Средства хранения документов подбираются под носитель и срок хранения: бумажные кадровые дела лежат в папках и коробках внутри запирающихся шкафов, сейфов или архивохранилища, электронные — в информационной системе работодателя с разграничением доступа. Правила Росархива, утверждённые приказом от 31.07.2023 № 77, разрешают хранить архивные документы в запирающихся шкафах и сейфах, если архивохранилища нет, а для архивохранилища задают температуру 17-19 °C и влажность 50-55%. Документы по личному составу хранятся 50 лет, если закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Трудовые книжки и приказ об увольнении по статье 22.1 ТК РФ остаются на бумаге и требуют физического хранилища, а документы КЭДО хранятся в системе комплектом из файла документа, файла подписи и описания.
Материал помогает подобрать оборудование под объём архива, не строить архивохранилище там, где достаточно шкафа, и не потерять доказательственную силу электронных документов. Покажем, какие вопросы задать поставщику электронного архива, что проверить в помещении до переноса дел и какие документы в электронный вид не переводятся. Сценарная таблица, штрафы по статье 13.20 КоАП, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Где закон разрешает хранить кадровые документы: шкаф, сейф, архивохранилище или система
125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 разрешает организации самостоятельно создать архив и организовать хранение документов. Как именно хранить, Трудовой кодекс не говорит: он обязывает хранить кадровые документы, а порядок хранения задают акты Росархива. Для государственных органов, органов местного самоуправления и организаций действуют Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Они вступили в силу 17 сентября 2023 года и заменили прежние правила, утверждённые приказом Минкультуры № 526.
Пункт 77 Правил называет 3 варианта размещения в зависимости от объёма: отдельное здание, изолированное архивохранилище, запирающиеся шкафы или сейфы. Отдельное здание кадровой службе коммерческой компании обычно не нужно, поэтому реальный выбор идёт между шкафом, архивохранилищем и электронной системой. Сравнение ниже собрано по пунктам Правил № 77 и статье 22.1 ТК РФ.
| Средство хранения | Когда применяется | Что требуют нормы |
|---|---|---|
| Папки, коробки, конверты | Первичное средство хранения для любого бумажного дела | На коробке или папке указывают номер фонда, номер описи и крайние номера единиц хранения (п. 84). Хранить документы в транспортной таре, штабелях, на полу и подоконниках запрещено (п. 80) |
| Запирающиеся шкафы и сейфы | В организации нет архивохранилища (п. 77, п. 94) | Документы хранятся в темноте: в коробках и папках, в шкафах закрытого типа (п. 87) |
| Металлические стеллажи, шкафы, сейфы, контейнеры в архивохранилище | Есть изолированное помещение под архив (п. 80) | Стеллажи ставят не ближе 1 м к источникам тепла (п. 81). Рекомендуемые проходы: главный не менее 120 см, между рядами не менее 75 см, нижняя полка не ниже 15 см от пола (п. 82) |
| Архивохранилище | Объём дел не помещается в шкафы, нужен отдельный режим хранения | Огнеупорные стены, вентиляция, нет труб водоснабжения и канализации, нет распределительных щитов, не подвал без защиты от вод (п. 78). Бумага: 17-19 °C и 50-55% (п. 88). Расчёт площади — 400 единиц хранения на 1 м² (п. 78) |
| Информационная система работодателя или СХЭД | Документы оформлены в электронном виде без бумажного дубликата (ст. 22.1 ТК РФ) | Система обеспечивает подписание, хранение и фиксацию получения документа сторонами (ст. 22.1 ТК РФ). При передаче на архивное хранение: файл документа в PDF/A, файлы подписи, файл описания с метаданными (п. 141) |
| Физически обособленные носители (магнитные и оптические диски) | Электронные документы, которые не требуют поддержания юридической значимости, имеют ограниченный доступ, или хранение в СХЭД невозможно (п. 143) | Магнитные диски: 8-18 °C и 45-65%; оптические: 10-23 °C и 20-50% (п. 88). Проверка наличия — раз в 5 лет (п. 153) |
Для кадровой службы без отдельного помещения законный минимум — запирающийся шкаф или сейф с делами в папках и коробках. Архивохранилище становится обязательной конструкцией только тогда, когда компания решает хранить дела в отдельном помещении: с этого момента на неё распространяются требования пунктов 78-92 Правил. Проверьте, какой из вариантов у вас фактически используется, и сверьте его с соответствующей строкой таблицы.
Полезно знать: требования к хранению бумажных документов переносятся на электронный документооборот. Номенклатура дел, сроки по перечням и ежегодная передача дел в архив действуют для обоих носителей.
Сроки хранения кадровых документов и что они значат для выбора хранилища
Чем дольше срок, тем выше требования к носителю и месту хранения. Личное дело или приказ о приёме на работу проживут в архиве дольше, чем сменится несколько поколений офисной мебели и программного обеспечения, поэтому выбор средства хранения начинается с перечня сроков. Основные сроки задают статья 22.1 125-ФЗ и Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Документы по личному составу, в том числе приказы о приёме на работу | 50 лет, если закончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет, если до этой даты | Ст. 22.1 125-ФЗ |
| Личные дела работников | 50 лет / 75 лет по тому же правилу | Ст. 445 Перечня № 236 |
| Трудовые книжки и дубликаты, не полученные при увольнении | До востребования | П. 43 Порядка, утв. приказом Минтруда № 320н; глава IV 125-ФЗ |
| Табели учёта рабочего времени | 5 лет; при тяжёлых, вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет | Ст. 402 Перечня № 236 |
| Графики отпусков | 3 года | Ст. 453 Перечня № 236 |
| Электронные кадровые документы | Те же сроки, что для бумажных | Ст. 22.3 ТК РФ |
Документы из таблицы делятся на 2 потока. Дела временного хранения до 10 лет включительно, например графики отпусков и обычные табели, по пункту 47 Правил № 77 остаются в структурном подразделении и после экспертизы ценности уничтожаются. Дела постоянного и временного хранения свыше 10 лет, в том числе по личному составу, передаются в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения в делопроизводстве. Для кадровой службы это означает 2 зоны хранения: рабочий шкаф для текущих дел и архивное место для личных дел и приказов, которые лежат 50 лет.
Электронный документ не сокращает срок. Статья 22.3 ТК РФ обязывает работодателя обеспечить сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, в том числе когда документооборот идёт через информационную систему работодателя или платформу «Работа в России». Если система не гарантирует хранение и выгрузку на 50 лет, её срок жизни и срок хранения документов нужно сверить до внедрения.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Бумажный архив: папки, коробки, шкафы, сейфы и архивохранилище
Бумажное дело проходит 3 уровня защиты: первичное средство хранения, мебель или оборудование и помещение. Выпадение любого уровня даёт нарушение, даже если остальные в порядке: дело в подписанной коробке, стоящей на полу, хранится с нарушением пункта 80 Правил № 77.
Первичные средства хранения: папки, коробки и конверты
Пункт 83 Правил перечисляет первичные средства хранения для бумажных документов: коробки, папки, конверты. Неформатные документы хранятся в закрытых твёрдых папках или в коробках. Перед передачей дела на архивное хранение из него изымают файлы-вкладыши, скрепки, металлические скобы и стикеры, а документы подшивают или переплетают. Мультифоры и скоросшиватели с металлическими зажимами годятся для текущей работы, но в архивное дело личного состава не попадают.
На коробке указывают номер фонда, номер описи дел и крайние номера единиц хранения, которые в ней лежат (п. 84). Без этой маркировки коробка из архива не находится по описи, а архивная справка через 20 лет превращается в поиск по всем полкам. Проверьте маркировку хотя бы на одной полке: если на коробках написано «Кадры 2019», а номеров описи нет, учёт придётся восстанавливать.
Шкафы и сейфы: когда их достаточно и что с трудовыми книжками
Если архивохранилища в организации нет, архивные документы размещаются в запирающихся шкафах и сейфах. Шкаф должен быть закрытого типа: пункт 87 требует хранить архивные документы в темноте. Открытые стеллажи в кабинете кадровой службы этому требованию не соответствуют, даже если дела аккуратно разложены по коробкам.
Распространённое мнение, что трудовые книжки обязательно хранятся в сейфе, в Порядке ведения и хранения трудовых книжек, утверждённом приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, прямо не закреплено. Порядок требует другого: бланки трудовой книжки и вкладыша хранятся как документы строгой отчётности (п. 41), ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек осуществляет уполномоченное лицо, назначенное приказом работодателя (п. 42), а работодатель ведёт книги учёта бланков и движения трудовых книжек, пронумерованные, прошнурованные и заверенные подписью руководителя (п. 40). Сейф или запирающийся металлический шкаф — практичный способ выполнить режим строгой отчётности, но проверяющий спросит в первую очередь приказ об ответственном и книги учёта.
Внимание: распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы распечатка что-то подтверждала, её заверяют оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии.
Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки уничтожаются с составлением акта (п. 41 Порядка). Ответственное лицо ежемесячно отчитывается перед бухгалтерией о наличии бланков. Срок действия приказа № 320н ограничен 1 сентября 2027 года, поэтому к этой дате стоит проверить, какой акт его заменит и сохранятся ли требования к учёту бланков.
Архивохранилище: требования к помещению и климату
Отдельное помещение под архив по пункту 78 Правил отделяется от соседних огнеупорными стенами, имеет вентиляцию без непроветриваемых зон, выходы к лифтам или лестницам и не имеет труб водоснабжения и канализации, распределительных щитов и рубильников. Подвал допустим только при защите от грунтовых, талых и паводковых вод. Пункт 76 добавляет средства пожаротушения, охранную и пожарную сигнализацию.
Климат задан цифрами. Для бумаги оптимальны 17-19 °C и относительная влажность 50-55% (п. 88), сезонные и суточные колебания допускаются не больше 5 °C по температуре и 10% по влажности (п. 89). В изолированном помещении параметры измеряют термометром и гигрометром или термогигрометром не реже 2 раз в неделю, прибор размещают вдали от отопления и вентиляции на высоте не менее 1 м от пола (п. 90), результаты и меры по нормализации режима фиксируют (п. 91). Влажная уборка и обеспыливание оборудования проводятся не реже 1 раза в месяц (п. 92).
Искусственный свет — лампы накаливания в закрытых плафонах, люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетом или разрешённые светодиодные светильники; естественный свет допускается только со светорассеивателями, защитными плёнками или жалюзи (п. 87). Площадь рассчитывают из 400 единиц хранения на 1 м². Если у вас 2 000 личных дел уволенных работников, под них по этому нормативу нужно 5 м² полезной площади хранилища без учёта проходов.
Факт: ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» относит к стратегии сохранности 8 свойств: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертацию, миграцию и безопасность.
Шаблоны для учёта дел, трудовых книжек и перехода на электронный архив
Комплект закрывает бумажную и электронную часть хранения; начните с описи документов личного дела, по ней проверяется полнота каждого дела перед передачей в архив.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
Электронный архив кадровых документов: что хранить и как выбрать систему
Электронный кадровый документ хранится комплектом, а не одним файлом. Единые требования к составу и форматам, утверждённые приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н, собирают документ из основной части в PDF, файла электронной подписи и описания в XML; если документ подписан по доверенности, в комплект входит машиночитаемая доверенность. Архив, который хранит только PDF без файла подписи и описания, при проверке ГИТ или в суде не подтверждает, кто и когда подписал документ.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Форматы электронных кадровых документов задаёт Минтруд, а сроки и правила хранения — Росархив. В комплект хранения входят сам документ, отдельный файл подписи и доверенность, если документ подписан по ней. Спрашивайте у поставщика не о том, хранит ли система документы, а о том, выгружает ли она этот комплект целиком: при проверке, в споре или при смене оператора понадобятся файлы, а не изображение на экране.»
Пункт 141 Правил № 77 описывает похожую структуру для передачи электронного документа на архивное хранение: файл основной части в формате PDF/A, файлы приложений, файлы электронных подписей и файл описания с метаданными. В описании указываются дата и регистрационный номер, вид документа, сведения о режиме доступа, результат проверки электронной подписи, индекс и заголовок дела по номенклатуре, срок хранения. Хранение в системе и выгрузка в архивном формате — 2 разные функции, и вторую проверяют до покупки, а не при ликвидации компании.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Облако или свои серверы: персональные данные в электронном архиве
Кадровые документы содержат сведения о семье, здоровье и доходах работников. Когда архив размещается у облачного провайдера, появляется третье лицо, которому передаются персональные данные, и передача должна опираться на согласие работников по 152-ФЗ. Выбор облачного хранения поэтому включает не только технические параметры, но и обязанность собрать согласия и объяснить людям, кому именно передаются их данные.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Как только архив уходит к внешнему провайдеру, в цепочке появляется третье лицо, и обычно не одно, а три: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. Заверение, что данные хранятся защищённо, ничего не проверяет. Просите у поставщика перечень всех, кто получит доступ к данным, и сверяйте его с текстом согласия, которое подписывают работники.»
Важный нюанс из практики: доступ всей кадровой службы ко всему кадровому массиву — типовая ситуация и типовое нарушение. Разграничение доступа по ролям и журнал обращений к документам нужны в электронном архиве так же, как запирающийся шкаф и ключ у ответственного лица в бумажном.
В Добыто электронный архив входит в тариф «Бизнес», документы хранятся вместе с файлами подписей, а модуль для 1С:ЗУП синхронизирует документы с учётной системой автоматически. Перечень вопросов к поставщику одинаков для любой системы:
- где физически хранятся данные и кто из третьих лиц получает к ним доступ;
- какие виды подписи поддерживаются со стороны работодателя и работника и можно ли их комбинировать в одном документе;
- есть ли интеграция с сервисом государственных подписей;
- выгружается ли комплект документа в требуемом формате: документ, файл подписи, доверенность;
- есть ли разграничение доступа по ролям и журнал обращений;
- что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы.
Как сохранить проверяемость подписи на весь срок хранения
Сертификат электронной подписи действует ограниченное время, а личное дело хранится 50 лет. Проверяемость на этом горизонте обеспечивают метка времени, добавленная при подписании действующим сертификатом, и усовершенствованная подпись, которая формируется поверх прежней при смене криптоалгоритмов. Без этих элементов через несколько лет система покажет, что сертификат подписанта истёк, и подтвердить момент подписания будет нечем.
Когда электронный архив не заменяет бумагу
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из электронного документооборота трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении работника и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Эти документы оформляются и хранятся на бумаге при любом уровне цифровизации, поэтому даже компания, перешедшая на КЭДО полностью, сохраняет запирающийся шкаф или сейф и ответственного за трудовые книжки.
Второе ограничение касается сканов. Пленум Верховного Суда РФ в постановлении от 26.12.2017 № 57 разграничил электронный документ, изначально созданный в электронной форме, и электронный образ — электронную копию бумажного документа. Скан приказа с собственноручной подписью остаётся образом, и оцифровка бумажного архива не делает бумажные подлинники ненужными: сроки их хранения продолжают идти по Перечню № 236. Если дело по номенклатуре ведётся на обоих носителях, пункт 159 Правил № 77 требует оцифровать бумажные документы и включить их в электронное дело: электронные документы и копии составляют первый том, бумажные — второй и последующие.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначает экспертизу документа, его реквизитов или подписи. Прежде чем сокращать бумажный архив, выпишите, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Третье ограничение — доказательственная сила электронного архива зависит от процедуры, по которой документы в него попали. Электронный документ признан письменным доказательством частью 3 статьи 75 АПК РФ и статьёй 71 ГПК РФ, но архив не защищает работодателя, если подпись выдана с нарушениями.
Кейс из практики: работник оспорил увольнение по заявлению, поданному через систему КЭДО. У работодателя было Положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и порядок создания личного кабинета, и районный суд 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 в иске отказал. Девятый кассационный суд общей юрисдикции (дело № 8Г-10825/2022) решение отменил: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации, а работодатель не выяснил причины увольнения. При новом рассмотрении 20.01.2023 работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления, за него в системе подписывал другой человек, и это зафиксировала информационная система самого работодателя. В практике Добыто мы поэтому разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, что работник способен пользоваться системой.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для спора недостаточно: суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в локальном акте этот порядок не описан, технически исправная подпись в архиве спор не выигрывает. Проверьте у себя 3 вещи: описан ли порядок идентификации, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении.»
Какое средство хранения выбрать: сценарии для разных компаний
Набор средств хранения определяется 3 параметрами: объёмом бумажных дел, наличием отдельного помещения и долей документов, переведённых в КЭДО. Таблица показывает, что проверять в первую очередь в каждой ситуации.
| Ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Бумажные дела, отдельного помещения нет | Запирающиеся шкафы закрытого типа или сейфы; маркировка коробок по описи; приказ об ответственном за трудовые книжки и книги учёта | Рекомендуемые расстояния между стеллажами из п. 82: они рассчитаны на архивохранилище |
| Бумажные дела в отдельном архивохранилище | Требования к помещению из п. 78; 17-19 °C и 50-55%; замеры не реже 2 раз в неделю и журнал; влажная уборка раз в месяц | Тип металлических стеллажей: стационарные, передвижные или мобильные допускаются одинаково |
| Большинство документов в КЭДО | Комплект документ + подпись + описание; выгрузка комплекта; разграничение доступа; согласия работников при облачном хранении; шкаф или сейф для документов-исключений из ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ | Площадь бумажного хранилища: на бумаге остаются только документы-исключения и дела прошлых лет |
| Ликвидация организации | Упорядочить документы по личному составу и передать их в государственный или муниципальный архив по договору (ч. 10 ст. 23 125-ФЗ) | Оборудование, на котором хранился архив |
Смешанный вариант встречается чаще всех остальных: старые дела лежат в шкафах, новые документы подписываются в системе. При переходе на КЭДО мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, а бумажный архив прошлых лет остаётся в прежнем хранилище до истечения сроков.
Как выбрать средства хранения кадровых документов: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте номенклатуру дел кадровой службы и проставьте сроки по статье 22.1 125-ФЗ и Перечню № 236. Разделите дела на временные до 10 лет, которые остаются в подразделении, и дела свыше 10 лет, которые уходят в архив через 1-3 года.
- Шаг 2. Выделите документы, которые по части 3 статьи 22.1 ТК РФ остаются на бумаге: трудовые книжки, приказы об увольнении, акты о несчастных случаях, документы об инструктажах по охране труда.
- Шаг 3. Посчитайте объём бумажного архива в единицах хранения и сравните его с нормативом 400 единиц на 1 м². Если дела помещаются в шкафы, выберите запирающиеся шкафы закрытого типа или сейфы; если нет — готовьте архивохранилище по пункту 78 Правил № 77.
- Шаг 4. Для архивохранилища закупите металлические стеллажи, шкафы или контейнеры, коробки и папки для первичного хранения, термогигрометр, заведите журнал температурно-влажностного режима.
- Шаг 5. Назначьте приказом ответственного за трудовые книжки, заведите книги учёта бланков и движения трудовых книжек, определите порядок доступа к шкафам и хранилищу локальным актом.
- Шаг 6. Для электронной части примите ЛНА о КЭДО, получите согласия работников и проверьте у системы выгрузку комплекта документа, разграничение доступа и порядок возврата архива при расторжении договора.
- Шаг 7. Раз в год передавайте закрытые дела в архив по описи и сверяйте электронный архив с номенклатурой: дело на двух носителях оформляется томами по пункту 159 Правил № 77.
Ошибки хранения кадровых документов и их цена
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф для должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Эти размеры действуют с 26 октября 2020 года. Штраф — наименьшая часть потерь: утраченное личное дело невозможно восстановить, когда бывший работник запрашивает сведения для пенсии, а электронный архив без сведений об идентификации подписанта проигрывает трудовой спор при технически исправной подписи.
- Дела на открытых стеллажах в кабинете. Так делают, потому что шкафы закрытого типа занимают место. Пункт 87 требует хранения в темноте, а открытый доступ к личным делам нарушает режим персональных данных.
- Уничтожение бумажных подлинников после сканирования. Мотив — освободить место. Скан остаётся электронным образом, а срок хранения подлинника по Перечню № 236 не прекращается.
- Облачный архив без согласий на передачу данных третьим лицам. Мотив — быстрый запуск. Работодатель отвечает за передачу персональных данных провайдеру, владельцу инфраструктуры и удостоверяющему центру.
- Хранение только PDF без файла подписи и описания. Мотив — привычный формат. Такой файл не доказывает, кто и когда подписал документ, и не соответствует составу, который задают приказ № 578н и пункт 141 Правил № 77.
- Нет ответственного и книг учёта трудовых книжек. Мотив — книжки лежат в сейфе, значит, в сохранности. Пункты 40 и 42 Порядка требуют приказа об ответственном и пронумерованных, прошнурованных книг учёта.
Лайфхак: до подписания договора с поставщиком электронного архива спросите, что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы. Ответ покажет, сможете ли вы сменить оператора без потери комплектов подписей.
Архивные справки, копии кадровых документов и передача дел при ликвидации
Архив кадровой службы работает не только на хранение, но и на выдачу сведений. Запросы социально-правового характера, например о стаже или заработке для пенсии, исполняются бесплатно в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса (п. 182 Правил № 77, ч. 3 ст. 26 125-ФЗ). Действующий работник по статье 62 ТК РФ получает копии документов, связанных с работой, в том числе копию приказа о приёме на работу, не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
Архивная справка оформляется на бланке организации с названием «Архивная справка», подписывается руководителем или уполномоченным лицом и заверяется печатью (п. 185). События в ней излагаются в хронологическом порядке с видами документов, датами и номерами, указываются архивные шифры и номера листов; изменения, исправления и комментарии в тексте не допускаются. Справку объёмом больше 1 листа прошивают, нумеруют и заверяют печатью. Выдаётся она по почте, по информационно-телекоммуникационным сетям или под расписку при предъявлении документа, удостоверяющего личность, либо доверенности (п. 188). Все эти требования выполнимы только тогда, когда у коробок и электронных дел есть архивные шифры: без описи справку по делу 2005 года собрать в 30-дневный срок сложно.
При ликвидации негосударственной организации документы по личному составу передаются ликвидационной комиссией, ликвидатором или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии в государственный или муниципальный архив на основании договора (ч. 10 ст. 23 125-ФЗ). Это правило действует и в Москве, и в других регионах. Упорядоченное состояние означает оформленные дела, описи и акты о выделении к уничтожению, поэтому работу с описями лучше вести ежегодно, а не собирать архив в последние месяцы работы компании.
Стоимость электронного архива кадровых документов в Добыто на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и того, нужен ли электронный архив с интеграцией с 1С или выделенный сервер.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в подключение |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Электронный архив подключается на тарифе «Бизнес», поэтому итоговая сумма считается от численности, но не ниже минимальной оплаты за 50 сотрудников. Актуальные условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО; тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Цены указаны на дату публикации.
Выводы
Выбор хранилища для кадровых документов начинается со сроков и носителя. Бумажным делам без отдельного помещения достаточно запирающихся шкафов закрытого типа или сейфов с промаркированными коробками, а архивохранилище влечёт требования к стенам, климату и ежемесячному уходу. Электронный архив хранит документ вместе с подписью и описанием и отвечает за проверяемость подписи на протяжении 50 лет, но трудовые книжки, приказы об увольнении и ещё 3 категории документов из статьи 22.1 ТК РФ продолжают требовать физического хранения.
Добыто ведёт кадровые документы в электронном виде с архивом, файлами подписей и синхронизацией с 1С:ЗУП, а переход на КЭДО мы строим через пилотную группу, чтобы электронный архив с первого дня соответствовал сроку хранения документов, которые в него попадают.
Частые вопросы о хранении кадровых документов
Можно ли уничтожить бумажные подлинники после того, как весь архив отсканирован?
Нет. Скан бумажного документа с собственноручной подписью по постановлению Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 № 57 является электронным образом, а не электронным документом. Срок хранения подлинника по Перечню № 236 и статье 22.1 125-ФЗ продолжает идти: для документов по личному составу это 50 или 75 лет. Суд вправе истребовать подлинник, если только он подтверждает обстоятельство дела. Уничтожать бумагу можно только после истечения срока, экспертизы ценности и оформления акта о выделении к уничтожению.
Можно ли хранить электронный архив на внешних дисках вместо системы?
Пункт 143 Правил № 77 допускает хранение электронных архивных документов на физически обособленных носителях, если документы не требуют поддержания юридической значимости, имеют ограниченный доступ или их хранение в системе хранения электронных документов невозможно. Для магнитных дисков нужны 8-18 °C и влажность 45-65%, для оптических — 10-23 °C и 20-50%. Наличие и состояние носителей проверяют раз в 5 лет с программной проверкой на вредоносные программы и выявлением документов, которые требуют миграции на новые носители. Для кадровых документов с подписями, которым нужна проверяемость, этот вариант ограничен.
Что делать с трудовой книжкой, которую уволенный работник не забрал?
По пункту 43 Порядка, утверждённого приказом Минтруда № 320н, трудовые книжки и дубликаты, не полученные работником при увольнении или ближайшими родственниками в случае смерти работника, хранятся у работодателя до востребования в соответствии с главой IV 125-ФЗ. Книжка остаётся в книге учёта движения трудовых книжек, а хранится вместе с остальными книжками в запирающемся шкафу или сейфе у ответственного лица.
Нужен ли журнал температуры и влажности, если дела хранятся в шкафах в кабинете?
Обязательные замеры не реже 2 раз в неделю и фиксация результатов из пунктов 90 и 91 Правил № 77 привязаны к архивохранилищу: в специализированном здании замеры проводят не реже 1 раза в неделю, в изолированном помещении — не реже 2 раз. Для шкафов и сейфов Правила требуют запирания и хранения в темноте. Если шкафы стоят в помещении, которое вы оформили как архивохранилище, требования к климату и журналу распространяются и на него.
Сколько хранить документы, подписанные в КЭДО, и можно ли их удалить раньше бумажных?
Нет. Статья 22.3 ТК РФ обязывает работодателя обеспечить сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле. Электронный приказ по личному составу хранится 50 лет так же, как бумажный, электронный график отпусков — 3 года. Удаление раньше срока — то же нарушение правил хранения, что и уничтожение бумаги, со штрафом по статье 13.20 КоАП РФ.
Когда временные кадровые документы можно не передавать в архив организации?
Дела временного хранения до 10 лет включительно по пункту 47 Правил № 77 хранятся в структурном подразделении и после экспертизы ценности уничтожаются, не проходя через архив. В архив их передают по решению руководителя, если в подразделении нет условий для сохранности на весь срок. Дела свыше 10 лет, в том числе по личному составу, передаются в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения в делопроизводстве.
