Делопроизводство в государственной организации особенности кадрового документооборота

Делопроизводство в государственной организации в 2026 году подчиняется правилам, которые отличаются от правил коммерческой компании. Федеральные органы исполнительной власти работают по постановлению Правительства РФ № 477, государственные органы и органы местного самоуправления — по Правилам, утверждённым приказом Росархива № 71, в редакции, действующей с 23 августа 2026 года. Сроки хранения кадровых документов берутся из Перечня, утверждённого приказом Росархива № 236: приказы о приёме и личные дела хранятся 50 лет, а если дело закончено до 2003 года — 75 лет. Поступление на гражданскую службу оформляется актом о назначении и служебным контрактом по 79-ФЗ, а приём работника учреждения — трудовым договором и приказом о приёме по ТК РФ.

Материал поможет определить, по каким актам вести кадровые дела вашей организации, как сформировать личное дело госслужащего по Указу № 609 с изменениями 2026 года и когда учреждение вправе перейти на КЭДО. Отдельно описано, какие изменения 2026 года касаются ЕФС-1 и анкеты госслужащего: их часто пропускают. Таблица сроков хранения по статьям Перечня № 236, порядок выдачи архивной справки в Москве и в архиве организации, штрафы по КоАП и ответы на частые вопросы собраны во второй половине статьи.

Какие правила делопроизводства действуют в госорганизации в 2026 году

Единой инструкции для всего государственного сектора нет: какие акты применять, зависит от статуса организации. Кадровая служба федерального министерства, регионального ведомства и бюджетного учреждения опирается на разные документы, хотя Перечень сроков хранения у них общий.

Ниже собраны акты, которые кадровой службе госорганизации нужно держать под рукой в 2026 году.

Правила делопроизводства определяют, как документ создаётся, регистрируется и проходит по организации. Перечень № 236 и приказ № 77 вступают в силу позже, когда дело закрыто и решается вопрос его хранения. Поэтому в одной кадровой службе одновременно применяются минимум три акта, и номенклатура дел должна ссылаться на статьи Перечня, а не на правила делопроизводства.

Запрос «приказ 29н» к кадровому делопроизводству отношения не имеет. Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н регулирует обязательные предварительные и периодические медосмотры работников. Постановление Правительства РФ № 1681 посвящено целевому обучению. Ни один из этих актов не устанавливает правил ведения кадровых дел или сроков хранения: их документы входят в номенклатуру на общих основаниях.

Госслужащий и работник учреждения: два правовых режима

Гражданская служба регулируется 79-ФЗ, а Трудовой кодекс РФ применяется к ней только в части, которую 79-ФЗ не урегулировал (статья 73). Работник бюджетного или казённого учреждения, а также сотрудник госоргана на обеспечивающей должности, оформленный по трудовому договору, полностью находится в режиме ТК РФ. От режима зависят состав кадровых документов, порядок ведения личного дела и допустимость электронного документооборота.

Из таблицы следует практическое правило: в госоргане, где работают и служащие, и работники по трудовым договорам, номенклатура дел и локальные акты разделяются по категориям. Если перенести на гражданских служащих порядок КЭДО, принятый для обеспечивающего персонала, получатся документы, не предусмотренные 79-ФЗ.

Кадровые документы при приёме: приказ, анкета, личное дело, ЕФС-1

Приказ о приёме на работу и трудовой договор относятся к документам со сроком хранения 50/75 лет с отметкой ЭПК: приказы о приёме, переводе и увольнении входят в статью 434 «а» Перечня № 236, трудовые договоры и служебные контракты — в статью 435. Если в учреждение пришёл приказ о приёме на подпись руководителю, его реквизиты и дата должны совпадать с датой начала работы в трудовом договоре и с данными, которые уйдут в Социальный фонд России.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Личное дело гражданского служащего по Указу № 609

Указ Президента РФ № 609 требует подшивать документы личного дела, нумеровать страницы и составлять опись. Учётные данные служащего ведутся на электронных носителях, но само личное дело остаётся бумажным: полной замены бумажного дела электронным Указ не предусматривает. После увольнения дело хранится в кадровой службе 10 лет и только затем передаётся в архив. Полный текст Указа Президента РФ от 30.05.2005 № 609 о личных делах гражданских служащих полезно сверить с действующей редакцией, потому что с 1 января 2026 года часть его положений изменена.

Указ Президента РФ от 31.12.2025 № 1009 с 1 января 2026 года признал утратившими силу подпункты «г»-«е» пункта 19 Положения к Указу № 609 и изменил отдельные требования к составу личного дела и обязанностям кадровой службы. Опись личного дела, составленную по старому шаблону, стоит проверить на соответствие новой редакции до очередной проверки.

С той же даты анкета поступающего на государственную или муниципальную службу и сообщение об изменении сведений в ней заполняются только в электронном виде. Затем анкету распечатывают и передают кадровой службе, которая приобщает её к личному делу. Бумажная анкета, заполненная от руки, после 1 января 2026 года в личное дело не принимается: кандидата просят заполнить её заново в электронной форме.

ЕФС-1 и СТД-Р: сроки и новый код должности

Сведения о приёме и увольнении в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 подаются не позднее рабочего дня, следующего за днём кадрового решения. Это требование части 5 статьи 11 27-ФЗ действует и в 2026 году. С 30.12.2025 применяется обновлённая форма ЕФС-1 и порядок её заполнения по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462, срок подачи при этом не изменился. Разъяснения по заполнению и срокам опубликованы в базе знаний Социального фонда России по форме ЕФС-1.

Для бюджетной сферы с 30 мая 2026 года изменился код должности в подразделе 1.3: вместо прежнего пятизначного буквенно-цифрового кода применяется 12-значный. С 1 июля 2026 года страхователи сдают электронную ЕФС-1 в новом формате. Кадровой службе учреждения нужно сверить справочник должностей в учётной программе: старый код в новом формате не пройдёт.

Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р выдаются работнику в день прекращения трудового договора, а работающему — не позднее 3 рабочих дней со дня запроса (статья 66.1 ТК РФ).

Как оформить приём в государственной организации: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите правовой режим: поступление на гражданскую службу по 79-ФЗ или приём по трудовому договору по ТК РФ. От этого зависит комплект документов и состав личного дела.
2. Шаг 2. Оформите основание: для служащего — акт о назначении на должность и служебный контракт на его основе, для работника — трудовой договор и приказ о приёме.
3. Шаг 3. Для поступающего на службу получите анкету, заполненную в электронном виде и распечатанную; приобщите её к личному делу.
4. Шаг 4. Подайте ЕФС-1 с подразделом 1.1 не позднее следующего рабочего дня после издания приказа или акта; для бюджетной сферы укажите 12-значный код должности.
5. Шаг 5. Сформируйте личное дело: для федерального служащего — по Указу № 609 с подшивкой, нумерацией листов и описью, для работника — по составу, утверждённому локальным актом.
6. Шаг 6. Проверьте, что дело учтено в номенклатуре со сроком хранения по статье 445 Перечня № 236: 50/75 лет, ЭПК.

КЭДО в государственной организации: где он разрешён и как переходить

Бюджетное или казённое учреждение вправе перейти на КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ для работников с трудовыми договорами, но обязанности такой нет. Работодатель выбирает платформу сам: государственную «Работу в России» или собственную информационную систему. Минтруд прямо указывает, что переход не является обязательным; разъяснения о порядке и требованиях к электронным кадровым документам размещены на странице Минтруда России об электронном кадровом документообороте.

Для гражданской службы действует другой контур. Кадровая работа на гражданской службе ведётся в ФГИС ЕИСУ КС по постановлению Правительства РФ от 03.03.2017 № 256, и электронный кадровый документооборот назван среди задач этой системы. Эксперимент с электронными кадровыми документами гражданских служащих по постановлению от 18.03.2023 № 413 идёт только в отдельных федеральных органах, участие служащих в нём добровольное. Постановлением от 13.05.2026 № 552 эксперимент продлён до 31 мая 2027 года. Общий КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ на гражданских служащих автоматически не распространяется.

Требования к формату и подписи электронного кадрового документа

С 1 марта 2023 года приказ Минтруда № 578н требует хранить электронный кадровый документ в формате PDF/A-1A вместе с XML-описанием, приложениями, файлами подписей и машиночитаемой доверенностью, если документ подписан по ней. Квалифицированная подпись равнозначна собственноручной в силу закона; для простой и неквалифицированной нужно соглашение между участниками обмена. Работодатель неквалифицированной подписью трудовой договор не подписывает, а работник может подписать часть документов, например заявление на отпуск или командировку, простой подписью.

Важный нюанс из практики: в одном и том же документе с двух сторон могут стоять подписи разных видов. Работодатель подписывает как организация, и требования к нему строже; работник подписывает как физическое лицо, и для части документов ему достаточно простой подписи. Если кандидат ещё не стал работником, до подписания трудового договора неквалифицированной подписью с ним заключают соглашение об электронном взаимодействии. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются без отдельной оплаты на всех тарифах.

Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. У работодателя были Положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания, и районный суд сначала встал на его сторону. Девятый кассационный суд общей юрисдикции отменил решения: в деле не оказалось сведений о порядке идентификации, и работодатель не выяснил причины увольнения. При новом рассмотрении работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления, подписывал за него другой человек, и всё это зафиксировала система работодателя.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд оценивает не в пользу работодателя, даже если Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Поэтому мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Откройте журнал своей системы и проверьте, что у ваших работников эти даты не совпадают.»

Что проверить до перевода учреждения на КЭДО

• Описан ли в локальном акте порядок идентификации работника при подписании.
• Фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи.
• Есть ли регламент действий при поступлении электронного заявления об увольнении.
• Где физически хранятся данные и кто из третьих лиц получает к ним доступ.
• Какие виды подписи поддерживаются с обеих сторон и можно ли их комбинировать.
• Выгружается ли комплект документа в требуемом формате: документ, файл подписи, доверенность.
• Есть ли разграничение доступа по ролям и журнал обращений.
• Что происходит с архивом при расторжении договора с оператором и в каком виде отдаются документы.

Переход учреждения проходит пять этапов: локальный акт и приказ, выбор системы и вида подписи, письменное согласие работников по статье 22.2 ТК РФ, пилотная группа и перевод всего штата с интеграцией и электронным архивом. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всё учреждение: суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, а не подпись в журнале ознакомления.

Сформируйте приказ о переходе учреждения на КЭДО

Образцы кадровых документов и локальных актов для госучреждения

Комплект закрывает приём работника, личное дело и переход на КЭДО; начните с описи личного дела, если проверяете текущий архив.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Сроки хранения кадровых документов по Перечню № 236

Срок хранения отсчитывается с 1 января года, следующего за годом, в котором дело завершено делопроизводством. Запись «50/75 лет» означает 50 лет для документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Отметка ЭПК значит, что часть таких документов может быть отобрана на постоянное хранение экспертно-проверочной комиссией архива.

Сроки по основным кадровым документам госорганизации сведены в таблицу.

Сроки в таблице одинаковы для бумажных документов и для документов КЭДО: электронная форма их не сокращает. Чаще всего путают графики отпусков и приказы об отпусках: первые хранятся 3 года, вторые 5 лет, а у работников с вредными условиями труда — 50/75 лет. Для документов, которых нет в таблице, срок нужно проверять по статье конкретного вида документа в Перечне типовых управленческих архивных документов, утверждённом приказом Росархива № 236.

Номенклатура дел и передача дел в архив организации

Номенклатуру дел составляют в конце каждого года, согласуют с экспертной комиссией организации и утверждают у руководителя; действовать она начинает с 1 января следующего года. Организация, которая является источником комплектования государственного или муниципального архива, раз в 5 лет представляет номенклатуру на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, а при изменении функций или структуры — раньше. Организация, не являющаяся источником комплектования, утверждает номенклатуру самостоятельно (пункт 11 Правил, утверждённых приказом Росархива № 77).

В конце календарного года каждое структурное подразделение формирует дела по номенклатуре этого года. Завершённые дела передаются в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года. Исключение по личным делам федеральных гражданских служащих задано Указом № 609: 10 лет в кадровой службе после увольнения.

Важный нюанс из практики: доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение требования о разграничении доступа. Требование одинаково работает для бумажного архива и для электронного: доступ к личному делу должен быть у тех, кому он нужен по функции.

Электронный архив кадровых документов: что учесть

Закон об архивном деле 125-ФЗ даёт организации право самостоятельно создавать архив, но понятия «электронный документ» в нём нет. Трудовой кодекс РФ обязывает хранить кадровые документы, однако не описывает, как именно. Поэтому формат электронного кадрового документа задаёт Минтруд приказом № 578н, а сроки и правила хранения — Росархив. В сервисе Добыто электронный архив входит в тариф «Бизнес», и подписанный комплект хранится вместе с файлами подписей.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Прежде чем отказываться от бумажного архива, составьте список документов, которые существуют у вас только в электронном виде, и определите, чем вы подтвердите их подлинность.»

Архивная справка и копии кадровых документов: сроки выдачи

Действующий работник или уволенный сотрудник получает копии документов, связанных с работой, по письменному заявлению не позднее 3 рабочих дней (статья 62 ТК РФ). Копии заверяются и выдаются бесплатно. Если документы уже переданы в архив, тот же запрос оформляется как социально-правовой.

Социально-правовой запрос в архив организации или в архивное учреждение исполняется в течение 30 календарных дней со дня регистрации, безвозмездно. Это пункт 182 «а» Правил хранения архивных документов, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 со ссылкой на часть 3 статьи 26 125-ФЗ. Тридцатидневный срок 59-ФЗ касается обращений граждан в госорганы и учреждения, но для архивного запроса специальной нормой служат 125-ФЗ и приказ № 77.

Если организация ликвидирована, а её документы по личному составу переданы в государственный архив, справку о стаже и заработной плате выдаёт уже этот архив. В Москве социально-правовые запросы принимает Главархив: подать запрос можно через страницу Главного архивного управления города Москвы на mos.ru. Государственная услуга закреплена постановлением Правительства Москвы от 02.12.2024 № 2716-ПП.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первым делом я выясняю, в каком режиме создан документ. Скан подписанного от руки приказа — это электронный образ, а файл, подписанный криптографически, — электронный документ, и требования к подписи у них разные. Откройте файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами образ, и для заверенной копии нужен бумажный подлинник.»

Ошибки кадровой службы госорганизации и их цена

Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф для граждан от 1 000 до 3 000 руб., для должностных лиц от 3 000 до 5 000 руб., для юридических лиц от 5 000 до 10 000 руб. За нарушение трудового законодательства должностному лицу грозит предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб. по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Штраф обычно дешевле последствий: утраченное личное дело или приказ о приёме не восстанавливаются, и работник не сможет подтвердить стаж.

Неверный вид подписи и отсутствие соглашения

Самая дорогая ошибка в электронном кадровом документообороте — подписать документ подписью, которая для него не допускается. Работодатель не подписывает трудовой договор неквалифицированной подписью, а простая и неквалифицированная подписи без соглашения между участниками обмена не равнозначны собственноручной. Довод «микрофинансовые организации подписывают договоры кодом из SMS, значит и учреждение может так оформлять кадровые документы» неверен: в трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и требованиями к виду подписи.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Виды подписи различаются не степенью защиты, а основанием равнозначности. Квалифицированная равнозначна собственноручной в силу закона, а для простой и неквалифицированной нужно соглашение и локальный акт с правилами определения лица по его подписи. Выбирая простую подпись для заявлений работников, проверьте, что оба этих документа у вас утверждены.»

Когда КЭДО учреждению не подходит

• Для гражданских служащих вне эксперимента по постановлению № 413: общий КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ на них не распространяется, кадровая работа ведётся в ЕИСУ КС.
• Для исполнителей по договорам ГПХ: статьи 22.1-22.3 ТК РФ касаются трудовых отношений.
• Если подпись планируется получать через государственный сервис подписи, а у части работников нет смартфона: приложение мобильное, а квалифицированная подпись в нём требует биометрического загранпаспорта.
• Если в учреждении не описан порядок идентификации работника при подписании: при споре электронное заявление не защитит работодателя даже при технически исправной подписи.

В практике Добыто первый этап перехода закрывают документы с наименьшим риском: заявления на отпуск, командировки, ознакомление с локальными актами. Приём и увольнение переводят в электронный вид после того, как пилотная группа отработала порядок идентификации.

Стоимость КЭДО для государственной организации и учреждения

Цена зависит от численности сотрудников, видов подписи, нужна ли интеграция с 1С и электронный архив. Тарифы приведены на дату публикации, октябрь 2026 года.

Для учреждения с несколькими сотнями работников и кадровым учётом в 1С:ЗУП итоговую сумму определяют численность и потребность в УКЭП для руководителя. Условия тарифов, состав функций и порядок перехода между тарифами собраны на странице тарифов Добыто КЭДО. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Кадровая служба госорганизации работает сразу по нескольким актам: правила делопроизводства зависят от статуса органа, сроки хранения берутся из Перечня № 236, а порядок архива и номенклатуры — из приказа Росархива № 77. Гражданские служащие и работники по трудовым договорам живут в разных правовых режимах, поэтому личные дела, номенклатура и электронный документооборот для них разделяются. В 2026 году к обычной работе добавились электронная анкета госслужащего, новая редакция Указа № 609, 12-значный код должности в ЕФС-1 и обновлённые Правила делопроизводства с 23 августа.

Добыто переводит на КЭДО учреждения, где работники оформлены по трудовым договорам: мы помогаем разграничить документы по видам подписи, выстроить порядок идентификации и хранить подписанные комплекты в электронном архиве со сроками по Перечню № 236.

Частые вопросы

Как посчитать дату окончания хранения личного дела уволенного работника?

Срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом завершения дела. Если работник уволен 15 декабря 2026 года, дело завершено в 2026 году, отсчёт идёт с 1 января 2027 года, и при сроке 50 лет по статье 445 Перечня № 236 дело хранится до конца 2076 года. Уничтожение возможно только после экспертизы ценности, так как у личных дел стоит отметка ЭПК.

Сколько хранить документы по аттестации служащих и работников?

По Перечню № 236 протоколы и постановления аттестационных комиссий хранятся 10 лет (статья 485). Тесты и анкеты для оценки качеств, заявления о несогласии с результатами и документы об их рассмотрении, списки и ведомости хранятся 5 лет (статьи 484, 486, 487). Графики проведения аттестации хранятся 1 год (статья 490).

Обязательно ли хранить штатное расписание постоянно?

Постоянно хранится штатное расписание по месту его утверждения. Копии в других организациях хранятся 3 года. Организация, которая не является источником комплектования государственного или муниципального архива, хранит штатные расписания до своей ликвидации (статья 40 Перечня № 236).

Что грозит руководителю кадровой службы за повторное нарушение трудового законодательства?

Повторное аналогичное нарушение наказывается по части 2 статьи 5.27 КоАП РФ: штраф для должностного лица от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет. Повторным считается нарушение, совершённое лицом, уже привлечённым к ответственности за аналогичное правонарушение.

Сколько хранятся журналы проверок воинского учёта в организации?

Журналы проверок состояния воинского учёта хранятся 5 лет по статье 459 Перечня № 236. Документы о проверках соблюдения антикоррупционных требований гражданскими служащими также хранятся 5 лет (статья 468), а документы о служебных проверках — 5 лет по статье 434 «в».