Сроки хранения актов кадровая служба определяет не по слову «акт» в заголовке документа, а по тому, к какой группе документов этот акт относится. Акт о несчастном случае на производстве по месту составления хранится 45 лет, при крупном материальном ущербе и человеческих жертвах — постоянно, в других организациях — 5 лет. Акты приёма-передачи, составленные при смене руководителя, должностных и материально ответственных лиц, — 15 лет. Акты о выделении документов к уничтожению, об утрате дел и о проверке наличия входят в дело фонда и хранятся постоянно. Главное различие: акт со своей статьёй в Перечне типовых управленческих архивных документов живёт по этой статье, а акт, составленный как основание к приказу, живёт столько же, сколько приказ, к которому подшит.
Ниже разобран порядок, по которому срок определяется для любого акта, включая те виды, которых в Перечне нет: по ним срок устанавливает экспертная комиссия по аналогии, и это решение нужно оформить документом. Отдельно показано, какие акты закон оставляет только на бумаге и почему распечатка электронного акта остаётся копией. Таблица сроков по статьям Перечня, пошаговый порядок перед уничтожением, размеры штрафов по статье 13.20 КоАП, образцы актов для скачивания и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Как определить срок хранения акта: три правила
Акт сам по себе не является отдельной категорией хранения. Базовый документ для большинства организаций — Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449, действует с 18.02.2020). Организацию хранения, экспертизу ценности, описи, передачу и уничтожение регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Дополнительно применяются закон об архивном деле № 125-ФЗ, Трудовой кодекс и закон о персональных данных № 152-ФЗ.
Правило первое. Если вид акта назван в Перечне прямо, срок берётся оттуда и не зависит от того, в какое дело акт подшит. Так устроены акты по охране труда: расследование несчастного случая, специальная оценка условий труда, обеспечение средствами защиты.
Правило второе. Если акт составлен как основание к приказу или включён в личное дело, он получает срок того дела, в котором лежит. Акт об отказе работника ознакомиться с приказом, подшитый к приказу по личному составу, хранится столько же, сколько сам приказ.
Правило третье. Если вида документа в Перечне нет, срок определяется по аналогии: берётся ближайший по смыслу вид документа и его срок. Решение принимает экспертная комиссия, оформляет его протоколом и фиксирует в номенклатуре дел.
Перед тем как открыть Перечень № 236, проверьте, нет ли для вашей отрасли специального перечня: в здравоохранении сроки хранения медицинской документации задают приказы Минздрава, в образовании — ведомственные перечни, в финансовом секторе — указания Банка России. Ошибка чаще всего возникает в обратном порядке: кадровик находит подходящую строку в общем перечне, ставит срок и не знает, что для его отрасли действует другой документ. Порядок применения Перечня разъяснял сам Росархив, и разъяснения по внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов отвечают на большую часть спорных вопросов о применении сроков к делам, законченным до 2020 года.
Полезно знать: отраслевой перечень имеет приоритет над общим для документов, специфичных для отрасли. Сначала смотрите, есть ли перечень для вашей сферы, и только потом открывайте Перечень № 236.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Если вида документа нет в перечне, это не значит, что его можно не хранить. Срок определяется по аналогии: находите наиболее близкий по смыслу вид документа и применяете его срок. Решение принимает экспертная комиссия, оно оформляется, и при проверке вы показываете не догадку, а документированный выбор.»
Сроки хранения актов кадровой службы: таблица по Перечню № 236
В таблице собраны акты, которые чаще всего проходят через кадровую службу, с указанием статьи Перечня. Сроки приведены по тексту акта, а не по обзорам: в пересказах статьи 423 и 425 часто подаются слитно, отсюда путаница с журналами инструктажа.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Документы о производственных травмах, авариях и несчастных случаях, включая выписки из журналов инструктажа | По месту составления 45 лет; при крупном материальном ущербе и человеческих жертвах постоянно; в других организациях 5 лет | ст. 425 |
| Отчёты по специальной оценке условий труда и документы к ним: протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, декларации, карты СОУТ | По месту проведения 45 лет, при вредных и опасных условиях труда 50/75 лет; в других организациях 5 лет | ст. 407 |
| Наряды-допуски на работы в местах действия вредных и опасных факторов и журнал их учёта | 1 год после закрытия; при травмах, авариях и несчастных случаях 45 лет | ст. 415, 416 |
| Документы об обеспечении средствами защиты, смывающими средствами, молоком, лечебно-профилактическим питанием | 3 года; при отсутствии других документов о вредных и опасных условиях акты и заключения 50/75 лет | ст. 427 |
| Документы о состоянии и мерах по улучшению охраны труда | 5 лет | ст. 409 |
| Протоколы результатов обучения по охране труда | 5 лет | ст. 422 |
| Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте | 45 лет | ст. 423 |
| Журналы проверки знаний и профилактических работ по охране труда | 5 лет | ст. 423 |
| Акты приёма-передачи и приложения к ним при смене руководителя организации, должностных, ответственных и материально ответственных лиц | 15 лет | ст. 44 |
| Акты о выделении документов к уничтожению, об утрате и неисправимых повреждениях, о проверке наличия и состояния документов в составе дела фонда | Постоянно | ст. 170 |
| Заключительный акт по итогам периодического медосмотра, экземпляр медицинской организации | 50 лет | приказ № 29н |
Разброс в таблице от одного года до постоянного хранения объясняется назначением документа. Наряд-допуск подтверждает разовое событие и теряет ценность через год, но при травме превращается в материал расследования и живёт 45 лет. Заключительный акт медосмотра составляется в пяти экземплярах и расходится по работодателю, центру профпатологии, Социальному фонду и Роспотребнадзору, а экземпляр медицинской организации хранится 50 лет по Порядку, утверждённому приказом Минздрава от 28.01.2021 № 29н.
Факт: статья 423 Перечня разделена на два подпункта с разными сроками: журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте, — 45 лет, журналы проверки знаний и профилактических работ — 5 лет. Разница в девять раз.
Электронные акты: форма хранения повторяет форму создания
Акт, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно. Распечатать его и положить бумагу вместо файла нельзя. Обратное тоже верно: акт, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, и дальше действует весь срок хранения, а для журналов инструктажа это 45 лет.
Комплект хранения электронного акта состоит не из одного файла. Требования к структуре хранения кадровых документов задаёт Минтруд, а сроки и правила хранения — Росархив. В комплект входят сам документ, отдельный файл подписи, если документ подписан усиленной электронной подписью, и машиночитаемая доверенность, если подписант действовал по доверенности. Доверенность здесь не приложение к процессу, а обязательная часть кадрового документа.
Отдельная задача длительного хранения — сохранить проверяемость подписи, когда сертификат уже истёк, а криптоалгоритмы сменились. Для этого подпись дополняют меткой времени и переводят в усовершенствованный формат, надстраивая новый уровень поверх старого. В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно для того, чтобы проверить этот сценарий до того, как в архиве окажется несколько тысяч подписанных актов.
Проверьте электронную подпись на своём акте онлайн
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Спрашивая вендора о хранении, уточняйте не то, хранит ли система документы, а выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате. При проверке, при споре или при смене оператора понадобится не изображение на экране, а файлы: документ, подпись, доверенность.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, когда только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Распечатка электронного акта остаётся копией: чтобы она что-то значила, её заверяет оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус либо сама организация с отметкой о верности копии. Посмотрите, какие акты у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Акты, которых нет в Перечне: как назначить срок и обосновать его инспектору
Кадровая служба регулярно составляет акты, которых в Перечне № 236 нет ни под каким названием: акт об отказе работника от ознакомления с приказом, акт об отказе от подписания документа, акт об отсутствии на рабочем месте, акт о непредоставлении письменных объяснений, акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек, акт о невозможности переподписания электронного документа. Похожая ситуация с журналом учёта инструкций по охране труда и журналом их выдачи: вести их обязательно, а строки в Перечне для них нет.
Отсутствие вида документа в Перечне не освобождает от хранения. Оно означает, что срок назначаете вы сами, и назначаете обоснованно. Для актов, составленных в рамках дисциплинарной процедуры, ближайший ориентир — срок того приказа, основанием к которому акт послужил. Для журналов учёта и выдачи инструкций логично ориентироваться на срок самих инструкций по охране труда либо на срок журналов инструктажей, в зависимости от того, что ближе по содержанию.
Как определить срок хранения акта: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, есть ли для вашей отрасли специальный перечень. Он имеет приоритет над Перечнем № 236 по документам, специфичным для отрасли.
- Шаг 2. Найдите вид документа в перечне по существу, а не по названию на бланке. Акт о расследовании несчастного случая ищется в разделе «Охрана труда», а не среди актов приёма-передачи.
- Шаг 3. Если прямой строки нет, определите, к какому делу акт относится: подшит к приказу, включён в личное дело, входит в дело фонда. Акт получает срок этого дела.
- Шаг 4. Если и это не работает, подберите ближайший по смыслу вид документа, вынесите вопрос на экспертную комиссию и зафиксируйте решение протоколом.
- Шаг 5. Внесите вид акта, срок и номер статьи перечня в номенклатуру дел. Без этой записи срок остаётся вашей личной договорённостью с самим собой.
Важный нюанс из практики: сроки, привязанные к конкретному работнику, теряются вручную чаще всего. В практике Добыто именно учёт сроков по каждому человеку, а не по подразделению целиком, выносят в систему первым при переходе на кадровый электронный документооборот: повторный инструктаж, проведённый приказом на подразделение, всегда оставляет за бортом тех, кто был в отпуске или на больничном.
Образцы актов и учётных форм для кадровой службы
Комплект собран под задачи из этого раздела, начинать удобнее с акта об отказе от подписания: он чаще всего становится основанием к приказу.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Акт об отказе от подписания | Скачать |
| Акт о невозможности переподписания электронного документа | Скачать |
| Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек | Скачать |
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Журнал инструктажа по охране труда | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
Акт о несчастном случае: 45 лет и только на бумаге
Расследование несчастного случая даёт самый долгоживущий комплект документов кадровой службы после личных дел. Статья 425 Перечня прямо называет в его составе выписки из журналов инструктажа: журнал хранится 45 лет не абстрактно, из него делают выписки для расследования, и это записано в самом Перечне. Отсюда практический вывод, неудобный для тех, кто наводит порядок в архиве: закончившийся журнал инструктажей уходит в архив, а не в утиль.
Акт о несчастном случае относится к четырём документам, которые закон оставляет в бумажной форме вместе с приказом об увольнении, журналом инструктажей и бумажной трудовой книжкой. Перевести его в кадровый электронный документооборот нельзя, даже если вся остальная кадровая работа у вас уже электронная.
Ситуация, ради которой этот комплект хранится, разворачивается через полтора десятка лет. Бывший работник связывает заболевание с условиями труда, или расследуется случай с человеком, отработавшим двадцать лет, и поднимается вся история его инструктажей. Отсутствие журнала означает, что провести инструктажи вы не докажете, а доказывать придётся именно работодателю. Отсутствие обучения, инструктажа и стажировки попадает в акт о несчастном случае как причина или сопутствующая причина, и дальше акт работает как готовое доказательство в гражданском деле о компенсации морального вреда, которая страховым тарифом не ограничена.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Приказ о возложении обязанностей по охране труда воспринимают как кадровую формальность, а в расследовании он становится главным документом дела: статья 143 УК РФ адресована лицу, на которое возложены обязанности, а не организации. Подписывать такой приказ стоит с тем же вниманием, что и договор о полной материальной ответственности. Проверьте, есть ли у назначенного человека право остановить работу, не допустить работника и распоряжаться бюджетом на обучение.»
Внимание: журналы регистрации несчастных случаев и учёта аварий хранятся 45 лет, личные карточки, трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 лет для дел, законченных после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Эти дела не уничтожаются по истечении пяти лет ни при каких обстоятельствах.
Акты архивного учёта: дело фонда и уничтожение документов
Акты о выделении документов к уничтожению, об утрате и неисправимых повреждениях, о проверке наличия и состояния документов, о технических ошибках и о приёме-передаче дел на хранение образуют дело фонда и хранятся постоянно. Логика здесь простая: уничтоженного документа больше нет, и единственным подтверждением того, что он существовал, что срок его хранения истёк и что уничтожение прошло по процедуре, остаётся акт. Уничтожить акт об уничтожении означает стереть след процедуры целиком.
Акт о выделении к уничтожению составляется не раньше, чем проведена экспертиза ценности и утверждены описи дел постоянного хранения за тот же период. Порядок работы экспертной комиссии, описи, передачу и уничтожение задают Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. До утверждения описей уничтожать нечего: пока не подтверждено, что ценные дела отобраны, любая партия на уничтожение может содержать документы постоянного срока.
Порядок работы с завершёнными делами удобнее строить в четыре шага. Разделить документы на текущие и завершённые. Разделить завершённые по порогу десяти лет: до 10 лет — протоколы, приказы, инструкции, свыше 10 лет — журналы инструктажей и карты специальной оценки условий труда. Внутри категории рассортировать по видам и годам, от старых к новым. Оформить номенклатуру дел. Порог в десять лет практичен потому, что от него зависит физическое место хранения: документы до десяти лет живут рядом и их достают, документы свыше десяти лет уходят в архив и, скорее всего, понадобятся один раз, зато в критической ситуации.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «На длительное хранение опись лучше делать не по годам, а по людям. При несчастном случае или профессиональном заболевании ищут не журнал за конкретный год, а конкретного человека, и ищут тогда, когда времени на поиск нет. Проверьте, позволяет ли ваша опись документов длительного хранения поднять сведения по одному работнику за весь период его работы.»
Лайфхак: при переходе на электронный архив спросите у оператора, что происходит с документами при расторжении договора и в каком виде они отдаются. Ответ «хранятся у нас» задачу выгрузки за 45 лет не решает.
Цена ошибки: во что обходится уничтоженный раньше срока акт
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф на граждан от 1 000 до 3 000 рублей, на должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Сумма небольшая, и ориентироваться на неё при оценке риска бессмысленно.
Основные потери лежат в другой плоскости. Утраченный акт или журнал не восстанавливается: подтвердить проведение инструктажа, факт ознакомления работника с приказом или законность увольнения будет нечем, а бремя доказывания в трудовом споре лежит на работодателе. Допуск работника без обучения и проверки знаний наказывается по части 3 статьи 5.27.1 КоАП: должностное лицо и индивидуальный предприниматель от 15 000 до 25 000 рублей, юридическое лицо от 110 000 до 130 000 рублей, причём штраф считается по каждому работнику. Повторное нарушение по части 5 той же статьи доводит сумму для юридического лица до 200 000 рублей либо оборачивается приостановлением деятельности на срок до 90 суток, а для должностного лица — дисквалификацией на срок от одного года до трёх лет.
Что об этом думает ГИТ: нарушения почти никогда не выглядят как «документы не велись». Они выглядят как расхождение документов между собой: дата инструктажа позже даты начала работы по приказу о приёме, протоколы комиссии, члены которой сами не обучены, повторный инструктаж, проведённый приказом на подразделение без учёта отсутствовавших. Инспектор при проверке не выходит за рамки проверочного листа, и это работает в пользу работодателя, который заранее прошёл самопроверку по тем же спискам.
Когда отдельный срок для акта заводить не нужно
Не каждый акт требует собственной строки в номенклатуре дел. Если акт составлен как основание к приказу и физически подшит к нему, отдельное дело для актов не заводится: документ уже учтён в составе дела с приказами и получил его срок. Если акт составлен в единственном экземпляре внутри дела личного состава, дублировать его копией в отдельной папке тоже не нужно, а лишняя копия персональных данных создаёт собственные риски по 152-ФЗ.
Отдельная строка нужна там, где акты образуют самостоятельную группу: дело фонда, расследования несчастных случаев, приёма-передачи при смене ответственных лиц, документы по специальной оценке условий труда. Разделение по этому признаку снимает большую часть вопросов при формировании дел за год.
Стоимость КЭДО с электронным архивом: тарифы 2026
Стоимость складывается из численности работников, набора функций и вида электронной подписи. Электронный архив, интеграция с 1С и кастомные шаблоны входят в тариф «Бизнес», электронные подписи для сотрудников включены во все тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по мере подключения |
| Получение УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций, поэтому тариф «Бизнес» при 50 сотрудниках считается не по формуле «50 умножить на 50», а по минимальному годовому платежу. Действующие условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 Трудового кодекса и 152-ФЗ о персональных данных, а переход между тарифами возможен в любое время с пропорциональным пересчётом разницы за оставшийся период.
Выводы
Срок акта задаётся его видом и делом, в которое акт подшит, а не названием на бланке. Документы расследования несчастных случаев и журналы инструктажа переживают всех остальных: 45 лет против пяти у протоколов проверки знаний. Акты архивного учёта в составе дела фонда хранятся постоянно, акты приёма-передачи при смене ответственных лиц — 15 лет, а для видов, которых в Перечне № 236 нет, срок назначает экспертная комиссия по аналогии и фиксирует его в номенклатуре дел. Форма хранения при этом повторяет форму создания, и решение об этом принимается один раз, на весь срок жизни документа.
Мы в Добыто выстраиваем кадровый электронный документооборот так, чтобы сроки хранения и сроки повторных процедур считались системой по каждому работнику, а комплект документа вместе с файлом подписи выгружался целиком по первому запросу проверяющего или суда.
Частые вопросы о сроках хранения актов
С какого момента отсчитывается срок хранения акта
Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом завершения дела в делопроизводстве. Акт, составленный в марте 2026 года и подшитый в дело этого года, при сроке 5 лет хранится до конца 2031 года, а уничтожить его можно не раньше 2032 года и только после экспертизы ценности. Для нарядов-допусков и подобных документов отсчёт привязан к иному событию: 1 год после закрытия наряда.
Можно ли хранить акты только в виде скан-копий
Нет, если акт создан и подписан на бумаге. Скан бумажного акта остаётся электронным образом документа, а не электронным документом, и подлинник он не заменяет. Обратный вариант тоже не работает: электронный акт, подписанный усиленной подписью, нельзя заменить распечаткой без заверения оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом или самой организацией с отметкой о верности копии.
Что делать с актами, если организация реорганизуется или ликвидируется
Документы по личному составу и дела длительного хранения не уничтожаются вместе с юридическим лицом: они передаются правопреемнику, а при ликвидации без правопреемника — на хранение в порядке, установленном законом об архивном деле № 125-ФЗ. Передача оформляется актом приёма-передачи, который сам входит в дело фонда и хранится постоянно.
Кто подписывает акт о выделении документов к уничтожению
Акт составляет экспертная комиссия организации, подписывают члены комиссии, а утверждает руководитель. Для приёма-передачи дел при смене ответственного за архив приказом руководителя назначается комиссия не менее чем из трёх человек. Единоличное решение кадровика об уничтожении документов процедуру не заменяет, даже если срок хранения действительно истёк.
Нужно ли хранить акты по работникам, оформленным по договору ГПХ
Требования к работникам по трудовому договору на исполнителей по гражданско-правовым договорам напрямую не переносятся: обучению по Правилам № 2464 они не подлежат, инструктажи им не проводятся. Осторожность здесь в другом: при переквалификации отношений в трудовые у работодателя мгновенно возникает группа людей без обучения и без подтверждающих документов, и восстановить их задним числом невозможно.
Чем грозит хранение актов дольше положенного срока
Само по себе сверхнормативное хранение не наказывается, но акты содержат персональные данные, а 152-ФЗ требует прекращать обработку по достижении цели. Избыточный массив копий увеличивает объём данных, которые придётся защищать и за которые придётся отвечать при утечке. Разумный порядок: хранить ровно столько, сколько предписано, и уничтожать по процедуре с оформлением акта.
Как быть, если срок хранения журнала истёк, а работник ещё работает
Ориентируйтесь на назначение документа, а не только на формальный срок. Журнал инструктажей по охране труда закрывается и уходит в архив на 45 лет независимо от того, продолжает работник трудиться или уволился, потому что выписки из него потребуются при расследовании спустя годы. Для журналов проверки знаний со сроком 5 лет такой привязки нет, и по истечении срока они попадают в обычную процедуру экспертизы ценности.
