Виды хранения документов по архивным правилам — постоянное, временное и хранение документов по личному составу; от вида зависят срок, место хранения дела и порядок его уничтожения. Постоянное хранение предназначено для документов Архивного фонда РФ, уничтожать которые запрещено. Временные документы делятся по порогу 10 лет: дела до 10 лет включительно остаются в структурных подразделениях и после срока выделяются к уничтожению по акту, дела свыше 10 лет включаются в опись и передаются в архив организации. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, более ранние — 75 лет. Для источника комплектования государственного архива «постоянно» означает последующую передачу дел в госархив, для остальных компаний — хранение не менее 10 лет.
Материал помогает разложить кадровый архив по видам хранения: какие приказы по личному составу хранятся 50/75 лет, а какие 3 или 5, почему личное дело руководителя не хранится постоянно и что означают отметки ЭПК и ДЗН в Перечне № 236. Отдельно разобраны ликвидация с передачей дел в Мосархив, электронные документы в КЭДО, копии и архивные справки. Пошаговый порядок подготовки дел к уничтожению, стоимость электронного архива и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Постоянное, временное и по личному составу: чем различаются виды хранения
Деление закреплено в Правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Правила действуют с 17.09.2023 и заменили приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526: если положение об архиве компании ссылается на приказ № 526, его пора обновить. По итогам экспертизы ценности дела распределяют по отдельным описям: постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет и по личному составу. Дела временного хранения до 10 лет включительно в эти описи не включают и в архив организации не передают.
Постоянное хранение относится к документам Архивного фонда РФ. Статья 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» обязывает организации обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу, в течение установленных сроков и запрещает уничтожать документы Архивного фонда. В управленческой и кадровой документации компании постоянный срок по месту утверждения имеют приказы по основной деятельности (ст. 19 Перечня № 236), штатные расписания (ст. 40) и положения о структурных подразделениях (ст. 33).
Временное хранение делится по порогу в 10 лет. Документы со сроком до 10 лет включительно хранятся в структурных подразделениях, а по истечении срока их по результатам экспертизы ценности выделяют к уничтожению (п. 31 Правил № 77). Дела со сроком свыше 10 лет оформляют полностью и передают в архив организации не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения делопроизводства (п. 41). Полный текст с порядком оформления и описания дел опубликован на странице Правил № 77 на сайте Росархива.
Документы по личному составу 125-ФЗ определяет как архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3). Статья 22.1 закона устанавливает для них 75 лет, если делопроизводство закончено до 1 января 2003 года, и 50 лет, если после, при условии что перечнем не установлен иной срок. Такие дела оформляют полностью и включают в отдельную опись по личному составу.
Для кадровой службы виды хранения различаются сроком, местом хранения, описью и тем, что происходит с делом после истечения срока.
| Вид хранения | Срок | Где хранится и опись | После срока | Примеры |
|---|---|---|---|---|
| Постоянное | «Постоянно»; в организации, которая не является источником комплектования, не менее 10 лет, по отдельным статьям — до ликвидации организации | Архив организации, опись дел постоянного хранения | Источник комплектования передаёт дела в государственный или муниципальный архив; уничтожение документов Архивного фонда запрещено | Приказы по основной деятельности (ст. 19), штатные расписания (ст. 40) |
| По личному составу | 50 лет для законченных делопроизводством после 01.01.2003, 75 лет для более ранних | Архив организации, опись дел по личному составу | Экспертиза ценности; по статьям с отметкой ЭПК часть дел может быть отобрана на постоянное хранение | Приказы о приёме, переводе, увольнении (ст. 434), трудовые договоры (ст. 435), личные карточки (ст. 444), личные дела (ст. 445) |
| Временное свыше 10 лет | Более 10 лет по статье перечня | Архив организации, опись дел временного хранения свыше 10 лет | Экспертиза ценности, акт о выделении к уничтожению | Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте — 45 лет (ст. 423) |
| Временное до 10 лет включительно | До 10 лет включительно | Структурное подразделение, в описи не включаются | Экспертиза ценности, акт о выделении к уничтожению | Графики отпусков — 3 года (ст. 453), табели — 5 лет (ст. 402), приказы о взысканиях — 3 года (ст. 434) |
Кадровая служба одновременно ведёт дела всех четырёх групп, поэтому срок определяют по статье перечня для конкретного вида документа, а не по названию папки. Проверить это можно по номенклатуре дел: у каждого дела в ней должны стоять срок хранения и номер статьи перечня.
Как читать сроки в Перечне № 236: ЭПК, ДЗН, 50/75 и «до ликвидации»
Для большинства организаций сроки берут из Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Приказ зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449 и действует с 18.02.2020. Официальный текст с примечаниями к статьям размещён на странице Перечня типовых управленческих архивных документов на сайте Росархива. Кроме срока, у статьи бывает отметка или примечание о том, что делать с делом после истечения срока.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- ЭПК. По итогам экспертизы ценности документ или его часть могут быть отобраны на постоянное хранение, поэтому по окончании срока такие дела не уничтожают автоматически. Отметку ЭПК имеют, в частности, личные карточки (ст. 444) и личные дела (ст. 445).
- ДЗН. До замены новыми: срок заканчивается, когда документ заменён новым.
- «После истечения срока действия». Отсчёт начинается после окончания действия документа или договора. Так, договоры добровольного страхования от несчастных случаев и профзаболеваний хранятся 5 лет после истечения срока их действия (ст. 420).
- 50/75 лет. 75 лет для документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет для законченных после этой даты.
- «Постоянно». Для источников комплектования государственных и муниципальных архивов это передача дел в архив после временного хранения в организации. Для остальных организаций срок не может быть менее 10 лет (сноска к графе срока хранения), а для приказов по основной деятельности (ст. 19) и штатных расписаний (ст. 40) примечание устанавливает срок «до ликвидации организации».
Срок отсчитывают не от даты документа. По п. 4.1 Инструкции по применению Перечня, утверждённой приказом Росархива от 20.12.2019 № 237, сроки исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором дела закончены делопроизводством. Приказ об отпуске, изданный в марте 2025 года, со сроком 5 лет считают с 1 января 2026 года: срок истекает 31 декабря 2030 года, и выделить дело к уничтожению можно не раньше 2031 года.
Внимание: статья 423 Перечня разделена на два подпункта с разными сроками. Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет, а журналы проверки знаний и профилактических работ по охране труда — 5 лет. В обзорах их часто подают слитно, отсюда путаница со сроками.
Когда Перечень № 236 не даёт ответа
Перечень № 236 основной, но не единственный. Для отдельных сфер действуют отраслевые перечни, и для документов, специфичных для отрасли, они имеют приоритет над общим. В здравоохранении хранение медицинской документации регулируют приказы Минздрава, в образовании ведомственные перечни устанавливают сроки для личных дел студентов, учебных планов и журналов, в финансовом секторе действуют указания Банка России по хранению отчётности, договоров и досье клиентов. Типичная ошибка — начать с Перечня № 236, найти похожую строку и поставить срок, не проверив, есть ли для отрасли свой документ.
Вторая ситуация — вида документа в перечне нет. Журнал учёта инструкций по охране труда и журнал их выдачи вести нужно, а отдельной статьи о сроке их хранения в Перечне нет.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Если вида документа нет в перечне, это не освобождает от хранения. Срок в такой ситуации определяют по аналогии: берут наиболее близкий по смыслу вид документа и применяют его срок. Для журналов учёта и выдачи инструкций по охране труда я бы ориентировалась на срок самих инструкций или на срок журналов инструктажей, в зависимости от содержания. Решение принимает экспертная комиссия, его оформляют и фиксируют в номенклатуре дел, и при проверке вы показываете документированный выбор, а не догадку.»
Сроки хранения кадровых документов: приказ о приёме, личное дело, табель
Кадровый документ и документ по личному составу в архивном смысле совпадают не всегда. Приказ о приёме на работу хранится 50/75 лет, а приказ о ежегодном отпуске, изданный в том же месяце, — 5 лет. Срок задаёт статья Перечня № 236 для конкретного вида документа.
Сроки основных кадровых документов по Перечню № 236 на дату публикации:
| Документ | Статья Перечня № 236 | Срок хранения |
|---|---|---|
| Приказы о приёме, переводе, увольнении и ряд иных приказов по личному составу | 434 | 50/75 лет |
| Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках и командировках | 434 | 5 лет; для работников с вредными и (или) опасными условиями труда — 50/75 лет |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | 434 | 3 года |
| Трудовые договоры и соглашения к ним | 435 | 50/75 лет |
| Личные карточки работников (форма Т-2) | 444 | 50/75 лет, ЭПК |
| Личные дела руководителей и работников | 445 | 50/75 лет, ЭПК |
| Табели учёта рабочего времени | 402 | 5 лет; при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет |
| Графики отпусков | 453 | 3 года |
| Протоколы результатов обучения по охране труда | 422 | 5 лет |
| Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте | 423 | 45 лет |
| Штатные расписания | 40 | Постоянно по месту утверждения; в организации, не являющейся источником комплектования, — до ликвидации |
Три группы приказов по личному составу из статьи 434 имеют три разных срока, поэтому в номенклатуре дел приказы о приёме и увольнении, об отпусках и о взысканиях заводят отдельными делами. Дело со сроком 3 года нельзя выделить к уничтожению, если в него подшиты приказы со сроком 50/75 лет.
Личное дело руководителя по Перечню № 236 не хранится постоянно: статья 445 устанавливает для личных дел руководителей и работников одинаковый срок 50/75 лет с отметкой ЭПК. Постоянное хранение для такого дела возможно только как результат экспертизы ценности по этой отметке. Состав личного дела для работников, которые не являются государственными или муниципальными служащими, определяет ЛНА организации (примечание к ст. 445). Если личные дела в компании ведут, перечень вложений закрепляют во внутреннем акте, а комплектность сверяют по описи документов личного дела.
У документов по охране труда сроки различаются внутри одного направления. Протоколы результатов обучения хранятся 5 лет, журналы инструктажа — 45 лет, а статья 425 Перечня прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о несчастных случаях на производстве.
Важный нюанс из практики: при расследовании несчастного случая с работником, который отработал в компании много лет, запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период его работы. Если журнал уничтожен, работодатель не докажет, что инструктажи проводились, а доказывать это придётся именно ему.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Пятьдесят лет для документов по личному составу установлены не случайно: они нужны не столько работодателю, сколько самому человеку, причём тогда, когда компании, где он работал, может уже не существовать. Та же логика у журналов инструктажей: они понадобятся, если бывший работник через много лет свяжет заболевание с условиями труда. Закончился журнал — он уходит в архив, а не в уничтожение.»
Факт: нормы обеспечения средствами защиты, смывающими средствами, молоком и лечебно-профилактическим питанием по месту утверждения хранятся постоянно (ст. 426 Перечня № 236), а не 5 лет, как иногда пишут. В других организациях срок — 3 года после замены новыми.
Образцы документов по личному составу для личного дела работника
В комплекте документы, из которых формируются личное дело и дела по личному составу; первой стоит открыть опись документов личного дела, по ней проверяют полноту дела перед передачей в архив.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Приказ о приёме на работу (форма Т-1) | Скачать |
| Личная карточка работника (форма Т-2) | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
Сценарии хранения: источник комплектования, частная компания, ликвидация
Один и тот же приказ по основной деятельности хранится по-разному в зависимости от статуса организации. Статус источника комплектования государственного или муниципального архива определяет, куда в итоге уходят дела постоянного хранения и кто рассматривает описи и акты.
| Сценарий | Дела постоянного хранения | Дела по личному составу | Что критично |
|---|---|---|---|
| Организация — источник комплектования государственного или муниципального архива | Временное хранение в архиве организации, затем передача в государственный или муниципальный архив | 50/75 лет в архиве организации; по статьям с отметкой ЭПК — экспертиза ценности | Описи и акты рассматривает ЭК организации, затем они идут на согласование ЭПК архива (пп. 46-48 Правил № 77) |
| Организация, не являющаяся источником комплектования | Не менее 10 лет; приказы по основной деятельности и штатные расписания — до ликвидации организации | 50/75 лет в архиве организации | Описи и акты рассматривает ЭК организации |
| Ликвидация, в том числе при банкротстве | Ликвидатор или конкурсный управляющий передаёт по договору государственному или муниципальному архиву | Передаются по договору вместе с архивными документами, у которых не истекли временные сроки хранения (ч. 10 ст. 23 125-ФЗ) | Документы передаются в упорядоченном состоянии |
| Ликвидация организации в Москве без правопреемника | По договору с государственным или муниципальным архивом (ч. 10 ст. 23 125-ФЗ) | Передаются в Главархив Москвы, ГБУ «Мосархив»: приказы о приёме и увольнении, личные карточки Т-2, личные дела, трудовые договоры | Документы передаются в упорядоченном состоянии |
В каждом из четырёх сценариев дела по личному составу остаются под защитой срока 50/75 лет: меняется только место хранения и то, кто отвечает за сохранность после прекращения деятельности компании. Для московских организаций состав принимаемых дел и требования к ним опубликованы в материале о порядке передачи документов по личному составу от ликвидированных организаций на сайте Мосархива.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Копии документов и архивная справка: у работодателя и в архиве
Пока компания работает, копии документов, связанных с работой, работник получает у работодателя. По статье 62 ТК РФ работодатель выдаёт их безвозмездно, заверенными, не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Если документ оформлен в КЭДО, копию выдают на бумаге или в электронной форме.
Если документы уже переданы в государственный или муниципальный архив, например после ликвидации организации, запрос направляют в тот архив, где хранятся документы по личному составу, — так это разъясняет Росархив. Социально-правовые запросы архив исполняет не более чем за 30 календарных дней со дня регистрации, и срок может быть продлён ещё не более чем на 30 календарных дней с уведомлением заявителя (п. 254 Правил № 77, ч. 3 ст. 26 125-ФЗ). Трёхдневный срок из статьи 62 ТК РФ к архиву не применяется: он касается только работодателя.
Форма хранения: бумажный оригинал, скан и электронный документ
Срок хранения от носителя не зависит, а форма хранения зависит от того, как документ создан. Часть решений за кадровую службу принял закон: часть 3 статьи 22.1 ТК РФ исключает из электронного кадрового документооборота трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении работника и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником. Сведения о трудовой деятельности формируются электронно по своим правилам, а трудовые книжки, акты о несчастных случаях, приказы об увольнении и документы об инструктажах оформляют и хранят на бумаге.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка вместо файла его не заменяет. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан не заменяет оригинал. Поэтому решение о форме принимайте один раз, на входе: для дел со сроком 45 лет оно действует все 45 лет.»
Важный нюанс из практики: перечень документов, которые компания оставляет на бумаге, утверждают в положении о КЭДО. Так поступают с документами, которые не успевают оформлять электронно, например с приказами о срочных командировках. На вопрос проверяющего, почему документ этого вида оформлен на бумаге, ответом служит утверждённый перечень.
Полезно знать: протоколы проверки знаний по охране труда можно вести в электронном или бумажном виде, а удостоверения ведутся в бумажном виде. При переводе охраны труда в электронный вид это разграничение часто упускают.
Хранение электронных кадровых документов в КЭДО
Электронные кадровые документы хранятся в течение тех же сроков, что установлены для аналогичных документов на бумаге (ст. 22.1-22.3 ТК РФ). Электронный трудовой договор хранится 50/75 лет, электронный график отпусков — 3 года; отдельного срока для электронной формы закон не вводит.
Состав хранимого документа задаёт приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н, его требования действуют с 1 марта 2023 года. Электронный кадровый документ хранится комплектом: файл в формате PDF/A-1A, приложения при их наличии, файл отсоединённой электронной подписи при её наличии, машиночитаемая доверенность при её наличии и XML-описание. Форматы и схемы опубликованы на странице Минтруда об электронном кадровом документообороте.
Машиночитаемая доверенность входит в комплект хранения, если кадровый документ подписал уполномоченный работник, а не руководитель. Документы, подписанные по доверенности, хранятся вместе с ней весь архивный срок, а при увольнении уполномоченного работника первой отзывают доверенность.
В Добыто кадровый документ проходит маршрут из четырёх шагов: специалист по кадрам создаёт или загружает документ, система строит маршрут согласования и отправляет уведомление, сотрудник подписывает документ электронной подписью с телефона, после чего документ уходит в электронный архив.
Важный нюанс из практики: ответственность за сохранность электронного архива лежит на работодателе, даже если документы физически хранятся у оператора КЭДО. Условия о судьбе архива после расторжения договора у операторов разные: одни сохраняют доступ к архивной версии по лицензионному договору, другие предлагают выгрузить документы, а затем удаляют их. Выгрузку по фильтрам (за год, за весь период, по фамилии работника) стоит проверить до того, как она понадобится.
Как сохранить проверяемость электронной подписи на весь срок хранения
Срок действия сертификата подписи короче срока хранения кадровых документов, поэтому проверяемость подписи сохраняют через архивный формат. Документ подписывают при действующем сертификате, к подписи добавляют метку времени, а при смене криптоалгоритмов поверх прежней формируют усовершенствованную подпись и передают документ в архив с сохранением проверяемости.
Общие требования к долговременному хранению сформулированы в ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов». Стратегия сохранности по стандарту охватывает читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертацию, миграцию и безопасность. Систему хранения можно сверить с типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов, которые Росархив утвердил приказом от 15 июня 2020 года.
Что проверить у оператора КЭДО до переноса архива
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Кадровые документы — это персональные данные, причём чувствительные: сведения о семье, здоровье, доходах. Как только они уходят к внешнему провайдеру, появляется третье лицо, и передача ему данных должна опираться на согласие работника. Поэтому спрашивайте у вендора не о том, защищены ли данные, а о полном списке лиц с доступом: обычно это провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. Отдельно проверьте, выгружает ли система комплект целиком — документ, файл подписи, доверенность: при проверке, споре или смене оператора нужны файлы, а не изображение на экране.»
Для архива значимы ещё два вопроса к оператору: есть ли разграничение доступа по ролям с журналом обращений и в каком виде отдаются документы при расторжении договора. Доступ всей кадровой службы ко всему кадровому массиву — типовая ситуация и типовое нарушение.
В интерфейсе Добыто у раздела «Документы» есть отдельная вкладка «Архив», а завершённые документы переносятся туда массовым действием «В архив». Для компаний, которым кадровый массив нужно держать на отдельной инфраструктуре, в тарифе «Корпорация» предусмотрен выделенный сервер.
Как подготовить дела к передаче в архив и к уничтожению
Экспертизу ценности проводит экспертная комиссия организации (ЭК): она рассматривает описи дел и акты о выделении к уничтожению. У организаций — источников комплектования эти документы дополнительно согласует экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) соответствующего архива (пп. 46-48 Правил № 77). Дела включают в акт только после сверки сроков с номенклатурой дел и перечнями (п. 31).
Лайфхак: опись дел длительного хранения удобнее строить так, чтобы по ней находились сведения о конкретном работнике. При несчастном случае или профессиональном заболевании ищут не журнал за определённый год, а историю конкретного человека.
Как разделить документы по видам хранения и подготовить дела к уничтожению: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, есть ли отраслевой перечень для вашей сферы. Для документов, специфичных для отрасли, он применяется раньше Перечня № 236.
- Шаг 2. Составьте номенклатуру дел: у каждого дела укажите срок хранения и статью перечня. Для видов документов без статьи установите срок по аналогии решением экспертной комиссии.
- Шаг 3. Разделите документы на текущие и законченные делопроизводством. Срок хранения законченных дел отсчитывайте с 1 января следующего года.
- Шаг 4. Разделите законченные дела по порогу 10 лет. Дела до 10 лет включительно оставьте в структурных подразделениях. Дела постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет и по личному составу оформите и передайте в архив организации не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения делопроизводства.
- Шаг 5. Составьте три отдельные описи: дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет и по личному составу. Описи рассматривает ЭК; источники комплектования направляют их на согласование ЭПК архива.
- Шаг 6. По истечении сроков проведите экспертизу ценности и оформите акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Дела с отметкой ЭПК включайте в акт только по итогам экспертизы; источники комплектования согласуют акт с ЭПК архива.
Во что обходится нарушение правил хранения
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов образует состав статьи 13.20 КоАП РФ. На дату публикации она предусматривает предупреждение или штраф: для граждан от 1 000 до 3 000 рублей, для должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей.
Помимо штрафа, у досрочного уничтожения есть процессуальные последствия. Без журнала вводного инструктажа работодатель не докажет проведение инструктажей при расследовании несчастного случая или профессионального заболевания. Без приказов о приёме и увольнении и личных карточек бывший работник не получит копии для подтверждения стажа, а работодатель не сможет выдать их в трёхдневный срок по статье 62 ТК РФ.
Стоимость электронного хранения кадровых документов в КЭДО
Стоимость КЭДО с электронным архивом зависит от тарифа и численности сотрудников: цена указывается за сотрудника в месяц, электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в тарифе «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП для сотрудников через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Электронный архив входит в тариф «Бизнес», выделенный сервер — в тариф «Корпорация». Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду; полные условия опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Вид хранения определяет статья перечня, а не то, что документ кадровый. Дела постоянного хранения источник комплектования в итоге передаёт в госархив, а частная компания хранит их не менее 10 лет или до ликвидации. Документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет и при ликвидации уходят в государственный или муниципальный архив, временные дела до 10 лет остаются в подразделениях и уничтожаются только по акту после экспертизы ценности. Электронный документ хранится столько же, сколько бумажный аналог, и в той форме, в которой создан.
Добыто ведёт кадровые документы в электронной форме от подписания до архива: подписанный документ попадает в электронный архив сервиса, а срок его хранения определяет тот же Перечень № 236, что и для бумажного дела.
Частые вопросы
Сколько хранить документы по медосмотрам по приказу 29н?
Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н устанавливает порядок обязательных предварительных и периодических медосмотров, действует до 1 апреля 2027 года и изменялся, в частности, приказом Минздрава России от 02.10.2024 № 509н. Срок хранения документов о медосмотрах у работодателя определяют по Перечню № 236 по виду документа. Перечни вредных и опасных факторов и работ, при которых проводятся обязательные медосмотры, по месту утверждения хранятся постоянно, в других организациях — до замены новыми (ст. 411). Протоколы и заключения психофизиологических обследований хранятся 50/75 лет (ст. 413). Медицинские организации дополнительно руководствуются отраслевыми актами Минздрава.
Что делать с трудовой книжкой, которую уволенный работник не забрал?
Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками, хранятся до востребования (ст. 449 Перечня № 236): общий срок к ним не применяется, и в акт о выделении к уничтожению их не включают. Книги и журналы учёта движения трудовых книжек хранятся 50/75 лет. Трудовая книжка исключена из КЭДО частью 3 статьи 22.1 ТК РФ, поэтому хранится только на бумаге, и скан её не заменяет.
Сколько хранить согласие на обработку персональных данных уволенного работника?
Согласия на обработку персональных данных хранятся 3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва (ст. 441 Перечня № 236). Отзыв согласия не обязывает удалять документы по личному составу: часть 7 статьи 5 152-ФЗ ограничивает хранение целями обработки, если срок не установлен федеральным законом, а для исполнения обязанности хранить архивные документы основанием служит пункт 2 части 1 статьи 6 152-ФЗ. Трудовой договор с паспортными данными, адресом и СНИЛС хранится 50/75 лет. Сведения, не относящиеся к кадровому учёту, например о личном автомобиле работника, по окончании целей обработки удаляют.
Сколько хранить старую редакцию правил внутреннего трудового распорядка?
Правила внутреннего трудового распорядка хранятся 1 год после замены новыми (ст. 381 Перечня № 236). Положения о структурных подразделениях, филиалах и представительствах живут по другому сроку: по месту утверждения они хранятся постоянно, а в самих подразделениях — до минования надобности (ст. 33). При обновлении ЛНА старые редакции выделяют к уничтожению по сроку своей статьи, а не общим актом со всеми локальными документами.
Сколько хранить должностные инструкции?
Должностные инструкции работников хранятся 50/75 лет (ст. 443 Перечня № 236). Типовые должностные инструкции и профили должностей хранятся 3 года после замены новыми (ст. 442). При обновлении инструкций типовые редакции и инструкции работников разводят по разным делам номенклатуры, иначе трёхлетний срок типовых документов не удастся применить.
Сколько хранить документы о несчастных случаях на производстве?
Книги, журналы регистрации и базы данных несчастных случаев на производстве и учёта аварий хранятся 45 лет (ст. 424 Перечня № 236). Документы о производственных травмах, авариях и несчастных случаях, включая выписки из журналов инструктажа, по месту составления хранятся 45 лет, при крупном материальном ущербе и человеческих жертвах — постоянно, в других организациях — 5 лет (ст. 425). Акт о несчастном случае на производстве исключён из КЭДО частью 3 статьи 22.1 ТК РФ и хранится на бумаге.
Сохраняется ли у уволенного работника доступ к документам в КЭДО?
Копии документов, связанных с работой, выдаются по заявлению в порядке статьи 62 ТК РФ, не позднее трёх рабочих дней, а документы, оформленные в КЭДО, можно выдать в электронной форме. Доступ к личному кабинету после увольнения определяет работодатель вместе с оператором. На практике часть операторов КЭДО оставляет уволенному доступ на 6 месяцев только для просмотра и скачивания своих документов, без возможности подписывать и создавать новые.
