Документы временного хранения какие кадровые дела живут до десяти лет

Документы временного хранения в кадровой службе — это документы, которые Перечень типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236) разрешает уничтожить через 1, 3, 5 или 10 лет, а не через 50/75 лет. Графики отпусков и приказы о дисциплинарных взысканиях хранятся 3 года. Приказы о ежегодных отпусках и командировках, табели учёта рабочего времени — 5 лет. Документы лиц, не принятых на работу, — 1 год, протоколы аттестационных комиссий — 10 лет. Срок считают с 1 января года, следующего за годом закрытия дела, уничтожают только по акту экспертной комиссии. Различие, которое чаще всего упускают: для работников с вредными и опасными условиями труда приказы об отпусках и командировках и табели хранятся 50/75 лет, для остальных — 5 лет.

В материале собрана таблица кадровых документов со сроком до 10 лет со ссылками на статьи Перечня. Отдельно разобраны документы с похожими названиями и разными сроками, согласия на обработку персональных данных, документы медосмотров и правила для электронных документов в КЭДО. Там же объясняем, почему приказ о приёме и личное дело в эту группу не попадают. Порядок отбора к уничтожению, цена ошибки, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Откуда берутся сроки временного хранения кадровых документов

Трудовой кодекс обязывает работодателя хранить кадровые документы, но сроков и порядка хранения в нём нет. Их задают три акта архивного законодательства. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» разрешает организации самой создать архив и организовать хранение. Он же напрямую устанавливает срок 50/75 лет для документов по личному составу. Конкретный срок для каждого вида документа берут из Перечня № 236: он зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 под № 57449 и действует с 18.02.2020. Экспертизу ценности, описи, передачу в архив и уничтожение регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

Официальный текст Перечня опубликован сканом на 230 страницах. Сверить формулировку статьи можно на официальном портале правовой информации, где размещён приказ Росархива № 236. Именно по этой публикации, а не по пересказам, стоит проверять спорные строки: у нескольких кадровых документов срок в обзорах указан неверно.

Отметки в графе срока читаются так:

• 50/75 лет — документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет.
• ЭПК — после истечения срока документ могут отобрать на постоянное хранение, поэтому уничтожать его без экспертизы нельзя.
• До минования надобности — не менее 1 года.
• Постоянно — в организациях, которые не являются источниками комплектования государственного или муниципального архива, такие документы хранятся не менее 10 лет.

Срок исчисляют с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством. График отпусков, подшитый в дело 2026 года, отсчитывает свои 3 года с 1 января 2027 года.

Граница в 10 лет определяет организацию учёта. Дела со сроком до 10 лет включительно ведут по номенклатуре дел, описи на них не составляют. Описи готовят на дела постоянного хранения, на дела со сроком свыше 10 лет и на дела по личному составу. Документы временного хранения живут рядом с кадровой службой, ими пользуются, их достают при проверках. Всё, что длиннее, уходит в архив.

Перед тем как открыть Перечень № 236, проверьте, нет ли для вашей сферы отраслевого перечня. В здравоохранении хранение медицинской документации регулируют приказы Минздрава, в образовании ведомственные перечни задают сроки для личных дел студентов и учебных журналов, в финансовом секторе действуют указания Банка России. Для документов, специфичных для отрасли, отраслевой перечень имеет приоритет над общим.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Порядок проверки простой: сначала отраслевой перечень, потом общий. Ошибка возникает, когда кадровик открывает Перечень № 236, находит подходящую строку, ставит срок и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Где у компании своя специфика обучения персонала, там почти наверняка будет и своя специфика хранения, поэтому начинайте с отраслевых актов.»

Какие кадровые документы хранятся от 1 года до 10 лет: таблица по Перечню № 236

В разделе 8 «Кадровое обеспечение» и смежных разделах Перечня большая часть документов о текущей работе с персоналом имеет срок от 1 года до 5 лет. В таблице собраны документы, которые встречаются в любой кадровой службе, со статьями Перечня и оговорками, меняющими срок.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Из 21 строки только протоколы аттестационных комиссий дотягивают до 10 лет. Остальные документы временного хранения уходят в уничтожение через 1-5 лет, и у пяти из них срок растёт по условию, прописанному в самой статье: вредные условия труда, ЭПК, замена новым документом, отзыв согласия. Эти условия проверяют до того, как дело попадёт в акт.

Когда короткий срок не применяется: документы-двойники со сроком 50/75 лет

У нескольких кадровых документов название почти совпадает, а срок отличается в 10 раз и больше. Решающим оказывается не вид документа, а его предмет или условия труда работника. Сценарии ниже встречаются в кадровом архиве чаще всего.

Если на предприятии есть рабочие места с вредными условиями, приказы об отпусках одного месяца попадают в два разных срока. Дело хранится целиком, поэтому смешанное дело придётся держать по самому длинному сроку. Практичнее развести такие приказы по разным делам ещё в номенклатуре: отдельно работники с вредными и опасными условиями, отдельно остальные. Список таких должностей берут из карт специальной оценки условий труда.

Важный нюанс из практики: порог в 10 лет определяет физическое место хранения. Документы до 10 лет лежат в кадровой службе, ими пользуются и их достают. Документы свыше 10 лет уходят в архив и, скорее всего, никогда не понадобятся. Но если понадобятся, то в критической ситуации, когда искать некогда. Поэтому разделять дела по сроку выгоднее при закрытии года, а не при подготовке к уничтожению.

Приказ о приёме, личное дело и архивная справка: почему они живут 50 лет

Приказ о приёме на работу хранится 50/75 лет с отметкой ЭПК. В ту же группу статья 434 «а» включает приказы о переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, поощрении, изменении анкетных данных. Рядом с ними стоят трудовые договоры и соглашения к ним (ст. 435), личные карточки (ст. 444), личные дела (ст. 445), сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже (ст. 450), документы об оплате труда и исчислении трудового стажа (ст. 403). Для документов по личному составу срок 50/75 лет установлен статьёй 22.1 закона № 125-ФЗ, то есть законом, а не только Перечнем.

Личное дело не делится на части со своими сроками. Состав личного дела обычного работника определяет локальный нормативный акт организации, и всё, что в дело вложено, хранится вместе с ним 50/75 лет. Если по ЛНА в личное дело подшивают копии приказов об отпусках, эти копии проживут столько же, сколько само дело. Подлинные личные документы, которые работник не забрал (трудовая книжка, диплом, аттестат, удостоверение), хранятся до востребования, а невостребованные — 50/75 лет (ст. 449).

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Пятьдесят лет для кадровых документов установлены неспроста: они нужны не работодателю, а самому человеку. Причём тогда, когда компании может уже не существовать. Отсюда правило для архива: любой документ, который подтверждает стаж, должность или заработок, не относите к временному хранению, даже если по названию он похож на рядовой приказ.»

Архивная справка связывает обе группы документов. Бывший работник запрашивает справку о стаже, должности или заработке, и её готовят по документам 50/75 лет: приказам по личному составу, личным карточкам, документам об оплате труда. Документы о самом запросе относятся к временному хранению. Заявление работника о выдаче документов, связанных с работой, хранится 1 год (ст. 451). Книги и журналы учёта выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы — 5 лет (ст. 463 «д»). Уничтожить журнал выдачи справок через 5 лет можно. Уничтожить документы, из которых справку делали, нельзя.

Проверьте номенклатуру дел: приказы по личному составу 50/75 лет и приказы по отпускам и командировкам 5 лет должны вестись в разных делах с разными индексами. Если все кадровые приказы года подшиты в одну папку, отобрать к уничтожению ничего не получится.

Образцы кадровых документов с разными сроками хранения

В комплекте документы из обеих групп, начните с описи личного дела: она показывает, какие листы уходят на хранение 50/75 лет вместе с делом.

Согласия на обработку персональных данных, документы кандидатов и медосмотры по приказу № 29н

У трёх групп документов срок отсчитывают от события, а не только от закрытия дела, и именно в них кадровая служба чаще всего ошибается в обе стороны.

Согласие на обработку персональных данных хранится 3 года после истечения срока его действия или после отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом или договором (ст. 441). Пока работник трудится и согласие действует, трёхлетний срок не начинается. Согласия уволенных и отозвавших согласие удобно выделять в отдельное дело по году отзыва: тогда срок у всего дела общий. Положения и инструкции об обработке персональных данных по месту утверждения хранятся постоянно, в других организациях — 3 года после замены новыми (ст. 440).

Документы кандидатов, которых не приняли на работу (заявления, анкеты, справки, копии паспорта, трудовой книжки, диплома), хранятся 1 год (ст. 438 «б»). Для кандидатов в кадровый резерв срок другой — 5 лет (ст. 439), поэтому резюме с отметкой «в резерв» и резюме с отказом складывают в разные дела. Хранить анкеты отказников дольше года без отдельного основания нельзя: по 152-ФЗ персональные данные уничтожают или обезличивают по достижении целей обработки.

Отдельный вопрос для компаний, которые переводят согласия и кадровые документы в облачный сервис: кому ещё уходят данные.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Кадровые документы содержат чувствительные персональные данные: сведения о семье, здоровье, доходах. Как только они уходят к внешнему провайдеру, появляется третье лицо, и передача ему данных должна опираться на согласие работника. Задайте вендору прямой вопрос: перечислите всех, кто получит доступ к данным. Обычно в ответе не одна компания, а три: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр.»

Документы медосмотров. Порядок обязательных предварительных и периодических медосмотров утверждён приказом Минздрава от 28.01.2021 № 29н, но сроки хранения документов по нему задаёт Перечень Росархива. Отчёты, акты, списки, планы-графики и переписка по периодическим медосмотрам хранятся 3 года. Заключительные акты медосмотров работников с вредными и опасными условиями труда — 50/75 лет (ст. 635). Перечни вредных факторов и работ, при которых медосмотры обязательны, по месту утверждения хранятся постоянно (ст. 411).

В Добыто электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому согласие на обработку персональных данных и его отзыв подписываются в системе, а дата, от которой считать три года, фиксируется в документе.

Документы временного хранения в КЭДО: сроки те же, меняется комплект хранения

Электронный график отпусков хранится 3 года, электронный приказ о командировке — 5 лет, как и бумажные. Перечень № 236 привязывает срок к виду документа, а не к носителю: требования к хранению бумажных документов переносятся на электронный документооборот. Статья 22.1 ТК РФ, введённая Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ, не распространяет КЭДО на трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Почти все документы временного хранения из таблицы выше можно создавать и хранить в электронном виде.

Форма хранения определяется формой создания. Приказ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатать его и хранить бумагу вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге до конца срока. Решение о форме принимают один раз, при создании документа.

Хранить нужно не картинку документа, а комплект. Минтруд задаёт форматы кадровых электронных документов: XML-файл документа, файл электронной подписи, если документ подписан усиленной подписью, визуализация в PDF и доверенность, если документ подписал уполномоченный работник. Сроки и правила хранения этого комплекта по-прежнему устанавливает Росархив.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Спрашивайте у вендора не про то, хранит ли система документы, а про то, выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате: сам документ, файл подписи отдельно и доверенность, если подписано по ней. При проверке, при споре или при смене оператора вам понадобится не изображение на экране, а файлы. И отдельно уточните, что произойдёт с архивом при расторжении договора и в каком виде вам отдадут документы.»

Как сохранить проверяемость подписи на весь срок хранения

Срок хранения приказа о командировке — 5 лет, табеля при вредных условиях — 50 лет, и всё это время подпись на документе должна проверяться. Для этого подпись дополняют меткой времени и усовершенствованными форматами: CAdES-T фиксирует момент подписания штампом времени, CAdES-A добавляет архивную метку с периодическим переподписанием. Так подпись остаётся проверяемой и после истечения срока действия сертификата подписанта.

При выборе системы проверьте три вещи: поддерживает ли она штамп времени, выгружает ли комплект документа с отсоединённой подписью и доверенностью, разграничен ли доступ к архиву по ролям с журналом обращений. Доступ всей кадровой службы ко всему кадровому массиву — типовое нарушение и в бумажном, и в электронном архиве.

Как отобрать кадровые документы с истёкшим сроком к уничтожению

Документ с истёкшим сроком не уничтожают сразу: сначала экспертиза ценности, затем акт, утверждённый руководителем, и только потом уничтожение. Порядок установлен Правилами Росархива № 77. До начала отбора пройдите предварительную проверку:

• проверено, есть ли для вашей отрасли специальный перечень: он имеет приоритет;
• составлена номенклатура дел со сроками и статьями перечня;
• документы разделены на текущие и завершённые, завершённые — по порогу 10 лет;
• журналы инструктажей и регистрации несчастных случаев отложены на длительное хранение, а не уничтожены через 5 лет;
• форма хранения соответствует форме создания: электронное хранится электронно, бумажное — на бумаге;
• для документов, которых нет в перечне, срок определён по аналогии и решение зафиксировано;
• опись документов длительного хранения позволяет найти сведения по конкретному работнику.

Как подготовить документы временного хранения к уничтожению: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Выберите по номенклатуре дела со сроком до 10 лет, закрытые в делопроизводстве. Текущие дела, открытые журналы и действующие приказы в отбор не включаются.
2. Шаг 2. Посчитайте срок каждого дела с 1 января года, следующего за годом его закрытия. Дело с графиком отпусков, закрытое в 2026 году, можно включить в акт не раньше 2030 года.
3. Шаг 3. Проверьте оговорки статьи Перечня: вредные и опасные условия труда, отметку ЭПК, формулировки «после замены новыми», «после истечения срока действия согласия или его отзыва». Дела, где оговорка удлиняет срок, из отбора исключите.
4. Шаг 4. Передайте перечень дел экспертной комиссии организации. Комиссия проверяет сроки и составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
5. Шаг 5. Утвердите акт у руководителя. Для организаций — источников комплектования государственного или муниципального архива акт до этого согласуют с экспертно-проверочной комиссией.
6. Шаг 6. Уничтожьте бумажные дела способом, исключающим восстановление текста, а электронные — удалением из системы и резервных копий. Акт о выделении к уничтожению сохраните.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Если вида документа нет в перечне, это не значит, что его можно не хранить. Срок определяется по аналогии: находите наиболее близкий по смыслу вид документа и применяете его срок, зафиксировав решение в номенклатуре дел. Экспертная комиссия принимает решение, оно оформляется, и при проверке вы показываете не догадку, а документированный выбор.»

В электронном архиве логика та же, меняется только механика. В интерфейсе Добыто у раздела документов есть вкладка «Архив» и массовое действие «В архив»: закрытые приказы и заявления переносятся туда пакетом, а сроки по номенклатуре мы рекомендуем сверить до первого отбора к уничтожению.

Во что обходится ошибка при отборе документов к уничтожению

Нарушение правил хранения, комплектования и учёта архивных документов квалифицируется по статье 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф для граждан от 1 000 до 3 000 рублей, для должностных лиц — от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей. Штраф невелик. Дороже обходится то, что после уничтожения документа работодателю нечем доказать своё исполнение обязанностей.

Типовой сценарий: журнал инструктажей уничтожили через 5 лет вместе с журналом проверки знаний. Через 15 лет после увольнения бывший работник связывает заболевание с условиями труда, или происходит несчастный случай с человеком, отработавшим 20 лет. При расследовании запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы, и без журнала проведение инструктажей не доказать. Обратная ошибка — хранить анкеты кандидатов, которым отказали, годами «на всякий случай»: срок по Перечню 1 год, а 152-ФЗ требует уничтожить персональные данные по достижении цели обработки.

Стоимость электронного хранения кадровых документов в Добыто

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли электронный архив и интеграция с 1С. Цены и условия приведены на дату публикации.

Электронный архив входит в тариф «Бизнес», поэтому для компании, которая хочет хранить графики отпусков, табели и приказы по отпускам в электронном виде весь срок хранения, базовой точкой расчёта будет он. Подключение платформы быстрое, но сбор согласий сотрудников на КЭДО идёт дольше и зависит от численности. Актуальные условия и состав тарифов — на странице тарифов Добыто КЭДО, тариф можно повысить или понизить в любое время с пересчётом разницы.

Выводы

К временному хранению относятся документы о текущей работе с персоналом: графики отпусков, приказы о взысканиях, ежегодных отпусках и командировках, табели, согласия, документы кандидатов. Их срок от 1 года до 10 лет, но у многих он удлиняется до 50/75 лет по оговорке статьи Перечня: вредные условия труда, отпуск по уходу за ребёнком, ЭПК, отзыв согласия. Уничтожать такие документы можно только после подсчёта срока с 1 января следующего года и по акту экспертной комиссии, а разводить их по делам выгоднее ещё при составлении номенклатуры.

Добыто ведёт кадровые документы в электронном виде с подписями сотрудников и электронным архивом, где графики, табели и приказы хранятся комплектом с файлами подписи на весь срок, установленный Перечнем.

Частые вопросы о сроках хранения кадровых документов

Сколько хранить листки нетрудоспособности и журналы их регистрации?

Листки нетрудоспособности хранятся 5 лет (ст. 618 Перечня № 236), книги и журналы регистрации листков нетрудоспособности — тоже 5 лет (ст. 619). Документы по персонифицированному учёту работников (описи документов, листки исправлений, приложения к сопроводительной ведомости) хранятся 5 лет по статье 620, сведения для индивидуального учёта у страхователя — 5 лет по статье 624.

Какие журналы кадровой службы относятся к временному хранению?

По статье 463 Перечня журналы учёта отпусков хранятся 5 лет, бланков трудовых книжек и вкладышей — 5 лет, прихода и ухода работников и местных командировок — 1 год. Журнал учёта работников, совмещающих профессии, хранится до минования надобности, то есть не менее 1 года (ст. 384). Журналы приёма, перевода и увольнения, учёта личных дел, личных карточек, трудовых договоров и движения трудовых книжек хранятся 50/75 лет и к временному хранению не относятся.

Сколько хранить документы по воинскому учёту?

Планы, списки, отчёты, сведения и переписка по ведению воинского учёта и бронированию граждан, пребывающих в запасе, хранятся 5 лет (ст. 457). Карточки, расписки, листки и повестки — 5 лет после снятия гражданина с учёта (ст. 458). Журналы проверок осуществления воинского учёта — 5 лет (ст. 459), книги и журналы учёта лиц, подлежащих воинскому учёту, — 5 лет (ст. 463 «е»).

Отличаются ли сроки хранения кадровых документов для компаний в Москве?

Нет, Перечень № 236 федеральный и одинаково действует в Москве и в регионах, отраслевые перечни также не зависят от региона. На порядок влияет статус организации. Если она включена в список источников комплектования государственного или муниципального архива, документы со сроком «Постоянно» по истечении временного хранения передаются в архив. Если не включена, такие документы хранятся в самой организации не менее 10 лет. Сроки 1, 3 и 5 лет для документов временного хранения от статуса не зависят.

Сколько хранить документы об аттестации и обучении персонала?

Протоколы аттестационных и квалификационных комиссий хранятся 10 лет (ст. 485), списки и ведомости по аттестации и квалификационным экзаменам — 5 лет (ст. 487), заявления о несогласии с решениями комиссий — 5 лет (ст. 486). Тесты и анкеты для оценки профессиональных и личностных качеств работников хранятся 5 лет (ст. 484), ученические договоры — 5 лет после истечения срока действия или прекращения обязательств (ст. 492). Списки работников, прошедших повышение квалификации, хранятся 3 года (ст. 498). Приказы о повышении квалификации и аттестации относятся к приказам по личному составу и хранятся 50/75 лет.

Сколько хранить должностные инструкции работников?

Срок зависит от вида инструкции. Типовые должностные инструкции и профили должности хранятся 3 года после замены новыми (ст. 442). Должностные инструкции конкретных работников хранятся 50/75 лет (ст. 443), как и другие документы, которые подтверждают, какую работу человек выполнял. Экземпляр инструкции с подписью работника об ознакомлении уничтожать через 3 года нельзя.