Хранение документов кадрового учета строят по виду документа, статье Перечня Росархива и дате завершения делопроизводства. Для приказов о приеме, переводе и увольнении, трудовых договоров, личных карточек и личных дел применяется срок 50/75 лет, а для графиков отпусков и табелей — 5 лет. Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н регулирует обязательные медицинские осмотры, но сам по себе не является перечнем сроков хранения кадровых документов. Срок начинают считать с 1 января года, следующего за годом, в котором документ или журнал закончен.
В справочнике собраны типовые сроки по кадровым приказам, личным делам, трудовым договорам, отпускам, табелям, расчетным документам, обучению и медосмотрам. Отдельно показано, как отличить 5-летний журнал проверки знаний от 45-летнего журнала инструктажей, что делать при отсутствии точной строки в Перечне и как подготовить архивную справку. Таблица документов и стоимость КЭДО находятся во второй половине материала.
Как читать сроки хранения кадровых документов
Основной нормативный ориентир для большинства организаций — Перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Он действует для типовых документов независимо от организационно-правовой формы и формы собственности. В таблице ищут не бытовое название файла, а содержание документа и его функцию.
Например, приказ о приеме на работу входит в массив приказов по личному составу о приеме, а не в строку об административно-хозяйственных приказах. График отпусков и приказ о ежегодном отпуске относятся к краткосрочной группе. Личное дело, личная карточка и трудовой договор имеют отдельные строки, но все они связаны с подтверждением трудовой деятельности человека.
Сроки считают с 1 января года, следующего за годом окончания документа. Для журнала это год, в котором закончено его ведение, а не дата последней записи. Если журнал инструктажей закрыли в 2026 году, отсчет начинается с 1 января 2027 года. Уничтожать дело можно только после истечения срока и проведения предусмотренной процедуры экспертизы ценности.
Обозначение «50/75 лет» нельзя сокращать до одной цифры. Для документов по личному составу срок 50 лет применяется к делам, законченным после 1 января 2003 года, а более ранние документы хранят 75 лет. В отдельных строках указано «ЭПК» — экспертно-проверочная комиссия должна оценить ценность дела по окончании срока. Правила хранения, комплектования, учета и использования архивных документов утверждены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
Факт: документы по личному составу, законченные после 1 января 2003 года, обычно попадают в группу 50 лет, а документы более раннего периода — в группу 75 лет. Для конкретного дела нужно проверить статью Перечня и примечания к ней.
Справочная таблица: какие кадровые документы хранить 1, 3, 5, 50 или 75 лет
В таблицу включены строки, которые чаще всего нужны специалисту по кадрам при составлении номенклатуры дел. Срок указан в той форме, в которой он установлен Перечнем № 236 и материалами по охране труда.
| Вид документа | Срок хранения | Нюанс |
|---|---|---|
| Приказы по личному составу о приеме, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении | 50/75 лет ЭПК | Проверяют период окончания дела и примечания статьи |
| Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках и отпусках в связи с обучением | 5 лет | Не смешивать с приказами по уходу за ребенком и отпусками без сохранения заработной платы |
| Трудовые договоры, соглашения об изменении и расторжении | 50/75 лет ЭПК | Срок относится к документам о трудовых отношениях |
| Личные карточки работников | 50/75 лет ЭПК | Состав и ведение личного дела определяет ЛНА |
| Личные дела руководителей и работников | 50/75 лет ЭПК | Документы формируют по правилам организации |
| Книги и журналы учета приема, перевода и увольнения | 50/75 лет | Это отдельная строка для регистрационных документов |
| Графики отпусков, журналы учета отпусков | 5 лет | Срок относится к ежегодным отпускам |
| Табели и журналы учета рабочего времени | 5 лет | При вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет |
| Документы об оплате труда и исчислении трудового стажа | 50/75 лет | Это протоколы, акты, справки и сведения |
| Первичные учетные документы и оправдательные документы, включая табели | 5 лет | При споре документы хранят до принятия решения по делу |
| Документы о периодических медицинских осмотрах | 3 года | Заключительные акты по вредным и опасным работам — 50/75 лет |
| Программы, списки и переписка об обучении по охране труда | 5 лет | Срок отличается от срока журналов инструктажа |
| Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте | 45 лет | Выписки из них могут входить в документы о несчастном случае |
В таблице видна граница между документом, который подтверждает отдельную кадровую операцию, и документом, который может понадобиться для восстановления длительного периода работы. Поэтому график отпусков и обычный табель нельзя автоматически приравнивать к приказу о приеме или трудовому договору.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «В обучении по охране труда нельзя объединять все журналы в одну пятилетнюю группу. Программы и протоколы проверки знаний хранят 5 лет, а журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте — 45 лет. При формировании дела сначала разделите эти виды документов, а затем укажите срок в номенклатуре.»
Схема помогает быстро сверить основные группы кадровых документов перед составлением номенклатуры дел.Что означает запрос «приказ 29н» в кадровом архиве
Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н утверждает порядок обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников, перечень медицинских противопоказаний и перечень работ, для которых медосмотры обязательны. Его предмет — организация медосмотров по статье 213 ТК РФ, а не общая классификация архивных кадровых документов.
Связь с архивом появляется через документы о проведении периодических медосмотров. Для них Перечень № 236 устанавливает 3 года, а заключительные акты медосмотров работников, занятых на вредных и опасных работах, относятся к группе 50/75 лет. Поэтому в номенклатуре нужно разделять планы-графики, списки, акты и итоговые документы, а не ставить один срок на все материалы медицинского контроля.
Актуальный текст порядка медосмотров можно сверить на странице приказа Минздрава России № 29н. Если запрос сотрудника звучит как «пришел приказ 29н, нужно ли менять архив», сначала определите, о каком виде документа идет речь: изменение порядка медосмотров не заменяет статью Перечня № 236 и не отменяет правила по личному составу.
Внимание: приказ № 29н нельзя использовать как универсальный справочник по срокам хранения. Для кадровых приказов, личных дел и трудовых договоров сначала проверяют Перечень Росархива, а для медицинских документов — конкретную строку о медосмотрах и ее примечания.
Приказ о приеме, переводе и увольнении: почему срок 50/75 лет
Приказ о приеме на работу хранится как приказ по личному составу, если он оформляет прием, перевод, перемещение, совмещение, совместительство, увольнение или другое длительное изменение трудовых отношений. Для этой группы установлен срок 50/75 лет ЭПК. В один массив нельзя без проверки включать приказы о ежегодных отпусках: для них действует срок 5 лет.
Документы к приказу оценивают по их содержанию. Заявление работника, служебная записка, согласие или подтверждающая справка могут входить в дело приказа либо храниться отдельно, если так установлено номенклатурой. Нельзя переносить срок с соседнего документа только из-за одинакового имени папки. В описи должно быть понятно, какие документы относятся к приему, а какие подтверждают ежегодный отпуск или командировку.
Регистрационные книги и журналы также имеют собственные сроки. Книги и журналы учета приема, перевода и увольнения хранят 50/75 лет. Журнал регистрации распоряжений по личному составу относится к той же длительной группе, а регистрация документов по ежегодным отпускам выделяется в пятилетний срок. Это исключает ситуацию, когда кадровый журнал уничтожают раньше приказов, которые он подтверждает.
Личное дело и личная карточка
Личные карточки работников и личные дела руководителей и работников организаций относятся к документам по личному составу со сроком 50/75 лет ЭПК. Состав личного дела для работников определяет локальный нормативный акт организации. Поэтому личное дело не следует собирать по универсальному списку из интернета: сначала проверьте собственный ЛНА, затем сопоставьте каждый документ со сроком в Перечне.
Опись личного дела нужна для быстрого поиска конкретного документа. В ней фиксируют состав дела, даты и реквизиты, а для длительного хранения удобно использовать структуру, по которой можно найти сведения по фамилии работника. Если в деле есть документы с разными сроками, их нельзя объединять механически: сначала определяют, какое дело формируется и к какой статье Перечня оно относится.
Трудовой договор и дополнительное соглашение
Трудовые договоры, соглашения об их изменении и расторжении хранят 50/75 лет ЭПК. Сюда относятся документы, которые подтверждают условия работы, изменение должности, оплаты или иных условий, если они оформлены как соглашение к трудовому договору. Договор ГПХ не нужно автоматически включать в трудовое дело: у него иной правовой режим и отдельная строка Перечня.
Для электронного документа важно сохранить не только текст, но и возможность проверить подпись. Приказ Росархива № 77 содержит правила организации хранения электронных архивных документов. Электронный протокол, созданный и подписанный в электронной форме, хранят как электронный документ; распечатка не заменяет исходный файл. Бумажный протокол, напротив, остается бумажным документом, а скан служит копией.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форму хранения определяют в момент создания документа. Если протокол подписан электронной подписью, в архиве должен остаться файл с проверяемой подписью, а не только распечатка. Для бумажного документа скан не становится оригиналом, поэтому при настройке КЭДО нужно сразу разделить электронный и бумажный контур.»
Схема показывает, какие элементы сохраняют проверяемость электронной подписи при длительном хранении.График отпусков, заявления, табели и расчетные документы
График отпусков и журнал учета отпусков хранят 5 лет. Приказ о ежегодном оплачиваемом отпуске также относится к пятилетней группе. Отпуск по уходу за ребенком и отпуск без сохранения заработной платы включены в перечень приказов по личному составу со сроком 50/75 лет, поэтому одинаковое слово «отпуск» не дает основания назначать один срок всем документам.
Табели и журналы учета рабочего времени обычно хранят 5 лет. При вредных и опасных условиях труда срок увеличивается до 50/75 лет. В этой ситуации при составлении номенклатуры учитывают не название табеля, а условия труда работников и документы, которые подтверждают соответствующий период.
Документы об оплате труда и исчислении трудового стажа: протоколы, акты, справки и сведения — хранят 50/75 лет. Первичные учетные и оправдательные документы, в том числе табели, хранят 5 лет при условии проведения проверки. Если возник спор или разногласие, документы сохраняют до принятия решения по делу.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Справка о заработной плате, стаже или месте работы может понадобиться бывшему работнику спустя годы. Для ответа на такой запрос кадровая служба сопоставляет приказы, трудовой договор, личную карточку, табели и документы об оплате труда. Если один из массивов не сохранился, архивная справка должна отражать отсутствие сведений, а не заменять его предположением.
Визуальная схема помогает отделить документы, которые можно вести в КЭДО, от бумажных исключений, включая приказ об увольнении и журнал инструктажей.Если в Перечне нет точного названия документа
Отсутствие названия в Перечне не означает, что документ можно сразу уничтожить. Для журналов учета и выдачи инструкций, которые не нашли отдельной строки, в экспертной практике используют ближайший по содержанию документ, фиксируют обоснование и закрепляют решение в номенклатуре дел. Такой подход нельзя оформлять устной договоренностью: комиссия должна видеть, почему выбран именно этот срок.
Сначала определите функцию документа. Журнал, который подтверждает проведение инструктажей, сравнивают с журналами инструктажей. Журнал, который только фиксирует выдачу инструкций, сопоставляют с документами об учете инструкций и действующими локальными актами. В решении указывают название документа, содержание, выбранную статью Перечня, срок и основание для аналогии.
Та же проверка нужна для документов КЭДО. Электронная форма не сокращает срок хранения, если статья Перечня устанавливает длительный срок для соответствующего кадрового документа. Меняется носитель и порядок подтверждения подлинности, но не функция приказа о приеме, трудового договора или личной карточки.
Полезно знать: если вида документа нет в Перечне, решение по аналогии нужно закрепить в номенклатуре дел и сохранить его обоснование. При проверке это показывает, что срок выбран по содержанию документа, а не случайно.
Отраслевой перечень может изменить общий ориентир
Приказ Росархива № 236 рассчитан на типовые управленческие документы. Для отдельных сфер действуют специальные перечни, которые детальнее описывают профильные документы. В здравоохранении отдельно регулируют медицинскую документацию, в образовании — документы об обучении, в финансовом секторе — отчетность, договоры и клиентские досье.
Проверка отраслевого регулирования нужна до заполнения номенклатуры. Если организация одновременно ведет общий кадровый учет и профильные документы, общий перечень применяют к типовым кадровым делам, а специальный — к документам, которые образуются из-за отраслевой деятельности. Применение только общего списка может дать неверный срок для специального документа.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Перед поиском строки в общем Перечне я проверяю, нет ли для организации отраслевого перечня. Специальный документ может подробнее описывать конкретный вид дела и устанавливать иной срок. Результат проверки лучше зафиксировать в рабочем листе к номенклатуре, чтобы через год не искать основание заново.»
Как проверить срок хранения конкретного документа: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите, что именно подтверждает документ: прием на работу, отпуск, оплату труда, медосмотр, инструктаж или другой факт. Не начинайте поиск только с имени файла.
- Шаг 2. Проверьте, есть ли для вашей отрасли специальный перечень. Если он есть, сопоставьте с ним профильные документы и только затем используйте общий Перечень № 236.
- Шаг 3. Найдите статью Перечня и прочитайте примечание. Отдельно проверьте условия «после истечения срока действия», «при вредных и опасных условиях труда», «ЭПК» и дату, к которой относится документ.
- Шаг 4. Запишите срок и статью в номенклатуру дел. Если строки нет, оформите решение по аналогии с ближайшим документом и сохраните объяснение выбора.
- Шаг 5. После окончания дела разделите документы на текущие и завершенные, сформируйте опись и не выделяйте документы к уничтожению до истечения срока и проведения экспертизы ценности.
Такой порядок отделяет проверку срока от физического перемещения папок. Сначала фиксируют правовое основание, затем формируют дело, а уже после этого определяют место хранения и режим доступа.
Шаблоны для личного дела, отпусков и учета рабочего времени
Для практической сверки первым откройте опись личного дела: она показывает, как фиксировать состав длительного дела и не потерять отдельный документ при передаче в архив.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| График отпусков Т-7 | Скачать |
| Образец табеля рабочего времени | Скачать |
| Личная карточка Т-2 | Скачать |
| Трудовой договор: основное место работы | Скачать |
Архивная справка: какие документы нужны для ответа работнику
Архивная справка подтверждает сведения по документам организации, а не восполняет пробелы в архиве. Для подтверждения работы обычно сопоставляют приказы по личному составу, трудовые договоры, личные карточки, личные дела, табели, лицевые счета и расчетные ведомости. Для льготного стажа дополнительно могут потребоваться документы о характере работы и условиях труда.
В справке указывают только сведения, которые подтверждены сохраненными документами. Если табели за нужный период не поступали в архив или не сохранились, это отражают в тексте и сопроводительном письме. Нельзя заменять отсутствующий табель общим выводом из одного приказа, если приказ не содержит нужных данных о времени работы.
Практику оформления таких ответов и состав документов для социально-правовых запросов можно сверить в методических рекомендациях Росархива по исполнению запросов. Для кадровой службы это рабочий ориентир при подготовке справки о стаже, должности, периодах работы и отдельных видах отпусков.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Архивная справка должна отделять подтвержденный факт от отсутствия сведений. Если в табелях нет фамилии или сам массив за период не сохранился, это нужно прямо указать. Так ответ остается проверяемым, а работник понимает, какие документы еще можно искать.»
В сервисе Добыто КЭДО электронный архив предусмотрен в тарифе «Бизнес». Для работодателя это отдельная задача: срок хранения устанавливают по виду документа, а в системе сохраняют файл и сведения, необходимые для проверки его электронной подписи.
Схема дополняет раздел о расчетных документах и показывает связь между способом выдачи и местом хранения.Ошибки при ведении кадрового архива
Ошибки появляются там, где кадровый документ оценивают по названию папки, а не по содержанию. Перед выделением дел к уничтожению проверьте четыре ситуации.
- Все приказы помещают в одну папку. Приказы по основной деятельности, административно-хозяйственные приказы, приказы по личному составу и приказы о ежегодных отпусках имеют разные сроки. Разделение дел нужно делать при формировании, а не перед уничтожением.
- Срок считают от даты последней записи. Для журнала срок считают с 1 января года, следующего за годом, в котором его ведение завершено. Дата отдельной записи не запускает новый срок.
- Пятилетний срок переносят на документы по вредным условиям труда. Для табелей при вредных и опасных условиях труда действует 50/75 лет, а для заключительных актов медосмотров таких работников — также 50/75 лет.
- Скан принимают за электронный оригинал. Бумажный документ и электронный документ с электронной подписью хранятся по разным правилам. Скан подтверждает наличие копии, но не заменяет бумажный оригинал.
- Уничтожают дело без описи и экспертизы ценности. Сначала срок фиксируют в номенклатуре, затем оформляют опись, проверяют наличие и только после этого рассматривают вопрос об уничтожении временных документов.
Лайфхак: завершенные документы удобно разделить по порогу 10 лет. Дела до 10 лет остаются в текущем рабочем контуре, а документы свыше 10 лет готовят к архивному хранению и описывают так, чтобы сведения можно было найти по конкретному работнику.
Электронный архив и КЭДО: что сохранять вместе с документом
Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 предусматривает правила для комплектования, учета и хранения электронных архивных документов. Для кадрового документа в КЭДО сохраняют сам файл, сведения о подписании и данные, которые позволяют проверить электронную подпись в течение установленного срока.
При смене сертификата или криптографических алгоритмов архив должен сохранять проверяемость ранее подписанного документа. Простое копирование файла без электронной подписи не решает задачу хранения. Работодатель также определяет, какие документы остаются на бумаге: по материалам практики к таким исключениям относятся, в частности, удостоверения и отдельные документы охраны труда.
В Добыто КЭДО электронный архив включен в тариф «Бизнес», где также указаны ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С и приоритетная поддержка. Для архивного учета это означает, что перед запуском маршрутов нужно составить перечень видов документов и назначить каждому срок, форму хранения и ответственного.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «При переводе кадровых процессов в электронный вид сначала составляют перечень документов с их сроками, а потом выбирают маршрут и подпись. Иначе система будет хранить документы, но специалисту придется вручную выяснять, какие дела относятся к 5 годам, а какие — к 50 или 75 годам.»
Стоимость КЭДО для электронного архива кадровых документов
Отдельная стоимость переноса архива на странице тарифов не выделена, поэтому ниже приведены только опубликованные тарифы КЭДО и условия, которые относятся к электронному хранению и подписям.
| Услуга | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Тариф «Старт» | от 30 ₽ за сотрудника / мес | до 25 сотрудников |
| Тариф «Бизнес» | от 50 ₽ за сотрудника / мес | минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год |
| Тариф «Корпорация» | По запросу | расширенные требования и SLA |
| ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно | на всех тарифах |
Итоговая стоимость зависит от выбранного тарифа и количества сотрудников. Опубликованные условия можно сверить на странице тарифов Добыто КЭДО.
В этой статье нет отдельной ссылки на смежный материал по тарификации: такой URL не передан в задании. Поэтому второй внутренний материал в блок не добавлен.
Выводы
Срок хранения определяют по содержанию документа, статье Перечня и дате окончания делопроизводства. Приказы о приеме, переводе и увольнении, трудовые договоры, личные карточки и личные дела относятся к группе 50/75 лет, а ежегодные отпуска, обычные табели и документы о периодических медосмотрах имеют более короткие сроки. Журналы инструктажей по охране труда нужно отделять от протоколов обучения: для них действует срок 45 лет.
Добыто КЭДО связывает кадровые маршруты, электронные подписи и архивное хранение в одной системе. Перед внедрением мы закладываем в перечень документов срок, форму хранения и порядок проверки подписи, чтобы архив можно было использовать для кадровой справки и внутреннего учета.
Частые вопросы
С какого года считать 50 лет для приказа о приеме?
Срок 50 лет применяют к документам по личному составу, законченным после 1 января 2003 года. Более ранние документы этой группы хранят 75 лет. Отсчет внутри выбранного срока начинается с 1 января года, следующего за годом окончания дела, а для отдельных документов нужно учитывать отметку ЭПК и примечания статьи Перечня.
Можно ли уничтожить журнал сразу после последней записи?
Нет. Для журнала срок считают с 1 января года, следующего за годом завершения его ведения. Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранят 45 лет, а журналы проверки знаний и профилактических работ по охране труда — 5 лет. Сначала определите вид журнала, затем зафиксируйте срок и проведите архивную процедуру.
Как хранить документы по медосмотрам, оформленные по приказу № 29н?
Приказ № 29н регулирует порядок обязательных медицинских осмотров. Документы о периодических медосмотрах хранят 3 года, а заключительные акты медосмотров работников на вредных и опасных работах — 50/75 лет. План-графики, списки, переписку и итоговые акты формируют раздельно, чтобы к ним применить правильный срок.
Что делать, если нужного документа нет в Перечне № 236?
Определите функцию документа и найдите ближайший по содержанию вид. Решение по аналогии оформите в номенклатуре дел: укажите название документа, выбранную статью, срок и обоснование. Если документ относится к отраслевой деятельности, сначала проверьте специальный перечень.
Можно ли заменить бумажный кадровый документ сканом?
Скан не заменяет бумажный оригинал, если документ был создан и подписан на бумаге. Электронный документ с электронной подписью хранят в электронной форме вместе с данными, которые позволяют проверить подпись. Для каждого вида документа отдельно определяют допустимую форму и требования к архивному хранению.
Что указывать в архивной справке, если табель не сохранился?
В справке и сопроводительном письме указывают, что табель за нужный период не поступал на хранение или не сохранился. Нельзя подтверждать сведения о рабочем времени только предположением из приказа, если в нем нет нужных данных. Для ответа проверяют также приказы по личному составу, трудовой договор, личную карточку, личное дело и документы об оплате труда.
