Приказ 236 и сроки хранения документов что взять кадровику

Приказ 236 и сроки хранения документов для кадровика сводятся к одному акту: Перечню типовых управленческих архивных документов, который Росархив утвердил 20.12.2019. Приказы о приёме, переводе и увольнении, трудовые договоры, личные карточки Т-2 и личные дела хранятся 50/75 лет. 75 лет положено документам, законченным делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет — более поздним. Приказы о ежегодных отпусках и командировках хранятся 5 лет, графики отпусков и приказы о дисциплинарных взысканиях — 3 года. Срок отсчитывают с 1 января года, следующего за годом закрытия дела. Носитель срок не меняет, он определяет форму: документ, подписанный электронной подписью, хранится электронно вместе с файлом подписи, бумажный — на бумаге.

Ниже — таблица сроков по статьям Перечня для кадровых документов, табелей и документов по охране труда, где ошибаются чаще всего: журнал инструктажа хранится 45 лет, а журнал проверки знаний — 5. Покажем, как перенести сроки в номенклатуру дел, что делать с видом документа, которого в Перечне нет, и что выгружать из системы КЭДО. Сценарная таблица, штрафы по статье 13.20 КоАП, стоимость электронного архива и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что устанавливает приказ Росархива № 236 и как читать его сроки

Перечень утверждён приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 под № 57449 и действует с 18.02.2020. Он обязателен для государственных органов, органов местного самоуправления и организаций любой формы собственности. Кадровику нужны три раздела: 8.1 «Приём, перевод, увольнение работников, кадровый учёт» (статьи 431-463), 7.2 «Нормирование и оплата труда» с табелями и документами о заработке и 7.3 «Охрана труда» (статьи 407-430). Сам Перечень и инструкцию к нему Росархив публикует на странице Перечня типовых управленческих архивных документов: там удобно сверить формулировку статьи, если вид документа в вашей компании называется иначе.

Обозначения в графе срока читаются так:

• 50/75 лет — срок из статьи 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет.
• ЭПК — отметка экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения: часть таких документов по истечении срока проходит экспертизу ценности и может быть отобрана на постоянное хранение.
• «После замены новыми», «после истечения срока действия» — срок начинает течь с события, а не с даты документа.
• «По месту утверждения» и «в других организациях» — разные сроки для оригинала и для копии, которую организация получила извне.

Отсчёт по Инструкции по применению Перечня (приказ Росархива от 20.12.2019 № 237) идёт с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством. Дело с приказами о приёме за 2025 год, закрытое в декабре 2025-го, начинает свой 50-летний срок 1 января 2026 года и может рассматриваться к уничтожению не раньше 2076 года. Считать от даты подписания приказа — типовая ошибка, которая сокращает срок на год.

Порядок самой работы с архивом — экспертизу ценности, описи, передачу и уничтожение — задают Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Перечень отвечает на вопрос «сколько», Правила — на вопрос «как».

Перечень № 236 — основной, но не единственный. В здравоохранении хранение медицинских карт и заключений регулируют приказы Минздрава, в образовании сроки для личных дел студентов и учебных планов задают ведомственные перечни, в финансовом секторе — указания Банка России. Для документов, специфичных для отрасли, отраслевой перечень имеет приоритет над общим.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Кадровик открывает Перечень № 236, находит подходящую строку и ставит срок, не зная, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Порядок должен быть обратным: сначала проверяете, есть ли отраслевой перечень, и только потом берёте общий. Там, где у отрасли своя специфика обучения, почти всегда будет и своя специфика хранения.»

Проверить себя можно по номенклатуре дел: у каждого дела со сроком хранения должна стоять ссылка на статью Перечня или отраслевого перечня. Дело без ссылки означает, что срок назначен на глаз.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Сроки хранения кадровых документов по Перечню 236: таблица для кадровика

Ниже — строки Перечня, которые встречаются в любой кадровой службе, с номерами статей для номенклатуры дел.

Граница проходит по функции документа. Всё, что подтверждает стаж, должность и заработок, живёт 50/75 лет: через десятилетия по этим бумагам бывший работник подтверждает право на пенсию. Документы о разовом событии — отпуске, командировке, взыскании — хранятся 3-5 лет. Поэтому приказ об отпуске по уходу за ребёнком стоит в группе 50/75, а приказ о ежегодном отпуске — в группе 5 лет, хотя оба называются «приказ об отпуске».

Практическое следствие для делопроизводства: приказы с разными сроками нельзя подшивать в одно дело. Если приказы о приёме и об ежегодных отпусках лежат в одной папке, дело целиком придётся хранить 50 лет. Разведите их по разным делам номенклатуры и разным журналам регистрации.

Документы, на которых кадровики чаще всего ошибаются со сроком

Протоколы результатов обучения по охране труда хранятся 5 лет (статья 422), документы о проверке знаний и журналы проверки знаний — тоже 5 лет (статья 423 б). Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте, хранятся 45 лет (статья 423 а). В обзорах статью 423 часто подают одной строкой, и при чистке архива журнал инструктажа уходит в утиль вместе с журналом проверки знаний.

Разница в девять раз объясняется назначением документа. Протокол подтверждает событие в конкретную дату, и через три года его сменит новая проверка знаний. Журнал инструктажа доказывает, что работу по безопасности вели всё время, пока человек у вас работал.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Журнал инструктажа понадобится тогда, когда бывший работник через 15-20 лет свяжет заболевание с условиями труда у вас или когда несчастный случай произойдёт с человеком, отработавшим полжизни. При расследовании запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы. Нет журнала — вы не докажете, что инструктажи проводились, а доказывать придётся вам. Поэтому журналы инструктажей в обозримом горизонте не уничтожаются.»

Остальные строки раздела 7.3, где сроки расходятся с ожиданиями:

• списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда — 50/75 лет (статья 414);
• протоколы и заключения психофизиологических обследований — 50/75 лет (статья 413);
• документы о расследовании и учёте профессиональных заболеваний — 50/75 лет (статья 419);
• журналы регистрации несчастных случаев на производстве и учёта аварий — 45 лет (статья 424);
• наряды-допуски и журнал их выдачи — 1 год после закрытия, а при травмах, авариях и несчастных случаях — 45 лет (статьи 415 и 416);
• нормы обеспечения средствами защиты по месту утверждения — постоянно, а не 5 лет (статья 426);
• списки и ведомости на выдачу средств защиты — 1 год (статья 428).

В кадровом блоке похожая ловушка с табелями. Табель учёта рабочего времени по общему правилу хранится 5 лет, но при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет (статья 402). Для производства табель подтверждает стаж работы во вредных условиях, поэтому его срок равен сроку личной карточки. Если в компании есть хотя бы одно рабочее место с вредным классом по итогам СОУТ, табели этих подразделений выделяют в отдельное дело с длительным сроком.

Последняя группа — документы соискателей. Документы кандидатов, не принятых на работу, хранятся 1 год (статья 438 б), а согласие кандидата на обработку персональных данных — 3 года после истечения срока его действия или отзыва (статья 441). Резюме и анкета уничтожаются раньше, чем согласие, на основании которого их собирали, и это нормально: согласие подтверждает законность обработки на случай проверки Роскомнадзора.

Образцы кадровых документов с длительным сроком хранения

В комплект вошли документы, которые хранятся 50/75 лет; начните с описи личного дела, по ней проверяется полнота дела перед передачей в архив организации.

Как применить сроки Перечня 236 в своей организации

Статья 13 125-ФЗ даёт организации право самостоятельно создать архив и организовать хранение. На практике это значит: в конце каждого календарного года подразделения формируют дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, и передают их в архив организации. Срок хранения попадает в дело один раз, при составлении номенклатуры, и дальше переходит в описи и акты. Ошибка в номенклатуре тиражируется на все последующие годы.

Как перенести сроки Перечня в номенклатуру дел: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте, есть ли отраслевой перечень для вашей сферы. Если есть, сроки для отраслевых документов берутся из него, для остальных — из Перечня № 236.
2. Шаг 2. Выпишите все виды кадровых документов, которые реально образуются в компании, и для каждого найдите статью Перечня. В графе номенклатуры указывайте срок вместе с номером статьи: «50/75 лет ЭПК, ст. 434 а».
3. Шаг 3. Разведите документы с разными сроками по разным делам: приказы по личному составу со сроком 50/75 лет отдельно от приказов об отпусках и командировках со сроком 5 лет и от приказов о взысканиях со сроком 3 года.
4. Шаг 4. Для вида документа, которого нет в Перечне, определите срок по аналогии с ближайшим по смыслу видом и зафиксируйте решение экспертной комиссии организации в протоколе и в номенклатуре.
5. Шаг 5. Разделите документы на текущие и завершённые, завершённые — по порогу 10 лет: протоколы, приказы, инструкции со сроком до 10 лет хранятся рядом с рабочей зоной, журналы инструктажей, карты СОУТ и дела со сроком 50/75 лет уходят в архив.
6. Шаг 6. Внутри категории сортируйте по видам документов, внутри вида — по годам от старых к новым. Для дел длительного хранения составьте опись, по которой находятся сведения о конкретном работнике.
7. Шаг 7. По истечении срока проведите экспертизу ценности по Правилам № 77 и оформите отбор к уничтожению актом. Дела с отметкой ЭПК без экспертизы не уничтожаются.

Шаг 4 вызывает больше всего вопросов. Журнал учёта инструкций по охране труда и журнал их выдачи обязательны к ведению, но в Перечне их нет. Отсутствие строки не освобождает от хранения: срок назначают по аналогии.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Для журналов учёта и выдачи инструкций я бы ориентировалась на срок самих инструкций по охране труда либо на срок журналов инструктажей, в зависимости от того, что ближе по содержанию. Решение принимает экспертная комиссия, оно оформляется и попадает в номенклатуру. При проверке вы показываете не догадку, а документированный выбор.»

После утверждения номенклатуры проверьте две вещи: у каждого дела есть статья Перечня, и ни в одном деле не смешаны документы с разными сроками.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Сроки хранения электронных кадровых документов в КЭДО

Если документ создан в электронном виде и подписан электронной подписью, он хранится электронно: распечатать его и хранить бумагу вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Срок по Перечню при этом один и тот же: трудовой договор, подписанный в системе КЭДО, хранится 50/75 лет так же, как бумажный. Решение о форме принимается на входе, когда процесс переводят в электронный вид, и по трудовым договорам действует следующие 50 лет.

Часть документов статья 22.1 ТК РФ из кадрового электронного документооборота исключает: трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, документы о прохождении инструктажей по охране труда. Журнал инструктажа со сроком 45 лет остаётся бумажным, и в архиве организации параллельно живут два контура хранения.

Важный нюанс из практики: по процессу, который вы перевели в КЭДО и на который работник дал согласие, документы в бумаге уже не оформляются. Работники, чей трудовой стаж начался до 1 января 2022 года, вправе отказаться от перехода, и их документы ведутся на бумаге параллельно. Для архива это означает, что по одному виду документа, например приказам о приёме, у вас могут быть электронные и бумажные дела за один и тот же год. В номенклатуре такие дела заводят раздельно, с указанием формы.

Что выгружать из системы, чтобы срок хранения не остался на бумаге

Форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд, сроки и правила хранения — Росархив. Требования Минтруда к структуре хранения предусматривают XML-файл документа, отдельный файл электронной подписи, если документ подписан усиленной подписью, PDF-визуализацию и машиночитаемую доверенность, если подписант действовал по доверенности. Доверенность входит в комплект хранения, а не в сопроводительные документы процесса.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Вопрос к вендору звучит так: выгружает ли система комплект документа целиком в требуемом формате. Не «хранит», а именно выгружает. При проверке, при споре или при смене оператора вам понадобится не картинка на экране, а файлы: документ, подпись и доверенность, если подписано по ней. Отдельно уточните, в каком виде архив отдаётся при расторжении договора с оператором.»

У кадровых документов есть второй аспект длительного хранения — проверяемость подписи через десятилетия. Чтобы подпись можно было проверить после истечения срока действия сертификата, к ней добавляют метку времени. При смене криптоалгоритмов поверх старой подписи формируют усовершенствованную архивную подпись, и документ остаётся проверяемым в архиве.

В сервисе Добыто подписанный документ из раздела «Документы» переносится в «Архив» отдельным действием, в том числе массово, и хранится вместе с маршрутом согласования: кто, когда и какой подписью подписал. Маршрут в споре работает как доказательство процедуры, а не только самого документа.

Что суд проверяет в электронном архиве кадровых документов

Электронные кадровые документы признаются доказательствами, если КЭДО введён по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ и соблюдены требования 63-ФЗ. Распечатка электронного документа оригиналом не считается: это копия, и по части 8 статьи 75 АПК РФ суд вправе потребовать подлинник. Подлинник в этом случае — файл с подписью из архива.

Кейс из практики: работодатель перевёл сотрудников на КЭДО с 01.02.2022, работник дал письменное согласие накануне, 23.03.2022 через систему поступило заявление об увольнении. Первая инстанция и апелляция признали увольнение законным: положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания были оформлены. Кассация акты отменила, и при новом рассмотрении, решением от 20.01.2023, работник выиграл. Решили три записи из той же системы: подпись выдали в день подписания заявления, работник не умел пользоваться системой, за него подписывал другой человек. Архив хранил не только документ, но и журнал выдачи подписи, и суд оценил именно его.

Мы поэтому разводим по времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней, а в локальном акте описываем порядок идентификации при подписании. Проверить у себя: фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи и сохраняются ли эти записи в архиве на тот же срок, что и подписанные документы.

Архивная справка, запросы бывших работников и ликвидация организации

По письменному заявлению работника работодатель не позднее 3 рабочих дней выдаёт копии документов, связанных с работой, по статье 62 ТК РФ. Через 10-20 лет после увольнения запрос обычно касается стажа и заработка для пенсии, и ответ собирается из документов со сроком 50/75 лет: приказов по статье 434 а, трудового договора, личной карточки, документов об оплате труда по статье 403. Если за нужный год сохранились только графики отпусков и табели общего режима, подтвердить стаж по ним уже не получится: их срок истёк через 3 и 5 лет.

При ликвидации организации документы по личному составу по статье 23 125-ФЗ передаются в упорядоченном состоянии в государственный или муниципальный архив. Упорядочить — значит сформировать дела, составить опись и провести экспертизу ценности. Дальше архивные справки бывшим работникам выдаёт уже архив, и его ответ ограничен тем, что организация передала.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Пятьдесят лет в Перечне стоят неспроста. Кадровые документы нужны не работодателю, а самому человеку, причём тогда, когда компании может уже не существовать. Поэтому при ликвидации документы по личному составу передаются в архив в первую очередь, а не остаются у бывшего директора.»

Что критично, а что вторично, зависит от профиля компании:

Если ваша компания попадает сразу в две строки, например производство на КЭДО, сроки берутся по самой длинной из подходящих строк, а форма хранения — по форме создания документа.

Ошибки в сроках хранения и во что они обходятся

Прямая санкция за нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов — статья 13.20 КоАП РФ: штраф для граждан от 1 000 до 3 000 рублей, для должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Реальная цена ошибки выше штрафа: уничтоженный документ нельзя восстановить, а бремя доказывания в трудовом споре и при расследовании несчастного случая лежит на работодателе.

1. Журнал инструктажа уничтожен через 5 лет. Статью 423 читают одной строкой и применяют срок журнала проверки знаний. Мотив — освободить место в архиве. Последствие: при расследовании несчастного случая или профзаболевания работодатель не подтверждает проведение инструктажей за весь период работы человека.
2. Срок отсчитан от даты документа. Приказ от марта 2025 года считают «пятилетним» с марта 2025-го. Правильный отсчёт — с 1 января года, следующего за годом закрытия дела, то есть с 1 января 2026 года. Документ, уничтоженный на год раньше, формально уничтожен до истечения срока.
3. Приказы с разными сроками в одном деле. Экономят на папках и журналах регистрации, а в итоге дело с приказами о ежегодных отпусках хранится 50 лет вместе с приказами о приёме, или, что хуже, приказы о приёме уничтожают вместе с «пятилетним» делом.
4. Распечатка вместо электронного подлинника. Документ подписали в системе, распечатали для личного дела и перестали следить за файлом. В споре распечатка остаётся копией, суд вправе потребовать подлинник, а файла с подписью и журнала выдачи подписи уже нет.
5. Уничтожение без экспертизы и акта. Дела выбрасывают по истечении срока без решения экспертной комиссии. Для дел с отметкой ЭПК это нарушение порядка, а без акта организация не может доказать, что документ уничтожен законно, а не утрачен.

В практике Добыто перевод на КЭДО начинается с отпусков, командировок и ознакомления с ЛНА: работнику там достаточно простой электронной подписи, а приказы по этим процессам хранятся 5 лет. Трудовые договоры и приказы по статье 434 а со сроком 50/75 лет переводятся вторым этапом, после того как отлажены выгрузка комплекта и журнал выдачи подписей.

Когда общего Перечня 236 недостаточно

Перечень № 236 не даёт окончательного ответа в трёх ситуациях. Для отраслевых документов в здравоохранении, образовании и финансовом секторе действуют отраслевые перечни с приоритетом. Для вида документа, которого в Перечне нет, срок назначает экспертная комиссия по аналогии. Для организаций — источников комплектования государственных и муниципальных архивов документы по личному составу по истечении 50/75 лет не уничтожаются автоматически: по части 3 статьи 22.1 125-ФЗ они проходят экспертизу ценности. В этих случаях строку Перечня используют как ориентир, а срок фиксируют отдельным решением.

Стоимость электронного архива кадровых документов в Добыто

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, входит ли в тариф электронный архив и интеграция с 1С.

Электронный архив для документов со сроком 50/75 лет входит в тариф «Бизнес» вместе с УКЭП, которая нужна работодателю для трудовых договоров. Итоговая сумма считается от численности штата; условия и переход между тарифами описаны на странице тарифов Добыто КЭДО, при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Для кадровика Перечень № 236 сводится к нескольким строкам: всё, что подтверждает стаж, должность и заработок, хранится 50/75 лет, документы о разовых событиях — 3-5 лет, а раздел по охране труда требует отдельного внимания из-за 45-летних журналов инструктажа. Срок отсчитывается с 1 января следующего года, фиксируется в номенклатуре с номером статьи и не зависит от носителя. Форма хранения определяется формой создания, поэтому для электронных документов ценен комплект файлов с подписью, а не распечатка.

Добыто ведёт кадровые документы в электронном виде вместе с маршрутом подписания и архивом, и сроки из Перечня переходят в систему без изменений. Разделять процессы по срокам хранения и форме мы помогаем на этапе перевода компании на КЭДО.

Частые вопросы о сроках хранения кадровых документов

Нужно ли уничтожать кадровые документы сразу после истечения срока хранения?

Нет, истечение срока само по себе ничего не уничтожает. Дела с истёкшим сроком проходят экспертизу ценности по Правилам, утверждённым приказом Росархива от 31.07.2023 № 77: экспертная комиссия отбирает их к уничтожению, решение оформляется актом о выделении к уничтожению. Дела с отметкой ЭПК, например личные дела по статье 445 Перечня, без такой экспертизы не уничтожаются.

Какой срок у кадровых документов, законченных делопроизводством в 2002 и 2003 годах?

Граница в статье 22.1 125-ФЗ — 1 января 2003 года. Дело, закрытое в 2002 году, хранится 75 лет, отсчёт идёт с 1 января 2003 года, то есть до конца 2077 года. Дело, закрытое в 2003 году, хранится 50 лет с 1 января 2004 года, до конца 2053 года. Если в одном деле лежат документы 2002 и 2003 годов, срок определяется по дате закрытия дела.

Сколько хранить трудовые книжки, которые работник не забрал при увольнении?

Подлинные личные документы — трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства — хранятся до востребования по статье 449 Перечня. Невостребованные хранятся 50/75 лет. Трудовая книжка в КЭДО не переводится, поэтому она всегда остаётся в бумажном архиве организации.

Сколько хранить документы специальной оценки условий труда?

По статье 407 Перечня отчёты по СОУТ с протоколами, картами, перечнями рабочих мест, сводными ведомостями и декларациями соответствия хранятся по месту проведения 45 лет, а при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет. В других организациях, получивших копии, срок 5 лет.

Нужно ли оцифровывать бумажный кадровый архив при переходе на КЭДО?

Нет. Скан бумажного документа подлинник не заменяет, поэтому бумажные дела остаются на бумаге и хранятся до конца своего срока по Перечню. В электронный вид переходят только документы, созданные после перевода процесса в КЭДО. Досрочно уничтожать бумажные трудовые договоры и приказы после сканирования нельзя.

Сколько хранить старую редакцию правил внутреннего трудового распорядка?

Правила внутреннего трудового распорядка хранятся 1 год после замены новыми по статье 381 Перечня. Акты, докладные и служебные записки о нарушении правил внутреннего трудового распорядка — 1 год по статье 382, документы о соблюдении дисциплины труда — 3 года по статье 383. Если нарушение закончилось приказом о взыскании, приказ хранится 3 года по статье 434 д.

Сколько хранить документы о переводе на сокращённый рабочий день?

Заявления, докладные записки и справки о переводе на сокращённый рабочий день или сокращённую рабочую неделю хранятся 5 лет по статье 392 Перечня. При вредных и опасных условиях труда срок увеличивается до 50/75 лет, как и у табелей учёта рабочего времени таких работников.