Правила хранения архивных документов помещение стеллажи температура и доступ

Правила хранения архивных документов в организации установлены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, который действует с 17.09.2023. Архив размещают в изолированном помещении со средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией. Дела ставят на металлические стеллажи или в металлические шкафы, хранить их на полу и подоконниках нельзя. Для бумажных документов оптимальны температура 17-19 °C и относительная влажность 50-55 %, а колебания не должны превышать 5 °C и 10 %. Порядок доступа в хранилище компания закрепляет в локальном нормативном акте, сотруднику дело выдают не больше чем на 1 месяц. Требования зависят от формы размещения: в отдельном архивохранилище температуру и влажность измеряют не реже 2 раз в неделю и ведут топографические указатели, при хранении в запирающихся шкафах и сейфах указатели не составляются.

По этому материалу вы проверите помещение по пунктам 78-92 Правил, расставите стеллажи по рекомендованным расстояниям и выстроите выдачу дел так, чтобы каждое движение документа было зафиксировано. Отдельно разобраны сроки хранения кадровых документов, включая личные дела и приказы о приёме на работу, и хранение электронного архива КЭДО. Штрафы по статье 13.20 КоАП, чек-лист проверки архива, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Где хранить архив организации: три варианта размещения

Пункт 77 Правил разрешает выбирать вариант размещения по объёму документов. Архив можно держать в отдельном здании, отвечающем требованиям Росархива к зданиям архивов, в специально оборудованном изолированном помещении (архивохранилище) или в запирающихся шкафах и сейфах. Варианты допускается комбинировать.

Независимо от варианта хранение обеспечивает комплекс мер из пункта 76 Правил. В него входят:

• изолированные помещения со средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией и оборудованием для хранения;
• соблюдение противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов;
• выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;
• проверка наличия и состояния сохранности документов;
• возможность физико-химической, профилактической и реставрационной обработки документов специалистами;
• составление описей дел и своевременная постановка документов на учёт.

Обязанности по учёту и контролю режима различаются в зависимости от того, где лежат документы.

Для малого и среднего бизнеса рабочий выбор обычно лежит между архивохранилищем и шкафами. Перейти от шкафов к отдельному помещению приходится, когда растёт число единиц хранения и появляется необходимость в постеллажном учёте.

Когда отдельное архивохранилище избыточно

Правила прямо допускают хранение в запирающихся шкафах или сейфах, если объём документов не требует помещения. Ориентир для расчёта даёт пункт 78: на 1 м² площади архивохранилища рекомендуется размещать 400 единиц хранения с учётом расстановки стеллажей. Если весь архив компании укладывается в несколько шкафов, выделенное хранилище с номером и топографическими указателями не обязательно. Требования к противопожарному, охранному, температурно-влажностному и световому режимам при этом никуда не уходят: пункт 76 формулирует их для хранения в целом. Посчитайте единицы хранения по описям и номенклатуре дел, и по этой цифре станет понятно, хватит ли шкафов на ближайшие годы.

Требования к архивохранилищу: стены, вентиляция и коммуникации

Архивохранилище по пункту 78 Правил должно отвечать 7 требованиям:

1. отделяться от соседних помещений огнеупорными стенами;
2. иметь естественную или искусственную вентиляцию с рециркуляцией воздуха, без непроветриваемых зон;
3. сохранять стабильный температурно-влажностный режим;
4. иметь выходы к лифтам и (или) лестничным клеткам;
5. не иметь проложенных через него труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды;
6. не иметь внутри распределительных щитов, предохранителей и отключающихся рубильников;
7. не располагаться в подвалах и помещениях ниже уровня земли, кроме хранилищ, защищённых от проникновения грунтовых, талых и паводковых вод.

Пункты 5 и 6 проверяются по плану этажа с разводкой инженерных сетей: стояк водоснабжения или электрощит внутри помещения исключают его из числа допустимых под архивохранилище. Эту проверку удобно провести до закупки стеллажей.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Противопожарный режим устанавливается по законодательству о пожарной безопасности: Федеральному закону № 69-ФЗ и Правилам противопожарного режима, утверждённым постановлением Правительства РФ от 16.09.2020 № 1479. При необходимости рядом с хранилищем выделяют помещение для приёма и акклиматизации документов, рабочую комнату ответственного за архив и читальный зал или просмотровую комнату (пункт 79).

Полный текст Правил с рекомендуемыми образцами актов, топографических указателей и книги учёта опубликован на официальном портале правовой информации в карточке приказа Росархива № 77. Сверяйте оборудование хранилища с первоисточником и обращайте внимание на формулировки: требования пункта 78 сформулированы как обязательные («должно»), а расстояния пункта 82 Правила только рекомендуют.

Стеллажи и шкафы: расстановка, расстояния и нумерация

Архивные документы размещают на стационарных, передвижных или мобильных металлических стеллажах, в металлических шкафах, сейфах или контейнерах (пункт 80). Допускаются стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками. Хранить дела в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и в других не предназначенных для этого местах запрещено.

Стеллажи предпочтительно ставить перпендикулярно стенам с окнами и не ближе 1 м к источникам тепла (пункт 81). Остальные расстояния пункт 82 рекомендует так:

Мобильные стеллажи расставляют с учётом особенностей помещения и самого оборудования, фиксированных расстояний для них пункт 82 не задаёт.

Бумажные дела кладут в коробки, папки или конверты (пункт 83). На коробке указывают номер и название фонда, номер описи и крайние номера единиц хранения внутри (пункт 84), на обложке каждого дела — архивный шифр. Стеллажи нумеруют слева направо от входной двери, полки — по шкафам слева направо и сверху вниз (пункт 94). Место каждого дела фиксируется в постеллажном топографическом указателе, а любое перемещение сразу отражается в нём (пункты 95-96). После расстановки пройдите хранилище с указателем в руках: если дело по указателю не находится за минуту, нумерация или указатель требуют исправления.

Температура, влажность и свет в архивохранилище

Оптимальные условия пункт 88 Правил задаёт отдельно для каждого вида носителя.

Если бумажные дела и диски с электронными документами хранятся в одном помещении, общего диапазона по влажности у них нет: бумаге нужно 50-55 %, оптическим дискам — не больше 50 %. Отсюда требование пункта 151 о раздельном хранении физически обособленных электронных носителей и документов на других носителях.

Кроме уровня важна стабильность. Сезонные и суточные колебания в хранилище не должны превышать 5 °C по температуре и 10 % по влажности (пункт 89). Замеры делают термометром и гигрометром или термогигрометром в одной или нескольких контрольных точках вдали от отопления и вентиляции, на высоте не менее 1 м от пола (пункт 90). Показания и меры по нормализации режима фиксируются (пункт 91), для этого ведут журнал учёта температурно-влажностного режима.

Архивные документы хранятся в темноте: в коробках и папках, в шкафах или на стеллажах закрытого типа (пункт 87). Естественный свет допускается, если на окнах стоят светорассеиватели, специальные стёкла, защитные фильтры, покрытия или жалюзи. Для искусственного освещения подходят лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью, люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра и светодиодные светильники, разрешённые МЧС.

Санитарный режим сводится к ежемесячной влажной уборке полов, обеспыливанию оборудования и коробок и обработке цоколей стеллажей, плинтусов и подоконников водными растворами антисептиков (пункт 92). Дела с плесенью или следами вредителей немедленно изолируют и обрабатывают, а поражённое хранилище проходит дератизацию (пункт 93). Заведите журнал замеров и график уборки в первый же месяц: при проверке их наличие показывает, что режим контролируется, а не декларируется.

Доступ к архиву и выдача дел

Охранный режим пункт 86 Правил связывает с двумя вещами: средствами охраны, которые контролируют доступ в помещение, и локальным нормативным актом, где закреплены порядок сдачи и снятия хранилища с охраны и порядок доступа в него. Общий порядок использования архивных документов организация тоже устанавливает ЛНА (пункт 173). К документам с конфиденциальными сведениями пользователь получает доступ только при документально подтверждённом праве на эту информацию (пункт 174). Личные дела, трудовые договоры и приказы по личному составу содержат персональные данные работников, поэтому круг лиц с доступом к ним определяется также требованиями 152-ФЗ.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «В кадровых документах собраны сведения о семье, здоровье и доходах человека, это чувствительные персональные данные. Когда доступ ко всему кадровому массиву открыт всей кадровой службе целиком, это типовая ситуация и одновременно типовое нарушение. Разграничьте доступ по ролям в ЛНА: кто работает с личными делами, кто только с приказами, у кого есть ключ от хранилища.»

Выдача дел во временное пользование разрешается только письменным решением руководителя или уполномоченного им лица (пункт 107). Сроки ограничены пунктом 109: работникам организации — не больше 1 месяца, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам — не больше 6 месяцев. Продлить срок может руководитель. Выдаваемое дело должно иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов (пункт 108). Внешним органам дела выносят по пропускам (пункт 111), а при транспортировке их сопровождает работник архива (пункт 112). Пользователь работает с документами только в присутствии ответственного за архив (пункт 176).

Как выдать дело из архива сотруднику: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Получите от сотрудника заказ на выдачу: служебную записку или заявку с указанием дела и цели (пункт 110).
2. Шаг 2. Получите письменное разрешение руководителя или уполномоченного им лица (пункт 107).
3. Шаг 3. Проверьте, что у дела есть архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов (пункт 108).
4. Шаг 4. В присутствии получателя проведите полистную проверку наличия и состояния документов (пункт 113).
5. Шаг 5. Поставьте на место выданного дела карту-заместитель и зафиксируйте выдачу в книге выдачи единиц хранения или в электронной системе хранения (пункты 110, 113, 118).
6. Шаг 6. Контролируйте срок: не позднее чем через 1 месяц дело возвращается, если руководитель не продлил выдачу (пункт 109).
7. Шаг 7. При возврате снова проверьте дело полистно в присутствии сотрудника, верните его на место и изымите карту-заместитель (пункт 113).

Проверка наличия архивных документов: сроки и порядок

Бумажные архивные документы проверяют на фактическое наличие и физическое состояние планово не реже 1 раза в 10 лет, документы с пометкой «Для служебного пользования» — не реже 1 раза в 5 лет (пункт 97). Внеплановая проверка, сплошная или выборочная, назначается в 4 случаях (пункт 98):

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

• при смене руководителя архива или работника, ответственного за архив;
• при подготовке документов к передаче в государственный или муниципальный архив;
• после массового перемещения документов, чрезвычайной ситуации или других обстоятельств, из-за которых документы могли быть утрачены или повреждены;
• при реорганизации организации.

Проверку проводят 2 человека: ответственный за архив и специально назначенный работник. Они осматривают единицы хранения и сверяют описательную статью описи с заголовком на обложке дела (пункт 99). В ходе проверки выверяют учётные документы, устанавливают фактическое наличие дел, выявляют неправильно оформленные дела и документы, требующие реставрационной или профилактической обработки, и организуют розыск отсутствующих (пункт 100). В конце проверенной описи ставят отметку «ПРОВЕРЕНО» с номером и датой акта.

Вписывать найденные неучтённые дела в опись до их описания и делать в описях пометки, не связанные с проверкой, запрещено (пункт 102). Результат оформляют актом проверки наличия и состояния архивных документов, а при расхождениях в учёте — актом о технических ошибках и актом об обнаружении неучтённых документов. Проверка считается завершённой после утверждения акта руководителем и внесения изменений в учётные документы (пункт 103). Если ответственный за архив в компании меняется, передачу дел оформляйте только через внеплановую проверку: без акта новый ответственный принимает архив без подтверждённого состава.

Сроки хранения кадровых документов в архиве

Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, законченные до этой даты — 75 лет (статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). В эту группу входят личные карточки, трудовые договоры и приказы по личному составу, включая приказ о приёме на работу. Сроки для остальных управленческих документов установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и действующим с 18.02.2020.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Срок в 50 лет установлен неспроста: кадровые документы нужны самому человеку, причём тогда, когда компании может уже не существовать. Поэтому личные дела, трудовые договоры и приказы по личному составу из архива не уходят вместе со сменой ответственного или переездом офиса. Проверьте, что в номенклатуре дел у каждого кадрового дела стоит срок и номер статьи перечня.»

Для отдельных сфер действуют отраслевые перечни, и для специфичных документов отрасли они имеют приоритет над Перечнем № 236. В здравоохранении это приказы Минздрава о медицинской документации, в образовании — ведомственные перечни для личных дел студентов и учебных журналов, в финансовом секторе — указания Банка России. Порядок проверки поэтому обратный привычному: сначала отраслевой перечень, потом общий.

Структурные подразделения передают описи дел ответственному за архив не позднее чем через 1 год после завершения дел в делопроизводстве (Правила, приказ № 77). До этого дела хранятся в подразделении по номенклатуре.

Важный нюанс из практики: журнала учёта инструкций по охране труда и журнала их выдачи в Перечне № 236 нет, хотя вести их обязательно. Отсутствие вида документа в перечне не освобождает от хранения. Срок определяют по аналогии с наиболее близким видом документа, решение принимает экспертная комиссия, а выбранный срок и обоснование фиксируют в номенклатуре дел.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Документы длительного хранения, скорее всего, никогда не понадобятся, но если понадобятся, то в ситуации, когда искать некогда: при несчастном случае или профзаболевании через 15-20 лет. Ищут тогда не журнал за конкретный год, а конкретного человека. Поэтому опись дел длительного хранения я советую строить так, чтобы по ней находились сведения по каждому работнику.»

Образцы документов для кадрового архива и личных дел

Комплект собран для работы с личными делами и учётом кадровых документов, начните с описи документов личного дела.

Электронный архив кадровых документов

Для электронных документов действует правило, которое при переходе на КЭДО часто упускают: форма хранения определяется формой создания. Форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд, а сроки и правила хранения — Росархив, поэтому электронный трудовой договор хранится те же 50 лет, что и бумажный.

Требования Минтруда к структуре хранения задают состав комплекта: сам документ в XML, при подписании усиленной электронной подписью — файл подписи и PDF, при подписании по доверенности — машиночитаемая доверенность. Доверенность входит в комплект хранения как обязательная часть кадрового документа. Отдельная задача — сохранить проверяемость подписи на весь срок хранения, когда сертификат подписанта давно истёк.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Вопрос к системе стоит задавать так: выгружает ли она комплект документа целиком в требуемом формате, то есть сам документ, файл подписи и доверенность. Не хранит, а именно выгружает. При проверке, при споре или при смене оператора понадобится не картинка на экране, а файлы.»

Важный нюанс из практики: синий штамп на электронном документе — визуализация подписи, а не сама подпись. Подпись прикрепляется к файлу, и документ без штампа на странице не теряет юридической силы, если подпись к нему приложена и проходит проверку.

Контроль доступа и проверка электронного архива

В системе хранения электронных документов наличие и состояние проверяются автоматически. Ежегодно ответственный за архив просматривает протоколы системы на предмет несанкционированного доступа и изменения документов и метаданных и выборочно проверяет воспроизводимость документов, результат фиксируется в акте проверки наличия и состояния (пункт 152 Правил). Учёт выдачи электронных документов ведётся в электронном виде (пункт 110).

При облачном хранении у кадровых данных появляются третьи лица: провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. Передача им персональных данных требует оснований по 152-ФЗ, поэтому у поставщика системы запрашивают полный перечень лиц с доступом к данным. Для компаний, которым нужен контур на собственной инфраструктуре, в Добыто есть тариф с выделенным сервером. Платформа работает в рамках 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ.

В Добыто подписанные кадровые документы переводятся во вкладку «Архив» массовым действием «В архив», а в карточке сохраняются маршрут и статусы подписания. Перед переносом в архив проверьте, что у каждого документа есть файл подписи и, если подписант действовал по доверенности, сама доверенность.

Штрафы за нарушение правил хранения и чек-лист проверки архива

Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП РФ предупреждением или штрафом: для граждан от 1 000 до 3 000 рублей, для должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Исключение составляют случаи, подпадающие под статью 13.25 КоАП.

Штраф в этой конструкции не главный расход. Когда через 15 лет после увольнения бывший работник связывает заболевание с условиями труда или расследуется несчастный случай с человеком, отработавшим 20 лет, запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы. Если журнал утрачен или уничтожен раньше срока, работодатель не докажет проведение инструктажей, а доказывать в таком споре придётся именно ему. Та же логика действует для приказов по личному составу: без них бывший работник не получит архивную справку для пенсии, а организация не подтвердит стаж и условия работы.

При подключении КЭДО в Добыто решение о форме хранения по каждому переводимому процессу принимается на входе: по переведённым документам бумажный вариант уже не оформляется, и архив по ним ведётся только в электронном виде.

Чек-лист: архив готов к проверке

1. Утверждён ЛНА о порядке доступа в хранилище, сдачи его под охрану и выдачи дел.
2. Назначен ответственный за архив и второй работник для проверок наличия.
3. Помещение отвечает 7 требованиям пункта 78 Правил или дела хранятся в запирающихся шкафах и сейфах.
4. Стеллажи металлические, пронумерованы от входной двери, нижняя полка не ниже 15 см от пола, до отопления не меньше 1 м.
5. Есть термогигрометр в контрольной точке на высоте не менее 1 м, журнал замеров заполняется не реже 2 раз в неделю.
6. Окна закрыты светорассеивателями, жалюзи или фильтрами, дела лежат в коробках или закрытых шкафах.
7. Номенклатура дел содержит срок и статью перечня по каждому делу, отраслевой перечень проверен.
8. Ведутся книга учёта поступления и выбытия дел, описи и книга выдачи единиц хранения.
9. Последняя плановая проверка наличия проведена не более 10 лет назад, акт утверждён руководителем.
10. Электронные кадровые документы хранятся в электронном виде с файлами подписи и доверенностями.

Стоимость электронного архива кадровых документов: тарифы 2026

Стоимость электронного архива зависит от тарифа и численности сотрудников: электронный архив, УКЭП и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес», небольшим компаниям доступен тариф «Старт».

Итоговая сумма складывается из числа сотрудников и нужных видов подписи: для архива с документами, подписанными УКЭП, и выгрузкой из 1С подходит «Бизнес», для контура на собственной инфраструктуре — «Корпорация». Актуальные условия и пересчёт при смене тарифа описаны на странице тарифов КЭДО Добыто.

Выводы

Для бумажного архива нужны изолированное помещение с сигнализацией или запирающиеся шкафы, металлические стеллажи, режим 17-19 °C и 50-55 % с журналом замеров и закреплённый в ЛНА порядок доступа и выдачи дел. Кадровые документы хранятся 50 или 75 лет, журналы инструктажей по охране труда — 45 лет. Электронные документы остаются в той форме, в которой созданы, вместе с файлами подписи и доверенностями.

В Добыто электронный архив входит в тариф «Бизнес»: подписанные кадровые документы переносятся во вкладку «Архив» вместе с маршрутом и статусами подписания, а по переведённым на КЭДО процессам бумажные дела в хранилище не добавляются.

Частые вопросы о хранении архивных документов

Можно ли передать архив на хранение сторонней организации?

Да. Правила, утверждённые приказом Росархива № 77, разрешают организациям заключить договор возмездного оказания услуг с организацией, уставом которой предусмотрено хранение архивных документов. Для государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций действует ограничение: документы Архивного фонда РФ нельзя передавать в музеи, библиотеки, научные и негосударственные организации.

В какой срок бывшему работнику должны выдать архивную справку?

Запросы социально-правового характера, связанные с пенсионным обеспечением, льготами и компенсациями, исполняются бесплатно в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса (часть 3 статьи 26 125-ФЗ). Запрос рассматривается, если в нём указаны ФИО, почтовый или электронный адрес и тема. Справку оформляют на бланке организации с названием «Архивная справка», подписывают руководителем или уполномоченным лицом и заверяют печатью, а многолистовую справку прошивают и нумеруют. Электронная справка подписывается УКЭП или УНЭП, сертификат которой используется в инфраструктуре взаимодействия информационных систем.

Что делать, если при проверке наличия дело не нашли?

С даты выявления отсутствия организуется розыск продолжительностью 1 год, срок можно продлить ещё на 1 год (пункт 104 Правил). Если дело не найдено, составляют акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, и прикладывают справку о проведении розыска. Акт утверждает руководитель по согласованию с экспертной комиссией, а организации — источники комплектования направляют его в государственный или муниципальный архив.

Как хранить диски и другие электронные носители с архивными документами?

Физически обособленные носители хранят отдельно от бумажных документов и выбирают модели, рассчитанные на долговременное хранение (пункт 151). Металлические стеллажи, шкафы и контейнеры с магнитным рабочим слоем для них допустимы только после размагничивания и заземления. Проверка наличия таких носителей проводится раз в 5 лет: визуальный и технический контроль, проверка на вредоносные программы и выявление документов, требующих миграции на новые носители (пункт 153).

Как поступить с документом, который невозможно восстановить?

Архивный документ, материальный носитель которого нельзя восстановить, а информацию воспроизвести, признаётся неисправимо повреждённым (пункт 105). На него составляют акт о неисправимых повреждениях архивных документов по рекомендуемому образцу из приложения № 19 к Правилам. Акт утверждает руководитель по согласованию с экспертной комиссией, после чего изменения вносятся в учётные документы.

Какие учётные документы архива обязательны?

Обязательными пункт 118 Правил называет книгу учёта поступления и выбытия дел, лист фонда, опись дел и документов, опись электронных документов и дело фонда. Вспомогательные — список фондов, книга выдачи единиц хранения во временное пользование, реестр описей, список источников комплектования, топографические указатели, каталоги и указатели. Итог поступивших и выбывших дел подводят ежегодно по состоянию на 1 января следующего года, а сами учётные документы размещают в отдельном помещении или на отдельном стеллаже в рабочей комнате ответственного за архив.