Сроки хранения документов организации задаёт Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а для документов по личному составу — статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Кадровый массив делится на четыре группы: 50 лет (75 лет для дел, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года) хранятся трудовые договоры, приказы о приёме, переводе и увольнении, личные дела и личные карточки; 5 лет — табели и приказы об отпусках и командировках; 3 года — графики отпусков, приказы о дисциплинарных взысканиях и согласия на обработку персональных данных; постоянно — штатные расписания и приказы по основной деятельности. Для медицины, образования и финансового сектора действуют отраслевые перечни, и они имеют приоритет над общим.
Ниже готовая таблица с номерами статей Перечня № 236: сроки можно переносить в номенклатуру дел без пересчёта. Покажем, с какой даты отсчитывается срок и почему дело, закрытое в декабре, начинает храниться только с января следующего года. Разберём строки, которые читают неправильно чаще всего, и разницу между бумажным и электронным хранением. Штрафы за нарушение правил хранения, сценарную таблицу по типам организаций, чек-лист подготовки номенклатуры дел и стоимость электронного архива вы найдёте во второй половине статьи.
Чем определяются сроки хранения документов организации
Нормативная конструкция состоит из четырёх актов, и каждый отвечает за свой участок. Закон № 125-ФЗ устанавливает обязанность хранить архивные документы и задаёт сроки для документов по личному составу. Перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449, действует с 18.02.2020), расписывает конкретные виды документов по статьям. Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, регулируют организацию хранения, экспертизу ценности, описи, передачу дел и уничтожение. Закон № 152-ФЗ добавляет требования к хранению персональных данных и разграничению доступа к ним.
Перечень № 236 состоит из 12 разделов и построен по направлениям деятельности: организационная работа, планирование, бухгалтерский учёт, кадровое обеспечение, охрана труда. Кадровика касаются минимум четыре раздела, потому что часть документов, которые физически лежат в отделе кадров, формально относится к другим разделам: табель учёта рабочего времени идёт по разделу о нормировании труда, а журналы инструктажей — по разделу об охране труда.
Отраслевые перечни имеют приоритет над общим для документов, специфичных для отрасли. В здравоохранении приказы Минздрава регулируют хранение медицинских карт и заключений, в образовании ведомственные перечни устанавливают сроки для личных дел студентов и учебных планов, в финансовом секторе действуют указания Банка России по отчётности и досье клиентов. Порядок работы простой: сначала проверяете, есть ли перечень для вашей сферы, и только потом открываете Перечень № 236.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Типичная ошибка идёт в обратном порядке: кадровик открывает Перечень № 236, находит подходящую строку, ставит срок и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Проверьте это до того, как утвердите номенклатуру дел: переделывать описи потом дороже, чем свериться один раз.»
Таблица сроков хранения кадровых документов со статьями Перечня № 236
В таблице собраны виды документов, которые проходят через кадровую службу чаще всего, с номерами статей Перечня, чтобы сроки можно было сразу перенести в графу номенклатуры дел.
| Документ | Статья Перечня № 236 | Срок хранения |
|---|---|---|
| Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним | 435 | 50/75 лет |
| Приказы о приёме, переводе, перемещении, увольнении | 434 | 50/75 лет |
| Приказы об ежегодных оплачиваемых отпусках и краткосрочных командировках | 434 | 5 лет |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | 434 | 3 года |
| Личные дела работников | 445 | 50/75 лет |
| Личные карточки работников (форма Т-2) | 444 | 50/75 лет |
| Книги и журналы учёта приёма, перевода, увольнения работников | 463 | 50/75 лет |
| Согласия на обработку персональных данных, если они хранятся отдельным делом | 441 | 3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва |
| Графики отпусков | 453 | 3 года |
| Табели (графики), журналы учёта рабочего времени | 402 | 5 лет; при вредных и опасных условиях труда 50/75 лет |
| Штатные расписания по месту утверждения | 40 | постоянно |
| Правила внутреннего трудового распорядка | 381 | 1 год после замены новыми |
| Приказы и распоряжения по основной деятельности | 19 | постоянно; по административно-хозяйственным вопросам 5 лет |
| Первичные учётные документы | 277 | 5 лет |
| Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте | 423 (а) | 45 лет |
| Журналы профилактических работ и проверки знаний по охране труда | 423 (б) | 5 лет |
| Протоколы результатов обучения по охране труда | 422 | 5 лет |
| Документы об обучении по охране труда: программы, списки, переписка | 421 | 5 лет |
| Списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда | 414 | 50/75 лет |
| Книги, журналы регистрации несчастных случаев на производстве, учёта аварий | 424 | 45 лет |
Запись «50/75 лет» читается по статье 22.1 закона № 125-ФЗ: дела, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, законченные до этой даты — 75 лет. Одна статья 434 даёт три разных срока, поэтому приказы по личному составу формируются минимум в три дела, а не в одно.
Соберите приказ о приёме — строку с самым долгим сроком в таблице
Факт: статья 423 Перечня разделена на два подпункта с разными сроками: журналы инструктажа по охране труда хранятся 45 лет, а журналы проверки знаний и профилактических работ — 5 лет. В обзорах эту статью часто подают слитно, отсюда и путаница.
С какой даты отсчитывается срок хранения
Срок начинает течь не с даты подписания документа и не с даты увольнения работника. По пункту 2 статьи 21.1 закона № 125-ФЗ началом срока хранения считается 1 января года, следующего за годом, в котором дело было закончено делопроизводством. Приказ об увольнении, подписанный 15 декабря 2026 года, попадает в дело за 2026 год, а отсчёт 50 лет начинается с 1 января 2027 года. Уничтожить такое дело можно не раньше 2077 года.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Правило меняет расчёт по переходящим делам. Личное дело работника закрывается не в год приёма, а в год увольнения: пока человек работает, дело считается незаконченным, и срок по нему не течёт. Сотрудник, проработавший в компании 20 лет, оставляет после себя личное дело, которое реально пролежит в архиве 70 лет.
Отдельная механика у согласия на обработку персональных данных. Три года по статье 441 Перечня считаются не от даты подписания, а от истечения срока действия согласия или от дня его отзыва работником. Если согласие бессрочное и работник его не отзывал, срок хранения не начался.
Пять строк таблицы, которые читают неправильно
Расхождения в сроках почти всегда возникают в одних и тех же местах. Разберём их по порядку, чтобы при проверке номенклатуры вы смотрели именно туда.
- График отпусков. Его регулярно относят к пятилетним документам по аналогии с табелем. По статье 453 срок составляет 3 года, и это одно из самых частых расхождений между номенклатурой и фактическим составом дел.
- Приказы по личному составу одной пачкой. Статья 434 внутри себя делится: приём, перевод, перемещение и увольнение — 50/75 лет, ежегодные отпуска и краткосрочные командировки — 5 лет, дисциплинарные взыскания — 3 года. Сложенные в одно дело, они все получают максимальный срок, и архив раздувается в разы.
- Согласия на обработку персональных данных. Срок зависит от того, где физически лежит документ. Отдельным делом — 3 года по статье 441. В составе личного дела — 50 лет по статье 445, потому что дело хранится целиком.
- Табель учёта рабочего времени. Базовый срок 5 лет по статье 402 действует не для всех. При вредных и опасных условиях труда табель переходит в категорию 50/75 лет, потому что становится доказательством стажа на льготное пенсионное обеспечение.
- Журналы инструктажей. Их уничтожают вместе с протоколами проверки знаний через 5 лет. Журналы инструктажа по охране труда хранятся 45 лет, и статья 425 прямо называет выписки из них в составе документов о расследовании несчастного случая.
Важный нюанс из практики: протокол проверки знаний подтверждает разовое событие, которое теряет значение после следующей проверки. Журнал инструктажей подтверждает, что работа по безопасности велась весь период, пока человек у вас работал, и понадобится он тогда, когда бывший работник через двадцать лет свяжет заболевание с условиями труда. Доказывать в этой ситуации придётся работодателю.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте, журналы регистрации несчастных случаев и учёта аварий не выбрасываются никогда в обозримом горизонте: закончился журнал — он уходит в архив, а не в утиль. При расследовании профзаболевания запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека. Проверьте, что у вас в архиве лежат журналы за все годы, а не только за последние пять.»
Внимание: нормы обеспечения средствами защиты, смывающими средствами, молоком и лечебно-профилактическим питанием по месту утверждения хранятся постоянно, а не пять лет, как иногда пишут в обзорах.
Образцы кадровых документов с длительными сроками хранения
Комплект собран под строки таблицы с разными сроками: начните с описи личного дела, она задаёт состав дела, которое придётся хранить 50 лет.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 | Скачать |
| График отпусков по форме Т-7 | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени по форме Т-12 | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
Бумага или электронный архив: форма хранения определяется формой создания
Сроки из таблицы не зависят от носителя: документ, созданный в системе КЭДО, хранится ровно столько же, сколько его бумажный аналог. Меняется другое — в каком виде он хранится и что вы предъявите при проверке.
Правило простое и работает в обе стороны. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатывать и хранить бумагу вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, и дальше вы живёте с ним весь срок хранения — применительно к журналам инструктажей это 45 лет.
Состав электронного комплекта задан отдельно. Единые требования к составу и форматам кадровых документов, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумаге, утверждены приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н: документ в формате PDF/A-1A, описание в XML, отдельный файл электронной подписи, а при подписании по доверенности — машиночитаемая доверенность как обязательная часть комплекта. Порядок перехода на кадровый электронный документооборот и перечень документов, которые можно вести без бумаги, Минтруд собрал в разделе про электронный документооборот в сфере трудовых отношений, там же публикуются разъяснения по применению статей 22.1-22.3 ТК РФ.
Подпись должна оставаться проверяемой весь срок хранения дела
Сертификат действует несколько лет, а документ лежит 50. Проверяемость сохраняет метка времени и усовершенствованный формат подписи: поверх исходной подписи наращивается архивная метка, и документ остаётся проверяемым после смены криптоалгоритмов.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Вопрос вендору формулируется не как «храните ли вы документы», а как «выгружаете ли вы комплект целиком в требуемом формате». При проверке, при споре или при смене оператора вам понадобится не картинка на экране, а файлы: сам документ, отдельный файл подписи и доверенность, если подписано по ней. Спросите об этом до подписания договора и проверьте выгрузку на тестовом документе.»
Важный нюанс из практики: доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение по 152-ФЗ. Разграничение доступа в электронном архиве настраивается по ролям, а обращения к документам фиксируются в журнале. В практике Добыто мы закладываем это на этапе настройки, до загрузки исторических дел.
Что критично в зависимости от типа организации
Одна и та же таблица работает по-разному в зависимости от того, чем занимается компания. Сценарии ниже показывают, куда смотреть в первую очередь.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Офис без вредных производственных факторов | Разделение приказов внутри статьи 434 на три дела с разными сроками | Раздел об охране труда сверх журналов инструктажа по статье 423 |
| Производство с вредными и опасными условиями труда | Табели переходят с 5 лет на 50/75, списки работающих во вредных условиях — 50/75 лет по статье 414, отчёты по специальной оценке условий труда — 45 лет по статье 407 | Сроки по административно-хозяйственным приказам |
| Медицина, образование, финансовый сектор | Отраслевой перечень для специфичных документов и обоснование выбора в номенклатуре | Перечень № 236 в части, перекрытой отраслевым актом |
| Организация — источник комплектования государственного архива | Экспертиза ценности, описи и передача дел постоянного хранения по Правилам, утверждённым приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 | Внутренние удобства размещения дел |
| КЭДО без дублирования на бумаге | Комплект выгрузки по приказу Минтруда № 578н и метка времени на подписи | Физические условия хранения по документам, ушедшим в электронный вид |
Сценарий определяет не только сроки, но и место хранения: дела до 10 лет остаются рядом с рабочим местом, дела свыше 10 лет уходят в архив и поднимаются редко, но в критической ситуации, когда искать некогда.
Лайфхак: опись документов длительного хранения делайте не по годам, а по людям. При несчастном случае или профзаболевании ищут конкретного работника, а не «журнал за 2019 год».
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что проверить до составления номенклатуры дел
Номенклатура дел — тот документ, через который сроки из таблицы попадают в реальную работу. Пока её нет, срок хранения существует только в голове кадровика и проверяется по памяти.
В практике Добыто аудит номенклатуры идёт до переноса дел в электронный архив, а не после: дела, у которых срок в номенклатуре расходится со статьёй перечня, при загрузке получают неверную дату уничтожения и потом всплывают через несколько лет. Разделение по порогу 10 лет здесь работает как первый фильтр, потому что от него зависит физическое место хранения оставшейся бумаги.
Как перенести сроки хранения в номенклатуру дел: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, есть ли для вашей отрасли специальный перечень. Он имеет приоритет над Перечнем № 236 для документов, специфичных для сферы деятельности.
- Шаг 2. Разделите документы на текущие и завершённые. Текущие — открытые журналы и действующие приказы, с которыми работаете сейчас.
- Шаг 3. Разбейте завершённые дела по порогу 10 лет: до 10 лет — протоколы, приказы об отпусках, инструкции; свыше 10 лет — личные дела, трудовые договоры, журналы инструктажей, карты специальной оценки условий труда.
- Шаг 4. Внутри каждой категории отсортируйте документы по видам и годам: журналы, протоколы, акты, локальные нормативные акты, переписка, внутри вида — от старых к новым.
- Шаг 5. Для документов, которых нет в перечне, определите срок по аналогии с ближайшим по смыслу видом и зафиксируйте обоснование решением экспертной комиссии.
- Шаг 6. Оформите номенклатуру дел с указанием сроков и номеров статей перечня, а форму хранения по каждому делу зафиксируйте отдельной графой: бумага или электронный вид.
Полезно знать: отсутствие вида документа в перечне не означает, что его можно не хранить. Срок определяется по аналогии с ближайшим по смыслу видом, а решение оформляет экспертная комиссия — при проверке вы показываете не догадку, а документированный выбор.
Сколько стоит ошибка в сроках хранения
Цена ошибки складывается из двух частей: административного штрафа и проигранного спора, и вторая обычно дороже.
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов образует состав по статье 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 3 000 рублей на граждан, от 3 000 до 5 000 рублей на должностных лиц, от 5 000 до 10 000 рублей на юридических лиц. Для акционерных обществ, обществ с ограниченной ответственностью и унитарных предприятий работает статья 13.25 КоАП РФ, и там суммы другие: от 2 500 до 5 000 рублей на должностных лиц и от 200 000 до 300 000 рублей на юридическое лицо. Отсутствие кадровых документов, которые обязан вести работодатель, ГИТ квалифицирует по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо.
Вторая часть счёта появляется в суде. Уничтоженный раньше срока документ означает, что подтвердить обстоятельство нечем, а бремя доказывания в трудовом споре лежит на работодателе. Электронная форма сама по себе риска не создаёт: электронный документ признан письменным доказательством, и проигрывают не из-за формата, а из-за дефектов процедуры.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре этапа. Первая инстанция и апелляция встали на сторону работодателя: положение о кадровом электронном документообороте было разработано, перечень документов и категорий работников утверждён, согласие работника получено. Кассационный суд акты отменил, потому что в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации работника при подписании. При новом рассмотрении работник выиграл: подпись выдали ему в день подписания заявления об увольнении, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек, а собственная система работодателя всё это зафиксировала. Мы поэтому разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Распечатка электронного документа остаётся копией и работает, только если заверена оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Посмотрите, какие дела у вас существуют только в электронном виде, и чем вы подтвердите их подлинность.»
Когда этой таблицей пользоваться нельзя
Таблица закрывает типовой управленческий массив коммерческой организации. Есть три ситуации, когда её недостаточно.
Первая — отраслевая специфика. Если ваша организация относится к здравоохранению, образованию или финансовому сектору, для профильных документов действует ведомственный перечень, и он имеет приоритет. Общая таблица в этой части не применяется, а применяется отраслевая.
Вторая — статус источника комплектования государственного или муниципального архива. Тогда к срокам добавляется процедура: экспертиза ценности, согласование описей дел постоянного хранения и передача документов Архивного фонда в порядке Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Сроки при этом те же, но распоряжаться делами самостоятельно организация уже не может.
Третья — документы, которых в Перечне № 236 нет вовсе. Классический пример из обсуждений на профильных ресурсах: журнал учёта инструкций по охране труда и журнал их выдачи обязательны к ведению, а в перечне отсутствуют. Прямого ответа перечень не даёт, срок определяется по аналогии, и решение фиксирует экспертная комиссия.
Стоимость электронного архива кадровых документов
Стоимость складывается из численности сотрудников и набора функций: электронный архив, интеграция с учётной системой и виды доступных электронных подписей входят в разные тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | при подключении |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма зависит от численности и от того, нужны ли кастомные шаблоны, интеграция с 1С и выделенный сервер. Действующие условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: электронные подписи для сотрудников входят в тариф, отдельной покупки они не требуют.
Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных.
Выводы
Сроки хранения кадровых документов определяются связкой закона № 125-ФЗ и Перечня № 236, а разбежка в датах чаще всего возникает не в самих сроках, а в трёх местах: неверно определённая точка отсчёта, слитые в одно дело приказы с разными сроками и перепутанные подпункты статьи 423 по охране труда. Точка отсчёта — 1 января года, следующего за годом окончания дела делопроизводством. Носитель на срок не влияет, но влияет на состав комплекта: у электронного дела это документ, файл подписи и машиночитаемая доверенность в форматах приказа Минтруда № 578н.
Мы в Добыто переводим кадровый архив в электронный вид с той же номенклатурой дел, что работала на бумаге: сроки переносятся статья в статью, разграничение доступа настраивается по ролям, а подпись получает метку времени, чтобы документ оставался проверяемым весь срок хранения.
Частые вопросы
Как оформить уничтожение документов с истёкшим сроком хранения
Уничтожение оформляется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Основание для акта — решение экспертной комиссии по итогам экспертизы ценности, порядок описан в Правилах, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Уничтожать дела по факту истечения срока, без акта и без решения комиссии, нельзя: при проверке подтвердить законность уничтожения будет нечем, а состав по статье 13.20 КоАП РФ образуется именно за нарушение правил хранения и учёта.
Можно ли уничтожить бумажный оригинал после сканирования в электронный архив
Нет. Скан бумажного документа остаётся электронным образом, а не электронным документом: в нём есть изображение собственноручной подписи, а не криптографический реквизит. Оригинал хранится весь срок по номенклатуре, а сканирование решает только задачу быстрого поиска. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или подписи.
Меняются ли сроки хранения при переходе на КЭДО
Нет. Перечень № 236 не связывает сроки с видом носителя: трудовой договор, подписанный электронной подписью, хранится те же 50 лет, что и бумажный. Меняется состав хранимого комплекта и требования к нему по приказу Минтруда от 20.09.2022 № 578н: документ в формате PDF/A-1A, описание в XML, отдельный файл электронной подписи и машиночитаемая доверенность, если документ подписан по ней.
Сколько хранить согласие на обработку персональных данных кандидата, которого не приняли
Три года по статье 441 Перечня № 236, но отсчёт начинается не с даты подписания, а после истечения срока действия согласия или после его отзыва. Если кандидат отозвал согласие через месяц после отказа, три года считаются с даты отзыва. Хранить сами анкеты и резюме дольше срока действия согласия оснований нет: цель обработки достигнута, и по 152-ФЗ данные подлежат уничтожению.
Что происходит с кадровым архивом при ликвидации организации
Документы по личному составу не уничтожаются вместе с организацией. По закону № 125-ФЗ при ликвидации они передаются на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив, а документы Архивного фонда — в порядке, установленном Правилами, утверждёнными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Именно поэтому личное дело хранится 50 лет: оно нужно не работодателю, а человеку, причём тогда, когда компании может уже не существовать.
Сколько ждать архивную справку о стаже и кто её выдаёт
Пока организация работает, справку о периоде работы и заработке выдаёт она сама. Если организация ликвидирована, запрос направляется в государственный или муниципальный архив, куда переданы документы по личному составу. Срок исполнения запроса по документам, хранящимся в архиве, составляет не более 30 дней со дня его регистрации, в исключительных случаях он продлевается ещё на 30 дней с уведомлением заявителя.
