Документы в личном деле работника коммерческой организации определяет локальный нормативный акт: Трудовой кодекс РФ не обязывает вести личные дела и не задаёт их состав, это прямо подтверждает Роструд. В дело вкладывают то, что нужно для трудовых отношений: заявление о приёме, трудовой договор и дополнительные соглашения, копии приказов по личному составу, анкету, копии документов об образовании. Копии паспорта, СНИЛС и ИНН остаются в деле только с письменного согласия работника. Сведения о политических и религиозных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях и здоровье сверх вопроса о трудовой функции работодатель собирать не вправе по статьям 86 и 88 ТК РФ. У государственных гражданских служащих состав личного дела закреплён Указом Президента № 609, и сократить или расширить его по своему решению кадровая служба не может.
Материал даёт таблицу допустимости по каждому типу документа, порядок работы с копиями и медицинскими заключениями по приказу 29н, правила описи и нумерации по действующим Правилам Росархива № 77, которые заменили отменённый приказ № 526. Отдельно разобраны сроки хранения 50/75 лет, выдача архивной справки и электронное личное дело в КЭДО с четырьмя документами, которые остаются на бумаге. Штрафы по статье 13.11 КоАП, стоимость электронного хранения на 2026 год, образцы описи, согласия и приказа о приёме и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Обязан ли работодатель вести личное дело и кто определяет его состав
Для коммерческих работодателей личное дело остаётся добровольным инструментом кадрового учёта. В ответе от 15 августа 2026 года Роструд сформулировал это прямо: нормами действующего законодательства порядок ведения личных дел работников не установлен. Перечень Росархива, утверждённый приказом № 236, в пункте 445 оставляет состав личных дел негосударственных служащих на усмотрение организации: его закрепляют в ЛНА.
На практике такой ЛНА называют положением о персональных данных работников или положением о ведении личных дел. В нём фиксируют состав дела, ответственного за ведение, круг лиц с доступом, место и порядок хранения. Без этого документа кадровая служба собирает папку по привычке, и в неё попадает то, что закон хранить не разрешает.
Иначе устроена государственная и муниципальная служба. Для государственного гражданского служащего ведение личного дела обязательно, а его состав задан Положением, утверждённым Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609: туда входят, в частности, анкета установленной формы, копия паспорта, копии документов об образовании и сведения о доходах. Для муниципальных служащих ведение личного дела предусматривает Федеральный закон от 02.03.2007 № 25-ФЗ о муниципальной службе.
Сценарии различаются тем, кто задаёт состав дела и на чём чаще всего ошибаются:
| Сценарий | Кто определяет состав личного дела | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|---|
| Коммерческая организация | ЛНА организации (п. 445 Перечня Росархива № 236) | Письменное согласие на хранение копий, отсутствие избыточных сведений по статье 5 152-ФЗ | Форма обложки и название дела |
| Государственный гражданский служащий | Положение, утверждённое Указом Президента РФ № 609 | Полнота перечня из Положения, включая копию паспорта и сведения о доходах | Собственные дополнения организации: их Положение не предусматривает |
| Муниципальный служащий | 25-ФЗ и принятые на его основе акты | Ведение личного дела обязательно | Способ хранения внутри кадровой службы |
| Компания на КЭДО | ЛНА о кадровом ЭДО, статьи 22.1-22.3 ТК РФ | Четыре вида документов по части 3 статьи 22.1 остаются на бумаге; сроки хранения те же, что для бумаги | Бумажная папка для документов, созданных в электронном виде |
Если вы кадровик коммерческой компании и положения о ведении личных дел у вас нет, начинать стоит с него: остальные решения из этой статьи опираются на утверждённый состав дела.
Что можно вкладывать в личное дело: таблица по видам документов
Отбор строится от закрытого перечня статьи 65 ТК РФ. При приёме работник предъявляет паспорт, трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (кроме тех, кто устраивается впервые или по совместительству), документ о регистрации в системе персонифицированного учёта, документы воинского учёта для военнообязанных и подлежащих призыву, документы об образовании, если должность требует специальных знаний. Справка об отсутствии судимости нужна только для должностей, к которым не допускаются лица с судимостью или уголовным преследованием, в первую очередь для педагогов.
Предъявить документ и оставить его копию в деле — разные действия. Предъявление предусмотрено статьёй 65, а копия становится обработкой персональных данных и требует отдельного основания.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Хранить в личном деле | Условие или основание |
|---|---|---|
| Заявление о приёме, трудовой договор, дополнительные соглашения | Да | Документы, которыми оформлены трудовые отношения |
| Приказы о приёме на работу, переводе, отпуске без сохранения зарплаты, увольнении | Да, копия или выписка | Подлинники приказов по личному составу формируют в отдельные дела по номенклатуре |
| Анкета, личная карточка | Да | Только сведения, нужные для целей обработки: статья 86 ТК РФ, статья 5 152-ФЗ |
| Копии документов об образовании и квалификации | Да | Когда образование — требование к должности по статье 65 ТК РФ |
| Согласие на обработку персональных данных | Да | С 01.09.2025 оформляется отдельно от других документов (часть 1 статьи 9 152-ФЗ в редакции 156-ФЗ) |
| Копии паспорта, СНИЛС, ИНН | Только с письменного согласия | Без согласия копии возвращают работнику или уничтожают (ответ Роструда от 15.08.2026) |
| Заключение предварительного медосмотра | Допустимо | Третий экземпляр направляется работодателю (п. 17 приказа Минздрава № 29н); сведения о здоровье — только в пределах статьи 88 ТК РФ |
| Справка об отсутствии судимости | Только для отдельных должностей | Должности с ограничением допуска лиц с судимостью, прежде всего педагоги |
| Свидетельства о рождении детей | Нет | Документ для налогового вычета и гарантий, его место в бухгалтерии |
| Характеристика, справка о доходах с прошлого места по запросу службы безопасности | Нет | Не входят в перечень статьи 65 ТК РФ, требовать их нельзя |
| Сведения о политических, религиозных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях | Нет | Статья 86 ТК РФ, статья 10 152-ФЗ, кроме случаев, прямо предусмотренных федеральными законами |
Самые частые нарушения в таблице сосредоточены в строках с копиями и в последних трёх: их собирают по инерции, хотя основания для хранения нет. Строки с пометкой «Да» тоже не безусловны: анкета, в которой спрашивают о вероисповедании или составе семьи сверх нужного для гарантий, превращает законный документ в избыточную обработку.
Полезно знать: ИНН при приёме требовать нельзя. Налоговая не вправе отказать работодателю в приёме отчётности, где в сведениях о получателе дохода нет ИНН, поэтому его отсутствие отчётности не мешает. Если работник принёс ИНН сам, работать с ним проще.
Важный нюанс из практики: свидетельства о рождении детей работник приносит не для приёма, а для налогового вычета или дополнительных гарантий. Поэтому их передают в бухгалтерию, а в личное дело не подшивают. Спор о том, «положено ли» хранить такие копии в кадрах, снимается разграничением: документ для приёма и документ для вычета живут в разных папках.
Отдельные категории работников приносят документы сверх общего набора: согласие родителя или органа опеки для несовершеннолетних, патент, разрешение на работу или вид на жительство для иностранцев, медицинское заключение для работы в местностях, приравненных к Крайнему Северу. Для внешних совместителей, которых принимают на вредные или опасные работы, нужна справка с основного места работы.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «На справке с основного места работы для совместителей компании ошибаются регулярно. Работать во вредных условиях одновременно на основной работе и по совместительству нельзя, поэтому при приёме совместителя на вредное производство работодатель обязан выяснить условия на основном месте. Если этого не сделали и человек два года отработал в двойной вредности, ответственность несёт работодатель, а не работник. Проверьте личные дела совместителей на вредных участках: справка с основного места должна там быть.»
Образцы для комплектования личного дела
Комплект закрывает три базовых документа дела, и начинать стоит с описи: по ней видно, какие листы уже вложены и чего не хватает.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Образец приказа о приёме на работу | Скачать |
Что запрещено хранить в личном деле и на каком основании
Запрет складывается из двух норм. Статья 86 ТК РФ разрешает обрабатывать персональные данные работника только для соблюдения законов, содействия в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности, контроля количества и качества работы и сохранности имущества. Статья 5 152-ФЗ запрещает данные, избыточные по отношению к заявленной цели. Документ, который ни одной из этих целей не служит, в личном деле лишний, даже если работник принёс его сам.
Копии паспорта, СНИЛС и ИНН: когда их можно оставить
Предъявить паспорт при приёме работник обязан, а вот оставлять его копию в деле работодатель может только с письменного согласия. Роструд ответил на этот вопрос на портале Онлайнинспекция.рф в разъяснении о копиях паспорта, СНИЛС и ИНН: без письменного согласия сотрудника копии должны быть возвращены ему или уничтожены.
С 1 сентября 2025 года часть 1 статьи 9 152-ФЗ в редакции Федерального закона от 24.06.2025 № 156-ФЗ требует оформлять согласие на обработку персональных данных отдельно от других документов, которые подписывает работник. Пункт о согласии, вписанный в трудовой договор или в анкету, этому требованию не отвечает. При этом согласие не нужно для всего подряд: статья 6 152-ФЗ допускает обработку без согласия, когда она необходима для исполнения обязанностей, возложенных на работодателя законом. Сведения для ЕФС-1 и воинского учёта работодатель обрабатывает по закону, а копия паспорта в папке к таким обязанностям не относится.
Если вы работодатель и сейчас пересматриваете папки с копиями, проще всего собрать недостающие согласия одним заходом и без бумаги. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому отдельное согласие работник подписывает электронной подписью, не приходя в отдел кадров.
Медицинские сведения и приказ 29н
Статья 88 ТК РФ запрещает запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением сведений, которые относятся к возможности выполнять трудовую функцию. Порядок обязательных медосмотров задаёт приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н. По пункту 17 заключение предварительного осмотра составляется в трёх экземплярах: первый не позднее 5 рабочих дней выдаётся работнику, второй приобщается к медицинской карте в медицинской организации, третий направляется работодателю.
Третий экземпляр заключения и есть медицинский документ, с которым работает кадровая служба. Выписки из амбулаторной карты, результаты анализов, справки о диагнозах, которые работник приносит по собственной инициативе, в личное дело не вкладывают: это сведения о здоровье, которые относятся к специальной категории по статье 10 152-ФЗ и выходят за пределы статьи 88. Больничные в период работы оформляются электронным листком нетрудоспособности и в личном деле не дублируются.
Судимость, семья, убеждения, общественная деятельность
Статья 86 ТК РФ запрещает получать и обрабатывать сведения, относящиеся к специальным категориям персональных данных, кроме случаев, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами, а сведения о членстве в общественных объединениях и профсоюзной деятельности — кроме прямо установленных законом случаев. На практике это вопросы анкеты о вероисповедании, партийности, национальности и об участии в профсоюзе: такие графы из формы убирают.
Справка об отсутствии судимости — исключение для должностей, куда закон не допускает лиц с судимостью или уголовным преследованием, прежде всего для педагогической деятельности. Для бухгалтера или менеджера по продажам коммерческой компании оснований запрашивать справку и хранить её нет. Состав семьи вносят в анкету в той мере, в какой он нужен для гарантий и вычетов, которые работник сам заявил.
Внимание: требовать документы, не предусмотренные законом, указом Президента и постановлением Правительства, нельзя. Приказ министерства, письмо ведомства или внутренний регламент компании перечень статьи 65 ТК РФ не расширяют.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Типовая ситуация при найме: служба безопасности просит кандидата принести справку о доходах с прошлого места работы, характеристику или что-то ещё сверх перечня. Законного основания для этого нет. Кандидат вправе отказаться, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя. Перед тем как вкладывать в личное дело документ от службы безопасности, найдите для него норму закона, указа или постановления Правительства.»
Как оформить личное дело: опись, нумерация, передача в архив
С 17 сентября 2023 года порядок хранения документов, включая документы по личному составу, определяют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 на официальном портале правовой информации. Они заменили приказ Минкультуры № 526, на который до сих пор ссылаются многие образцы положений о личных делах, и допускают формирование электронных архивных дел.
Личное дело хранится 50 или 75 лет, поэтому после увольнения работника оно проходит полное оформление по пункту 50 Правил: составляется внутренняя опись документов дела, листы нумеруются, составляется лист-заверитель, дело подшивается или переплетается, оформляется обложка. Внутреннюю опись удобнее вести с первого дня: каждый вложенный документ сразу вносится в неё с датой и числом листов.
Факт: пункт 2 статьи 13 125-ФЗ «Об архивном деле» позволяет организации самостоятельно создавать архив. В конце каждого календарного года подразделения формируют дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, и передают их в архив организации.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Если в образце положения или обучающем материале устарела одна деталь, проверять нужно все остальные. Ссылка на отменённый приказ № 526 или на форму СЗВ-ТД, которую с 2023 года заменила ЕФС-1, показывает, что документ давно не обновляли. Сроки, названия форм и реквизиты актов мы сверяем только с действующей редакцией, а из старых материалов берём логику и перечни. Откройте своё положение о личных делах и проверьте, на какие акты оно ссылается.»
Как сформировать личное дело работника: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Утвердите ЛНА о ведении личных дел: состав дела, ответственный, круг лиц с доступом, место хранения. Для коммерческой организации это основание состава по пункту 445 Перечня № 236.
- Шаг 2. При приёме сверьте предъявленные документы с перечнем статьи 65 ТК РФ и не запрашивайте ничего сверх него, если нет нормы закона, указа Президента или постановления Правительства.
- Шаг 3. Получите согласие на обработку персональных данных отдельным документом. Если оставляете копии паспорта, СНИЛС или ИНН, в согласии должно быть прямо указано их хранение.
- Шаг 4. Вкладывайте документы по мере поступления и сразу вносите каждый во внутреннюю опись с датой и количеством листов.
- Шаг 5. Раз в год проверяйте дела на избыточность: документы без цели обработки возвращайте работнику или уничтожайте с актом.
- Шаг 6. После увольнения завершите оформление: нумерация листов, лист-заверитель, итоговая внутренняя опись, обложка.
- Шаг 7. В конце года передайте дела уволенных в архив организации по номенклатуре и храните 50 лет, а для дел, законченных до 2003 года, — 75 лет.
Сроки хранения личного дела и выдача архивной справки
Пункт 445 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, устанавливает для личных дел руководителей и работников срок 50/75 лет с отметкой ЭПК, то есть с экспертизой ценности по истечении срока. Статья 22.1 125-ФЗ раскрывает дробь: 75 лет хранятся документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет — законченные после этой даты, если действующий перечень не устанавливает иной срок. Отсчёт идёт с 1 января года, следующего за годом, когда дело закрыто, то есть обычно за годом увольнения.
Короткие сроки у соседних кадровых документов нередко переносят на личное дело по ошибке. Графики отпусков и табели хранятся 5 лет, трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет, штатные расписания и ЛНА — постоянно. Дело, уничтоженное вместе с табелями по пятилетнему акту, восстановить уже нельзя.
Архивная справка нужна бывшему работнику чаще всего для пенсии. По статье 26 125-ФЗ организация, у которой есть архивные документы, бесплатно предоставляет по запросу архивную справку или копии для пенсионного обеспечения, получения льгот и компенсаций. Работающему сотруднику статья 62 ТК РФ даёт право получить заверенные копии документов, связанных с работой, бесплатно и не позднее трёх рабочих дней после письменного заявления. Справку готовят по личному делу, приказам и лицевым счетам, поэтому неполное дело оборачивается справкой с пробелами в стаже или заработке.
Электронный архив сокращает поиск документов под такой запрос: в тарифе «Бизнес» сервиса Добыто электронный архив входит в тариф, а документы по сотруднику собраны в одной карточке.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, когда только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива личных дел, выпишите документы, которые существуют у вас только в электронном виде, и определите, чем вы подтвердите их подлинность.»
Электронное личное дело в КЭДО: что переводится, а что остаётся на бумаге
Статьи 22.1-22.3 ТК РФ разрешают вести кадровые документы в электронном виде, а личное дело при КЭДО становится набором электронных документов в карточке сотрудника. Часть 3 статьи 22.1 закрепляет закрытый перечень исключений: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ (распоряжение) об увольнении работника и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Их оформляют на бумаге, поэтому даже у компании на полном КЭДО бумажная часть личного дела остаётся.
Отсканированный бумажный документ в электронном личном деле — это электронный образ, а не электронный документ. Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 № 57 разводит эти понятия: образ — копия того, что изготовлено на бумаге, электронный документ изначально создан в электронной форме. Скан подписанного от руки договора не заменяет подлинник, который продолжает храниться в бумажном деле.
Лайфхак: посмотрите на файл в карточке сотрудника. Если в нём есть изображение собственноручной подписи, это электронный образ. Если подпись существует отдельно как криптографический реквизит, перед вами электронный документ.
Кейс из практики: работник подал заявление на увольнение через систему КЭДО, а затем оспорил увольнение. У работодателя были Положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и порядок подписания, и районный суд сначала работнику отказал. Девятый кассационный суд общей юрисдикции решения отменил: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации, а работодателю надлежало выяснить причины увольнения при поступлении электронного заявления. При новом рассмотрении в январе 2023 года работник выиграл: подпись выдали ему в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел и за него подписывал другой человек, а система работодателя всё это зафиксировала.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он, и оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, а не подпись в журнале ознакомления. Проверьте, описан ли в вашем ЛНА порядок идентификации при подписании и не совпадают ли даты выдачи подписи и первых кадровых действий с ней.»
В практике Добыто мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней, а перед раскаткой на всю компанию закладываем пилотную группу, чтобы проверить, что сотрудники действительно подписывают документы сами.
Когда электронное личное дело не подходит
Полностью электронное личное дело невозможно в принципе: четыре вида документов из части 3 статьи 22.1 остаются на бумаге. Отказ от бумажного архива преждевременен, если в деле хранятся подлинники, подписанные от руки до перехода на КЭДО: их сканы остаются образами, и при споре суд может потребовать оригинал. Если сотрудники не умеют пользоваться системой и документы за них подписывают коллеги, электронная форма создаёт доказательства против работодателя. Перед переводом личных дел в электронный вид проверьте три условия: порядок идентификации описан в ЛНА, система фиксирует дату и обстоятельства выдачи подписи, есть регламент действий при поступлении заявления об увольнении.
Штрафы за лишние и недостающие документы в личном деле
Лишний документ в личном деле стоит дороже недостающего. Часть 1 статьи 13.11 КоАП наказывает обработку персональных данных в случаях, не предусмотренных законом, или несовместимую с целями сбора: для юридических лиц штраф от 150 000 до 300 000 рублей. Часть 2 той же статьи — обработку без письменного согласия, когда оно обязательно, или с нарушением требований к составу сведений в согласии: от 300 000 до 700 000 рублей для юридических лиц. Копия паспорта в деле без согласия и согласие, вписанное в трудовой договор после 1 сентября 2025 года, подпадают именно под эту часть.
С 30 мая 2025 года статья 13.11 КоАП содержит отдельные составы за неправомерную передачу персональных данных. Утечка данных от 1 000 до 10 000 субъектов обходится юридическому лицу в 3-5 млн рублей, а передача специальных категорий, к которым относятся сведения о здоровье, убеждениях и частной жизни, — в 10-15 млн рублей. Чем больше избыточных сведений в личных делах, тем выше потенциальная санкция при утечке архива.
Нарушение правил хранения, комплектования и учёта архивных документов квалифицируется по статье 13.20 КоАП: предупреждение или штраф для должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Нарушения трудового законодательства, например несвоевременная выдача копий документов по статье 62 ТК РФ, подпадают под часть 1 статьи 5.27 КоАП: для юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей. Реальная цена ошибки складывается не только из штрафа: неполное дело означает, что через 20-30 лет архивная справка для пенсии бывшего работника будет выдана с пробелами, а спор о стаже или заработке работодатель доказывать уже нечем.
Стоимость электронного ведения личных дел в Добыто на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: видов подписи, интеграции с 1С и электронного архива.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в подключение |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в тарифе «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Для личных дел решающая строка — электронный архив: он есть в тарифе «Бизнес», а тариф «Старт» рассчитан на компании до 25 сотрудников, которые только начинают переход. Тариф можно повысить или понизить в любое время, разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду; актуальные условия по каждому пакету — на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Для коммерческой компании состав личного дела — решение самой организации, закреплённое в ЛНА, но это решение ограничено статьями 86 и 88 ТК РФ и принципом минимально необходимых данных. Копии удостоверяющих документов допустимы только с письменного согласия, само согласие с сентября 2025 года оформляется отдельной бумагой или отдельным электронным документом, а сведения об убеждениях, частной жизни и здоровье сверх трудовой функции в папку не попадают. Дело хранится 50 лет, а для законченных до 2003 года — 75 лет, и его полнота определяет, сможет ли организация через десятилетия выдать бывшему работнику точную архивную справку.
Добыто ведёт кадровые документы в электронном виде по статьям 22.1-22.3 ТК РФ: согласия, заявления и приказы подписываются электронной подписью и складываются в электронный архив по сотруднику, а бумажная часть личного дела сводится к документам, которые закон оставляет на бумаге.
Частые вопросы о документах в личном деле
Может ли работник ознакомиться со своим личным делом и снять копии?
Да. Статья 89 ТК РФ даёт работнику право на полную информацию о своих персональных данных и их обработке, на свободный бесплатный доступ к ним и на получение копий любой записи, содержащей его персональные данные, кроме случаев, предусмотренных федеральным законом. Отдельно по статье 62 ТК РФ работник вправе по письменному заявлению получить заверенные копии документов, связанных с работой, не позднее трёх рабочих дней и бесплатно.
Что делать с документами кандидата, которого не приняли на работу?
Личное дело на кандидата не заводится. Резюме, анкету и копии документов, полученные при отборе, после достижения цели обработки нужно уничтожить в срок, не превышающий 30 дней, по части 4 статьи 21 152-ФЗ, если нет согласия кандидата на включение в кадровый резерв. Хранить такие документы «на всякий случай» в общей папке отдела кадров — обработка без цели.
Куда передаются личные дела при ликвидации организации?
При ликвидации негосударственной организации документы по личному составу, включая личные дела, ликвидационная комиссия передаёт в упорядоченном состоянии в государственный или муниципальный архив по статье 23 125-ФЗ. Для компаний, зарегистрированных в Москве, это архивы, подведомственные Главному архивному управлению города Москвы. Упорядочивание означает полное оформление: внутренние описи, нумерацию листов, листы-заверители, опись дел по личному составу.
Ведут ли личное дело на исполнителя по договору ГПХ или самозанятого?
Нормы ТК РФ о документах при приёме и о персональных данных работника (статьи 65, 86-89) на исполнителей по ГПХ и самозанятых не распространяются, личное дело по трудовым правилам на них не ведётся. Данные исполнителя обрабатываются по 152-ФЗ в объёме, необходимом для исполнения договора, а сам договор и акты хранятся в делах по договорной работе, а не в личных делах работников.
Можно ли уничтожить личное дело, когда истекли 50 лет?
Не автоматически. Отметка ЭПК в пункте 445 Перечня Росархива № 236 означает, что по истечении срока дело проходит экспертизу ценности документов: часть дел может быть отобрана на постоянное хранение. Уничтожают только дела, которые экспертная комиссия признала не имеющими ценности, по акту о выделении к уничтожению.
Что изменилось в приказе 29н для тех, кто поступает на работу?
С 1 марта 2025 года приказ Минздрава № 509н изменил строку 33 перечня медицинских противопоказаний к приказу № 29н. Для поступающих на работу противопоказанием установлена I-IV степень снижения слуха, для уже работающих — II-IV степень. Поэтому заключение предварительного осмотра для кандидата и заключение периодического осмотра для действующего работника по одному и тому же фактору могут различаться.
