Правила комплектования, учёта и хранения документов в организациях утверждены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, и по ним архивный орган смотрит, как устроен ваш архив: утверждена ли номенклатура дел, работает ли экспертная комиссия, составлены ли описи дел по личному составу, соблюдены ли порядок уничтожения и режим хранилища. Сроки задают 125-ФЗ и Перечень Росархива № 236: приказы о приёме, трудовые договоры, личные дела и карточки Т-2 хранятся 50 лет, а законченные делопроизводством до 1 января 2003 года — 75 лет. Организация — источник комплектования государственного или муниципального архива проводит номенклатуру и описи через экспертно-проверочную комиссию архивного учреждения, а организация, которая источником не является, утверждает их сама.
Материал проходит по тем же пунктам, что и проверяющий: какие дела формируются отдельно, как оформляется личное дело, где электронный кадровый документ остаётся электронным, а где закон требует бумагу, что нельзя уничтожать даже при чистке архива. Работодателю он даёт порядок самопроверки перед визитом инспектора и перед ликвидацией, когда кадровый архив уходит в госархив. Таблица сроков хранения кадровых документов — в середине статьи, пошаговая подготовка, штрафы по статье 13.20 КоАП и ответы на частые вопросы — во второй половине.
Кто проверяет архив организации и в какой ситуации
Статья 16 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» делит контроль на два уровня. Федеральный ведёт Росархив, и касается он в основном архивов, музеев, библиотек и научных организаций с уникальными документами. Региональный государственный контроль (надзор) ведут уполномоченные органы субъектов РФ: они проверяют соблюдение обязательных требований к организации хранения, комплектования, учёта и использования документов на своей территории.
В столице эту функцию выполняет Главное архивное управление города Москвы: на его странице опубликованы сведения о контрольной деятельности, списки организаций — источников комплектования и порядок обращения за архивными справками.
Для большинства коммерческих компаний архивный орган появляется не в виде плановой проверки, а в трёх точках: при включении в список источников комплектования, при ликвидации и при запросах бывших работников. Кадровые документы параллельно смотрит ГИТ, когда проверяет соблюдение трудового законодательства. От статуса организации зависит, кто утверждает номенклатуру и описи и что должно лежать на полке к моменту визита.
| Ситуация | Кто оценивает документы | Что должно быть готово |
|---|---|---|
| Организация — источник комплектования государственного (муниципального) архива | Региональный архивный орган, ЭПК архивного учреждения | Номенклатура дел, представленная на ЭПК 1 раз в 5 лет; проекты описей не позднее 3 лет после завершения дел; акты о выделении к уничтожению вместе с описями постоянного хранения |
| Организация, которая не является источником комплектования | Экспертная комиссия и руководитель организации; ГИТ при проверке трудового законодательства | Номенклатура, утверждённая руководителем; описи дел по личному составу; сохранность кадровых документов 50/75 лет |
| Ликвидация организации | Государственный или муниципальный архив | Документы по личному составу и документы с неистёкшими сроками хранения в упорядоченном состоянии (статья 23 125-ФЗ) |
| Запрос бывшего или действующего работника | Сам работодатель | Копии документов, связанных с работой, не позднее 3 рабочих дней по статье 62 ТК РФ; поиск по описи, а не по коробкам |
| Кадровые документы ведутся в КЭДО | ГИТ, архивный орган | Электронные дела в номенклатуре с отметкой о виде носителя; отдельные описи электронных документов |
Общий знаменатель всех строк — опись дел по личному составу. Без неё нельзя ни передать документы в госархив при ликвидации, ни законно уничтожить дела временного хранения, ни быстро ответить бывшему работнику.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Пятьдесят лет для кадровых документов установлены не для работодателя. Эти документы нужны самому человеку, причём тогда, когда компании может уже не существовать: для пенсии, для спора о стаже, для связи заболевания с условиями труда. Поэтому проверяйте архив не с позиции «что спросит инспектор», а с позиции «найдём ли мы документ на этого человека через двадцать лет».»
Первое, что стоит проверить у себя, — есть ли организация в списке источников комплектования своего региона: от этого зависит, нужно ли согласование номенклатуры и описей с ЭПК.
Что проверяют по Правилам № 77: номенклатура, экспертиза ценности, описи, хранилище
Правила № 77 распространяются на документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе на документы по личному составу, в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. Документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором их закончили делопроизводством (п. 12). Проверяющий идёт по цепочке от номенклатуры к хранилищу, и в таблице собраны требования в том порядке, в котором их удобно сверять.
| Объект проверки | Требование Правил № 77 | Что сверить у себя |
|---|---|---|
| Номенклатура дел | Разрабатывается в конце года, согласуется с ЭК, утверждается руководителем, действует с 1 января следующего года; по окончании года — итоговая запись (п. 13) | Номенклатура на текущий год с подписью руководителя; электронные дела включены с отметкой о виде носителя в графе «Примечания» |
| Экспертная комиссия | ЭК создаётся в организациях для экспертизы ценности (п. 14); Примерное положение об ЭК — приказ Росархива от 11.04.2018 № 43 | Приказ о создании ЭК, положение, протоколы заседаний |
| Формирование дел | Документы постоянного и временного срока — в разные дела; один экземпляр документа; один календарный год, кроме личных дел; приказы группируются по срокам хранения (п. 49) | Приказы о приёме и приказы об ежегодных отпусках не подшиты в одно дело; нет черновиков и дублетов |
| Оформление дел | Нумерация листов, лист-заверитель, обложка, подшивка; не более 250 листов при корешке до 4 см (пп. 50, 51); внутренняя опись для личных дел (п. 54) | Удалены скрепки, файлы-вкладыши, стикеры; тома не превышают 250 листов |
| Описи дел | Отдельно на дела постоянного хранения, временного свыше 10 лет, по личному составу, электронные документы (п. 63); описи подразделений — в 2 экземплярах не позднее 1 года после завершения дел (п. 62) | Опись по личному составу существует отдельно от общей и доведена до последнего завершённого года |
| Передача в архив | Не ранее 1 года и не позднее 3 лет после завершения дел; документы до 10 лет хранения остаются в подразделениях (п. 47) | Дела за три прошлых года переданы по описям, а не лежат в кабинете отдела кадров |
| Уничтожение | Только после экспертизы ценности, утверждения описей постоянного хранения и согласования описей по личному составу (п. 17); после утверждения акта — передача в переработку, документ об утилизации прикладывается к акту (п. 31) | К каждому акту о выделении к уничтожению приложено подтверждение утилизации |
| Архивохранилище | Для бумаги 17-19 °C и влажность 50-55%; колебания не более 5 °C и 10% (п. 89); влажная уборка не реже раза в месяц (п. 92) | Термогигрометр и журнал фиксации температурно-влажностного режима |
| Проверка наличия | Не реже 1 раза в 10 лет, для документов «Для служебного пользования» — 1 раз в 5 лет (п. 97); по итогам — акт проверки наличия и состояния | Дата последней проверки наличия и утверждённый акт |
Самые частые разрывы в кадровом архиве — отсутствие отдельной описи по личному составу и уничтожение дел без акта, утверждённого после экспертизы ценности. Оба нарушения видны по бумагам, без выезда в хранилище, поэтому именно с них начинается самопроверка.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Лайфхак: для документов длительного хранения удобнее вести опись не только по годам, но и с поиском по работникам. При несчастном случае или профзаболевании ищут не «журнал за 2019 год», а историю конкретного человека.
Организация, которая не является источником комплектования, утверждает номенклатуру и описи сама, без ЭПК архивного учреждения. Требования к формированию, оформлению и срокам хранения при этом те же.
Сроки хранения кадровых документов: 50/75 лет, 5 лет и 3 года
Для документов по личному составу срок установлен законом: статья 22.1 125-ФЗ даёт 50 лет документам, законченным делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет — законченным до этой даты. Остальные сроки берутся из Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449). Внутри одного вида документа срок может различаться: приказы по личному составу в статье 434 разбиты на три группы.
| Документ | Статья Перечня № 236 | Срок хранения |
|---|---|---|
| Приказы о приёме, переводе, увольнении, перемещении, изменении анкетных данных, выплатах, отпусках без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребёнком | 434 | 50/75 лет |
| Приказы о ежегодных и учебных отпусках, командировках, сверхурочной работе и работе в выходные дни | 434 | 5 лет; ежегодные отпуска при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет |
| Приказы о применении дисциплинарного взыскания | 434 | 3 года |
| Трудовые договоры и соглашения об их изменении и расторжении | 436 | 50/75 лет |
| Личные дела работников | 444 | 50/75 лет |
| Личные карточки, в том числе по форме Т-2 | 445 | 50/75 лет |
| Графики отпусков | 453 | 3 года |
| Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте по охране труда | 423 «а» | 45 лет |
| Журналы проверки знаний и профилактических работ по охране труда; протоколы результатов обучения | 423 «б», 422 | 5 лет |
Приказы о приёме и приказы об ежегодных отпусках живут по разным срокам, поэтому пункт 49 Правил № 77 требует группировать приказы в дела по срокам хранения. Если подшить их в одну папку «Приказы за год», через 5 лет отпускные приказы нельзя будет уничтожить, не разрушив дело со сроком 50 лет.
Важный нюанс из практики: в обзорах статью 423 Перечня часто подают слитно, и журналы проверки знаний по охране труда по ошибке уходят на хранение 45 лет, а журналы инструктажей уничтожают через 5. В тексте Перечня это два подпункта: журналы инструктажа, вводного и на рабочем месте, — 45 лет, журналы проверки знаний и профилактических работ — 5 лет. Статья 425 прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о несчастном случае.
Полезно знать: Перечень № 236 — основной, но не единственный. Для здравоохранения, образования и финансового сектора действуют отраслевые перечни, и для документов, специфичных для отрасли, они имеют приоритет над общим.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Если вида документа нет в перечне, это не освобождает от хранения. Срок определяется по аналогии: находите наиболее близкий по смыслу вид документа и применяете его срок. Решение принимает экспертная комиссия, оно оформляется и попадает в номенклатуру дел, и на проверке вы показываете документированный выбор, а не догадку.»
Личное дело: что в нём должно быть и как его оформить
Личное дело формируется отдельно на каждого работника, документы в нём располагаются в хронологическом порядке по мере поступления (подпункт «ж» пункта 49 Правил № 77). В отличие от большинства дел, оно не закрывается в конце календарного года: его ведут весь период работы человека в организации. На личные дела обязательно составляется внутренняя опись документов, и её листы нумеруются отдельно от общей нумерации дела (п. 54).
Основу дела составляют документы, собранные при приёме по статье 65 ТК РФ, приказ о приёме, трудовой договор с дополнительными соглашениями, согласие на обработку персональных данных. Не всё, что приносит работник, относится к личному делу: свидетельства о рождении детей он передаёт для налогового вычета или гарантий, и их место в бухгалтерии. Проверьте выборочно 5-10 личных дел: есть ли внутренняя опись, совпадают ли даты документов с порядком подшивки, нет ли вложенных файлов и копий, которые не предусмотрены перечнем.
Образцы документов для личного дела и кадрового архива
Комплект закрывает основу личного дела; начните с описи документов личного дела — по ней проверяющий сверяет состав дела.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Образец приказа о приёме на работу | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
Электронные кадровые документы в архиве: что меняется при КЭДО
Требования к хранению бумажных документов переносятся на электронные: срок хранения электронного трудового договора или приказа о приёме тот же, что у бумажного, — 50 лет. Меняется учёт. Заголовки электронных и смешанных дел включаются в номенклатуру с указанием вида носителя в графе «Примечания», на электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, составляются отдельные описи, а на электронные документы, не подлежащие хранению, — отдельный акт (п. 28 Правил № 77).
Форма хранения следует за формой создания
Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Часть документов закон оставляет только на бумаге: трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, документы о прохождении инструктажей по охране труда. Удостоверения об обучении по охране труда тоже ведутся на бумаге, а протоколы проверки знаний можно вести и в электронном, и в бумажном виде.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Решение о форме документа принимается один раз, на входе, и дальше вы живёте с ним весь срок хранения. Протокол, подписанный электронной подписью, нельзя распечатать и хранить бумагу вместо файла, а бумажный оригинал нельзя заменить сканом. Поэтому до запуска КЭДО пропишите в номенклатуре, какие дела ведутся электронно, какие на бумаге, и не смешивайте носители внутри одного дела без отметки.»
Какие требования предъявляются к электронному архиву
Правила № 77 допускают хранение электронных архивных документов в системе хранения электронных документов (СХЭД) и на физически обособленных носителях; для носителей проводится проверка наличия и состояния с оформлением акта (п. 157). Функции, которые должна поддерживать система электронного документооборота и хранения, описаны в типовых функциональных требованиях, утверждённых приказом Росархива от 15.06.2020. Стратегию долговременной сохранности задаёт ГОСТ Р 57762-2017: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция и безопасность. На практике проверяющему нужно показать, что документ можно быстро найти, проверить его подлинность и выгрузить вместе с подписью.
В Добыто подписанный кадровый документ попадает в раздел «Архив», а завершённые документы переносятся туда массовым действием «В архив». Для компаний на 1С:ЗУП есть готовый модуль, документы между системами синхронизируются автоматически, поэтому номенклатура и учёт не расходятся между учётной системой и архивом.
Перед проверкой сделайте пробную выгрузку: возьмите трёх уволенных работников и соберите по ним электронные документы с подписями и опись. Если документы пришлось искать вне системы или заголовки дел в ней не совпадают с номенклатурой, учёт нужно выровнять до визита проверяющего.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как подготовиться к архивной проверке
Подготовка идёт от бумаг к полкам: сначала номенклатура, протоколы ЭК, описи и акты, затем физическое состояние дел и хранилища. Такой порядок совпадает с логикой проверяющего и позволяет закрыть большую часть замечаний, не открывая коробки. Для организации — источника комплектования добавляется ещё один слой: сроки представления номенклатуры и описей на ЭПК архивного учреждения.
Как подготовить кадровый архив к проверке: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Уточните статус организации: входит ли она в список источников комплектования государственного или муниципального архива своего региона. От этого зависит, согласуются ли номенклатура и описи с ЭПК архивного учреждения или утверждаются руководителем.
- Шаг 2. Проверьте номенклатуру дел на текущий год: согласование с ЭК, подпись руководителя, дата введения с 1 января, итоговая запись за прошлый год, электронные дела с отметкой о виде носителя.
- Шаг 3. Соберите документы экспертной комиссии: приказ о создании, положение, протоколы заседаний, на которых рассматривались описи и акты о выделении к уничтожению.
- Шаг 4. Сверьте описи: отдельная опись по личному составу, отдельные описи электронных документов, итоговые записи с количеством дел цифрами и прописью. Для источника комплектования проекты описей представляются на ЭПК не позднее 3 лет после завершения дел.
- Шаг 5. Пройдите выборку дел: нумерация листов, лист-заверитель, внутренняя опись в личных делах, не более 250 листов в томе, приказы разных сроков хранения в разных делах.
- Шаг 6. Поднимите акты о выделении к уничтожению за последние годы и проверьте, что к каждому приложен документ об утилизации, а уничтожение шло после утверждения описей.
- Шаг 7. Проверьте хранилище: показания термогигрометра, журнал температурно-влажностного режима, дату последней проверки наличия и утверждённый акт по её итогам.
Внимание: при чистке архива не уничтожайте журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте вместе с протоколами обучения. Протоколы хранятся 5 лет, журналы — 45 лет: закончившийся журнал уходит в архив, а не в утиль.
Когда полная архивная процедура избыточна
Организация, которая не является источником комплектования, не представляет номенклатуру и описи на ЭПК архивного учреждения и утверждает их руководителем. Документы временных сроков хранения до 10 лет включительно не проходят полное оформление и описание: они учитываются по номенклатуре, хранятся в структурных подразделениях и после экспертизы ценности уничтожаются по акту (пп. 47, 48). Полное оформление и включение в опись обязательны для дел постоянного хранения, временного свыше 10 лет и по личному составу. Для небольшой компании это означает, что основная работа сосредоточена на кадровых делах, а не на всём документообороте.
Ошибки, которые находят при проверке, и во что они обходятся
За нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов статья 13.20 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф: для граждан от 1 000 до 3 000 рублей, для должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Сумма штрафа невелика по сравнению с последствиями утраты документов. Уничтоженный журнал инструктажей означает, что при расследовании несчастного случая или профзаболевания работодатель не докажет проведение инструктажей, а доказывать придётся ему. Отсутствующий приказ о приёме или трудовой договор бывший работник восполнит через суд, когда будет подтверждать стаж.
При ликвидации неупорядоченный кадровый архив становится отдельной задачей: статья 23 125-ФЗ требует передать документы по личному составу в государственный или муниципальный архив в упорядоченном состоянии, то есть с оформленными делами и описями.
Что сопоставляет ГИТ в кадровых документах
Что об этом думает ГИТ: мораторий на плановые проверки по постановлению Правительства от 10.03.2022 № 336 действует, и контроль трудовой инспекции идёт через внеплановые проверки по индикаторам риска, обращения и профилактические визиты по правилам 248-ФЗ. Инспектор работает по проверочным листам Роструда и не выходит за их рамки. Нарушения по документам почти никогда не выглядят как «документ отсутствует»: это расхождения между документами.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Инспектор сопоставляет приказ о приёме и журнал инструктажей, и дата инструктажа позже даты начала работы видна за минуту. Такая ошибка фиксируется по каждому работнику отдельно. Перед проверкой сверьте даты в журналах с датами приказов о приёме хотя бы за последний год.»
В практике Добыто сроки повторного обучения и инструктажей при переходе на КЭДО выносят в систему первыми и ведут от даты по каждому работнику, а не от даты приказа на подразделение: вручную эти сроки теряются чаще всего.
Архивная справка и копии документов для бывшего работника
Работодатель выдаёт копии документов, связанных с работой, не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления (статья 62 ТК РФ). Если документы уже переданы в государственный или муниципальный архив, запрос социально-правового характера исполняется бесплатно в течение 30 календарных дней со дня регистрации (п. 182 Правил № 77). Ответ оформляется архивной справкой, выпиской, копией или информационным письмом; в архивной справке указываются архивные шифры и номера листов, а справка больше одного листа прошивается, нумеруется и заверяется печатью. Если по описи нельзя найти дело конкретного работника за 3 рабочих дня, срок по статье 62 ТК РФ будет нарушен до начала поиска в коробках.
Стоимость электронного архива кадровых документов: тарифы КЭДО
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: электронный архив, интеграция с 1С и УКЭП входят не во все тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входят в подключение |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
Электронный архив, который закрывает требования к учёту и выгрузке кадровых документов, входит в тариф «Бизнес». Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду; актуальные условия по вашей численности — на странице тарифов Добыто КЭДО. Подключение системы не заменяет подготовку ЛНА о переходе на КЭДО и сбор согласий работников: эта часть идёт отдельно и зависит от численности.
Выводы
Архивный орган и трудовая инспекция оценивают не объём архива, а связность документов: номенклатура задаёт сроки, экспертная комиссия фиксирует решения, описи позволяют найти дело и законно уничтожить лишнее. Для кадровых документов основной горизонт — 50 лет, у журналов инструктажей — 45, и ошибка при чистке архива обходится дороже штрафа по статье 13.20 КоАП. Статус источника комплектования определяет, кто утверждает номенклатуру и описи, а переход на КЭДО меняет носитель и порядок учёта, но не сроки.
Добыто ведёт кадровые документы в электронном виде от подписания до архива, с маршрутами согласования, статусами и выгрузкой по каждому работнику, поэтому подготовка к проверке по электронной части сводится к сверке номенклатуры с содержимым системы.
Частые вопросы о хранении документов и архивной проверке
Как часто источник комплектования пересматривает номенклатуру дел?
Номенклатура дел разрабатывается в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего года. Организация — источник комплектования государственного или муниципального архива представляет её на ЭПК архивного учреждения один раз в 5 лет. Если изменились функции или структура организации, номенклатуру пересоставляют, согласуют и утверждают раньше этого срока.
Можно ли включить в акт о выделении к уничтожению документы, срок которых истёк в середине года?
Дела и документы включаются в акт о выделении к уничтожению, только если их срок хранения истёк к 1 января года, в котором составлен акт. Документ со сроком 5 лет, срок которого истекает в июле, попадёт в акт следующего года. Уничтожение до утверждения акта руководителем запрещено, а документ, подтверждающий утилизацию, прикладывается к акту.
Когда личные дела уволенных государственных и муниципальных служащих передаются в архив?
Для личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих Правила № 77 устанавливают отдельный срок: они передаются в архив организации по истечении 10 лет со дня увольнения. Остальные архивные документы передаются не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.
Сколько экземпляров описей и актов нужно представить на ЭПК архивного учреждения?
Проекты описей дел (годовые разделы) представляются в 4 экземплярах на бумажном носителе и в 1 экземпляре в электронном виде в редактируемом формате, не позднее 3 лет после завершения дел в делопроизводстве. Проекты актов о выделении к уничтожению — в 2 экземплярах, одновременно с описями дел постоянного хранения. Требование касается источников комплектования и негосударственных организаций, у которых находятся документы государственной или муниципальной собственности.
Что делать с флешкой или диском, подшитыми в бумажное дело?
При полном оформлении дела физически обособленные носители электронных документов изымаются и становятся самостоятельными единицами хранения. В листе-заверителе и во внутренней описи бумажного дела указываются архивный шифр и заголовок изъятой единицы хранения, чтобы связь между носителем и делом сохранилась.
Куда уходят документы по личному составу при реорганизации с изменением формы собственности?
По статье 23 125-ФЗ при таком преобразовании документы по личному составу могут передаваться правопреемнику на временное хранение по договору с государственным или муниципальным архивом. При ликвидации без правопреемника документы по личному составу и документы с неистёкшими сроками хранения поступают в архив в упорядоченном состоянии.
