копии паспорта, СНИЛС, ИНН, свидетельств о рождении детей, военного билета, снятые «на всякий случай». Обработка персональных данных по 152-ФЗ допускается в объёме, необходимом для заявленной цели, а хранение копии паспорта полвека такой целью не оправдывается. Согласия на обработку персональных данных хранятся отдельно от дела со своим сроком — 3 года после истечения срока действия или отзыва.
Третий слой, который пропускают, — разграничение доступа. Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. В личных делах лежат сведения о семье, здоровье и доходах, и доступ к ним настраивается по ролям, а обращения к делам журналируются. В практике Добыто мы настраиваем роли на этапе пилотной группы, до раскатки на всю компанию: после переноса тысяч дел разбираться с правами дороже.
Образцы кадровых документов для архива и личного дела
Комплект закрывает вход в дело и его описание, смотреть первой стоит опись: именно она показывает, какие документы у вас в деле лишние.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Примерная форма трудового договора | Скачать |
| Образец приказа о приёме на работу | Скачать |
| Образец графика отпусков | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
Ревизия архива: что проверить до того, как что-то уничтожать
Уничтожение документов без экспертизы ценности и без акта — самостоятельное нарушение, даже если срок хранения формально истёк. Порядок обратный привычному: сначала номенклатура дел и описи, потом отбор, и только потом уничтожение по утверждённому акту.
Как провести ревизию кадрового архива: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Разделите документы на текущие и завершённые. Текущие — те, с которыми работаете сейчас: открытые журналы, действующие приказы, незакрытые личные дела.
- Шаг 2. Завершённые разделите по порогу 10 лет. До 10 лет — протоколы, приказы об отпусках, инструкции. Свыше 10 лет — журналы инструктажей, карты специальной оценки условий труда, документы по личному составу. От этого зависит физическое место хранения: первые живут рядом, вторые уходят в архив.
- Шаг 3. Внутри каждой категории отсортируйте по видам и годам: журналы, протоколы, акты, локальные акты, переписка, а внутри вида — по годам от старых к новым.
- Шаг 4. Проверьте, нет ли для вашей отрасли специального перечня, и только потом расставляйте сроки по Перечню № 236.
- Шаг 5. Оформите номенклатуру дел с указанием сроков и статей перечня. Для видов, которых в перечне нет, зафиксируйте срок по аналогии и обоснование решения экспертной комиссии.
- Шаг 6. Составьте описи. Для дел длительного хранения сделайте опись, позволяющую найти сведения по конкретному работнику, а не только по году.
- Шаг 7. Проведите экспертизу ценности и оформите акт на дела с истекшими сроками. Документы уничтожаются по акту, а не по решению одного человека.
- Шаг 8. Для электронной части проверьте, что по каждому документу сохраняются файл документа, файл подписи и доверенность, и что комплект выгружается наружу.
Лайфхак: до подписания договора с оператором КЭДО спросите две вещи: где физически хранятся данные с полным перечнем лиц, получающих к ним доступ, и что происходит с архивом при расторжении договора — в каком виде и в какие сроки отдаются документы.
Важный нюанс из практики: у части компаний бумажный архив физически вынесен за пределы офиса — отдельный этаж здания или ангар в нескольких километрах. Чтобы поднять один оригинал по запросу работника, выделяется отдельный день и человек. Эта цифра не попадает в расчёт стоимости хранения, пока кто-нибудь её не посчитает.
Сколько стоит утрата документов: штрафы и последствия
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов влечёт предупреждение или штраф по статье 13.20 КоАП РФ: на граждан от 1 000 до 3 000 рублей, на должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Сумма небольшая, и именно поэтому её приводят как аргумент реже, чем стоило бы: основная цена утраты лежит не в штрафе.
Реальные последствия три. Первое: человек не подтвердит стаж. Архивная справка выдаётся на основании приказов по личному составу и лицевых счетов, и если дело уничтожено раньше срока, восстанавливать сведения будет работник, а отвечать на запросы — вы. Второе: при расследовании несчастного случая или профзаболевания запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека, и отсутствие журнала означает, что проведение инструктажей вы не докажете. Третье: в трудовом споре бремя доказывания лежит на работодателе, и утраченный документ равен непроведённой процедуре.
Сценарии, в которых архив проверяют на прочность, различаются по тому, что в них критично.
| Ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Проверка ГИТ | Выгрузка комплекта по каждому документу: файл документа, файл подписи, доверенность; номенклатура дел со сроками | Интерфейс системы и удобство поиска |
| Трудовой спор в суде | Порядок идентификации работника в ЛНА, дата и обстоятельства выдачи подписи, возможность представить подлинник по требованию суда | Сам по себе вид электронной подписи |
| Смена оператора КЭДО | Условия возврата архива при расторжении договора и формат выгрузки | Набор интеграций нового оператора |
| Ликвидация или реорганизация | Упорядоченные дела по личному составу и описи для передачи на хранение | Документы со сроком до 5 лет |
| Запрос бывшего работника о стаже | Опись, позволяющая найти сведения по человеку, и сохранность приказов по личному составу | Форма, в которой документ создавался |
Общее у всех пяти строк одно: проверяется не наличие полки с коробками, а способность достать конкретный документ по конкретному человеку и подтвердить его подлинность. Поэтому аудит делопроизводства мы в Добыто ставим до переноса документов, а не после: перенести беспорядок в электронный вид быстрее, чем потом его разбирать.
Кейс из практики: бухгалтерский аутсорсинг, 235 сотрудников, три четверти из которых работают удалённо. До перехода каждый комплект документов печатали, отправляли курьером и ждали подписания от 3 до 5 дней, а в процесс были вовлечены три человека. После перехода на КЭДО срок кадровой задачи сократился до полудня, работу ведёт один специалист, документы хранятся на сервере без бумажных копий, экономия только на курьерской доставке составила 60 000 рублей. Сам переход, от объявления сотрудникам до подписания, занял 2 недели.
Стоимость электронного архива кадровых документов: тарифы 2026
Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужны ли электронный архив, интеграция с 1С и выделенный сервер. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не оплачиваются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Электронный архив относится к тарифу «Бизнес», и итоговая сумма зависит от численности: для компании до 25 человек порог входа определяется тарифом «Старт», для остальных — минимальной оплатой за 50 сотрудников. Условия по каждому тарифу и состав функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющие центры, а переход между тарифами возможен в обе стороны: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Кадровый архив делится на три неравные части: документы, подтверждающие стаж и условия труда человека, лежат 50/75 лет, журналы инструктажей и материалы о несчастных случаях — 45 лет, а короткие сроки от года до пяти касаются графиков, табелей и приказов об отпусках. Срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом закрытия дела, а не от даты документа. Перевод в электронный вид не сокращает сроки: меняется состав хранимого, потому что вместе с документом хранятся файл подписи и доверенность, а форма хранения повторяет форму создания.
Мы в Добыто ведём электронный архив как часть кадрового процесса: маршрут согласования, подписание и хранение с выгрузкой комплекта живут в одной системе, а роли и доступ к личным делам настраиваются до того, как в архив попадают первые тысячи документов.
Частые вопросы о хранении кадровых документов
Можно ли уничтожить бумажные оригиналы после перевода архива в электронный вид?
Нет. Документ, созданный и подписанный на бумаге, хранится на бумаге весь свой срок, и скан его не заменяет: распечатка или образ — это копия, а не оригинал. Электронно хранится то, что изначально создано в электронном виде и подписано электронной подписью. Перевести бумажный архив в электронный можно для удобства поиска, но бумагу при этом вы продолжаете беречь до истечения 5, 45 или 50/75 лет в зависимости от вида дела.
Как получить архивную справку о стаже, если компания ликвидирована?
При ликвидации документы по личному составу передаются на хранение в государственный или муниципальный архив по месту нахождения организации. Справка выдаётся на основании приказов по личному составу и лицевых счетов, поэтому в запросе указывают точные периоды работы, наименование организации на момент работы и подразделение. Если организация реорганизована, а не ликвидирована, документы ищут у правопреемника.
Сколько хранить документы по работникам на ГПХ и самозанятым?
Договоры гражданско-правового характера не относятся к документам по личному составу и не получают срок 50/75 лет автоматически. Исключение — случаи, когда по договору начислялись взносы и он подтверждает страховой стаж исполнителя: такие документы имеет смысл хранить наравне с кадровыми. Требования, установленные для работников по трудовому договору, на исполнителей по ГПХ и самозанятых не переносятся, и режим электронного обмена с ними строится на соглашении об электронном документообороте, а не на статье 22.2 ТК РФ.
Нужно ли хранить кадровые документы уволенных сотрудников отдельно?
Законодательство не требует физически отделять дела уволенных, но практический смысл в этом есть: у закрытого дела уже определён год окончания, с которого считается срок. Дела уволенных выделяют в отдельную группу по году увольнения, описывают и передают в архивное хранение, а текущие дела остаются в оперативном доступе кадровой службы. Доступ к архивным делам после этого ограничивают: в них те же персональные данные, что и в действующих.
Что делать с документами, если срок хранения истёк?
Истечение срока само по себе не даёт права выбросить дело. Проводится экспертиза ценности, результаты оформляются актом о выделении к уничтожению, акт утверждается, и только после этого документы уничтожаются. Дела с длительными сроками в акт не включаются, а по видам, которых нет в перечне, решение экспертной комиссии фиксируется письменно с обоснованием срока по аналогии.
Кто отвечает за хранение кадровых документов в компании?
Ответственность несёт организация как юридическое лицо, а внутри — работник, за которым приказом закреплено ведение архива и номенклатуры дел. По статье 13.20 КоАП штраф может быть наложен и на должностное лицо, и на организацию, поэтому зона ответственности определяется приказом, а не устной договорённостью. Если хранение ведётся в системе КЭДО, в том же документе закрепляют, кто отвечает за выгрузку комплекта по запросу и за разграничение доступа.
Сохраняются ли сроки, если документы хранит оператор КЭДО?
Да, обязанность хранения остаётся на работодателе независимо от того, на чьих серверах лежат файлы. Оператор в этой конструкции обрабатывает персональные данные по поручению работодателя, поэтому в договоре фиксируют место хранения данных, перечень лиц с доступом и порядок возврата архива при расторжении. Отдельно проверяют, сохраняется ли доступ к архивной версии после окончания срока действия договора.
