Ответственное хранение документов — это передача кадрового архива сторонней организации по договору хранения. Ответственность за сохранность документов перед работником, ГИТ и архивными органами при этом остаётся на работодателе. Приказы по личному составу, трудовые договоры и личные дела, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, более ранние — 75 лет, и передача хранителю этот срок не сокращает. За нарушение правил хранения архивных документов статья 13.20 КоАП предусматривает для юрлица штраф от 5 000 до 10 000 рублей. Порядок зависит от того, действует организация или ликвидируется: действующая компания выбирает хранителя сама, а ликвидационная комиссия передаёт документы по личному составу в государственный или муниципальный архив по договору с ним.
Материал поможет выбрать, кому передать бумажный архив, что проверить в договоре хранения и какие согласия работников на передачу персональных данных собрать до того, как архив уедет к хранителю. Отдельно разобрано, почему электронные документы из КЭДО не сдают хранителю так же, как бумагу, и что забрать у оператора при смене системы. Таблица сроков хранения, пошаговый порядок передачи, штрафы, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что остаётся за работодателем при передаче архива на ответственное хранение
Статья 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» разрешает организации самостоятельно создать архив и организовать хранение документов. Отдать эту работу подрядчику закон не запрещает, но договор хранения по главе 47 ГК РФ связывает только вас и хранителя. Хранитель отвечает перед вами за утрату коробок, а перед бывшим работником, который пришёл за копией приказа о приёме на работу, и перед проверяющим отвечает работодатель. Та же логика действует для электронного архива: даже если кадровые документы лежат в системе вендора, ответственность за них по закону несёт работодатель.
В кадровый архив попадают документы, которые подтверждают трудовые отношения: личные дела, личные карточки, трудовые договоры и дополнительные соглашения, приказы по личному составу. К ним добавляются документы по охране труда и медосмотрам. Например, заключение по итогам предварительного медосмотра по приказу Минздрава России от 28.01.2021 № 29н составляется в трёх экземплярах: первый выдаётся работнику, второй остаётся в медицинской карте в клинике, третий направляется работодателю (пункт 17 Порядка). Именно этот третий экземпляр пополняет кадровый массив компании и уходит в архив вместе с остальными документами работника.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Срок в 50 лет для кадровых документов установлен не для удобства работодателя. Эти документы нужны самому человеку, чаще всего для подтверждения стажа, и понадобиться они могут тогда, когда компании уже не существует. Поэтому, выбирая хранителя, проверяйте не цену за коробку, а то, как бывший работник через 20 лет получит копию своего приказа.»
Перед выбором хранителя составьте два списка: дела, которые уходят на хранение, и текущие дела, с которыми кадровая служба работает каждый день. Личные дела работающих сотрудников, открытые журналы и действующие приказы остаются у вас.
Кому передать кадровый архив: варианты, основания и ограничения
Выбор хранителя определяется двумя условиями: в какой форме созданы документы и продолжает ли организация деятельность. Для бумажного архива действующей компании вариантов несколько, для ликвидируемой — один, установленный законом.
| Кто хранит | Когда применяется | Основание | Ограничение |
|---|---|---|---|
| Архив самой организации | Действующая компания, завершённые дела по номенклатуре | Статья 13 125-ФЗ, Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 | Нужны помещение, ответственный за архив и номенклатура дел со сроками |
| Коммерческий архив по договору хранения | Действующая компания без места для бумажного архива | Договор хранения, глава 47 ГК РФ | Хранитель — третье лицо: нужны согласия работников на передачу персональных данных; ответственность перед работником остаётся на работодателе |
| Хранитель, которого определили учредители | Реорганизация негосударственной организации | Часть 9 статьи 23 125-ФЗ | Условия и место хранения определяют учредители или уполномоченный ими орган |
| Государственный или муниципальный архив | Ликвидация, в том числе в результате банкротства | Часть 10 статьи 23 125-ФЗ, договор ликвидационной комиссии или конкурсного управляющего с архивом | Документы передаются только в упорядоченном состоянии; коммерческий архив конечным местом хранения быть не может |
| Информационная система работодателя (КЭДО) | Кадровые документы, созданные и подписанные в электронном виде | Статьи 22.1-22.3 ТК РФ | Документы хранятся электронно; при смене оператора их выгружают и переносят, распечатка файл не заменяет |
Из пяти вариантов добровольный выбор хранителя есть только у действующей компании с бумажным архивом. При ликвидации место хранения задано законом, при реорганизации его определяют учредители, а электронные документы остаются в информационной системе, за которую отвечает работодатель.
Внимание: если кадровые документы хранятся в чужой системе, ответственность за них по закону всё равно лежит на работодателе. В практике операторов КЭДО исходят из того, что передача на ответственное хранение в законодательстве предусмотрена для бумажных документов, а для электронного архива такого механизма пока нет.
Когда ответственное хранение не подходит
Договор с коммерческим хранителем решает задачу места, но не закрывает часть ситуаций, в которых его пытаются применить:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- Компания ликвидируется. Документы по личному составу и документы, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидационная комиссия передаёт в государственный или муниципальный архив. Коммерческий архив может упорядочить дела и подготовить описи, но сдача идёт в госархив.
- Документы созданы в КЭДО. Распечатать электронный приказ и сдать бумагу хранителю нельзя: электронный документ хранится в электронном виде.
- Дела текущие. По статье 62 ТК РФ работник вправе получить копии документов, связанных с работой, и работодатель выдаёт их не позднее 3 рабочих дней со дня заявления. Если личные дела работающих сотрудников уедут к хранителю, этот срок придётся выдерживать через договор с ним.
- Нет оснований для передачи персональных данных. Пока работники не дали согласие на передачу сведений конкретному хранителю, передавать ему архив нельзя: статья 88 ТК РФ запрещает сообщать персональные данные работника третьей стороне без его письменного согласия, за исключением случаев, установленных законом.
Если ваша ситуация попадает хотя бы в один пункт, сначала решите его, а потом выбирайте хранителя.
Сроки хранения кадровых документов: что нельзя уничтожать перед передачей
Базовые сроки для документов по личному составу установлены статьёй 22.1 125-ФЗ: законченные делопроизводством до 1 января 2003 года хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет. Сроки по видам документов даёт Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и действующий с 18.02.2020. Порядок хранения, экспертизы ценности, описей, передачи и уничтожения регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
| Документ | Срок хранения |
|---|---|
| Трудовые договоры, личные карточки, приказы по личному составу, в том числе приказы о приёме на работу | 50 лет для законченных после 1 января 2003 года, 75 лет для более ранних |
| Графики отпусков, табели учёта рабочего времени | 5 лет |
| Штатные расписания и ЛНА | Постоянно |
| Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте (ст. 423 Перечня) | 45 лет |
| Журналы проверки знаний по охране труда, протоколы результатов обучения (ст. 422, 423 Перечня) | 5 лет |
| Журналы регистрации несчастных случаев на производстве, учёта аварий (ст. 424 Перечня) | 45 лет |
| Списки работающих во вредных и опасных условиях, документы о расследовании профзаболеваний (ст. 414, 419 Перечня) | 50/75 лет |
Разница между журналом инструктажа и журналом проверки знаний — 45 лет против 5, хотя в обзорах их часто объединяют. Статья 423 Перечня разделена на два подпункта, и уничтожить журнал инструктажей вместе с протоколами обучения «по истечении пяти лет» — одна из самых дорогих ошибок при чистке архива перед передачей.
Общий Перечень № 236 подходит не всем. В здравоохранении хранение медицинской документации регулируют приказы Минздрава, в образовании сроки для личных дел студентов, учебных планов и журналов задают ведомственные перечни, в финансовом секторе действуют указания Банка России. Для документов, специфичных для отрасли, отраслевой перечень имеет приоритет над общим.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Типичная ошибка идёт в обратном порядке: кадровик открывает Перечень № 236, находит подходящую строку, ставит срок и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Правило простое: сначала проверьте, есть ли отраслевой перечень, и только потом берите общий. Сроки фиксируйте в номенклатуре дел со ссылкой на статью перечня.»
Лайфхак: опись дел длительного хранения составляйте по работникам, а не по годам. При несчастном случае или профзаболевании ищут не «журнал за 2019 год», а все документы конкретного человека за весь период работы.
До передачи хранителю сверьте номенклатуру дел с таблицей выше и с отраслевым перечнем: всё, что хранится 45 лет и дольше, уходит к хранителю, а не в утиль.
Шаблоны для описи личного дела и согласия работника на обработку данных
Начните с описи: без неё хранитель не примет дела по счёту, а согласие понадобится, чтобы передать персональные данные работников третьему лицу.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
Как подготовить и передать бумажный архив хранителю
Хранителю передают архив, в котором уже определены сроки, отобраны документы к уничтожению и составлены описи. Без описей хранитель принимает коробки, а не дела, и по запросу бывшего работника не найдёт нужный приказ в срок, который работодателю отведён статьёй 62 ТК РФ.
Что проверить до передачи архива
- Проверено, есть ли для вашей отрасли специальный перечень: для отраслевых документов он имеет приоритет.
- Составлена номенклатура дел со сроками хранения и статьями перечня.
- Документы разделены на текущие и завершённые, завершённые — по порогу в 10 лет. Документы по личному составу, журналы инструктажей и карты специальной оценки условий труда относятся к хранению свыше 10 лет и размещаются отдельно.
- Для документов, которых нет в перечне, срок определён по аналогии, а решение экспертной комиссии оформлено.
- Документы с истёкшим сроком отобраны к уничтожению только после экспертизы ценности, журналы инструктажей и регистрации несчастных случаев отложены на длительное хранение.
- Форма хранения соответствует форме создания: бумажные документы уходят хранителю, электронные остаются в информационной системе.
- Опись документов длительного хранения позволяет найти сведения по конкретному работнику.
- Собраны согласия работников на передачу персональных данных, где хранитель назван поимённо.
Хранитель становится третьим лицом, которому передаются персональные данные. Согласие работника должно прямо называть получателя: если третьи лица заранее неизвестны и в согласии не перечислены, это уже распространение сведений неопределённому кругу лиц. Уже подписанное согласие на кадровый учёт переписывать не нужно — берётся отдельное согласие, где указан только хранитель.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Кадровые документы — чувствительные персональные данные: сведения о семье, здоровье, доходах. Вопрос хранителю или вендору я советую задавать прямо: перечислите всех, кто получит доступ к данным. Ответ «данные хранятся защищённо» не подходит, нужен список лиц, и в облачном сценарии там обычно три организации: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр.»
Важный нюанс из практики: доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. Требование разграничения доступа одинаково для бумажного архива у хранителя и для электронного архива в системе: в договоре хранения укажите, кто со стороны работодателя вправе запрашивать дела, а в системе настройте роли и журнал обращений.
Как передать кадровый архив на ответственное хранение: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Утвердите номенклатуру дел со сроками по Перечню № 236 или отраслевому перечню и разделите документы на текущие и завершённые.
- Шаг 2. Проведите экспертизу ценности документов с истёкшими сроками. Решение экспертной комиссии оформите документально, отобранные дела уничтожайте только после этого.
- Шаг 3. Упорядочьте дела, передаваемые на хранение, и составьте описи. Для документов по личному составу и длительного хранения делайте опись, по которой находятся документы конкретного работника.
- Шаг 4. Соберите согласия работников на передачу персональных данных, в которых хранитель назван поимённо.
- Шаг 5. Заключите договор хранения. Пропишите место и условия хранения, перечень лиц с доступом к делам, срок выдачи дела или копии по вашему запросу с учётом 3 рабочих дней по статье 62 ТК РФ, порядок возврата архива при расторжении договора.
- Шаг 6. Передайте дела по акту приёма-передачи с приложением описей. Экземпляр акта и описей оставьте у себя.
- Шаг 7. Назначьте работника, который принимает запросы бывших сотрудников и заказывает дела у хранителя, и закрепите это приказом.
Электронные кадровые документы: почему их не сдают хранителю как бумагу
Статья 22.3 ТК РФ обязывает работодателя обеспечивать сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, а расходы на создание, использование и хранение электронных документов по статье 22.1 ТК РФ несёт работодатель. Сроки не меняются от формы: трудовой договор, подписанный в КЭДО после 2003 года, хранится 50 лет, как бумажный. Меняется место хранения — информационная система работодателя, а не полка у подрядчика.
Полезно знать: документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно. Распечатать его и хранить бумагу вместо файла нельзя, поэтому решение о форме документа принимается один раз, при его создании.
Состав и форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд, а сроки и правила хранения — Росархив. Для хранения нужен комплект: сам документ, отдельный файл подписи и машиночитаемая доверенность, если документ подписан по ней. Документ в формате PDF/A — это текст, а не скан, поэтому электронный архив даже крупной компании занимает немного места; объём растёт только за счёт приложений-сканов. Платформа Добыто работает по требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных.
Важный нюанс из практики: на вопрос, как работодателю выполнить статью 22.1 ТК РФ и 125-ФЗ, если Госключ умеет только подписывать, Минцифры России ответило, что обязанность обеспечить архивное хранение лежит на работодателе. Подписанные документы и открепленная подпись в файле .sig должны храниться в информационной системе, из которой документ отправили на подпись. Госключ возвращает подпись в формате CAdES-T с меткой доверенного времени: она проверяется и после истечения срока сертификата, а система работодателя может расширить формат до CAdES-A. Платформу архивного хранения подписанных в Госключе документов на Госуслугах ведомство планирует на 2027 год.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Спрашивайте у оператора не «хранит ли система документы», а «выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате»: документ, файл подписи, доверенность. При проверке, при споре или при смене оператора вам понадобится не картинка на экране, а файлы. Проверьте выгрузку на тестовом наборе до того, как она понадобится.»
Что забрать у оператора КЭДО при смене системы
Договор с оператором КЭДО не превращается в договор ответственного хранения: оператор предоставляет систему, а работодатель остаётся лицом, обязанным сохранить документы. До подписания договора уточните у оператора, где физически хранятся данные и кто получает к ним доступ, есть ли разграничение доступа по ролям и журнал обращений, что происходит с архивом при расторжении и в каком виде отдаются документы.
Важный нюанс из практики: при расторжении договора операторы, как правило, просят забрать документы, а затем удаляют данные. Выгрузка по фильтрам — за год, за все годы, по фамилии работника — доступна работодателю в любой момент, без расторжения, и регулярная выгрузка снимает зависимость от одного оператора. Документы, выгруженные при переходе, загружаются в новую систему по договорённости с новым оператором.
В Добыто подписанные документы переносятся во вкладку «Архив» раздела «Документы», в том числе массовым действием «В архив», а электронный архив входит в тариф «Бизнес». Для компаний с требованием хранить данные отдельно на тарифе «Корпорация» предусмотрен выделенный сервер.
Ликвидация и реорганизация: куда уходят документы по личному составу
При ликвидации негосударственной организации, в том числе в результате банкротства, часть 10 статьи 23 125-ФЗ обязывает ликвидационную комиссию, ликвидатора или конкурсного управляющего передать в государственный или муниципальный архив три группы документов: включённые в состав Архивного фонда РФ, документы по личному составу и архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли. Передача идёт в упорядоченном состоянии и на основании договора с архивом. В Москве такие документы принимают городские государственные архивы системы Главного архивного управления города Москвы, в регионах — архив по месту нахождения организации.
Работу по упорядочению дел ликвидируемая организация выполняет сама или заказывает у коммерческого архива, но конечная точка — государственный или муниципальный архив. Вопрос платы за приём суды решали по-разному: в 2018 году арбитражный суд первой инстанции обязал архив принять документы безвозмездно, а в 2019 году апелляция и суд округа поддержали архив, который требовал заключить возмездный договор. Закладывайте расходы на упорядочение и передачу архива в бюджет ликвидации заранее.
При реорганизации действует часть 9 статьи 23: условия и место дальнейшего хранения определяют учредители или орган, уполномоченный учредительными документами. Это решение стоит зафиксировать в документах о реорганизации, чтобы бывшие работники знали, куда обращаться за копиями.
Архивная справка для бывшего работника
Пока организация действует, копии приказа о приёме на работу, трудового договора и других документов, связанных с работой, работник получает у работодателя по статье 62 ТК РФ не позднее 3 рабочих дней со дня заявления, независимо от того, лежат ли дела у хранителя. После ликвидации сведения выдаёт архив, куда передали документы по личному составу. По статье 26 125-ФЗ государственные и муниципальные архивы бесплатно выдают архивные справки и копии документов, связанные с социальной защитой граждан, включая пенсионное обеспечение. Запрос о стаже и заработной плате можно подать через услугу получения архивной справки о трудовом стаже на Госуслугах: там указан порядок подачи и архив, который рассматривает запрос.
Если вы бывший работник ликвидированной компании, сначала выясните, в какой архив передан её фонд: документы хранятся по территориальному принципу, по месту нахождения организации.
Чем грозит нарушение правил хранения: штрафы и цена ошибки
Статья 13.20 КоАП наказывает за нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов, даже если документы не утрачены.
| Норма | Нарушение | Санкция |
|---|---|---|
| Статья 13.20 КоАП | Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов, кроме случаев статьи 13.25 | Граждане — предупреждение или от 1 000 до 3 000 руб.; должностные лица — от 3 000 до 5 000 руб.; юрлица — от 5 000 до 10 000 руб. |
| Часть 2 статьи 13.25 КоАП | Неисполнение ООО или унитарным предприятием обязанности хранить документы, предусмотренные законодательством, нарушение порядка и сроков их хранения | Юрлица — от 200 000 до 300 000 руб. |
Для ООО утрата обязательных к хранению документов обходится дороже по статье 13.25, чем по общей архивной статье: разница в санкции для юрлица — в 20-30 раз.
Штраф — не главная статья расходов. Через 15 лет после увольнения бывший работник связывает заболевание с условиями труда, или с работником, отработавшим 20 лет, происходит несчастный случай, и расследование поднимает всю историю его инструктажей: при расследовании запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы. Статья 425 Перечня прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о несчастном случае. Если журнал уничтожен или потерян у хранителя, работодатель не докажет, что инструктажи проводились.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет, и понадобиться они могут через двадцать лет после события. Отсутствие журнала означает, что вы не докажете проведение инструктажей, а доказывать придётся вам. Закончился журнал — он уходит в архив или к хранителю по описи, а не в утиль.»
Проверьте по акту приёма-передачи, что журналы инструктажей и регистрации несчастных случаев переданы хранителю поштучно, с указанием периода ведения каждого журнала.
Стоимость электронного архива кадровых документов в Добыто на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников и тарифа: электронный архив входит в тариф «Бизнес», выделенный сервер — в тариф «Корпорация».
| Услуга | Стоимость | Сроки и условия |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | до 25 сотрудников |
| Тариф «Бизнес»: ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив, кастомные шаблоны, интеграция с 1С | от 50 ₽ за сотрудника / мес | минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | SLA 99.9% |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | на всех тарифах |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма считается от числа сотрудников в системе, а при смене тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия по каждому тарифу приведены на странице тарифов Добыто КЭДО. Упорядочение и хранение бумажного архива у коммерческого хранителя в эти тарифы не входят и оплачиваются по договору с хранителем.
Выводы
Договор ответственного хранения переносит на подрядчика полки и коробки, но не обязанность работодателя сохранить документы по личному составу 50 или 75 лет и выдать работнику копии в течение 3 рабочих дней. Перед передачей архив проходит экспертизу ценности, описи и сбор согласий на передачу персональных данных, а журналы инструктажей и регистрации несчастных случаев уходят на хранение на 45 лет. При ликвидации выбора нет: документы по личному составу сдаются в государственный или муниципальный архив, а электронные документы из КЭДО хранятся в информационной системе работодателя и выгружаются комплектом при смене оператора.
В Добыто электронные кадровые документы с момента подписания уходят в архив системы вместе с файлами подписей, поэтому новые документы не пополняют бумажный массив, который потом придётся упорядочивать и передавать хранителю.
Частые вопросы об ответственном хранении кадровых документов
Можно ли оставить сканы бумажных личных дел, а оригиналы уничтожить?
Нет. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге весь установленный срок: для документов по личному составу это 50 лет, если дело закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Скан годится как рабочая копия для поиска, но оригинал его не заменяет. Уничтожение оригиналов до истечения срока — нарушение правил хранения архивных документов по статье 13.20 КоАП.
Нужно ли переподписывать согласие на обработку персональных данных, если архив уходит к хранителю?
Переписывать первоначальное согласие на кадровый учёт не нужно. Закон о персональных данных не ограничивает количество согласий: они накладываются друг на друга, поэтому берётся отдельное согласие, где указан только хранитель как третье лицо. Работник вправе отозвать согласия по частям, например только на передачу третьим лицам, не затрагивая остальные.
Какой срок хранения ставить документу, которого нет в Перечне № 236?
Отсутствие вида документа в перечне не освобождает от хранения. Срок определяется по аналогии с наиболее близким по смыслу видом документа. Например, для журналов учёта и выдачи инструкций по охране труда ориентируются на срок самих инструкций либо на срок журналов инструктажей. Решение принимает экспертная комиссия, оно оформляется документально и отражается в номенклатуре дел, чтобы при проверке показать обоснованный выбор.
Можно ли вести протоколы проверки знаний и удостоверения по охране труда в электронном виде?
Протоколы проверки знаний можно вести как в электронном, так и в бумажном виде, а удостоверения ведутся на бумаге. Протоколы результатов обучения хранятся 5 лет. Протокол, созданный и подписанный электронно, хранится электронно; подписанный на бумаге — на бумаге, и форму выбирают один раз, при создании документа.
Сколько уволенный работник может скачивать свои документы из личного кабинета КЭДО?
Закон такого срока не устанавливает, решение принимает работодатель. Распространённая схема у операторов — доступ к личному кабинету на 6 месяцев после увольнения только для просмотра и скачивания, без возможности подписывать и создавать документы. После закрытия доступа работник получает копии по заявлению в порядке статьи 62 ТК РФ, не позднее 3 рабочих дней.
Что уходит в архив, если работник не подписал документ в КЭДО?
Документ, направленный работнику в КЭДО, но не подписанный им, не подтверждает ознакомление: работник считается ознакомленным только после подписи. Отказ фиксируется актом об отказе от подписания, и в практике такой акт составляют на бумаге за подписями трёх работников. В архив уходят и сам документ, и акт, по правилам своей формы: электронный документ — в системе, бумажный акт — в бумажном деле.
