Приказ о хранении документов в организации назначает конкретного работника, который отвечает за сохранность дел, их учёт, подготовку к передаче в архив и выдачу справок. Обязанность обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков лежит на самой организации по 125-ФЗ об архивном деле, а Правила Росархива № 77 разрешают возложить эти обязанности на конкретного работника вместо создания архива как отдельного подразделения. Назначают, как правило, того, кто физически ведёт дела: начальника отдела кадров, специалиста по кадровому делопроизводству, секретаря. Главное различие, от которого зависит порядок оформления: если хранение документов уже входит в трудовую функцию по должностной инструкции, хватает одного приказа; если не входит, потребуются письменное согласие работника и доплата по статьям 60.2 и 151 ТК РФ.
Разберём, кого назначать при разной численности, какие четыре разные роли регулярно смешивают в одном приказе и чем это заканчивается при проверке, что писать в распорядительной части и как оформлять передачу дел при увольнении ответственного. Покажем сроки хранения, за которые он отвечает, и требования к электронному архиву. Образцы приказов для скачивания, размеры штрафов по КоАП, стоимость перевода кадрового архива в электронный вид на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Обязателен ли приказ о хранении документов и что он закрывает
Прямой нормы «работодатель обязан издать приказ о назначении ответственного за хранение документов» в законе нет. Есть связка из двух требований, которая приводит к тому же результату. Статья 17 125-ФЗ обязывает организации обеспечивать сохранность архивных документов, включая документы по личному составу, в течение всего срока их хранения. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 и действующие с 17 сентября 2023 года, предлагают два способа это организовать.
Первый способ: создать архив как структурное подразделение или как подразделение в составе структурного подразделения. Для государственных органов и органов местного самоуправления это обязанность, для остальных организаций — право по части 2 статьи 13 125-ФЗ. Второй способ: возложить обязанности по организации хранения, комплектования, учёта и использования документов на конкретного работника. В Правилах такой работник прямо назван лицом, ответственным за архив.
Возложение обязанностей на конкретного работника оформляется приказом. Отсюда и практическая необходимость документа: без него у проверяющего нет ответа на вопрос, кто в компании отвечает за сохранность дел, а у самого работника нет основания требовать документы у подразделений и не отдавать их без расписки.
Приказ закрывает четыре задачи сразу: закрепляет персональную ответственность, даёт ответственному полномочия внутри компании, фиксирует момент, с которого он принял дела, и становится точкой опоры при передаче дел следующему работнику. Деятельность архива при этом регламентируется локальными актами: положением об архиве, если архив создан как подразделение, либо должностной инструкцией и инструкцией по делопроизводству, если назначен один ответственный.
Образцы приказов и положений для назначения ответственного
Комплект собран под задачу назначения: начинайте с приказа о распределении обязанностей, если хранение распределяется между несколькими работниками.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о распределении обязанностей между работниками | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Положение об отделе кадров | Скачать |
Четыре роли, которые смешивают в одном приказе
Самая частая ошибка в приказах о хранении — попытка закрыть одной строкой обязанности, которые регулируются разными актами и имеют разный объём. Назначение ответственного за архив не делает человека автоматически ответственным за трудовые книжки, а ответственный за трудовые книжки не становится ответственным за обработку персональных данных.
| Роль | Основание | Что входит |
|---|---|---|
| Ответственный за архив | 125-ФЗ, Правила Росархива № 77 | Хранение, комплектование, учёт и использование дел, номенклатура, описи, подготовка к уничтожению |
| Ответственный за трудовые книжки | Пункт 45 Порядка, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н | Ведение, хранение, учёт и выдача трудовых книжек и вкладышей, книги учёта движения |
| Ответственный за организацию обработки персональных данных | Статья 18.1 152-ФЗ | Контроль за соблюдением требований к обработке, работа с запросами субъектов, взаимодействие с Роскомнадзором |
| Ответственный за КЭДО и электронный архив | Статьи 22.1-22.3 ТК РФ, локальный акт о КЭДО | Маршруты подписания, выдача и отзыв подписей, выгрузка комплекта документа с файлом подписи |
Роли можно сложить на одного человека, но в приказе они прописываются отдельными пунктами со ссылкой на своё основание. Разница видна в момент проверки: инспектор ГИТ спрашивает про трудовые книжки и смотрит пункт 45, Роскомнадзор спрашивает про ответственного по статье 18.1 и смотрит, назначен ли он вообще и указаны ли его контакты в документах оператора.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Факт: форма хранения определяется формой создания документа. Протокол, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка его не заменяет. Протокол, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет.
Кого назначить ответственным за хранение документов
Отправная точка при выборе — не должность, а фактический доступ к делам. Ответственным имеет смысл назначать того, кто и так формирует дела, ведёт регистрацию и знает, где что лежит. Назначение «свободного» человека, который к документам не прикасается, создаёт разрыв: отвечает один, а папки носит другой.
| Ситуация в компании | Кого назначать | Что критично закрепить |
|---|---|---|
| До 15 работников, кадры ведёт бухгалтер или сам директор | Того, кто ведёт кадровый учёт фактически; при отсутствии такого работника — руководителя | Место хранения дел и запрет уносить документы за пределы офиса |
| Есть отдел кадров, архив как подразделение не создан | Начальника отдела кадров или специалиста по кадровому делопроизводству | Разграничение: кто отвечает за текущие дела, кто за завершённые |
| Несколько обособленных подразделений | Ответственного в каждом подразделении плюс общего ответственного за архив организации | Порядок и сроки передачи дел из подразделений в центральный архив |
| Кадровый документооборот переведён в электронный вид | Кадровика как ответственного за состав дел плюс работника ИТ как ответственного за сохранность и резервное копирование | Разграничение прав доступа по ролям и журнал обращений к документам |
| Организация — источник комплектования государственного архива | Отдельного работника архива, совмещение с кадровой работой нежелательно | Согласование положения об экспертной комиссии с архивным учреждением |
Из таблицы следует одно организационное правило: чем больше подразделений, тем раньше нужен второй уровень ответственных. Единственный ответственный на пять площадок превращается в человека, который отвечает за то, чего не видит.
Важный нюанс из практики: доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. Приказ о назначении ответственного стоит сразу дополнять перечнем: кто из работников к каким делам допущен. В практике Добыто мы закладываем разграничение прав по ролям на этапе настройки, до того как в систему загружен первый документ.
Когда отдельный приказ не нужен
Если в компании создан архив как структурное подразделение и утверждено положение об архиве, отдельный приказ о назначении ответственного за хранение не требуется: обязанности распределены положением и должностными инструкциями работников архива. То же касается ситуации, когда хранение и учёт документов прямо записаны в должностной инструкции специалиста по кадрам и он с ней ознакомлен под подпись. Дублирующий приказ в этом случае ничего не добавляет, а при расхождении формулировок с инструкцией создаёт противоречие, которое придётся объяснять.
Не работает приказ и в обратной ситуации — когда ответственным назначают работника, у которого нет физического доступа к помещению с документами или прав в информационной системе. Приказ сам по себе доступ не выдаёт.
Согласие работника и доплата: почему приказ без допсоглашения оспаривается
Ключевая развилка выглядит так. Если хранение, учёт и передача документов в архив входят в трудовую функцию работника по трудовому договору и должностной инструкции, приказ только конкретизирует уже существующую обязанность. Согласие не требуется, доплата не требуется.
Если этих обязанностей в трудовой функции нет, работодатель поручает дополнительную работу. Статья 60.2 ТК РФ разрешает это делать только с письменного согласия работника, с определением содержания, объёма и срока дополнительной работы, а статья 151 ТК РФ требует доплаты, размер которой стороны устанавливают соглашением. Оформляется это дополнительным соглашением к трудовому договору, и только после него издаётся приказ.
Работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, предупредив работодателя письменно за три рабочих дня. Работодатель вправе досрочно отменить поручение в том же порядке. Поэтому приказ, изданный без соглашения, держится ровно до первого отказа: снять обязанность работник может в трёхдневный срок, а сохранность документов останется на компании.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Ключевой момент при назначении ответственного — сверка трёх документов между собой: трудового договора, должностной инструкции и приказа. Расхождение хотя бы в одном пункте даёт работнику основание сказать, что он этой работы на себя не брал, и спорить с ним будет не с чем. Откройте должностную инструкцию своего кадровика и проверьте, есть ли там слова про хранение и передачу дел в архив, до того как готовить приказ.»
Что писать в приказе о назначении ответственного
Приказ издаётся по основной деятельности, регистрируется в своём журнале и хранится постоянно. Констатирующая часть содержит основание: ссылку на 125-ФЗ и Правила Росархива № 77, а если назначение затрагивает трудовые книжки или персональные данные — ссылки на пункт 45 Порядка № 320н и статью 18.1 152-ФЗ.
Распорядительная часть строится по пунктам и закрывает шесть вопросов: кого назначают с указанием должности и фамилии, за какие именно массивы документов он отвечает, с какой даты, кто исполняет обязанности на время отпуска и болезни, какие локальные акты утверждаются вместе с приказом, кто контролирует исполнение. Пункт про замещающего работника пропускают чаще всего, а он определяет, кто выдаёт справки и принимает дела в две недели отпуска ответственного.
Как издать приказ о назначении ответственного за хранение документов: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте должностную инструкцию кандидата. Если хранение и учёт документов в ней есть, переходите к шагу 3. Если нет — оформляйте дополнительное соглашение с указанием содержания, объёма, срока работы и размера доплаты по статьям 60.2 и 151 ТК РФ.
- Шаг 2. Определите границы ответственности по массивам: документы по личному составу, бухгалтерские, по охране труда, документы с персональными данными. Массивы с разными сроками хранения и разными основаниями разносите по разным пунктам приказа.
- Шаг 3. Составьте или актуализируйте номенклатуру дел. По Правилам № 77 номенклатура используется для учёта дел независимо от вида носителя, и без неё ответственному нечем подтвердить состав переданного.
- Шаг 4. Создайте экспертную комиссию отдельным приказом. Комиссия работает как совещательный орган при руководителе и действует на основании положения, разработанного на основе примерного. Она же принимает решения о сроках для документов, которых нет в Перечне.
- Шаг 5. Издайте приказ, ознакомьте с ним назначенного работника и замещающего под подпись. Ознакомление только назначенного — распространённый пробел: замещающий узнаёт о своих обязанностях в день, когда основной работник ушёл на больничный.
- Шаг 6. Оформите приём дел актом с приложением описи. Акт фиксирует момент, с которого начинается ответственность конкретного работника, и защищает его от претензий за то, что было утрачено до него.
- Шаг 7. Проверьте доступы: ключи от помещения, права в учётной системе, право подписи архивных справок. Выдача доступа оформляется отдельно от приказа о назначении.
Лайфхак: опись документов длительного хранения делайте не по годам, а по людям. При несчастном случае, профзаболевании или запросе о стаже ищут не «журнал за 2019 год», а конкретного работника, и делают это в ситуации, когда времени на поиск нет.
Сроки хранения, за которые отвечает назначенный работник
Базовый документ — Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, зарегистрированный в Минюсте 06.02.2020 № 57449 и действующий с 18 февраля 2020 года. Текст перечня и инструкция по его применению опубликованы на сайте Федерального архивного агентства в разделе типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения: там же видно, к какой статье относится конкретный вид дела.
Для документов по личному составу срок задан статьёй 22.1 125-ФЗ: 50 лет для дел, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Бухгалтерские документы хранятся не менее 5 лет после отчётного года по статье 29 402-ФЗ, данные налогового учёта — 5 лет по статье 23 НК РФ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельная зона, где ответственный ошибается чаще всего, — охрана труда. Протоколы результатов обучения по охране труда и документы о проверке знаний хранятся 5 лет, а журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте — 45 лет. Разница в девять раз возникает из-за разного назначения документов: протокол подтверждает разовое событие, журнал подтверждает систематическую работу за весь период, пока человек работал. Журналы регистрации несчастных случаев и учёта аварий также хранятся 45 лет.
Полезно знать: для отдельных сфер действуют свои перечни, и они имеют приоритет над общим для документов, специфичных для отрасли. Сначала проверяйте наличие отраслевого перечня, затем открывайте Перечень № 236, а не наоборот.
Дела передаются из подразделений в архив организации не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения их в делопроизводстве. Личные дела государственных гражданских и муниципальных служащих передаются по истечении 10 лет со дня увольнения. Уничтожение возможно только после того, как руководитель утвердил акт о выделении к уничтожению, а документы с персональными данными уничтожаются механическим измельчением.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Если вида документа в перечне нет, это не значит, что его можно не хранить. Это значит, что срок определяется по аналогии: находите ближайший по смыслу вид, применяете его срок и фиксируете решение в номенклатуре дел. Обязательно зафиксируйте обоснование решением экспертной комиссии — при проверке вы показываете не догадку, а документированный выбор.»
Электронный архив: что добавляется к обязанностям ответственного
Перевод кадровых документов в электронный вид сроки хранения не сокращает. Статья 22.3 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность хранить электронные кадровые документы и нести расходы на это, а состав и форматы задают единые требования Минтруда, утверждённые приказом от 20.09.2022 № 578н и применяемые с 1 марта 2023 года.
Практическое следствие для ответственного: хранится не файл, а комплект. Сам документ в требуемом формате, отдельный файл электронной подписи и машиночитаемая доверенность, если документ подписан по ней. Доверенность здесь не приложение к процессу, а обязательная часть кадрового документа.
Второй слой — долговременная проверяемость подписи. Сертификат подписи действует несколько лет, а документ по личному составу лежит 50 лет. Чтобы подпись оставалась проверяемой, к ней добавляется метка времени, а при смене криптоалгоритмов поверх старой подписи формируется усовершенствованная. Вопрос, который стоит задать поставщику системы до покупки: выгружает ли она комплект документа целиком в требуемом формате, а не просто показывает его на экране. В сервисе Добыто подписанный документ уходит в электронный архив вместе с файлом подписи и выгружается комплектом, а не отдельной картинкой на экране.
Третий слой — персональные данные. Кадровые документы содержат сведения о семье, здоровье и доходах. При выборе облачного сервиса появляется третье лицо, а нередко и три: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. Передача им данных должна быть основана на согласии работника, поэтому вопрос поставщику формулируется не как «защищены ли данные», а как «перечислите всех, кто получит к ним доступ».
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше никогда не понадобится: суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Распечатка электронного документа остаётся копией и работает, только если заверена оператором, удостоверяющим центром, нотариусом или самой организацией. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Передача дел при смене ответственного и при увольнении
Смена ответственного оформляется двумя документами: приказом о назначении нового работника и актом приёма-передачи дел с описью. Акт составляется в присутствии обоих работников, а при обнаружении недостачи дел в него вносится отдельный раздел с перечнем отсутствующих документов. Без описи новый ответственный принимает на себя чужие пробелы, и доказать, что дело было утрачено до его прихода, он уже не сможет.
Если ответственный работал с электронными документами, порядок действий меняется. Сначала отзываются машиночитаемые доверенности, выданные работнику, и только потом сертификат электронной подписи. Причина в том, что подпись принадлежит человеку и уходит вместе с ним: получить новый сертификат на себя как на физическое лицо он вправе в любой момент, и при действующей доверенности сможет подписывать документы от имени компании. Доверенность отзывается через личный кабинет самостоятельно и практически мгновенно, а на внесение записи о прекращении сертификата у удостоверяющего центра есть до двенадцати часов по статье 14 63-ФЗ.
Внимание: порядок отзыва сертификата уволенного работника выясняется в своём удостоверяющем центре заранее, а не в день увольнения. Если регламент центра требует личной явки владельца, отозвать подпись человека, ушедшего с конфликтом, вы не сможете.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему кадрового документооборота, прошёл четыре инстанции. Районный суд и апелляция встали на сторону работодателя: положение о КЭДО было принято, перечень документов утверждён, порядок создания личного кабинета описан. Кассация акты отменила, потому что в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации работника, а при новом рассмотрении спор работодатель проиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали работнику в день подписания заявления, фактически подписывал другой человек, и всё это зафиксировала собственная система работодателя.
Ответственность: что грозит компании и лично работнику
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1000 до 3000 рублей на граждан, от 3000 до 5000 рублей на должностных лиц и от 5000 до 10 000 рублей на юридических лиц. Суммы небольшие, и именно поэтому хранение документов регулярно откладывают.
Реальная цена ошибки складывается из других статей. Отсутствие кадровых документов, которые работодатель обязан оформлять и хранить, — нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: до 5000 рублей на должностное лицо и до 50 000 рублей на организацию. Утрата или неправомерная передача документов с персональными данными — до 300 000 рублей на юридическое лицо по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. Невыданная бывшему работнику архивная справка о стаже превращается в трудовой спор, где доказывать содержание утраченного документа будет работодатель.
Приказ о назначении ответственного не переносит административную ответственность с организации на работника. Он даёт основание для дисциплинарного взыскания и для взыскания прямого действительного ущерба в пределах среднего месячного заработка по статьям 238 и 241 ТК РФ, а также фиксирует, кто в компании должен был действовать. Работодатель при этом остаётся обязанным лицом по 125-ФЗ независимо от того, кто назначен приказом.
Важный нюанс из практики: в практике Добыто самый частый пробел в приказах о хранении — отсутствие пункта о замещении. Ответственный уходит в отпуск, справки о стаже не выдаются две недели, а дела в это время формально не принимает никто.
Стоимость перевода кадрового архива в электронный вид
Итоговая сумма зависит от численности работников и набора функций: интеграция с учётной системой, кастомные шаблоны и электронный архив входят не во все тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, электронный архив, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | период оплаты — год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Электронный архив и интеграция с 1С доступны начиная с тарифа «Бизнес», поэтому для компании, которая переводит в электронный вид именно хранение, а не только подписание, ориентиром служит он. Актуальные условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются без отдельной оплаты.
Выводы
Приказ о назначении ответственного за хранение документов работает тогда, когда он совпадает с реальностью: назначенный человек имеет доступ к делам, его обязанности записаны в должностной инструкции или в дополнительном соглашении, а массивы документов и сроки разнесены по отдельным пунктам со ссылкой на своё основание. Роли ответственного за архив, за трудовые книжки, за обработку персональных данных и за электронный документооборот регулируются разными актами и в одну строку не складываются. Ответственность организации по 125-ФЗ приказ не снимает — он определяет, кто именно должен был действовать, и фиксирует момент приёма дел.
Отдельная часть работы возникает, когда архив становится электронным: хранить нужно комплект из документа, файла подписи и доверенности, поддерживать проверяемость подписи весь срок хранения и разграничивать доступ по ролям. Мы в Добыто настраиваем эти правила до загрузки первого документа, потому что переразграничивать доступ на массиве из нескольких тысяч дел заметно дороже, чем задать роли на старте.
Частые вопросы
Нужен ли приказ, если в компании три работника и все документы ведёт директор
Обязанность обеспечивать сохранность документов по 125-ФЗ не зависит от численности. Если кадровой службы нет и документы ведёт руководитель, приказ издавать не на кого: обязанность лежит на нём как на единоличном исполнительном органе. Практический минимум для такой компании — утверждённая номенклатура дел и определённое место хранения, в идеале закрытый шкаф в офисе, а не ящик стола и не квартира директора.
Можно ли назначить ответственным главного бухгалтера
Можно, если хранение и учёт документов входят в его трудовую функцию или оформлено дополнительное соглашение с доплатой по статьям 60.2 и 151 ТК РФ. Ограничение возникает с документами по личному составу: главный бухгалтер получает доступ к сведениям о здоровье, семье и взысканиях работников, поэтому его допуск нужно отразить в перечне лиц, имеющих доступ к персональным данным, и взять с него обязательство о неразглашении.
Обязательно ли создавать экспертную комиссию, если архив ведёт один человек
Комиссия нужна, потому что решения об отборе документов на хранение и выделении к уничтожению принимаются коллегиально. Она создаётся приказом руководителя и действует как совещательный орган на основании положения, разработанного на основе примерного. В небольшой компании в комиссию входят три человека: ответственный за архив, представитель бухгалтерии и юрист или руководитель.
Нужно ли переиздавать приказ каждый год
Приказ действует до отмены или до изменения обстоятельств: увольнения назначенного работника, перевода на другую должность, создания архива как подразделения. Ежегодно актуализируется не приказ, а номенклатура дел: она утверждается на календарный год, и по ней подразделения формируют дела для передачи.
Можно ли хранить кадровые документы в удалённом офисе или у работника дома
Хранение дел вне помещения работодателя нарушает и требования к архивному хранению, и режим защиты персональных данных. Правила Росархива требуют отдельного помещения с огнестойкими ограждающими конструкциями, вентиляцией и стабильным температурно-влажностным режимом, причём подвал под архивохранилище не подходит. Для распределённых компаний решением становится электронный архив с разграничением прав доступа, а не перевозка папок между площадками.
Что делать с документами при ликвидации организации
Документы по личному составу не уничтожаются вместе с компанией: их сроки хранения составляют 50 или 75 лет в зависимости от того, завершено дело делопроизводством после 1 января 2003 года или раньше. Ликвидационная комиссия обеспечивает упорядочение дел и передачу их в государственный или муниципальный архив либо правопреемнику. Порядок передачи согласовывается с архивным учреждением заранее, потому что неупорядоченные дела архив не примет.
