Хранение документов в компании ведётся в одной из трёх форм: бумажной, электронной или смешанной, и срок хранения кадровых документов от выбранной формы не зависит. Документы по личному составу, дела по которым закончены после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, более ранние — 75 лет, на бумаге и в электронном виде одинаково. Полностью электронный кадровый архив на практике невозможен: трудовые книжки, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении и документы об инструктажах по охране труда закон из КЭДО исключает. Поэтому реальный выбор идёт между бумагой и смешанной формой. Для бумажного архива достаточно номенклатуры дел и личных дел, для электронной части нужны ЛНА, согласия работников со стажем до 2022 года и система, которая хранит комплект файлов по требованиям Минтруда.
Статья сравнивает три формы по формату, месту хранения, доступу и доказательной силе и показывает, как собрать гибридное личное дело так, чтобы сканы не подменили бумажные оригиналы. Отдельно разобраны вопросы, которые стоит задать поставщику системы до переноса архива. Сценарная таблица выбора, пошаговый план перехода, штрафы за нарушение правил хранения, тарифы на электронный архив на 2026 год и ответы о приказе 29н, архивной справке и ликвидации — во второй половине статьи.
Чем отличаются бумажная, электронная и смешанная формы хранения
Бумажная форма опирается на Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Пункт 2 статьи 13 даёт организации право самостоятельно создать архив: в конце календарного года подразделения формируют дела по утверждённой номенклатуре и передают их на хранение. Сроки задаёт Перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а порядок хранения — Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
Электронная форма в кадровом смысле — это кадровый электронный документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, введённым Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ. По части 1 статьи 22.1 документы создаются, подписываются, используются и хранятся в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Скан бумажного приказа в папке на сервере под это определение не подпадает: это электронный образ бумажного документа, и юридическую силу сохраняет бумажный оригинал.
Смешанная форма — когда часть кадровых документов существует только в электронном виде, а часть только на бумаге. Для такого архива в Правилах № 77 есть отдельная норма о делах, где лежат документы обоих видов. Инструкция к Перечню № 236 закрепляет, что сроки хранения не зависят от носителя и исчисляются с 1 января года, следующего за годом завершения дела.
Сравнение трёх форм по требованиям, которые влияют на выбор:
| Критерий | Бумажная | Электронная (КЭДО) | Смешанная |
|---|---|---|---|
| Нормативная основа | 125-ФЗ, Перечень № 236, Правила № 77 | Статьи 22.1-22.3 ТК РФ, приказ Минтруда № 578н, сроки по Перечню № 236 | Обе группы норм, пункт 159 Правил № 77 для дел с документами двух видов |
| Срок хранения | По Перечню № 236; по личному составу 50 лет (дела после 01.01.2003) или 75 лет | Тот же; работодатель обеспечивает сохранность весь срок (часть 8 статьи 22.3 ТК РФ) | Тот же для каждого документа независимо от носителя |
| Где хранится | Архив организации, дела по номенклатуре | Платформа «Работа в России» или информационная система работодателя (часть 4 статьи 22.1 ТК РФ) | Архив организации плюс система |
| Состав документа | Оригинал с собственноручными подписями | Файл PDF/A-1A, приложения при наличии, файлы отсоединённых подписей, машиночитаемая доверенность при наличии, описание в XML | Бумажные оригиналы и электронные комплекты; оригиналы сканами не заменяются |
| Исключения | Нет | Трудовые книжки, акт о несчастном случае, приказ об увольнении, документы об инструктажах по охране труда | Исключённые документы ведутся в бумажной части |
| Согласие работников | Не требуется | Письменное согласие тех, у кого был трудовой стаж на 31.12.2021; для остальных не требуется | Отказавшиеся работники остаются в бумажной части |
| Копии по запросу работника | Заверенные копии бесплатно, не позднее 3 рабочих дней (статья 62 ТК РФ) | Бумажная копия или электронный документ способом, указанным работником, не позднее 3 рабочих дней (часть 5 статьи 22.3 ТК РФ) | По носителю конкретного документа |
Перевод в электронный вид меняет требования к формату и месту хранения, а срок остаётся прежним: трудовой договор в КЭДО хранится столько же, сколько бумажный. Сверьте свою номенклатуру дел с Перечнем № 236 до выбора формы: срок, проставленный в номенклатуре, переносится в систему без изменений.
Какие кадровые документы закон оставляет на бумаге
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ прямо говорит, что положения о КЭДО не применяются к 4 группам документов:
- трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
- акт о несчастном случае на производстве;
- приказ (распоряжение) об увольнении;
- документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.
Инструктаж по охране труда проводят у каждого работодателя, увольнения тоже происходят у каждого. Отсюда следует, что бумажная часть кадрового архива сохраняется в любой компании, включая ту, которая перевела в электронный вид всё остальное. Вопрос выбора формы на деле сводится к тому, насколько большой будет электронная часть.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Вторая причина, по которой бумага остаётся, — работники. Тот, у кого на 31.12.2021 был трудовой стаж, переходит на электронный документооборот только с письменного согласия, и отсутствие согласия считается отказом (части 5-7 статьи 22.2 ТК РФ). Согласие можно дать позднее, но пока его нет, документы такого работника оформляются и хранятся на бумаге. Для принятых после 31.12.2021 людей, у которых на эту дату не было стажа, согласие не требуется.
Полезно знать: чем моложе коллектив, тем проще переход. Если среди работников много тех, чей стаж начался до 2022 года, на сбор согласий нужно закладывать отдельное время, а отказавшихся планировать вести в бумажном режиме параллельно с остальными.
Важный нюанс из практики: часть компаний выдаёт электронную подпись только после испытательного срока, чтобы не отзывать ключи у тех, кто его не прошёл. Следствие этого решения — трудовой договор и весь комплект документов при приёме остаются на бумаге навсегда, то есть самый объёмный пакет в жизни сотрудника выпадает из электронного архива. Выдача подписи при приёме подходит компаниям с низкой текучестью, выдача после испытания — тем, где испытание не проходит заметная часть людей. Третий вариант — подпись через сервис государственных подписей на базе учётной записи на портале госуслуг: тогда выдавать ничего не нужно.
Посчитайте по штатному расписанию, сколько работников имели стаж на 31.12.2021, и решите, когда выдаётся подпись. Эти две цифры определяют, какая доля личных дел останется бумажной в первые годы.
Бумажное хранение: личные дела, номенклатура и подлинники
Бумажный кадровый архив строится вокруг номенклатуры дел и личных дел. Номенклатура утверждается на год, по ней в течение года формируются дела: приказы по личному составу, трудовые договоры, графики отпусков. По окончании года их передают в архив организации. В личное дело подшивают документы конкретного работника и ведут опись, чтобы при проверке или споре было видно, какие листы в деле есть и в каком порядке.
У бумаги одно свойство, которое электронная форма не воспроизводит: подлинник с собственноручной подписью. Часть 8 статьи 75 АПК РФ требует представлять письменные доказательства в подлиннике или в надлежащим образом заверенной копии, а если копии поданы в электронном виде, суд вправе потребовать оригиналы. Пленум Верховного Суда в постановлении от 26.12.2017 № 57 развёл понятия: электронный образ — копия бумажного документа, электронный документ — то, что изначально создано в электронной форме.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше никогда не понадобится. Суд истребует подлинник, когда его прямо запросил или когда только оригинал способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, реквизита или подписи. Прежде чем отказываться от бумажного архива, выпишите документы, которые у вас существуют только в электронном виде, и определите, чем вы подтвердите их подлинность.»
Обратная сторона бумаги — трудоёмкость. Каждый документ удалённому работнику едет почтой или курьером, поиск идёт по описям и полкам, архиву нужны помещение и режим хранения. При проверке ГИТ бумажный архив выдаёт ровно то, что в нём подшито: потерянный лист восстанавливать нечем.
Бумажная форма остаётся рабочим вариантом там, где большинство работников имели стаж до 2022 года и не дали согласия на КЭДО, где подпись выдают только после испытательного срока и приём по определению бумажный, или где все работают в одном офисе и доставка документов не требует затрат. Если ваша компания попадает под эти условия, начните с порядка в бумажной части: актуальная номенклатура, полные описи личных дел, сверка сроков с Перечнем № 236.
Электронное хранение: формат, система и срок
Электронный кадровый документ для хранения — не один файл. С 1 марта 2023 года действуют единые требования приказа Минтруда № 578н: в комплект входят документ в формате PDF/A-1A, приложения при наличии, файлы отсоединённых подписей, машиночитаемая доверенность, если документ подписан по ней, и описание в XML. Хранить кадровые документы можно на цифровой платформе «Работа в России» или в информационной системе работодателя, которая обеспечивает подписание, хранение и фиксацию получения документов (часть 4 статьи 22.1 ТК РФ).
Минтруд публикует состав и форматы электронных кадровых документов на странице единых требований к электронным кадровым документам: там же видно, какие поля описания XML система должна формировать при выгрузке.
Факт: машиночитаемая доверенность входит в комплект хранения кадрового документа, если его подписал уполномоченный работник. При увольнении такого работника первой отзывается доверенность.
Выбор места хранения тянет за собой обязанность, которую часто замечают поздно. Кадровые документы — персональные данные, в том числе сведения о семье, здоровье и доходах. Как только они уходят во внешнее облако, появляется третье лицо, и передача ему данных должна опираться на согласие работника. Обычно таких лиц три: провайдер системы, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. Отдельный вопрос — разграничение доступа: доступ всей кадровой службы ко всему кадровому массиву встречается часто и считается типовым нарушением.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Спрашивайте у поставщика системы, выгружает ли она комплект документа целиком в требуемом формате: сам документ, файл подписи отдельно и доверенность, если подписано по ней. Не хранит, а именно выгружает. При проверке, при споре или при смене оператора вам понадобится не картинка на экране, а файлы. Вторым вопросом попросите перечислить всех, кто получит доступ к данным, списком лиц, а не фразой о защищённом хранении.»
Срок хранения электронного архива — десятилетия, а сертификаты подписей действуют ограниченное время. Чтобы подпись оставалась проверяемой через годы, к ней добавляют метку времени и при смене криптоалгоритмов формируют усовершенствованную подпись поверх прежней. Общая стратегия описана в ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность. Функции, которые должна иметь система хранения, перечислены в типовых функциональных требованиях Росархива к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов, утверждённых приказом от 15.06.2020.
Важный нюанс из практики: журнал информационной системы работает как доказательство в обе стороны. В споре об увольнении по электронному заявлению районный суд сначала встал на сторону работодателя: Положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания у него были. Девятый кассационный суд общей юрисдикции решение отменил, указав на отсутствие сведений о порядке идентификации, а при новом рассмотрении в январе 2023 года работник выиграл. Решающими оказались три обстоятельства, зафиксированные системой самого работодателя: подпись выдали в день заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой, за него подписывал другой человек. Поэтому мы в Добыто разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, что работник способен работать в системе.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Перед переносом архива проверьте у системы 4 вещи: выгрузку комплекта по приказу № 578н, перечень лиц с доступом к данным, разграничение доступа по ролям с журналом обращений и порядок передачи архива при расторжении договора с оператором.
Смешанная форма: как устроить гибридное личное дело
Когда в одном деле есть и бумажные, и электронные документы, действует пункт 159 Правил Росархива № 77. Бумажные документы оцифровывают и включают в электронное дело, но сами бумажные оригиналы формируют во втором и последующих томах. Скан в электронном деле — копия для поиска и работы, оригинал остаётся на бумаге и хранится весь положенный срок.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создан документ. Скан подписанного от руки договора и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ, и подлинник нужно хранить.»
Смешанная форма возникает по 3 причинам: документы из части 3 статьи 22.1 ТК РФ, работники без согласия на КЭДО и поэтапный переход по процессам. Первые две причины постоянные, третья временная, и её срок стоит определить заранее. Когда часть подразделений оформляет отпуска электронно, часть на бумаге, а трудовые договоры у всех бумажные, кадровая служба ведёт два режима одновременно и вручную отслеживает, кто по каким процессам переведён, если система этого не умеет.
Внимание: если работник согласился на КЭДО, документы по переведённым процессам на бумаге уже не оформляются. Переход меняет способ оформления, а не добавляет запасной канал, и откатиться по конкретному документу нельзя.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Работа в двух режимах нормальна как переходное состояние и плоха как постоянное. Когда пилот идёт в одном подразделении, остальная компания относится к нему как к чужому эксперименту, а когда все проходят через один простой процесс, через квартал не остаётся людей, для которых электронное подписание — неизвестность. Зафиксируйте в плане внедрения, сколько продлится смешанный период и какой процесс переводится следующим.»
Кейс из практики: федеральное медицинское учреждение формировало по всей стране резерв медицинских специалистов для выезда в зоны чрезвычайных ситуаций. Без КЭДО около 200 человек оформляли за несколько дней в общем документообороте с компромиссными решениями. После внедрения у специалистов резерва, а это около 800 человек, появились личные кабинеты, и при мобилизации большая часть комплекта документов на приём уже готова. Инструктаж по охране труда при этом проводится с личной подписью сотрудника вне системы, то есть архив учреждения остаётся смешанным.
Для гибридного личного дела достаточно трёх правил: электронные документы хранятся комплектами в системе, бумажные оригиналы лежат отдельными томами, опись дела показывает, где находится каждый документ. Проверьте, что в ваших описях личных дел есть отметка о носителе.
Шаблоны ЛНА, согласий и описи для перехода на смешанное хранение
Комплект закрывает оформление электронной части и учёт бумажной; начинать удобнее с Положения о ведении КЭДО, на которое ссылаются остальные документы.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Дорожная карта внедрения КЭДО (XLSX) | Скачать |
Как выбрать форму хранения под свою компанию
Форму определяют состав коллектива, география и решение о моменте выдачи подписи, а не размер компании сам по себе. Сценарии, в которых чаще всего оказываются работодатели:
| Ситуация компании | Рабочая форма | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|---|
| Подразделения и работники в разных регионах | Смешанная с максимальной электронной частью | Личные кабинеты, электронный приём, выгрузка комплектов | Помещение под бумажный архив, оно нужно только для исключённых документов |
| Много работников со стажем до 2022 года | Смешанная с длительным бумажным режимом | Сбор согласий, учёт отказавшихся, параллельное ведение | Скорость перевода всех процессов |
| Высокая доля работников, не проходящих испытание | Смешанная: приём на бумаге, дальше электронно | Момент выдачи подписи после испытательного срока | Электронный трудовой договор |
| Низкая текучесть, молодой коллектив | Смешанная с электронным приёмом | Выдача подписи при приёме, порядок идентификации в ЛНА | Сбор согласий: для принятых после 2021 года без стажа он не нужен |
| Требование хранить персональные данные только на своих серверах | Электронная часть в собственной системе | Шифрование, разграничение доступа, журнал обращений | Согласия на передачу данных третьим лицам: облачного провайдера нет |
Ни в одной строке форма не становится чисто электронной: исключения из части 3 статьи 22.1 ТК РФ действуют для всех. Меняется только доля бумаги и то, какие процессы переходят первыми.
Когда электронная часть преждевременна
Расширять электронный архив рано, если в ЛНА не описан порядок идентификации работника при подписании, если система не выгружает комплект по приказу № 578н, если не решено, кто и когда выдаёт подписи. В каждом из этих случаев электронные документы создаются, но защитить их при проверке или в суде будет сложнее, чем бумажные. Сначала закрываются эти пробелы, потом переводятся процессы.
Как перейти с бумажного хранения на смешанное: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выпишите все кадровые процессы и по каждому определите документы, их количество в год, подписантов и требуемый вид подписи.
- Шаг 2. Отметьте процессы, где работнику достаточно ПЭП: заявления на отпуск и командировку, ознакомление с ЛНА. С них начинается перевод.
- Шаг 3. Посчитайте работников со стажем до 2022 года и оцените, сколько из них не дадут согласия.
- Шаг 4. Примите решение о моменте выдачи подписи: при приёме или после испытательного срока.
- Шаг 5. Утвердите Положение о ведении КЭДО под свои процессы с порядком идентификации и приказ о введении КЭДО, соберите согласия.
- Шаг 6. Проверьте систему на выгрузку комплектов, разграничение доступа и передачу архива при смене оператора.
- Шаг 7. Обновите номенклатуру дел и описи личных дел с отметкой носителя, бумажные оригиналы оставьте отдельными томами.
Мы в Добыто рекомендуем начинать перевод с отпусков и командировок: работнику там достаточно простой подписи, ключи выдавать не нужно, а человек, который трижды подписал заявление на отпуск в системе, к электронному трудовому договору относится спокойнее. Перед раскаткой на всю компанию мы закладываем пилотный процесс, через который проходят все сотрудники.
Сроки хранения кадровых документов и цена ошибки
Срок хранения считается с 1 января года, следующего за годом завершения дела, и одинаков для бумажного и электронного носителя. Для документов по личному составу он составляет 50 лет, если дело завершено после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних дел. Приказ о приёме на работу 2026 года, подписанный в КЭДО, придётся хранить и сохранять проверяемым до конца 2076 года.
Конкретный срок для каждого вида документа берётся из типового перечня архивных документов на сайте Росархива: по нему составляется номенклатура дел и настраиваются сроки в системе электронного архива.
Уничтожение документов по истечении срока тоже регламентировано. По Правилам № 77 документы выделяют к уничтожению актом после экспертизы ценности, а сократить срок хранения ниже установленного нормативными актами нельзя. Перевод архива в электронный вид основанием для досрочного уничтожения бумажных оригиналов не служит.
Прямая санкция за нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов — статья 13.20 КоАП РФ: предупреждение либо штраф от 3 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и от 5 000 до 10 000 рублей для организаций. Сумма штрафа меньше реальной цены ошибки: утраченный приказ или трудовой договор лишает работодателя доказательства в трудовом споре, а работника — документа для подтверждения стажа. В сервисе Добыто электронный архив входит в тариф «Бизнес», поэтому электронная часть кадровых документов хранится в той же системе, где её подписывают.
Проведите ревизию архива по Перечню № 236: найдите дела, у которых срок хранения в номенклатуре проставлен неверно, и дела, которые уничтожены без акта.
Стоимость электронного архива кадровых документов в Добыто
Стоимость зависит от численности сотрудников, видов подписи и того, нужен ли электронный архив с интеграцией с 1С. Цены актуальны на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Для компании, которая ведёт смешанное хранение, итог определяет численность сотрудников, переведённых на КЭДО: работники с бумажными личными делами в расчёт электронной части не входят. Условия тарифов, минимальный платёж и состав функций по каждому уровню опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО; повысить или понизить тариф можно в любое время, разница при повышении пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Носитель не влияет на срок хранения кадрового документа, но определяет, как этот срок обеспечивается: бумажный архив держится на номенклатуре, описях и подлинниках, электронный — на комплектах файлов по требованиям Минтруда, проверяемых подписях и системе с разграничением доступа. Чисто электронного кадрового архива у работодателя не бывает, поэтому выбор сводится к доле электронной части и к тому, какие процессы переходят первыми. Скан бумажного оригинала не заменяет, и при гибридном деле оригиналы хранятся отдельными томами.
Добыто ведёт электронную часть кадрового архива: подписание, хранение и согласование в одной системе, с пилотным процессом перед раскаткой на всю компанию и разведением выдачи подписи и первых кадровых действий во времени.
Частые вопросы о хранении кадровых документов
Можно ли отсканировать бумажный кадровый архив и уничтожить оригиналы?
Нет. Скан бумажного документа — электронный образ, а не электронный документ в смысле статьи 22.1 ТК РФ. По пункту 159 Правил Росархива № 77 при оцифровке бумажные оригиналы формируют во втором и последующих томах дела, и они хранятся весь срок по Перечню № 236. Уничтожить документы можно только после истечения срока, по акту и после экспертизы ценности.
Сколько хранятся документы медосмотров по приказу 29н?
Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н устанавливает порядок обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров и действует с 01.04.2021. Это не акт о хранении кадровых документов в целом. По пункту 47 Порядка один экземпляр заключительного акта по итогам периодического осмотра хранится 50 лет в медицинской организации, которая проводила осмотры.
Что такое архивная справка и чем она отличается от копии документа от работодателя?
Архивная справка — документ на бланке архива с информацией по запросу и указанием архивных шифров, который составляет и заверяет архив на основании хранящихся у него документов (пункт 46.9 Правил Росархива № 77). Копии документов, связанных с работой, выдаёт сам работодатель: бесплатно и не позднее 3 рабочих дней со дня заявления по статье 62 ТК РФ.
Что происходит с кадровым архивом при ликвидации компании?
По частям 8 и 10 статьи 23 Федерального закона № 125-ФЗ документы по личному составу передаются в государственный или муниципальный архив в упорядоченном состоянии. У негосударственной организации передачу организует ликвидационная комиссия, ликвидатор или конкурсный управляющий по договору с архивом. Отдельного порядка передачи именно электронных кадровых документов в этих нормах нет, а часть 8 статьи 22.3 ТК РФ обязывает работодателя обеспечивать их сохранность весь архивный срок.
Нужно ли подключаться к эксперименту Минтруда по подписанию кадровых документов 2026 года?
Приказ Минтруда России от 17.09.2026 № 423 запустил с 21.09.2026 по 15.12.2026 эксперимент по подписанию электронных кадровых документов УНЭП через многофункциональный сервис обмена информацией. Это апробация с ограниченным сроком, общего нового требования для работодателей она не создаёт, и действующий порядок хранения по статьям 22.1-22.3 ТК РФ не меняется.
Применяется ли статья 13.25 КоАП РФ к нарушениям хранения кадровых документов?
Не автоматически. Статья 13.25 КоАП РФ касается обязанностей по хранению документов, которые специальные законы возлагают на АО, ООО, унитарные предприятия, страховщиков и кредитные кооперативы. За нарушение правил хранения, учёта и использования архивных документов, к которым относятся и кадровые, применяется статья 13.20 КоАП РФ с предупреждением или штрафом до 10 000 рублей для организации.
