Приказ об архивном хранении документов — локальный распорядительный акт, которым организация назначает ответственного за архив, создаёт экспертную комиссию, утверждает номенклатуру дел и закрепляет сроки и порядок хранения. Единой утверждённой формы нет: текст собирают по Правилам, утверждённым приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, которые с 17.09.2023 заменили правила Минкультуры № 526, и по Перечню, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Приказы о приёме на работу и другие приказы по личному составу хранятся 50 лет, а по делам, завершённым до 01.01.2003, — 75 лет. Компания, которая не является источником комплектования государственного или муниципального архива, утверждает номенклатуру дел сама, а источник комплектования раз в 5 лет представляет её на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения.
В материале — таблица обязательных пунктов приказа с нормами-основаниями, образец текста из 11 пунктов и порядок издания. Отдельно разобраны электронные кадровые документы: что дописать в приказ при КЭДО и где хранить файлы, чтобы подпись оставалась проверяемой. Сроки хранения кадровых документов и журналов по охране труда, сценарии для ликвидации и для Москвы, штрафы по статье 13.20 КоАП РФ, стоимость электронного архива и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Обязательные пункты приказа об архивном хранении и их основание
Право организации создать собственный архив дано частью 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а обязанность сохранять архивные документы в течение установленных сроков — частью 1 статьи 17 того же закона. Трудовой кодекс обязывает хранить кадровые документы, но порядок хранения в нём не описан. Этот порядок задают Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, утверждённые приказом Росархива № 77, и приказ об архивном хранении переносит их требования на конкретную компанию: кто отвечает, кто решает судьбу документов, по какой номенклатуре формируются дела.
Если в компании до сих пор действует приказ со ссылкой на правила Минкультуры № 526, его основание устарело: с 17.09.2023 применяются только Правила № 77. Их текст Росархив публикует на своём сайте, на официальной странице приказа Росархива № 77, и формулировки приказа удобно сверять с ней по номерам пунктов. В приложениях № 1, 3, 7 и 8 к Правилам есть рекомендуемые формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению и описей бумажных и электронных документов подразделения: их и прикладывают к приказу.
Каждый пункт таблицы ниже привязан к норме, на которую сошлётся проверяющий или суд, если возникнет вопрос о сохранности документа.
| Пункт приказа | Что записать | Основание |
|---|---|---|
| Архив или ответственный | Архив как структурное подразделение, подразделение в составе другого подразделения или обязанности конкретного работника | ч. 2 ст. 13 125-ФЗ, п. 2 Правил № 77 |
| Положение об архиве | Утверждение положения руководителем или уполномоченным им лицом | п. 3 Правил № 77 |
| Экспертная комиссия (ЭК) | Создание ЭК приказом, состав, положение на основе примерного; для источника комплектования — согласование положения с ЭПК | пп. 18-19 Правил № 77 |
| Номенклатура дел | Разработка в конце года, согласование с ЭК, утверждение руководителем, ввод в действие с 1 января следующего года | п. 11 Правил № 77 |
| Формирование и передача дел | Описи в 2 экземплярах — не позднее года после завершения дел; передача в архив — не ранее 1 года и не позднее 3 лет после завершения | пп. 47, 61 Правил № 77 |
| Сроки хранения | Ссылка на Перечень № 236 и отраслевые перечни; документы по личному составу — 50/75 лет | ст. 22.1 125-ФЗ, Перечень № 236 |
| Электронные документы | Хранение в системе хранения электронных документов (СХЭД) вместе с метаданными, ответственный за сохранность | пп. 4, 137 Правил № 77, ч. 12 ст. 22.3 ТК РФ |
| Уничтожение | Только по акту после экспертизы ценности; в акт входят дела, срок которых истёк к 1 января года составления акта | пп. 17, 26 Правил № 77 |
| Выдача копий и справок | Заверенные копии документов, связанных с работой, — безвозмездно, не позднее 3 рабочих дней со дня заявления | ч. 1 ст. 62, ч. 9 ст. 22.3 ТК РФ |
Пункты про ответственного, ЭК и номенклатуру обязательны для любой компании, которая хранит документы сама. Пункт об электронных документах нужен только тем, кто ведёт хотя бы часть кадровых документов в КЭДО, но при КЭДО без него приказ не отвечает на главный вопрос проверяющего: где лежит подписанный файл и кто отвечает за его сохранность в течение 50 лет.
Оформление приказа обычно ведут по ГОСТ Р 7.0.97-2016: наименование организации, вид документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту и подпись. Место составления можно не указывать, если оно уже есть в наименовании организации. Для коммерческой компании ГОСТ задаёт стандарт оформления, а не требование закона, но приказ с полным набором реквизитов не вызывает вопросов о дате и полномочиях подписанта.
Образцы кадровых документов, которые попадут под действие приказа
Комплект связан с документами, срок хранения которых приказ закрепляет первым делом, — начните с приказа о приёме по форме Т-1, он хранится 50/75 лет.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
Образец приказа об архивном хранении документов
Шапка приказа: наименование организации, слово «ПРИКАЗ», дата и номер, город, заголовок «Об организации архивного хранения документов». Преамбула называет три нормативных основания: Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, и Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» идут пункты, которые подставляются под структуру компании.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- Возложить обязанности по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов на [должность, ФИО]. Вариант для крупной компании: создать архив как структурное подразделение и назначить его руководителя.
- Утвердить Положение об архиве (приложение № 1).
- Создать экспертную комиссию в составе: председатель — [должность, ФИО], секретарь — [должность, ФИО], члены комиссии — [должности, ФИО]. Утвердить Положение об экспертной комиссии (приложение № 2).
- Утвердить номенклатуру дел на 2027 год (приложение № 3) и ввести её в действие с 01.01.2027.
- Руководителям подразделений формировать исполненные документы в дела по номенклатуре, составлять описи дел в 2 экземплярах и передавать их ответственному за архив не позднее одного года после завершения дел в делопроизводстве.
- Передавать дела в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения их в делопроизводстве по графику, который утверждает ответственный за архив.
- Хранить документы в течение сроков, установленных Перечнем № 236 и отраслевыми перечнями; документы по личному составу, завершённые в делопроизводстве после 01.01.2003, — 50 лет, до этой даты — 75 лет.
- Электронные кадровые документы, созданные и подписанные в информационной системе КЭДО, хранить в электронном виде вместе с электронными подписями и метаданными в течение сроков архивного хранения. Ответственный за сохранность — [должность, ФИО].
- Выделять документы к уничтожению только по акту после экспертизы ценности и рассмотрения акта экспертной комиссией. В акт включать дела, срок хранения которых истёк к 1 января года составления акта.
- Выдавать работникам по их заявлению заверенные копии документов, связанных с работой, безвозмездно и не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
- Ознакомить с приказом лиц, указанных в пунктах 1, 3, 5 и 8, под подпись. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.
Под пунктами — должность руководителя, подпись и расшифровка, ниже лист ознакомления. Квадратные скобки в образце заменяются реальными должностями и фамилиями; пустой состав ЭК или «ответственный — отдел кадров» без конкретного работника оставляют приказ без исполнителя.
Пункт 4 зависит от статуса компании. Организация, которая не является источником комплектования государственного или муниципального архива, утверждает номенклатуру дел сама. Источник комплектования представляет номенклатуру на рассмотрение ЭПК раз в 5 лет, а при изменении функций или структуры — раньше, и в пункте 3 дописывает согласование положения об ЭК с ЭПК архивного учреждения.
Важный нюанс из практики: в номенклатуре дел рядом с каждым делом указывают не только срок, но и статью Перечня, по которой он определён. Если для вида документа статьи нет, срок определяют по аналогии с наиболее близким документом, и экспертная комиссия фиксирует это решение. На проверке такая запись показывает документированный выбор, а не догадку кадровика.
Сроки хранения кадровых документов, которые закрепляет приказ
Статья 22.1 125-ФЗ устанавливает общий срок для документов по личному составу: 75 лет для дел, завершённых до 01.01.2003, и 50 лет для дел, завершённых начиная с этой даты, если Перечень не называет иной срок для конкретного вида документа. Личное дело работника относится к документам по личному составу, поэтому к нему применяется тот же общий срок, если в перечне нет специальной строки. Для приказов о приёме на работу срок 50/75 лет прямо записан в подпункте «а» статьи 434 Перечня № 236.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Пятьдесят лет для кадровых документов установлены неспроста: нужны они не работодателю, а самому человеку, причём тогда, когда компании может уже не существовать. Поэтому приказы по личному составу, личные карточки и трудовые договоры не попадают в акт об уничтожении вместе с перепиской. Проверьте, что в номенклатуре у этих дел стоит 50/75 лет, а не 5 лет по ошибке.»
Самые частые ошибки в номенклатуре связаны с документами по охране труда: в одной статье Перечня журналы стоят рядом, а сроки у них различаются в 9 раз. Таблица собрана по тексту Перечня № 236, сверенному по разделу 7.3 и статье 434.
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Приказы по личному составу, в том числе о приёме на работу | 50/75 лет | подп. «а» ст. 434 Перечня № 236 |
| Документы по личному составу без специального срока в перечне | 50 лет (завершены с 01.01.2003), 75 лет (до этой даты) | ст. 22.1 125-ФЗ |
| Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте | 45 лет | подп. «а» ст. 423 |
| Журналы проверки знаний и профилактических работ по охране труда | 5 лет | подп. «б» ст. 423 |
| Протоколы результатов обучения по охране труда | 5 лет | ст. 422 |
| Книги и журналы регистрации несчастных случаев, учёта аварий | 45 лет | ст. 424 |
| Документы о расследовании и учёте профессиональных заболеваний | 50/75 лет | ст. 419 |
| Наряды-допуски на особо опасные работы | 1 год после закрытия; при травмах, авариях и несчастных случаях — 45 лет | ст. 415 |
| Нормы обеспечения средствами защиты (по месту утверждения) | постоянно | ст. 426 |
Журнал инструктажа нельзя уничтожать вместе с протоколами обучения, хотя оба документа про охрану труда: из журнала делают выписки при расследовании несчастного случая, и статья 425 Перечня прямо называет такие выписки в составе документов о нём. Закончившийся журнал уходит в архив на 45 лет.
Факт: статья 423 Перечня № 236 разделена на два подпункта: журналы инструктажа по охране труда хранятся 45 лет, а журналы проверки знаний и профилактических работ — 5 лет. В обзорах их часто подают слитно.
Перечень № 236 — базовый, но не единственный. В здравоохранении, образовании и финансовом секторе действуют ведомственные перечни и указания Банка России, и для отраслевых документов они имеют приоритет над общим.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Ошибка возникает, когда кадровик открывает Перечень № 236, находит подходящую строку и ставит срок, не зная, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Порядок обратный: сначала проверяете, есть ли отраслевой перечень, и только потом берёте общий. Там, где у отрасли своя специфика обучения, скорее всего будет и своя специфика хранения.»
Как издать приказ об архивном хранении: подготовка и порядок
Приказ, изданный до инвентаризации документов, закрепляет номенклатуру, которой нет, и ответственного, который не знает, что ему передают. Поэтому сначала собирают исходные данные, а потом пишут текст.
Что проверить до подготовки текста
- Включена ли организация в список источников комплектования государственного или муниципального архива: от этого зависит, нужна ли ЭПК для номенклатуры, положения об ЭК и описей дел по личному составу.
- Есть ли для отрасли компании собственный перечень документов со сроками хранения.
- Какие документы ведутся на бумаге, а какие создаются и подписываются в КЭДО, и в какой системе хранятся электронные.
- Есть ли действующий приказ со ссылкой на правила Минкультуры № 526: его заменяют, а не дополняют.
- Кто из работников получит обязанности по архиву и кто войдёт в ЭК, и закреплены ли эти обязанности в их трудовых функциях.
- Разделены ли документы на текущие и завершённые, а завершённые — на документы со сроком до 10 лет и свыше 10 лет.
Как издать приказ об архивном хранении: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проведите инвентаризацию: разделите документы на текущие и завершённые, завершённые — по сроку до 10 лет и свыше 10 лет, внутри категорий — по видам и годам.
- Шаг 2. Подготовьте проект номенклатуры дел с указанием срока и статьи Перечня № 236 или отраслевого перечня для каждого дела; за основу возьмите рекомендуемую форму из приложения № 1 к Правилам № 77.
- Шаг 3. Подготовьте положение об архиве и положение об ЭК на основе примерного положения; источник комплектования направляет положение об ЭК на согласование в ЭПК.
- Шаг 4. Составьте текст приказа по образцу: ответственный, ЭК, номенклатура, порядок передачи дел, сроки, электронные документы, уничтожение, выдача копий.
- Шаг 5. Подпишите приказ у руководителя, зарегистрируйте его в журнале приказов по основной деятельности и утвердите приложения.
- Шаг 6. Ознакомьте с приказом ответственного за архив, членов ЭК и руководителей подразделений под подпись.
- Шаг 7. Введите номенклатуру с 1 января следующего года и сформируйте по ней дела подразделений.
Приказ об архивном хранении относится к приказам по основной деятельности, а не к приказам по личному составу: его регистрируют в отдельном журнале и не подшивают в дело с приказами о приёме и увольнении. После подписания проверьте, что каждый пункт имеет исполнителя с фамилией и срок исполнения.
Передача дел в архив, описи и выделение документов к уничтожению
Документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводства (п. 12 Правил № 77). До этой даты дело живёт в подразделении: исполненные документы подшивают в него по номенклатуре. Затем подразделение составляет опись дел в 2 экземплярах и передаёт её ответственному за архив не позднее одного года после завершения дел (п. 61), а сами дела уходят в архив в интервале от одного до трёх лет после завершения (п. 47). Источник комплектования направляет проекты описей в ЭПК не позднее трёх лет после завершения дел; описи дел постоянного хранения утверждает ЭПК и руководитель, а описи по личному составу согласуются с ЭПК.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Разделение документов по порогу в десять лет определяет их физическое место хранения. Документы до десяти лет лежат рядом, ими пользуются и их достают. Документы свыше десяти лет уходят в архив и, скорее всего, никогда не понадобятся, но если понадобятся, то в ситуации, когда искать некогда. Закрепите это разделение в графике передачи дел в архив.»
Выделение к уничтожению идёт по акту. Проект акта составляет служба делопроизводства, подписывает её руководитель, визирует руководитель архива, затем акт рассматривает ЭК. В акт можно включить дело, только если срок его хранения истёк к 1 января года составления акта (п. 26): дело со сроком 5 лет, завершённое в 2021 году, попадает в акт 2027 года, а не 2026-го. Уничтожать документы до экспертизы ценности и до утверждения или согласования описей запрещено (п. 17). У источника комплектования проекты актов уходят в ЭПК вместе с описями дел постоянного хранения.
Лайфхак: опись документов длительного хранения удобнее вести не по годам, а по людям. При несчастном случае или профзаболевании ищут не «журнал за 2019 год», а все документы конкретного работника за весь период его работы.
Если в компании нет ни одной утверждённой описи, первое уничтожение по новому приказу невозможно, пока не пройдена экспертиза ценности. Начните с описей дел по личному составу: это самый объёмный массив, который хранится 50/75 лет.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Электронные кадровые документы: что дописать в приказ при КЭДО
Кадровый электронный документооборот по статье 22.1 ТК РФ охватывает создание, подписание, использование и хранение документов без дублирования на бумаге в информационной системе работодателя или на платформе «Работа в России». Расходы на систему и хранение несёт работодатель (ч. 6 ст. 22.1), а обязанность обеспечить сохранность документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, закреплена в части 12 статьи 22.3 ТК РФ. Если компания меняет оператора системы или прекращает с ним договор, эта обязанность с неё не снимается. Состав и форматы электронных кадровых документов определяет приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н; Минтруд указывает, что единые требования к электронным кадровым документам действуют с 01.03.2023.
Правила № 77 требуют хранить электронные архивные документы в системе хранения электронных документов (п. 4), причём СХЭД хранит их вместе с метаданными (п. 137). Носители, на которых документы передают в архив, включаются в СХЭД; хранить документы только на отдельных носителях допускается лишь в случаях пункта 143: когда не нужно поддерживать юридическую значимость, есть ограничение доступа или хранение в СХЭД невозможно. Для кадровых документов, которые подтверждают стаж и условия труда, юридическая значимость нужна весь срок хранения, поэтому архив на внешнем диске пункт 8 образца не закрывает.
Из-за исключений статьи 22.2 ТК РФ даже компания, полностью перешедшая на КЭДО, ведёт два архива: электронный и бумажный. В приказе это отражают раздельно: для бумажных дел — описи и передача в архивное помещение, для электронных — система хранения, ответственный за сохранность и порядок выгрузки для проверки ГИТ. В Добыто подписанный документ после маршрута согласования уходит в электронный архив системы вместе с подписями сторон, а в разделе документов есть отдельная вкладка «Архив» и массовое действие «В архив».
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, распечатка вместо файла не допускается; документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, и с ним компания живёт весь срок хранения — для журналов это 45 лет.»
Полезно знать: протоколы проверки знаний по охране труда можно вести и в электронном, и в бумажном виде, а удостоверения ведутся на бумаге. При переводе охраны труда в электронный вид это разграничение часто упускают.
Как сохранить проверяемость электронной подписи на весь срок хранения
Сертификат электронной подписи действует ограниченное время, а приказ о приёме хранится 50 лет. Проверяемость сохраняют за счёт метки времени, добавленной при подписании, и усовершенствованной подписи, которую формируют поверх старой при смене криптоалгоритмов. Для выбора системы хранения Росархив утвердил приказом от 15 июня 2020 года типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов, а стратегия долговременной сохранности описана в ГОСТ Р 57762-2017: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция и безопасность.
В пункт 8 приказа стоит прямо вписать название информационной системы, в которой хранятся электронные кадровые документы, и должность работника, который отвечает за выгрузку документа с подписью по запросу работника, ГИТ или суда.
Состав приказа в разных ситуациях: источник комплектования, КЭДО, ликвидация, Москва
Один и тот же образец работает для большинства коммерческих компаний, но набор согласований и критичных пунктов меняется в зависимости от статуса организации и формы документов.
| Ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Компания не является источником комплектования | Ответственный, ЭК, номенклатура со ссылками на статьи перечня, описи дел по личному составу | Согласования с ЭПК не требуются: номенклатуру утверждает руководитель |
| Источник комплектования государственного или муниципального архива | Номенклатура в ЭПК раз в 5 лет и при смене функций или структуры; положение об ЭК, описи по личному составу и акты об уничтожении — через ЭПК | Форма приказа и состав приложений остаются прежними |
| Компания ведёт КЭДО | Пункт об электронных документах: система хранения, метаданные, ответственный; сохранность при смене оператора (ч. 12 ст. 22.3 ТК РФ) | Бумажный архив сохраняется только для исключений статьи 22.2 ТК РФ |
| Отрасль с собственным перечнем (здравоохранение, образование, финансы) | Ссылка в приказе на отраслевой перечень, сроки по нему для отраслевых документов | Перечень № 236 применяется к общим управленческим документам |
| Ликвидация негосударственной организации | Упорядочение документов по личному составу и передача в государственный или муниципальный архив по договору | Уничтожение документов с истёкшим сроком — по общим правилам, через акт |
| Ликвидация в Москве | Передача документов, включая документы по личному составу, в городской архив за счёт собственных средств до завершения ликвидации и/или банкротства | Порядок внутреннего хранения до ликвидации — общий |
При ликвидации документы передают только в упорядоченном состоянии, а в Москве расходы на передачу закон города возлагает на саму организацию.
Когда одного приказа недостаточно
При ликвидации негосударственной организации ликвидационная комиссия, ликвидатор или конкурсный управляющий передают документы по личному составу соответствующему государственному или муниципальному архиву на основании договора, и организовать их упорядочение обязан передающий. Основание Росархив приводит со ссылкой на часть 10 статьи 23 и пункт 4 «б» статьи 22 125-ФЗ; порядок разобран на странице ответов Росархива о документах ликвидируемых организаций. В Москве дополнительно действует Закон г. Москвы от 28.11.2001 № 67: документы передают в городской архив за счёт собственных средств организации до завершения ликвидации и/или банкротства. Внутренний приказ здесь не заменяет договор с архивом, а только подтверждает, что дела были сформированы и описаны.
Компании на КЭДО с кадровым учётом в 1С проще поддерживать номенклатуру в одном контуре. В Добыто готовый модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы и статусы подписания синхронизируются автоматически, поэтому приказ, созданный в учётной системе, и подписанный файл в архиве совпадают по реквизитам.
Ошибки в приказе об архивном хранении и их цена
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов по статье 13.20 КоАП РФ влечёт предупреждение либо штраф: для граждан — 1 000-3 000 рублей, для должностных лиц — 3 000-5 000 рублей, для юридических лиц — 5 000-10 000 рублей. Сумма небольшая; дороже обходится документ, которого нет в момент, когда он нужен для спора или расследования.
- Ссылка на правила Минкультуры № 526. Приказ переписывают редко, и старое основание остаётся годами. Цена — формально недействующее основание всего документа и устаревшие процедуры описей и передачи дел.
- Уничтожение без ЭК и акта. Так поступают, чтобы освободить место. Пункт 17 Правил № 77 прямо запрещает уничтожение до экспертизы ценности, это нарушение правил хранения по статье 13.20 КоАП РФ.
- Срок 5 лет для журналов инструктажа. Журнал путают с протоколами обучения. При расследовании несчастного случая или профзаболевания запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека, и без журнала работодатель не докажет, что инструктажи проводились.
- Электронные документы на отдельном диске без метаданных. Так экономят на системе хранения. Пункты 137 и 143 Правил № 77 допускают это только в исключительных случаях, а без метаданных и проверяемой подписи документ теряет доказательную силу.
- Нет исполнителя по выдаче копий. Заявление работника лежит у руководителя, а срок по статье 62 ТК РФ — не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
Проверьте действующий приказ по этим пяти пунктам: если хотя бы один совпадает, приказ издают заново, а не дополняют.
Стоимость электронного архива кадровых документов: тарифы КЭДО
Стоимость хранения электронных кадровых документов зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, входит ли в тариф электронный архив и интеграция с 1С.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Модуль для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП | через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу |
Электронный архив входит в тариф «Бизнес», поэтому для компании, которая закрепляет в приказе хранение электронных кадровых документов в информационной системе, ориентир — именно он. Актуальные условия и пересчёт при смене тарифа приведены на странице тарифов Добыто КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Цены указаны на дату публикации.
Выводы
Приказ об архивном хранении переводит общие требования 125-ФЗ, Правил Росархива № 77 и Перечня № 236 в конкретные обязанности: кто хранит документы, кто решает их судьбу, по какой номенклатуре формируются дела и когда их можно уничтожить. Для кадровых документов главный ориентир — 50/75 лет, для журналов инструктажа — 45 лет, а уничтожение возможно только через ЭК и акт. Компании на КЭДО дописывают отдельный пункт об электронных документах: хранение в системе вместе с подписями и метаданными остаётся обязанностью работодателя независимо от оператора.
Добыто ведёт кадровые документы от подписания до электронного архива и синхронизирует их с 1С:ЗУП, поэтому пункт приказа об электронном хранении опирается на систему, в которой документы уже лежат с подписями сторон.
Частые вопросы
Сколько хранить документ, которого нет в Перечне № 236?
Отсутствие вида документа в перечне не освобождает от хранения. Срок определяют по аналогии с наиболее близким по содержанию видом документа, решение принимает экспертная комиссия, оно оформляется и фиксируется в номенклатуре дел. Например, для журналов учёта и выдачи инструкций по охране труда ориентируются на срок самих инструкций либо на 45 лет, установленные для журналов инструктажа.
Нужно ли согласовывать номенклатуру дел с государственным архивом?
Только если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива. Тогда номенклатура представляется на рассмотрение ЭПК раз в 5 лет, а при изменении функций или структуры — раньше (п. 11 Правил № 77). Остальные организации утверждают номенклатуру приказом руководителя после согласования с собственной ЭК и вводят её с 1 января.
Как бывшему работнику получить архивную справку, если компания ликвидирована?
Документы по личному составу ликвидированной организации передаются в государственный или муниципальный архив, поэтому запрос направляют туда. Росархив принимает запросы по почте, по электронной почте, через свой сайт и при личном обращении; для запросов социально-правового характера срок исполнения — 30 календарных дней (п. 184 Правил № 77).
Можно ли записать электронные кадровые документы на внешний носитель и хранить только его?
По общему правилу нет: Правила № 77 требуют хранить электронные архивные документы в системе хранения вместе с метаданными (пп. 4, 137). Хранение только на носителях допускается в случаях пункта 143: если не требуется поддерживать юридическую значимость, есть ограничение доступа или хранение в системе невозможно. Носители, на которых документы передают в архив, включаются в систему хранения.
Можно ли уничтожить бумажный оригинал после сканирования?
Нет. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге весь установленный срок, и скан его не заменяет. Электронным архивным документом становится только документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, например в КЭДО по статье 22.1 ТК РФ.
В какой срок работодатель выдаёт копии документов из архива в электронном виде?
Срок тот же, что и для бумажных копий: не позднее 3 рабочих дней со дня заявления, безвозмездно. Если документ ведётся в электронном виде, по части 9 статьи 22.3 ТК РФ его можно предоставить электронным документом способом, который работник указал в заявлении; статья 62 ТК РФ сама по себе говорит о письменном заявлении и заверенных копиях.
