Сроки хранения управленческих архивных документов разбор перечня для работодателя

Сроки хранения управленческих архивных документов для работодателя устанавливает Перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Приказы о приёме, переводе и увольнении, трудовые договоры, личные дела и личные карточки хранятся 50 лет, если дело закончено в делопроизводстве после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Приказы о ежегодных отпусках и командировках хранятся 5 лет, приказы о дисциплинарных взысканиях и графики отпусков — 3 года. Срок считается с 1 января года, следующего за годом окончания дела, и одинаков для бумажных и электронных документов. Приказы по основной деятельности и штатные расписания хранятся постоянно, но в организации, которая не является источником комплектования государственного или муниципального архива, такая отметка означает хранение до ликвидации.

Ниже — таблица статей Перечня по кадровым документам с оговорками для работников с вредными и опасными условиями труда, порядок расчёта срока и способ определить срок для документа, которого в Перечне нет. Отдельно разобраны требования к хранению в КЭДО: что входит в комплект электронного документа и что закон оставляет на бумаге. Во второй половине статьи — пошаговый порядок выделения документов к уничтожению, действия при ликвидации и получении архивной справки, штрафы, тарифы на электронный архив на 2026 год и ответы на частые вопросы.

Какие нормы определяют сроки хранения кадровых документов

Трудовой кодекс обязывает работодателя хранить кадровые документы, но не говорит, как долго и в каком порядке. Сроки берутся из архивного законодательства. Основной акт для коммерческих и государственных организаций — Перечень типовых управленческих архивных документов. Он зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449 и действует с 18.02.2020. Перечень применяется к организациям независимо от организационно-правовой формы и формы собственности. Его сроки распространяются и на документы, законченные в делопроизводстве до 18.02.2020, кроме тех, что до этой даты уже были внесены в утверждённые описи дел постоянного хранения или акты о выделении к уничтожению.

Оригинал приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 с Перечнем опубликован на официальном портале правовой информации сканом на 230 страницах: при проверке или споре ссылаются на этот текст, а не на пересказ в справочной системе. Кадровые документы собраны в разделе 8 «Кадровое обеспечение» (статьи 431-508), нормирование и оплата труда — в подразделе 7.2, охрана труда — в подразделе 7.3.

Рядом с Перечнем работают ещё три акта:

• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Статья 22.1 закрепляет правило 50/75 лет для документов по личному составу, статья 13 даёт организации право создать собственный архив.
• Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Они регулируют организацию хранения, экспертизу ценности, описи дел, передачу документов в архив и уничтожение.
• Статья 22.3 ТК РФ. Она отсылает хранение электронных кадровых документов к законодательству об архивном деле, поэтому сроки для КЭДО те же, что для бумаги.
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Он ограничивает хранение данных кандидатов и работников сроком, который установлен для конкретного документа.

Когда Перечень № 236 уступает другим актам

Для отдельных сфер действуют ведомственные перечни, и для отраслевых документов они имеют приоритет над общим. В здравоохранении хранение медицинской документации регулируют приказы Минздрава, в образовании — ведомственные перечни по личным делам студентов, учебным планам и журналам, в финансовом секторе — указания Банка России по отчётности, договорам и досье клиентов. Для государственной службы, которая не является гражданской, документы по личному составу хранятся 75 лет после прекращения службы с последующей экспертизой ценности.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Сначала выясните, есть ли перечень для вашей отрасли, и только после этого открывайте Перечень № 236. Ошибка обычно возникает в обратном порядке: кадровик находит в общем перечне подходящую строку, ставит срок и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Там, где есть своя специфика обязательного обучения, как правило, есть и своя специфика хранения.»

Проверить, какой перечень применим, можно по уставным видам деятельности: если организация работает в регулируемой отрасли, отраслевой перечень указывают в номенклатуре дел рядом с Перечнем № 236.

Сроки хранения кадровых документов по Перечню № 236: таблица статей

В таблице собраны статьи Перечня, по которым кадровая служба чаще всего составляет номенклатуру дел. Формулировки видов документов сокращены, сроки и оговорки приведены по тексту акта.

По таблице видно, что один вид документа, приказ по личному составу, распадается на четыре срока: 50/75 лет, 5 лет, 3 года и отдельную оговорку для вредных условий. Если приказы о приёме и приказы об отпусках подшиты в одно дело, срок всего дела определяет самый длинный из них, и пятилетние документы приходится хранить полвека.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Приказ о приёме на работу и другие приказы по личному составу

Приказ о приёме на работу, приказ о переводе и приказ об увольнении относятся к статье 434 «а» и хранятся 50/75 лет с отметкой ЭПК. В ту же группу входят приказы об оплате труда, о совместительстве, о поощрении, об изменении анкетно-биографических данных, об отпусках по уходу за ребёнком и об отпусках без сохранения заработной платы. Последние два вида кадровики нередко путают с ежегодными отпусками и отправляют в пятилетние дела, хотя такие периоды влияют на стаж работника.

Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках и о командировках хранятся 5 лет, но только для работников с обычными условиями труда. Если работник занят на рабочем месте с вредными или опасными условиями по результатам специальной оценки, те же приказы хранятся 50/75 лет. На практике это решается двумя делами в номенклатуре: «Приказы об отпусках и командировках» и «Приказы об отпусках и командировках работников с вредными и опасными условиями труда». Документы к приказам, такие как заявления, служебные записки и справки, хранятся с тем же сроком, что и сам приказ.

Личное дело, личная карточка и трудовая книжка

Личное дело по статье 445 хранится 50/75 лет. Что в него входит, для работников коммерческих организаций закон не определяет: состав фиксирует ЛНА. Если в личное дело подшиты копии приказов, заявления и уведомления, у них сохраняются собственные сроки по Перечню, но на практике дело хранится целиком по сроку личного дела. Личная карточка Т-2 и журналы учёта личных дел и трудовых договоров также хранятся 50/75 лет.

Трудовая книжка работника — подлинный личный документ. По статье 449 такие документы хранятся до востребования, а невостребованные работником — 50/75 лет. Тот же порядок действует для дипломов, аттестатов, удостоверений и свидетельств, если работник оставил их у работодателя. Книга учёта движения трудовых книжек по статье 463 «в» хранится 50/75 лет, книга учёта бланков трудовых книжек — 5 лет.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Пятьдесят лет для кадровых документов установлены не случайно. Эти документы нужны не работодателю, а самому человеку, и нужны тогда, когда компании может уже не существовать. Поэтому личное дело или журнал с длительным сроком, который закончился, отправляется в архив, а не на уничтожение.»

Медосмотры по приказу Минздрава № 29н: что остаётся у работодателя

Порядок обязательных предварительных и периодических медосмотров утверждён приказом Минздрава от 28.01.2021 № 29н. По этому Порядку заключение по итогам предварительного осмотра составляется в трёх экземплярах, и один из них направляется работодателю. Сам приказ № 29н сроки хранения экземпляра работодателя не устанавливает, их даёт Перечень: документы периодических медосмотров (отчёты, акты, списки, планы-графики, переписка) по статье 635 хранятся 3 года. Заключительные акты медосмотров работников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, хранятся 50/75 лет. В 2026 году в приказ № 29н вносились изменения, поэтому порядок оформления заключений сверяйте по действующей редакции.

Образцы документов для личного дела и кадрового учёта

В комплекте — формы документов, которые хранятся 50/75 лет. Начните с описи личного дела: она фиксирует состав дела, который потом проверяют при передаче в архив.

Как считать срок хранения: 50/75 лет, ЭПК, «постоянно» и «до ликвидации»

Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено в делопроизводстве. Личное дело работника, уволенного в марте 2026 года, закрывается в 2026 году, отсчёт начинается 1 января 2027 года, и 50-летний срок истекает в конце 2076 года. Приказы об отпусках за 2026 год с пятилетним сроком можно выделять к уничтожению после 31 декабря 2031 года.

Отметки в графе «Срок хранения» Перечня расшифрованы в сносках к нему:

• 50/75 лет — документы, законченные в делопроизводстве до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет. У источников комплектования государственных и муниципальных архивов такие документы по истечении срока проходят экспертизу ценности.
• ЭПК — после истечения срока документы могут быть отобраны на постоянное хранение. Уничтожать их без экспертизы ценности нельзя.
• Постоянно — источники комплектования передают документы в государственный или муниципальный архив после истечения сроков временного хранения. В остальных организациях срок не может быть меньше 10 лет, а для приказов по основной деятельности и штатных расписаний Перечень прямо указывает хранение до ликвидации.
• До ликвидации организации — документы хранятся до ликвидации, после чего проходят экспертизу ценности и могут быть включены в Архивный фонд Российской Федерации.
• До минования надобности — не меньше 1 года.

Большинство коммерческих организаций источниками комплектования не являются. Если статус неясен, его подтверждает государственный или муниципальный архив по месту нахождения организации: от ответа зависит, передавать ли документы постоянного хранения в архив или держать их у себя до ликвидации.

Если документа нет в Перечне: срок по аналогии и решение экспертной комиссии

Перечень охватывает типовые управленческие документы, но не все, что создаёт кадровая служба. Отсутствие вида документа в Перечне не освобождает от хранения. Срок определяют по аналогии: находят ближайший по смыслу вид документа, применяют его срок и фиксируют решение в номенклатуре дел.

Важный нюанс из практики: журнал учёта инструкций по охране труда и журнал их выдачи вести обязательно, но в Перечне их нет. Для них ориентируются либо на срок самих инструкций по охране труда, либо на срок журналов инструктажей, в зависимости от содержания журнала, и оформляют выбор решением экспертной комиссии.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Срок, определённый по аналогии, должен быть документирован. Экспертная комиссия принимает решение, его оформляют, а срок вносят в номенклатуру дел со ссылкой на статью-аналог. Тогда на проверке вы показываете не догадку кадровика, а зафиксированный выбор с обоснованием.»

Проверить, нет ли пробелов, можно сверкой: выгрузите из учётной системы или реестра все виды документов, которые кадровая служба создавала за последний год, и найдите для каждого статью в номенклатуре дел. Документ без статьи — кандидат на решение экспертной комиссии.

Хранение электронных кадровых документов в КЭДО

Статья 22.3 ТК РФ требует хранить электронные кадровые документы по правилам архивного законодательства, поэтому электронный трудовой договор и электронное личное дело хранятся те же 50/75 лет, что и бумажные. Переход на КЭДО не сокращает сроки и не отменяет номенклатуру дел: меняется носитель, а статьи Перечня остаются прежними.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Часть документов закон оставляет на бумаге, в том числе трудовую книжку и акт о несчастном случае на производстве. В компании, которая перешла на КЭДО, одновременно работают два архива, и в номенклатуре дел для каждого дела указывают форму хранения.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка вместо файла его не заменяет. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, при создании документа, а для журналов инструктажа дальше приходится жить с ним 45 лет.»

Что входит в комплект хранения электронного документа

Форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд, сроки и правила хранения — Росархив. Для документа, подписанного усиленной электронной подписью, в комплект хранения входят сам документ, отдельный файл подписи и машиночитаемая доверенность, если со стороны работодателя документ подписал уполномоченный работник. В одном документе с двух сторон могут стоять подписи разных видов: работник подписывает как физическое лицо, и для части документов ему достаточно ПЭП, а работодатель подписывает как организация, и требования к его подписи строже.

Важный нюанс из практики: машиночитаемая доверенность — обязательная часть кадрового документа, подписанного по доверенности, и хранится вместе с ним весь срок. Если доверенность уволенного подписанта отозвана, подписанные ранее документы остаются действительными, но доверенность из комплекта удалять нельзя: по ней подтверждают полномочия на дату подписания.

Как сохранить проверяемость подписи на весь срок хранения

Сертификат электронной подписи действует ограниченное время, а трудовой договор хранится 50 лет. Проверяемость подписи через десятилетия обеспечивает архивный формат: к подписи, поставленной при действующем сертификате, добавляют метку времени, а при смене криптоалгоритмов поверх старой формируют усовершенствованную подпись. Стратегию долговременной сохранности описывает ГОСТ Р 57762-2017, в ней 8 направлений: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция и безопасность. Функциональные требования к системам электронного документооборота и хранения электронных документов утверждены приказом Росархива от 15.06.2020.

Кадровые документы содержат персональные данные: сведения о семье, здоровье, доходах. Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы сразу — типовое нарушение, поэтому в электронном архиве доступ разграничивают по ролям и ведут журнал обращений. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП работодатель получает через партнёров-удостоверяющих центров, поэтому вид подписи для каждого типа документа выбирают по требованиям закона, а не по стоимости выпуска.

Как навести порядок в кадровом архиве и выделить документы к уничтожению

Уничтожить документ с истёкшим сроком можно только после экспертизы ценности и утверждения акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Порядок установлен Правилами, утверждёнными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Документы с отметкой ЭПК по истечении срока проходят экспертизу и могут быть отобраны на постоянное хранение, а у источников комплектования процедура дополнительно проходит через архивное учреждение.

Как разобрать кадровый архив и составить номенклатуру дел: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте, есть ли для вашей отрасли специальный перечень: для отраслевых документов он имеет приоритет над Перечнем № 236.
2. Шаг 2. Разделите документы на текущие и завершённые. Текущие — открытые журналы, действующие приказы, дела работающих сотрудников.
3. Шаг 3. Разделите завершённые документы по порогу 10 лет: до 10 лет — протоколы, приказы об отпусках и командировках, инструкции; свыше 10 лет — личные дела, приказы по личному составу, журналы инструктажей, карты специальной оценки условий труда.
4. Шаг 4. Внутри каждой группы сортируйте документы по видам, а внутри вида — по годам, от старых к новым.
5. Шаг 5. Оформите номенклатуру дел: для каждого дела укажите срок, статью Перечня и форму хранения, бумажную или электронную.
6. Шаг 6. Для видов документов, которых нет в Перечне, определите срок по аналогии и оформите решение экспертной комиссии.
7. Шаг 7. По делам с истёкшим сроком проведите экспертизу ценности, составьте акт о выделении к уничтожению и уничтожайте документы только после его утверждения.

Порог 10 лет определяет физическое место хранения. Документы с коротким сроком остаются рядом с кадровой службой, ими пользуются. Документы с длительным сроком уходят в архив и понадобятся редко, но, как правило, в ситуации, когда искать некогда: при расследовании несчастного случая, профессионального заболевания или при запросе о стаже.

В интерфейсе Добыто подписанные документы переносятся во вкладку «Архив», в том числе массовым действием «В архив» для группы документов, так что электронная часть архива отделена от документов в работе и документов, которые ждут подписи.

Ликвидация организации, архивная справка и хранение документов в Москве

При ликвидации негосударственной организации, в том числе в результате банкротства, документы по личному составу по статье 23 125-ФЗ передаются на хранение в государственный или муниципальный архив. Передачу организует ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий. Архив принимает упорядоченные дела с описями, поэтому личные дела, приказы по личному составу, личные карточки и документы об оплате труда приводят в порядок до завершения ликвидации. Электронные кадровые документы по статье 22.3 ТК РФ передаются в архив по тем же правилам, что и бумажные.

Пока организация работает, бывший работник получает документы у неё: по статье 62 ТК РФ копии документов, связанных с работой, выдаются не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. После ликвидации сведения о стаже и заработной плате выдаёт архив, в который переданы дела, в форме архивной справки, архивной выписки или архивной копии. В Москве такие документы выдают учреждения Главного архивного управления города Москвы, а порядок получения архивных справок, в том числе о заработной плате и трудовом стаже, описан на официальном портале mos.ru. Запрос подаётся онлайн, архивные справки выдаются бесплатно.

Та же логика относится к смене оператора КЭДО или расторжению договора с ним: работодатель остаётся ответственным за сохранность документов на весь срок хранения, независимо от того, где физически лежат файлы.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «У поставщика системы спрашивайте не о том, хранит ли она документы, а о том, выгружает ли она комплект целиком: документ, файл подписи и доверенность, если подписано по ней. При проверке, в споре или при смене оператора понадобятся файлы, а не изображение на экране. И до подписания договора уточните, что происходит с архивом при его расторжении и в каком виде вам отдают документы.»

Цена ошибки при хранении кадровых документов

Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов по части 1 статьи 13.20 КоАП РФ наказывается предупреждением или штрафом: для граждан от 100 до 300 рублей, для должностных лиц от 300 до 500 рублей. Сумма штрафа невелика, основные потери в другом: без документа работодатель не может доказать факт, который этот документ подтверждал.

Недоказанный инструктаж квалифицируется как допуск к работе без обучения и проверки знаний требований охраны труда. По части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ это штраф от 15 000 до 25 000 рублей для должностного лица и ИП и от 110 000 до 130 000 рублей для юридического лица, причём нарушение считается по каждому работнику.

Важный нюанс из практики: в практике Добыто при переходе на электронный кадровый документооборот в систему первыми выносят сроки повторного обучения и инструктажей, которые ведут от даты по каждому работнику, а не от даты приказа на подразделение. При ручном учёте эти сроки теряются чаще всего.

Типовые ошибки в кадровом архиве

• Приказы с разными сроками подшиты в одно дело: пятилетние приказы об отпусках приходится хранить 50 лет вместе с приказами о приёме.
• Приказы об отпусках и командировках работников с вредными и опасными условиями труда уничтожены через 5 лет, хотя для них установлен срок 50/75 лет.
• Документы с отметкой ЭПК уничтожены без экспертизы ценности и без утверждённого акта о выделении к уничтожению.
• Бумажный оригинал заменён сканом или электронный документ — распечаткой: такая копия не заменяет документ в исходной форме.
• Срок взят из Перечня № 236, хотя для документа действует отраслевой перечень.

Проверку начинают с номенклатуры дел: у каждого дела должны быть срок, статья Перечня или решение экспертной комиссии и форма хранения.

Стоимость КЭДО с электронным архивом: тарифы Добыто

Стоимость зависит от численности сотрудников, видов электронной подписи и того, нужен ли электронный архив и интеграция с 1С. Цены приведены на сентябрь 2026 года.

Электронный архив входит в тариф «Бизнес», тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Условия для вашей численности и состав функций указаны на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Срок хранения кадрового документа определяют вид документа и статья Перечня № 236, а не его важность для отдела кадров. Документы о приёме, переводе, увольнении, оплате труда и стаже хранятся 50/75 лет, отпускные и командировочные приказы — 5 лет, если у работника нет вредных или опасных условий труда, а отраслевой перечень имеет приоритет над общим. Электронная форма сроки не меняет, но добавляет требования к комплекту хранения и проверяемости подписи, а уничтожение возможно только через экспертизу ценности и утверждённый акт.

Добыто ведёт кадровые документы в электронном виде с подписанием ПЭП, УНЭП и УКЭП и переносит подписанные документы в электронный архив, так что кадровой службе остаётся связать их с номенклатурой дел и сроками по Перечню.

Частые вопросы о сроках хранения кадровых документов

Сколько хранить резюме и анкеты кандидатов, которым отказали в приёме?

Заявления, анкеты, справки и копии документов лиц, не принятых на работу, по статье 438 «б» Перечня хранятся 1 год. Если кандидата включили в кадровый резерв, его резюме и анкета относятся к документам по формированию кадрового резерва и по статье 439 хранятся 5 лет. Для обработки персональных данных кандидата в течение этого срока нужно основание по 152-ФЗ.

Сколько хранить согласие работника на обработку персональных данных?

По статье 441 Перечня согласие хранится 3 года после истечения срока его действия или после отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом или договором. Положения и инструкции об обработке персональных данных по месту утверждения по статье 440 хранятся постоянно.

Сколько хранить должностные инструкции?

Должностные инструкции работников по статье 443 хранятся 50/75 лет: по ним подтверждают, какие обязанности выполнял конкретный человек. Типовые должностные инструкции и профили должностей по статье 442 хранятся 3 года после замены новыми.

Сколько хранить правила внутреннего трудового распорядка?

По статье 381 Перечня правила внутреннего трудового распорядка хранятся 1 год после замены новыми. Акты, докладные и служебные записки о нарушении правил хранятся 1 год (статья 382), документы о соблюдении дисциплины труда — 3 года (статья 383).

Сколько хранить документы специальной оценки условий труда?

Отчёты по СОУТ с протоколами, картами и перечнями рабочих мест по месту проведения хранятся 45 лет, при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет, в других организациях — 5 лет (статья 407). Документы о расследовании профессиональных заболеваний хранятся 50/75 лет (статья 419), документы о несчастных случаях на производстве по месту составления — 45 лет, а связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянно (статья 425).

Сколько хранить документы воинского учёта?

Планы, перечни должностей, списки, отчёты и переписка по воинскому учёту и бронированию хранятся 5 лет (статья 457). Карточки, расписки, листки и повестки хранятся 5 лет после снятия гражданина с учёта (статья 458), журналы проверок воинского учёта — 5 лет (статья 459).