Перечень сроков хранения управленческих документов разбор для кадровой службы

Перечень сроков хранения управленческих документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, — основной источник сроков для кадровой службы: он действует с 18.02.2020 и одинаково применяется к бумажным и электронным документам. Приказы о приёме, переводе и увольнении, трудовые договоры, личные карточки и личные дела хранятся 50/75 лет, приказы о ежегодных отпусках и командировках — 5 лет, графики отпусков и приказы о дисциплинарных взысканиях — 3 года. Срок считается с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Для документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, срок 75 лет, после этой даты — 50 лет; у работников с вредными и опасными условиями труда приказы об отпусках и командировках и табели хранятся 50/75 лет вместо 5.

Разбираем кадровый раздел Перечня по статьям: как читать отметки ЭПК и «постоянно» в организации, которая не сдаёт документы в госархив, и что делать с документом, которого в Перечне нет. Отдельно показываем порядок передачи дел в архив и уничтожения по приказу Росархива № 77 и состав комплекта хранения электронного кадрового документа. Пошаговый порядок уничтожения, чек-лист проверки архива, штрафы по статье 13.20 КоАП РФ и стоимость электронного архива — во второй половине статьи.

Какие акты задают сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения кадровых документов устанавливают два уровня норм. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в статье 22.1 задаёт общее правило для документов по личному составу: 75 лет для законченных делопроизводством до 01.01.2003 и 50 лет для законченных после этой даты, если перечнем не установлен иной срок. Конкретный срок для каждого вида документа даёт Перечень типовых управленческих архивных документов. Порядок хранения, экспертизы ценности, передачи в архив и уничтожения регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, они действуют с 17.09.2023.

Официальный текст Перечня и порядок его применения Росархив публикует на странице Перечня типовых управленческих архивных документов на сайте Федерального архивного агентства. Перед тем как ставить срок в номенклатуру дел, сверяйте строку с этой редакцией, а не с пересказом в обзорах: в обзорах статьи с несколькими подпунктами часто подаются слитно.

Как читать отметки 50/75, ЭПК и «постоянно»

Порядок применения Перечня расписан в его вводной части, и кадровику нужны пять её пунктов. Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела в делопроизводстве (п. 2.2): личное дело работника, уволенного в марте 2026 года, закрывается в 2026 году, а 50 лет отсчитываются с 01.01.2027. Отметка 50/75 означает 75 лет для документов, законченных делопроизводством до 01.01.2003, и 50 лет для законченных после (п. 2.4). Отметка ЭПК говорит, что документы или их часть могут быть отобраны на постоянное хранение (п. 2.5), поэтому по истечении срока такое дело не уничтожают без решения экспертной комиссии. Срок не зависит от того, ведётся документ на бумаге или в электронном виде (п. 2.9). Сроки Перечня применяются и к документам, законченным до его вступления в силу, кроме тех, что уже внесены в утверждённые описи постоянного хранения или акты о выделении к уничтожению (п. 2.1).

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Пятьдесят лет для кадровых документов установлены неслучайно. Эти документы нужны не работодателю, а самому человеку, и часто тогда, когда компании уже не существует. Поэтому при чистке архива личные карточки, трудовые договоры и приказы по личному составу откладывайте на длительное хранение первыми, а выбирайте к уничтожению только то, по чему срок точно истёк.»

Отраслевые перечни, если они есть, имеют приоритет над Перечнем № 236 для документов, специфичных для отрасли: медицинская документация регулируется приказами Минздрава, личные дела студентов и учебные журналы — ведомственными перечнями в образовании, отчётность и досье клиентов в финансовом секторе — указаниями Банка России. Проверьте, есть ли такой перечень для вашей сферы, до того как открывать общий.

Сроки хранения кадровых документов по Перечню № 236: сводная таблица

Кадровому обеспечению в Перечне посвящены статьи 434-457, ещё несколько кадровых позиций разнесены по другим разделам: табели — в статью 402, журналы регистрации приказов — в статью 182, штатные расписания — в статью 40. Таблица собирает документы, которые проходят через кадровую службу почти в каждой организации.

Из таблицы видно, что срок зависит от предмета приказа, а не от его вида. Приказ об отпуске по уходу за ребёнком или об отпуске без сохранения заработной платы хранится 50/75 лет, а приказ о ежегодном оплачиваемом отпуске — 5 лет, хотя оба оформляет один специалист по кадрам в одном журнале. Если такие приказы подшиты в одно дело, всё дело живёт по самому длинному сроку, и к уничтожению через 5 лет его не выделить.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу

Приказы по основной (профильной) деятельности идут по статье 19 Перечня и хранятся постоянно, а в организациях, которые не являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, — до ликвидации организации. Приказы по административно-хозяйственным вопросам по той же статье хранятся 5 лет. Приказы по личному составу — это статья 434 с разбивкой по предмету, описанной выше. Журналы регистрации ведутся раздельно по тем же группам: для приказов по основной деятельности — постоянно, по личному составу — 50/75 лет ЭПК, по административно-хозяйственной деятельности — 5 лет (статья 182).

Отсюда практическое требование к номенклатуре: три группы приказов формируются в три разных дела с разными индексами. Приказ о приёме на работу, зарегистрированный в журнале приказов по основной деятельности, формально получает срок «постоянно», а приказ об утверждении ЛНА, попавший в журнал по отпускам, — 5 лет. Обе ошибки всплывают только при экспертизе ценности, когда разделить дела уже трудно.

Кадровые документы с коротким сроком: от 1 года до 5 лет

Большая часть переписки и вспомогательных документов кадровой службы хранится коротко, и именно они занимают место в архиве дольше, чем нужно:

• уведомления и предупреждения работникам от работодателя — 3 года (статья 436);
• характеристики, докладные записки, справки и переписка по дисциплинарным взысканиям — 3 года (статья 454);
• переписка по вопросам приёма, перевода и увольнения — 3 года (статья 455);
• согласие на обработку персональных данных — 3 года после истечения срока его действия или отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом или договором (статья 441);
• положения и инструкции об обработке персональных данных — постоянно по месту утверждения, в других организациях 3 года после замены новыми (статья 440);
• заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий — 1 год (статья 451).

Срок для согласия на обработку персональных данных считается не от даты подписания, а от даты окончания его действия или отзыва. Согласие работника, который проработал 10 лет и не отзывал его, уничтожать через 3 года после подписания нельзя.

Важный нюанс из практики: журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет (статья 423 а), тогда как журналы проверки знаний по охране труда — 5 лет (статья 423 б). Если журналы инструктажей ведёт кадровая служба, их не выделяют к уничтожению вместе с пятилетними документами: при расследовании несчастного случая или профессионального заболевания запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека, и статья 425 Перечня прямо называет такие выписки в составе документов о несчастном случае.

Как определить срок, если документа нет в Перечне или отметка неочевидна

Самый частый вопрос при составлении номенклатуры — что означает «постоянно» в коммерческой организации, которая никогда не сдавала документы в госархив. Ответ зависит от статуса организации и от примечания к конкретной статье. Сценарии, которые встречаются в кадровой работе, собраны в таблице.

Из таблицы следует, что у негосударственной организации нет общего права уничтожить документы «постоянного» хранения через 10 лет: для приказов по основной деятельности и штатных расписаний примечания устанавливают срок до ликвидации. Статус источника комплектования проверяют по договору или уведомлению государственного либо муниципального архива; если таких документов нет, организация источником не является.

Важный нюанс из практики: ошибка возникает в обратном порядке поиска. Специалист по кадрам открывает Перечень № 236, находит подходящую строку и ставит срок, не проверив, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Там, где у отрасли своя специфика обучения и допуска к работе, почти всегда есть и своя специфика хранения.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Если вида документа нет в перечне, это не разрешение его не хранить. Срок определяется по аналогии: находите наиболее близкий по смыслу вид документа и применяете его срок. Экспертная комиссия принимает решение, оно оформляется и фиксируется в номенклатуре дел, и при проверке вы показываете документированный выбор, а не догадку.»

Пример такого пробела — журналы учёта и выдачи инструкций по охране труда: их ведение обязательно, а отдельной строки в Перечне нет. Для них ориентируются либо на срок самих инструкций, либо на срок журналов инструктажей, в зависимости от содержания, и записывают обоснование в протокол экспертной комиссии.

Образцы кадровых документов с длительным сроком хранения

Комплект собран из документов, которые хранятся 50/75 лет или от которых зависит отсчёт срока; начните с описи документов личного дела — по ней проверяют полноту дела перед передачей в архив.

Номенклатура дел, передача в архив и уничтожение по приказу Росархива № 77

Номенклатура дел переводит Перечень в рабочий документ организации: в ней за каждым делом закреплены индекс, заголовок, срок хранения и номер статьи. Сводная номенклатура дел организации хранится постоянно, номенклатуры структурных подразделений — 3 года (статья 157 Перечня). Рекомендуемые формы номенклатуры приведены в приложениях № 1 и 2 к Правилам, утверждённым приказом Росархива № 77, форма акта о выделении документов к уничтожению — в приложении № 3, описи дел, включая опись по личному составу, — в приложениях № 7 и 10, архивной справки — в приложении № 29.

Законченные дела не уходят в архив организации сразу. По пункту 47 Правил архивные документы передают не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Полный текст Правил и приложений с формами Росархив публикует на странице Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов. Описи дел по личному составу хранятся 50/75 лет (статья 172 б), описи дел временного, свыше 10 лет, хранения — 3 года после уничтожения дел (статья 172 в).

Акты о выделении дел к уничтожению входят в дело фонда, которое хранится постоянно (статья 170). Акт — единственное доказательство того, что документ уничтожен по истечении срока, а не утерян: без него отсутствие личной карточки или приказа при проверке объяснить нечем.

Лайфхак: документы до 10 лет хранения держите рядом с рабочими делами, документы свыше 10 лет отправляйте в архив. Опись на длительное хранение составляйте по людям, а не по годам: при расследовании или запросе ищут не дело за конкретный год, а сведения о конкретном работнике.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как выделить к уничтожению кадровые документы с истёкшим сроком: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Сверьте номенклатуру дел с действующей редакцией Перечня № 236 и отраслевым перечнем, если он есть. У каждого дела должны быть указаны срок и номер статьи.
2. Шаг 2. Разделите документы на текущие и завершённые, завершённые — на дела до 10 лет и свыше 10 лет хранения. Внутри каждой группы сортируйте по видам и годам, от старых к новым.
3. Шаг 3. Отберите дела с истёкшим сроком, отсчитывая его с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Смешанные дела, где приказы о ежегодных отпусках подшиты вместе с приказами об отпусках по уходу за ребёнком, в отбор не включайте.
4. Шаг 4. Дела со статьями, у которых стоит отметка ЭПК, передайте на рассмотрение экспертной комиссии: она решает, выделять их к уничтожению или отобрать на постоянное хранение.
5. Шаг 5. Оформите акт о выделении документов к уничтожению по рекомендуемой форме приложения № 3 к Правилам № 77 и получите решение экспертной комиссии и утверждение руководителя.
6. Шаг 6. Уничтожьте документы только после утверждения акта и включите акт в дело фонда. Для электронных документов акт составляется так же, срок хранения от носителя не зависит.

Электронные кадровые документы: те же сроки, другой комплект хранения

Электронный трудовой договор хранится столько же, сколько бумажный, — 50/75 лет: пункт 2.9 Перечня прямо говорит, что срок не зависит от носителя. Меняется состав того, что нужно хранить. Единые требования к электронным кадровым документам по приказу Минтруда России от 20.09.2022 № 578н действуют с 01.03.2023: в комплект входят основной файл в формате PDF/A-1A, XML-описание, приложения, файлы усиленной электронной подписи и машиночитаемой доверенности, если документ подписан по ней. Разъяснения по составу комплекта Минтруд публикует в разделе об электронном кадровом документообороте на сайте Минтруда России.

В сервисе Добыто подписанный кадровый документ проходит маршрут согласования, после подписи работником с телефона уходит в электронный архив, и дальше срок хранения отсчитывается по той же статье Перечня, что и для бумажного оригинала.

Форма хранения определяется формой создания

Самая распространённая ошибка при переходе на КЭДО — считать, что бумагу можно заменить сканом или, наоборот, распечатать электронный документ и хранить распечатку. Ни то, ни другое оригинал не заменяет.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, распечатка вместо файла не годится. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, и дальше вы живёте с ним весь срок хранения, для трудового договора это 50 лет.»

Как сохранить проверяемость подписи на 50 лет

Сертификат ключа подписи действует ограниченный срок, а трудовой договор хранится полвека. Чтобы подпись можно было проверить через 20 или 30 лет, документ подписывают при действующем сертификате, добавляют метку времени, а при смене криптоалгоритмов формируют усовершенствованную подпись поверх прежней и передают документ в архив с сохранением проверяемости. Общую стратегию долговременной сохранности описывает ГОСТ Р 57762-2017: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция и безопасность.

Что спросить у оператора КЭДО об архиве до подключения

Срок хранения кадровых документов почти всегда длиннее срока договора с оператором системы. Поэтому до подключения выясните:

• где физически хранятся данные и полный перечень лиц, которые получают к ним доступ;
• выгружается ли комплект документа целиком в формате по приказу № 578н: документ, файл подписи, доверенность;
• есть ли разграничение доступа по ролям и журнал обращений к документам;
• что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Вопрос к вендору формулируйте так: выгружает ли система комплект целиком в требуемом формате. Не хранит, а именно выгружает. При проверке, при споре или при смене оператора вам понадобится не картинка на экране, а файлы: сам документ, файл подписи отдельно и доверенность, если подписано по ней.»

Важный нюанс из практики: на вопрос о доступе к данным вендоры часто отвечают «данные хранятся защищённо». Просите список лиц: обычно доступ получают три участника — сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. Передача персональных данных каждому из них должна иметь основание, а работникам нужно объяснить, кому именно передаются их данные.

В Добыто раздел «Архив» вынесен в отдельную вкладку рядом с документами «В работе» и «Требуют действия», а подписанные документы переводятся туда массовым действием «В архив». Для компаний, которым нужно исключить внешнюю инфраструктуру, в тарифе «Корпорация» предусмотрен выделенный сервер.

Архивная справка, ликвидация и ответственность за нарушение хранения

Ради чего хранятся документы 50/75 лет, видно по запросам бывших работников. По статье 62 ТК РФ работодатель выдаёт копии документов, связанных с работой, не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления, а сами заявления о выдаче хранятся 1 год (статья 451 Перечня). Архивная справка оформляется по документам архива организации — приказам по личному составу, личным карточкам, личным делам, и Правила № 77 дают для неё рекомендуемую форму в приложении № 29. Если приказа о приёме на работу или личной карточки в архиве нет, подтвердить стаж работника за этот период организация не сможет.

Что происходит с кадровым архивом при ликвидации

При ликвидации негосударственной организации документы Архивного фонда, документы по личному составу и архивные документы с неистёкшим сроком хранения передаёт в упорядоченном состоянии ликвидационная комиссия, ликвидатор или конкурсный управляющий. Получатель — соответствующий государственный или муниципальный архив, передача идёт на основании договора. Это правило одинаково для Москвы и регионов: бывший работник ликвидированной компании запрашивает архивную справку уже в том архиве, который принял её документы. Упорядоченное состояние означает, что дела сформированы, описаны и внесены в описи, поэтому ликвидационной комиссии, которая получает неразобранный кадровый архив, приходится проводить экспертизу ценности и составлять описи до передачи.

Штрафы и цена ошибки

Статья 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов предусматривает предупреждение либо штраф: для граждан — от 1 000 до 3 000 рублей, для должностных лиц — от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей. Сумма штрафа меньше, чем последствия утраты документа. Если через 15 лет бывший работник связывает заболевание с условиями труда или требует подтвердить стаж, доказывать проведение инструктажей, приём и увольнение придётся работодателю, а без журнала, приказа или личной карточки доказательств нет.

Персональные данные в кадровом архиве: изменения 2025 года

Кадровый архив — это массив персональных данных, и с 2025 года к нему применяются два новых требования. С 01.07.2025 Федеральный закон от 28.02.2025 № 23-ФЗ запретил при сборе персональных данных граждан РФ использовать зарубежные базы данных для их записи, систематизации, накопления, хранения, уточнения и извлечения, кроме прямо перечисленных в законе случаев. С 01.09.2025 Федеральный закон от 24.06.2025 № 156-ФЗ требует оформлять согласие на обработку персональных данных отдельно от иных документов, которые работник подтверждает или подписывает. Согласие, включённое текстом в трудовой договор или анкету после этой даты, требованию не отвечает, а срок его хранения по статье 441 Перечня всё равно считается от окончания действия или отзыва.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Кадровые документы содержат чувствительные сведения: о семье, здоровье, доходах. Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. Разграничьте доступ по ролям так, чтобы трудовой договор видели специалист, который с ним работает, и сам работник, а не весь отдел.»

Платформа Добыто работает по требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ, поэтому разграничение доступа и хранение согласий в электронном архиве настраиваются в рамках тех же требований, что и хранение бумажного личного дела.

Чек-лист проверки кадрового архива

• Проверено, есть ли для вашей отрасли специальный перечень: для отраслевых документов он имеет приоритет.
• В номенклатуре дел у каждого дела указаны срок хранения и номер статьи Перечня.
• Приказы по основной деятельности, приказы по личному составу со сроком 50/75 лет и приказы об ежегодных отпусках и командировках ведутся в разных делах и зарегистрированы в разных журналах.
• Документы разделены на текущие и завершённые, завершённые — по порогу 10 лет хранения.
• Законченные дела переданы в архив организации не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения.
• Форма хранения соответствует форме создания: электронное хранится электронно, бумажное — на бумаге.
• Для электронных документов хранится полный комплект: PDF/A-1A, XML-описание, файлы подписи и машиночитаемая доверенность, если документ подписан по ней.
• Для документов, которых нет в Перечне, срок определён по аналогии, решение экспертной комиссии зафиксировано.
• Опись документов длительного хранения позволяет найти сведения по конкретному работнику.
• Акты о выделении к уничтожению утверждены и хранятся в деле фонда.
• Доступ к кадровому архиву разграничен по ролям.

Стоимость электронного архива кадровых документов в Добыто

Стоимость зависит от численности сотрудников и тарифа: электронный архив входит в тарифы «Бизнес» и «Корпорация», электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.

Итоговая сумма складывается из числа сотрудников и выбранного тарифа; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия и состав функций по каждому тарифу опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО, цены приведены на дату публикации статьи.

Выводы

Срок хранения кадрового документа определяет не его название, а предмет и статья Перечня № 236: приказы о приёме, увольнении и отпусках по уходу за ребёнком живут 50/75 лет, приказы о ежегодных отпусках и командировках — 5 лет, если условия труда не вредные. Отметка «постоянно» в негосударственной организации для приказов по основной деятельности и штатных расписаний означает хранение до ликвидации, а не 10 лет. Электронный документ хранится столько же, сколько бумажный, но в полном комплекте по приказу № 578н и в той форме, в которой он создан.

Кадровые документы, которые создаются и подписываются в Добыто, сразу попадают в электронный архив с разграничением доступа, поэтому номенклатура и сроки для них задаются один раз при подключении, а не восстанавливаются при проверке или ликвидации.

Частые вопросы о сроках хранения кадровых документов

Сколько хранить документы кандидатов, которым отказали в приёме на работу?

Заявления, анкеты, копии документов об образовании и трудовой деятельности лиц, не принятых на работу, хранятся 1 год (статья 438 б Перечня № 236). Для претендентов на вакантную должность, не допущенных к конкурсу или не прошедших конкурсный отбор, срок 3 года (статья 438 а). Если кандидат дал согласие на включение в кадровый резерв, документы по формированию резерва хранятся 5 лет (статья 439).

Сколько хранить трудовую книжку, которую работник не забрал?

Подлинные личные документы — трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства — хранятся до востребования. Невостребованные работниками документы хранятся 50/75 лет (статья 449): 50 лет, если дело закончено после 01.01.2003, и 75 лет, если раньше. Уничтожить невостребованную трудовую книжку через 3 или 5 лет нельзя.

Сколько хранить отчёты о командировках и документы воинского учёта?

Отчёты работников о командировках хранятся 5 лет с отметкой ЭПК (статья 452), то есть по истечении срока экспертная комиссия решает, нужно ли отобрать их на постоянное хранение. Планы, списки, отчёты и переписка по ведению воинского учёта и бронированию граждан, пребывающих в запасе, хранятся 5 лет (статья 457).

Сколько хранить характеристики на работников и листы собеседования?

Характеристики и справки об объективных сведениях на работников хранятся 5 лет (статья 447). Листы собеседования и стажировочные листы водителей — тоже 5 лет (статья 448). Если характеристика подшита в личное дело, она хранится в составе дела 50/75 лет по статье 445.

Применяется ли Перечень № 236 к делам, закрытым до 2020 года?

Да. По пункту 2.1 Перечня его сроки применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до 18.02.2020. Исключение — документы, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения или в акты о выделении к уничтожению, утверждённые до вступления Перечня в силу: для них сохраняется ранее принятое решение.

Чем отличается срок хранения типовой должностной инструкции от инструкции конкретного работника?

Типовые должностные инструкции и профили должности хранятся 3 года после замены новыми (статья 442). Должностная инструкция, с которой ознакомлен конкретный работник, хранится 50/75 лет (статья 443): по ней подтверждают трудовую функцию и характер работы, в том числе для пенсионных и трудовых споров.