Правила организации хранения архивных документов для кадровой службы с 17.09.2023 установлены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, а сроки хранения задают перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и статья 22.1 закона № 125-ФЗ. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 01.01.2003, хранят 50 лет, более ранние — 75 лет. Завершённые дела передают в архив организации не раньше чем через год и не позже чем через 3 года, а уничтожать документы до экспертизы ценности и утверждения описей запрещено. Описи дел по личному составу в коммерческой компании утверждает руководитель после экспертной комиссии, а у источника комплектования госархива их дополнительно рассматривает ЭПК архивного учреждения.
Материал собран для специалиста по кадрам, который отвечает за личные дела, приказы о приёме на работу и журналы по охране труда: сводная таблица пунктов приказа № 77 с конкретными действиями, сроки хранения, работа экспертной комиссии и требования к электронным документам из КЭДО. Отдельно показано, чем запрос копий по статье 62 ТК РФ отличается от архивной справки и какой срок действует для каждого. Пошаговая инструкция, сценарии для разных типов организаций, штрафы по статье 13.20 КоАП и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какие нормативные акты регулируют хранение кадровых документов в 2026 году
Приказ Росархива № 77 зарегистрирован Минюстом 06.09.2023 под № 75119 и действует с 17.09.2023. С той же даты утратил силу приказ Минкультуры от 31.03.2015 № 526, по которому работали прежде: его отменил приказ Минкультуры от 08.08.2023 № 2367. Если положение об архиве, инструкция по делопроизводству или приказ об ответственном лице до сих пор ссылаются на правила 2015 года, эти ЛНА требуют обновления.
Полное название нового акта — «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях». Слово «организации» охватывает и коммерческие компании: пункты 1-2 Правил обязывают их обеспечивать сохранность архивных документов в течение всего установленного срока, включая дела по личному составу со сроком хранения свыше 10 лет. Сама обязанность закреплена в части 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: организации сохраняют архивные документы, в том числе документы по личному составу, в течение сроков хранения.
Приложения к Правилам содержат рекомендуемые формы, на которые ссылаются разделы ниже: номенклатуру дел, описи, акт о выделении документов к уничтожению, образец архивной справки. Официальный текст приказа Росархива № 77 с приложениями размещён на сайте Росархива, формы удобнее брать оттуда, а не из пересказов.
Сроки хранения приказ № 77 не устанавливает. Их задаёт перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236: он зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 под № 57449 и действует с 18.02.2020. Для документов по личному составу базовое правило записано в статье 22.1 125-ФЗ: 75 лет для дел, законченных делопроизводством до 01.01.2003, и 50 лет для законченных после этой даты, если перечень не установил для конкретного вида документа другой срок.
Важный нюанс из практики: для здравоохранения, образования и финансового сектора действуют ведомственные перечни, и по отраслевым документам они имеют приоритет над перечнем № 236. Типовая ошибка случается в обратном порядке: специалист по кадрам находит подходящую строку в перечне № 236, ставит срок в номенклатуру и не проверяет, есть ли для его отрасли отдельный акт с другим сроком. Порядок проверки один: сначала отраслевой перечень, потом общий.
Практическое действие по разделу: откройте положение об архиве и инструкцию по делопроизводству и проверьте, какие акты в них указаны. Ссылка на приказ № 526 означает, что документ пора переутвердить.
Что приказ № 77 требует от кадровой службы: пункты и действия
Из нескольких сотен пунктов Правил к работе кадровой службы коммерческой компании относятся полтора десятка, они сведены в таблицу вместе с тем, что нужно сделать на практике.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Пункт Правил № 77 | Требование | Действие кадровой службы |
|---|---|---|
| пп. 1-2 | Правила распространяются на организации; архив организация вправе создать, но сохранность документов обязана обеспечить в любом случае | Решить, кто отвечает за архив: отдельное подразделение или назначенный работник |
| п. 17 | Уничтожать документы до экспертизы ценности, утверждения описей постоянного хранения и согласования описей по личному составу запрещено | Не выбрасывать дела с истёкшим сроком без описей и акта |
| пп. 18-21 | Экспертная комиссия создаётся приказом как совещательный орган; экспертиза ценности проводится ежегодно, а также при формировании дел, подготовке к передаче в архив и отборе к уничтожению | Подготовить приказ о создании экспертной комиссии и положение о ней |
| пп. 29-30 | Источник комплектования представляет описи дел по личному составу на ЭПК; остальные организации утверждают их у руководителя после согласования с собственной экспертной комиссией | Уточнить статус организации и выбрать порядок утверждения описей |
| п. 47 | Завершённые дела передаются в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года; документы со сроком хранения до 10 лет включительно остаются в подразделениях | Составить график передачи дел длительного хранения |
| пп. 88-90 | Для бумаги: 17-19 °C, относительная влажность 50-55%, колебания не более 5 °C и 10%; регулярная проверка режима | Определить помещение и порядок контроля режима |
| п. 94 | При отсутствии архивохранилища дела хранятся в запирающихся шкафах или сейфах | Обеспечить запирающееся хранение личных дел |
| пп. 140-142 | Электронный архивный документ передаётся в формате PDF/A с файлами подписей и файлом метаданных | Проверить, выгружает ли КЭДО документы в нужном формате и с метаданными |
| пп. 178, 182, 184-185, прил. № 29 | Социально-правовые запросы, в том числе о стаже и зарплате, исполняются бесплатно за 30 календарных дней со дня регистрации; ответ — справка, выписка, копия или информационное письмо | Регистрировать запросы бывших работников и отвечать по форме архивной справки |
| прил. № 1, 3, 7, 8 | Рекомендуемые формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей бумажных и электронных документов подразделения | Сверить собственные шаблоны с формами приложений |
Большая часть требований срабатывает только при наличии двух документов: утверждённой номенклатуры дел и приказа об экспертной комиссии. Без них организация не может ни законно передать дела в архив, ни законно уничтожить документы с истёкшим сроком.
Сроки хранения кадровых документов и документов по охране труда
Личные карточки, трудовые договоры и приказы по личному составу, включая приказ о приёме на работу, хранятся 50 лет, если дело закончено после 01.01.2003, и 75 лет, если раньше. Самые частые ошибки кадровая служба допускает не здесь, а в документах по охране труда: внутри одного раздела перечня № 236 сроки различаются в 9 раз. Ниже — строки, которые чаще всего оказываются в зоне ответственности отдела кадров, в формулировках перечня.
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Личные карточки, трудовые договоры, приказы по личному составу | 50 лет (закончены после 01.01.2003), 75 лет (закончены до этой даты) | ст. 22.1 125-ФЗ, перечень № 236 |
| Документы об обучении по охране труда: программы, списки, переписка | 5 лет | ст. 421 перечня |
| Протоколы результатов обучения по охране труда | 5 лет | ст. 422 перечня |
| Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте | 45 лет | ст. 423, подпункт «а» |
| Журналы профилактических работ и проверки знаний по охране труда | 5 лет | ст. 423, подпункт «б» |
| Книги, журналы, базы данных регистрации несчастных случаев на производстве, учёта аварий | 45 лет | ст. 424 перечня |
| Списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда | 50/75 лет | ст. 414 перечня |
| Протоколы и заключения психофизиологических обследований | 50/75 лет | ст. 413 перечня |
| Нормы обеспечения средствами защиты, смывающими средствами, молоком, лечебно-профилактическим питанием | По месту утверждения — постоянно; в других организациях — 3 года после замены новыми | ст. 426 перечня |
| Списки и ведомости на выдачу средств защиты, смывающих средств, молока, питания | 1 год | ст. 428 перечня |
Статья 423 перечня разделена на два подпункта с разными сроками, и в обзорах её часто подают слитно. Журнал вводного инструктажа и журнал проверки знаний выглядят как однотипные документы отдела охраны труда, но первый хранится 45 лет, второй — 5 лет. Нормы выдачи средств защиты по месту утверждения хранятся постоянно, а не 5 лет.
Внимание: закончившийся журнал вводного инструктажа или инструктажа на рабочем месте уходит в архив, а не на уничтожение. Срок 45 лет исключает его из ежегодной чистки вместе с 5-летними протоколами.
Протокол проверки знаний подтверждает разовое событие, которое через 3 года перекроет новая проверка. Журнал инструктажей доказывает, что с работником проводилась работа по безопасности всё время, пока он работал в компании, и понадобиться он может через десятилетия.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Пятьдесят лет для кадровых документов установлены неспроста: эти документы нужны не работодателю, а самому человеку, и нужны тогда, когда компании может уже не существовать. Поэтому при разборе архива я исхожу из того, кто и через сколько лет придёт за документом. Если ответ — бывший работник через пятнадцать лет, дело остаётся на полке до конца срока.»
Важный нюанс из практики: при расследовании несчастного случая с работником, отработавшим 20 лет, или при связи заболевания с условиями труда через 15 лет после увольнения запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека. Статья 425 перечня прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о несчастном случае. Нет журнала — работодатель не докажет, что инструктажи проводились, а доказывать придётся именно ему.
Для самопроверки сверьте номенклатуру дел с таблицей: у каждого вида документа должна стоять статья перечня или отраслевого акта, а у журналов инструктажа — срок 45 лет.
Номенклатура дел, экспертная комиссия и передача дел в архив
Рекомендуемая форма номенклатуры дел организации приведена в приложении № 1 к Правилам № 77, акта о выделении документов к уничтожению — в приложении № 3, описей бумажных и электронных документов подразделения — в приложениях № 7 и № 8. Номенклатура связывает каждое дело со сроком хранения и статьёй перечня, поэтому без неё не работает ни передача в архив, ни уничтожение.
Экспертная комиссия создаётся приказом руководителя как совещательный орган (п. 18 Правил). Минимальную численность Правила не устанавливают. Примерное положение об экспертной комиссии утверждено приказом Росархива от 11.04.2018 № 43 в редакции от 10.11.2023: в состав включают председателя, секретаря, представителей делопроизводства, архива и основных подразделений. Экспертиза ценности проводится ежегодно, а также при формировании дел, подготовке их к передаче в архив и отборе к уничтожению (пп. 19-21).
Завершённые дела длительного хранения передаются в архив организации не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после завершения (п. 47). Документы со сроком хранения до 10 лет включительно в архив не передаются: они остаются в подразделении до истечения срока и экспертизы ценности.
Лайфхак: делите завершённые документы по порогу 10 лет ещё до составления описей. Документы до 10 лет остаются рядом с отделом, ими пользуются; документы свыше 10 лет уходят в архив, и искать их придётся в срочной ситуации, поэтому их упорядочивают тщательнее.
Кто утверждает описи и куда уходят дела: сценарии
Порядок утверждения описей по личному составу и судьба документов зависят от статуса организации.
| Сценарий | Кто утверждает или рассматривает описи | Что критично для кадровой службы |
|---|---|---|
| Коммерческая организация, не источник комплектования, без документов публичной собственности | Руководитель после согласования с собственной экспертной комиссией (п. 30); ЭПК не требуется | Приказ об экспертной комиссии, ежегодная экспертиза ценности, хранение дел 50/75 лет внутри компании |
| Источник комплектования государственного или муниципального архива | Описи представляются на ЭПК архивного учреждения (п. 29) | Заложить время на рассмотрение ЭПК до уничтожения документов |
| Негосударственная организация, у которой находятся документы публичной собственности | Описи представляются на ЭПК (п. 29) | Отделить такие документы от прочих в номенклатуре |
| Ликвидация негосударственной организации | Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий | Документы по личному составу и документы с неистёкшими сроками передаются в упорядоченном состоянии в государственный или муниципальный архив по договору |
Для большинства ООО работает первая строка: описи утверждаются внутри компании, но процедура экспертной комиссии обязательна и при таком статусе.
Как организовать хранение кадровых документов по приказу № 77: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите ответственного: создайте архив как подразделение с положением, утверждённым руководителем, или назначьте ответственного работника приказом.
- Шаг 2. Издайте приказ о создании экспертной комиссии и утвердите положение о ней по примерной форме приказа Росархива № 43.
- Шаг 3. Разделите документы на текущие (открытые журналы, действующие приказы) и завершённые, а завершённые — по порогу 10 лет.
- Шаг 4. Проверьте, есть ли отраслевой перечень для вашей сферы, затем составьте номенклатуру дел по форме приложения № 1 с указанием сроков и статей перечня.
- Шаг 5. Для видов документов, которых нет ни в одном перечне, определите срок по аналогии с ближайшим видом и зафиксируйте решение экспертной комиссии.
- Шаг 6. Ежегодно проводите экспертизу ценности и утверждайте описи дел по личному составу у руководителя (п. 30) либо представляйте их на ЭПК, если организация — источник комплектования (п. 29).
- Шаг 7. Передавайте завершённые дела длительного хранения в архив в интервале от 1 до 3 лет после завершения, дела со сроком до 10 лет оставляйте в подразделении.
- Шаг 8. Документы с истёкшим сроком выделяйте к уничтожению актом по форме приложения № 3 только после утверждения описей.
Внутри каждой категории документы сортируют по видам (журналы, протоколы, акты, ЛНА, переписка), а внутри вида — по годам, от старых к новым. Для дел длительного хранения логику поиска стоит закладывать заранее.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «На длительное хранение я советую делать опись не по годам, а по людям. При несчастном случае или профессиональном заболевании ищут не журнал за конкретный год, а сведения о конкретном человеке за весь период его работы. Поэтому опись дел длительного хранения должна позволять найти сведения по конкретному работнику.»
Опись документов в личном деле работника
Этот шаблон фиксирует состав конкретного личного дела и не заменяет архивную опись дел организации по приложениям № 7 и № 8 к Правилам.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела (DOCX) | Скачать |
Условия хранения бумажных личных дел и приказов
Температура 17-19 °C и относительная влажность 50-55% — оптимальный режим для бумажных документов по пункту 88 Правил. Колебания допускаются не более чем на 5 °C по температуре и на 10% по влажности (п. 89). Режим проверяют раз в неделю в специализированном здании, два раза в неделю в специально оборудованном изолированном помещении и ежедневно, если параметры не соответствуют норме (п. 90).
Общие требования к помещению собраны в пункте 76: изолированные помещения, сигнализация, оборудование, соблюдение температурно-влажностного, светового, пожарного, охранного и санитарного режимов. Бумажные дела размещают в коробках, папках или конвертах (п. 83), на стеллажах, в шкафах или сейфах (п. 94). Пункт 87 требует хранить документы в темноте: в закрытых шкафах или на стеллажах закрытого типа. Норм освещённости в люксах Правила не содержат.
У небольшой компании отдельного архивохранилища обычно нет, и Правила это допускают: в таком случае дела хранятся в запирающихся шкафах или сейфах (п. 94). Открытая полка в кабинете отдела кадров этому требованию не соответствует. Проверьте, где сейчас лежат личные дела уволенных работников и запирается ли шкаф.
Электронные кадровые документы из КЭДО: как они попадают в архив
Правила 2015 года предполагали хранение электронных документов на материальных носителях: запись на диски, контейнеры, шифр, полка в архиве с соблюдением режима. Правила № 77 предусматривают хранение электронных архивных документов в системе хранения электронных документов (СХЭД) и/или на физически обособленных носителях. При приёме в СХЭД проверяют полноту метаданных, наличие файлов, отсутствие вредоносного кода и сведения о проверке электронной подписи.
Сроки хранения от формы документа не зависят: трудовой договор, подписанный УНЭП в КЭДО, хранится столько же, сколько бумажный. В Добыто подписанный по маршруту документ попадает в раздел «Архив», а для пачки документов предусмотрено массовое действие «В архив» — так завершённые документы отделяются от тех, что ещё в работе.
Формат, подписи и метаданные при передаче в архив
Основной файл электронного архивного документа передаётся в формате PDF/A, приложения — в форматах, подходящих для их типа, вместе с файлами подписей и файлом описания с метаданными (п. 141). В метаданные входят дата и регистрационный номер, вид документа, заголовок или аннотация, режим доступа, сведения о проверке подписи, сведения о файлах, индекс и заголовок дела, срок хранения (п. 142). Срок передачи тот же, что для бумаги: от 1 до 3 лет после завершения дела (п. 140). Электронную копию бумажного документа в смешанном деле тоже передают в PDF/A, а в метаданных указывают, что это копия (п. 160).
Отдельная задача — сохранить проверяемость электронной подписи на весь срок хранения документа, в том числе после истечения сертификата подписанта. Для этого подпись дополняют меткой времени, а при смене криптоалгоритмов формируют усовершенствованную подпись поверх исходной.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатать его и хранить бумагу вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, и дальше с ним живут весь срок хранения.»
Какие кадровые документы остаются в бумажном архиве даже при КЭДО
Статья 22.1 ТК РФ выводит из электронного кадрового документооборота трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае установленной формы, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Бумажный архив поэтому сохраняется и у компании, полностью перешедшей на КЭДО. К этим документам добавляются все документы, подписанные на бумаге до перехода: их оригиналы после сканирования не уничтожают.
Полезно знать: протоколы проверки знаний по охране труда можно вести и в электронном, и в бумажном виде, а удостоверения ведутся на бумаге. При переводе охраны труда в электронный вид это разграничение часто упускают.
Перед переходом на КЭДО составьте список видов документов, которые остаются на бумаге, и отразите его в номенклатуре: у каждого дела появится понятная форма и место хранения.
Архивная справка и копии документов для бывших работников
Запрос бывшего работника исполняется в одном из двух режимов, и сроки у них разные. По статье 62 ТК РФ работодатель по письменному заявлению работника не позднее 3 рабочих дней бесплатно выдаёт заверенные копии документов, связанных с работой, в том числе приказа о приёме на работу. Отдельного срока для архивной справки эта статья не устанавливает.
Запросы о стаже и заработной плате относятся к социально-правовым (п. 178 Правил). Их исполняют бесплатно в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса (п. 182 Правил, часть 3 статьи 26 125-ФЗ). Организация обязана бесплатно выдать имеющиеся у неё архивные справки или копии документов, связанные с пенсионным обеспечением, льготами и компенсациями. Ответ оформляется архивной справкой, архивной выпиской, архивной копией или информационным письмом (пп. 184-185), рекомендуемый образец архивной справки приведён в приложении № 29.
Срок в 30 дней отсчитывается от регистрации, поэтому запрос регистрируют в день поступления. Для электронных документов время ответа зависит от того, как быстро находится исходный документ: в Добыто по каждому документу видны статус подписания и цепочка маршрута согласования.
Уничтожение дел, ликвидация и ответственность за нарушения
Пункт 17 Правил запрещает уничтожать документы до проведения экспертизы ценности, утверждения описей дел постоянного хранения руководителем и согласования описей по личному составу. Дела с истёкшим сроком выделяются к уничтожению актом по форме приложения № 3, который рассматривает экспертная комиссия. Уничтожение без акта лишает организацию доказательства того, что документ был ликвидирован законно, а не утрачен.
За нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов статья 13.20 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф: для граждан — 1 000-3 000 рублей, для должностных лиц — 3 000-5 000 рублей, для организаций — 5 000-10 000 рублей. Сумма штрафа невелика в сравнении с последствиями утраты документа. Потерянный журнал вводного инструктажа не позволит доказать проведение инструктажей при расследовании несчастного случая, а потерянный приказ о приёме — подтвердить стаж бывшего работника по его запросу.
При ликвидации негосударственной организации документы по личному составу и архивные документы с неистёкшими сроками хранения передаёт ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий. Документы передаются в упорядоченном состоянии в государственный или муниципальный архив по договору, поэтому номенклатура, описи и акты нужны и в этой ситуации: без них архив документы в упорядоченном состоянии не получит.
Стоимость электронного архива кадровых документов в Добыто
Стоимость КЭДО с электронным архивом зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и требований к интеграции.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата тарифа «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | 1 год |
| Интеграция с 1С: модуль для 1С:ЗУП (в тарифе «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
| ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
Электронный архив входит в тариф «Бизнес», поэтому для хранения подписанных кадровых документов итог определяется численностью и минимальной оплатой за 50 сотрудников. УКЭП выпускается через партнёров-удостоверяющие центры отдельно, при смене тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальный состав тарифов и условия приведены на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Для кадровой службы приказ Росархива № 77 сводится к нескольким обязательным действиям: назначить ответственного за архив, создать экспертную комиссию, вести номенклатуру дел со ссылками на перечень № 236 или отраслевой перечень и передавать завершённые дела длительного хранения в архив в интервале от года до трёх лет. Документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет, журналы инструктажа по охране труда — 45 лет, и ни один документ не уничтожается без экспертизы ценности и утверждённых описей. Электронные кадровые документы подчиняются тем же срокам и должны сохранять формат PDF/A, подписи и метаданные.
Добыто ведёт кадровые документы в электронном виде от подписания до архива: подписанные документы переходят в раздел «Архив», а часть документов, которую закон оставляет на бумаге, кадровая служба продолжает хранить по правилам бумажного архива.
Частые вопросы о хранении архивных кадровых документов
Обязана ли небольшая компания создавать архив?
Нет. По пункту 2 Правил № 77 организация вправе, но не обязана создать архив, при этом сохранность документов обеспечивает в любом случае. Правила допускают назначить ответственным за архив конкретного работника. Если архив создаётся как подразделение, для него утверждают положение; примерное положение об архиве организации утверждено приказом Росархива от 11.04.2018 № 42 в редакции от 10.11.2023.
Сколько хранить журнал учёта инструкций по охране труда, если его нет в перечне?
Отсутствие вида документа в перечне № 236 не означает, что его можно не хранить. Срок определяют по аналогии с ближайшим по смыслу видом документа: для журналов учёта и выдачи инструкций ориентируются на срок самих инструкций по охране труда либо на срок журналов инструктажа (45 лет). Решение принимает экспертная комиссия, его оформляют и отражают в номенклатуре дел, чтобы при проверке показать документированный выбор.
Что такое приказ 29н и влияет ли он на хранение документов?
Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н, зарегистрированный Минюстом 29.01.2021 № 62277, устанавливает порядок обязательных предварительных и периодических медосмотров. По пункту 34 один экземпляр заключения направляется работодателю, но срока хранения этого экземпляра приказ не устанавливает. Срок определяют по перечню № 236 или отраслевому перечню. Для трудовых книжек действует отдельный приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н.
Нужно ли утверждать номенклатуру дел каждый год?
Дела формируются по номенклатуре, утверждённой на конкретный календарный год, и в конце года подразделения передают сформированные дела на хранение. Пункт 19 Правил № 77 закрепляет ежегодный отбор дел, поэтому номенклатуру пересматривают ежегодно: добавляют новые виды документов, например появившиеся после перехода на КЭДО, и сверяют сроки с действующими перечнями.
Можно ли хранить электронный архив только на внешних дисках?
Правила № 77 допускают хранение электронных архивных документов в СХЭД и/или на физически обособленных носителях. При любом варианте документ передаётся в архив в формате PDF/A с файлами подписей и файлом метаданных (пп. 141-142). Для выбора СХЭД ориентиром служат типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и хранения, утверждённые приказом Росархива от 15.06.2020, и ГОСТ Р 57762-2017 о долговременной сохранности электронных документов.
