Хранение, комплектование и учёт архивных документов — обязанность любой организации, независимо от формы собственности и численности: по части 1 статьи 17 закона № 125-ФЗ «Об архивном деле» компания обеспечивает сохранность документов в течение установленных сроков. Кадровые документы — приказы по личному составу, включая приказ о приёме на работу, трудовые договоры, личные карточки — хранятся 50 лет, если закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Порядок работы задают Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77: номенклатура дел, экспертная комиссия, описи, передача дел в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года, уничтожение только по утверждённому акту. Пока компания действует, архив хранит она сама; при ликвидации документы по личному составу в упорядоченном состоянии уходят в государственный или муниципальный архив.
Материал помогает выстроить годовой цикл архивной работы и проверить себя: какие документы хранятся 5, 45 и 50/75 лет, чем хранение электронных кадровых документов отличается от бумажных, как оформить архивную справку по запросу бывшего работника. Отдельно разобраны ошибки, из-за которых работодатель через 15-20 лет не может доказать проведённые инструктажи. Штрафы по статье 13.20 КоАП, сценарная таблица, стоимость электронного хранения и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какие обязанности по архиву несёт организация по 125-ФЗ и Правилам № 77
Создавать архив как отдельное подразделение коммерческая компания вправе, но не обязана: это часть 2 статьи 13 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Обязательным создание архива закон делает только для государственных органов и органов местного самоуправления. При этом обязанность обеспечить сохранность архивных документов в течение сроков их хранения лежит на любой организации без исключений.
Практический порядок описан в Правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. Их утвердил приказ Росархива от 31.07.2023 № 77, зарегистрированный Минюстом 06.09.2023 № 75119, действуют они с 17.09.2023. Правила распространяются на документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе на документы по личному составу, то есть на весь кадровый массив компании.
Обязанности, которые вытекают из закона и Правил, удобнее проверять по одной таблице: каждая строка — отдельное действие с нормой, на которую можно сослаться при проверке.
| Обязанность | Что конкретно требуется | Основание |
|---|---|---|
| Обеспечить сохранность | Хранить документы в течение сроков, установленных законом и перечнями | ч. 1 ст. 17 125-ФЗ |
| Определить, кто отвечает за архив | Архив как подразделение либо возложение обязанностей на конкретного работника (лицо, ответственное за архив); работа архива регламентируется ЛНА, в том числе положением об архиве | пп. 2, 3 Правил № 77 |
| Создать экспертную комиссию (ЭК) | ЭК создаётся приказом и действует по положению, разработанному на основе Примерного положения об ЭК (приказ Росархива от 11.04.2018 № 43) | п. 18 Правил № 77 |
| Вести номенклатуру дел | Разрабатывается в конце каждого года, согласуется с ЭК, утверждается руководителем, вводится в действие с 1 января следующего года | Правила № 77 |
| Составлять описи | На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу; подразделения сдают описи в 2 экземплярах не позднее чем через 1 год после завершения дел | Правила № 77 |
| Передавать дела в архив | Не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве | п. 47 Правил № 77 |
| Уничтожать только по акту | Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждает руководитель; документ об утилизации прикладывается к акту | пп. 26, 31 Правил № 77 |
| Проверять наличие документов | Документы на бумаге — не реже 1 раза в 10 лет, с пометкой «Для служебного пользования» — не реже 1 раза в 5 лет | Правила № 77 |
| Отвечать на запросы граждан | Запросы социально-правового характера исполняются безвозмездно в течение 30 календарных дней со дня регистрации | п. 182 Правил № 77, ч. 3 ст. 26 125-ФЗ |
| Передать документы при ликвидации | Документы по личному составу в упорядоченном состоянии передаются в государственный или муниципальный архив, негосударственной организацией — на основании договора | ст. 23 125-ФЗ, п. 225 Правил № 77 |
Из десяти строк на усмотрение компании оставлена только форма организации архива. Номенклатура, ЭК, описи, сроки и порядок уничтожения действуют и тогда, когда архивом занимается один специалист по кадрам.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Пятьдесят лет для кадровых документов установлены не ради работодателя. Эти документы нужны самому человеку, и нужны они часто тогда, когда компании, где он работал, уже нет. Поэтому при ревизии архива я советую начинать не с того, что можно выбросить, а с того, что нельзя: приказы по личному составу, трудовые договоры, личные карточки и журналы инструктажей отложите на длительное хранение первыми.»
Когда отдельный архив в компании не нужен
Пункт 2 Правил № 77 допускает возложить обязанности по хранению, комплектованию, учёту и использованию документов на конкретного работника. Документы временных сроков хранения до 10 лет включительно по пункту 47 Правил хранятся в структурных подразделениях и после экспертизы ценности уничтожаются, а в архив передаются только по решению руководителя, если в подразделениях нет условий для их сохранности. Для небольшой компании это означает: отдельное подразделение и штатный архивист не требуются, достаточно приказа о назначении ответственного, положения об ЭК и утверждённой номенклатуры дел.
Граница применимости здесь жёсткая. Отказ от архивного подразделения не сокращает ни одного срока хранения и не отменяет уничтожение только по акту. Проверьте, есть ли в компании приказ, где ответственный за архив назван по фамилии и должности: без него обязанности формально ни на кого не возложены.
Сроки хранения кадровых документов: 5, 45, 50/75 лет и постоянно
Статья 22.1 закона № 125-ФЗ устанавливает для документов по личному составу 50 лет, если они закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет, если до этой даты. Правило не применяется, когда действующий перечень архивных документов устанавливает для документа иной срок. Основной такой перечень для большинства организаций — Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236: зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449, действует с 18.02.2020.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Текст Перечня с алфавитным указателем видов документов размещён на странице Перечня типовых управленческих архивных документов на портале «Архивы России»: по указателю срок для конкретного вида документа находится быстрее, чем по разделам. Для кадровой службы и охраны труда чаще всего нужны следующие строки.
| Документ | Срок хранения |
|---|---|
| Приказы по личному составу, в том числе приказ о приёме на работу; трудовые договоры; личные карточки | 50 лет (до 2003 года — 75 лет) |
| Графики отпусков, табели учёта рабочего времени | 5 лет |
| Штатные расписания, локальные нормативные акты | постоянно |
| Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте (ст. 423 «а») | 45 лет |
| Журналы профилактических работ и проверки знаний по охране труда (ст. 423 «б») | 5 лет |
| Протоколы результатов обучения по охране труда (ст. 422) | 5 лет |
| Книги, журналы регистрации несчастных случаев на производстве, учёта аварий (ст. 424) | 45 лет |
| Списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда (ст. 414) | 50/75 лет |
| Документы о расследовании и учёте профессиональных заболеваний (ст. 419) | 50/75 лет |
| Нормы обеспечения средствами защиты, смывающими средствами, молоком, лечебно-профилактическим питанием (ст. 426) | по месту утверждения — постоянно; в других организациях — 3 года после замены новыми |
Разброс внутри одного направления доходит до 9 раз: протокол проверки знаний подтверждает разовое событие, которое через 3 года перекроет новая проверка, а журнал инструктажей доказывает регулярную работу по безопасности за весь период работы человека. Сверьте свою номенклатуру дел с таблицей: у каждого дела должны стоять срок и номер статьи Перечня.
Внимание: статья 423 Перечня разделена на два подпункта с разными сроками. Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет, журналы проверки знаний и профилактических работ — 5 лет. В обзорах их часто подают слитно, и журналы инструктажей уходят в утиль вместе с протоколами.
Отраслевой перечень проверяется раньше общего
Для отдельных сфер действуют свои перечни, и для документов, специфичных для отрасли, они имеют приоритет над Перечнем № 236. В здравоохранении хранение медицинских карт, заключений и медицинской документации регулируют приказы Минздрава, в образовании ведомственные перечни задают сроки для личных дел студентов, учебных планов и журналов, в финансовом секторе действуют указания Банка России по хранению отчётности, договоров и досье клиентов.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Ошибка обычно возникает в обратном порядке: специалист открывает Перечень № 236, находит подходящую строку, ставит срок и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Там, где у отрасли своя специфика обучения персонала, почти всегда есть и своя специфика хранения. Сначала проверьте, есть ли отраслевой перечень, и только потом берите срок из общего.»
Комплектование архива: номенклатура дел, экспертиза ценности, описи и передача дел
Документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они закончены делопроизводством. С этой даты запускается весь цикл комплектования, и держится он на номенклатуре дел: по пункту 10 Правил № 77 она служит основой для формирования дел и описей постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а дела со сроком до 10 лет включительно учитываются по самой номенклатуре, без описей.
Экспертиза ценности, по пункту 14 Правил, определяет срок хранения документа и решает, отбирается ли он в Архивный фонд РФ или выделяется к уничтожению по истечении срока. Проводит её ЭК. Функции комиссии по пункту 19: ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения, рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел, описей, актов о выделении к уничтожению, актов о неисправимых повреждениях документов и актов о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны.
Организации, которые выступают источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, согласовывают положение об ЭК с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, а проекты описей представляют на ЭПК. Для большинства коммерческих компаний, которые источниками комплектования не являются, внешнее согласование не требуется: номенклатуру, описи и акты рассматривает собственная ЭК, утверждает руководитель.
Как выстроить годовой цикл комплектования архива: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте приказ о создании ЭК и утвердите положение о ней на основе Примерного положения об ЭК, утверждённого приказом Росархива от 11.04.2018 № 43. Тем же или отдельным приказом назначьте лицо, ответственное за архив.
- Шаг 2. В конце года соберите номенклатуры дел структурных подразделений. Служба делопроизводства готовит сводный проект, его подписывает руководитель службы и визирует ответственный за архив. Для каждого дела укажите срок хранения и статью перечня.
- Шаг 3. Согласуйте номенклатуру с ЭК и передайте на утверждение руководителю. Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
- Шаг 4. Не позднее чем через 1 год после завершения дел подразделения составляют описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу в 2 экземплярах и сдают их ответственному за архив. На электронные документы составляются отдельные описи в электронной форме.
- Шаг 5. Проведите экспертизу ценности и подготовьте проект акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В акт включаются дела, срок хранения которых истёк к 1 января года, в котором составлен акт. ЭК рассматривает проекты описей и акта на одном заседании.
- Шаг 6. Передайте дела в архив или ответственному за архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве. Приём-передача идёт в присутствии работника подразделения, в конце каждого экземпляра описи фиксируются число принятых дел, номера отсутствующих, дата и подписи.
- Шаг 7. После утверждения акта руководителем передайте документы в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья, а документ, подтверждающий утилизацию, приложите к акту.
Проверить, пройден ли цикл, можно по трём бумагам за прошлый год: утверждённая номенклатура с датой ввода 1 января, описи с отметкой о приёме дел и акт о выделении к уничтожению с документом об утилизации.
Образцы кадровых документов для формирования личных дел и архива
Начните с описи документов личного дела: по ней сверяется комплектность дела перед передачей в архив.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
Учёт и условия хранения: помещение, режим и проверка наличия
Для документов на бумажном носителе в архивохранилище Правила № 77 требуют температуру 17-19 °C и относительную влажность воздуха 50-55%. Сезонные и суточные колебания допускаются не более чем на 5 °C по температуре и на 10% по влажности. Контроль ведётся термометром и гигрометром или термогигрометром в контрольных точках вдали от отопительных и вентиляционных систем, на высоте не менее 1 м от пола, а показатели и меры по нормализации режима фиксируются в архиве.
Кроме хранилища, для архива при необходимости выделяются помещение для приёма и временного хранения документов, рабочая комната ответственного за архив и помещение для работы с документами. Пользователь работает с архивными документами только в присутствии работника архива. Требования федеральные: для компании в Москве и для компании в регионе они одинаковы, различается только государственный или муниципальный архив, куда документы уйдут при ликвидации.
Плановая проверка наличия документов на бумаге проводится не реже 1 раза в 10 лет, документов с пометкой «Для служебного пользования» — не реже 1 раза в 5 лет. Внеплановую проверку, сплошную или выборочную, назначают при смене ответственного за архив, при реорганизации, после массового перемещения документов или чрезвычайной ситуации, а источники комплектования — ещё и перед передачей документов в государственный или муниципальный архив. Проверку проводят двое: ответственный за архив и специально назначенный работник сверяют описательную статью описи с заголовком на обложке дела.
Лайфхак: завершённые документы удобно делить по порогу 10 лет: до 10 лет — протоколы, приказы, инструкции, свыше 10 лет — журналы инструктажей, карты специальной оценки условий труда. Для длительного хранения составляйте опись по людям, а не по годам: при несчастном случае или профзаболевании ищут конкретного человека, а не журнал за определённый год.
Важный нюанс из практики: при расследовании несчастного случая с работником, отработавшим 20 лет, запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период его работы. Статья 425 Перечня прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о несчастном случае, поэтому закончившийся журнал уходит в архив, а не в утиль.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельный вопрос учёта — кто имеет доступ к кадровому массиву. Кадровые документы содержат сведения о семье, здоровье и доходах работников, это персональные данные по 152-ФЗ, и доступ к ним разграничивается по ролям.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. Разграничение доступа работает одинаково для бумажного архива и для электронной системы. Составьте список, кто и к каким делам имеет доступ, и сверьте его с должностными обязанностями: у каждого лишнего доступа должно быть основание или его нужно закрыть.»
Электронные кадровые документы в архиве: КЭДО, СХЭД и форма хранения
По статье 22.3 ТК РФ работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, в том числе когда электронный документооборот ведётся в информационной системе работодателя или на цифровой платформе «Работа в России». Сроки для электронного и бумажного приказа о приёме одинаковы — 50 лет, различаются способ хранения и учёта.
По пункту 4 Правил № 77 электронные архивные документы хранятся с применением системы хранения электронных документов (СХЭД). На электронные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются отдельные описи, на электронные документы, не подлежащие хранению, — отдельный акт на уничтожение. При приёме электронных документов в архив, если автоматической проверки нет, ответственный за архив выборочно проверяет воспроизводимость не менее 1% поступивших документов.
Перевести в электронный вид можно не всё. Статья 22.1 ТК РФ оставляет на бумаге трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве и документы о прохождении инструктажей по охране труда, поэтому у компании на КЭДО всё равно остаётся бумажный архив со своим хранилищем и режимом.
Форма хранения определяется формой создания
Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатка не становится оригиналом, это копия электронного документа. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет.
Важный нюанс из практики: протоколы проверки знаний по охране труда можно вести и в электронном, и в бумажном виде, а удостоверения ведутся на бумаге. При переводе охраны труда в электронный вид это разграничение теряется чаще всего.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Решение о форме документа принимается один раз, на входе, и дальше вы живёте с ним весь срок хранения, а для журналов инструктажей это 45 лет. Протокол, подписанный электронной подписью, хранится как файл с подписью, протокол, подписанный от руки, — на бумаге. Перед переводом процесса в электронный вид проверьте, не попадает ли документ в перечень тех, что закон оставляет на бумаге.»
Форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд, сроки и правила хранения — Росархив. В комплект хранения входят сам документ, отдельный файл подписи, а если документ подписан по доверенности — машиночитаемая доверенность, она входит в состав кадрового документа. В практике Добыто мы советуем задать оператору КЭДО до подключения один вопрос: выгружает ли система комплект целиком. При проверке, в споре или при смене оператора понадобятся файлы, а не изображение на экране.
В Добыто подписанный документ попадает во вкладку «Архив» вместе со статусом и маршрутом согласования, а массовое действие «В архив» переносит туда завершённые документы.
Что электронный архив доказывает в суде
Электронный документ признаётся письменным доказательством частью 3 статьи 75 АПК РФ и статьёй 71 ГПК РФ. При этом часть 8 статьи 75 АПК РФ сохраняет за судом право потребовать подлинник, если копии представлены в электронном виде, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи.
Кейс из практики: работник оспорил увольнение по заявлению, поданному через систему КЭДО. У работодателя были положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников, согласие работника, и районный суд решением от 03.06.2022 в иске отказал, апелляция жалобу отклонила. Кассационный суд акты отменил: в деле не оказалось сведений о порядке идентификации работника. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 работник выиграл, потому что подпись выдали в день заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а система работодателя всё это зафиксировала. Журнал событий системы хранится вместе с документами и в споре читается обеими сторонами.
Мы поэтому разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней, а перед раскаткой на всю компанию закладываем пилотную группу: суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, а не подпись в журнале ознакомления. Проверьте у себя три вещи: описан ли в ЛНА порядок идентификации при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении электронного заявления об увольнении.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела. Планируя отказ от бумажного архива, выпишите документы, которые существуют у вас только в электронном виде, и определите, чем вы подтвердите их подлинность.»
Архивная справка, выписка и копии документов: как отвечать на запросы работников
Работающему сотруднику по статье 62 ТК РФ работодатель выдаёт копии документов, связанных с работой, не позднее 3 рабочих дней со дня подачи письменного заявления. Когда документы уже переданы в архив, ответ оформляется по Правилам № 77 как архивная справка, архивная выписка, архивная копия или информационное письмо. Запросы социально-правового характера — о стаже, заработной плате, периодах работы — исполняются безвозмездно в течение 30 календарных дней со дня регистрации, тематические запросы — возмездно и при наличии у организации возможностей.
Архивная справка по пункту 185 Правил оформляется на бланке организации с названием «Архивная справка», подписывается руководителем или уполномоченным лицом и заверяется печатью. Требования к тексту:
- события излагаются в хронологическом порядке с указанием видов документов, их дат и номеров;
- данные воспроизводятся так, как они записаны в документах, а расхождения и неточности оговариваются в скобках: «Так в документе», «Так в тексте оригинала»;
- изменения, исправления и комментарии в тексте не допускаются;
- указываются архивные шифры и номера листов единиц хранения;
- справка больше одного листа прошивается, листы нумеруются и заверяются печатью (при наличии).
Справка в форме электронного документа подписывается УКЭП либо УНЭП, сертификат которой создан и используется в инфраструктуре взаимодействия информационных систем по постановлению Правительства от 22.12.2012 № 1382. Архивная копия на бумаге заверяется руководителем или уполномоченным им лицом.
Если организация ликвидирована и документы по личному составу переданы в государственный или муниципальный архив, бывший работник обращается туда. Заявление можно направить онлайн через услугу получения архивной справки о стаже и заработной плате на Госуслугах. Работодателю при запросе от бывшего работника стоит сразу проверить, у кого сейчас дела за нужные годы: в архиве компании, у ответственного за архив или уже в государственном архиве.
Штраф по статье 13.20 КоАП и цена ошибок в архивной работе
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов по статье 13.20 КоАП РФ влечёт предупреждение или штраф: для граждан от 1 000 до 3 000 рублей, для должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Исключение составляют случаи, подпадающие под статью 13.25 КоАП.
Штраф невелик, основные потери приходят через годы. Через 15 лет после увольнения бывший работник связывает заболевание с условиями труда, или происходит несчастный случай с человеком, отработавшим 20 лет, и расследование поднимает всю историю его инструктажей. Без журнала работодатель не докажет, что инструктажи проводились, а доказывать придётся именно ему.
- Журналы инструктажей уничтожены через 5 лет вместе с протоколами проверки знаний. Так делают, потому что статью 423 Перечня читают как одну строку. Цена — отсутствие доказательств по охране труда за весь период работы человека при расследовании несчастного случая или профзаболевания.
- Срок взят из общего Перечня № 236 при действующем отраслевом перечне. Общий перечень открывают первым, потому что он знаком. Цена — документ уничтожен раньше отраслевого срока, это нарушение правил хранения со штрафом по статье 13.20 КоАП и невозможностью восстановить сведения.
- Электронный документ распечатан и хранится как оригинал, бумажный подлинник заменён сканом. Мотив — привычка к бумаге или экономия места. Цена — распечатка остаётся копией электронного документа, скан не заменяет бумажный подлинник, а суд вправе потребовать оригинал.
- Документы уничтожены без утверждённого акта и без документа об утилизации. Мотив — срок истёк, и дела выбрасывают сразу. Цена — компании нечем подтвердить, что уничтожение прошло по пункту 31 Правил № 77, при проверке это квалифицируется как нарушение правил хранения.
Полезно знать: если вида документа нет в перечне, это не освобождает от хранения. Срок определяется по аналогии с наиболее близким видом документа, решение принимает ЭК, и оно фиксируется в номенклатуре дел: при проверке вы показываете документированный выбор, а не догадку.
Что критично в вашей ситуации: сценарная таблица
Набор обязательных действий зависит от статуса компании и от того, в какой форме создаются её документы.
| Сценарий | Что критично | Что вторично или не требуется |
|---|---|---|
| Действующая компания, не источник комплектования государственного архива | Сроки 50/75 лет, номенклатура дел, ЭК, описи по личному составу, уничтожение по акту | Форма архива: подразделение или ответственный работник; согласование с ЭПК архивного учреждения не предусмотрено |
| Источник комплектования государственного или муниципального архива | Согласование положения об ЭК с ЭПК, представление проектов описей на ЭПК, внеплановая проверка наличия перед передачей документов | Включение документов в Архивный фонд РФ компания не решает: решение принимает ЭПК архивного учреждения |
| Компания на КЭДО | СХЭД, отдельные описи и отдельный акт на уничтожение электронных документов, выгрузка комплекта: документ, файл подписи, машиночитаемая доверенность | Температурно-влажностный режим хранилища касается только бумажной части: трудовых книжек, актов о несчастных случаях, документов об инструктажах |
| Ликвидация, в том числе банкротство | Упорядочить и передать по договору в государственный или муниципальный архив документы по личному составу, документы Архивного фонда РФ и документы с неистёкшими сроками временного хранения | Документы с истёкшими сроками временного хранения в архив не передаются, они выделяются к уничтожению по акту |
Если компания готовится к ликвидации, договор с государственным или муниципальным архивом и упорядочение документов стоит закладывать в план ликвидационной комиссии заранее: передача идёт только в упорядоченном состоянии.
Стоимость электронного хранения кадровых документов: тарифы КЭДО на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, входит ли в тариф электронный архив и интеграция с 1С.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Готовый модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Электронный архив входит в тариф «Бизнес», а при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия по вашей численности приведены на странице тарифов КЭДО Добыто. Подключение аккаунта не заменяет подготовку ЛНА и сбор согласий работников: эти этапы идут отдельно, и их продолжительность зависит от численности компании.
Выводы
Архивная работа в организации сводится к годовому циклу: номенклатура дел к 1 января, описи в течение года после завершения дел, передача в архив в окне от 1 до 3 лет, уничтожение только по акту с подтверждением утилизации. Сроки для кадровых документов не зависят от носителя: электронный приказ о приёме хранится столько же, сколько бумажный, но хранится в той форме, в которой создан. Самые дорогие ошибки связаны не со штрафом по статье 13.20 КоАП, а с документами, которые понадобятся через десятилетия: журналами инструктажей и документами по личному составу.
Добыто ведёт электронную часть кадрового архива внутри КЭДО: подписанные документы хранятся вместе с файлами подписи и маршрутами согласования и выгружаются комплектом для проверки или спора.
Частые вопросы
С какого момента отсчитывается срок хранения документа?
Документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством. Приказ о приёме из дела, закрытого в 2025 году, считается архивным с 1 января 2026 года, и его 50-летний срок отсчитывается с этой даты. В акт о выделении к уничтожению документ включается, только если срок истёк к 1 января года, в котором составлен акт.
Что делать, если при проверке наличия дело не нашлось?
По Правилам № 77 организуется розыск в течение 1 года с даты выявления отсутствия, срок допускается продлить ещё на 1 год. Если розыск ничего не дал, составляется акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны: его утверждает руководитель по согласованию с ЭК, к акту прикладывается справка о проведении розыска. Источник комплектования, не нашедший документы Архивного фонда РФ, представляет акт в государственный или муниципальный архив для снятия утраченных дел с учёта.
Сколько хранить журнал учёта инструкций по охране труда, если его нет в Перечне?
Журналы учёта и выдачи инструкций по охране труда в Перечне № 236 отдельной строкой не названы. Срок определяется по аналогии: ориентиром служит срок самих инструкций по охране труда либо 45-летний срок журналов инструктажа, в зависимости от содержания журнала. Выбор оформляется решением ЭК и фиксируется в номенклатуре дел со ссылкой на статью, взятую за основу.
Сколько хранить документы по обязательным медосмотрам по приказу Минздрава № 29н?
Порядок обязательных медосмотров установлен приказом Минздрава от 28.01.2021 № 29н, а сроки хранения задаёт Перечень № 236. Перечни вредных и опасных факторов и работ для обязательных медосмотров по статье 411 хранятся по месту утверждения постоянно, в других организациях — до замены новыми. Протоколы и заключения психофизиологических обследований по статье 413 хранятся 50/75 лет. Медицинская документация в медицинских организациях хранится по отраслевым приказам Минздрава.
Можно ли оцифровать бумажный архив и уничтожить оригиналы?
Нет. Пленум Верховного Суда РФ в постановлении от 26.12.2017 № 57 разграничил электронный документ, изначально созданный в электронной форме, и электронный образ — копию бумажного документа. Скан бумажного приказа или договора остаётся электронным образом и подлинник не заменяет, а по части 8 статьи 75 АПК РФ суд вправе потребовать оригинал. Оцифровка ускоряет поиск и выдачу копий, но бумажные подлинники хранятся весь срок по перечню.
Когда личные дела уволенных госслужащих передаются в архив?
По пункту 47 Правил № 77 личные дела государственных гражданских и муниципальных служащих, уволенных со службы, передаются в архив органа по истечении 10 лет со дня увольнения. Для остальных дел действует общее правило: передача не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения в делопроизводстве.
