Хранение документов по приказу Росархива обязательно для коммерческих компаний в двух частях: сроки задаёт Перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а уничтожать документы разрешено только после экспертизы ценности и по акту, как требуют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Приказы о приёме и увольнении, трудовые договоры, личные дела и карточки Т-2 хранятся 50 лет, если дело закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше; электронные документы КЭДО хранятся в те же сроки. Отдельный архив компания создавать не обязана. Порядок согласования зависит от статуса: источник комплектования государственного или муниципального архива согласует номенклатуру дел и описи с ЭПК архивного учреждения, остальные компании утверждают их сами после своей экспертной комиссии.
В статье — таблица сроков по статьям Перечня для кадровых документов, включая те, что уничтожают через 3 года, порядок работы архива и экспертной комиссии и требования к электронному архиву КЭДО. Разбираем, как законно уничтожить документы с истёкшим сроком, что делать при ликвидации и как отвечать на запросы бывших работников. Штрафы по статье 13.20 КоАП, стоимость электронного хранения на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какие требования Росархива обязательны для компании, а какие зависят от её статуса
Базовую обязанность устанавливает статья 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: организации обеспечивают сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков, установленных федеральными законами, иными нормативными актами и перечнями документов. Собственный архив организация создавать вправе, но не обязана (часть 2 статьи 13). Детали раскрывают два приказа Росархива, и оба применяются к коммерческим компаниям.
Перечень № 236 зарегистрирован Минюстом 06.02.2020 под № 57449 и действует с 18.02.2020. Он охватывает типовые управленческие документы, которые образуются у организаций при выполнении общих для всех функций, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, и для каждого вида документа называет статью и срок. Порядок применения раскрывает Инструкция, утверждённая приказом Росархива от 20.12.2019 № 237.
Правила № 77 зарегистрированы Минюстом 06.09.2023 под № 75119, действуют с 17.09.2023 и заменили правила 2015 года, утверждённые приказом Минкультуры России № 526. Они определяют, как формировать дела по номенклатуре, проводить экспертизу ценности, составлять описи, передавать дела в архив, хранить электронные архивные документы и уничтожать документы с истёкшим сроком.
Часть требований Правил зависит от того, является ли компания источником комплектования государственного или муниципального архива. Государственные и муниципальные организации выступают источниками комплектования по пункту 215 Правил. Коммерческой компании, которая не знает свой статус, стоит уточнить его в государственном или муниципальном архиве региона: от ответа зависит, кто утверждает номенклатуру и описи.
Что обязательно для любой компании, а что меняется в зависимости от статуса или решения руководителя:
| Что регулируется | Обязательно для всех компаний | Зависит от статуса или решения компании |
|---|---|---|
| Сроки хранения | Хранить документы весь срок по Перечню № 236 и отраслевым перечням | Приказы по основной деятельности и штатные расписания: «постоянно» у источника комплектования, «до ликвидации организации» у остальных (статьи 19 и 40 Перечня) |
| Архив и ответственный | Обеспечить сохранность документов в течение сроков хранения | Архив как подразделение, обязанности на конкретном работнике или договор с организацией, которая по уставу хранит архивные документы (пункты 2 и 5 Правил) |
| Номенклатура дел | Формировать законченные документы в дела по номенклатуре (пункт 12) | Источник комплектования раз в 5 лет представляет номенклатуру на ЭПК архивного учреждения, остальные утверждают её самостоятельно (пункт 11) |
| Экспертиза ценности | Уничтожать документы только после экспертизы ценности и утверждения описей (пункт 17) | Источник комплектования согласует положение об экспертной комиссии с ЭПК архивного учреждения (пункт 18) |
| Описи дел | Оформлять и описывать дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (пункт 48) | Источник комплектования направляет проекты описей на ЭПК не позднее 3 лет после завершения дел, остальные утверждают описи после согласования своей экспертной комиссией (пункты 29 и 30) |
| Электронные документы | Хранить в системе хранения электронных документов (СХЭД) и (или) на физически обособленных носителях (пункт 132) | Негосударственная компания вправе пользоваться услугами третьих сторон, на госорганы, государственные и муниципальные организации это право не распространяется (пункт 133) |
| Ликвидация | Передать документы по личному составу и документы с неистёкшими сроками хранения в государственный или муниципальный архив по договору (часть 10 статьи 23 125-ФЗ) | Не зависит от статуса |
Для компании, которая не является источником комплектования, обязательное ядро короткое: срок по перечню, уничтожение только после экспертизы ценности и по акту, передача документов по личному составу в государственный или муниципальный архив при ликвидации. Форму организации хранения компания выбирает сама и закрепляет локальными актами. Начните с проверки двух документов: утверждённой номенклатуры дел и приказа о назначении ответственного за архив.
Сроки хранения кадровых документов по Перечню № 236
Срок привязан к виду документа, а не к носителю: дело остаётся единицей учёта независимо от вида носителя (пункт 7 Правил), а статья 22.3 ТК РФ обязывает работодателя обеспечивать сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле. Приказ о приёме, подписанный в КЭДО, хранится столько же, сколько бумажный. Для документов по личному составу статья 22.1 125-ФЗ задаёт общее правило: 75 лет для законченных делопроизводством до 1 января 2003 года и 50 лет для законченных после этой даты, в Перечне это обозначено как 50/75 лет. Если перечень устанавливает для документа иной срок, действует он, поэтому часть кадровых документов хранится 3 или 5 лет.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Сроки для основных кадровых документов:
| Документ | Статья Перечня | Срок хранения |
|---|---|---|
| Приказы по личному составу о приёме, переводе, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, поощрении, об отпусках по уходу за ребёнком и без сохранения заработной платы | 434 «а» | 50/75 лет ЭПК |
| Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках и отпусках в связи с обучением | 434 «б» | 5 лет |
| Приказы о направлении в командировку | 434 «г» | 5 лет |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | 434 «д» | 3 года |
| Трудовые договоры, соглашения об их изменении и расторжении | 435 | 50/75 лет ЭПК |
| Личные карточки работников (форма Т-2) | 444 | 50/75 лет ЭПК |
| Личные дела руководителей и работников | 445 | 50/75 лет ЭПК |
| Журналы и базы данных регистрации приказов по личному составу | 182 «б» | 50/75 лет ЭПК |
| Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате | 296 | 50/75 лет ЭПК |
| Табели учёта рабочего времени | 402 | 5 лет, при вредных и опасных условиях труда 50/75 лет |
| Графики отпусков | 453 | 3 года |
| Согласия на обработку персональных данных | 441 | 3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва |
| Уведомления и предупреждения работникам от работодателя | 436 | 3 года |
Приказы о ежегодных отпусках и командировках получают срок 50/75 лет, если работник трудится во вредных или опасных условиях труда: это примечание к статье 434. Заявления, докладные записки и справки к приказам по личному составу входят в ту же статью и хранятся столько же, сколько сам приказ. Отсчёт срока начинается с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством: с этой даты документы становятся архивными (пункт 12 Правил).
Внимание: журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет, а журналы проверки знаний по охране труда и протоколы обучения — 5 лет. Статья 423 Перечня делит журналы на два подпункта с разными сроками, и в обзорах их часто подают слитно.
Перечень № 236 — общий акт. Для документов, специфичных для отрасли, приоритет у отраслевых перечней: в здравоохранении хранение медицинских карт, заключений и медицинской документации регулируют приказы Минздрава, в образовании ведомственные перечни устанавливают сроки для личных дел студентов, учебных планов и журналов, в финансовом секторе действуют указания Банка России по хранению отчётности, договоров и досье клиентов.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Сначала проверьте, есть ли отраслевой перечень, и только потом открывайте общий. Ошибка обычно возникает в обратном порядке: кадровик находит в Перечне № 236 подходящую строку, ставит срок и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Там, где у отрасли своя специфика обучения, скорее всего будет и своя специфика хранения.»
Образцы кадровых документов для личного дела и архива
Комплект покрывает документы из таблицы со сроком 50/75 лет; начните с описи документов личного дела: она фиксирует состав дела, но не заменяет архивную опись дел по личному составу.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
Электронные кадровые документы: форма хранения, состав файлов и подпись
Статья 22.3 ТК РФ возлагает на работодателя сохранность электронных документов в течение архивных сроков, а Правила № 77 требуют хранить электронные архивные документы в СХЭД и (или) на физически обособленных носителях. Форма, в которой документ хранится весь срок, определяется тем, как его создали и подписали.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатать его и хранить бумагу вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, и дальше с ним живут весь срок хранения.»
Часть документов КЭДО не охватывает вовсе. Статья 22.1 ТК РФ не применяется к трудовым книжкам и электронным сведениям о трудовой деятельности, акту о несчастном случае на производстве, приказу об увольнении работника и документам о прохождении инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемым работником. Трудовые книжки, акты о несчастных случаях, приказы об увольнении и документы об инструктажах остаются в бумажном архиве даже у компании, которая перевела на КЭДО всё остальное; сведения о трудовой деятельности передаются в Социальный фонд России по форме ЕФС-1.
Важный нюанс из практики: в охране труда граница между электронным и бумажным хранением проходит внутри одного процесса. Протоколы проверки знаний можно вести в электронном или бумажном виде, а удостоверения ведутся на бумаге. О разграничении забывают именно при переводе охраны труда в электронный вид.
Из чего состоит электронный кадровый документ в архиве
С 1 марта 2023 года действует приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н о составе и форматах документов, связанных с работой, которые оформляют без дублирования на бумаге. Документ состоит из основной части в формате PDF/A-1A, приложений, электронных подписей, машиночитаемой доверенности, если подписант действует по ней, и описания в отдельном XML-файле. Пункт 141 Правил № 77 требует при передаче на архивное хранение тот же набор: файл основной части в PDF/A, приложения, файлы подписей и файл описания с метаданными, где указаны в том числе результат проверки электронной подписи, индекс дела по номенклатуре и срок хранения.
При выборе системы проверяйте, что она выгружает комплект целиком: документ, отдельный файл подписи и доверенность, если документ подписан по ней. При проверке, в споре или при смене оператора понадобятся файлы, а изображение документа на экране их не заменит.
Полезно знать: штамп с визуализацией подписи на PDF не является электронной подписью: его можно скопировать редактором и вставить в любой документ. Подлинность подтверждает проверка файла подписи специальным программным обеспечением.
Важный нюанс из практики: при проверке электронных кадровых документов контролирующему органу передают не только сами файлы. В комплект входят приказ о введении КЭДО, положение о КЭДО, согласие работника подписывать документы усиленной неквалифицированной электронной подписью и архив документов: PDF и отдельные файлы подписей.
Виды подписи сторон в одном документе могут различаться, и это законно. При заключении трудового договора работодатель использует усиленную квалифицированную электронную подпись (статья 22.3 ТК РФ), а работнику для большинства документов достаточно неквалифицированной подписи при наличии соглашения об электронном взаимодействии и локального акта. В сервисе Добыто подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП подписанта работодателя выпускают партнёрские удостоверяющие центры.
Как сохранить проверяемость подписи на весь срок хранения
Сертификат ключа подписи действует ограниченное время, а трудовой договор хранится 50 лет. Правила № 77 требуют закрепить в локальных актах порядок поддержания юридической значимости электронных архивных документов в течение сроков хранения и порядок использования электронной подписи при архивном хранении (пункт 131). При приёме документа в СХЭД система проверяет, есть ли в метаданных сведения о проверке подлинности подписи на момент подписания или получения (пункт 148). Подпись проверяют сразу, пока сертификат действует, а результат проверки сохраняют вместе с документом.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Проверьте подпись на документе из электронного архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Для откреплённой подписи понадобятся 2 файла: сам документ и файл подписи с расширением .sig.
Как организовать архив компании по Правилам № 77
Архив создают как структурное подразделение или подразделение в составе другого подразделения; допускается возложить обязанности по хранению, учёту и использованию архивных документов на конкретного работника (пункт 2 Правил). Работу архива регламентирует положение об архиве, которое утверждает руководитель, примерное положение утверждено приказом Росархива от 11.04.2018 № 42. Экспертную комиссию создают приказом, её положение разрабатывают на основе примерного положения из приказа Росархива от 11.04.2018 № 43. ЭК ежегодно отбирает дела для хранения и уничтожения, согласует номенклатуру дел, описи и акты о выделении к уничтожению (пункты 18 и 19).
Номенклатуру дел разрабатывают в конце каждого года, согласуют с ЭК, утверждает её руководитель или уполномоченное им лицо, в действие она вводится с 1 января следующего года (пункт 11). Срок каждого дела в номенклатуре ставят со ссылкой на статью перечня, по которой он определён.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Если вида документа нет в перечне, это не значит, что его можно не хранить. Срок определяют по аналогии: находят наиболее близкий по смыслу вид документа, применяют его срок и фиксируют решение в номенклатуре дел. Решение принимает экспертная комиссия и оформляет его, поэтому на проверке вы показываете документированный выбор, а не догадку.»
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу, передают в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения в делопроизводстве. Документы со сроком до 10 лет включительно остаются в подразделениях и после экспертизы ценности уничтожаются там же (пункт 47). Описи дел подразделения представляют работнику архива не позднее чем через 1 год после завершения дел. Для бумажных документов оптимальный режим — температура 17-19 °C и относительная влажность 50-55%, сезонные и суточные колебания допускаются не более чем на 5 °C и 10% (пункты 88 и 89).
Электронные дела по личному составу передают на архивное хранение в те же сроки (пункт 140). СХЭД должна быть информационно и функционально совместима с системой электронного документооборота и другими системами компании (пункт 135). Типовые функциональные требования к таким системам, утверждённые приказом Росархива от 15.06.2020 № 69, обязательны для государственных органов, коммерческой компании они служат перечнем функций для сверки перед покупкой системы. Для компаний, которые ведут кадровый учёт в 1С:ЗУП, в Добыто есть готовый модуль: он устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически.
Важный нюанс из практики: доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. Правила № 77 требуют закрепить разграничение прав доступа к электронным архивным документам локальными актами (пункты 131 и 144).
Лайфхак: на документы длительного хранения составляйте опись не по годам, а по людям. При несчастном случае или профзаболевании ищут не журнал за конкретный год, а сведения о конкретном работнике.
Как навести порядок в архиве кадровых документов: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, есть ли для отрасли компании специальный перечень документов со сроками хранения: для отраслевых документов он приоритетнее Перечня № 236.
- Шаг 2. Назначьте приказом ответственного за архив и утвердите положение об архиве либо заключите договор с организацией, которая по уставу хранит архивные документы.
- Шаг 3. Создайте приказом экспертную комиссию и утвердите положение о ней.
- Шаг 4. Составьте номенклатуру дел: у каждого дела срок и статья перечня, для документов, которых нет в перечне, срок определяется по аналогии решением экспертной комиссии.
- Шаг 5. Разделите документы на текущие и завершённые, а завершённые — по порогу 10 лет: документы со сроком до 10 лет остаются в подразделениях, дела со сроком свыше 10 лет и по личному составу готовятся к передаче в архив.
- Шаг 6. Внутри каждой категории разложите дела по видам и годам, от старых к новым, и составьте описи дел по личному составу.
- Шаг 7. Передайте завершённые дела в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после окончания делопроизводства.
- Шаг 8. Для электронных документов проверьте выгрузку комплекта: PDF/A, файлы подписей, XML-описание и машиночитаемая доверенность, если документ подписан по ней.
- Шаг 9. Ежегодно проводите экспертизу ценности и оформляйте акт о выделении к уничтожению документов, срок которых истёк к 1 января года составления акта.
Когда отдельный архив компании не нужен
Если документов немного, обязанности по хранению можно возложить на конкретного работника, а хранение архивных документов передать по договору возмездного оказания услуг организации, уставом которой предусмотрена такая деятельность (пункты 2 и 5 Правил). Документы со сроком до 10 лет в архив не передают вовсе. Электронные архивные документы негосударственная компания вправе хранить в СХЭД третьей стороны (пункт 133). Платформа Добыто построена под требования статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ, электронный архив в ней подключается в тарифе «Бизнес».
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Кадровые документы содержат чувствительные персональные данные: сведения о семье, здоровье, доходах. Как только они уходят к внешнему провайдеру, появляется третье лицо, и передача ему данных должна быть основана на согласии работника. Поэтому просите у поставщика не формулу о защищённом хранении, а список всех, кто получит доступ к данным: обычно это провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр.»
Как уничтожить документы с истёкшим сроком хранения
Уничтожать документы до экспертизы ценности, до утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу запрещено (пункт 17 Правил). Проект акта о выделении к уничтожению составляет работник делопроизводства по предложениям подразделений, ЭК рассматривает его одновременно с описями, руководитель утверждает (пункты 26, 28 и 30); рекомендуемый образец акта приведён в приложении № 3 к Правилам. В акт включают дела, срок хранения которых истёк к 1 января года, в котором составлен акт.
Дела с отметкой ЭПК по истечении срока просматривают полистно, электронные — подокументно: такие документы могут быть отобраны на постоянное хранение. Выявленные документы постоянного хранения выделяют, остальные включают в акт без отметки ЭПК (пункт 27). На электронные документы, не подлежащие хранению, составляют отдельный акт (пункт 28), и СХЭД удаляет их вместе с резервными экземплярами по этому акту (пункт 137).
Бумажные дела после утверждения акта передают организации, которая перерабатывает вторсырьё. Документы с персональными данными, с пометкой «Для служебного пользования» и с другой информацией ограниченного доступа уничтожают в самой компании механическим измельчением или иным способом, исключающим восстановление содержания; документ, подтверждающий утилизацию, прикладывают к акту (пункт 31).
Кадровые дела почти всегда содержат персональные данные, поэтому уничтожение подтверждают и по приказу Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179: при обработке без средств автоматизации — актом об уничтожении персональных данных, при автоматизированной обработке — актом и выгрузкой из журнала регистрации событий информационной системы. Эти документы хранят 3 года. Сверьте номенклатуру прошлых лет: дела, срок которых истёк к 1 января текущего года, включаются в акт этого года.
Архивные справки, копии документов и хранение при ликвидации компании
По письменному заявлению работника работодатель не позднее 3 рабочих дней выдаёт копии документов, связанных с работой (статья 62 ТК РФ). В КЭДО срок тот же: документы или их надлежащим образом заверенные копии предоставляются безвозмездно на бумаге или в электронном виде не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления (статья 22.3 ТК РФ).
Запросы бывших работников о стаже и заработке относятся к запросам социально-правового характера. Организация, у которой есть соответствующие архивные документы, исполняет их бесплатно (часть 3 статьи 26 125-ФЗ) в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса (пункт 182 Правил). Ответ оформляют архивной справкой, архивной выпиской, архивной копией или информационным письмом. Архивную справку составляют на бланке организации, подписывает её руководитель или уполномоченное лицо, заверяют печатью; справку больше одного листа прошивают, нумеруют и заверяют. Данные переносят так, как они записаны в документах: расхождения оговаривают пометкой «Так в документе», исправления и комментарии не допускаются (пункт 185). Электронную архивную справку подписывают УКЭП или УНЭП, сертификат которой создан и используется в инфраструктуре взаимодействия информационных систем, включая Единый портал госуслуг.
При ликвидации негосударственной организации, в том числе в результате банкротства, ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий передаёт документы по личному составу и документы с неистёкшими сроками временного хранения в упорядоченном состоянии в государственный или муниципальный архив по договору с ним и сам организует упорядочение (часть 10 статьи 23 125-ФЗ).
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Пятьдесят лет для кадровых документов установлены не случайно: они нужны не работодателю, а самому человеку, причём тогда, когда компании может уже не существовать. Проверьте номенклатуру дел: у личных карточек, трудовых договоров и приказов по личному составу должен стоять срок 50/75 лет и номер статьи перечня.»
Если компания работала в Москве и её документы переданы в учреждения Главархива Москвы, бывший работник получает справку о трудовом стаже и заработной плате для оформления пенсии бесплатно. Запрос подаётся только онлайн, готовая справка приходит в личный кабинет, бумажный экземпляр выдают в центре госуслуг «Мои документы»; состав сведений для запроса описан в инструкции о получении архивных документов через Главархив Москвы.
Типичные ошибки при хранении кадровых документов и их цена
Статья 13.20 КоАП за нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов предусматривает предупреждение или штраф: для должностных лиц — от 3 000 до 5 000 руб., для юридических лиц — от 5 000 до 10 000 руб.
Журналы инструктажа уничтожены вместе с протоколами обучения
Протоколы обучения и проверки знаний по охране труда хранятся 5 лет, и журналы инструктажа попадают в тот же акт по инерции. Их срок — 45 лет. Когда через годы бывший работник свяжет заболевание с условиями труда или расследование несчастного случая поднимет историю его инструктажей, без журнала работодатель не докажет, что инструктажи проводились, а доказывать придётся ему: при расследовании запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека.
Документы уничтожены без экспертизы ценности и акта
Документы выбрасывают, чтобы освободить место, не дожидаясь экспертизы ценности и утверждения акта. Это нарушение пункта 17 Правил и основание для ответственности по статье 13.20 КоАП. Утраченное дело по личному составу не восстановить: справку о стаже или заработке бывшему работнику будет не из чего составить.
Копии документов выданы позже 3 рабочих дней
Когда дела не описаны и хранятся без номенклатуры, поиск документов по конкретному человеку не укладывается в 3 рабочих дня по статье 62 ТК РФ. Нарушение трудового законодательства влечёт ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП: предупреждение или штраф для должностных лиц от 1 000 до 5 000 руб., для юридических лиц от 30 000 до 50 000 руб. Проверьте последние акты о выделении к уничтожению: журналы инструктажа и дела по личному составу со сроком 50/75 лет в них попадать не должны.
Стоимость электронного архива кадровых документов в 2026 году
Стоимость зависит от численности сотрудников, видов подписи и нужных интеграций; цены указаны на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, подписи ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, подписи ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника в месяц, минимальная оплата — 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в тарифе «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из тарифа и численности сотрудников. Перейти на другой тариф можно в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду; актуальные условия опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Для коммерческой компании обязательны сроки по Перечню № 236 и отраслевым перечням, уничтожение только после экспертизы ценности и по утверждённому акту и передача документов по личному составу в государственный или муниципальный архив при ликвидации. Приказы по личному составу, трудовые договоры, личные дела и карточки Т-2 хранятся 50/75 лет на бумаге или в электронном виде, а форма хранения повторяет форму создания. Электронный документ хранится комплектом: основная часть, файлы подписей, описание с метаданными и результатом проверки подписи.
Сервис Добыто закрывает электронную часть этой работы: подписание кадровых документов ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив и синхронизацию с 1С:ЗУП.
Частые вопросы о хранении документов
Сколько работодатель хранит документы медосмотров по приказу Минздрава № 29н?
Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н устанавливает порядок медосмотров, но срок хранения документов у работодателя не задаёт. Он распределяет экземпляры: заключение по предварительному осмотру составляют в 3 экземплярах, по периодическому — в 5, и в обоих случаях третий экземпляр направляют работодателю; один экземпляр заключительного акта хранится в медицинской организации 50 лет. У работодателя срок определяет статья 635 Перечня № 236: документы периодических медосмотров — 3 года, заключительные акты медосмотров работников с вредными и опасными условиями труда — 50/75 лет.
Сколько хранить договоры ГПХ с физическими лицами и документы кандидатов, которым отказали?
Исполнитель по договору ГПХ не является работником, но договоры гражданско-правового характера о выполнении работ и оказании услуг физическими лицами и акты сдачи-приёмки хранятся 50/75 лет (статья 301 Перечня). Заявления, анкеты, справки и копии документов лиц, не принятых на работу, хранятся 1 год (статья 438 «б»). После этого их уничтожают по акту, а если в документах есть персональные данные, уничтожение подтверждают по приказу Роскомнадзора № 179.
С какой даты считать 50 лет для личного дела уволенного работника?
С 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством. Для работника, уволенного в 2026 году, отсчёт идёт с 1 января 2027 года, и 50 лет истекают к 1 января 2077 года, поэтому включить дело в акт о выделении к уничтожению можно в 2077 году. Если компания — источник комплектования государственного или муниципального архива, документы по личному составу по истечении срока ещё проходят экспертизу ценности (часть 3 статьи 22.1 125-ФЗ).
Что происходит с архивом кадровых документов при реорганизации компании?
При реорганизации негосударственной организации условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяют учредители или органы, уполномоченные на это учредительными документами (статья 23 125-ФЗ). Обязательной передачи в государственный архив, как при ликвидации, закон для этого случая не устанавливает. Решение о том, где будут храниться личные дела, личные карточки и приказы по личному составу, фиксируют до завершения реорганизации, чтобы у документов был ответственный на весь оставшийся срок.
В каких случаях компания вправе не рассматривать архивный запрос?
Пункт 181 Правил № 77 перечисляет основания: в запросе нет наименования юрлица или ФИО заявителя, адреса и темы; текст не поддаётся прочтению; ответ невозможен без разглашения охраняемой законом тайны; по той же теме заявителю уже многократно отвечали, а новых доводов нет; в запросе есть нецензурные выражения или угрозы; у заявителя нет документов, подтверждающих полномочия действовать от имени третьего лица. О причине оставления запроса без рассмотрения сообщают, если фамилия и адрес заявителя поддаются прочтению.
Сколько хранить заявления и отчёты о проверке подлинности электронной подписи?
Заявления на подтверждение подлинности электронной подписи и отчёты удостоверяющего центра о подтверждении или невозможности подтверждения подлинности хранятся 3 года (статья 576 Перечня № 236). Результат проверки подписи самого кадрового документа живёт дольше: по пункту 141 Правил № 77 он входит в файл описания электронного архивного документа и хранится вместе с документом весь его срок.
