Хранение документов, учет и использование архивных документов образуют три задачи архива компании. Работодатель сохраняет кадровые дела в установленный срок, фиксирует состав и движение каждой единицы хранения, а затем выдает архивную справку, копию или выписку по обоснованному запросу. Основные правила задают Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ, Правила Росархива от 31.07.2023 № 77 и Перечень от 20.12.2019 № 236. Для приказов о приеме на работу и личных дел, завершенных после 01.01.2003, базовый срок составляет 50 лет, для более ранних дел — 75 лет.
В статье собрана рабочая схема архива: как назначить срок по конкретному виду документа, что делать с упоминанием приказа 29н, как оформить передачу дел и ответ бывшему работнику. Отдельно разобраны бумажные и электронные оригиналы, архивная справка, поиск по личному делу и стоимость КЭДО с электронным архивом. Чек-лист в середине материала помогает провести предварительный аудит до передачи документов на длительное хранение.
Три задачи архива компании: хранение, учет и использование
Архив отвечает за документ с момента, когда дело завершено в делопроизводстве и передано на архивное хранение. Организация вправе создать собственный архив или поручить архивную работу конкретному сотруднику. Назначение ответственного фиксируют локально, чтобы было понятно, кто принимает дела, ведёт описи и отвечает на запросы.
Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, прямо связывают архив с хранением, комплектованием, учётом и использованием документов. Для компании практическая модель выглядит так:
| Задача архива | Что делает организация | Что получает работник или проверяющий |
|---|---|---|
| Хранение | Сохраняет дело весь установленный срок и не уничтожает документы Архивного фонда РФ без законного основания. | Сохранившийся подлинник или электронный оригинал, который можно подтвердить. |
| Учёт | Включает дела в номенклатуру и описи, фиксирует поступление, выбытие и выдачу архивных единиц. | Понятный маршрут поиска: по работнику, виду дела, году и архивному шифру. |
| Использование | Рассматривает запрос, находит основание и оформляет справку, копию, выписку или информационное письмо. | Документ для подтверждения стажа, льгот, должности, периода работы или иных сведений. |
Правила № 77 требуют учитывать переданные в архив документы и фиксировать выдачу единиц хранения. При наличии системы хранения электронных документов такой учёт ведут в электронной форме. Поэтому архивный реестр должен показывать не только название файла, но и его статус, дату передачи, место хранения и факт выдачи.
Актуальная редакция Правил архивного хранения опубликована на сайте Росархива. Там же приведены рекомендуемые формы, включая книгу учёта поступления и выбытия дел и образец архивной справки.
Факт: в документах об обучении по охране труда протоколы результатов и программы хранятся 5 лет, а журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте — 45 лет. Эти виды нельзя объединять в одну строку номенклатуры только по слову «обучение».
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «При проверке сроков я сначала отделяю событие от доказательства длительного процесса. Протокол подтверждает конкретную проверку знаний и хранится 5 лет, а журнал инструктажей показывает регулярную работу с сотрудником и требует 45-летнего срока. В номенклатуре это должны быть разные позиции».
Как определить сроки хранения кадровых документов
Срок хранения назначают по виду и содержанию документа, а не по тому, лежит он в бумажной папке или в системе КЭДО. Общие сроки для документов по личному составу установлены статьёй 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ: 75 лет для дел, законченных до 01.01.2003, и 50 лет для дел, законченных после этой даты, если специальная норма не устанавливает другой срок.
Конкретную строку ищут в Перечне типовых управленческих архивных документов, утверждённом приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Срок начинают считать с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Перечень нужно читать вместе с Инструкцией по его применению, утверждённой приказом Росархива № 237: одно название папки не заменяет проверку содержания и примечаний.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Вид документа | Ориентир по сроку | Что проверить |
|---|---|---|
| Приказы о приёме на работу и личные дела | 50 или 75 лет | Год окончания дела и конкретную статью Перечня № 236. |
| Графики отпусков | 3 года | Не смешивать с приказами об отпуске и заявлениями работника. |
| Табели учёта рабочего времени | 5 лет; при вредных условиях — 50/75 лет | Есть ли в организации вредные или опасные условия труда. |
| Журналы инструктажа по охране труда | 45 лет | Отдельная позиция от журналов проверки знаний и профилактических работ, для которых установлен 5-летний срок. |
Один срок для всех приказов по личному составу ставить нельзя. Перечень разделяет распорядительные документы по содержанию, поэтому приказ о приёме, приказ об отпуске и приказ о командировке проверяют по разным строкам. В личном деле работника документы формируют отдельно и размещают хронологически, но сам состав дела сверяют с локальной номенклатурой и применимым перечнем.
Внимание: для отраслевых документов приоритет может иметь специальный ведомственный перечень. Сначала проверьте, действует ли для вашей сферы отдельный акт, и только затем назначайте срок по общему Перечню № 236.
Мария Ж, практик кадрового делопроизводства: «Перечень № 236 нельзя использовать как список готовых ответов по одному ключевому слову. Если документ относится к специальной отрасли, сначала проверяют ведомственный перечень. Если нужного вида нет, решение по аналогии фиксируют в номенклатуре и оформляют через экспертную комиссию, чтобы при проверке был виден ход выбора срока».
Пришёл приказ 29н: какой акт применять
В архивном контексте специальный приказ № 29н подтвердить не удалось. В открытой нормативной базе Росархива точный акт с таким номером для сроков хранения и организации архива не установлен. Поэтому ссылку на «приказ 29н» в локальном документе нужно перепроверить по полному названию, дате, органу, предмету регулирования и официальной публикации.
Частая причина путаницы — приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Он был прежним перечнем типовых архивных документов; для действующих сроков используется приказ Росархива № 236. Правила хранения и оформления дел устанавливает приказ № 77, а Инструкция по применению перечня — приказ № 237.
С 01.03.2025 действует ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Он заменил редакцию 2013 года и помогает одинаково понимать термины «архивная справка», «опись», «единица хранения» и «электронный документ».
Для приказа о приёме на работу проверьте три записи: дату окончания дела, содержание приказа и ссылку на строку Перечня № 236. В практике Добыто такой контроль выполняют до массовой передачи дел в архив, потому что исправлять срок после включения документов в опись сложнее, чем добавить проверку в маршрут согласования.
Как сформировать и передать дела в архив
Передача в архив начинается не с упаковки папок, а с разделения текущих и завершённых документов. Действующие приказы и открытые журналы остаются в текущем делопроизводстве. Завершённые дела группируют по сроку, виду и году, после чего оформляют номенклатуру, внутреннюю опись при необходимости и итоговые записи.
Как подготовить кадровые дела: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте перечень завершённых дел: приказы, личные дела, трудовые договоры, табели, графики отпусков, журналы и переписку.
- Шаг 2. Для каждой позиции найдите строку в Перечне № 236 или в специальном отраслевом перечне. Запишите срок и основание в номенклатуре.
- Шаг 3. Разделите дела по сроку хранения: до 10 лет, свыше 10 лет, постоянно и по личному составу. Долгосрочные категории не объединяйте с краткосрочными.
- Шаг 4. Сформируйте личное дело на каждого работника отдельно, расположив документы хронологически. Приказы группируйте по видам и установленным срокам.
- Шаг 5. Передайте дела по описи и зафиксируйте поступление в книге или электронной системе учёта. Факт выдачи конкретной единицы также внесите в реестр.
Лайфхак: если в Перечне нет точного названия журнала, не оставляйте срок пустым. Подберите наиболее близкий по содержанию документ, оформите решение экспертной комиссии и внесите обоснование в номенклатуру дел.
Дела постоянного хранения, свыше 10 лет и по личному составу передают из подразделения в архив не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после завершения в делопроизводстве. Отсчёт идёт от окончания работы с делом, а не от даты, когда кадровик освободил полку.
До передачи проверьте номенклатуру, заголовок дела, крайние даты, количество листов или электронных файлов и наличие подписей. Для долгосрочного хранения полезно вести опись так, чтобы документ находился не только по году, но и по работнику: запрос бывшего сотрудника обычно формулируют по ФИО и периоду работы.
Использование архива: архивная справка, копия и выписка
Архивная справка подтверждает сведения, найденные в архивных документах, и содержит ссылку на архивный шифр и листы дела. В ней не пересказывают предположение кадровика и не заменяют документ общей фразой «работал в организации»: формулировка должна опираться на найденную запись.
Запрос бывшего работника к работодателю и социально-правовой запрос в архив имеют разные сроки. По статье 62 ТК РФ документы, связанные с работой, и их заверенные копии выдают бесплатно не позднее 3 рабочих дней со дня подачи письменного заявления. Копия приказа о приёме, переводе или увольнении относится к этому кадровому комплекту. Социально-правовые запросы, которые исполняет архив по Правилам № 77, рассматривают бесплатно в течение 30 календарных дней со дня регистрации; результатом может быть архивная справка, выписка, копия или информационное письмо.
Для пенсионного обеспечения, подтверждения льгот и компенсаций организация бесплатно выдаёт имеющиеся архивные справки или копии, связанные с нужными сведениями. Если документов не сохранилось, ответ должен фиксировать результат поиска, а не создавать сведения заново.
Что указать в заявлении на выдачу архивного документа
- ФИО работника и, если известны, прежние фамилии;
- период работы, подразделение и должность;
- вид нужного документа: приказ о приёме, выписка из личного дела, справка о стаже или копия трудового договора;
- цель запроса, если она определяет содержание справки;
- способ получения ответа и контакт для уточнения сведений.
Работник просит копию конкретного документа, когда нужен сам текст приказа. Архивная справка подходит, когда требуется подтвердить факт или период по нескольким документам. Выписка нужна, если из большого дела выделяют только относящиеся к запросу сведения.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «При выдаче электронного документа я проверяю не только наличие распечатки. Электронный файл остаётся оригиналом, а бумажный лист является копией. Если суд запросит подлинник, организация должна сохранить файл и возможность проверить его подпись, дату и обстоятельства создания».
Кейс из практики: в трудовом споре суду представили распечатку кадрового документа, созданного в системе. Для проверки подлинности потребовался исходный электронный файл и сведения о подписании. Документ сохранил доказательственное значение после того, как организация смогла подтвердить его происхождение, подпись и историю формирования. При передаче электронного дела в архив сохраняйте сам файл, а не только его бумажное отображение.
Электронный архив и КЭДО: что сохранять
КЭДО отвечает за создание, подписание и движение электронных трудовых документов, а архив — за их длительное хранение, учёт и использование. Эти функции связаны, но не совпадают: электронный архив должен принять завершённое дело, сохранить подлинник и обеспечить поиск по описи.
Правила № 77 предусматривают отдельные описи электронных дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет и по личному составу. Срок зависит от вида документа, а не от того, хранится ли он в папке или в информационной системе. Скан бумажного приказа не становится электронным оригиналом, если исходный документ был создан и подписан на бумаге.
В КЭДО отдельно проверяют перечень документов и категорий работников, соглашение об использовании УНЭП, порядок идентификации, дату выдачи подписи и события, которые фиксирует система. Это относится к использованию электронного документа как доказательства. В сервисе Добыто архивный раздел отделён от документов в работе: кадровик видит завершённые файлы, статусы и маршрут согласования перед передачей в архив.
Полезно знать: электронный документ, созданный и подписанный в электронном виде, нельзя заменить распечаткой при архивном хранении. Бумажный документ, подписанный собственноручно, также не превращается в электронный оригинал после сканирования.
К документам, для которых нужна отдельная проверка бумажной формы, относятся приказ об увольнении, трудовая книжка, акт о несчастном случае и журнал инструктажа. Нельзя переносить в КЭДО документ только потому, что похожий приказ уже подписывают электронно. Сначала сопоставьте вид документа с Трудовым кодексом РФ, Правилами № 77, Перечнем № 236 и локальным положением о КЭДО.
При работе с личными делами и архивными справками ограничьте доступ по роли и цели запроса. В архиве хранятся персональные данные, поэтому перечень пользователей, журнал выдачи и копии ответов должны соответствовать локальному порядку обработки персональных данных.
Стоимость ошибки хранения и ответственность
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов образует состав по статье 13.20 КоАП РФ. Предупреждение или штраф для граждан составляет 1 000-3 000 рублей, для должностных лиц — 3 000-5 000 рублей, для юридических лиц — 5 000-10 000 рублей.
Отдельный риск возникает, когда компания уничтожает документ до окончания срока или не может подтвердить происхождение электронной записи. Тогда расходы связаны не только с административным штрафом: приходится восстанавливать дело, отвечать на запрос бывшего работника и подтверждать обстоятельства, которые должны были быть видны по описи и журналу выдачи.
Перед списанием документов проведите экспертизу ценности, проверьте дату окончания срока и оформите решение комиссии. Для личных дел, приказов по личному составу, журналов инструктажа и документов о вредных условиях труда автоматическое удаление по дате загрузки в систему не подходит.
Стоимость КЭДО с электронным архивом
Стоимость зависит от числа сотрудников, набора электронных подписей, интеграции, шаблонов и требований к архиву. На странице тарифов Добыто КЭДО указаны три уровня условий:
| Тариф | Стоимость | Условия, связанные с архивом | Сроки |
|---|---|---|---|
| Старт | от 30 ₽ за сотрудника / мес | До 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, Email-поддержка. Электронный архив отдельно не указан. | Не указаны |
| Бизнес | от 50 ₽ за сотрудника / мес | Неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив. Минимальная оплата 50 сотрудников — 30 000 ₽ в год. | Не указаны |
| Корпорация | По запросу | Всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции. | Не указаны |
Для точного расчёта по численности и набору функций используйте страницу тарифов Добыто КЭДО. Электронный архив прямо назван в условиях тарифа «Бизнес»; для «Старт» на странице перечислены базовые шаблоны и поддержка без отдельного упоминания архива.
Отдельная внутренняя статья о тарификации в задании не передана, поэтому второй ссылки на смежный материал нет. Сроки подключения тарифов на странице цен не указаны; их нельзя заменять средним сроком внедрения.
Выводы
Архив компании хранит документы установленный срок, учитывает их движение и выдаёт сведения в форме справки, копии, выписки или информационного письма. Срок для кадрового документа определяют по содержанию и действующему перечню, а не по общему правилу «все кадровые документы хранятся 50 лет». Приказ № 236 отвечает за сроки, приказ № 77 — за организацию архивной работы, а упоминание приказа 29н требует проверки по полным реквизитам.
В Добыто мы связываем маршрут КЭДО с электронным архивом и журналом статусов, чтобы после подписания было видно, какое дело передано на хранение и по какому запросу оно выдано. Для компании это оставляет единый след работы с кадровым документом от создания до архивной справки.
Частые вопросы
Можно ли хранить личные дела только в электронном виде?
Да, если документы изначально созданы в электронном виде, подписаны допустимой электронной подписью и система обеспечивает их хранение, учёт и возможность проверки. Бумажное дело, которое просто отсканировали, не превращается в электронный оригинал: подлинник остаётся на бумаге.
Сколько хранить приказ о приёме на работу, если он входит в личное дело?
Срок проверяют по содержанию приказа и применимой статье Перечня № 236. Для приказов о приёме и личных дел, завершённых после 01.01.2003, действует ориентир 50 лет, для более ранних дел — 75 лет. Автоматически переносить срок личного дела на каждый документ внутри него нельзя.
Что делать, если нужного вида документа нет в Перечне № 236?
Подберите наиболее близкий по содержанию документ, зафиксируйте аналогию в номенклатуре дел и оформите решение экспертной комиссии. Отсутствие строки не означает, что документ можно не хранить или уничтожить без обоснования.
Чем архивная справка отличается от копии приказа?
Копия воспроизводит текст конкретного приказа и заверяется работодателем. Архивная справка подтверждает факт или период по сведениям нескольких документов и содержит архивные ссылки. Выписка передаёт только нужную часть документа или дела.
Применяется ли срок 30 календарных дней к заявлению бывшего работника?
Не всегда. По статье 62 ТК РФ работодатель выдаёт связанные с работой документы и заверенные копии не позднее 3 рабочих дней. Срок 30 календарных дней относится к социально-правовым запросам, исполняемым архивом по Правилам № 77.
Есть ли отдельные московские сроки хранения кадровых документов?
В проверенных федеральных материалах отдельные московские сроки хранения и учёта для обычных кадровых документов не подтверждены. Для организации в Москве применяют федеральные акты, а специальный региональный или отраслевой порядок проверяют по предмету конкретного документа.
